Đang tải... (xem toàn văn)
Chuyên đề: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán Nguyễn Bích LiênChia sẻ: wide_12 | Ngày: 28072014Chuyên đề: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm trình bày về tổng quan tổ chức hệ thống thông tin: qui trình, các tiếp cận, tổ chức các thành phần hệ thống kế toán, tổ chức các thành phần hệ thống kế toán, sau khi học xong bài giảng sinh viên có kỹ năng ứng dụng trong việc phân tích và thiết kế hệ thống kế toán.
Chun đề Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Nguyễn Bích Liên Nguyễn Bích Liên Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Mục tiêu Hiểu tiếp cận & Tổng quan tổ chức hệ bước giai đoạn tổ chức hệ thống KT Hiểu nguyên tắc tổ chức thành phần hệ thống kế tốn Có kỹ ứng dụng việc phân tích thiết kế hệ thống kế tốn Nội dung thống thơng tin: qui trình, tiếp cận Tổ chức thành phần hệ thống kế tốn Nguyễn Bích Liên Tổng quan tổ chức hệ thống thông tin Tổ chức HTTT hoạt động nhằm tạo mới/sửa chữa hay trì HT hành nhằm đạt mục tiêu mong muốn hệ thống Ở nghĩa rộng, tổ chức HTTT (hay phát triển HTTT) trình gồm hoạt động phân tích, thiết kế, thực vận hành, đánh giá HT TT Ở nghĩa hẹp, tổ chức HTTT gồm q trình phân tích, thiết kế thực HTTT nhằm tạo HT sẵn sàng cho việc sử dụng Nguyễn Bích Liên Tổ chức hệ thống thông tin Mục tiêu: hệ thống TT thành công Xử lý hoạt động kinh doanh Cung cấp thông tin tin cậy, phù hợp người sử dụng Đáp ứng yêu cầu quản lý, kiểm soát hệ thống Phù hợp yêu cầu ứng dụng CNTT Kiểm sốt Thời gian/chi phí tạo/sử a chữa HT Nguyễn Bích Liên Kế hoạch phát triển Vận hành HT Thực HT Phân tích hệ thống Thiết kế HT Tổ chức hệ thống thông tin Các thành phần HT: Dữ liệu Con người Qui trình xử lý Thiết bị/phần mềm/CSHT Thơng tin/ truyền thơng Mơi trường HT: • Luật pháp • Đặc điểm kinh doanh • Chiến lược/KH phát triển HT Nguyễn Bích Liên Các thành phần HTKT : • Dữ liệu • Con người – Cơ cấu tổ chức • Qui trình xử lý • Thiết bị/phần mềm/CSHT • Báo cáo / truyền thơng Y/C kiểm sốt Y/C thơng tin người sử dụng Môi trường k.thuật/công nghệ Các phương thức tiếp cận phát triển HT Phát triển theo giai đoạn chuẩn mực Đặc điểm: Phát triển theo giai đoạn, phát triển có cấu trúc Người quản lý xem xét, đánh giá sau giai đoạn để định phù hợp cho giai đoạn Chi phí thời gian kéo dài Phù hợp với hệ thống lớn, nhu cầu thơng tin có tính ổn định lâu dài Nguyễn Bích Liên Ứng dụng nhanh theo mẫu thử nghiệm (Prototyping) Đặc điểm Tạo mẫu ban đầu chưa hồn chỉnh sau tiến hành chỉnh sửa mẫu người sử dụng hài lịng: Phương pháp thích hợp với hệ thống, tuổi thọ ngắn, có nhu cầu thơng tin thường thay đổi Các bước thực Prototyping Phân tích ban đầu Tạo mẫu ban đầu dựa thông tin thu thập vấn người sử dụng Tạo sở liệu để sử dụng cho mẫu thử nghiệm Phát triển Menu hướng dẫn người sử dụng Phát triển Module chức thực trình xử lý HT (VD nhập liệu, báo cáo v.v.) Thử nghiệm hiệu chỉnh mẫu thử nghiệm Thử sửa mẫu thử nghiệm người sử dụng hài lịng Tạo mơ tả chi tiết hệ thống, hoàn chỉnh tài liệu HT Nguyễn Bích Liên Thành phần tham gia phát triển HT Ban quản lý cấp cao doanh nghiệp Ban quản lý dự án phát triển hệ thống thông tin (Information Systems Steering Committee) Đội dự án (Project Development Team) o Kế tốn, kiểm tốn o Người phân tích, (lập trình), nhà tư vấn triển khai o Các người sử dụng liên quan Nguyễn Bích Liên Trong dự án phát triển HT Kế toán gồm thành phần tham gia? Vai trò ban quản lý cấp cao DN trình phát triển HT Quản lý Xác định chiến lược phát triển DN Hỗ trợ, khuyến khích dự án phát triển Thiết lập sách lựa chọn dự án, sách cấu trúc tổ chức Xem xét, chấp thuận lựa chọn dự án Người sử dụng Xác định yêu cầu thơng tin Nguyễn Bích Liên ? Vai trị BQL cấp cao DN dự án phát triển/tổ chức HTTT KT Vai trò ban quản lý dự án Thành phần: quản lý cấp cao phận: KTT, HT TT, phận sử dụng Quản lý cấp độ thực hiện: Lập kế hoạch phát triển dự án Thiết lập sách quản lý dự án HT TT kế toán Hướng dẫn, kiểm soát hoạt động dự án phát triển HT: chi phí, thời gian, cơng việc Làm cầu nối BQL cấp cao DN nhà tư vấn, triển khai/ đội dự án 10 Nguyễn Bích Liên Tổ chức liệu lưu trữ thu thập (4) Yêu cầu: Phục vụ nhu cầu thông tin -> kết xuất; DL lưu trữ thực thể/ tập tin liệu theo mơ hình E-R, chi tiết theo REAL Xây dựng DL lưu trữ thu thập theo chu trình; Ng.lực Trình tự kiện kinh tế; theo đối tượng nguồn lực đối tượng tác nhân tham gia; đối tượng vị trí; Vị trí đối tượng kế tốn phù hợp kế tốn tài (tương Ng.lực ứng tài khoản HT Nguyễn Bích Liênchính) KT tài 18 Tác nhân Sự kiện Tác nhân Sự kiện Tác nhân Tổ chức lưu trữ liệu- đối tượng kế toán; đối tượng nguồn lực, tác nhân, vị trí (4;5) Chu trình kinh doanh Hoạt động kinh tế (sự kiện) Danh mục đối tượng kế toán 19 Nguyễn Bích Liên YCầu thơng tin/quản lý theo hoạt động Danh mục đối tượng quản lý chi tiết (nguồn lực/tác nhân/vị trí) Danh mục Tài khoản kế tốn Ví dụ xác định danh mục đối tượng Kế toán; đối tượng quản lý chi tiết Lấy lại Ví dụ phân tích nhu cầu thơng tin slide 16- Hãy xác định danh mục đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết Số TT Đối tượng Yêu cầu quản lý Đối tượng quản lý chi tiết Doanh thu 1.1 Theo hoạt động bán bn Hàng hóa, khách hàng 1.2 Theo hoạt động bán lẻ Hàng hóa, khách hàng 1.3 Theo đại lý Hàng hóa, đại lý 1.4 Theo siêu thị Hàng hóa, siêu thị Theo nhân viên bán hàng Hàng hóa, nhân viên bán hàng Theo khách hàng Khách hàng, siêu thị, đại lý Phải thu Theo thời gian 20 Nguyễn Bích Liên Ví dụ xác định danh mục tài khoản danh mục đối tượng quản lý chi tiết Danh mục đối tượng KT Doanh thu Yêu cầu quản lý Nhận xét Doanh thu theo bán bn từ hàng hóa Tổng hợp từ DT theo hàng hóa liên quan tương ứng từ loại KH mua sỉ; Doanh thu bán lẻ Tổng hợp từ DT theo hàng hóa liên quan tương ứng từ loại KH mua lẻ; Doanh thu qua đại lý Tổng hợp từ DT theo hàng hóa liên quan tương ứng từ từ nhóm KH đại lý Doanh thu bán qua siêu thị Tổng hợp từ DT theo hàng hóa liên quan tương ứng từ từ nhóm KH siêu thị Doanh thu theo nhân viên BH Tổng hợp từ DT theo hàng hóa liên quan tương ứng từ nhân viên bán hàng 21 Phải thuTheo khách hàng Theo dõi theo đối tượng quản lý chi tiết KH; đối tượng cố số lượng lớn, hay thay đổi Phải thu theo thời hạn nợ Phải thu Theo dõi qua thông tin thời hạn toán TT kiện bán hàng & thu tiền -> thơng tin qua chứng từ Nguyễn Bích Liên Cách xác định danh mục tài khoản Phù hợp pháp qui: hệ thống TK BTC qui định phù hợp Ổn định sử dụng lâu dài 22 Gọn nhẹ đáp ứng yêu cầu quản lý cung cấp thơng tin Nguyễn Bích Liên Ngun tắc xác định danh mục tài khoản Yêu cầu quản lý chi tiết ? Đối tượng kế tốn Khơng TK theo qui định chế độ kế tốn Có Sắp xếp yêu cầu quản lý theo phân cấp cao thấp/ phụ thuộc Danh mục tài khoản kế tốn Khơng y/c quản lý chi tiết đối tượng KT Đúng Danh mục đối tượng quản