Kế toán máy  Báo cáo thực tập Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại công ty xây dưng Tân Long Lê Thị Xoan 1 Kế toán máy M ỤC L ỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp các công ty đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước. Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán của các doanh nghiệp, nhằm hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Lê Thị Xoan 2 Kế toán máy Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Một vấn đề thường gặp khi tiến hành tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp hiện nay là nhu cầu tin học hoá công tác kế toán rất lớn, nhưng những người thực hiện thường không biết làm sao và làm như thế nào để mua một phần mềm đáp ứng yêu cầu, hay để triển khai một hệ thống kế toán máy Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp rất sâu rộng. Ở đây chúng ta đề cập đến các ảnh hưởng từ những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý, … hay các ảnh hưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị dữ liệu, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải pháp đảm bảo an toàn cho dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính. Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán còn bị ảnh hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, hay khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), Intranet hay Internet. Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dàng dẫn đến các thay đổi trong tổ chức công tác kế toán. Một ví dụ: Trong một doanh nghiệp có nhiều đơn vị nội bộ, khi chọn lựa hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung hay phân tán, cần cân nhắc việc ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào cho phù hợp. Nếu doanh nghiệp có hệ thống hạ tầng mạng tốt, có hệ thống intranet riêng và mua phần mềm kế toán có thể xử lý, chuyển giao dữ liệu dựa trên nền tảng internet, doanh nghiệp có thể vận dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, và bỏ qua các giới hạn về phạm vi địa lý, khối lượng nghiệp vụ, … Nhận thức về Lê Thị Xoan 3 Kế toán máy vai trò của công nghệ thông tin của các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp cũng ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức công tác kế toán. Công nghệ thông tin không phải là giải pháp vạn năng cho những khó khăn về kế toán của doanh nghiệp, nhưng cũng không phai chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ làm tăng tốc độ tính toán và cung cấp thông tin. Do đó khi nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp có nhận thức phù hợp về việc ứng dụng công nghệ thông tin và vai trò công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp có thể được tiến hành một cách thuận lợi hơn. Từ những lợi ích do CNTT mang lại nên tôi chọn “tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại công ty xây dưng Tân Long” để làm đề tài. NỘI DUNG I.Lí luận chung về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT: I.1 Vai trò, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các DN I.1.1 Vai trò tổ chức công tác kế toán trong các DN: Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường Lê Thị Xoan 4 Kế toán máy xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin. Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. 2. Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các Doanh nghiệp. Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các DN có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của doanh nghiệp. 