Về các mặt hàng kinh doanh, trong thời gian đầu khi mới thành lập, mặt hàng kinh doanh của chi nhánh còn hạn hẹp. Nhưng cho đến nay với sự nổ lực vươn lên hoạt động kinh doanh chi nhánh đã mở rộng ngành nghề, mặt hàng kinh doanh cả về mặt chất lượng lẫn chủng loại phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. b. Chức năng và nhiệm vụ : Chi nhánh đã tổ chức mạng lưới thu mua các kho dự trữ, các cửa hàng, quầy hàng nhằm đảm bảo cung cấp vật tư, hàng hoá cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ cả về chất lượng và số lượng cho người tiêu dùng. Thiết lập các mối quan hệ với khách hàng nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh mua và bán. Tổ chức quản lý sử dụng có hiệu quả lao động nhằm ổn định và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Những năm qua trong hoàn cảnh còn khó khăn, cán bộ công nhân viên của chi nhánh đã cố gắng vượt qua những khó khăn thử thách để thực hiện tốt những mục tiêu đã đề ra. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH: Chi nhánh là một đơn vị kinh doanh độc lập, bộ máy quản lý được tổ chức như sau: SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC * Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: + Giám đốc: là người đứng đầu và trực tiếp chỉ đạo điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh ban hành các quy định và quyết định cuối cùng và là người nắm vững chấp hàng các chủ trương, chính sách của Nhà nước giao phó. + Phó giám đốc kinh doanh: là người tham mưu cho giám đốc về các hoạt động diễn ra hằng ngày ở chi nhánh. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com + Phó giám đốc tổ chức hành chính: là người xộng sự cho giám đốc về việc chỉ đạo kiểm tra công tác nội chính. + Phòng kinh doanh: Có chức năng và nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, giao dịch với khách hàng trong khâu mua bán hàng hoá tổ chức mạng lưới thu mua, bán trong trong phạm vi hoạt động của chi nhánh phù hợp với thực tế của đơn vị. Nắm được thông tin thị trường để tham mưu với giám đốc nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. + Phòng tổ chức: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức lao động, tiền lương trong công tác quản lý lao động, thực hiện chế độ trả lương, trả thưởng hàng năm. Kiến nghị với giám đốc trong công tác xử lý, kỷ luật đối với những vi phạm trong kết luận của thanh tra nhằm han chế tiêu cực phát sinh. + Phòng tiêu thụ: phải thường xuyên nắm bắt thị trường về giá cả cũng như đối thủ cạnh tranh. + Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp các nhiệm vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế tham mưu cho giám đốc về quyết định liên quan đến tình hình tài chính của chi nhánh. III. TỔ CHỨC BỘ MÁY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN: Căn cứ yêu cầu quản lý, quy mô, đặc điểm kinh doanh như đã trình bày ở trên, bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ trực tiếp lãnh đạo phòng kế toán chi nhánh, tổ chức khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán của đơn vị, tạo điều kiện đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động kinh doanh. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Đảm bảo việc thực hiện chức năng và những yêu cầu kế toán của chi nhánh, khắc phục những hạn chế yếu kém và công tác hạch toán kế toán ở đơn vị. Kiểm tra ký duyệt báo cáo kế toán, ngoài ra còn tham gia với bộ phận liên quan nhằm xây dựng định mức giá cả tiêu thụ và ký kếy hợp đồng kinh tế. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các bộ phận kế toán cung cấp, ghi sổ các tài khoản, lập báo cáo kế toán. Mặt khác kế toán tổng hợp còn chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động TSCĐ, khấu hao TSCĐ hằng tháng. - Kế toán tiền lương: theo dõi tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên từ các bảng chấm công của các bộ phận gởi lên, phiếu BHXH kế toán tiến hành tính lương cho từng người. - Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ đối với người mua và người bán. - Kế toán thanh toán: có trách nhiệm thanh toán các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi khi có sự đồng ý của giám đốc và kế toán trưởng, bảo quản tiền mặt, phát lương cho cán bộ công nhân viên, ghi sỏ quỹ và lập báo cáo quỹ hằng ngày. IV. HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CHI NHÁNH : Trên cơ sở từng phần kế toán, việc phân chia các chứng từ tạo lập tại phòng kế toán các các bộ phận khác tạo lập tương ứng với độ phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Hiện nay chi nhánh sử dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ"đây là một trong những hình thức đơn giản dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành. Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, lập các chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thường xuyên chứng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng kê, định kỳ hoặc cuối tháng căn cứ vào bảng kê lập chứng từ ghi sổ. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển đến kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đằng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái và báo cáo kế toán. * Trình tự luân chuyển chứng từ được trình bày qua sơ đồ sau: B. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG CHI NHÁNH QUẢNG NAM : 1. Hạch toán nhập vật liệu: a. Vật liệu chính: là đối tượng lao động, đây là đối tượng để lao động và máy móc tác động vào. Vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Muốn duy trì cường độ sản phẩm đều đặn thường xuyên , bảo đảm sản lượng tiêu thụ không bị ứ đọng vốn do tồn vật liệu, phải sử dụng đầu vào có hiệu quả trong đó NVL chiếm tỷ trọng lớn trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm của công trình. Nhập vật liệu thủ kho và người giao hàng tiến hành kiểm tra chất lượng của NVL sau đó làm giấy đề nghị nhập kho vật tư. Kế toán làm phiếu nhập. Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh để định khoản cho chính xác. Công ty Cổ phần Vật tư Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tổng hợp tại Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ Họ và tên: Nguyễn Văn Sơn Lý do nhập: Nhập kho dự trữ TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 3 Tôn La Pong Thép lá mạ kẽm Tôn màu sóng vuông Cộng 19.249.600 Viết bằng chữ: mười chín triệu hai trăm bốn mươi chín ngàn sáu trăm đồng y. Ngày 31/5/2005 Người đề nghị Phòng KT-KH Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Khi vật liệu mua ngoài nhập kho giá mua NVL được tính = giá ghi thực trên hoá đơn + Chi phí liên quan thu mua (bốc dỡ, vận chuyển) Trình tự thủ tục nhập kho được thực hiện như sau: Tất cả NVL trước khi mua phải ghi nhận giấy đề nghị nhập NVL trình lên phòng kỹ thuật nếu được phòng kỹ thuật chấp nhận thì đề nghị nhập nguyên vật liệu. Căn cứ vào số lượng thực tế thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Số lượng căn cứ vào số lượng ghi trên hoá đơn để thủ kho ghi vào cột thực nhập của phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 31 tháng 5 năm 2005 Họ tên : Nguyễn Văn Sơn Nhập kho : 12 Phan Bội Châu - Tam Kỳ TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư, hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá T.tiền Yêu cầu Thực nhập 1 2 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 3 Tôn la pong Thép lá mạ kẽm Tôn màu sóng vuông Thuế GTGT 10% Kg Cộng : 21.174.560 Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi bốn ngàn năm trăm sáu mươi đồng chẵn. Kế toán trưởng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đồng thời kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 19.249.600 Nợ TK 133 1.924.960 Có TK 331 10.587.280 Có TK 112 10.587.280 Khi viết phiếu nhập kho thì kế toán viết 3 liên . Liên 1: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho . Liên 2: Giao cho người nhận để ghi sổ kế toán bộ phận. . Liên 3: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán vật tư vào sổ nhập vật tư để theo dõi tổng hợp vào sổ chi tiết vật tư để theo dõi chi tiết. SỔ NHẬP VẬT TƯ TT Ngày tháng Diễn giải ĐVT SL TT 1 2 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 3 31/5/05 Nhập kho của NV Sơn Nhập kho của NV Sơn Nhập kho của NV Sơn Thuế GTGT 10% Cộng 21.174.560 Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi bốn ngàn năm trăm sáu mươi đồng chẵn. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên vật liệu: Dầu chạy máy Tháng 5/2005 ĐVT: Lít Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày TK Chi tiết SL TT SL TT SL TT 001/C/05 1/PN 03/05 Hoà nhập nhiên liệu 331 4.300 967 1/NCL 05/05 Xuất nhiên liệu cho PX 331 4.100 110 4/KC 08/05 Xuất nhiên liệu làm nhà 331 4.100 87 7/PN 12/05 Sơn nhập nhiên liệu 112 4.100 1.073 PX843 20/05 Nhận nhiên liệu chạy máy 531 4.300 PX746 24/05 Bình xe 74K 2564 nhận 331 4.300 700 10/PN 31/05 Sơn nhập nhiên liệu 331 4.300 1.000 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . trình bày qua sơ đồ sau: B. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG CHI NHÁNH QUẢNG NAM : 1. Hạch toán nhập vật liệu: a. Vật liệu chính: là đối tượng lao động, đây. nhập nhiên liệu 331 4. 300 967 1/NCL 05/05 Xuất nhiên liệu cho PX 331 4. 100 110 4/ KC 08/05 Xuất nhiên liệu làm nhà 331 4. 100 87 7/PN 12/05 Sơn nhập nhiên liệu 112 4. 100 1.073 PX 843 20/05. Nhận nhiên liệu chạy máy 531 4. 300 PX 746 24/ 05 Bình xe 74K 25 64 nhận 331 4. 300 700 10/PN 31/05 Sơn nhập nhiên liệu 331 4. 300 1.000 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com