Quản trị học MỤC LỤC Nội dung Trang Lời mở đầu 4 Vấn đề 1: MÔ HÌNH CẤU TRÚC TỔ CHỨC MÀ NHÂN VIÊN THÍCH LÀM VIỆC NHẤT VÀ KHÔNG THÍCH LÀM VIỆC NHẤT 1. Đặt vấn đề 5 1.1 Bản chất của tổ chức là gì? 5 1.2 Vai trò của tổ chức 6 1.3 Cơ cấu tổ chức quản trị 8 2. Các lý thuyết liên quan về các mô hình cấu trúc của tổ chức 9 2.1 Mô hình tổ chức căn bản 9 2.1.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 9 2.1.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng 11 2.1.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức nămg 13 2.1.4 Cơ cấu tổ chức ma trận 14 2.2 Mô hình cấp số quản trị 16 2.2.1 Mô hình phẳng 16 2.2.2 Mô hình mạng lưới 19 2.2.3 Mô hình tháp 19 3. Giải quyết vấn đề 20 Vấn đề 2: CÁC TÌNH HUỐNG, HOÀN CẢNH, ĐIỀU KIỆN TẬP QUYỀN VÀ PHÂN QUYỀN 1, Đặt vấn đề 22 2. Các nguyên tắc liên quan 23 2.1 Nguyên tắc tập trung quyền hành (centralization) 24 1 Quản trị học 2.1.1 Khái niệm 24 2.1.2 Đặc điểm của tập quyền 24 2.2 Nguyên tắc phân quyền (decentrazation ) 25 2.2.1 Khái niệm 26 2.2.2 Đặc điểm phân quyền 26 2.2.3 Uỷ quyền 27 2.2.3.1 Khái niệm 27 2.2.3.2 Phân loại 27 2.2.3.3 Nguyên tắc uỷ quyền 28 2.2.3.4 Công việc trong uỷ quyền 29 2.2.3.5 Quy trình 29 2.2.3.6 Nghệ thuật uỷ quyền 32 2.2.4 Mở rộng 34 3. Giải quyết vấn đề 36 Vấn đề 3: NHẬN ĐỊNH VỀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC LÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ QUAN TRỌNG KHI CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÀY CÀNG PHÁT TRIỂN 1. Đặt vấn đề 40 2. Các lý thuyết liên quan 41 2.1 Khái niệm, mục tiêu, chức năng tổ chức 41 2.1.1 Khái niệm 41 2.1.2 Mục tiêu 41 2.2 Đặc trưng chức năng tổ chức 41 2.3 Vai trò chức năng tổ chức 42 3. Giải quyết vấn đề 42 2 Quản trị học LỜI MỞ ĐẦU Quản trị học là một môn học cơ sở trang bị kiến thức cơ bản cho sinh viên các vấn đề tổng quát về quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp…, là môn học nền tảng đối với sinh viên chuyên ngành quản trị và phù hợp cả cho sinh viên không chuyên về quản trị. Quản trị là một chuyên ngành xuất hiện từ thế kỉ XVIII trong giới nghiên cứu khoa học, hiện nay nó đã và đang khẳng định được vị trí của mình trong đời sống xã hội. Nền kinh tế tri thức đang phát triển đã tạo nên rất nhiều thuận lợi cho cuộc sống và nâng cao đời sống con người lên một tầm cao mới. Các nước trên thế giới, trong đó có Việt Nam chúng ta đang có những chính sách đầu tư xây dựng nền kinh tế hiện đại này, kéo theo hệ quả tất yếu là sự thành lập của các doanh nghiệp với quy mô và nhiều ngành nghề lớn nhỏ khác nhau. Những năm vừa qua, một thực trạng cho thấy, không phải bất kì doanh nghiệp nào cũng có thể tồn tại lâu dài trước sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường. Để có những doanh nghiệp đứng vững lâu dài trên thương trường phải kể đến vai trò của các nhà quản trị, họ thực sự là những nhân vật chủ chốt trong quá trình điều hành, quản lý doanh nghiệp. Trong các hoạt động về quản trị thì các quyết định là trung tâm, các hoạt động về hoạch định là để thiết lập mục tiêu và kế hoạch thực hiện nó. Tuy nhiên để liên kết các bộ phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược đã đề ra không khác gì hơn đó là công tác tổ chức. Mặt khác, muốn cho công việc hàng ngày diễn ra thuận buồm xuôi gió, được chuyên môn hoá và có hiệu quả cao chúng ta cần có một tổ chức mạnh. Như vậy tổ chức là một hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu nhằm đảm bảo cho các hoạt đông quản trị đạt được mục tiêu của