2.Sự cần thiết phải tin học hóa công tác kế toán trong DN: Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những công việc quan trọng khi tiến hành tổ chức công tác kế toán không chỉ trong điều kiện kế toán thủ công mà cả trong điều kiện kế toán máy tính. Tuy nhiên do đặc thù xử lý của hệ thống kế toán máy tính và các hỗ trợ khác của tiến bộ công nghệ thông tin mà tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện kế toán máy tính có những khác biệt rất cơ bản so với tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công. Xây dựng cơ cấu kế toán đáp ứng việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin: Kết quả cuối cùng của quá trình tổ chức công tác kếtoán trong doanh nghiệp là hình thành nên một cơ cấu kế toán đáp ứng được việc ghi nhận đầy đủ các dữ liệu đầu vào, tổ chức Lê Thị Xoan 5 Kế toán máy xử lý dữ liệu, nắm bắt nhu cầu thông tin của từng đối tượng sử dụng thông tin nhằm cung cấp các thông tin hữu ích và phù hợp. Trong quá trình xử lý các nghiệp vụ, việc đạt được mục tiêu này có nghĩa là xác định một cách rõ ràng và cụthể cần ghi nhận, xử lý các dữ liệu, thông tin gì, phương pháp và phương tiện ghi nhận nhưthế nào, ai xử lý, cung cấp thông tin cho ai, … Công tác kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp rất đa dạng và thường không giống nhau, mặc dù mục đích cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh là như nhau. Do đó khi tổ chức công tác kế toán cần nắm bắt đầy đủ các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống kế toán phù hợp. Các yêu cầu quản lý này có thể là yêu cầu về nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin kế toán, các yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị thành viên, yêu cầu về quản lý vốn, tài sản hay quản lý nguồn nhân lực… Một ví dụ: trong một doanh nghiệp kinh doanh bách hoá tổng hợp theo phương thức bán lẽ như siêu thị, với danh mục mặt hàng rất lớn, kinh doanh trên nhiều địa điểm khác nhau, số lần nhập xuất nhiều nhưng giá trị của từng lần nhập xuất nhỏ, thông thường chúng ta hay nghĩ đến việc quản lý hàng tồn kho theo hệ thống kiểm kê định kỳ. Nhưng nếu Ban lãnh đạo doanh nghiệp muốn có báo cáo hàng ngày về lãi gộp của từng mặt hàng, từng ngành hàng thì rõ ràng việc sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ là không đáp ứng yêu cầu quản lý. Giải pháp trong trường hợp này là kê khai thường xuyên hàng tồn kho và sử dụng 1 phần mềm kế toán đủ mạnh để xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu. Ưng dụng tiến bộ công nghệ thông tin trong công tác kế toán của doanh nghiệp: Trong thời gian gần đây, một trong những mục đích khi tái tổ chức công tác kế toán của một doanh nghiệp là ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Khi tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp không thể không đặt ra mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin. Việc ứng dụng một cách Lê Thị Xoan 6 Kế toán máy hợp lý và hữu hiệu các tiến bộ của công nghệ thông tin trong công tác kế toán sẽ giúp hệ thống kế toán đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp. II : Tổ chức Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại DN cụ thể II.1 Giới thiệu chung về DN: • Tên đăng ký bằng tiếng việt: CÔNG TY XÂY DỰNG TÂN LONG • Địa chỉ: số 684, tổ 20, phường Đồng Quang, thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên • Điện thoại: 0280 757 787 – 822 946 – 0913313179 • Số Fax: 0280 757 787 • Mã số thuế: 4600254758 • Loại hình công ty: Công ty TNHH hai thành viên trở lên • Vốn điều lệ: 5.580.000.000 đồng • Đăng ký kinh doanh: Số 1702000011 do Sở Kế Hoạch Đầu tư Thái Nguyên cấp ngày 10 tháng 8 năm 2000. • Ngành nghề đăng ký kinh doanh: o Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi o San lắp mặt bằng o Mua bán vật liệu xây dựng, Sản xuất và gia công cơ khí o Lắp đặt trạm máy bơm nước, thi công các công trình cấp thoát nước o Vận tải hàng hóa đường bộ, vận tải khách du lịch… o Khai thác, chế biến và mua bán quặng( kẽm, chì, sắt, nhôm, đồng) o Xây lắp đường dây và trạm điện đến 110KV o Mua bán vật tư, thiết bị điện Lê Thị Xoan 7 Kế toán máy II.