8. Xem tr ước các m ẫ u tin trong tài liệ u đ ích Trướ c khi bạ n kế t hợ p tài liệ u đ ích và tậ p tin nguồ n dữ liệ u, thậ t là một ý t ốt để xem tr ước các mẫu tin để chắc rằng dữ liệu đó sẽ xuất hiện đúng đắn khi thông tin được kết hợp. Khi b ạ n xem tr ướ c các m ẫ u tin, Data Merge Palette hi ể n th ị d ữ li ệ u th ự c t ừ t ậ p tin ngu ồ n d ữ li ệ u thay vì các tr ườ ng gi ữ ch ỗ . Ví d ụ , thay vì th ấ y <<Company>>, b ạ n s ẽ th ấ y Adobe System Inc B ạ ncóth ể dùng các nút đ i ề uh ướng trong Data Merge Palette để xem luân System , Inc . B ạ n có th ể dùng các nút đ i ề u h ướ ng trong Data Merge Palette để xem luân phiên các mẫu tin. - Click Preview ở đáy Data Merge Palette, hoặc chọn Preview Records từ menu Data Merge Palette - Click các nút điều hướng để xem luân phiên dữ liệu từ các mẫu tin khác nhau. 9. Hiệu chỉnh trường giữ chỗ Khi b ạn thêm m ộttr ường d ữ li ệuv ănb ảnvàom ộttàili ệuv ănb ảngi ữ ch ỗ cho tr ường Khi b ạn thêm m ột tr ường d ữ li ệu v ăn b ản vào m ột tài li ệu , v ăn b ản gi ữ ch ỗ cho tr ường được nhập sử dụng các thuộc tính định dạng ( như phông chữ và cỡ chữ) hoạt động với đ i ể m chèn. B ạ n có th ể hi ệ u ch ỉ nh các thu ộ c tính c ủ a v ă n b ả n gi ữ ch ỗ để đ i ề u khi ể n v ẻ nhình c ủ a d ữ li ệ u th ự c s ự . ệ ự ự Làm một trong các thao tác sau : • Để thay đổi thuộc tính trường giữ chỗ, chọn văn bản trường giữ chỗ, và thay đổi các thu ộ c tính s ử d ụ ng Control Palette các thu ộ c tính s ử d ụ ng Control Palette . • Để thay đổ i m ột tr ườ ng gi ữ ch ỗ , ch ọ n nó ho ặ c d ữ li ệ u th ự c s ự , và ch ọ n m ộ t tên trường khác trong Data Merge Palette. • Để xóa mộttrường giữ chỗ chọnnóvànhấn Delete • Để xóa một trường giữ chỗ , chọn nó và nhấn Delete . 10. Đặt các tùy chọn thay thế nội dung. Sử dụng hộpthoại Content Place Options để xác định các thiếtlậpmặc định cho tài liệu Sử dụng hộp thoại Content Place Options để xác định các thiết lập mặc định cho tài liệu hi ệ n t ạ i hoặ c cho t ấ t c ả các d ự án k ế t h ợ p d ữ li ệ u trong t ươ ng lai. - Làm một trong các thao tác sau : • Để chỉ ảnh hưởng đếntàiliệuhiệntạimở tài liệu đích -Chọn Window > Automation > Data Merge. • Để chỉ ảnh hưởng đến tài liệu hiện tại , mở tài liệu đích . • Để ả nh h ưở ng đế n các tài li ệ u b ạ n t ạ ot rong t ươ ng lai, đ óng t ấ t c ả tài li ệ u. -Chọn Contents Placement Options từ menu Data Merge Palette - Thay đổi các tùy chọn thay thế nội dung - Click OK. IV. Kết hợp các mẫu tin 1. Kết hợp mẫu tin -Vớ i tài liệ u đ ích được m ở, ch ọn Create Merged Document t ừ menu Data Merge Palette, ho ặc click nút Create Merged Document. - Trong th ẻ Records, m ụ c Records to Merge, ch ọ n All Records để k ế t h ợ p t ấ t c ả các m ẫ u tin trong tập tin nguồndữ liệuchọn