Chơng 1 Tổng quan về lý thuyết hệ thống Cỏc quan im h thng trong cụng tỏc xó hi cú ngun gc t lớ thuyt h thng tng quỏt ca Bertelanffy. Bertelanffy sinh ngy 19/09/1901 ti Vienna v mt 12/06/1972 ti Newyork- M [12] ễng ó tt nghip cỏc trng i hc: Vienna(1948), London(1949), Montreal(1949). ễng l mt nh sinh hc ni ting. Lớ thuyt ca ụng l lớ thuyt sinh hc, cho rng mi t chc hu c u l nhng h thng c to nờn t cỏc tiu h thng v ngc li cng l mt phn ca h thng ln hn. Do ú con ngi l mt b phn ca xó hi v c to nờn t cỏc phõn t, m c to dng t cỏc nguyờn t nh hn. Lớ thuyt ny c ỏp dng i vi cỏc h thng xó hi cng nh nhng h thng sinh hc. Sau ny, lớ thuyt h thng c cỏc nh khoa hc khỏc nghiờn cu: Hanson(1995), Mancoske(1981), Siporin(1980) ó phỏt trin lý thuyt h thng. Hanson cho rng giỏ tr ca thuyt h thng l nú i vo gii quyt nhng vn tng th nhiu hn l nhng b phn ca cỏc hnh vi xó hi con ngi. Mancoske thỡ cho rng thuyt h thng bt ngun di hc thuyt Darwin xó hi ca Herbert Spencer. Theo Siporin ó tỡm hiu v nghiờn cu kho sỏt thc t trong xó hi cui th k XIX Anh tỡm hiu v phỏt trin thuyt ny. V cng cú trng phỏi cỏc nh xó hụi hc sinh thỏi Chicago vo nhng nm 1930, tr thnh nhng ngi tiờn phong trong phong tro nghiờn cu v tỡm hiu v thuyt h thng. Ngi cú cụng a lớ thuyt h thng ỏp dng vo thc tin cụng tỏc xó hi phi k n cụng lao ca Pincus va Minahan cựng cỏc ng s khỏc. Tip n l Germain v Giterman. Nhng nh khoa hc trờn ó gúp phn phỏt trin v hon thin thuyt h thng trong thc hnh cụng tỏc xó hi trờn ton th gii. Nh vậy, lý thuyết hệ thống ra đời vào những năm 1940 và đã trở thành một công cụ quí giá cho các nhà nghiên cứu và quản trị hệ thống tổ chức và kỹ thuật [9]. 1.1. hệ thống và lý thuyết hệ thống 1.1.1. Khái niệm về hệ thống và phần tử a. Khái niệm Cú nhiu cỏc khỏi nim v h thng [12]. Theo t in ting Vit: H thng l tp hp nhiu yu t i vi cựng loi hoc cựng chc nng cú quan h hoc liờn h vi nhau cht ch lm thnh mt th thng nht. -Theo nh ngha ca Lý thuyt cụng tỏc xó hi hin i: H thng l mt tp hp cỏc thnh t c sp xp cú trt t v liờn h vi nhau hot ụng thng nht. Mt h thng cú th gm nhiu tiu h thng (phần tử), ng thi l mt b phn ca h thng ln hn. Tiu h thng l h thng th cp hoc h thng h tr. Cỏc tiu h thng c phõn bit vi nhau bi cỏc ranh gii - l mt b phn ca h thng ln (v mi cỏ nhõn c coi nh l mt h thng). Đối với quan điểm về hệ thống kỹ thuật [11], Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối liên hệ chức năng với nhau và hoạt động đồng bộ nhằm thực hiện những nhiệm vụ nhất định. Phần tử là một bộ phận của hệ thống và thực hiện từng chức năng riêng lẻ của hệ thống. Nh vậy, khái niệm hệ thống đợc xây dựng trên cơ sở khái niệm phần tử và ngợc lại khái niệm phần tử đợc định nghĩa dựa trên khái niệm hệ thống. Điều đó có nghĩa là việc phân chia ra phần tử và hệ thống chỉ có ý nghĩa tơng đối, bất kỳ một đối tợng nào cũng có thể xem nh một hệ thống gồm các phần tử là các bộ phận hợp thành và ngợc lại, chính đối tợng đó cũng lại có thể coi là một phần tử trong hệ thống lớn hơn. Việc phân chia hệ thống thành các phần tử phụ thuộc vào cách xem xét hệ thống (theo chức năng, theo cấu trúc), vào mục đích của ngời nghiên cứu. Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức [9,10], hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ lẫn nhau, tác động qua lại nhau một cách có qui luật để tạo thành một chỉnh thể, từ đó làm xuất hiện những thuộc tính mới gọi là tính trồi, đảm bảo thực hiện những chức năng nhất định. Với các khái niệm trên, căn cứ để xác định một hệ thống sẽ là: - Có nhiều bộ phận (phần tử). Các bộ phận (phần tử) có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động ảnh hởng đến nhau một cách có qui luật. Mỗi phần tử có vị trí, vai trò và thực hiện từng chức năng riêng của hệ thống; - Bất kỳ sự thay đổi nào về lợng cũng nh về chất của bất kỳ phần tử nào trong hệ thống đều có thể làm ảnh hởng đến phần tử khác