CHƯƠNG 20 Ế Ữ K Ế T HỢP D Ữ LIỆU I. Khái niệm 1. Kế t hợ p dữ liệ u Để t ạ o các m ẫ u th ư, phong bì, nhãn th ư , b ạ n k ế t h ợ p m ộ t t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u v ớ i m ộ t tài li ệ u đ ích. Tập tin nguồndữ liệu ( data source file ) chứa thông tin thay đổi trong mỗilầnlặpcủatài Tập tin nguồn dữ liệu ( data source file ) chứa thông tin thay đổi trong mỗi lần lặp của tài li ệ u đ ích, nh ư các tên và đị a ch ỉ c ủ a ng ườ i nh ậ n c ủ a mộ t m ẫ u th ư . T ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u được tạo bởi các trường ( field ) và các mẫu tin (record). Các Field là các nhóm thông tin c ụ th ể , nh ư tên công ty hay mã bư u đ i ệ n, trong khi các Record là các dòng c ủ a các b ộ thô ti h à hỉ hh ộttê ô t đị hỉ thà h hố bàãbđiệ Tậ thô ng ti n h o à n c hỉ n h , n h ư m ột tê n c ô ng t y, đị a c hỉ , thà n h p hố , b ang, v à m ã b ưu điệ n. Tậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u có th ể là m ộ t t ập tin đị nh gi ớ i b ằ ng d ấ u ph ẩ y (.csv ) hay m ộ t t ậ p tin đị nh giới bằng tab (.txt ) trong đó mỗi mẫu dữ liệu được tách biệt bằng một dấu phẩy hoặc tab. Tài liệ đíh(t td t)là ộttàiliệ ID i hứ áôiữ hỗ t ờ dữ liệ Tài liệ u đí c h ( t arge t d ocumen t ) là m ột tài liệ u I n D es i gn c hứ a c á c ô g iữ c hỗ t rư ờ ng dữ liệ u, cộng với tất cả văn bản thảo sẵn, các các item duy trì tương tự trong mỗi lần lặp của tài liệu kết hợp. Tài liệ kếth (dd t)làtàiliệ kết ả àhứ thô ti thả ẵ từ tài Tài liệ u kết h ợp ( merge d d ocumen t ) là tài liệ u kết qu ả m à c hứ a thô ng ti n thả o s ẵ n từ tài liệu đích lặp lại nhiều lần như nó lấy để cung cấp cho mỗi mẫu tin từ nguồn dữ liệu. 2. Các bước cơ bản cho việc kết hợp dữ liệu a. Lên kế hoạch để quyết định trường dữ liệu nào bạn sẽ sử dụng trong các tài liệu ồ à đíh ngu ồ n v à đí c h . Quyết định bạn muốn tài liệu sau cùng trông ra sao, vì vậy bạn biết trường nào là c ầ n thi ế t để th ự c hi ệ n sự k ế t h ợ p. Ví d ụ , n ế u b ạ n t ạ o m ộ t b ư u thi ế p mà s ẽ đượ c g ử i cho khác hàng bạncóthể muốnsử dụng các trường dữ liệusau: cho khác hàng , bạn có thể muốn sử dụng các trường dữ liệu sau : << Tên công ty>> << Địa chỉ >> A B C 1 Tên công ty Đị a ch ỉ Thành ph ố 2 Adobe Systems, Inc. 34 5ParkAvenue San Jose << Thành Phố >>, << Mã bưu điện >> Bảng tính hay cơ sở dữ liệu có thể trông như trên 2 Adobe Systems, Inc. 34 5 Park Avenue San Jose 3 Peachpit Press 1249 Eighth Street CA 4 Sams Publishing 800 East 96 th Street IN b. Lưu tập tin nguồn dữ liệu – thường là một tập tin bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu – như tập tin văn bản (.các ) hoặc (.txt ). Đảmbảorằng tập tin nguồndữ liệu đượccấu trúc theo cách mà bạncóthể bao gồmcác Đảm bảo rằng tập tin nguồn dữ liệu được cấu trúc theo cách mà bạn có thể bao gồm các trường thích hợp trong tài liệu đích. Ví dụ, dòng đầu tiên của một bảng tính nên chứa thên trường mà bạn sẽ sử dụng trong tài liệu đích, như “Công ty” và “Địa chỉ”. c. Tạo một tài liệu đích chứa văn bản và các đối tượng khác mà duy trì tương tự trong mỗi phiên bản tài liệu đích. d. Chọn nguồn dữ liệu sử dụng Data Merge Palette e. Chèn các trường từ Data Merge Palette vào tài liệu đích. f. Xem trước các mẫu tin để chắc rằng tài liệu đích sẽ trông như cách bạn dự định. g. Kết hợp tài liệu đích với tập tin nguồn dữ liệu. II. Tập tin nguồn dữ liệu 1. Giớ i thiệ u Ngu ồ n d ữ li ệ u th ườ ng b ắt ngu ồ n t ừ m ộ t ứ ng d ụ ng b ả ng tính ho ặ c c ơ s ở d ữ li ệ u, nh ư ng bạn có thể tạo tập tin nguồn dữ liệu riêng sử dụng InDesign hoặc bất kỳ trình biên tập văn bản nào. Các tập tin nguồn dữ liệu nên được