Single Record để kếthợpmộtmẫutinxácđịnh hoặcxác trong tập tin nguồn dữ liệu , chọn Single Record để kết hợp một mẫu tin xác định , hoặc xác đị nh m ộ t ph ạ m vi m ẫ u tin để k ế t h ợ p. -Mục Records per Document, làm một trong các thao tác sau : ể ỗ ẫ ắ ầ ầ ế ế • Ch ọ n Single Record đ ể m ỗ i m ẫ u tin b ắ t đ ầ u ở đ ầ u trang k ế ti ế p • Chọn Multiple Records để tạo nhiều hơn một mẫu tin trong một trang. Ví dụ, nếu b ạ n đ ang in các nhãn th ư , b ạ n s ẽ mu ố n nhi ề u h ơ n m ộ t nhãn trong m ộ t trang. ể -Chọn Generate Overset Text Report với Document Creation đ ể tự động mở một báo cáo mà theo dõi các tình trạng overset được tạo trong khi kết hợp dữ liệu vào tài liệu InDesign. -Chọn Alert When Images are Missing để hiển thị một cảnh báo liên kết thất lạc khi một hoặc nhiều ảnh không sử dụng được nhiều ảnh không sử dụng được . -Nếu bạn đã chọn Multiple Records trong thẻ Records, click thẻ Multiple Record Layout, và các định các tùy chọn sau : Mi hậ áiátị để á đị hkh ả áh iữ áhỉ dẫ lề à ỗi h ủ t • M arg i ns, n hậ p c á c g iá t r ị để x á c đị n h kh o ả ng c á c h g iữ a c á c c hỉ dẫ n lề v à m ỗi cạn h c ủ a t rang. • Layout of Records, chọn Row First hay Columns First, sau đó xác định khoảng cách giữa các cột và hàng. - N ếub ạn đãch ọn Multiple Records chọ n Preview Multiple Records để xem trướ c các thay N ếu b ạn đ ã ch ọn Multiple Records , ch ọn Preview Multiple Records để xem tr ước các thay đổi đã làm trong hộp thoại Merge Records. Bạn có thể chọn các nút Next/Previous và First/Last page để đ i ề u h ướ ng các m ẫ u tin. - Click thẻ Options và xác định các tùy chọn thay thế Click thẻ Options và xác định các tùy chọn thay thế . -Khi bạn đã hoàn tất, click OK. 2. Cập nhật các trường dữ liệu Dùng Update Data Fields để cậ p nhậ t các trườ ng dữ liệ u trong khi duy trì cách bố trí củ a tài liệu. Tùy chọn này chỉ có thể sử dụng trong một tài liệu kết hợp trong đó các trường giữ ch ỗ xu ấ t hi ệ n trong các trang ch ủ . Làm bấtkỳ các thay đổi nào cho tập tin nguồndữ liệusauđólưuvàđóng tậptin - Làm bất kỳ các thay đổi nào cho tập tin nguồn dữ liệu , sau đó lưu và đóng tập tin ngu ồ n d ữ li ệ u. - Trong tài liệu kết hợp, chọn Update Data Fields. . m ẫ u tin trong tập tin nguồndữ liệuchọn Single Record để kếthợpmộtmẫutinxácđịnh hoặcxác trong tập tin nguồn dữ liệu , chọn Single Record để kết hợp một mẫu tin xác . đ ể tự động mở một báo cáo mà theo dõi các tình trạng overset được tạo trong khi kết hợp dữ liệu vào tài liệu InDesign. -Chọn Alert When Images are Missing để hiển thị một cảnh báo liên kết. các trường dữ liệu Dùng Update Data Fields để cậ p nhậ t các trườ ng dữ liệ u trong khi duy trì cách bố trí củ a tài liệu. Tùy chọn này chỉ có thể sử dụng trong một tài liệu kết hợp trong