LỜI MỞ ĐẦU Trong năm qua kinh tế nước ta chuyển hoá mạnh mẽ sang chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có quản lý nhà nước Trong chế thị trường, để thực chiến lược phát triển kinh tế, doanh nghiệp khắc phục khó khăn, vướng mắc cịn tồn của chế cũ Từ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bước sang chế quản trị kinh doanh phù hợp với chế thị trường Sau mười năm đổi kinh tế, nước ta có thành tựu lớn tạo nên bước ngoặt lịch sử phát triển kinh tế đất nước Do doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường phải nắm vững thị hiếu người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu Và để làm điều doanh nghiệp cần phải làm tốt cơng tác quản trị Trong có quản trị mua hàng, với doanh nghiệp thương mại Nắm bắt tầm quan trọng đó, nhóm 12 nghiên cứu tìm hiểu đề tài: “ Tổ chức thực mua hàng doanh nghiệp thương mại Liên hệ thực tiễn doanh nghiệp tai Việt nam nay” Với đề tài nhóm 12 chia thành nội dung nghiên cứu sau: I Vai trò tổ chức thực mua hàng DNTM II Nội dung chủ yếu tổ chức thực mua hàng DNTM III Liên hệ thực tiễn công tác mua hàng Công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh I Vai trò tổ chức thực mua hàng doanh nghiệp thương mại Khái quát công tác quản trị mua hàng DNTM 1.1 Khái niệm Theo cách tiếp cận trình: quản trị mua hàng trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành kiểm soát hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại nhằm thực mục tiêu bán hàng Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng quản trị bước công việc xác định nhu cầu, tìm lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết mua hàng nhằm đạt mục tiêu xác định Quá trình mua hàng q trình phân tích để đến định mua hàng gì? ai, với số lượng gí Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí, cung ứng Quá trình mua hàng q trình phân tích để đến định mua hàng gì? ai, với số lượng gí Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì, liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố quản lí, cung ứng Quản trị mua hàng DN co khái quát theo sơ đồ: Xây dựng kê hoạch mua hàng Xác định nhu cầu mua hàng Xây dựng mục tiêu mua hàng Xác định phương án và ngân sách mua hàng Tổ chức triển khai mua hàng Tìm kiêm và lựa chọn nhà cung cấp Thương lượng và ký kêt mua hàng Triển khai giao nhận và toán Đánh giá công tác mua hàng 1.2 Đánh giá kêt quả mua hàng Đánh giá thành tích lực lượng mua hàng Mục tiêu quản trị mua hàng doanh nghiệp thương mại Do mua hàng khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu mục tiêu hoạt động mua hàng đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, mua hàng với chi phí thấp _Đảm bảo an tồn cho bán thể trước hết hàng mua phải đủ số lượng cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thơng hàng hố Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu khách hàng khách hàng người tiêu dùng sản phẩm công ty bán Cơng ty có tồn hay khơng phụ thuộc vào khách hàng Cuối đảm bảo cho việc mua hàng, vận chuyển gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc khâu vận chuyển ) Chẳng hạn vào thời điểm đó, mặt hàng lên” sốt ” mà theo tính tốn doanh nghiệp hàng vào thời điểm việc giao hàng chậm doanh nghiệp hội thu lợi nhuận “siêu ngạch ” dẫn đến tình doanh nghiệp khách hàng uy tín họ bị giảm sút _Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng chấp nhận Quan điểm phổ biến sản xuất, lưu thông tiêu dùng cần có hàng hố có chất lượng tối ưu khơng phải có chất lượng tối đa Chất lượng tối đa mức chất lượng mà hàng hố đáp ứng tốt nhu cầu người mua người bán hay