lý chi tiết Lựa chọn: Y/C quản lý nhận diện qua nội dung tổng hợp từ nhóm đối tượng biến động lớn (Vd nhóm khách bán lẻ, bán buôn; đại lý, siêu thị) Y/C quản lý nhận diện gián tiếp qua chứng từ (VD ngày tốn, thời hạn Nguyễn Bích Liên tốn ) 23 Y/C quản lý nhận diện qua nội dung (đối tượng) có số lượng lớn /và biến động? (VD Nhân viên bán hàng; khách hàng) Ví dụ xác định danh mục tài khoản danh mục đối tượng quản lý chi tiết Danh mục đối tượng Danh mục đối tượng quản lý chi tiết (đối tượng chi tiết) kế tốn: 511 DT hàng hóa Hàng hóa ( ….) Nhân viên bán hàng 131 phải thu KH 24 Khách hàng Loại KH bán bn; bán lẻ Nhóm KH (KH thông thường, đại lý, siêu thị ) KH cụ thể Xây dựng mã cho đối tượng quản lý chi tiết (đối tượng chi tiết) Các loại mã Yêu cầu xây dựng mã Các bước thực VD: mã hàng hóa 25 Xây dựng chứng từ luân chuyển chứng từ (3a, 3b) Định nghĩa chứng từ Hình thức Nội dung Chức chứng từ: Thu thập/ghi nhận thông tin Truyền thông tin : ML/ủy quyền; Thực Bằng chúng pháp lý Phân loại chứng từ Chứng từ ML/ủy quyền Chứng từ T.H (kế toán ) 26 Nguyễn Bích Liên Yêu cầu xây dựng luân chuyển chứng từ Tuân thủ qui định pháp lý (luật kế toán 03/2003/QH11 ) Phù hợp với yêu cầu quản lý/yêu cầu thông tin doanh nghiệp Phù hợp đặc điểm hoạt động kinh doanh cấu tổ chức DN Phù hợp yêu cầu đặc điểm ứng dụng CNTT DN -> Đảm bảo kiểm soát chứng từ 27 Nguyễn Bích Liên Xây dựng luân chuyển chứng từ Phân tích hoạt động theo chu trình: Đặc điểm/qui trình hoạt động KD Yêu cầu quản lý/ yêu cầu thông tin Yêu cầu kiểm soát Đặc điểm ứng dụng CNTT DFD – logic-vật lý Loại chứng từ gì? (chứng từ gì?) Số liên? Nội dung Xử lý đảm bảo KS chứng từ : Đ/ch v.v; Luân chuyển chứng từ 28 Lưu trữ Nguyễn Bích Liên Tổ chức máy kế toán Nguyên tắc tổ chức máy kế tốn Phù hợp qui mơ, đặc điểm hoạt động kinh doanh; yêu cầu quản lý/kiểm soát mức độ ứng dụng CNTT Đảm bảo mơi trường kiểm sốt tốt 29 Nguyễn Bích Liên Các hình thức tổ chức máy kế tốn • Tập trung • Phân tán • Kết hợp tập trung phân tán Đây đặc điểm quan trọng ứng dụng CNTT với tổ chức kế toán Tổ chức máy kế toán Ảnh hưởng CNTT tới tổ chức máy kế toán: Tiếp cận liệu, kiểm sốt • Người thu thập liệu • Người xử lý liệu • Người tạo cung cấp báo cáo Ảnh hưởng CNTT tới hình thức tổ chức máy kế tốn: 30 Nguyễn Bích Liên Tổ chức máy kế toán Nguyên tắc phân chia trách nhiệm (tùy mức độ ứng dụng CNTT): • Người khai báo, nhập liệu nghiệp vụ, cập nhật DL (xử lý lơ) • Nhập liệu nghiệp vụ: Tách biệt hoạt động chu trình Xây dựng bảng mô tả phân công công việc Hoạt động Chu trình Khai báo … Nhập liệu/xử lý Hoạt động 31 Hoạt động Nguyễn Bích Liên KTT NV NV2 NV Xây dựng qui trình xử lý theo nhân viên DFD- chứng từ Phân công Xây dựng mơ tả cơng việc theo qui trình thực – vẽ lưu đồ Xây dựng hồ sơ hệ thống 32 Nguyễn Bích Liên nhân viên ... phân tích thiết kế hệ thống kế toán Nội dung thống thơng tin: qui trình, tiếp cận Tổ chức thành phần hệ thống kế tốn Nguyễn Bích Liên Tổng quan tổ chức hệ thống thông tin Tổ chức HTTT hoạt động.. .Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Mục tiêu Hiểu tiếp cận & Tổng quan tổ chức hệ bước giai đoạn tổ chức hệ thống KT Hiểu nguyên tắc tổ chức thành phần hệ thống kế toán Có kỹ... tốt 29 Nguyễn Bích Liên Các hình thức tổ chức máy kế tốn • Tập trung • Phân tán • Kết hợp tập trung phân tán Đây đặc điểm quan trọng ứng dụng CNTT với tổ chức kế toán Tổ chức máy kế toán