của hệ thống và bản thân hệ thống đó, ngợc lại mọi sự thay đổi về lợng cũng nh về chất của hệ thống đều có thể làm ảnh hởng đến các phần tử của hệ thống; - Các phần tử đó phải hợp thành một thể thống nhất, có đợc tính chất u việt hơn hẳn mà từng phần tử khi tồn tại riêng lẻ không có hoặc có nhng rất nhỏ, nhằm thực hiện đợc những chức năng hay mục tiêu nhất định. Tính chất nh vậy của hệ thống gọi là tính trồi . Nh vậy, các tổ chức đều là hệ thống vì bao gồm các phần tử là ngững con ngời liên kết với nhau để tạo nên sức mạnh chung nhằm đạt đợc những mục đích nhất định. Các thiết bị, máy móc là hệ thống bao gồm các khâu, các khối là những phần tử của hệ thống. Mỗi khâu, khỗi đều có chức năng riêng chúng liên kết với nhau tạo nên chức năng của thiết bị, máy móc. Bản thân mỗi tổ chức (mỗi thiết bị kỹ thuật) lại là phần tử của tổ chức lớn hơn (của tổ hợp trang bị kỹ thuật). Vì vậy, phân chia đối tợng thành hệ thống và phần tử phụ thuộc vào mục đích của Nhà nghiên cứu. b. Các tính chất của hệ thống - Mối quan hệ giữa các phần tử là mối quan hệ mang tính tác động qua lại ảnh h- ởng với nhau 2 Nếu một thay đổi xảy ra trong một bộ phận hay một số bộ phận, nó làm ảnh hởng đến tất cả những thành phần khác của hệ thống. Tác động này vào mỗi thành phần của hệ thống có thể là trực tiếp hay gián tiếp. Thí dụ trong hệ thống điện thoại, chất lợng của dây cáp truyền tin sẽ ảnh hởng trực tiếp đến hiệu lực của thiết bị và do đó ảnh hởng đến toàn bộ hệ thống. - Bất kỳ sự thay đổi nào về lợng cũng nh về chất của một phần tử đều có thể làm ảnh hởng đến các phần tử khác của hệ thống và bản thân hệ thống đó, ngợc lại mọi sự thay đổi về lợng cũng nh về chất của hệ thống đều có thể ảnh hởng đến các phần tử của hệ thống đó. Điều này có nghĩa là hệ thống phải là một toàn thể hoạt động. - Khi sắp xếp các phần tử của hệ thống theo một cách thức nào đó nó tạo nên tính trồi, đó là khả năng mới của hệ thống mà khi các phần tử riêng lẻ thì không thể tạo ra đợc. Tính trồi là một trong những hình thức biểu hiện của nguyên lý biện chứng: những sự thay đổi về lợng dẫn tới sự thay đổi về chất. Tính trồi là tiêu chuẩn đánh giá hệ thống. 1.1.2. Lý thuyết hệ thống Lý thuyết hệ thống là khoa học nghiên cứu các qui luật về sự ra đời, tổ chức, điều khiển, kiểm soát và đánh giá hệ thống để tạo ra một hệ thống tối u theo các mục tiêu nhất định nhằm quản trị đợc hệ thống. Đó là một khoa học mạng tính tổng hợp, sử dụng kết quả nghiên cứu của rất nhiều ngành khoa học khác nh: sinh học, logic học, toán học, tin học, kinh tế học, quản trị học ; cho phép chúng ta nhìn nhận mọi sự vật và hiện t ợng của thế giới khách quan theo một nhãn quan thống nhất và khoa học. Đối tợng nghiên cứu của lý thuyết hệ thống là các tổ chức kinh tế, chính trị xã hội và các hệ thống kỹ thuật. Quan điểm khi nghiên cứu lý thuyết hệ thống nh sau: - Khi nghiên cứu các sự vật và hiện tợng phải tôn trọng mối quan hệ biện chứng giữa vật chất và tinh thần. Điều này đặc biệt quan trọng đối với quản trị các tổ chức. Để tồn tại, con ngời trớc tiên phải đợc bảo đảm những yếu tố vật chất nhất định nh: ăn, mặc, nơi ở và quyền sở hữu cá nhân. Khi những nhu cầu vật chất đã đợc thoả mãn tới một mức độ nhất định thì ở con ngời những nhu cầu tinh thần nh đợc công nhận, đợc tôn trọng, đợc tự khẳng định sẽ phát triển rất mạnh mẽ. Các nhà quản trị thành công là những ngời biết kết hợp hai yếu tố vật chất và tinh thần một cách có hiệu quả. - Các sự vật hiện tợng luôn có sự tác động qua lại và chi phối lẫn nhau. Các bộ phận, phần tử tạo nên hệ thống liên hệ với nhau bằng vô vàn mối liên hệ khác nhau, trực tiếp hoặc gián tiếp. Chính những mối liên hệ này làm cho sự thay đổi trong một bộ phận có thể gây nên sự thay đổi ở các bộ phận khác và cả hệ thống. Một hệ thống không thể tồn tại hoàn toàn độc lập. Nó luôn tồn tại trong môi trờng. Đối với hệ thống tổ chức, môi trờng tác động lên tổ chức và ngợc lại, tổ chức cũng tác động đến môi trờng, góp phần thay đổi môi trờng. Điều đó đòi hỏi phải xem xét tổ chức 3 trong tổng thể các yếu tố tác động lên nó, đó là môi trờng. Đối với hệ thống kỹ thuật cũng nh vậy, ta phải xem xét hệ thống đó nằm trong một tổng thể môi trờng làm việc của nó, đó là môi trờng khai thác. Trong các mối quan hệ giữa các sự vật và hiện tợng, nhà quản trị cần đặc biệt chú ý đến mối quan hệ nhân quả. Qui luật này đòi hỏi các nhà quản trị khi giải quyết vấn phải tìm cách hiểu đợc nguyên nhân của vấn đề, trớc khi ra quyết định phải lờng trớc đợc những hậu quả có thể có của quyết định trong tơng lai. Đối với hệ thống kỹ thuật, ngoài mối quan hệ nhân quả, ngời thiết kế còn phải đặc biệt chú ý đến tính ổn định của hệ thống. Một hệ thống kỹ thuật chỉ tồn tại về mặt vật lý trong thực tế khi nó là hệ thống bất biến (về chức năng), nhân quả và ổn định. - Các sự vật đợc sinh ra, vận động và không ngừng biến đổi Ngày nay, chúng ta đều đã coi sự thay đổi nh là một qui luật hiển nhiên. Mọi ngời, tổ chức và cả thế giới đều đợc sinh ra, vận động và biến đổi không ngừng. Nhiệm vụ của các nhà quản trị là tìm hiểu logic của những sự thay đổi, hiểu đợc và quản trị đợc những sự thay đổi đó ở những cấp độ khác nhau. - Động lực chủ yếu quyết định sự phát triển của các hệ thống nằm bên trong hệ thống. Cái gì quyết định sự phát triển của một cá nhân, một tổ chức, một đất nớc? Trong thế giới của xu hớng liên kết, hội nhập và toàn cầu hoá, môi trờng có vai trò ngày càng quan trọng đối với các hệ thống. Tuy nhiên, muốn sử dụng đợc những cơ hội do môi trờng đem lại, các nhà quản trị trớc tiên phải phát hiện và phát huy đợc thế mạnh nội lực. Khi nghiên cứu cơ hội của toàn cầu hoá đối với những nớc đang phát triển các chuyên gia đã khẳng định Toàn cầu hoá phải bắt đầu từ trong nớc. Hay nói cách khác, để cho hệ thống phát triển, hội nhập đợc với môi trờng bên ngoài thì cần phải thúc đẩy sự phát triển ngay bên trong của hệ thống, phải làm cho các phần tử của hệ thống phát triển, hoà nhập với môi trờng bên ngoài. 1.2. Các thành phần cơ bản của hệ thống Mọi hệ thống đều có thể phân tích thành các thành phần cơ bản sau: 1.2.1. Phần tử của hệ thống Phần tử là tế bào nhỏ nhất của hệ thống, mang tính độc lập tơng đối, thực hiện chức năng nhất định và không thể phân chia thêm đợc nữa dới góc độ hoạt động của hệ thống (đang đợc xem xét, nghiên cứu). Trong hệ thống kinh tế, phần tử chính là các đơn vị sản xuất, kinh doanh. Trong doanh nghiệp, phần tử là những con ngời của doanh nghiệp đó . Với cùng một đối tợng nghiên cứu, khái niệm phần tử có thể khác nhau phụ thuộc vào giác độ nghiên cứu khác nhau. Chẳng hạn theo hệ thống quản trị trớc đây, phần tử của hệ thống sản xuất nông nghiệp là hợp tác xã nông nghiệp. Hiện nay trong cơ chế quản lý mới, phần tử của hệ thống sản xuất là các hộ nông dân. 4 Để hiểu hệ thống không những cần phải hiểu các phần tử của hệ thống mà còn phải hiểu các mối liên hệ giữa chúng (liên hệ cơ học, liên hệ năng lợng, liên hệ thông tin, liên hệ chức năng ) 1.2.2. Môi trờng của hệ thống Môi trờng của hệ thống là tập hợp các yếu tố không thuộc hệ thống nhng lại có mối quan hệ tơng tác với hệ thống (tác động lên hệ thống và chịu sự tác động của hệ thống). Môi trờng của hệ thống tổ chức đợc chia thành: - Môi trờng bên trong: là tập hợp các yếu tố bên trong tạo nên hoạt động của hệ thống tổ chức, ví dụ các nhiệm vụ, các cấu trúc, các hệ thống bên trong tổ chức (hệ thống tài chính, hệ thống marketing, văn hoá tổ chức ). Môi tr ờng bên trong còn đợc gọi là môi trờng có kiểm soát của tổ chức và nhà quản trị có thể chủ động tạo ra hoặc thay đổi theo hớng có lợi cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức - Môi trờng bên ngoài: là tập hợp các yếu tố bên ngoài tổ chức có liên quan đến hoạt