người sản xuất thu nhiều lợi nhuận Còn chất lượng tối đa mức chất lượng đạt cao doanh nghiệp sử dụng yếu tố đầu vào để tạo sản phẩm, mức chất lượng cao thấp chất lượng tối ưu trình độ sử dụng yếu tố đầu vào doanh nghiệp chưa tối ưu _ Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp hạ giá bán thấp đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng phía Chi phí mua hàng khơng thể giá bán mà thể chỗ mua hàng đâu, ai, số lượng để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển thấp Các mục tiêu lúc thống thơng thường để đạt người phải hy sinh khác hay thứ khác Chẳng hạn thường xảy mâu thuẫn chất lượng giá cả, chất lượng tốt giá cao ngược lại Ngồi mục tiêu mua hàng mâu thuẫn với mục tiêu chức khác Vì xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng tổng thể mục tiêu doanh nghiệp tuỳ điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực vào việc hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp 1.3 Nội dung quản trị mua hàng _Xây dựng kế hoạch mua hàng giải tốn DN cần mua , số lượng , mua , dự tính mua đâu , mua với giá dựa sở tính tốn đến yếu tố thuộc khách hàng , nhà cung cấp , đối tác đối thủ cạnh tranh Xây dựng kế hoạch mua hàng bao gồm hoạt động xác định nhu cầu mua hàng , xác định sách mua hàng xây dựng phương án mua hàng Trong trình xây dựng kế hoạch mua hàng , nhà quản trị nên tuân thủ nguyên tắc nhằm đảm bảo lợi ích doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro Xác định nhu cầu mua hàng công việc quan trọng xây dựng kế hoạch mua hàng Nhu cầu mua hàng DN xác định , kịp thời cho phép nâng cao hiệu quản trị mua hàng _ Tổ chức triển khai mua hàng trình tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp , tiến hành thương lượng đặt hàng , triển khai giao nhận toán hợp đồng mua hàng _Đánh giá công tác mua hàng bao gồm hai nội dung : đánh giá kết mua hàng đánh giá đội ngũ mua hàng Đánh giá kết mua hàng tiến hành phân tích kết đạt trình mua hàng Từ kết đánh giá , DN tiến hành điều chỉnh hoạt động mua hàng Sau lần mua hàng DN tiến hành đánh giá nhà cung cấp , từ lưu hồ sơ nhà cung cấp phục vụ lần mua Với đội ngũ mua hàng , đánh giá thành tích trọng vào hiệu lần mua hàng , đánh giá lực người mua Thông qua việc đánh giá , Dn tiến hành điều chỉnh thông qua hoạt động điều chỉnh sách quy trình mua hàng , chế độ đãi ngộ , thưởng phạt , đào tạo , Tầm quan trọng tổ chức thực mua hàng DNTM Mua hàng hoạt động nhằm tạo yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào nguồn hàng) cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu khách hàng kế hoạch bán doanh nghiệp Dưới góc độ nhà quản trị mua hàng hồn tồn trái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa tạo nhu cầu sản phẩm hàng hoá dịch vụ cách có hệ thống tìm cách làm tăng ý thức nhu cầu mua hàng phủ nhận đình hỗn nhu cầu tìm điều kiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu mối quan hệ người với người Mua hàng hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp sau xem xét, tìm hiểu chủ hàng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực thủ tục mua bán, toán nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng nhu cầu dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp + Vị trí hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại _ Mua hàng nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng dẫn đến mua bán tốt Trong chế thị trường bán hàng khâu quan trọng mua hàng tiền đề tạo lượng hàng ban đầu để triển khai toàn hệ thống kinh doanh doanh nghiệp Vậy nên mua hàng nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh doanh nghiệp, mua tiền đề để bán đạt lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó mua hàng hàng vi hay bị mắc sai lầm lại hành vi mua hàng nghiệp vụ mua hàng có vị trí quan trọng doanh nghiệp nhà kinh doanh + Mua hàng có vai trị quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp chỗ: _ Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp muốn bán hàng thị trường phải có tiền đề vật chất tức phải có yếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu doanh nghiệp Mua hàng giúp cho doanh nghiệp có hàng hố tay từ bán thị trường Với chức mua bán lại doanh nghiệp mong muốn phấn đấu để mua hàng hố với chi phí thấp nhất, thoả mãn tốt nhu cầu khách hàng, đáp ứng cách tốt nhu cầu khách hàng để thu hút khách hàng phía Mục đích kinh doanh doanh nghiệp tìm kiếm lợi nhuận tối đa phải tính đến mua hàng với số lượng giá hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu khơng tốt cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả cạnh tranh cho doanh nghiệp thị trường Điều thể chi phí mua hàng doanh nghiệp (bao gồm giá mua hàng doanh nghiệp chi phí phát sinh trình mua hàng cuả doanh nghiệp chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) làm cho giá đầu vào đơn vị cao từ làm cho giá bán cao _ Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán cho khách hàng theo yêu cầu họ Đối với doanh nghiệp thương mại mua hàng mua phảihàng chất lượng, phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ khơng phù hợp, lỗi mốt khách hàng khơng chấp nhận sản phẩm Mà khách hàng khơng chấp nhận sản phẩm hoạt động kinh doanh khơng đạt hiệu Mục đích doanh nghiệp phải để khách hàng cảm thấy hài lịng sản phẩm để thu hút khách hàng Khách hàng ngươì cuối bỏ tiền túi để mua sản phẩm doanh nghiệp, ngươì định tồn doanh nghiệp hay khơng Cho nên có khách hàng doanh nghiệp có doanh thu thu lợi nhuận Mua hàng phù hợp với yêu cầu khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hố, tạo điều kiện giữ tín nâng cao hiệu kinh doanh Mua hàng khâu quan trọng nhằm thúc đẩy trình sản xuất, lưu thơng hàng hố, tạo lợi nhuận kinh doanh, nâng cao đời sống cán công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật giới Quy trình tổ chức thực mua hàng Bao gồm bước: Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp Bước 3: Thương lượng đặt hàng Bước 4: Giao nhận toán tiền hàng II Nội dung chủ yếu tổ chức thực mua hàng DNTM Tìm kiếm nhà cung cấp Có nhiều cách mà doanh nghiệp thượng mại tìm kiếm nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp tìm kiếm thơng qua hình thức: + thơng qua chương trình quảng cáo, giới thiệu nhà cung cấp + thông qua hội chợ triển lãm + thông qua đơn thư giao hàng + thông qua hội nghị khách hàng 1.1 Phân loại nhà cung cấp - Phân theo giá trị hàng mua + Nhà cung cấp chính: nhà cung cấp mà giá trị mua hàng từ chiếm tỷ trọng lớn chủ yếu khối lượng hàng hóa mà doanh nghiệp mua để cung cấp cho khách hàng thời gian định Nhà cung cấp định khối lượng hàng hóa mua vào độ ổn định trình mua nên cần phải quan tâm thường xuyên + Nhà cung cấp phụ: Là nhà cung cấp mà giá trị hàng hóa mua vào chiếm tỷ trọng nhỏ khối lượng hàng mua Khối lượng hàng mua từ nguồn không ảnh hưởng lớn đến kế hoạch mua hàng doanh số bán chúng tương lai, nhừng nguồn hàng - Phân loại theo tính chất quan hệ + Nhà cung cấp truyền thống: Doanh nghiệp chưa có có mối quan hệ mua bán với nhà cung cấp trước đó, thời gian dài Hai bên có hiểu biết lẫn Mức độ rủi ro mua hàng nhà cung cấp truyển thống thấp + Nhà cung cấp mới: Doanh nghiệp chưa có có quan hệ với nhà cung cấp Doanh nghiệp