mình. 3 Quản trị học Như vậy, một doanh nghiệp muốn ổn định, phát triển và đứng vững lâu dài trên thương trường thì cần phải đảm bảo trong doanh nghiệp đó cần có một tổ chức thống nhất, đem lại hiệu quả cao trong hoạt động, bắt kịp với xu thế phát triển của thời đại và sáng tạo trong đào tạo nguồn nhân lực. Tổ chức là việc lựa chọn những công việc, những nhóm và giao phó cho nhóm có một người chỉ huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm cần để thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra. 1 Về mặt danh từ, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng phối hợp hoạt động một cách có ý thức nhằm mục đích điều hành hay quản lý một công việc nào đó. Bất kì một doanh nghiệp nào cũng phải có một tổ chức, đó là sự thiết lập, kết hợp và tạo ra mối quan hệ giữa các ban, bộ phận trong doanh nghiệp nhằm giúp các nhà quản trị dễ dàng nắm bắt tình hình, giúp cho doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả. Do đó, những kiến thức về tổ chức có tác dụng không nhỏ trong một doanh nghiệp, nó ngày càng được chú trọng và đánh giá cao. Hiện nay, Quản trị học tổ chức được tất cả các nước trên thế giới nghiên cứu trong đó có cả Việt nam và đã đạt được những thành tựu đáng kể. Trong bối cảnh nền kinh tế- văn hóa- xã hội hiện nay, xuất phát từ những yêu cầu mang tính cấp bách đó đòi hỏi mỗi cá nhân phải nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của tổ chức trong doanh nghiệp. Bài tiểu luận này nghiên cứu những vấn đề cơ bản liên quan đến chức năng tổ chức trong doanh nghiệp dưới góc nhìn của Quản trị học, hi vọng nó sẽ đem lại những kiến thức bổ ích nhằm giúp chúng ta hiểu hơn về tổ chức. Nội dung cơ bản của bài tiểu luận gồm: Vấn đề 1: Mô hình cấu trúc tổ chức mà nhân viên thích làm việc nhất và không thích làm việc nhất. Vấn đề 2: Các tình huống, hoàn cảnh, điều kiện tập quyền (centralization) và phân quyền (decentralization). 1 Quản trị học – TS. Phan Thăng và TS. Nguyễn Thanh Hội – NXB Hồng Đức - trang 275 4 Quản trị học Vấn đề 3: Nhận định về vai trò của chức năng tổ chức là chức năng quản lý quan trọng khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng bài tiểu luận này không tránh khỏi những hạn chế, sai sót nhất định do kiến thức còn hạn hẹp và sự hạn chế trong quá trình tìm kiếm tài liệu, nhóm QTL35 mong nhận được sự đánh giá nhận xét và đóng góp ý kiến của thầy để bài tiểu luận được đầy đủ và hoàn thiện hơn! Nhóm QTL35 xin chân thành cảm ơn! TP HCM ngày 02 tháng 11 năm 2012 5 Quản trị học VẤN ĐỀ 1 MÔ HÌNH CẤU TRÚC TỔ CHỨC MÀ NHÂN VIÊN THÍCH LÀM VIỆC NHẤT VÀ KHÔNG THÍCH LÀM VIỆC NHẤT 1. Đặt vấn đề 1.1. Bản chất của tổ chức là gì? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp cho chúng ta hiểu được những chức năng cơ bản mà nó phải gánh vác, nó giúp các nhà quản trị hiểu được bản chất công việc mình cần phải làm về mặt tổ chức. Trong nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng, có đến 70 – 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện các mục tiêu là do yếu kém của công tác tổ chức. 2 “Một tổ chức (organization) được định nghĩa là hai hay nhiều người làm việc, phối hợp với nhau để đạt kết quả chung, chẳng hạn một công ty may mặc, trạm xăng, cửa hàng bách hoá, hay siêu thị, vv… Trong khi đó, tổ chức (organize) là một quá trình đề ra những sự liên hệ chính thức giữa những con người và tài nguyên để đi đến mục tiêu” 3 . Một doanh nghiệp vững mạnh không chỉ phụ thuộc vào nguồn tài nguyên sẵn có như cơ sở vật