động của tổ chức, bao gồm các yếu tố hoạt động trực tiếp và gián tiếp. Yếu tố hoạt động trực tiếp là những yếu tố gây ảnh hởng và chịu ảnh hởng trực tiếp từ những hoạt động chính của tổ chức, ví dụ nh các đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng, các tổ chức cung ứng các sản phẩm Yếu tố hoạt động gián tiếp không tác động trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị tổ chức, ví dụ sự biến động của kinh tế và công nghệ, các khuynh hớng xã hội và chính trị. Các yếu tố này ảnh hởng đến môi trờng mà trong đó tổ chức đang hoạt động và chúng có thể trở thành các yếu tố hoạt động trực tiếp. Khác với môi trờng bên trong, môi trờng bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của hệ thống. Vì vậy, để hệ thống tồn tại thì hệ thống phải thích nghi đợc với môi trờng và đáp ứng đợc những đòi hỏi của nó. Môi trờng đem lại cho hệ thống những tác động có lợi và có cả những tác động có hại. Chính vì vậy, hiểu và dự báo đợc xu hớng biến động của môi trờng là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng của ngời quản trị mà đối với quân đội là ngời chỉ huy và các cơ quan (chính trị, tác chiến, hâu cần và kỹ thuật) . Hệ thống chỉ phát triển nếu nh có một môi trờng thuận lợi, điều này đòi hỏi các nhà quản trị hệ thống phải dành nhiều thời gian, công sức cho mối quan hệ đối ngoại và phải dự báo đợc tác động của môi trờng đến hệ thống để hạn chế những tác động bất lợi đến hệ thống . 1.2.3. Đầu vào của hệ thống Đầu vào của hệ thống là những tác động có thể có từ môi trờng lên hệ thống. Đối với hệ thống quản trị có những đầu vào sau: - Nguồn tài chính; - Nguồn nhân lực; - Nguồn nguyên liệu, nhiên liệu; - Công nghệ; - Thông tin và thị trờng; - Các mối quan hệ đối ngoại; - Tác động của Nhà nớc; - Các cơ hội và rủi ro; 5 - Các tác động của các hệ thống khác (tác động có lợi và bất lợi), những tác động cản phá. Nhiệm vụ của ngời quản trị là biến những đầu vào có lợi thành nguồn lực của hệ thống và hạn chế đến mức thấp nhất những tác động bất lợi của môi trờng 1.2.4. Đầu ra của hệ thống Đầu ra của hệ thống là các phản ứng trở lại của hệ thống đối với môi trờng và các tác động đầu vào của hệ thống. Đối với hệ thống kinh tế thì đầu ra là: - Các sản phẩm và dịch vụ; - Giải quyết công ăn việc làm, nâng cao trình độ văn hoá, hạn chế tiêu cực cho xã hội; - Đóng góp nguồn tài chính cho xã hội; - Tạo nên những tác động đến môi trờng sinh thái. Đối với hệ thống ngành kỹ thuật quân đội, tuỳ thuộc vào hàm mục tiêu mà đầu ra có thể là: - Những TBKT bảo đảm yêu cầu tác chiến, có độ tin cậy cao và giá thành tối thiểu; - Những TBKT đạt hiệu quả tác chiến cao nhất, độ tin cậy cao nhất mà giá thành không vợt quá giới hạn cho phép. 1.2.5. Mục tiêu của hệ thống Mục tiêu của hệ thống là trạng thái mong đợi, cần có hoặc có thể có của hệ thống sau một thời gian nhất định. Việc xác định mục tiêu của hệ thống là rất quan trọng, vì đây là đòi hỏi khách quan khi xây dựng hệ thống, đặc biệt là hệ thống tổ chức. Chẳng hạn, một doanh nghiệp luôn có mục tiêu là lợi nhuận, thị trờng và thị phần, phát triển nguồn lực; đối với hệ thống kỹ thuật mục tiêu là đáp ứng đợc nhu cầu thực tiễn với giá thành rẻ. Tuy nhiên, không phải hệ thống nào cũng có mục tiêu, chẳng hạn nh hệ thống dự báo thời thiết,,. Xét mối quan hệ giữa hệ thống và môi trờng thì mục tiêu có 2 loại: - Đầu ra cần có (gọi là mục tiêu ngoài) - Các đầu vào có thể sử dụng và cấu trúc bên trong của hệ thống (gọi là mục tiêu trong của hệ thống) Xét mối quan hệ bên trong, hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hớng cả hệ thống và các mục tiêu riêng là mục tiêu cụ thể của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống. Giữa mục tiêu chung và các mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc không thống nhất. 1.2.6. Chức năng của hệ thống Chức năng của hệ thống là những nhiệm