Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Quy tắc như sau: - Nếu là khoản tiền phải đóng, có thể là đóng góp vào tài khoản tiết kiệm hay trả lãi cho 1 khoản vay, thì khoản tiền mang dấu âm. - Nếu là khoản tiền nhận được, có thể là do vay được hoặc khoản đầu tư sinh lãi, thì mang dấu dương. Phần tiếp theo sẽ giới thiệu với bạn đọc về 3 hàm tài chính thông dụng là FV, PV, và PMT. Các hàm khác, bạn đọc có thể tham khảo trong các tài liệu nâng cao về Excel khác. 2.4.1 Sử dụng hàm FV Hàm FV dùng để tính giá trị tương lai của 1 thương vụ đầu tư, với 1 lãi suất cố định. Để hiểu được cách sử dụng hàm này, chúng ta xem xét ví dụ sau: Giả sử ta có 1 khoản tiền gửi tiết kiệm là 10 triệu, mỗi năm có lãi suất 8%. Chúng ta muốn tính xem đến cuối năm, số tiền sẽ là bao nhiêu. Lúc này phép tính rất đơn giản: = 10.000.00 + 10.000.000 x 8% = 10.000.000 x 108 % = 10.800.000 VNĐ Đây chính là giá trị tương lai của khoản tiền đầu tư gửi tiết kiệm. Tiếp theo, ta muốn biết sau 2 năm được bao nhiêu, ta có thể tính như sau: = 10.000.000 x 108% x 108% = 11.664.000 VNĐ Cứ như vậy, ta có thể tính giá trị tương lai sau nhiều năm. Tuy nhiên, trên thực tế, bài toán lại không đơn giản như vậy. Bởi vì: - Thông thường, khoản đầu tư tiết kiệm thường được tính lãi theo tháng. Mặc dù lãi suất theo năm vẫn như thế, nhưng khi lãi tháng được trả sẽ cộng vào khoản vốn trong tài khoản và tạo nên lãi chồng. - Người gửi tiết kiệm thường đóng góp 1 khoản nào đó theo định kỳ vào tài khoản tiết kiệm của mình, qua đó tăng lãi suất tiết kiệm. Trường hợp này không thể tính theo cách đơn giản ở trên, khi đó ta có thể sử dụng hàm FV của Excel để tính giá trị tương lai của khoản đầu tư. Cú pháp hàm FV như sau: FV(Rate, Periods, Payment, PresentValue,[ PaymentType]) Ý nghĩa của các tham số được giải thích như ở trên. Cụ thể, để giải quyết bài toán trên, với khoản vốn ban đầu 10 triệu, lái suất 8%/năm, khoản góp hàng tháng là 300.000 VNĐ, ta có thể tính được giá trị khoản tiết kiệm sau kỳ hạn là 24 tháng. Đầu tiên lập bảng tính với các giá trị như sau: 39 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Tiếp theo, áp dụng công thức FV cho các tham số: Trong công thức trên, ta thấy lãi suất năm được chia cho 12 thành lãi suất tính theo tháng. Các tham số Payment và Present Value mang dấu âm vì là các khoản ta phải đóng vào. Khi đó, ta sẽ có giá trị tương lai của khoản tiết kiệm là 19.508.836 VNĐ. 2.4.2 Sử dụng hàm PV Có thể nói, hàm PV là 1 hàm trái ngược với FV, dùng để tính giá trị ban đầu của khoản đầu tư hoặc vay. Cú pháp hàm PV như sau: FV(Rate, Periods, Payment, FutureValue,[ PaymentType]) Sự khác biệt trong tham số giữa hàm FV và PV là tham số Present Value được thay bằng tham số Future Value. Giả sử cũng bài toán ở hàm FV, nhưng yêu cầu mới là cần tính xem khoản đầu tư ban đầu là bao nhiêu để sau 10 năm, có được khoản tiền là 50 triệu. Ta có bảng tính: Áp dụng công thức PV để tính giá trị ban đầu như sau: 40 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Vẫn như trên, tham số lãi suất chia cho 12 để tính lãi suất tháng, kỳ hạn nhân với 12 để ra kỳ hạn tháng. Và ta có giá trị ban đầu cần phải đầu tư là 2.200.271 VNĐ. 2.4.3 Sử dụng hàm PMT Hàm PMT dùng để tính số tiền phải trả hoặc đóng