chất, nguồn nhân lực mà quan trọng hơn cả là tài năng lãnh đạo, lựa chọn mô hình tổ chức hiệu quả của nhà quản trị. Trên thực tế, các doanh nghiệp thành công là các doanh nghiệp có những chính sách đề cao nguồn nhân lực, tài lực, trí lực, coi trọng giá trị, khả năng và tạo môi trường tự khẳng định mình cho từng nhân viên. Thực nghiệm cho thấy rằng, để tạo một môi trường làm việc năng động, đa dạng, sáng tạo cùng với sự chuyên nghiệp và độ thoải mái nhất định, cũng như cơ hội thăng tiến cho bất kỳ nhân viên, ban, bộ phận nào phát triển nghề nghiệp của mình thì cần phải có chức năng tổ chức với mục tiêu hàng đầu là phải xây dựng một cơ cấu tổ chức vận hành hiệu quả nhằm thực hiện các chức năng 2 Quản trị học: TS Nguyễn Thị Liên Diệp – NXB TK – 1997 – trang 149. 3 Trang web: http://www.simonhoadalat.com/HOCHOI/MucVuQuanTri/I_1_4.htm 6 Quản trị học quản trị và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tất cả những điều đó đều phụ thuộc vào tài năng của nhà quản trị mà trong những thước đo chính là tầm hạn kiểm soát của quản trị gia ấy. “Tầm hạn kiểm soát là số lượng bộ phận hay nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu nhất. Tầm hạn kiểm soát đồng thời quyết định cấu trúc của tổ chức” 4 . Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các ban, bộ phận trong tổ chức thành một thể thống nhất, có nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng đồng thời giữa các ban, bộ phận khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được bố trí theo cấp quản trị nhằm thực hiện các chức năng quản trị và hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. 1.2 Vai trò của tổ chức Người ta thường nói rằng xác định được vấn đề là quan trọng, nhưng tổ chức giải quyết vấn đề còn quan trọng hơn nhiều. Điều này lại càng đúng khi mà con người không phải là máy móc và hoạt động có tổ chức của họ là yếu tố quyết định mọi thành công. Có thể nói rằng mọi quyết định, mọi kế hoạch, mọi quá trình lãnh đạo và kiểm soát sẽ không trở thành hiện thực hoặc không có hiệu quả nếu không biết cách tổ chức khoa học thực hiện nó. Tổ chức tốt trong việc xây dựng bộ máy sẽ đảm bảo nề nếp, quy củ, kỷ cương, tính tổ chức, tính khoa học, tác phong công tác, sự đoàn kết nhất trí, phát huy được năng lực sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong đơn vị. Ngược lại khi bộ máy tổ chức không khoa học, không mang tính hệ thống, không đủ năng lực chuyên môn có thể làm các hoạt động quản trị kém hiệu quả, bất nhất, đùn đẩy trách nhiệm, tranh công đổ lỗi, thiếu bản lĩnh Cơ cấu tổ chức có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp khác nhau. Lý thuyết và thực tế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh 4 Trang web: http://www.simonhoadalat.com/HOCHOI/MucVuQuanTri/I_1_4.htm 7 Quản trị học nghiệp trong đó nổi bật hơn cả là quan điểm truyền thống và hiện đại. Quan điểm truyền thống nhấn mạnh đến tính chính thức và hệ thống quyền lực phân biệt rõ ràng. Mô hình này hướng vào tập quyền và duy trì tuyến lãnh đạo theo cấp bậc với những nguyên tắc hoạt động dựa vào thông tin chính thức. Ngược lại, quan điểm hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và và giải quyết theo tình huống. Chú trọng đến phân quyền và phi tập trung hoá. Mô hình này có cơ cấu linh hoạt theo dự án và có thể thay đổi theo sự biến động của môi trường đang hoạt động. * Đặc tính chung của công tác tổ chức bao gồm: - Phối hợp các nỗ lực của mọi cá nhân; - Cùng có mục đích hay mục tiêu