vụ mà hệ thống phải thực hiện, là khả năng của hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra. 6 Chức năng của hệ thống thể hiện lý do tồn tại của hệ thống. Chẳng hạn, Bộ quốc phòng và Bộ nội vụ của mỗi nớc đợc tồn tại vì hai bộ này có chức năng bảo đảm an ninh và độc lập chủ quyền của đát nớc. Chức năng của các doanh nghiệp là thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Chức năng của các trờng đại học là thực hiện công tác đào tạo và nghiên cứu. Chức năng của phòng marketing là quản trị và thực hiện các hoạt động marketing. Chức năng của Tổng giám đốc là điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Việc phân định rõ ràng chức năng cho các tổ chức cũng nh các bộ phận và con ngời trong tổ chức là nhiệm vụ hết sức quan trọng của ngời chỉ huy, lãnh đạo (của nhà quả trị). 1.2.7. Nguồn lực của hệ thống. Nguồn lực của hệ thống là tập hợp các yếu tố mà hệ thống sử dụng đợc để thực hiện mục tiêu của mình. Nguồn lực của hệ thống có thể rất đa dạng. Đối với các tổ chức, nguồn lực đợc phân loại theo một số tiêu chí sau: - Theo đầu vào cho các hoạt động của tổ chức: nguồn vốn, nhân lực, đất đai, nguyên vật liẹu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, công nghệ, thông tin. - Theo khả năng lợng hoá: nguồn lực hữu hình (tiền vốn, lực lợng lao động, đất đai nhà xởng, nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị .) và nguồn lực vô hình (tiềm năng của nguồn nhân lực, uy tín, sự quen biết ) Mọi hệ thống đều có những điểm mạnh và điểm yếu của nguồn lực. Các nhà quản trị phải hiểu rõ các nguồn lực nhằm sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực vì mục tiêu của hệ thống. Nguồn lực của hệ thống là hạn chế nhng tiềm năng của nguồn lực là vô hạn. Đánh thức tiềm năng, biến tiềm năng thành những nguồn lực thông qua các chính sách hợp lý là nhiệm vụ của nhà quản trị. Ngời đứng đầu hệ thống tổ chức phải biết dùng ngời (tổ chức sử dụng lực lợng), phát huy sức mạnh tổng hợp của các phần tử trong hệ thống cũng nh những tác động có lợi của môi trờng lên hệ thống (tạo thế và lực cho hệ thống). 1.2.8. Cơ cấu (cấu trúc) của hệ thống Cơ cấu của hệ thống là một trong những phạm trù có ý nghĩa quan trọng bậc nhất của hệ thống. Hiểu biết cơ cấu của hệ thống tức là hiểu biết qui luật sinh ra của các phần tử và các mối quan hệ giữa chúng xét trong không gian và thời gian. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về cơ cấu của hệ thống. Tuy nhiên, có thể hiểu rằng: Cơ cấu hệ thống là hình thức cấu tạo của hệ thống, phản ánh sự sắp xếp có trật tự của các phân hệ, bộ phận và phần tử cũng nh quan hệ giữa chúng theo một dấu hiệu nhất định. Từ định nghĩa trên có thể rút ra: Thứ nhất, cơ cấu tồn tại nh một thành phần bất biến tơng đối của hệ thống. Nhờ có cơ cấu mà hệ thống có đợc sự ổn định để bảo đảm trạng thái nội cân bằng của nó. Tuy đ- ợc coi là một hệ tĩnh, cơ cấu không phải là không biến đổi. Khi mối liên hệ giữa các phần tử hoặc số phần tử của hệ thay đổi đến một mức độ nhất định nào đó thì cơ cấu sẽ 7 thay đổi. Để sự thay đổi của cơ cấu không gây khó khăn cho việc thực hiện chức năng của hệ thống, cần phải tiến hành quản trị sự thay đổi của hệ thống. Thứ hai, một hệ thống thực tế có rất nhiều cách cấu trúc khác nhau, tuỳ theo các dấu hiệu quan sát, gọi là sự chồng chất các cơ cấu. Thứ ba, một hệ thống khi đã xác định đợc cơ cấu thì nhiệm vụ nghiên cứu quy về việc lợng hoá đến mức có thể có thể các thông số đặc trng của các phần tử và các mối quan hệ của chúng. Khi cơ cấu hệ thống khó quan sát ( hệ thống có cơ cấu yếu hoặc khó cấu trúc) thì việc nghiên cứu cơ cấu hệ thống chỉ có thể dừng lại ở mức độ định tính. Trong thực tế cần kết hợp cả hai mức độ nghiên cứu định tính và định lợng. Trong các hệ thống ta gặp nhiều loại cấu trúc khác nhau. Có cấu trúc chặt chẽ và có cấu trúc lỏng lẻo. Có cấu trúc hiện (đợc