góp thường xuyên cho 1 thương vụ vay hoặc đầu tư. Cú pháp hàm PMT như sau: PMT(Rate, Periods, PresentValue, FutureValue, PaymentType) Ví dụ: Để mua xe máy trả góp (giá 30 triệu), người mua phải trả trước 1 khoản tiền 10 triệu. Khoản tiền 20 triệu còn lại sẽ phải trả trong 2 năm, với lãi suất 8% 1 năm. Yêu cầu bài toán là tính ra khoản tiền mà người đó phải trả hàng tháng. Ta có thể sử dụng hàm PMT trong trường hợp này. Chú ý là tổng giá trị phải trả là 30 triêu, do đó có thể coi là giá trị hiện tại (Present Value), Khi đó, giá trị tương lai (Future Value) sẽ là 10 triệu, là khi người mua trả hết nợ (vì họ đã nộp trước 10 triệu). Cũng có thể có cách tính khác là giá trị hiện tại là 20 triệu (số tiền còn nợ), và giá trị tương lai là 0 (hết nợ). Ta có bảng tính: 41 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Áp dụng công thức PMT: Ở đây, ta lấy tổng giá tiền xe như giá trị ban đầu, và số tiền đã trả như giá trị tương lai. Giá trị ban đầu mang dấu âm vì là số tiền ta phải trả. Kết quả ta được số tiền phải trả hàng tháng là 971,212 VNĐ. 42 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO 3.1 LỌC DỮ LIỆU Trong thực tế, nhiều khi người dùng phải làm việc với một bảng tính có rất nhiều dòng dữ liệu (Excel có thể hỗ trợ một bảng tính có tối đa 65535 dòng), trong khi chỉ thực sự cần làm việc với một số lượng dòng nhất định trong tổng số dữ liệu của bảng tính. Khi đó, Excel cung cấp một công cụ gọi là lọc dữ liệu. Công cụ này cho phép người dùng có thể giới hạn số lượng dữ liệu muốn làm việc. Để dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu về công cụ này, chúng ta xem xét một ví dụ sau: Giả sử ta có một bảng tính chứa dữ liệu về các cuộc gọi điện thoại đi quốc tế của một đơn vị. Bảng tính này như sau: Trong bảng tính trên, chúng ta có thể thấy rất nhiều cuộc gọi đến nhiều nước khác nhau. Bây giờ, nếu người dùng chỉ muốn xem và làm việc với những cuộc gọi đến Mỹ (US) hoặc một nước bất kỳ nào đó, họ có thể dùng chức năng lọc dữ liệu của Excel để làm việc này. Các bước thực hiện việc lọc dữ liệu được tiến hành như sau: - Từ menu chính của Excel, chọn Data > Filter > Auto Filter. Khi đó chức năng Filter của Excel sẽ được bật lên trên bảng tính và bảng tính sẽ chuyển sang dạng sau: 43 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý - Khi đó, ở các tiêu đề của các cột sẽ xuất hiện các hộp chọn đẩy xuống. Đến đây, dựa vào nhu cầu của mình, người dùng có thể tiến hành lọc dữ liệu theo tiêu chí mong muốn. Ví dụ nếu muốn lọc ra các cuộc gọi đến Mỹ (US), click chuột vào hộp chọn ở cột “Nước gọi đến”. Khi đó ta sẽ thấy ngoài các lựa chọn mà Excel cung cấp, hộp chọn sẽ liệt kê tất cả các nước có cuộc gọi đến. Ở đây ta chọn US. - Khi đó Excel sẽ liệt kê tất cả các cuộc gọi đến US. Với chức năng này, không những tất cả các cuộc gọi đến US được liệt kê, mà ta còn có thể biết được có bao nhiêu cuộc gọi bằng cách nhìn xuống thanh trạng thái ở phía dưới của cửa sổ làm việc của Excel. Ta sẽ thấy một thông báo có dạng: “<n1> of <n2> records found”. Trong đó <n1> chính là số bản ghi (dòng) các cuộc gọi đến US trong tổng số <n2> bản ghi (dòng) các cuộc gọi ban đầu. 44 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Bây giờ chúng ta xét thêm 1 tình huống