1.8. Hối phiếu: Việc lập hối phiếu là bước cuối cùng của khâu lập bộ chứng từ thanh toán. Hối phiếu là chứng từ dùng để đòi tiền nhà nhập khẩu. Hối phiếu được lập có những qui định chung do đó cần phải đảm bảo phù hợp với các nội dung trên các chứng từ khác. Tại công ty, hối phiếu thường được gởi đi kèm 1 lúc với bộ chứng từ để đòi tiền nhà nhập khẩu. Và những nội dung chính mà một hối phiếu cần thể hiện rõ như sau:  Tổng số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán. Trong đó lưu ý số tiền bằng chữ phải tương ứng với số tiền bằng số, tương ứng với số tiền trong hoá đơn thương mại, L/C, hợp đồng.  Loại tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán.  Thời hạn trả tiền: Ghi sao cho phù hợp với các chứng từ.  Tên người thụ hưởng: Ngân hàng Quân Đội.  Tên người thụ trái: Công ty Vinatex  Địa chỉ người thụ trái: 25 Tr ần Qu ý C áp – TP Đ à N ẵng.  Người trả tiền hối phiếu.  Ngày ký phát.  Số và ngày lập hoá đơn thương mại.  Loại thư tín dụng.  Số và ngày mở thư tín dụng. Trước đây, nhân viên lập chứng từ đánh nội dung sau đó đưa form mẫu vào in (cách làm giống như tờ khai). Với cách làm đó không thuận tiện, hiện nay công ty thiết kế form theo mẫu của ngân hàng có sẵn trong máy, mỗi lần lập chỉ việc điền thông tin vào chỗ trống và in ra. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Công tác lập hối phiếu tại công ty nhìn chung tương đối tốt, chưa có bất hợp lệ nào liên quan đến hối phiếu. Công ty cần phát huy điểm mạnh này. II. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN 1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán: Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra tất cả các loại chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán để đảm bảo yếu tố pháp lý (con dấu, chữ ký của các chủ thể liên quan). Ngoài ra, nhân viên lại tiếp tục kiểm tra xem các nội dung trong bộ chứng từ đã được phản ánh rõ ràng, đầy đủ hay chưa. Toàn bộ nội dung trong bộ chứng từ đều không được cạo sửa, tẩy xoá (tên, địa chỉ, số tài khoản, số lượng, trọng lượng, khối lượng hàng hoá, giá cả, thành tiền ) và những nội dung đó còn phải phù hợp với nguồn luật chi phối, phù hợp với các điều khoản trong hợp đồng thương mại, các điều khoản trong tín dụng thư. 2. Kiểm tra tính thống nhất giữa các loại chứng từ trong bộ chứng từ: Trong bộ chứng từ thanh toán - hoá đơn thương mại giữ vị trí trung tâm và tất cả các chứng từ khác - từ vận đơn cho đến các giấy chứng nhận hàng hoá đều phải phù hợp với hoá đơn thương mại. Chính vì vậy mà nhân viên phòng kinh doanh công ty phải kiểm tra lại một lần nữa nội dung bộ chứng từ nhằm đảm bảo sự phù hợp tất yếu về hàng hoá, về ngày tháng của chứng từ hoá đơn cũng như sự phù hợp về số lượng, trọng lượng, khối lượng, chất lượng và xuất xứ của các hàng hoá được kê khai. Bởi khi có sự không phù hợp thì bộ chứng từ sẽ không có giá trị. 3. Kiểm tra danh mục và số lượng các loại chứng từ: Để đảm bảo danh mục và số lượng các loại chứng từ đủ theo quy định của thư tín dụng hoặc của hợp đồng thương mại thì người bán phải chịu trách nhiệm lập bảng kê Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com khai danh mục và số lượng các loại chứng từ. Công việc này cũng do nhận viên phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra và lên danh mục, số lượng chứng từ cụ thể. Trong khi đó, ngân hàng và người mua kiểm tra số lượng thực tế của các loại chứng từ. Tất cả đểu phải khớp đúng giữa bảng kê và số lượng chứng từ thực tế. 4. Kiểm tra nội dung cụ thể chi tiết của từng loại chứng từ: Đây là công đoạn đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ của nhân viên phòng kinh doanh nhằm tránh những sai sót nhỏ nhất có thể xảy ra. Đây là việc kiểm tra từng chi tiết trên mỗi chứng từ để khẳng định sự chính xác của các số liệu trong các chứng từ đó. Các