hình thức hoá mọt cách rõ ràng) và có cấu trúc mờ (không đợc hình thức hoá hoặc hình thức hoá không rõ ràng). Có cấu trúc một cấp, có cấu trúc phân cấp 1.2.9. Hành vi của hệ thống Hành vi của hệ thống là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định. Về thực chất, hành vi của hệ thống chính là các xử sự tất yếu mà trong mỗi giai đoạn phát triển của mình hệ thống sẽ chọn để thực hiện. Ví dụ: Hành vi của các tổ chức kinh doanh có thể rơi vào các cách xử sự sau: - Làm giàu cho tổ chức mình và tôn trọng lợi ích của các hệ thống khác - Làm giàu cho tổ chức mình và không cần quan tâm tới các hệ thống khác Hành vi của hệ thống tổ chức khai thác trang bị - Duy trì hệ thống vũ khí trang bị kỹ thuật hoạt động tốt, có độ tin cậy cao, đáp ứng yêu cầu tác chiến và tiết kiệm chi phí. - Duy trì hệ thống vũ khí trang bị kỹ thuật hoạt động tốt, có độ tin cậy cao, đáp ứng yêu cầu tác chiến, không quan tâm đến tiết kiệm chi phí. 1.2.10. Trạng thái của hệ thống Trạng thái của hệ thống là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của hệ thống xét ở một thời điểm nhất định. Trạng thái của hệ thống còn đợc gọi là thực trạng của hệ thống. ví dụ, trạng thái của hệ thống tổ chức kinh tế có thể là trạng thái kinh doanh có lãi hoặc trạng thái kinh doanh thua lỗ; trạng thái của hệ thống kỹ thuật có thể là trạng thái hoạt động tôt hoặc trạng thái hỏng. 1.2.11. Quỹ đạo của hệ thống Quỹ đạo của hệ thống là chuỗi các trạng thái nối hệ thống từ trạng thái đầu về trạng thái cuối (tức mục tiêu) trong một khoảng thời gian nhất định. Nh vậy, quỹ đạo vạch ra con đờng đi của hệ thống để đến đợc mục tiêu. Đối với các hệ thống tổ chức, quỹ đạo cần phải đợc xác định từ chức năng lập kế hoạch. Thực 8 hiện kế hoạch chính là đa tổ chức chuyển dịch từ trạng thái này sang trạng thái khác dọc theo quỹ đạo định trớc để đến đợc mục tiêu. 1.2.12. Động lực của hệ thống Động lực của hệ thống là những kích thích đủ lớn để gây ra các biến đổi hành vi của các phần tử hoặc của cả hệ thống. Động lực có hai loại. Động lực bên trong là động lực do chính các phần tử, các phân hệ đợc cấu trúc hợp lý tạo ra những lực hoạt động cùng chiều. Động lực ngoài là lực tác động của môi trờng bên ngoài vào hệ thống. Động lực quyết định sự phát triển của hệ thống là động lực bên trong. 1.2.13. Cơ chế của hệ thống Cơ chế của hệ thống là phơng thức hoạt động hợp với quy luật khách quan vốn có của hệ thống. Cơ chế tồn tại đồng thời với cơ cấu của hệ thống, là điều kiện để cơ cấu phát huy tác dụng Trong các hệ thống tự nhiên, cơ chế hoàn toàn mang tính khách quan và hoạt động một cách tự phát. Đối với hệ thống nhân tạo, cơ chế ít nhiều mạng tính chủ quan vì có hoạt động tự giác của con ngời. Nếu sự can thiệp có ý thức của con ngời phù hợp với quy luật hoạt động khách quan của hệ thống thì cơ chế sẽ thúc đẩy sự phát triển của hệ thống, ngợc lại sẽ kìm hãm sự phát triển của nó. 1.3. Phân loại hệ thống 1.3.1. Những hệ thống con (hệ thống thứ yếu) Những hệ thống con là một nhóm các phần tử hoạt động trong hệ thống lớn hơn. Việc định ra hệ thống con và hệ thống lớn phụ thuộc vào mục đích của sự phân tích. Trong thí dụ về hệ thống điện thoại, hệ thống tính tiền khách hàng là hệ thống thứ yếu của hệ thống kế toán của công ty điện thoại; hệ thống kế toán là hệ thống thứ yếu của công ty điện thoại. Công ty điện thoại là hệ thống thứ yếu của hệ thống điện thoại quốc gia .(hình 1.1) 1.3.2. Hệ thống lớn Một đặc điểm quan trọng của hệ thống lớn là tính trồi, nó đòi hỏi phải nghiên cứu và phân tích trọn vẹn cả hệ thống, không dừng lại ở các phần tử và mối quan hệ giữa chúng. Đặc điểm thứ hai là tính đa năng cao, vì thế khi điều khiển hệ thống lớn thì hệ điều khiển phải có độ đa dạng lớn, tức là phải có cấu trúc điều khiển. Trong kinh tế có nghĩa là phải tổ chức ra các phân hệ điều khiển có tác động lẫn nhau, mỗi phân hệ điều khiển giải bài toán riêng trong những điều kiện tơng đối độc lập. Đồng thời trong hệ điều khiển phải có trung tâm điều khiển với chức năng phối hợp hoạt động của các hệ con phù hợp với các mục tiêu của hệ thống. 