chung; - Phân chia công việc; - Thứ bậc của quyền lực; - Liên kết sức mạnh của tất cả các bộ phận. * Chức năng của tổ chức: - Xây dựng và hoàn thiện bộ máy cùng cơ cấu quản trị; - Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và lĩnh vực hoạt đồng thành một thể thống nhất để hành động đạt mục tiêu quản trị đã được đề ra; - Thiết kế và thực hiện công việc; - Xây dựng một đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công tác, đoàn kết, gắn bó và giýp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao. * Những yêu cầu chính trong công tác tổ chức: - Khoa học; - Hiệu quả; - Kết hợp quyền lợi và quyền hạn cùng trách nhiệm; - Cụ thể; - Sáng tạo; 8 Quản trị học - Kết hợp lợi ích trước mắt và lâu dài. 1.3 Cơ cấu tổ chức quản trị Đó là tổng hợp các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp và có mối quan hệ với nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản trị và phục vụ những mục tiêu đã xác định của tổ chức. Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn thiện thì quản trị càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại nếu mô hình tổ chức cồng kềnh nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đặt nhân viên không đúng thì nó sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận. Ai cũng biết rằng mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sự quản lý. Hơn nữa để cần quản lý lại cần phải có tổ chức. Quá trình thiết kế và tổ chức từ những bộ phận nhỏ hơn là một hình thức thể hiện của quy luật khách quan về chuyên môn hoá lao động trong quản trị. Chính sự tồn tãi của các bộ phận hoạt động tương đối độc lập và liên quan giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơ cấu của nó. * Những cơ sở xây dựng cơ cấu 5 - Mục tiêu và chiến lược tổ chức - Qui mô và đặc điểm lĩnh vực hành động - Tác động môi trường vĩ mô và vi mô - Phù hợp với công nghệ / kỹ thuật sản phẩm / dịch vụ - Các nguồn lực của doanh nghiệp - Tuân thủ nguyên tắc. * Ta có các mô hình cấu trúc tổ chức như sau: 5 Slide bài giảng Quản trị học của thầy Đỗ Văn Khiêm – trang 7, chương 7. 9 Quản trị học Để thuận tiện hơn trong việc giải quyết vấn đề mô hình cấu trúc tổ chức nhân viên thích và không thích làm việc nhất, nhóm QTL35 sẽ nghiên cứu từng mô hình tổ chức một cách chi tiết để đưa ra những nhận định đúng đắn nhất. 2. Các lý thuyết liên quan về các mô hình cấu trúc của tổ chức 2.1. Mô hình tổ chức căn bản 2.1.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến “Cơ cấu tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản phẩm liên tục hoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học. Ngày nay kiểu cơ cấu này vẫn còn được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ” 6 . 6 Trang web: http://www.dongduong.edu.vn/index.php/Ly-thuyet-ve-HR/Co-cau-loai-hinh-to-chuc-doanh-nghiep.html 10 [...]... định một cách khái quát về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp như sau: Thứ nhất, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải bảo đảm những yêu cầu sau: Một là, tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp... là công cụ quản trị hữu hiệu mà đòi hỏi nhà quản trị phải biết sử dụng Phân quyền cho phép nhà quản trị cấp cao có nhiều thời gian hơn đề làm các công việc quan trọng như phát triển chiến lược và các kế hoạch tổ chức, thay vào đó các nhà quản trị cấp thấp hơn giải quyết các công việc sự vụ hàng ngày vì cấp dưới thường gần các hoạt động tác nghiệp cụ thể hơn nhà quản trị cấp cao nên 31 Quản trị học họ... mô hình tập quyền thì không có nhiều cấp quản trị, do đó có ít người quản trị Thứ ba, tất cả các quyết định quan trọng đều được thực hiện bởi nhà quản trị hàng đầu và các cấp quản trị chức năng tham gia vào việc triển khai thực hiện theo hướng dẫn của cấp cao nhất, tất cả các đối tượng và hành động ở cấp độ thấp hơn đều phụ thuộc vào sự chấp thuận của cấp quản trị cao nhất Với đặc điểm trên, thì nguyên... cao quản trị và trong công việc, tạo được sự chặt chẽ, thống nhất, liền mạch trong cơ cấu 20 Quản trị học tổ chức Nếu cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô thì thái độ làm việc của nhân viên sẽ tích cực hơn, thoải mái hơn và phát huy được hết khả năng làm việc của bản thân 21 Quản trị học VẤN ĐỀ 2: CÁC TÌNH HUỐNG, HOÀN CẢNH, ĐIỀU KIỆN TẬP QUYỀN VÀ PHÂN QUYỀN 1 Đặt vấn đề Một trong các lý do để tổ chức. .. phát triển kỹ năng quản lý của quản trị cấp dưới, giúp cho hoạt động của các cá nhân giảm thứ tự cấp bậc trong tổ chức và thường đem lại quyết định hiệu quả hơn 2.2.4 Mở rộng Mức độ phân quyền càng lớn khi: 1 Số lượng được đề ra ở các cấp tổ chức thấp hơn ngày càng nhiều 2 Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp trong tổ chức càng quan trọng Ví dụ như khoản chi tiêu vốn mà người quản trị doanh nghiệp... khi đó những nhà quản trị có xu hướng tổ chức tập quyền và ngược lại bởi vì nếu có sự phân quyền thái quá đôi lúc lại là nguyên nhân chính đẩy một tổ chức từ thời kỳ phát triển huy hoàng đến suy tàn Thứ hai, về môi trường hoạt động của tổ chức: Đối với những công ty có môi trường tổ chức ổn định thì những nhà quản trị này có xu hướng tổ chức tập quyền Khi môi trường tổ chức biến động và phức tạp, đó... tác quản trị ngày càng lớn Những nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể nhận được nhiều mệnh lệnh từ nhiều cấp trên.Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức. .. sự quản lý của ít nhất hai nhà lãnh đạo Cơ cấu tổ chức theo chức năng có dạng sau: Theo mô hình này, trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các tuyến dưới: Nhiệm vụ quản lý trong cơ 12 Quản trị học cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản. .. được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn đồng thời giảm bớt gánh nặng quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp và đặc biệt là không đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức toàn diện Bên cạnh những ưu điểm trên thì mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng cũng có những hạn chế là nó thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu và chiến... số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất Hai là, tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường Ba là, tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin . của tổ chức 6 1.3 Cơ cấu tổ chức quản trị 8 2. Các lý thuyết liên quan về các mô hình cấu trúc của tổ chức 9 2.1 Mô hình tổ chức căn bản 9 2.1.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến 9 2.1.2 Cơ cấu tổ chức. quyết vấn đề 36 Vấn đề 3: NHẬN ĐỊNH VỀ VAI TRÒ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC LÀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ QUAN TRỌNG KHI CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÀY CÀNG PHÁT TRIỂN 1. Đặt vấn đề 40 2. Các lý thuyết liên quan. tiêu, chức năng tổ chức 41 2.1.1 Khái niệm 41 2.1.2 Mục tiêu 41 2.2 Đặc trưng chức năng tổ chức 41 2.3 Vai trò chức năng tổ chức 42 3. Giải quyết vấn đề 42 2 Quản trị học LỜI MỞ ĐẦU Quản trị học