lưu then định dạng văn bản phân cách bằng dấuphẩy ( csv ) hoặc phân cách bằng dấutab(txt) dấu phẩy ( . csv ) hoặc phân cách bằng dấu tab ( . txt ) . Trong t ậ p tin v ă n b ả n phân cách b ằ ng d ấ u ph ẩ y ho ặ c tab, các m ấ u tin đượ c tách bi ệ t b ở i dấu ngắt đoạn; các trường được tách biệt bởi các cột. Ví d ụ m ộ tt ậ p tin ngu ồ nd ữ li ệ u phân cách b ằ ng d ấ uph ẩ y: Ví d ụ m ộ t t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u phân cách b ằ ng d ấ u ph ẩ y : Name,Company Name,State Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada DtN "B d H t dB t I "Dl Nế b ố b ồ ộtdấ hẩ h ặ dấ tí hdẫ t ộttậ ti hâ á h D a t N guyen, "B ra d y, H un t , an d B ax t er, I nc " , D e l aware Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California 8 Nế u b ạn mu ố n b ao g ồ m m ột dấ u p hẩ y h o ặ c dấ u t r í c h dẫ n t rong m ột tậ p ti n p hâ n c á c h bằng dấu phẩy, bao văn bản bên trong các dấu trích dẫn, như "Brady, Hunt, and Baxter, Inc". Nếu bạn không bao gồm các dấu trích dẫn, mỗi tên được đối xử như một trường riêng biệt. riêng biệt. 2. Thêm các trường hình ảnh trong tập tin nguồn dữ liệu Bằng cách thêm các trường hình ảnh vào tập tin nguồn dữ liệu, bạn có thể cho phép một ảnh khác nhau xuấthiện trong mỗimẫutinkếthợpVídụ khi bạnkếthợpcáctàiliệumà ảnh khác nhau xuất hiện trong mỗi mẫu tin kết hợp . Ví dụ , khi bạn kết hợp các tài liệu mà bao g ồ m thông tin t ừ các công ty khác nhau, b ạ n có th ể mu ố n bao g ồ m m ộ t hình ả nh c ủ a mỗi logo công ty như một phần kết hợp. Mở tập tin nguồndữ liệu - Mở tập tin nguồn dữ liệu -T ạ i đầ u tên tr ườ ng d ữ li ệ u, nh ậ p m ộ t bi ể u t ượ ng “@” để chèn v ă n b ản hay tên đường dẫn tham khảo đến tập tin hình ảnh. Bi ể t @h ỉ ầ thi ế tt dò đầ tiê á dò ti ế ẽ b ồ tê đờ 8 Nếu bạn gặp một thông báo lỗi khi nhập @ trước tên trường, nhập một dấu lửng (‘) ể ể Bi ể u t ượ ng @ c h ỉ c ầ n thi ế t t rong dò ng đầ u tiê n; c á c dò ng ti ế p sau s ẽ b ao g ồ m tê n đ ư ờ ng dẫn của hình. trước bi ể u tượng @ ( như ‘@Photos ) đ ể thông qua chức năng. Một vài trình ứng dụng, như Microsoft Excel, duy trì biểu tượng @ cho các hàm. Ví dụ các tham chiếu ảnh trong tập tin nguồn dữ liệu Name Age @Photos Bill Tucker 36 c:\Photos\BillTucker.jpg Dat N g u y en 53 c:\M y Documents\dat. g i f gy y g Maria Ruiz 26 c:\Photos\Ruiz.psd III. Tài liệu đích 1. Giớ i thiệ u Khi t ậ p tin ngu ồ n d ữ liệ u đượ c t ạ o, b ạ n c ầ n thi ế t l ậ p t ậ p tin đ ích và chèn các tr ườ ng t ừ t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u. Tài li ệ u đ ích ch ứ a tr ườ ng d ữ li ệ u gi ữ ch ỗ cho v ă n b ả n và đồ h ọ a, y nh ư thiết kế bạn muốn xuất hiện trên mỗi bưu thiếp. Khi bạnkếthợpdữ liệu InDesign tạomộttàiliệumới thay thế các trường vớidữ liệu Tài li ệ u đ ích bao g ồ m các tr ườ ng t ừ ngu ồ n d ữ li ệ u v ớ i tr ườ ng v ă n b ả n gi ữ ch ỗ . Khi bạn kết hợp dữ liệu , InDesign tạo một tài liệu mới thay thế các trường với dữ liệu bạn đã chỉ định trong tập tin nguồn dữ liệu. Bạn có thể đặt các trường dữ liệu trên trang chủ hoặc trang tài liệu. . kết hợp dữ liệu , InDesign tạo một tài liệu mới thay thế các trường với dữ liệu bạn đã chỉ định trong tập tin nguồn dữ liệu. Bạn có thể đặt các trường dữ liệu. Palette vào tài liệu đích. f. Xem trước các mẫu tin để chắc rằng tài liệu đích sẽ trông như cách bạn dự định. g. Kết hợp tài liệu đích với tập tin nguồn dữ liệu. II. Tập tin nguồn dữ liệu 1. Giớ i thiệ u Ngu ồ n. bạnkếthợpdữ liệu InDesign tạomộttàiliệumới thay thế các trường vớidữ liệu Tài li ệ u đ ích bao g ồ m các tr ườ ng t ừ ngu ồ n d ữ li ệ u v ớ i tr ườ ng v ă n b ả n gi ữ ch ỗ . Khi bạn kết