LỜI MỞ ĐẦU Sau gần 20 năm đổi mới, đất nước ta có nhiều thay đổi đáng kể, kinh tế có phát triển mặt, đời sống nhân dân ngày nâng cao Để có thành vậy, khơng nói đến vai trị to lớn hoạt động ngoại thương mà đặc biệt hoạt động xuất So với năm trước ngày số lượng đơn vị tham gia vào hoạt động xuất nhập ngày nhiều có mặt tất địa phương nước Công ty Intimex Đà Nẵng doanh nghiệp có bề dày hoạt động nhập bước đầu tham gia vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu, đóng góp phần đáng kể vào kim ngạch xuất nhập chung nước việc nhập xuất nhiều mặt hàng mang lại lợi nhuận cao Mặt hàng cà phê mặt hàng xuất chủ lực Công ty Trong vài năm qua kim ngạch xuất mặt hàng ngày tăng thị trường xuất ngày mở rộng Đạt điều nhờ Công ty coi trọng công tác tổ chức thực hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt khâu giao nhận hàng xuất khẩu, để đảm bảo giao hàng tiến độ, thu hồi tiền hàng nhanh chóng, góp phần nâng cao uy tín Cơng ty khách hàng Đây lý đề tài: “Hồn thiện cơng tác giao hàng cà phê xuất đường biển Công ty Intimex Đà Nẵng” Mục tiêu đề tài Phân tích tình hình hoạt động giao hàng cà phê xuất đường biển nhằm rút mặt chưa từ đưa số kiến nghị để hồn thiện cơng tác với mục tiêu ngày nâng cao phát triển hoạt động công ty Đồng thời nhằm góp phần tạo nên hệ thống làm việc hợp lý, khoa học để hỗ trợ cho việc thực nghiệp vụ giao hàng phù hợp với quy định pháp luật, phạm vi hoạt động tình hình thực tế chi nhánh Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Chuyên đề tập trung nghiên cứu tình hình giao hàng cà phê xuất đường biển Intimex Đà Nẵng Phạm vi nghin cứu: Đó cơng tác giao hàng cà phê Intimex Đà Nẵng năm gần Phương pháp nghiên cứu Dựa sở lý thuyết kinh tế kết hợp với thực tế, sử dụng phương pháp phân tích, lựa chọn, so sánh… để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu * Đề tài gồm phần:  Phần I: Cơ sở lý luận giao nhận hàng xuất  Phần II: Thực trạng hoạt động kinh doanh công tác giao nhận mặt hàng cà phê xuất Công ty Intimex Đà Nẵng  Phần III: Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác giao nhận mặt hàng cà phê xuất Công ty Intimex Đà Nẵng Mặc dù có nhiều cố gắng để hồn thành với kiến thức cịn hạn chế đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp ý kiến thầy bạn để đề tài hoàn thiện Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo Lâm Minh Châu chú, chị phịng XNK Cơng ty Intimex Đà Nẵng giúp em hoàn thành đề tài Đà Nẵng, tháng năm 2009 Sinh viên thực hiện: Thipannha phommasathit CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1.KHÁI QUÁT VỀ GIAO NHẬN TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG: 1.1.1 KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN: 1.1.1.1.Khái niệm: Giao nhận tập hợp nghiệp vụ liên quan đến trình vận tải nhằm thực việc di chuyển hàng hóa từ nơi gởi tới nơi nhận hàng Giao nhận bao gồm việc thực hàng loạt công việc liên quan đến trình chuyên chở như: bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng cảng, làm thủ tục gởi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá dọc đường, dỡ hàng khỏi tàu giao hàng cho người nhận…Như giao nhận thực chất tổ chức trình chuyên chở giải thủ tục liên quan đến trình chuyên chở Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding service), theo qui t¾c mẫu FIATA dịch vụ giao nhận: “là loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, đóng gói hay phân phối hàng hóa dịch vụ tư vấn có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn đề liên quan đến Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, tốn, thu thập chứng từ có liên quan đến hàng hóa” Theo điều 163 Luật Thương Mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì: “giao nhận hàng hố hành vi thương mại theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá từ người gởi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao nhận cho người nhận theo uỷ thác chủ hàng, người vận tải hay người giao nhận khác” 1.1.1.2.Những đặc điểm hoạt động giao nhận:  Điểm đầu điểm cuối trình giao nhận nằm quốc gia khác nhau.Hàng hố thơng qua q trình giao nhận chuyển từ tay người bán sang tay người mua phương tiện vận tải  Hoạt động giao nhận đơi với hoạt động vận tải Chính người bán quốc gia khác nhau, phương tiện vận tải công cụ thiếu q trình di chuyển hàng hố từ nơi gởi đến nơi nhận hàng  Hoạt động giao nhận chịu ảnh hưởng yếu tố bên ngoài, khách quan chủ quan 1.1.2.PHÂN LOẠI HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN:  Căn vào phạm vi hoạt động: -Giao nhận quốc tế: hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở hàng hoá quốc tế -Giao nhận nội địa: hoạt động giao nhận phục vụ chuyên chở hàng hoá phạm vi quốc gia  Căn vào nghiệp vụ kinh doanh: -Giao nhận tuý: hoạt động giao nhận bao gồm tuý việc gởi hàng nhận hàng đến -Giao nhận tổng hợp: hoạt động giao nhận giao nhận tuý cịn bao gồm xếp dỡ, bảo quản hàng hố, vận chuyển đường ngắn, hoạt động kho tàng Căn vào phương thức vận tải: -Giao nhận hàng chuyên chở đường biển -Giao nhận hàng chuyên chở đường sông -Giao nhận hàng chuyên chở đường sắt -Giao nhận hàng chuyên chở đường hàng không -Giao nhận hàng chuyên chở ô tô -Giao nhận hàng chuyên chở kết hợp nhiều phương thức vận tải khác Căn vào tính chất giao nhận: - Giao nhận riêng: hoạt động giao nhận người xuất nhập tự tổ chức không sử dụng dịch vụ người giao nhận - Giao nhận chuyên nghiệp: hoạt động giao nhận tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo uỷ thác khách hàng 1.1.3.CÁC CƠ QUAN LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN: Giao nhận trình thực hàng loạt nghiệp vụ khác liên quan đến trình tổ chức chuyên chở hàng hoá từ nước người gởi hàng đến nước người nhận hàng Quá trình giao nhận thường bắt đầu người chủ hàng thực hay uỷ thác cho người giao nhận toán xong cho chi phí liên quan đến giao nhận Trong q trình giao nhận, người giao nhận (cơng ty giao nhận) cần phải liên hệ nhiều quan tổ chức khác như: quan kiểm sốt thuộc phủ hải quan, giám sát xuất nhập khẩu, tổ chức y tế, lãnh sự… - Các công ty xuất nhập thường người thực hay uỷ thác cho người khác thực công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập - Các ga, cảng chịu trách nhiệm giao nhận hàng hoá, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ, cấp Giấy vào… - Các công ty vận tải vận chuyển hàng xếp thực giao nhận với chủ hàng hay người giao nhận - Công ty đại lý tàu biển người thay mặt cho người vận chuyển thực thủ tục chứng từ liên quan đến giao nhận vận tải hàng hố - Cơng ty bảo hiểm cấp giấy chứng nhận bảo hiểm chịu trách nhiệm bồi thường cho hàng hố rủi ro xảy - Cơng ty giám định uỷ thác cấp giấy biên giám định - Ngân hàng trung gian toán tiền thực bảo lãnh 1.1.5 NHIỆM VỤ CÁC BÊN THAM GIA TRONG QUÁ TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU : 1.1.5.1.Nhiệm vụ cảng: - Kí kết hợp đồng bốc dỡ, giao nhận,bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng - Giao hàng xuất cho tàu nhận hàng nhập từ tàu - Kết toán với tàu việc giao nhận hàng hoá lập chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi chủ hàng ngoại thương - Tiến hành bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hoá khu vực cảng - Chịu trách nhiệm tổn thất hàng hố gây nên q trình giao nhận, vận chuyển, bốc dỡ… - Hàng hố lưu kho bãi cảng bị hư hỏng tổn thất cảng phải bồi thường có biên hợp lệ, cảng không chứng minh cảng khơng có lỗi - Cảng khơng chịu trách nhiệm hàng hóa bên bao kiện dấu seal nguyên vẹn, ký mã hiệu sai không rõ 1.1.5.2.Nhiệm vụ chủ hàng ngoại thương: - Kí kết hợp đồng giao nhận với cảng trường hợp hàng qua cảng - Tiến hành việc giao nhận hàng hố với tàu trường hợp hàng khơng qua cảng - Kí hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển lưu kho, bảo quản với cảng - Cung cấp cho cảng thơng tin hàng hố tàu, chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá: + Đối với hàng nhập khẩu: chủ tàu phải cung cấp chứng từ lược khai hàng hóa (Cargo Manifest), sơ đồ xếp hàng, chi tiết hầm tàu (Hatch list), vận đơn đường biển (nếu ủy thác giao nhận cho Cảng), 24h trước tàu đến vị trí hoa tiêu + Đối với hàng xuất khẩu: chủ hàng phải cung cấp chứng từ lược khai hàng hóa 24h trước tàu đến vị trí hoa tiêu, sơ đồ xếp hàng 8h trước bốc hàng xuống tàu - Theo dõi trình giao nhận để giải vấn đề phát sinh - Lập chứng từ cần thiết trình giao nhận để có sở khiếu nại bên liên quan - Thanh tốn loại phí cho cảng 1.2 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN: 1.2.1.