cần nhiều thông tin nhà cung cấp để đưa định Thông thường doanh nghiệp triển khai số hợp đồng mua hàng khơng lớn để thăm dị đánh giá lực chất lượng nhà cung cấp - Phân theo phạm vi địa lý + Nhà cung cấp nước: Là nhà cung cấp cở sở văn phòng Việt Nam Doanh nghiệp chủ động tìm hiểu thơng tin cần thiết có liên quan đến nhà cung cấp việc mua hàng họ Doanh nghiệp thương mại có khả kiểm sốt tình hình cung cấp hang hóa họ theo hợp đồng ký kết Một số nhà cung cấp nước chưa đảm bảo độ tin cậy hoạt động kinh doanh, chí vi phạm pháp luật đạo đức kinh doanh + Nhà cung cấp nước ngồi: Đây nguồn hàng nhập doanh nghiệp Doanh nghiệp ký kết trực tiếp với doanh nghiệp nước để nhập hàng qua trung gian 1.2 Các nguồn thơng tin tìm kiếm nhà cung cấp - Nguồn thơng tin nội doanh nghiệp Nguồn có nhờ vào q trình lưu giữ thơng tin nhà cung cấp có quan hệ với doanh nghiệp Nguồn cịn bao gồm thơng tin đến từ cá nhân doanh nghiệp ( nhà quản trị viên, nhân viên mua hàng người khác doanh nghiệp) - Nguồn thông tin đại chúng : báo, tạp chí chun nghành, truyền hình, đài phát thanh, mạng internet, - nguồn thông tin từ nhà cung cấp: thư chào hàng, catalog quảng cáo, đai diện bán, …… 1.3 Lập hồ sơ nhà cung cấp Để lập hồ sơ nhà cung cấp, doanh nghiệp phải tiến hành thu thập thông tin, xử lý thông tin nhà cung cấp, rút nhận xét, đánh giá kết luận nhà cung cấp theo nguyên tắc tiêu chuẩn lựa chọn đề Hồ sơ nhà cung cấp cần chứa đựng thông tin sau: - Tên nhà nhà cung cấp - Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh - Phạm vi hoạt động thị trường - Chất lượng sản phẩm dịch vụ - Uy tín, nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm dịch vụ - Các điều kiện cung cấp sản phẩm - Khả tài - Khả cung cấp đáp ứng nhu cầu mua hàng doanh nghiệp - v v… Về nguyên lý, doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp theo quan điểm đầu tư, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp làm ăn lâu dài với họ.tuy nhiên phải thận trọng thu thập tìm hiểu thơng tin nhà cung cấp, nhà cung cấp nước ngồi thơng tin họ khó kiểm chứng phức tạp Trong trường hợp này, đòi hỏi doanh nghiệp ưu tiên mua hàng thương hiệu có uy tín Lựa chọn nhà cung cấp Chọn đối tác cung cấp khâu vô quan trọng việc tổ chức kinh doanh doanh nghiệp thương mại Nhiều doanh nghiệp thương mại lựa chọn nhà cung cấp dựa yếu tố mang đầy cảm tính cá nhân Chẳng hạn định người thân, bạn bè làm nhà cung cấp, sợ chọn người ngồi họ biết bí mật kinh doanh Hoặc định đối tác cung cấp thông qua giới thiệu người có uy tín cá nhân mình, suy luận cách đơn giản người bạn làm tốt bạn bè "chắc" làm tốt Cách lựa chọn nhà cung cấp đưa đến nhiều rủi ro dẫn đến nhiều hậu nghiêm trọng Vì trước lựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp doanh nghiệp cần phải xem xét đưa tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp lựa để có định lựa chọn xác 2.1 Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp - Các tiêu chuẩn : + Chất lượng nhà cung cấp: Nhãn hiệu hàng hóa, chất lượng hàng hóa….điều thường thể qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt qua kì kiểm tra đánh giá chất lượng tiêu chuẩn ISO ,huy chương hội chợ… + Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có đảm bảo hay không; nhà cung cấp thường xuyên giao hàng hẹn hay sai hẹn lí sai hẹn + Giá thành hàng mua: Trước lựa chọn nhà cung cấp cần phải xem xét cụ thể giá thành hàng mua bao gồm giá mua chi phí mua hàng, điều kiện tốn… cần vào giá thị trường, chi phí vận chuyển, thuế ưu đãi toán mua hàng - Các tiêu chuẩn khác: + Khả kỹ thuật: Khả đổi sản phẩm, đảm bảo giải