khác. Như chúng ta đã thấy, trong bảng dữ liệu các cuộc gọi điện thoại quốc tế ở trên, có rất nhiều cuộc gọi đến Mỹ, bao gồm US, US – NYC hay US-Hawaii v.v. Với cách làm như ở trên, chúng ta chỉ có thể chọn được những cuộc gọi đến 1 địa điểm nhất định. Tuy nhiên, nhiều khi người dùng lại muốn có thông tin về toàn bộ các cuộc gọi đến Mỹ (US) mà không cần biết nó thuộc về vùng nào trên nước Mỹ. Khi đó, chúng ta có thể sử dụng chức năng lọc số liệu của Excel như sau: - Click chuột vào hộp chọn ở cột “Nước gọi đến”, sau đó lựa chọn mục “Custom”. Khi đó Excel sẽ mở một hộp thoại cho phép chúng ta định nghĩa điều kiện lọc “tùy chọn” của mình để Excel lọc giúp chúng ta: - Từ hộp thoại Custom AutoFilter, trong mục “Nước gọi đến”, click chuột vào hộp chọn đẩy xuống. Khi đó, chúng ta sẽ có các lựa chọn sau cho “Nước gọi đến”. o Equals: Bằng o Does not equal: Không bằng (khác). 45 o Is greater than: Lớn hơn. Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý o Is greater than or equal to: Lớn hơn hay bằng. o Is less than: Nhỏ hơn. o Is less than or equal to: Nhỏ hơn hay bằng. o Begins with: Bắt đầu bằng. o Does not begin with: Không bắt đầu bằng. o Ends with: Kết thúc bằng. o Does not end with: Không kết thúc bằng. o Containts: Chứa. o Does not containt: Không chứa. Ở ví dụ này, chúng ta muốn chọn tất cả các cuộc gọi đến Mỹ (US), bao gồm cả các cuộc gọi đến những vùng khác của Mỹ như: US - NYC, US - Hawaii v.v. Do đó có thể lựa chọn điều kiện lọc: “Nước gọi đến” bắt đầu bằng chữ US. Khi đó, điền vào hộp thoại Custom AutoFilter như sau: Sau khi đã đưa điều kiện lọc xong, bấm nút lệnh OK để Excel thực hiện việc lọc và trả về dữ liệu được lọc ra. Ngoài ra, nhìn vào hộp thoại trên, có thể thấy Excel còn cung cấp nhiều hơn một điều kiện lọc. Nghĩa là, ngoài việc lựa chọn “Nước gọi đến” bắt đầu bằng chữ US, còn có thể lựa chọn thêm 1 điều kiện nữa bằng cách lựa chọn hàng thứ 2 của hộp thoại. Trong đó, nếu click vào lựa chọn “And” thì sẽ có điều kiện “Và”, nếu chọn lựa chọn “Or” ta sẽ có điều kiện “Hoặc”. Một cách tương tự, ta cũng có thể lọc dữ liệu dựa trên các cột khác, chẳng hạn cột “Số bị gọi” ở ví dụ này. 3.2 SẮP XẾP VÀ CỘNG TỔNG, TỔNG CON (SUBTOTAL) Chức năng sắp xếp cho phép sắp lại thứ tự các hàng dữ liệu trong Excel theo một tiêu chí nào đó (ví dụ sắp theo thứ tự alphabe của tên, sắp theo chiều tăng của điểm tổng v.v.). Trong khi hàm cộng tổng chỉ cho phép tính tổng các dữ liệu số 1 cách tự động, thì chức năng tính tổng con (subtotal) còn cho phép tính các tổng theo các nhóm khác nhau. 46 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Để nắm được ý nghĩa và ứng dụng của các chức năng này, ta sẽ xem xét 1 ví dụ sau đây: Giả sử 1 cửa hàng bách hóa X cần lập 1 bảng tính để quản lý doanh số bán hàng của các nhân viên bán hàng trong cửa hàng. Các nhân viên bán hàng thuộc các bộ phận khác nhau, như Quần áo, Đồ giá dụng, Mỹ phẩm .v.v Trước hết, cần lập 1 bảng tính Excel như hình vẽ dưới: Trong bảng tính này, các dữ liệu được lưu trữ bao gồm: Họ tên nhân viên bán hàng, Bộ phận bán hàng, Doanh số tháng 1, tháng 2, tháng 3, Tổng doanh số. Cột Tổng sẽ được tính bằng tổng của 3 cột Tháng 1, Tháng 2, và Tháng 3 (sử dụng hàm SUM). Như vậy, nhìn vào bảng tính, ta có thể biết