Đối với hàng xuất phải lưu kho bãi cảng: Đối với loại hàng việc giao hàng gồm bước lớn: chủ hàng ngoại thương giao hàng cho cảng sau cảng tiến hành giao cho tàu 1.2.1.1.Giao hàng xuất cho Cảng: - Chủ hàng người chủ hàng ủy thác kí kết hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng - Trước giao hàng cho cảng phải giao cho cảng giấy tờ như: + Danh mục hàng hóa + Giấy phép xuất (nếu có) + Thơng báo xếp hàng hãng tàu cấp + Chỉ dẫn xếp hàng - Giao hàng vào kho, bãi cảng 1.2.1.2.Cảng giao hàng xuất cho tàu: - Trước giao hàng cho tàu chủ hàng phải: + Làm kiểm nghiệm kiểm dịch (nếu có), hải quan + Báo cho cảng ngày dự kiến tàu đến, chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Tổ chức xếp giao hàng lên tàu sau: + Trước xếp hàng lên tàu, chủ hàng phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số màng xếp hàng, bố trí xe, cơng nhân người áp tải cần + Tiến hành bốc giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu công nhân cảng làm Hàng giao dịch cho tàu giám sát đại diện hải quan Trong trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm hàng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report xếp xong tàu ghi vào Final Report Phía tàu có nhân viên kiểm đếm hàng ghi kết vào Tally Sheet Việc kiểm đếm hàng có thuê nhân viên kiểm kiện + Khi giao nhận xong lơ tồn tàu cảng phải lấy biên lai thuyền phó để sở lập vận đơn đường biển - Lập chứng từ toán Căn vào hợp đồng mua bán L/C, nhân viên giao nhận phải lập lấy chứng từ cần thiết tập hợp thành chứng từ để xuất trình cho ngân hàng tốn tiền hàng Nếu tốn L/C chứng từ tốn phải phù hợp cách máy móc với L/C phải xuất trình thời hạn hiệu lực L/C - Thông báo cho người mua việc giao hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa cần - Thanh tốn chi phí cần thiết cho cảng chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho - Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ (nếu có) 1.2.2.Đối với hàng xuất khơng phải lưu kho bãi: Đây hàng hóa xuất chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ nơi nước để xuất khẩu, họ để hàng kho riêng khơng cần qua kho cảng Từ kho riêng chủ hàng người chủ hàng ủy thác giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận diễn tương tự hàng lưu kho bãi cảng 1.2.3.Đối với hàng xuất đóng container: 1.2.3.1.Nếu gửi hàng nguyên ( FCL/FCL ): -Chủ hàng người gửi chủ hàng ủy thác điền vào booking note đưa cho đại diện hãng tàu để xin kí với bảng danh mục hàng hóa xuất -Sau kí booking note, hãng tàu cấp lệnh giao container rỗng cho chủ hàng mượn -Chủ hàng lấy container rỗng kho riêng , đóng hàng vào kiểm nghiệm ,.kiểm dịch , làm thủ tục hải quan ,và niêm phong cặp chì -Giao cho tàu CY qui định, trước hết thời hạn qui định chuyến tàu lấy Mate’ Receipt -Sau hàng xếp lên tàu mang MR để đổi lấy vận đơn 1.2.3.2 Nếu gửi hàng lẻ: -Chủ hàng người chủ hàng ủy thac mang hàng đến giao cho người chuyên chở ICD qui định lấy vận đơn -Người chuyên chở người gom hàng đóng lơ hàng lẻ vào container sau kiểm tra hải quan niêm phong cặp chì -Người chuyên chở xếp container lên tàu vận chuyển đến nơi đến 1.3.CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN GIAO HÀNG XUẤT KHẨU CHUYÊN CHỞ BẰNG ĐƯỜNG BIỂN: 1.3.1.Chứng từ hàng hóa: Là chứng từ khâu cơng tác tốn, u cầu người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng ghi hóa đơn Hóa đơn ghi rõ đặc đểm hàng hóa, đơn giá tổng giá trị hàng hóa, điều kiện sở giao hàng, phương thức tốn phương thức chun chở hàng hóa 1.3.1.1.Phiếu đóng gói: Là chứng từ liệt kê chi tiết nhiều loại kiện hàng khác vận chuyển chuyến tàu, nhằm tạo điều kiên thuận lợi cho việc kiểm đếm kiện có ích đặc biêt hàng gồm nhiều đặc tính khác cung cấp nhiều kiện hóa đơn kiểm tra để biết qui cách ,đặc điểm đơn hàng có tơn trọng hay khơng Phiếu đóng gói người sản xuất hàng lập đóng hàng 