1.3.3. Hệ thống đóng và hệ thống mở Hệ thống mở là hệ thống tác động tích cực với môi trờng bên ngoài. Trong những điều kiện nhất định, hệ thống mở có thể đạt đợc trạng thái cân bằng động với môi trờng, là trạng thái mà trong đó cấu trúc đặc trng quan trọng nhất của nó không thay đổi khi hệ 9 thống vẫn thực hiện trao đổi thờng xuyên với môi trờng. Các hệ thống kinh tế xã hội đợc xem là các hệ thống mở, vì quan hệ của chúng với môi trờng có giá trị quan trọng bậc nhất khi mô hình hoá. Hệ thống đóng là hệ thống không tơng tác với hoàn cảnh của nó hoặc đợc tách ra tạm thời với hoàn cảnh trực tiếp của nó. Hay nói cách khác, hệ thống đóng là hệ thống không có mối liên hệ với môi trờng. 1.3.4. Hệ thống tĩnh và hệ thống động Hệ thống tĩnh là hệ thống không có sự thay đổi (thay đổi rất nhỏ) theo thời gian. Ví dụ cái bàn, vì nó có 4 chân, mặt bàn, keo dán, đinh ốc . và nó thay đổi rất ít theo thời gian. Hệ thống động là hệ thống có những trạng thái luôn thay đổi theo thời gian. Phần lớn những hệ thống kinh tế, xã hội và sinh vật là hệ thống động. Một trờng đại học là một hệ thống động, vì có học sinh mới nhập trờng và những học sinh mới tốt nghiệp hoặc bỏ học; phơng pháp giảng dạy thay đổi và cơ sở vật chất thay đổi. Một hệ thống trong khoảng thời gian ngắn có thể coi là hệ thống tĩnh nhng sau một khoảng thời gian dài nó lại là hệ thống động. Ví dụ cái bàn sau 10 năm cái bàn sẽ hết véc ni, nứt keo dán. màu sắc thay đổi. 1.3.5. Hệ thống trìu tợng và hệ thống cụ thể Hệ thống trìu tợng bao gồm những ý kiến hay khái niệm. Hệ thống cụ thể bao gồm những bộ phận vật chất. Một công thức toán là một hệ thống trìu tợng. Những hệ thống xã hội bao gồm cả hai dạng trìu tợng và cụ thể. Ví dụ tổ chức kinh doanh vừa có tài nguyên vật chất và có triết lý kinh doanh, mục đích và chính sách. 1.3.6. Hệ thống bảo trì trạng thái Một hệ thống bảo trì trạng thái phản ứng theo một cách riêng biệt đối với một biến cố nội bộ hoặc bên ngoài. Nó chỉ phản ứng đối với những thay đổi. Ví dụ bộ sởi ấm ở nhà máy tự điều chỉnh nhiệt độ là một hệ thống bảo trì trạng thái; một hệ thống phun nớc hạt nhỏ của một cuửa hiệu bách hoá để phản ứng lại sức khói, sức gió của ngọn lửa. 1.3.7. Những hệ thống tìm kiếm mục tiêu đa dạng Những hệ thống tìm kiếm mục tiêu đa dạng và có chủ định tìm kiếm những mục tiêu khác nhau ở bên trong và bên ngoài hệ thống. Tuy nhiên những mục tiêu khác nhau này có chung một đặc tính tự sản xuất, đặc tính chung này là chủ ý của hệ thống. Ngay cả khi mục tiêu đã đợc ấn định bởi biến cố khởi động, hệ thống chọn lựa những phơng tiện nhằm theo đuổi những mục tiêu của nó. Nhiều chơng trình máy tính thuộc loại tìm kiếm mục tiêu đa dạng và có chủ định. Ví dụ, một máy tính đợc lập trình để tính tiền cho khách hàng và trả tiền nhà cung cấp đợc phân loại là tìm kiếm mục tiêu đa dạng. 1.3.8. Hệ thống có chủ định Một hệ thống có chủ định có thể mang lại một kết quả bằng nhiều cách khác nhau và có thể mang lại nhiều kết quả cùng một cách. Nó có thể thay đổi những mục tiêu của 10 [...]... của doanh nghi p đó Cũng nên thấy rằng các cơ quan quản lý Nhà nớc chỉ nên p dụng quan điểm này khi thật cần thiết để tránh can thi p sâu vào hoạt động của các tổ chức cơ sở 1. 