được doanh số bán của từng nhân viên trong từng tháng và tổng doanh số. Tuy nhiên, bài toán đặt ra là cần phải tính tổng doanh số bán theo từng bộ phận của tất cả nhân viên trong bộ phận đó. Để giải quyết vấn đề này, ta có thể sử dụng chức năng tính tổng con của Excel để tính các tổng theo từng nhóm. Các bước thực hiện như sau: Đầu tiên, sắp xếp lại các hàng của bảng tính theo Bộ phận. Chú ý rằng, để thực hiện việc tính tổng con chính xác, phải thực sắp xếp trên cột dữ liệu sẽ được dùng để phân nhóm, nếu không sẽ có nhiều kết quả cho mỗi nhóm. Để sắp xếp theo Bộ phận, thực hiện như sau: - Chọn 1 ô bất kỳ trong cột Bộ phận, tiếp theo chọn menu Data > Sort. Cửa sổ sắp xếp hiện ra. - Như ta thấy, trên cửa sổ này, trong lựa chọn thả xuống Sort by (sắp xếp theo), đã có sẵn tên cột Bộ phận (trường hợp muốn thay đổi, có thể chọn tại hộp chọn thả xuống để thay đổi). Điều này có nghĩa các hàng của bảng tính sẽ được sắp xếp theo cột Bộ phận. 47 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý - Hai lựa chọn Ascending (tăng dần), Descending (giảm dần) ở phía sau cho phép người dùng lựa chọn sắp tăng dần hay giảm dần. - Các lựa chọn Then by cho phép người dùng chọn các cột muốn sắp xếp tiếp sau Bộ phận. Để trống nếu chỉ muốn sắp xếp theo Bộ phận. - Sau khi thiết lập xong các lựa chọn, bấm OK. Dữ liệu mới được sắp xếp như sau: - Như ta thấy, các hàng của bảng tính đã được sắp xếp lại theo Bộ phận. Việc này giúp cho các hàng có cùng Bộ phận được nhóm vào gần nhau. - Tiếp theo, chọn 1 ô dữ liệu bất kỳ trong vùng dữ liệu và chọn menu Data > Subtotals. Cửa sổ tính tổng con hiện ra như sau: 48 [...]... Bằng cách thay đổi ô này 50 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Goal Seek là công cụ dễ sử dụng, tuy nhiên không được linh hoạt và không giải quyết được các trường hợp phức tạp Ví dụ: Trong một cuộc thi, các thí sinh phải thi 3 môn Toán, Lý, Hóa Điểm tổng được tính bằng điểm trung bình của 3 điểm trên, trong đó Toán hệ số 3, Lý hệ số 2 và Hóa hệ số 1 Nếu một thí sinh đã biết cả 3 điểm thì sẽ tính được... cho phép thu vào, mở ra các phần dữ liệu được tính tổng 3. 3 SỬ DỤNG CÔNG CỤ GOAL SEEK Công cụ Goal Seek cho phép tìm dữ liệu đầu vào đúng đắn để ra được kết quả đầu ra như mong đợi Như chúng ta đã biết, quá trình xử lý 1 bài toán thông thường là: dữ liệu đầu vào (input) - xử lý - kết quả đầu ra (output) Đa số các trường hợp, chúng ta biết dữ liệu đầu vào, biết quá trình xử lý (thuật toán), qua đó tính... Avarage) - Phần Add subtotal to cho phép lựa chọn việc tính tổng con cho các cột dữ liệu nào Hiện tại Excel đã mặc định chọn cột Tổng Tuy nhiên, yêu cầu của bài toán cũng muốn tính tổng con theo các tháng, do vậy chọn cả các cột Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3 - Sau khi chọn xong, cửa sổ Subtotals sẽ như sau: - Đến đây, click OK Kết quả tính tổng con sẽ hiện ra như sau: 49 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Nhìn... kết quả tính toán như sau: - Bấm OK để xác nhận những thay đổi trên bảng tính và thoát khỏi cửa sổ trạng thái của Goal Seek Bấm Cancel nếu muốn hủy bỏ những thao tác vừa thực hiện 53 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý 3. 