tốt vấn đề kỹ thuậtvà cơng nghệ hồn cảnh đặc biệt, khả thích ứng với địi hỏi thị trường + Dịch vụ sau bán dịch vụ bảo trì có đảm bảo tốt hay khơng + Khả sản xuất: Có đảm bảo tính liên tục chất lượng cung cấp hàng hóa hay khơng + Khả tài chính: Xem xét xem khả tài họ giai đoạn ổn định phát triển với tài lành mạnh hay thời kỳ thua lỗ khó khăn tài 2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp Khi lựa chọn nhà cung cấp , cần vận dụng ngun tắc “ khơng nên có nhà cung cấp” Trên sở tiêu chuẩn lựa chọn , doanh nghiệp sử dụng phương pháp để lực chọn nhà cung cấp: Phương pháp dựa vào kinh nghiệm:Nhà quản trị mua hàng kinh nghiệm, trải vốn sống thân suốt trình hoạt động để lựa chọn nhà cung cấp Phương pháp đơn giản, định đưa nhanh chóng, song lại mang tính chủ quan, định kiến thiên kiến, dẫn đến mắc sai lầm việc đánh giá lựa chọn nhà cung cấp Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp, kết hợp với phương pháp cho điểm tiêu chuẩn , xếp thứ tự ưu tiên dựa tổng số điểm tiêu chuẩn nhà cung cấp từ đưa định lựa chọn mang tính khách quan Theo phương pháp này, doanh nghiệp áp dụng quy trình lựa chọn nhà cung cấp: + Xác định tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp + Xác định trọng số cho tiêu chuẩn, cho điểm nhà cung cấp theo tiêu chuẩn tiến hành lựa chọn Để đảm bảo việc lựa chọn nhà cung cấp khách quan, xác, doanh nghiệp thường tuân thủ quy trình lựa chọn nhà cung cấp bao gồm bước sau : Bước 1: Thu thập thông tin nhà cung cấp: Do có nhiều nhà cung cấp cung cấp nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên để có định xác mối quan hệ hợp tác Bước 2: Lập danh sách nhà cung cấp ban đầu: Các nhà cung cấp cập nhật liên tục vào danh nhà cung cấp ban đầu Bước : Lập tiêu chí đánh giá: Để đánh giá nhà cung cấp xem xét vấn đề liên quan đến nhà cung cấp, xếp theo mức độ quan trọng cho trọng số tiêu chuẩn Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí chọn Sau xem xét đánh giá tiềm nhà cung cấp, người phân công đánh giá tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung cấp dựa vào tiêu chuẩn đánh giá Bước 5: Lập danh sách nhà cung cấp thức Danh sách nhà cung cấp chọn phải phải lập theo thứ tự từ kết đánh giá Bước 6: Lưu hồ sơ Danh sách nhà cung cấp chọn cập nhật thường xuyên phải trì hồ sơ kết đánh giávà hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá Bước 7: Đánh giá lại nhà cung cấp: Trong thời gian định kỳ đột xuất, công ty tiến hành kiểm tra đánh giá lại nhà cung cấp có tên danh sách nhà cung cấp thức cung cấp hàng hóa dịch vụ cho cơng ty Thương lượng đặt hàng Mục đích thương lượng đặt hàng nhằm đạt thỏa thuận với nhà cung cấp điều kiện mua bán sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua, tiến hành đặt hàng theo hình thức phù hợp Thương lượng với nhà cung cấp : Được hiểu trình giao dịch đàm phán với nhà cung cấp để đến thỏa thuận bên ( người mua người bán) nhằm mục đích có lợi Đó giai đoạn quan trọng trình mua hàng, định đến chất lượng hiệu trình mua hàng Trong giao dịch đàm phán nhà quản trị phải quan tâm đến vấn đề thương lượng sau: -Các tiêu chuẩn kỹ thuật hàng hóa cần mua về, mẫu mã , chất lượng, phương tiện phương pháp kiểm tra - Giá giao động giá thị trường lúc giao hàng có biến động - Phương thức hình thức tốn tiền mua hàng ( trả tiền mặt chuyển khoản, trả trả chậm, ) - Hình thức thời gian, địa điểm giao hàng ( giao kho người cung cấp hay giao kho doanh nghiệp thương mại ) - Giao dịch, đàm phán coi hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật Bằng nhận thức tư khoa học, nhà quản trị ln phải có