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN II.2.1 thực tế xây dựng và quản lý phần mềm hiện nay CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI TÂN LONG , với đội ngũ cán bộ chuyên gia giàu kinh nghiệm bao gồm: Các Thạc sỹ kỹ thuật, Kỹ sư kết cấu, Kiến trúc sư, Họa viên thiết kế, Kỹ sư chuyên nghành kỹ thuật, cùng với các thiết bị, công nghệ hiện đại. Ngoài ra công ty còn có đội ngũ cộng tác viên là các chuyên gia đầu ngành trong các lĩnh vực đang công tác tại các cơ quan quản lý, nghiên cứu tại TPHCM. Vì vậy công ty là cầu nối để đưa những tiến bộ khoa học kỹ thuật ra với thực tiễn cuộc sống.Công ty đã kết hợp được công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Phòng kế toán của công ty đã được sử dụng các phần mềm trong công tác kế toán ngay từ buổi đầu đi vào hoạt động. Điều này cho thấyTân Long đã có một nền tảng vững chắc cho việc tiếp cận với công nghệ hiện đại và nâng cấp các ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động của mình. Những phần mềm được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm lúc bấy giờ gồm có Microsoft Word và Microsoft Excel phiên bản 1997, và chương trình kế toán trên máy vi tính với Foxpro for Dos. Qua 10 năm hoạt động, Trung tâm đã có nhiều lần nâng cấp các hệ điều hành, phần mềm cũng như thay đổi các chương trình kế toán sử dụng. Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp do Trung tâm điện toán và truyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam thiết kế, và bộ Microsoft Office 2003, mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy tính hiện đại có tốc độ xử lý cao, tất cả các máy tính của phòng kế toán đều chạy trên hệ điều hành Window XP Công ty xây dựng Tân Long quản lý phần mềm : Lê Thị Xoan 8 Kế toán máy - Tuân thủ luật pháp và các định chế tài chính kế toán. - Nội dung, tính chất, thời điểm cung cấp thông tin cho bên ngoài theo luật định, cung cấp cho công ty mẹ hay cho cơ quan chủ quản, cho chủ đầu tư và thông tin sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong hạch toán và báo cáo. - Quan điểm và cách thức quản lý, sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. - Phương pháp tính giá các đối tượng kế toán và vấn đề điều chỉnh giá khi cung cấp thông tin. - Vấn đề hợp nhất báo cáo tài chính. - Vấn đề nhân sự, tiền lương và các khoản ưu đãi cho nhân viên. - Trách nhiệm quản lý của các cấp quản lý trung gian II.2.1Thực tế tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN  Tổ chức Danh mục đối tượng cần quản lý Xây dựng danh mục đối tượng kế toán Đối tượng kế toán được hiểu một cách chung nhất là tất cả những gì kế toán phải theo dõi, phải ghi chép khi có biến động và phải cung cấp thông tin. Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của công ty. Công ty xây dựng danh mục đối tượng kế toán như sau: • Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết. Ví dụ: Nợ phải thu -> Phải thu của Khách hàng -> Phải thu của khách hàng ABC Lê Thị Xoan 9 Kế toán máy • Xác định các đối tượng quản lý có liên quan. Ví dụ: đối tượng kế toán là nợ phải thu của khách hàng thì đối tượng quản lý của hệ thống là khách hàng. Khách hàng có thể được phân nhóm theo quy mô, theo vị trí địa lý hay theo đặc thù kinh doanh • Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết. Khi tiến hành xây dựng danh mục đối tượng kế toán, công ty đã tiến hành tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào cho tất cả các hoạt độngb của doanh nghiệp.Dữ liệu đầu vào là thành phần quan trọng, quyết định rất nhiều đến khả năng cung cấp thông tin của một hệ thống kế toán. Nếu quá trình tổ chức một hệ thống kế toán mà không quan tâm đến việc thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết sẽ tạo ra những thông tin không hữu ích và không phù hợp. Hơn nữa, khi phát sinh các nhu cầu quản lý, nhu cầu thông tin mới trong quá trình sử dụng hệ thống kế toán hiện hành sẽ rất khó phải thay đổi hoặc thu thập thêm các dữ liệu đầu vào dựa trên cách tổ chức thu thập dữ liệu cũ mà nhiều khi cần phải thay đổi và tổ chức lại 1 hệ thống kế toán mới. Do đó, quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán sẽ phải phụ thuộc rất nhiều vào quá trình đánh giá, nhận dạng các yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý đặt ra đối với hệ thống kế toán trong hoạt động hiện tại và phát triển tương lai của doanh nghiệp Một trong những chức năng của kế toán là sự phản ánh và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin. Do đó, quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán chính là việc xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán. a. Các loại nội dung dữ liệu cần thu thập: Để mô tả nội dung về 1 nghiệp vụ phát sinh, chúng ta sẽ phải trả lời 6 câu hỏi sau: Lê Thị Xoan 10 [...]