4 DATA TABLES Data tables - Các bảng dữ liệu - là chức năng của Excel cho phép tính toán và so sánh các kết quả đầu ra của các giá trị đầu vào khác nhau của một công thức Thông thường,... số (biến) để tính toán và so sánh 3. 4.1 Sử dụng bảng dữ liệu với 1 tham số Bảng dữ liệu 1 tham số cho phép ta so sánh kết quả của sự thay đổi của 1 đầu vào khi áp dụng 1 công thức Để hiểu rõ hơn chức năng này, chúng ta xem xét 1 ví dụ Trở lại với bài toán trong phần Goal Seek, tính điểm trung bình cho 3 môn Toán, Lý, Hóa Trong bài toán đó, chúng ta giả sử đã biết điểm Lý và Hóa, và chưa biết điểm Toán.. .Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý - Trên cửa sổ này, lựa chọn At each change in cho phép ta chọn cột sẽ được dùng để phân nhóm tính tổng con Thông thường Excel sẽ mặc định chọn cột đầu tiên Với bài toán trên, ta muốn nhóm theo cột Bộ phận, do vậy phải chọn lại, bằng cách click chuột vào lựa chọn thả xuống và chọn Bộ phận thay vì Họ và tên như trên - Tiếp theo, trong phần Use function,... (xấp xỉ) 3. 3.1 Sử dụng công cụ Goal Seek trên đồ thị Trên đây, chúng ta đã nghiên cứu việc sử dụng công cụ Goal Seek trên các ô văn bản Phần này, chúng ta sẽ nghiên cứu việc sử dụng Goal Seek trên đồ thị Cũng với bài toán trên, giả sử thí sinh đó cần điểm trung bình là 6,8 Các bước áp dụng Goal Seek trên đồ thị cho bài toán trên như sau: - - 52 Trước hết, ta lại tạo 1 bảng Excel như trong phần trên,... phía trên ô chứa giá trị thay thế đầu tiên 1 hàng, và lùi về phía bên phải 1 cột Trong trường hợp này, ô tính điểm trung bình đặt tại ô E3, là ô phía trên 1 hàng, dịch về bên phải 1 cột so với ô D4 là ô chứa giá trị thay thế đầu tiên 54 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Nếu các giá trị thay thế đưa vào theo hàng, thì ô chứa công thức kết quả sẽ đặt tại ô phía dưới 1 hàng, và dịch về bên trái 1 cột so... sau: - Công ty hiện có 500.000 thuê bao - Cước thuê bao hàng tháng là 80.000 - Trung bình mỗi thuê bao có cước gọi trung bình 70.000/tháng - Chi phí hàng tháng ước tính khoảng 136 .000/ 1 thuê bao 55 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Từ các dữ liệu trên có bảng tính sau: Ta phân tích bài toán trên thêm 1 chút để thấy được tình hình thu chi hiện tại Theo như bài toán, mỗi thuê bao phải trả mỗi tháng 80.000... 3 điểm trên, trong đó Toán hệ số 3, Lý hệ số 2 và Hóa hệ số 1 Nếu một thí sinh đã biết cả 3 điểm thì sẽ tính được điểm trung bình: Công thức cho ô tính điểm trung bình B4: (B1 *3+ B2*2+B3)/6 Giả sử một thí sinh đã biết 2 điểm Lý và Hóa Thí sinh đó cần số điểm trung bình là 7, và muốn biết điểm Toán mình cần được bao nhiêu để có điểm trung bình là 7 Khi đó, có thể dùng công cụ Goal Seek để tìm điểm Toán . thí sinh phải thi 3 môn Toán, Lý, Hóa. Điểm tổng được tính bằng điểm trung bình của 3 điểm trên, trong đó Toán hệ số 3, Lý hệ số 2 và Hóa hệ số 1. Nếu một thí sinh đã biết cả 3 điểm thì sẽ tính. hàng tháng là 971,212 VNĐ. 42 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý CHƯƠNG 3: SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ NÂNG CAO 3. 1 LỌC DỮ LIỆU Trong thực tế, nhiều khi người dùng phải. 46 Phần 1: Sử dụng Excel trong quản lý Để nắm được ý nghĩa và ứng dụng của các chức năng này, ta sẽ xem xét 1 ví dụ sau đây: Giả sử 1 cửa hàng bách hóa X cần lập 1 bảng tính để quản lý doanh