1.3.1.2.Giấy chứng nhận phẩm chất: Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa thực giao chứng minh phẩm cấp hàng phù hợp với điều khoản hợp đồng Nếu hợp đồng khơng có qui định khác,Giấy chứng nhận phẩm chất xưởng xí nghiêp sản xuất hàng hóa cấp quan kiểm nghiểm, giám định hàng xuất cấp lập đóng hàng xuất vào Container Phiếu đóng gói chứng từ cần thiết cho Công ty tiến hành làm thủ tục thông quan xuất cho hàng hóa, có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa Container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan công tác giao nhận hàng dễ dàng nhanh chóng Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà Công ty thường gặp phải lập hối phiếu tổng số số lượng hàng hóa kể chi tiết packing list khơng với số lượng hàng hóa ghi hóa đơn không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế Chính làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng Công ty Do vậy, lập phiếu đóng gói Cơng ty cần phải ý khơng tạo khác biệt nội dung phiếu đóng gói hóa đơn thương mại cần phải trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) : Vận đơn đường biển chứng từ quan trọng bn bán quốc tế Nó ví “linh hồn” chứng từ khơng thể thiếu q trình tốn, bảo hiểm khiếu nại đòi bồi thường tổn thất trình vận chuyển Hơn nữa, vận đơn đường biển chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa ghi vận đơn nghĩa người cầm chứng từ nhận hàng từ tàu biển Vì chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận am hiểu để tránh bất hợp lệ dễ xảy chứng từ Vận đơn, danh nghĩa người vận tải cấp Nhưng thực tế tiến hành công tác giao nhận chứng từ lại giao cho Công ty chuẩn bị sẵn sở mẫu chứng từ hãng tàu cấp Sau Công ty giao Container CY đại lý hãng tàu xem xét ghi (nếu cần) vào vận đơn Do vậy, lập vận đơn Công ty thường mắc phải sai sót khơng nắm vững cách lập chứng từ Để tránh bất hợp lệ Công ty thường gặp lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu khâu lập chứng từ sau giao hàng nhân viên lập chứng từ cần phải lưu ý vấn đề sau: Trước hết, chuẩn bị điền thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà sử dụng thuộc mẫu vận đơn Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực bước Công ty bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất có nhiều khách hàng thị trường khác Vì thế, lần giao hàng Công ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác khơng để ý dễ sử dụng lộn mẫu vận đơn hãng tàu mà giao dịch Do Cơng ty cần phải lưu ý mẫu vận đơn hãng tàu dùng cho tàu thuộc hãng Tiếp đến, phần thường bị sai sót nhiều vận đơn phần tên địa người nhận hàng (consingnee) phần thường quy định khác L/C Nếu hiểu theo cách đơn giản ” Phần người nhận hàng phải ghi tên người mua hay người mở L/C” dễ dẫn đến việc ghi sai mục thật bn bán quốc tế nói người cầm vận đơn người có quyền định đoạt hàng hóa Vì vận đơn chổ Consingnee thường đa dạng sai sót phần dễ làm cho người mua từ chối toán Do muốn ghi mục B/L cho thì: + Mục “Shipper” phải thể tên người bán hợp đồng hay L/C khơng viết tắt Cơng ty ghi sau: DANANG RUBBER COMPANY 01 Le Van Hien Street, Danang City, Vietnam + Mục “Cosingnee” : Việc ghi tên người nhận hàng phải vào loại vận đơn hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp Cụ thể để tránh bất hợp lệ mục Công ty nên thể sau B/L: Yêu cầu L/C To order and endorsed bank 2.To order of …… bank 3.To order of the shipper and endorsed in bank 4.To order of the bank and endorsed in bank 5.To order and endorsed to … bank Yêu cầu L/C To order and endorsed bank 2.To order of …… bank 3.To order of the shipper and endorsed in bank 4.To order of the bank and endorsed in bank 5.To order and endorsed to … bank Cách ghi L/Container + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu + To order of …… bank + Công ty không cần ký hậu B/L + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu ghi thêm dịng chữ “Delivery to the order of …… bank” Cách ghi L/Container + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu + To order of …… bank + Công ty không cần ký hậu B/L + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu + To order + Cơng ty lật mặt sau ký tên đóng dấu ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …… bank” + Mục “Notify Party”: Ở mục việc ghi địa thông báo phải phù hợp với yêu cầu L/C hợp đồng Trong trường hợp L/C hợp đồng không đề yêu cầu Cơng ty ghi địa thông báo người mua hàng ngân hàng uỷ thác khống chế chứng từ Ngồi sai sót dễ gặp mục kể trên, lập B/L Cơng ty cịn gặp rủi ro khác : + Cảng bốc hàng không khớp với quy định L/C L/C quy định “shipment from Danang Port…” điền vào mục “loading port” Công ty ghi “Tien Sa Port” Mặc dầu ghi rõ ràng cảng Tiên Sa cảng xếp dỡ lớn cảng Đà Nẵng hầu hết tất tàu có trọng tải lớn cập cảng này, thực tế chứng từ bị ngân hàng coi bất hợp lệ từ chối chiết khấu chứng từ Để khắc phục hạn chế người lập Bill cần phải nắm vững L/C kiểm tra lại chứng từ sau lập xong + Số lượng hàng hóa ghi vận đơn khác với số lượng hàng hóa ghi hóa đơn Do điền vào mục cần phải lưu ý việc ghi số lượng hàng cần phù hợp với số lượng thực tế giao lên tàu phải khơng mâu thuẩn với hóa đơn + Vì Cơng ty giao hàng ngun Container nên sau giao hàng xong nhận vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L) từ đại lý hãng tàu việc giao hàng coi xong Tuy nhiên, thực tế vận đơn ngân hàng chấp nhận hợp đồng L/C đề cập đến việc chấp nhận hợp lệ loại vận đơn Vì thương vụ xuất mà hợp đồng L/C không nói Cơng ty gặp rủi ro loại B/L khơng hợp lệ Do tốt làsau giao hàng Cơng ty nên u cầu ghi thêm câu “shipped on board on …” ký xác nhận vào để trở thành vận đơn xếp hàng “shipped on board B/L” Khi ngày phát hành vận đơn (ngày giao hàng) coi ngày bốc hàng lên tàu + Số lượng B/L xuất trình khơng quy định Thơng thường hợp đồng L/C người ta quy định số lượng gốc cần phải xuất trình tốn tiền hàng Ví dụ quy định : 3/3 vận đơn gốc, Cơng ty phải nộp cho ngân hàng tất gốc vận đơn làm; 2/3 vận đơn gốc, Cơng ty phải nộp cho ngân hàng hai số gốc vận đơn, gốc lại gửi cho người mua hợp đồng quy định Như vậy, để khơng mắc sai sót phần Cơng ty cần phải vào hợp đồng L/C để tính tốn số lượng gốc cần có để chuẩn bị cho Cịn số lượng cần thiết cần phải tính dựa vào yêu cầu lưu trữ Công ty, việc gửi cho người mua để thông báo kết giao hàng, việc lưu trữ quan có liên quan Cuối cùng, điểm quan trọng mà Công ty cần quan tâm tất sai sót xảy thiết lập chứng từ cần phải khắc phục cách chắn trước tàu chạy Do đó, để thực tốt việc Công ty nên đánh giá tất chi tiết mẫu B/L sẵn có đại lý hãng tàu cung cấp trước giao hàng khoảng vài ngày, sau fax qua cho hãng tàu để hãng tàu kiểm tra có sai sót sửa lại kịp thời trước tàu rời bến Làm đỡ thời gian an toàn cho việc lập chứng từ d/ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) : Đối với giấy chứng nhận xuất xứ sai sót thường gặp chứng từ khác nghĩa ghi mục tên người gửi hàng, người nhận hàng, tên phương tiện vận tải, cảng bốc dỡ hàng hóa, mơ tả hàng hóa,…phải phù hợp với L/C chứng từ chứng tư tốn, B/L; khơng bị coi bất hợp lệ Ngoài ra, hợp đồng L/C quy định người chứng thực phải thể yêu cầu C/O Ví dụ L/C quy định “Certificate of Origin Vietnam issued by the Chamber of Commerce of Vietnam”, trường hợp người chứng thực C/O xuất xứ hàng hóa Phịng Thương mại Việt Nam; quy định “Certificate of Origin, Country of Origin, Vietnam” Cơng ty đứng lập C/O tự chứng thực vào e/ Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurance –C/I ): Trong trường hợp hàng xuất Công ty giao theo điều kiện sở giao hàng CIF chứng từ tốn Cơng ty phải có chứng từ bảo hiểm Đối với Công ty lần giành quyền mua bảo hiểm cho hàng hóa nên việc lập chứng từ khó tránh khỏi sai sót chưa có nhiều kinh nghiệm Vì để hạn chế rủi ro lập chứng từ bảo hiểm cho đợt giao hàng theo điều kiện CIF tương lai, Công ty cần quan tâm đến điểm sau để tránh bất hợp lệ mà ngân hàng từ chối tốn chứng từ bị sai sót : + Ngày lập C/I phải trước với ngày giao hàng + Tên công ty bảo hiểm, loại bảo hiểm, loại tiền ghi chứng từ bảo hiểm phải quy định hợp đồng L/C Nếu có tái bảo hiểm phải ghi tên Cơng ty tái bảo hiểm + Hợp đồng L/C quy định bảo hiểm tới đâu phải ghi địa điểm + Chứng từ bảo hiểm phải người mua