... Kế toán máy KẾT LUẬN Thông qua việc tìm hiểu quá trình ứng dụng CNTT vào công tác tổ chức kế toán tại Công ty xây dựng Tân Long cho ta thấy được tầm quan trọng của CNTT trong việc điều hành và quản lý nguồn vốn tài sản Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện nhằm... doanh nghiệp được thiết kế để sử dụng trên toàn Tập đoàn BCVT Việt Nam nên không phát huy được hiệu quả cao khi được áp dụng tại Trung tâm, do bị chi phối bởi đặc điểm hạch toán phụ thuộc của đơn vị Một số phần hành kế toán vẫn phải thực hiện ngoài phần mềm kế toán III Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN Công tác kế toán ở Công ty đã phát huy được rất... hành kế toán theođúng các chức năng đã được xác định Tuỳ theo số lượng nhân viên dự kiến mà mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm 1 hay nhiều phần hành kế toán Mỗi chức năng hay cá nhân cần có 1 bảng mô tả công việc, điều này giúp cho nhân viên kế toán có thể hoàn thành tốt vai trò của mình II.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT taị DN: II.3.1Ưu điểm Công ty xây dựng Tân. .. II.2.6 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ Hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ Lê Thị Xoan 23 Kế toán máy - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng... thanh toán II.2.8 Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung tại Trung tâm với các nhân viên kế toán được phân công phụ trách từng phần hành kế toán nhất định - Môi trường làm việc thân thiện, hoà nhã, làm giảm áp lực cho các kế toán viên trong công việc - Ngoài thực hiện tốt phần công việc được giao, các nhân viên kế toán còn hỗ trợ nhau trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc kế. .. đó trong công tác thực tế Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá, cần quan tâm đến kiến thức, kỹ năng sử dụng máy tính, hiểu biết về các phần mềm ứng dụng thông thường và nhận thức về vai trò công nghệ thông tin Đối với đạo đức nghề nghiệp, người làm kế toán phải có những hiểu biết nhất định về đạo đức nghề nghiệp, về các hành vi sai phạm trong kế toán, về các dạng gian lận trong điều. .. yêu cầu quản lý, cần có một cơ cấu kế toán mạnh mẽ và hữu hiệu Ngày nay vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và trong công tác kế toán nói riêng là một nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp; do đó chúng ta cần tổ chức công tác kế toán như thế nào để tận dụng các lợi thế của công nghệ thông tin trong quá trình xử lý, cung cấp thông tin kế toán một cách hữu hiệu và hiệu quả... chính; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong chế độ về chứng từ kế toán của chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn Đối với hệ thống chứng từ bắt buộc, căn cứ vào danh mục chứng từ kế toán và mẫu biểu của hệ thống chứng từ quy định tại Quyết định... – DN) o Bản thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu số B09 – DN) -> Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của công ty ký, đóng dấu của công ty Báo cáo kế toán quản trị: pháp luật... công việc, nâng cao hiệu quả công việc kế toán của Trung tâm - Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều kiện cho việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụng CNTT cho công tác kế toán tại Trung tâm được nhanh chóng, đạt hiệu quả cao - Kế toán trưởng của Trung tâm được sự hỗ trợ bởi kế toán phó trong công việc sẽ đảm bảo cho các nguyên tắc, . Kế toán máy  Báo cáo thực tập Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại công ty xây dưng Tân Long Lê Thị Xoan 1 Kế toán máy M ỤC L ỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong thời. CNTT mang lại nên tôi chọn tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại công ty xây dưng Tân Long để làm đề tài. NỘI DUNG I.Lí luận chung về tổ chức công tác kế toán trong. trong điều kiện ứng dụng CNTT: I.1 Vai trò, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán trong các DN I.1.1 Vai trò tổ chức công tác kế toán trong các DN: Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán