NHÓM : GIẢN ĐƠN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH KỸ NĂNG GIAO VIỆC I. GIAO VIỆC LÀ GÌ ? Giao việc là bàn giao một phần hay toàn bộ công việc cho người khác (đồng nghiệp, bạn bè, cấp dưới, người thân,…). Khi đó, vẫn đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ, yêu cầu và mục tiêu đặt ra, ngoài ra g giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên. II. CÁC BƯỚC GIAO VIỆC Để giao việc thành công, nhà lãnh đạo cần có sự chuẩn bị chu đáo, càng chuẩn bị chu đáo, giao việc càng thuận lợi và người được giao việc dễ dàng hoàn thành công việc. A. Chọn việc để giao Trước hết, cần rà soát và liệt kê danh mục các công việc cần làm. Từ đó, cân nhắc xem việc nào nhất thiết nhà lãnh đạo phải tự làm, việc nào có thể giao cho người khác. B. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc Là bước rất quan trọng nhằm giúp nhân viên hiểu rõ mục đích, ý nghĩa công việc, xác định rõ mục tiêu, thời gian hoàn thành và tính chất của công việc. Khi gặp trở ngại trong lúc thực hiện, họ sẽ cố gắng xoay xở, lựa chọn những giải pháp phù hợp để thực hiện bằng được công việc. C.Lựa chọn người thích hợp Phân tích kĩ những đòi hỏi của công việc trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn nhân viên. Xem xét lại những kỹ năng và kiến thức của nhân viên, những thành công và thất bại trong quá khứ, khả năng làm việc độc lập, thái độ đối với công việc, với đồng nghiệp, với cán bộ quản lý và với khách hàng. Hãy đánh giá mặt mạnh, mặt yếu của từng người để giao đúng việc cho họ. những ai có đủ bản lĩnh để đảm nhiệm các công việc đó. D.Chuẩn bị và giao việc Nên chuẩn bị một bản mô tả công việc ngắn gọn cho từng người, cần nêu rõ những kết quả mong đợi, thời gian hoàn thành công việc, người lãnh đạo phải đưa ra lời gợi ý về cách thức thực hiện, những sai lầm cần tránh. Lấy ý kiến phản hồi để biết chắc rằng nhân viên đã sẵn sàng nhận trách nhiệm mới. Tạo cơ hội cho nhân viên được đặt các câu hỏi. E. Theo dõi thực hiện - Nên dành thời gian theo dõi, kiểm tra và động viên nhân viên. - Thường xuyên thăm dò quá trình thực hiện công việc xem có những trở ngại phát sinh hay không. - Lập báo cáo hợp lý và kiểm tra từng giai đoạn. - Hỗ trợ nhân viên trong phạm vi công việc. - Chỉ can thiệp khi thật sự cần thiết. F. Đánh giá kết quả Khen thưởng nhân viên trước tập thể khi họ đạt được thành tích cao, hoàn thành mục tiêu, đây là 1 trong những động lực quý giá thúc đẩy họ làm việc tốt hơn. Khi nhân viên mắc sai lầm, đừng nên chửi mắng, gây áp lực, mà hãy biến cái sai lầm thành cơ hội học hỏi cho họ. III. NGHỆ THUẬT KHI GIAO VIỆC: 1. Đừng nên đưa ra các mệnh lệnh khô cứng. Có những tình huống nhà lãnh đạo đưa ra mệnh lệnh bắt nhân viên làm theo ý mình, không để họ động não về cách giải quyết vấn đề tốt nhất. Nhân viên cũng không học được bất cứ điều gì từ việc làm đó. 2. Đưa ra các chỉ dẫn. Nên nói cho nhân viên biết mong muốn công việc đó sẽ được hoàn thành thế nào. Như vậy nhân viên sẽ được tự do suy nghĩ về cách thức làm để hoàn thành công việc hiệu quả nhất, không bị áp lực từ những mệnh lệnh. Yêu cầu nhân viên lặp lại hướng dẫn để kiểm tra họ đã nắm bắt được công việc