đích danh ký hậu + Chứng từ bảo hiểm khơng nhà mơi giới bảo hiểm cấp Tóm lại, việc thiết lập chứng từ toán sau giao hàng nghiệp vụ phức tạp, dễ mắc sai sót Do đó, q trình lập chứng từ Công ty cần phải ý đến bất hợp lệ thường gặp cách khắc phục để hạn chế rủi ro ngân hàng gây khó khăn chí từ chối tốn tiền hàng cho Cơng ty Ngoài ra, sau hoàn thành chứng từ tốn ngồi việc xuất trình cho ngân hàng gửi trực tiếp cho người mua, Công ty cần phải lưu giữ chứng từ cẩn thận hồ sơ lưu máy vi tính để làm tài liệu tham khảo cần thiết làm chứng hoạt động giao nhận hàng xuất Công ty 3.2.5.3 Tổ chức phối hợp khâu lập chứng từ: Để giao hàng tiến độ nhận tiền hàng xuất nhanh chóng góp phần nâng cao hiệu cơng tác giao nhận hàng, Công ty cần phải coi trọng khâu lập chứng từ Thực tế Công ty việc lập chứng từ nhân viên thuộc phòng Vật tư – xuất nhập đảm nhận Hơn nữa, Công ty bắt đầu tham gia xuất nên nhân viên không chịu trách nhiệm khâu lập chứng từ mà phụ trách mảng kinh doanh xuất Công ty, tức phải tìm kiếm khách hàng, giao dịch ký kết hợp đồng thực công việc liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng Với khối lượng công việc nhiều điều khó khăn cho nhân viên lập chứng từ Cơng ty thời gian dành cho việc lập chứng từ kiểm tra lại xem có phù hợp với nội dung hợp đồng L/C hay chưa không nhiều Do việc mắc phải sai sót thường gặp lập chứng từ điều khó tránh khỏi Vì để hạn chế rủi ro cần phải giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên phụ trách hoạt động kinh doanh xuất Công ty Muốn Cơng ty phân chia bớt cơng việc khâu lập chứng từ cho nhân viên khác Công ty tuyển thêm nhân viên Tuy nhiên, việc phân chia bớt công việc khâu lập chứng từ cho nhân viên khác Công ty điều hợp lý Bởi phịng Vật tư – XNK có đến hai kế tốn viên, có người tốt nghiệp đại học chun ngành ngoại thương Vì cơng việc phân bớt cho nhân viên Cơng ty khơng cần phải thời gian công sức đào tạo có sẵn chun mơn nghiệp vụ này, nhân viên có vài năm làm việc Công ty nên biết rõ mặt hàng kinh doanh Công ty Như vậy, với cách phân chia nêu san sẻ phần gánh nặng công việc cho nhân viên phụ trách mảng kinh doanh xuất Khi nhân viên có nhiều thời gian để truyền đạt kinh nghiệm việc lập chứng từ cho nhân viên kế toán để phối hợp nhịp nhàng, ăn ý trình lập kiểm tra chứng từ nhằm thúc đẩy cơng tác lập chứng từ hồn thành nhanh tạo chứng từ hoàn chỉnh, góp phần nâng cao hiệu hoạt động giao nhận 3.2.6.Chủ động lựa chọn điều kiện sở giao hàng cho công ty Hiện hầu hết thương vụ xuất Công ty chọn điều kiện sở giao hàng l FOB v CFR, riêng có lô hàng cà phê xuất sang thị trường Ý vừa qua Công ty thành công việc đàm phán giành quyền vận tải mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất Thành cơng bước đầu mang lại nhiều lợi ích cho Cơng ty Cơng ty nên trì mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng thị trường Ý để xuất lô hàng theo điều kiện sở giao hàng CFR Ngồi ra, Cơng ty cần nổ lực đàm phán để chuyển đổi điều kiện sở giao hàng xuất theo điều kiện FOB khách hàng quen thuộc thị trường Malaysia, Singapore, Argentina sang giao hàng xuất theo điều kiện sở giao hàng CFR Bởi với việc chuyển đổi thành cơng mang đến cho Cơng ty ích lợi : + Giúp cho Công ty giành quyền thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, nhờ mà chủ động kinh doanh : giảm chi phí bảo quản bốc dỡ hàng hóa phải bị động chờ phương tiện vận tải; giảm chi phí bị phạt bắt phương tiện vận tải “chờ” hàng hóa việc đóng hàng vào Container bị chậm trễ, … + Cơng ty chủ động thuê tàu hãng vận tải có trụ sở đóng Việt Nam giúp lấy vận đơn nhanh xuất khẩu, nhờ mà giảm chi phí kinh doanh giảm chi phí vận đơn chậm cấp + Việc chuyển đổi điều kiện thương mại giúp Cơng ty xuất sản phẩm theo giá cao Điều có lợi cho hoạt động kinh doanh xuất Công ty đồng tiền Việt Nam giá so với đồng đô la Mỹ + Việc mở rộng thị trường giao hàng xuất theo điều kiện sở giao hàng CFR tạo điều kiện để Cơng ty giành quyền thuê phương tiện vận tải mua bảo hiểm thường xuyên lâu dài Điều giúp Công ty hưởng tiền hoa hồng hãng vận tải, hãng bảo hiểm mà nhiều khả hưởng cước phí ưu đãi khách hàng thường xuyên Ngược lại, khách hàng chưa chấp nhận ký hợp đồng theo điều kiện sở giao hàng CFR Cơng ty khơng nên trì điều kiện sở giao hàng FOB mà cần phải kiên thuyết phục khách hàng để ký kết hợp đồng theo điều kiện sở giao hàng FCA * Cơ sở việc đề xuất này: + Mặt hàng cà phê xuất Công ty giao theo phương thức vận tải Container + Theo khuyến cáo Phòng Thương mại Quốc tế nêu rõ: sử dụng phương tiện vận tải thủy bên không lấy lan can tàu làm địa điểm phân chia rủi ỏ chi phí nên lựa chọn điều kiện FCA thay cho điều kiện FOB Thật vậy, so sánh khác hai điều kiện FOB FCA thấy việc chuyển đổi lựa chọn đắn, thích hợp với phương tiện vận tải Container mà Công ty áp dụng hàng hóa xuất Điểm khác biệt điều kiện FOB FCA áp dụng với phương tiện vận tải thuỷ theo Incoterm 2000 Các ĐKTM FOB FCA Tiêu thức so sánh Nơi chuyển rủi ro hàng - Lan can tàu cảng - Giao cho người chuyên hóa từ người bán sang người xuất chở kho, bãi mua trạm Container Chi phí rủi ro từ bãi, trạm - Người bán chịu - Container hàng (thường nằm cước qua lan can tàu phí vận tải) Người bán tham gia giám sát - Thường có - Khơng Người mua chịu giao hàng Thời điểm cấp chứng từ vận - Sau hàng giao - Đã giao xong hàng cho tải xong lên tàu bãi trạm Container Đề cập vấn đề có liên quan - Khơng quy định (chủ - Quy định rõ đến chi phí giao nhận hàng hóa yếu hai bên mua bán chuyên chở Container thoả thuận) Qua bảng ta thấy Cơng ty có quyền lợi kinh tế nhiều sử dụng điều kiện sở giao hàng FCA Trước hết, rủi ro chi phí vận chuyển hoạt động giao nhận Công ty sớm chuyển sang cho người mua Thời điểm chuyển rủi ro quy định rõ là: giao hàng xong cho người vận tải thay giao hàng qua lan can tàu điều kiện FOB quy định Ngồi ra, Cơng ty sớm lấy chứng từ vận tải để sớm nhận tiền toán sau xuất khẩu, nhờ giải phóng vốn, giảm chi phí kinh doanh (trong trường hợp hợp đồng L/C quy định vận đơn không cần ghi (“Shipped on Board”) Những quyền lợi kinh tế mà Cơng ty đạt thể rõ nét sâu vào phân tích ưu sử dụng điều kiện sở giao hàng FCA Như biết, điều kiện FOB, lan can tàu (Ship’s rail) ranh giới phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro người bán người mua Tuy nhiên, ngày phát triển khoa học công nghệ vận tải, Công ty sử dụng phương thức vận tải Container cho hàng hóa xuất Khi giao hàng theo phương thức vận tải Container Cơng ty cần đóng hàng vào Container đưa vào bãi tập kết Container giao cho người vận tải người mua định địa điểm nội địa hết trách nhiệm lấy vận đơn đưa ngân hàng toán Hơn nữa, tương lai phương tiện bốc xếp cảng đại, xe chở hàng (trailer) toa tàu chở Container thẳng xuống tàu biển không cần dùng cần cẩu (roll on- roll off) khơng có việc qua lan can tàu Rõ ràng điều kiện FOB bị chổ việc phân chia trách nhiệm, chi phí, rủi ro diễn chổ khác : người bán chịu chi phí rủi ro hồn thành nghĩa vụ làm xong thủ tục hải quan xuất giao hàng cho người vận tải địa điểm quy định Vì thực tế coi điều kiện FCA điều kiện FOB đại dạng đặc biệt hợp đồng FOB phù hợp với thay đổi cơng nghệ vận tải Container Từ phân tích cho thấy việc chuyển đổi từ điều kiện sở giao hàng FOB sang điều kiện sở giao hàng FCA khơng thích hợp với điều kiện giao hàng Cơng ty mà cịn an toàn cho hoạt động giao hàng Cơng ty Bởi sử dụng điều kiện sở giao hàng FOB, sau Công ty giao hàng cho đại lý đại diện hãng tàu người mua định CY việc giao hàng Công ty coi hết trách nhiệm Nhưng thực tế trình bốc xếp hàng lên tàu Container bị rớt xuống biển tổn thất hư hỏng hàng hố Cơng ty phải chịu điều kiện FOB quy định điểm phân chia rủi ro Công ty người mua lan can tàu CY Lúc Cơng ty kiện hãng vận tải bên liên quan công việc rắc rối, phức tạp, tốn nhiều thời gian, công sức để chờ giải Liệu giải xong kết phán trọng tài nào? Trong uy tín làm ăn Cơng ty khách hàng chắn giảm xuống Điều kinh doanh không Công ty mong muốn Trong trường hợp ưu sử dùng điều kiện FCA thể rõ Nếu lúc Cơng ty ký hợp đồng theo điều kiện sở giao hàng FCA rủi ro chuyển sang cho người mua CY nghĩa vụ kiện tụng thuộc người mua Thực tế cho thấy bối cảnh chế thị trường, cạnh tranh giành giật khách hàng hãng tàu Container đến từ Việt Nam trở nên gay gắt Khơng hãng tàu Cơng ty giao nhận kho vận hình thành vận đơn đa phương thức nghĩa họ nhận trách nhiệm người chuyên chở thực kể từ người gửi hàng giao hàng cho họ địa điểm nội địa CY để họ chở cảng bốc lên tàu Container chở nước ngồi Trong tình hình Cơng ty cần lưu ý để làm quen mạnh dạn ký hợp đồng bán hàng cho đối tác nước theo điều kiện sở giao hàng FCA Cơng ty ký theo điều kiện FOB khách hàng đồng ý Công ty tự ôm lấy trách nhiệm rủi ro mà lẽ theo điều kiện FCA miễn trách Thêm vào đợt giao hàng Cơng ty vài Container nên việc ký hợp đồng theo điều kiện sở giao hàng FCA thích hợp Tuy nhiên, để chủ động lựa chọn điều kiện sở giao hàng có lợi, phù hợp với tình hình kinh doanh Cơng ty khơng đơn giản chút Vì muốn thực điều Công ty phải áp dụng đồng giải pháp sau: Trước hết, phải tăng lực so với đối tác: tăng lực tài chính, mặt hàng lốp ô tô, xe đạp Công ty phải tạo nét khác biệt, độc đáo so với sản phẩm loại khác, chất lượng sản phẩm cao, giá mang tính cạnh tranh, khả mua bán lớn,… Tiếp đến, Công ty cần phải tạo điều kiện cho cán tham gia đàm phán nâng cao lực đàm phán tổ chức chuyến thực tế thị trường nước ngoài, tham gia hội chợ khách hàng quốc tế nhằm hiểu biết tập quán luật lệ buôn bán quốc tế, có thêm kinh nghiệm đàm phán, nâng cao trình độ sinh ngữ,… Cuối cùng, Cơng ty phải xây dựng chiến lược nhiều giá phù hợp với điều kiện sở giao hàng khác để làm sở đàm phán nhanh giúp cho đối tác có nhiều phương án lựa chọn Cơ sở xây dựng giá: giá bán xưởng (bao gồm giá thành lợi nhuận định mức) cịn bao gồm chi phí liên quan đến cơng tác giao nhận hàng quy định cụ thể Incoterm điều kiện sở giao hàng Tóm lại, kỹ thuật điều kiện hợp đồng mua bán quốc tế tự khơng thể đến với mà địi hỏi phải có q trình nghiên cứu nắm vững đấu tranh với đối tác nước ngồi để ứng dụng cách bình đẳng Hơn nữa, thực tế hoạt động giao nhận cho thấy kỹ thuật mua bán kỹ thuật vận tải gắn bó với nhau, Cơng ty cần phải bám sát phát triển chúng để cho hợp đồng xuất Cơng ty nhanh chóng phù hợp với thực tiễn mua bán vận tải quốc tế Hy vọng với kiến nghị giải pháp phần nâng cao hiệu hoạt động giao nhận hàng cà phê xuất Công ty, tạo niềm tin Công ty khách hàng, góp phần đưa tên tuổi sản phẩm cà phê Intimex ngày lan rộng khắp thị trường giới KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Cơng ty Intimex Đà Nẵng, cách nhìn nhận đánh giá phân tích em trình hoạt động Cơng ty khơng tránh khỏi chủ quan Do kiến thức hạn chế, kinh nghiệm thực tế chưa có nên đề tài cịn mang tính lý thuyết, nhiều điểm cịn thiếu sót Do vậy,những biện pháp mà đề tài đưa có hạn chế định Vì thế, em mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy cô chú, chị Công ty để đề tài hoàn thiện Một lần em xin cảm ơn đến thầy giáo hướng dẫn chú, chị phòng XNK tạo điều kiện để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp Đà Nẵng, tháng năm 2009 Sinh viên thực hiện: Thipannha phommasathit TÀI LIỆU THAO KHẢO Giáo trình Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập - GS.TS Võ Thanh Thu Nhà Xuất thống kê Giáo trình vận tải ngoại thương - NXB Giao thông vật tải hà Nội Giáo trình Kỹ Thuật Nghiệp vụ - Đồn Thị Hồng Vân Dịch vụ vận tải bảo hiểm ngoại thương - Dương Hữu Hạnh - Cao học kinh tế tài Sổ tay nghiệp vụ vận tải Container - PTS Huỳnh Tấn Phát - Bùi Quang Hùng Báo cáo tài - Intimex báo cáo hoạt động kinh doanh - Intimex http:\\www.tct.saigonnet.viet nam (Tạp chí Thương mại cơng tác vận chuyển hàng hoá) ... DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY INTIMEX ĐÀ NẴNG 2.1.TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX: 2.1.1.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT... HÌNH KINH DOANH XUẤT KHẨU CÀ PHÊ CỦA CÔNG TY: Trong năm gần đây, cà phê mặt hàng xuất chủ lực Chi nhánh công ty XNK Dịch vụ-Thương mại Đà Nẵng, đóng góp đáng kể tổng kim ngạch xuất nhập Chi nhánh... ty khai báo hay khơng d Đóng hàng vào Container: Sau kiểm tra Container, công ty tổ chức xếp hàng vào Container Việc đóng hàng vào Container theo cách thức phụ thuộc vào loại hàng vận chuyển