4.2 Phơng ph p nghiên cứu hệ thống Căn cứ vào những thông tin có đợc về hệ thống, có thể chia các phơng ph p nghiên cứu hệ thống thành 3 phơng ph p sau: a Phơng ph p mô hình hoá Phơng ph p mô hình hoá là phơng ph p nghiên cứu... rất phức t p làm cho việc nghiên cứu rất khó khăn, tốn kém c Phơng ph p ti p cận hệ thống 12 Phơng ph p ti p cận hệ thống là phơng ph p nghiên cứu hệ thống bằng cách phân tích hệ thống thành những phân hệ nhỏ hơn mang tính độc lậpp tơng đối trong khi vẫn quan tâm đến các mối liên hệ ràng buộc giữa chúng Việc phân tích hệ thống phải tuân theo các yêu cầu sau: - Việc nghiên cứu từng phân hệ, từng phần... ph p hình dung hệ thống một cách rõ ràng, t ờng tận hơn thông quan việc giữ lại các mối liên hệ chủ yếu và loại bỏ những mối liên hệ thứ yếu Tuy vậy, phơng ph p này chỉ sử dụng có hiệu quả khi biết rõ đầu vào, đầu ra, cấu trúc, cơ chế của hệ thống, tức là có đầy đủ thông tin về tổ chức để có thể lợng hoá các hoạt động của nó dới dạng các mô hình b Phơng ph p h p đen Phơng ph p h p đen là phơng ph p. .. thống nào đó, có giao ti p với hệ thống đang xét 1. 7.2 Tip cn lý thuyt con ngi bng lý thuyt h thng Qun lý suy cho cựng l vic huy ng ti a nng lc ca nhng ngi di quyn mỡnh vo cụng vic chung Xa nay ngi ta thng s dng hai phng ph p tip cn cỏ tớnh ca con ngi: Tip cn qua lai lch v tip cn bng tng, s Tỡm hiu con ngi qua lý lch l phng ph p xem xột hon cnh sinh trng xỏc nh tớnh cỏch con ngi, da vo ph p bin chng duy... thu th p, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin và ra quyết định quản trị 1. 5.3 Điều chỉnh và các phơng ph p điều chỉnh Quá trình điều khiển thờng g p phải các tác động đột biến hay các nhiễu, làm cho đối tợng đi chệch quĩ đạo dự kiến và chủ thể phải tác động thêm để san bằng các sai lệch đó Việc thực hiện những tác động thêm này đợc gọi là điều chỉnh Có các phơng ph p điều chỉnh sau: a Phơng ph p khử... khử nhiễu (phòng ngừa, bao c p) Phơng ph p khử nhiễu là phơng ph p bao bọc đối tợng hoặc cả hệ thống bằng một vỏ cách ly với môi trờng để ngăn chặn không cho nhiễu xâm nh p vào Phơng ph p điều chỉnh này rõ ràng sẽ dẫn đến tình trạng tiêu tốn nhiều nguồn lực nên khó có thể sử dụng trong một thời gian dài và trên một diện rộng Điều đó giải thích tại sao chế độ bao c p của cơ chế kế hoạch hoá t p trung trớc... của tổ chức 1. 7 Một số ví dụ minh hoạ vận dụng lý thuyết hệ Thống 1. 7 .1 Khái quát về hệ thống Hệ thống có thể đợc hình dung nh sau: 16 Môi trường Hệ thống Phần tử Phần tử Đầu vào Đầu ra Phần tử Phần tử Phần tử Mục tiêu, chức năng, nguồn lực, cơ cấu, hành vi, trạng thái, quĩ đạo, động lực, cơ chế a Quan hệ giữa các phần tử trong hệ thống Các phần tử của một hệ thống không phải đợc t p h p lại một cách... thống, đồng thời phải nghiên cứu sự tác động của phân hệ và phần tử trở lại với hệ thống - Hệ thống chỉ phát triển khi là hệ mở, cho nên khi xem xét hệ thống phải đặt nó trong môi trờng - Các hệ thống phức t p là các hệ thống có cơ cấu phân c p, bao gồm nhiều phân hệ Các phân hệ có quan hệ tơng tác với nhau; đồng thời các phân hệ với t cách là một hệ độc l p lại bao gồm trong đó nhiều phần tử nhỏ hơn... đầu đã bị tiêu diệt Những khái niệm và yếu tố đợc tổng h p trong một hệ thống, nó mang lại một khuôn khổ, trong đó có chỗ cho mọi phơng diện của tổ chức Phơng ph p hệ thống gi p ta l p gh p các kiểu mẫu Bằng đồ thị, bằng mô hình gi p ta trình bày các những khái niệm, ý kiến dễ dàng hơn Phơng ph p này gi p ta lợng hoá những quan hệ giữa những phần tử lơi ích của công việc Những công thức toán học đã... thống phức t p, nếu quan sát từ nhiều góc độ có các cơ cấu khác nhau, hay hệ thống phức t p đó là sự chồng chất các cơ cấu Vấn đề quan trọng là phải kết h p các cơ cấu khác nhau đó để tìm ra nét chung, điển hình của hệ thống Ngày nay phơng ph p ti p cận hệ thống đợc sử dụng rất rộng rãi trong nghiên cứu các hệ thống lớn và phức t p nh hệ thống chiến lợc, chính sách, các tổ chức lớn và nó thờng kết hợp . thống, có thể chia các phơng ph p nghiên cứu hệ thống thành 3 phơng ph p sau: a. Phơng ph p mô hình hoá Phơng ph p mô hình hoá là phơng ph p nghiên cứu hệ thống. kém. c. Phơng ph p ti p cận hệ thống 12 Phơng ph p ti p cận hệ thống là phơng ph p nghiên cứu hệ thống bằng cách phân tích hệ thống thành những phân