chưa. 3. Luôn ngắn gọn và rõ ràng. Đưa ra yêu cầu về kết quả công việc là cách tốt nhất cho cả nhân viên và người quản Mệnh lệnh thường rất cụ thể, không có nhiều sự giải thích cho công việc đó, sẽ hạn chế sự sáng tạo của nhân viên, nhà lãnh đạo cần phải trau dồi những kỹ năng khác như kỹ năng truyền đạt và kỹ năng lắng nghe để có sự trao đổi hai chiều. IV. NHỮNG ĐIỀU NHÀ LÃNH ĐẠO NÊN DỰ KIẾN KHI GIAO VIỆC • Giao việc nên dự kiến những báo cáo phải đúng hạn. • Nhân viên mới phải được chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng, phải có người kèm khi cần thiết. • Những nhiệm vụ hoàn thành là bằng chứng về việc điều hành tốt nhân viên của nhà lãnh đạo. V. NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG GIAO VIỆC  Nhà lãnh đạo cho rằng họ có thể làm việc này tốt hơn những người khác.  Thời gian quá gấp rút so với khối lượng công việc hoặc thiếu nhân viên.  Không thích giao việc vì chưa thực sự tin tưởng vào nhân viên.  Nhà lãnh đạo không biết điều hành, phân công.  Thường giao cho nhân viên những việc nhỏ, lặt vặt.  Các nhân viên luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công việc.  Sẽ mất thời gian trong quá trình giao việc cho nhân viên.  Một vài nhân viên được giao quá nhiều việc và một số nhân viên khác lại không có việc làm.  Các nhân viên đang làm việc vựơt quá khả năng của mình.  Các nhân viên không hiểu biết về mục tiêu của tổ chức. VI. NHỮNG ĐIỀU NÊN TRÁNH KHI GIAO VIỆC. • Luôn nghĩ rằng mình có thể làm mọi thứ. • Bỏ qua những cơ hội giao việc cho các nhân viên mới và chưa qua thử thách. • Lơ là hoặc theo dõi quá chặt nhân viên. • Không khen ngợi và động viên khi họ hoàn thành nhiệm vụ được giao. VII. NHỮNG LỢI ÍCH KHI GIAO VIỆC - Giao việc giúp nhà quản lí có thêm nhiều thời gian và tập trung vào những điều quan trọng nhất. - Tạo điều kiện cho người được giao có thể phát triển năng lực và sự tự tin. Có điều kiện để huấn luyện và đạo tạo nhân viên, nhận ra năng lực của họ. - Giao việc hiệu quả cũng chính là một nghệ thuật đào tạo và phát triển năng lực con người. - Giao việc giúp đảm bảo thời gian và tiến độ công việc, đảm bảo công việc lớn được chia thành nhiều công đoạn nhỏ, mỗi công đoạn có nhiều người tham gia và được tiến hành song song. - Trách nhiệm nhân viên được xác định, họ trở nên quan tâm và có trách nhiệm. - Phân công trách nhiệm quyền hạn rõ ràng sẽ giúp cho việc kiểm tra của nhà lãnh đạo bớt khó khăn hơn. Tận dụng hết nguồn nhân lực và năng suất. Thởi gian – tiền bạc – vật chất – con người, được xem là nguồn lực quý giá và phải được sử dụng 1 cách hợp lí. . NHÓM : GIẢN ĐƠN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH KỸ NĂNG GIAO VIỆC I. GIAO VIỆC LÀ GÌ ? Giao việc là bàn giao một phần hay toàn bộ công việc cho người khác (đồng nghiệp, bạn. phải trau dồi những kỹ năng khác như kỹ năng truyền đạt và kỹ năng lắng nghe để có sự trao đổi hai chiều. IV. NHỮNG ĐIỀU NHÀ LÃNH ĐẠO NÊN DỰ KIẾN KHI GIAO VIỆC • Giao việc nên dự kiến những. chuẩn bị chu đáo, giao việc càng thuận lợi và người được giao việc dễ dàng hoàn thành công việc. A. Chọn việc để giao Trước hết, cần rà soát và liệt kê danh mục các công việc cần làm. Từ đó,