Luận văn tốt nghiệp 51 chi, hoá đơn bán hàng cho từng khách hàng, theo dõi bằng VNĐ hoặc ngoại tệ. - Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả : để theo dõi việc nhập mua hàng hoá vật tư theo mặt hàng, người bán, hợp đồng, kho nhập hàng. Theo dõi chi phí khi mua hàng, mua hàng hoá vật tư theo hình thức mua trả chậm và trả ngay; thanh toán của từng phiếu nhập mua; công nợ đối với ngườ i bán bằng VNĐ, ngoại tệ - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu : theo dõi việc bán hàng ra theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng; hàng bán bị trả lại; doanh thu bán hàng theo bộ phận,theo cửa hàng; việc bán hàng theo hình thức trả chậm và trả ngay; dịch vụ bán hàng kèm theo cũng như chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có); hàng gửi bán tại các đạ i lý; hạn thanh toán của từng hoá đơn đặt hàng; công nợ của người mua bằng VNĐ, ngoại tệ. - Phân hệ kế toán hàng tồn kho : để theo dõi hàng tồn kho cuối kỳ; tính giá tồn kho theo giá đích danh hoặc giá trung bình; xuất điều chỉnh vật tư; mức tồn kho tối thiểu hoặc tối đa. - Phân hệ kế toán tổng hợp : để tổng hợp số liệu từ các phân hệ khác rồi lên các báo cáo sổ sách kế toán, thực hiện bước khoá sổ và chuyển số dư. * Đối với nghiệp vụ kế toán bán hàng, tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở công ty được nhân viên kế toán làm nhiệm vụ cập nhật chứng từ vào máy vi tính – cập nhật hoá đơn bán hàng theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Trong phần mềm kế toán máy FAST, ở phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu”, nhân viên kế toán vào menu (thực đơn) “bán hàng” chọn “hoá đơn bán hàng” chọn “mới” xuất hiện các thông tin cần cập nhật bao gồm : - Ngày chứng từ : là ngày cập nhật chứng từ + Số chứng từ : có thể do người sử dụng đưa vào hoặc do FAST quy định (sẽ tự động tăng 1 đơn vị khi thêm 1 chứng từ mới) + Ông bà : tên người cụ thể trực tiếp giao dịch Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 52 - Mã khách : là mã của khách hàng - Diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ hoặc cho chứng từ - Mã vụ việc : được lấy từ danh mục vụ việc, có tác dụng khi lên báo cáo hoặc đặt lọc dữ liệu. - Bộ phận : để theo dõi bộ phận bán hàng, có tác dụng lên báo cáo. - Mã kho, mã vật tư : để xác định vật tư hàng hoá bán lấy từ kho n ào (sau khi nhập vật tư hàng hoá về kho, thông tin về “tồn kho” sẽ xuất hiện). - Số lượng : xác định số lượng hàng bán ra. - Giá : xác định giá vốn của hàng bán. Người sử dụng không cần phải nhập vào giá vốn. Giá vốn này sẽ được tính khi cuối tháng do máy tự động làm theo phương pháp tính giá trung bình tháng và tự động cập nhật. (Thông tin này được xác đị nh trong danh mục vật tư hàng hoá, tại thông tin tính giá tồn kho phải để là : TB – trung bình). - Giá bán : do người sử dụng tự đưa vào. Sau khi nhập xong giá bán, thành tiền tự động tính = số lượng x giá bán. - TK Nợ, TK Có : theo lý thuyết nhưng FAST đã cập nhật một phần cho các tài khoản. TK Nợ Doanh thu Giá vốn Kho Định khoản Máy tự động Sau khi cập nhật xong chọn “l ưu”. * Khi khách hàng thanh toán tiền mua hàng với công ty, nhân viên kế toán vào số liệu bằng cách : vào menu “tiền mặt ngân hàng” chọn loại chứng từ cần cập nhật. Khi đó xuất hiện các thông tin cần cập nhật: - Mã chứng từ : được lấy từ danh mục chứng từ để xác định nghiệp vụ được cập nhật thuộc loại chứng từ nào. PT1 – Phi ếu thu tiền mặt VNĐ PC1 – Phiếu chi tiền mặt VNĐ 511 632 156 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 53 BC1 – Giấy báo có ngân hàng VNĐ “ngân hàng VNĐ” BN1 – Giấy báo nợ ngân hàng VNĐ BCA – Giấy báo có ngân hàng ngoại tệ “ngân hàng ngoại tệ” BNA – Giấy báo nợ ngân hàng ngoại tệ - Các thông tin cần cập nhật khác tương tự như cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ không có các mục : bộ phận, mã kho mã vật tư, số lượng, giá bán. * Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại Vào menu “bán hàng” chọn “phiếu nhập hàng bán bị trả lại”. Các thông tin cần cập nhập tương tự như cập nhật “hoá đơn bán hàng” chỉ ngược về TK Nợ, TK Có. * Phân hệ “kế toán bán hàng và công nợ phải thu” liên kết chặt chẽ với phân hệ hàng tồn kho để quản lý, theo dõi 3 chức năng: nhập, xuất, tồn kho và liên kế t chặt chẽ với phân hệ vốn bằng tiền để theo dõi công nợ đối với người mua. Sơ đồ hạch toán Chứng từ phải thu Hoá đơn bán h à Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Bảng kê hoá đơn bán hàng Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 54 Cuối tháng, kế toán tổng hợp sử dụng phân hệ “kế toán tổng hợp” tổng hợp dữ liệu đầu vào là các bút toán kết chuyển phân bổ, là các chứng từ được cập nhật ở phân hệ kế toán vốn bằng tiền, phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu, phân hệ kế toán hàng tồn kho thông qua phân hệ nà y sẽ đưa lên báo cáo ở các thông tin đầu ra : + Sổ chi tiết công nợ + Sổ chi tiết tài khoản + Sổ cái tài khoản + Bảng kê số 1 + Bảng kê số 8 + Bảng kê số 11 + Bảng kê chứng từ + Nhật ký chứng từ số 8 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Phiếu thu tiền bán hàng Báo cáo bán h à Sổ chi tiết tổng hợp công nợ In hoá đơn bán hàng Sổ chi tiết các tài khoản 131, 156, 632, 511… Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT. Phiếu thu tiền bán hàng. Giấ y báo có n g ân hàn g . Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 55 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1. Sổ chi tiết công nợ – TK131 ( biểu 4 ) Để dùng theo dõi tình hình công nợ của khách hàng, theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, chi tiết theo từng mặt hàng. Muốn lên sổ chi tiết cho tháng hay quý chương trình sẽ hỏi cần tổng hợp số liệu cho tháng nào. Sau khi chọn xong chương trùnh sẽ tự tổng h ợp số liệu. - Sổ chi tiết công nợ gồm có: + Cột chứng từ : ghi ngày tháng của chứng từ và số chứng từ + Cột diễn giải : thông tin diễn giải thêm cho nghiệp vụ bán hàng hoặc cho chứng từ + Cột tài khoản đối ứng ( 111, 112, 33312, 5112 …) theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng đối với công ty. + Cột phát sinh nợ : phản ánh công nợ công ty cần phảI thu ở khách hà ng. Bảng kê số 1, 8, 11. Nhật ký chứng từ số 8 ( ghi Có tài khoản 131, 156, 413, 511, 632,711, 911 ) Sổ cái 511, 131, 632 Báo cáo tài chính Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 56 + Cột phát sinh có : phản ánh tình hình khách hàng trả nợ công ty. Cơ sở để vào số liệu là các HĐ GTGT (kiêm phiếu xuất kho) , phiếu thu tiền, giấy báo có của ngân hàng. 2. Sổ chi tiết tài khoản – TK 156 ( biểu 5 ) Là tài liệu cung cấp, phản ánh một cách chi tiết tình hình xuất, nhập của từng loại hàng hoá ở từng kho hàng của công ty cả về số lượng, giá tr ị. Mỗi một loại hàng hoá được ghi trên 1 dòng của sổ. Cơ sở để vào số liệu là các HĐ GTGT ( kiêm phiếu xuất kho ). 3. Sổ chi tiết tài khoản – TK 632 ( biểu 6 ) Sổ chi tiết tài khoản 632 phản ánh dư nợ đầu kỳ, phản ánh trị giá vốn hàng bán của toàn bộ số hàng theo từng mặt hàng được xác định là bán trong kỳ và kết chuyển giá vốn của hàng bán sang TK 911. 4. Bảng kê số 1 ( biểu 7 ) Để phản ánh số phát sinh bên nợ TK 111 đối ứng có với tàI khoản liên quan. 5. Bảng kê số 8 ( biểu 8 ) Phản ánh phải trả người bán và kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ để xác định kết quả kinh doanh. 6. Bảng kê số 11 ( biểu 9 ) Bảng kê số 11 phả n ánh tình hình thanh toán tiền hàng với khách hàng, theo dõi số tổng cộng cho từng khách hàng giao dịch. Cuối tháng, quý máy tự động cộng phát sinh có 131 7. Bảng kê chứng từ ( biểu 10 ) Phản ánh doanh thu bán hàng và kết chuyển doanh thu bán hàng. 8. Bảng kê chứng từ – TK 111 (biểu 11 ) Phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng bằng tiền mặt. 9. Nhật ký chứng từ số 8 ( biểu 12 ) Phản ánh toàn bộ quá trình xuất kho hàng hoá, ph ản ánh tổng doanh thu bán hàng, kết quả kinh doanh trong quý. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 57 Nhật ký chứng từ số 8 phản ánh số phát sinh bên có 131, 156, 511, 632, 711, 911 10. Sổ cái tài khoản – TK 131 ( biểu 13 ) Số phát sinh nợ, phát sinh có của TK 131 phản ánh trên sổ cái theo từng tài khoản đối ứng : 3311, 5111 11. Sổ cái tài khoản – TK 632 ( biểu 14 ) Sổ này để phản ánh số phát sinh nợ, số phát sinh có và tàI khoản đối ứng của TK 632, 9111, 15611 12. Sổ cái tài khoản - TK 511 ( biểu 15 ) Mở chi tiết cho từng tài khoả n cấp 2. Sổ cái phản ánh phát sinh nợ, phát sinh có và tài khoản đối ứng của TK 511, 911,1311 Chương 3 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 58 Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm hà nội 3.1 tính tất yếu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Hạch toán kế toán ra đời là một nhu cầu tất yếu khách quan của sự phát triển kinh tế của xã hội loài người. Đó là một công cụ đắc lực trong việc quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. Tuỳ từng thời kỳ mà kế toán được sử dụng sao cho phù hợp với mục tiêu, chính sách củ a Đảng và nhà nước mà không ngoài nội dung phục vụ cho quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong giai đoạn đó. Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, việc hạch toán kế toán như thế nào là phụ thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, nhà nước chỉ có những thông tư hướng dẫn để các doanh nghiệp tuỳ vào điều kiện, tình hình cụ thể của mình mà vận dụng cho thích hợp. Tuy nhiên, chế độ kế toán mới được ban hành phát sinh nhiều vấn đề trong thực tế cần phải hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung v à kế toán bán hàng nói riêng là một nhu cầu hết sức cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong nghành thương mại cũng như trong toàn bộ nền kinh tế. Đối với doanh nghiệp thương mại với chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá thì nghiệp vụ bán hàng là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá, nó ảnh hưởng trực ti ếp đến lợi nhuận, phản ánh kết quả kinh doanh trong một thời kỳ. Vì thế kế toán nghiệp vụ bán hàng có vai trò quan trọng trong quá trình thu thập xử lý, cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, cung cấp những tài liệu về quá trình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 59 đánh giá chất lượng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ tạo điều kiện thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng tốc độ chu chuyển vốn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Từ đó cho thấy kế toán nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò to lớn trong công tác tổ chức kế toán của doanh nghi ệp. Đó chính là lý do để mỗi doanh nghiệp thương mại phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng của mình. 3.1.2 Nội dung của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Việc hoàn thiện phải dựa trên tình hình thực tế kinh doanh của các doanh nghiệp đã trải qua nhiều năm hoạt động tìm ra được những hạn chế kết hợp với các quy định của ch ế độ kế toán rồi đưa ra hướng giải quyết khắc phục. Quá trình hoàn thiện phải dựa trên tất cả các mặt : - Chứng từ sử dụng : Chứng từ kế toán phải được lập một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác đúng với những quy định cụ thể trong chế độ ghi chép ban đầu. Bởi vì, những chứng từ kế toán n ày là cơ sở pháp lý để tiến hành hạch toán, là căn cứ để kiểm tra tính chính xác trong quá trình ghi sổ, đảm bảo ghi chép các nội dung cần thiết, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của chứng từ. Đồng thời nó là căn cứ để xác định trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình bán hàng, từ đó là căn cứ để xác định đúng kết quả tiêu thụ trong kỳ . Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141/TC/CĐ kế toán ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về bán hàng bao gồm : - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu thu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 60 - Các chứng từ khác có liên quan : chứng từ ngân hàng, hoá đơn vận chuyển bốc dỡ… - Tài khoản sử dụng : Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Nó bao gồm các quy định thống nhất về số lượng tài khoản, tiểu khoản sử dụng, tên tài khoản tiểu khoản, nội dung và kết cấu của tài khoản. - Tổ chức hạch toán ban đầu : Tổ chức hạch toán ban đầu đòi hỏi kế toán trưởng phải quy định cụ thể những người chịu trách nhiệm ghi chép thông tin về các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ kế toán đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Quy định trình tự luân chuyển chứng từ đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế. Bởi vì tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ, hợp pháp của chất lượng công tác kế toán được quyết định ở hạch toán ban đầu. - Tổ chức vận dụng hình thức sổ sách kế toán phù hợp. Sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp, chỉnh lý và hệ thống hoá các số liệu, là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp để cung cấp số liệu lập các báo cáo tài chính. Do đó, tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán sẽ giảm thiểu mức thấp nhất công việ c ghi chép nhưng vẫn đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý. 3.1.3 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng. Để đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo một số yêu cầu sau : - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp và cơ chế tài chính hiện hành. Mỗi quốc gia đều có các cơ chế quản lý kinh tế nhất định và hệ thống chế độ kế toán được ban hành Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu : theo dõi việc bán hàng ra theo mặt hàng, khách hàng, hợp đồng; hàng bán bị trả lại; doanh thu bán hàng theo bộ phận,theo cửa hàng; việc bán hàng theo. nghiệp vụ bán hàng ở công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Phiếu thu tiền bán hàng Báo cáo bán h à Sổ chi tiết tổng hợp công nợ In hoá đơn bán hàng. Version - http://www.simpopdf.com Luận văn tốt nghiệp 58 Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm hà nội 3.1 tính tất yếu của việc hoàn thiện