II. Nghiên cứu về nội dung về chứng từ trong L/C: Trong công tác lập chứng từ, bộ chứng từ được lập và nội dung chứng từ yêu cầu trong L/C phải hoàn toàn giống nhau nhằm tránh sai sót khi kiểm tra sự phù hợp giữa bộ chứng từ và L/C trong việc xuất trình bộ chứng từ để thanh toán sau này. Tại Công ty việc kiểm tra L/C là vô cùng quan trọng, nếu không có sự phù hợp mà Công ty vẫn giao hàng theo hợp đồng mà không kiểm tra L/C thì sẽ không được thanh toán, ngược lại nếu giao hàng theo L/C thì sẽ vi phạm hợp đồng. Do đó, khi lập chứng từ thanh toán nhân viên Công ty nghiên cứu rất kỹ L/C nhằm thực hiện các bước tu chỉnh hợp lý nhằm tránh thiệt hại về sau, ngăn ngừa trước bất đồng về chứng từ. Trong L/C, tại điều 46A nêu rất rõ cụ thể yêu cầu về bộ chứng từ cần thiết cho việc thanh toán, nếu bộ chứng từ khi lập phù hợp với yêu cầu trong L/C và Hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên thì sẽ được thanh toán. Khi nhận L/C từ ngân hàng thông báo, Công ty kiểm tra và sau khi L/C được chấp nhận; công ty sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán. Khi lập bộ chứng từ thanh toán, cán bộ nghiệp vụ thường có trong tay: bản thư tín dụng gốc, các bản tu chỉnh nếu có và các bản để trống theo yêu cầu. III. Thu thập và lập bộ chứng từ thanh toán: 1. Các chứng từ và nội dung chứng từ theo yêu cầu: 1.1. Phiếu đóng gói: Phiếu đóng gói là chứng từ được lập đầu tiên và trước nhất. Phiếu đóng gói được lập sau khi giao hàng và được lưu theo từng khách hàng. Căn cứ trên Phiếu đóng gói (Profoma Packing) được fax từ dưới xưởng lên, biết được thông tin về cách đóng gói, số thùng carton, trọng lượng cả thùng, trọng lượng, số thùng hàng chứa trong một container, trên cơ sở đó, nhân viên lập Packing List điền đầy đủ thông tin để khai báo hải quan. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Các nội dung trên phiếu đóng gói tại công ty thường gồm các nội dung sau: ngày lập chứng từ, tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, cảng đi, cảng đến, tên tàu (để trống), mô tả hàng hoá, trọng lượng, thể tích, số lượng container, kích cỡ ; ch ỉ dẫn của việc đóng hàng Các thông tin về số hợp đồng, số L/C, số hoá đơn thương mại cũng được nêu trong mẫu Packing list của công ty. 1.2. Hoá đơn thương mại: Việc lập hóa đơn thương mại tại công ty do phòng kinh doanh đảm trách. Các hoá đơn thương mại của công ty thường dưới dạng hoá đơn chi tiết theo mẫu lưu sẵn trong máy tính. Tuy nhiên, hoá đơn sẽ chỉ được lập một cách đầy đủ và chính xác sau khi nhân viên lập chứng từ lấy được B/L gốc do hãng tàu cung cấp. Các mục chính thường được ghi rõ trong hoá đơn thương mại của công ty gồm: - Số Invoice. - Số L/C hay số hợp đồng. - Điểm đi, điểm đến của hàng. - Tên tàu vận chuyển. - Số B/L - Dự kiến ngày đi của tàu. - Tên và địa chỉ của người nhập khẩu; xuất khẩu - Tên hàng, đơn giá, số lượng, tổng trị giá hàng. - Điều kiện giao nhận và thanh toán Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Trong trường hợp L/C có quy định thêm thì nhân viên phòng sẽ lưu ý để lập cho đầy đủ và chính xác. Thời gian lập hoá đơn thương mại thường diễn ra nhanh chóng, nếu các bước chuẩn bị tốt thì việc lập hoá đơn ở công ty không mất nhiều thời gian Nhận xét về công tác lập hoá đơn thương mại tại công ty: - Ưu điểm: Quá trình lập hoá đơn ở công ty diễn ra nhanh chóng, chính xác, không tốn nhiều thời gian và chi phí. - Nhược điểm: Trong công tác thanh toán bằng L/C đôi khi doanh nghiệp không đủ khả năng để thực hiện hết tất cả các điều kiện trong hợp đồng. Và khi lập hoá đơn thương mại, đôi khi doanh nghiệp thường hay dựa vào L/C cũ để lập mà không để ý L/C đó đã có sai sót và đã được tu chỉnh, bổ sung thêm. Chính vì vậy rất dễ dẫn đến những trường hợp sai sót giữa L/C và hoá đơn. Ngoài ra, còn một số sai sót doanh nghiệp thường hay mắc phải như sai sót về trọng lượng cả bì, số kiện hàng thường không đồng nhất giữa các chứng từ. 1.3. Vận đơn: Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, vận đơn đường biển là chứng từ quan trọng không thể thiếu. Nếu như giao hàng theo điều kiện FOB thì hãng tàu biển sẽ do nhà nhập khẩu chọn. Nếu giao hàng theo điều kiện CIF, CIP thì công ty có quyền chọn đại lý hãng tàu. Hiện nay, vận đơn đường biển mà công ty sử dụng là vận đơn sạch được ký phát bởi đại lý hãng tàu. Mỗi hãng tàu có mẫu (Form) B/L khác nhau. Các bước để lấy vận đơn đường biển (B/L) như sau: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Bước 1: Điền các thông tin kể trên lên form của hãng tàu (tùy từng hãng tàu theo sự chỉ định của bên nhập khẩu) có sẵn trên máy của nhân viên làm chứng từ, in ra và fax trước qua cho hãng tàu. Công ty Vinatex có mẫu form B/L riêng, sau khi làm xong sẽ fax qua cho cho hãng tàu. Hãng tàu căn cứ trên các thông tin Công ty fax sang để làm B/L gốc. Nội dung công ty fax sang cho hãng tàu bao gồm:  Tên người gởi hàng.  Tên người nhận hàng.  Tên tàu.  Cảng đến/đi.  Số cont và số seal.  Nơi giao hàng.  Trọng lượng.  Mô tả hàng hoá (phần này xem xét theo P/O)  Số lượng hàng hoá. - Tên người gửi hàng: ghi đúng như trên Invoice, Packing list. Nếu có sự khác biệt giữa các chứng từ này bộ chứng từ sẽ không hợp lệ. - Tên người nhận hàng (consignee): căn cứ vào loại vận đơn do hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp. Cụ thể là: nếu vận đơn đích danh thì trong mục này, ghi rõ tên người nhận hàng. Nếu vận đơn theo lệnh thì trong mục này có thể ghi “theo lệnh” (To order) hoặc “theo lệnh người gởi”, hoặc “theo lệnh công ty ” VD: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Theo B/L (mẫu minh hoạ) thì đây là B/L theo lệnh: “To order of Bank”. Hoặc nếu: - Made out to order blank endorsed ( B/L được lập theo lệnh người gửi hàng và ký hậu để trắng). Mục Người nhận hàng trên B/L phải ghi ‘to order’ và người gửi hàng sẽ ký hậu để trắng ở mặt sau của B/L. - Ngày cấp vận đơn: là ngày giao hàng lên tàu. - Việc trả tiền cước: căn cứ trên hợp đồng hoặc L/C (nếu có), và hãng tàu sẽ thể hiện bằng cách đóng dấu hoặc đánh máy. + “Tiền cước đã trả trước” (Freight to prepaid). + “Tiền cước sẽ được thu sau” (Freight to collect). + “Tiền cước sẽ được thu ở cảng đến” (Freight to payable at destination). - Tên tàu: dựa trên Booking Cornfirmation hoặc Lệnh cấp container rỗng, và giống như trên Invoice và Packing. - Số cont., số seal: sau khi kéo cont. về xưởng, nhân viên sẽ có được số cont., số seal và fax lên cho công ty cùng với tờ Booking. Số cont. gồm có 4 chữ cái và 7 số. - Trọng lượng, số lượng, mô tả hàng hoá: căn cứ trên Packing list. Bước 2: Sau ngày tàu chạy thông thường 1 ngày, mang form đã in sang hãng tàu đề nghị cấp B/L gốc. Căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C (nếu có) để yêu cầu cấp số lượng bản gốc, bản copy. Thông thường là 03 bản gốc và 3 bản copy. Nếu là B/L Surrendered thì chỉ có 02 bản. VD: 3/3 bản vận đơn gốc (nghĩa là phải nộp cho ngân hàng tất cả 3 bản gốc vận đơn đã làm) hoặc 2/3 bản vận đơn gốc (nghĩa là phải nộp cho ngân hàng cả 2 trong số 3 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com bản gốc vận đơn) một bản gốc còn lại dùng để gửi cho người mua chẳng hạn, nếu hợp đồng qui định như vậy. Bước 3: Ký xác nhận đã nhận B/L gốc và đóng phí (mức phí khác nhau ở mỗi hãng tàu). Sau đó kiểm tra lại các thông tin trên B/L gốc để chắc rằng nó phù hợp với B/L đã fax ban đầu. Trên thực tiễn, chữ ký trên vận đơn do đại diện hàng hải ký. * Nhận xét:  Ưu điểm: Do đội ngũ nhân viên công ty chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong việc lập vận đơn đường biển nên ít xảy ra sai sót. Quá trình lập vận đơn diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và chi phí. 1.4. Giấy chứng nhận xuất xứ: Căn cứ vào Hợp đồng hoặc L/C (nếu có) để biết C/O thuộc loại form gì, yêu cầu thể hiện trên bề mặt C/O như thế nào? Có thể đăng ký C/O trước hoặc sau ngày tàu chạy. Thông thường tại công ty thường làm sau ngày tàu chạy. Nhân viên làm chứng từ chuẩn bị Bộ hồ sơ đăng kí cấp C/O chỉ trong vòng 10-15 phút rồi mang đến phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam để ký và đóng dấu. Hồ sơ kèm theo bao gồm: + Đơn xin cấp C/O - 01 bản (bản chính). + Giấy ghi chép hồ sơ C/O - 01 bản (bản chính). + 05 tờ C/O (01 bản chính, 04 bản photo): form C/O mua tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, sau đó điền đầy đủ thông tin trên form. + Invoice - 01 bản (bản sao). + Packing list (bản sao). Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com + B/L - 01 bản (bản photo có sao y). + Tờ khai Hải Quan xuất - 01 bản (bản photo có sao y). + Công văn (nếu có). + Hợp đồng ngoại thương (bản sao công chứng) C/O gồm các form chính A, B, O, T, X D, E, S do Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam cấp. Thứ tự Loại C/O Đối tượng cấp 1 Form A Hàng xuất vào các nước phát triển nằm trong hệ thống ưu đãi tổng quát về thuế quan(GSP) 2 Form B Mọi hàng hoá xuất đi các nước 3 Form D Hàng xuất vào các nước khối ASEAN 3 Form E Hàng xuất vào Trung Quốc 4 Form S Hàng xuất vào Lào 5 Form X Sản phẩm cafê xuất sang các nước không thuộc hiệp hội cà fê 6 Form T Sản phẩm dệt xuất sang EU Tất cả các giấy tờ trên hầu hết chỉ cần là bản sao. Giấy chứng nhận xuất xứ sẽ được cấp ngay trong ngày. Thông thường nếu nhân viên nộp vào buổi sáng thì chiều đã có thể đến lấy. Về danh nghĩa, C/O là do Phòng thương mại và Công Nghiệp cấp (VCCI) nhưng trên thực tế, VCCI chỉ ký xác nhận và đóng dấu trên Form C/O do công ty chuẩn bị sẵn. (M ẫu gi ấy ch ứng nhận xuất xứ của Công ty đính kèm) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Căn cứ trên hợp đồng, Invoice, Packing List, mẫu giấy chứng nhận xuất xứ của công ty gồm các mục sau : - Mục 1: Tên và địa chỉ đầy đủ của nhà xuất khẩu. - Mục 2: Tên và địa chỉ đầy đủ của người ủy thác nhận hàng hóa. - Mục 3: Phương tiện vận tải và hành trình của lô hàng, số B/L. - Mục 4: Dành cho cơ quan cấp chứng nhận xuất xứ. - Mục 5: Mã và số hiệu các mặt hàng xin cấp chứng nhận xuất xứ. - Mục 6: Mô tả chung về hàng hóa, số lượng và chủng loại kiện hàng. - Mục 7: Ghi trọng lượng/số lượng tổng thể hay các loại đơn vị tính khác. - Mục 8: Số hoá đơn, ngày lập. - Mục 9: Xác nhận của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng, chữ ký và đóng dấu, địa điểm cấp, ngày tháng năm xin cấp. Bộ hồ sơ xin cấp C/O (đã kể trên) được nộp tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam đường Trần Phú Đà Nẵng. Mỗi công ty sẽ được cấp mã số C/O riêng và mã số này là cố định. Sau nửa ngày, hoặc một ngày (tuỳ vào lượng khách đăng ký) Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tại Đà Nẵng sẽ tiến hành kiểm tra và cấp C/O cho công ty (trả lại bộ C/O có đóng dấu xác nhận của Phòng Thương Mại). 1.5. Giấy kê khai chi tiết về mặt hàng: Đây là chứng từ Công ty kê khai rõ , chi tiết về mặt hàng xuất khẩu. Đặc điểm cụ thể về hàng hóa, mã hàng, các kích cỡ, trọng lượng, chất liệu, mẫu thiết kế nhằm chuyển thông tin cụ thể về hàng hoá cho nhà nhập khẩu. Đây cũng là căn cứ để nhà nhập khẩu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com kiểm tra chất lượng hàng hóa đã nhập.Mỗi mặt hàng sẽ có mẫu kê khai riêng phù hợp cho từng loại. Thông thường tại Công ty đã có form riêng cho các mặt hàng xuất khẩu chính, do đó việc kê khai này tương đối đơn giản trong khâu lập chứng từ. 1.6. Bảng kê khai Container chở h àng: Bảng kê khai được Công ty lập với nội dung bảng kê khai về số lượng kích cỡ các container dùng để chứa hàng. Đây được coi như một chứng từ xác nhận, trong tờ kê khai này Công ty nêu rõ về: + Số hóa đơn Ngày lập hóa đơn + Số L/C, ngày lập L/C + Mã P/O + Số lượng, trọng lượng hàng hóa + Mã container; kích cỡ container + Mô tả hàng hóa vận chuyển + Tên tàu vận chuyển 1.7. Thông báo giao hàng bằng Fax: Sau khi giao hàng, công ty fax xác nhận cho người nhận hàng thông tin rằng mình đã thực hiện xong nghĩa vụ giao hàng. Để đảm bảo nhận được thông tin về kết quả giao hàng từ phía công ty, L/C quy định sau khi thông báo cho người nhận hàng, nhân viên công ty (tức công ty) phải xuất trình chứng cớ cho ngân hàng thì mới hợp lệ. Ngân hàng sẽ kiểm tra Fax activity report (đối với việc gởi bằng Fax), kiểm tra số Answerback (đối với việc gởi bằng Telex). Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . gồm: - Số Invoice. - Số L/C hay số hợp đồng. - Điểm đi, điểm đến của hàng. - Tên tàu vận chuyển. - Số B/L - Dự kiến ngày đi của tàu. - Tên và địa chỉ của người nhập khẩu; xuất khẩu - Tên. Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Các nội dung trên phiếu đóng gói tại công ty thường gồm các nội dung sau: ngày lập chứng từ, tên người xuất khẩu, tên người nhập khẩu, cảng đi, cảng. một số sai sót doanh nghiệp thường hay mắc phải như sai sót về trọng lượng cả bì, số kiện hàng thường không đồng nhất giữa các chứng từ. 1.3. Vận đơn: Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, vận đơn