chứng từ như hoá đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm và các giấy chứng nhận hàng hoá không những kiểm tra chi tiết mà còn đối chiếu với hợp đồng thương mại và tín dụng thư để kết luận một cách chính xác. Đối với các chứng từ tài chính như hối phiếu cũng phải được kiểm tra cụ thể từng yếu tố nhằm đảm bảo sự thống nhất giữa các chứng từ. III. XUẤT TRÌNH BỘ CHỨNG TỪ ĐỂ ĐƯỢC THANH TOÁN: Sau khi lập đủ bộ chứng từ và nhận được vận đơn đường biển từ đại lý hãng tàu. Nếu kiểm tra không thấy sai sót gì, công ty sẽ gởi bộ chứng từ sang ngân hàng thông báo. Ngân hàng thông báo sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với L/C thì ngân hàng thông báo xác nhận đã kiểm tra vào bảng kê chứng từ rồi gửi ngay bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành L/C. Nếu bộ chứng từ có sai sót hoặc chưa đủ thì ngân hàng sẽ thông báo cho công ty bổ sung, sửa chữa cho đầy đủ rồi sau đó mới gởi đi cho ngân hàng phát hành. Thời gian cho ngân hàng thông báo kiểm tra và xử lý bộ chứng từ là 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ chứng từ do công ty nộp vào. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Một lưu ý quan trọng là công ty phải xuất trình bộ chứng từ trong thời gian hiệu lực của L/C. Thông thường công ty xuất trình bộ chứng từ dưới 2 hình thức:  Nếu L/C quy định rõ ngân hàng được chỉ định thì công ty sẽ xuất trình bộ chứng từ tại ngân hàng này .  Nếu L/C không quy định rõ ngân hàng được chỉ định thì công ty có thể xuất trình tại bất cứ ngân hàng nào để được thanh toán. Tuy nhiên công ty thường chọn Vietcombank. Thỉnh thoảng cũng làm việc với Techcombank và Agribank. IV. SỬA ĐỔI BỘ CHỨNG TỪ KHI CÓ SAI SÓT: Khi bộ chứng từ có sai sót, ngân hàng từ chối thanh toán, công ty thường tiến hành sửa đổi lại bộ chứng từ. Khi sửa đổi bộ chứng từ công ty thường thương lượng với nhà nhập khẩu để thay đổi thời gian hiệu lực của L/C nhằm đảm bảo việc xuất trình bộ chứng từ được hợp lệ. Do mối quan hệ lâu dài với các nhà nhập khẩu nên đôi khi có những sai sót nhỏ trong bộ chứng từ, ngân hàng vẫn chấp nhận thanh toán cho công ty. Hơn nữa các khách hàng của công ty phần lớn là khách hàng thường xuyên, đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh dày dạn kinh nghiệm nên việc bộ chứng từ có sai sót và bị từ chối thanh toán rất ít khi xảy ra. PHẦN III: KIẾN NGHỊ I. NHỮNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN BẰNG L/C. 1. Lập hoá đơn: - Người nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu lập hoá đơn theo một số quy định cụ thể của họ, nhân viên lập chứng từ cần nghiên cứu những yêu cầu đó để phân biệt những Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com yêu cầu nào là hợp lý, yêu cầu nào là không hợp lý. Đối với những yêu cầu không hợp lý thì phải bác bỏ, yêu cầu đối phương phải sửa đổi lại L/C. - Hoá đơn thương mại phải được phát hành bởi người hưởng lợi được ghi rõ trong L/C, được lập đứng tên bởi người yêu cầu mở L/C và không nhất thiết phải ký tên. - Số tiền ghi trên hoá đơn thương mại không vượt quá số tiền L/C cho phép. - Mô tả hàng hoá trong hoá đơn thương mại bắt buộc phải phù hợp với mô tả hàng hoá trong L/C. Trong tất cả các chứng từ khác, hàng hoá có thể được mô tả một cách chung chung mà không mâu thuẫn với mô tả hàng hoá trong L/C. - Số lượng, ký hiệu gởi hàng và mô tả phải giống như các chứng từ khác, tức là vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, - Đơn giá và trị giá phải chỉ rõ: FOB, hoặc CFR, hoặc CIF tuỳ trường hợp. - Khi L/C ghi số của giấy phép nhập khẩu, hợp đồng hoặc số đơn đặt hàng của người nhập khẩu hàng và những chi tiết khác, những yêu cầu ấy phải được ghi trên hoá đơn thương mại. - Khi L/C ghi một giá cụ thể, các chi phí khác không được cộng thêm vào trị giá hoá đơn. - Nếu L/C có dự liệu một cách đóng gói đặc biệt nào đó thì hoá đơn thương mại phải xác nhận việc này đã được thực hiện. - Nhằm mục đích thông tin, hoá đơn thương mại có thể thêm những chi tiết như tên tàu từ cảng xếp đến cảng dỡ hàng, tên ngân hàng phát hành và số L/C. - Ghi ngày phát hành hoá đơn, ngày xếp hàng lên tàu, ngày rời cảng, nơi đến, ngày dự kiến đến đích. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 2. Vận đơn đường biển: - Nếu một L/C yêu cầu một vận đơn chuyển hàng từ cảng đến cảng, trên bề mặt của nó phải ghi rõ tên của người chuyên chở và được ký tên hoặc chứng thực bởi người chuyên chở hoặc một người đại lý đích danh đại diện cho người chuyên chở, hoặc thuyền trưởng, hoặc một người đại lý đích danh đại diện cho thuyền trưởng. - Ghi rõ hàng hoá đã được bốc lên tàu hoặc được xếp lên một con tàu đích danh. Trường hợp này, ngày phát hành vận đơn được coi là ngày bốc hàng lên tàu và là ngày giao hàng. - Nếu vận đơn ghi nơi nhận hàng hoặc nơi nhận hàng để gởi khác với cảng bốc hàng, việc ghi chú hàng đã bốc lên tàu cũng phải ghi rõ cảng bốc quy định trong L/C và tên tàu nhận hàng, thậm chí ngay cả khi hàng hoá đã được bốc lên con tàu được ghi tên trên vận đơn. - Ghi rõ cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng quy định trong L/C. - Trừ phi các điều kiện trong L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận các vận đơn có ghi hàng hoá sẽ được chuyển tải, miễn là toàn bộ hành trình chuyên chở đường biển chỉ dùng cùng một vận đơn. - Ngay cả khi L/C cấm chuyển tải, các ngân hàng sẽ chấp nhận một vận đơn, trên đó có ghi là sẽ chuyển tải chừng nào mà những hàng hoá liên quan được chuyên chở bằng container, móc (trailer) miễn là toàn bộ hành trình đường biển chỉ dùng cùng một vận đơn. 3. Chứng nhận xuất xứ: Ở khâu này, thường gặp những phát sinh trên các chứng từ như sau: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Nội dung trên C/O đều dựa trên B/L, Invoice, Packing List. Khi nội dung trên các chứng từ này sai (về lỗi chính tả: tên cảng đi, cảng đến, số Invoice ) dẫn đến chứng từ này sai theo. Khi phát hiện có sai sót đối với C/O, phải làm lại bộ hồ sơ đăng ký cấp mới. - Không thống nhất thông tin thể hiện trên C/O và các chứng từ khác: đây thực ra cũng là lỗi về chính tả. VCCI kiểm tra sự phù hợp thông tin trên C/O và các chứng từ khác, nếu phát hiện có sự không phù hợp, bộ hồ sơ sẽ bị trả lại, đồng nghĩa với việc công ty mua Form C/O khác để xin đăng ký lại. Nguyên nhân của những phát sinh này mang tính chủ quan xuất phát từ tính bất cẩn của nhân viên làm chứng từ, có thể do sơ sút trong quá trình đánh máy khiến tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí cho mỗi lần đăng ký. 4. Hối phiếu: Trong phương thức L/C chứng từ hối phiếu ký phát theo L/C để đòi tiền người nhập khẩu, do đó phải đối chiếu nội dung L/C để lập hối phiếu cho đúng. Cần lưu ý một số điểm sau: - Số tiền ghi trên hối phiếu không được bé hơn hoặc lớn hơn số tiền ghi trên hoá đơn và nói chung không được vượt quá kim ngạch của L/C. - Trị giá của hối phiếu phải được diễn đạt bằng cùng một loại tiền với L/C và số tiền bằng số và số tiền bằng chữ phải phù hợp nhau. - L/C yêu cầu hối phiếu ghi như thế nào thì phải làm đúng như vậy, không được tự ý sửa chữa, bổ sung về nội dung và hình thức của yêu cầu đó. - Tên họ và địa chỉ đầy đủ của người thụ trái cần phải được ghi chính xác. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Hối phiếu phải được đề ngày trong vòng thời gian trước ngày hết hiệu lực của L/C. - Hối phiếu phải được ghi tên ngân hàng phát hành, số của L/C và ngày phát hành. - Đối với trường hợp giao hàng vượt quá kim ngạch của L/C thì phải lập hối phiếu và hoá đơn như sau:  Lập hai hoá đơn, một hoá đơn đúng với kim ngạch của L/C, một hoá đơn với số tiền vượt quá kim ngạch của L/C. Lập hối phiếu theo từng hoá đơn một. Hối phiếu của số tiền vượt quá không thể “ký phát theo L/C số ” mà phải ký phát thẳng cho người nhập khẩu rồi nhờ ngân hàng thu tiền hộ.  