chuẩn bị kỹ để khơng bị động hay làm chủ động trước nhà cung cấp, việc giải tồn mua hàng với hàm mục tiêu ràng buộc lỏng, chặt khác Mặt khác, nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt hình thức giao dịch, đàm phán, công cụ giao tiếp khác ( giao dịch, giao tiếp thông qua thư từ, điện thoại, điện báo, internet, gặp gỡ trực tiếp ) tùy theo thương vụ kinh doanh, mục tiêu việc mua hàng, số lượng hàng hóa mua bán, độ phức tạp giao dịch, đàm phán, khả tài mối quan hệ với nhà cung cấp để lựa chọn bước thích hợp Một vài điểm cần lưu ý thương lượng : + Cần biết cá nhân người bán : cách giao tiếp, cách đàm phán, quyền định + Biết rõ nhu cầu mình: tính sử dụng sản phầm, biết rõ lần mua trước +Biết rõ tổ chức thương lượng : mục tiêu , điều khoản chủ chốt hợp đồng nhân nhượng điều khơng thể nhân nhượng điều + Biết dẫn dắt thương lượng: lý lẽ chuẩn bị trước, thứ tự thương lượng điều khoản, át chủ bài, cách đặt vấn đề, gây tình giải pháp cho tình Đặt hàng: kết trình thương lượng việc doanh nghiệp thương mại đặt hàng với nhà cung cấp, theo hình thức chủ yếu như: ký kết hợp đồng mua bán ( đứng tên người mua người bán ) , hóa đơn bán hàng, thư đặt hàng Trong hình thức hợp đồng mua bán quan trọng có tính pháp lý cao Hợp đồng mua bán : sở để bên ký kết làm tốt nghĩa vụ mình, pháp lý để phân xử trách nhiệm bên có tranh chấp xử lý vi phạm hợp đồng Vì , hợp đồng mua bán phải đảm bảo đầy đủ, phải rõ ràng cụ thể nội dung đây: - Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa -Bao bì đóng gói hàng hóa - Đơn giá phương pháp định giá - Tên, địa bên mua, bán người đại diện cho bên - Thời gian, phương tiện, địa điểm giao nhận, hay chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa - Điều kiện giao nhận, xếp dỡ, vận chuyển - Đồng tiền toán, phương thức thời gian toán - Trách nhiệm bên vi phạm hợp đồng - Hiệu lực hợp đồng thủ tục giải tranh chấp - Các điều kiện khác mà bên thỏa thuận Hợp đồng phải thể tính chủ động mua hàng đảm bảo lợi ích bên mua bán Hợp đồng phải ký kết sở quy định pháp luật ( pháp lệnh hợp đồng kinh tế , luật dân sự, luật thương mại ) Giao nhận toán tiền mua hàng Mục đích giai đoạn nhằm đảm bảo nhà cung cấp giao hàng thời hạn, hợp đồng hay đơn đặt hàng cam kết hay chấp nhận, toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp theo thỏa thuận hai bên Bước công việc bao gồm nội dung cụ thể sau: Thúc giục giao hàng : Doanh nghiệp thúc giục nhà cung cấp giao hàng thời hạn giao hàng đến thúc giục giao hàng thời hạn giao hàng hết, qua nâng cao tính chủ động việc giao nhận hàng để đề phịng trường hợp giao hàng từ phía nhà cung cấp nguyên nhân khách quan Có thể sử dụng kênh liên lạc khác doanh nghiệp nhà cung cấp để giải công việc Tổ chức giao nhận hàng: Thông qua việc giám sát, theo dõi trình giao hàng Khi giao nhận hàng cần thực nghiêm túc, thận trọng nội dung kiểm tra sau: - Kiểm tra mặt chủng loại, mẫu mã, sở, màu sắc v.v… hàng hóa Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Kiểm tra theo tiêu chuẩn ký kết, thuê dịch vụ kiểm tra chất lượng Kiểm tra số lượng hàng hóa: Căn vào hóa đơn mua hàng Kiểm tra toán tiền mua hàng Thanh toán tiền mua hàng: Trên sở phương thức, hình thức tốn, thời hạn, đồng thời tiền toán điều kiện toán khác thỏa thuận ghi hợp đồng, doanh nghiệp thương mại tiến hành toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp (bên bán) Khi toán cần phải ý đến điều kiện toán thể qua số ký hiệu đây: - - - Ký hiệu p1/t1p2/t2n/t3… có nghĩa toán t1 ngày đầu hưởng chiến khấu p1%, toán sau ngày thứ t1 trước t2 ngày hưởng chiết khấu p2% (p2