Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 128/555 Hình 7.55 – Hộp thoại Mail Properties. Nhận và đọc thư: sau khi click vào nút Send/Recv trên thanh công cụ, Outlook sẽ gởi các mail trong Outbox ra ngoài và nhận các mail mới đưa vào Inbox. Muốn đọc nội dung các mail mới này, ta click chuột vào Inbox, lúc đó bên phải sẽ xuất hiện thông tin chi tiết của các mail này và bên dưới là nội dung của mail. Bạn xem hình phía trên. Xem tập tin gởi kèm: trong màn hình Preview, click chuột vào biểu tượng chiếc kẹp giấy, sau đó chọn tập tin gởi kèm rồi ch ọn Open để mở tập tin hoặc chọn Save to disk để lưu tập tin vào đĩa. Trả lời thư: chọn thư cần trả lời và click vào nút Reply trên thanh công cụ, sau đó nhập nội dung trả lời và click vào Send để gởi đi. Chuyển tiếp thư: đôi lúc ta muốn chuyển toàn bộ nội dung một mail mà ta nhận được đến một người khác thì ta click phải chuột trên mail đó và chọ n chức năng Forward, sau đó nhập địa chỉ cần gởi đến. Nếu có nhiều địa chỉ thì các địa chỉ này cách nhau bởi dấu chấm hoặc chấm phẩy. Tổ chức và sắp xếp thư: để tiện lợi cho việc tìm kiếm và xử lý mail ta nên sắp xếp các mail theo một tổ chức thư mục nhất định. Trước tiên ta cần tạo thêm các thư mục mở rộ ng bằng cách click phải chuột vào Local Folders, chọn New Folders và nhập tên thư mục cần tạo. Trong ví dụ sau ta tạo folder Ban để chứa các mail của bạn bè, folder Congviec để chứa các mail công việc. Sau đó ta vào Inbox chọn mail cần di chuyển rồi click phải chuột trên mail đó, chọn Move to Folder. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m . Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 129/555 Hình 7.56 – Mail của “Nguyen Van Hung” đã được gởi vào thư mục “Ban”. Quản lý thư bằng các quy tắc (Rules): khi bạn giao dịch mail với nhiều người mà bạn sắp xếp các mail bằng tay thì mất rất nhiều thời gian. Outlook cung cấp cho ta công cụ Message Rules giúp ta có thể quản lý tự động các mail một cách dễ dàng. Một quy tắc (Rule) gồm hai phần: phần điều kiện (Conditions) chứa một hoặc nhiề u điều kiện về mail, phần hành động (Actions) chứa một hoặc nhiều hành động ứng với các diều kiện trên. Ví dụ ta muốn khi nhận bất kỳ mail nào của anh Nguyen Van Hung thì tự động chuyển vào Folder Ban. Ta làm các bước như sau: vào menu Tools/Message Rules/Mail… Hộp thoại New Mail Rules xuất hiện, trong mục điều kiện (Select the conditions for your rule) bạn check vào Where the from line contains people thì phía dưới mục Rules Decription chứa hàng chữ màu xanh contains people. Hình 7.57 – Hộp thoại New Mail Rule. Bạn click vào hàng chữ màu xanh contains people, hộp thoại Select People xuất hiện. Bạn nhập vào địa chỉ mai của anh Nguyễn Văn Hùng: nvhung@hcm.vnn.vn , chọn Add, chọn OK. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m . Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 130/555 Hình 7.58 - Hộp thoại sau khi chọn Contains people. Bước kế tiếp là bạn chọn hành động cho điều kiện này, trong mục Select the Actions for your rule bạn check vào Move it to the specified folder. Hình 7.59 – Hộp thoại New Mail Rule (tt). Trong mục Rule Description, click vào hàng chữ màu xanh specified để chỉ ra thư mục mail sẽ di chuyển đến. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m . Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 131/555 Hình 7.60 – Hộp thoại sau khi chọn Specified Folder. Sau khi hoàn thành bạn sẽ có một quy tắc như sau: Hình 7.61 – Hộp thoại Message Rules. Xác định thời gian check mail tự động: bạn vào menu Tools/Option, hộp thoại Option xuất hiện, trong Tab General, mục Send/Receive Messages bạn check vào Check for new message every XX minute, đồng thời bạn nhập vào thời gian check mail tự động. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m . Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 132/555 Hình 7.62 – Hộp thoại Options. Mail có hai định dạng cơ bản là: HTML và Plain Text. Dạng HTML cho phép ta soạn thảo mail như một trang Web có thể chèn hình ảnh, âm thanh vào mail, làm cho mail có thể sống động hơn. Dạng Plain Text chỉ cho phép ta soạn thảo mail như một tài liệu văn bản trong suốt. Muốn chọn định dạng mail bạn vào Tab Send trong hộp thoại Option, mục Mail Sending Format bạn chọn định dạng mà bạ n muốn. Hình 7.63 – Hộp thoại Options – Tab Send. Sử dụng Stationary: Stationary là một khuôn mẫu mail được thiết kế sẵn giúp bạn có thể soạn thảo mail nhanh và trình bày đẹp. Bạn vào tab Compose trong hộp thoại Option, mục Stationery, check vào mail và bạn click vào Select để chọn khuôn mẫu vừa ý. Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m Click to buy NOW! P D F - X C h a n g e V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m . . Xem tập tin gởi kèm: trong màn hình Preview, click chuột vào biểu tượng chiếc kẹp giấy, sau đó chọn tập tin gởi kèm rồi ch ọn Open để mở tập tin hoặc chọn Save to disk để lưu tập tin vào đĩa V i e w e r w w w . d o c u - t r a c k . c o m . Tài liệu hướng dẫn giảng dạy Học phần 3 - Quản trị mạng Microsoft Windows Trang 129/555 Hình 7.56 – Mail của “Nguyen Van Hung” đã được gởi vào thư mục “Ban”. Quản lý thư bằng các quy. kiếm và xử lý mail ta nên sắp xếp các mail theo một tổ chức thư mục nhất định. Trước tiên ta cần tạo thêm các thư mục mở rộ ng bằng cách click phải chuột vào Local Folders, chọn New Folders và