Trường hợp không lập hai hoá đơn được thì hối phiếu vẫn phải làm riêng biệt thành hai hối phiếu như trên và trên hối phiếu của số tiền vượt quá L/C phải ghi rõ là “Phần tiền vượt quá dùng cách nhờ thu” (being overdrawn portion for collection). II. NHỮNG QUI ĐỊNH MỚI CỦA UCP600: Sau 3 năm soạn thảo và chỉnh lý, ngày 25 tháng 10 năm 2006, ICC đã thông qua Bản Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ số 600 (UCP 600) thay cho UCP 500. UCP 600 sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2007. UCP 600 có một số thay đổi cơ bản so với UCP 500 như sau: Thứ nhất, về hình thức, UCP 600 được bố cục lại với 39 điều khoản (so với 49 điều khoản của UCP 500), trong đó bổ sung nhiều định nghĩa và giải thích thuật ngữ mới để làm rõ nghĩa của các thuật ngữ còn gây tranh cãi trong bản UCP 500. Chẳng hạn, điều 2 “Definitions” (Định nghĩa) của UCP 600 đã nêu ra một loạt định nghĩa như: Advising Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com bank, Applicant, Beneficiary, Complying presentation, Confirmation, Confirming bank, Credit, Honour, Negotiation, Presentation… Thứ hai, UCP 600 đã quy định rõ thời gian cho việc từ chối hoặc chấp nhận các chứng từ xuất trình là khoảng thời gian cố định “5 ngày làm việc ngân hàng” (five banking days). ở UCP 500, khoảng thời gian này được quy định không rõ ràng là “Thời gian hợp lý” (Reasonable Time) và “Không chậm trễ” (Without delay) để kiểm tra chứng từ và thông báo chứng từ bất hợp lệ. Cụ thể như sau: UCP 600 UCP 500 UCP 600 Điều14(b) & 16 (d) Ngân hàng được chỉ định, NH xác nhận, nếu có, và ngân hàng phát hành sẽ có tối đa mỗi Ngân hàng là 5 ngày lám việc tiếp theo ngày xuất trình chứng từ để xác định chứng từ xuất trình có hợp lệ hay không (A nominated bank acting on its nomination, a confirming bank, if any, and the issuing bank shall each have a maximum of five banking days following the day of presentation to determine if a presentation is complying)…… Thông báo từ chối bộ chứng từ theo yêu cầu ở điều 16c phải được gửi bằng viễn thông, hoặc nếu không thể được, thì bằng phương tiện nhanh chóng khác không muộn hơn ngày làm việc thứ 5 của ngân hàng tiếp theo ngày xuất trình chứng từ(The notice (of refusal documents) required UCP 500 Điều 13(b) & 14(d) (i) Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc Ngân hàng được chỉ định, mỗi Ngân hàng có một thời gian hợp lý, nhưng không quá 7 ngày làm việc tiếp theo ngày nhận chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định sẽ nhận hay từ chối chứng từ và thông báo cho bên mà từ đó Ngân hàng này nhận chứng từ, biết quyết định của mình.(The Issuing Bank, the Confirming Bank, if any, or a Nominated Bank acting on their behalf, shall each have a reasonable time, not to exceed seven banking days following the day of receipt of the documents, to examine the documents and determine whether to take up or refuse the documents and to inform the party from which it received the documents Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . thương lượng với nhà nhập khẩu để thay đổi thời gian hiệu lực của L/C nhằm đảm bảo việc xuất trình bộ chứng từ được hợp lệ. Do mối quan hệ lâu dài với các nhà nhập khẩu nên đôi khi có những. hợp. - Khi L/C ghi số của giấy phép nhập khẩu, hợp đồng hoặc số đơn đặt hàng của người nhập khẩu hàng và những chi tiết khác, những yêu cầu ấy phải được ghi trên hoá đơn thương mại. - Khi. thường xuyên, đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh dày dạn kinh nghiệm nên việc bộ chứng từ có sai sót và bị từ chối thanh toán rất ít khi xảy ra. PHẦN III: KIẾN NGHỊ I. NHỮNG LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH