NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ Các thành phần Hệ thống Thơng tin Kế tốn TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Các mơ hình AIS Vai trị AIS Accounting Information Systems AIS Phát triển AIS Các công cụ mô tả AIS Hệ thống Hệ thống thông tin quản lý Là tổng thể bao gồm phận, thành phần có mối quan hệ với để thực mục tiêu chung định Lưu trữ Q trình SXKD B Xử lý Thơng tin đầu Kiểm soát - phản hồi A Mục tiêu C Dữ liệu đầu vào D Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý liệu trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị DN Các cấp độ thông tin cung cấp hỗ trợ dự báo Phân loại thông tin Nhà quản lý cấp cao Phân loại thơng tin Tính chất Chiến lược hỗ trợ định xử lý nghiệp vụ Quản lý, điều hành Hoạt động Nhà quản lý bậc trung Hoạt động A Hoạt động C Mức độ không cấu trúc thông tin tỷ lệ nghịch với khả thành công việc tổ chức hệ thống kế toán Phân loại nhận dạng yêu cầu thông tin nào? Mỗi chuỗi hoạt động liên quan đến nội dung trình SXKD Chu trình kinh doanh hay cịn gọi chu trình kế tốn Chu trình DT Hoạt động B Khơng cấu trúc Chu trình kinh doanh Quá trình SXKD chu trình kinh doanh Quá trình Sản xuất kinh doanh Tổng hợp/ Chiến lược Phân tích Có cấu trúc Người thực Sản Xuất Bán Hàng Kế tốn Tài Nhân Xử lý/Tác nghiệp Bao gồm: Chu trình CP Chu trình doanh thu Chu trình chi phí Chu trình SX Chu trình sản xuất Hoạt động … Chu trình TC Chu trình nhân Hoạt động … Hoạt động … Chu trình Nsự Chu trình tài Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM Mối liên hệ chu trình kế tốn Sản phẩm Chu trình sản xuất NVL, NC -> SP hồn thành Chu trình doanh thu Bán hàng –> Thu tiền Dữ liệu Dữ liệu NVL Hệ thống thông tin kế toán Mục tiêu DN Dữ liệu Mua hàng – trả tiền Thực hoạt động cung cấp hàng hóa dịch vụ có giá trị cho khách hàng Chu trình tài Huy động vốn – Đầu tư Tiền Tiền Chu trình nhân Nhân cơng AIS Cung cấp thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá hoạt động DN Là hệ thống thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ cung cấp thơng tin kế tốn cho người sử dụng Tiền Hệ thống ghi sổlập báo cáo Chu trình chi phí Chức Kế tốn Tuyển dụng – Trả lương Hệ thống thơng tin kế tốn Dữ liệu Thủ tục kiểm sốt Lưu trữ Xử lý Thơng tin 10 AIS Pacioli’s Chứng từ Tài khoản Đối tượng chi tiết Quá trình SXKD Bộ máy Quy trình Phương thức Báo cáo tài Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài Lập báo cáo Chứng từ Ghi sổ nhật ký Sổ cái, Sổ chi tiết Sổ nhật ký Chuyển sổ Báo cáo tài Sổ kế toán Báo cáo quản trị 11 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM 12 Hạn chế AIS Mô hình tổ chức AIS theo kiện-REAL Nội dung hoạt động kinh doanh Chọn lọc nghiệp vụ Sự kiện q trình kinh doanh AIS Khơng kịp thời Giới hạn nội dung Thông tin hạn chế Tách rời hoạt động DN Hệ thống truy xuất báo cáo Kho liệu Trùng lắp Thu thập liệu theo kiện DN quan tâm Thông tin 13 Người sử dụng thông tin Gắn AIS với hoạt động kinh doanh DN Hợp liệu tồn DN Thơng tin cung cấp linh hoạt 14 AIS Quản Trị Doanh Nghiệp Xác định nào? Nguồn lực (Resources) Mô hình REAL Quản trị doanh nghiệp Đề xuất thay đổi Đối tượng (Agent) Sự kiện (Event) Hoạch định Nơi chốn (Location) Xác lập Tổ chức, thực Điều khiển Hoạt động kinh doanh Dữ liệu thu thập 15 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM Kiểm sốt, đánh giá Thơng tin đo lường Dữ liệu AIS 16 Vai trò AIS quản trị DN CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA KẾ TOÁN Ghi nhận, lưu trữ liệu hoạt động kinh doanh Thiết lập, kiểm sốt giao dịch bên ngồi Cung cấp thông tin Ghi nhận hoạt động Các báo cáo cho đối tượng bên Các báo cáo cho quản trị DN Chiến lược kinh doanh Thiết kế, cung cấp thơng tin tin cậy Kiểm sốt hoạt động DN Chuỗi giá trị doanh nghiệp Giá trị thấp Hỗ trợ hoạch định 17 Phát triển hệ thống thơng tin kế tốn Giá trị cao IT thực IT hỗ trợ 18 Chu kì phát triển HTTT kế tốn Là q trình thiết lập tất thành phần hệ thống thông tin kế tốn Nhu cầu thay đổi AIS Là q trình bao gồm công việc thực theo trình tự theo chu kì định -> Chu kì phát triển HTTT kế tốn Việc tổ chức HTTT kế toán phải thực Vận hành hệ thống Phân tích hệ thống sở mục tiêu đề Việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn khơng phải cơng việc nội phận kế liên quan ảnh hưởng đến tồn tốn doanh nghiệp Phân tích thơng tin 19 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM Thiết kế hệ thống Thực hệ thống 20 Vấn đề đặt AIS Các công cụ mô tả AIS Phạm vi hệ thống Mơ hình, q trình tổ chức AIS Mơ tả thành phần AIS Vai trò AIS hoạt động DN – Dữ liệu Ứng dụng công nghệ thông tin vào AIS Mô tả? – Lưu trữ … – Hoạt động xử lý – Thông tin Đối tượng tham gia vào AIS Thảo luận 21 22 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD) Ví dụ minh họa: Q trình thu tiền bán chịu KH gặp KT tốn kèm theo thơng báo trả tiền cty NV lập Pthu liên ghi số tiền tốn, số Pthu vào thơng báo trả tiền kèm theo Sau chuyển Pthu cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho KT phải thu Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền Pthu đóng dấu xác nhận Sau chuyển Pthu cho kế tốn phải thu, phiếu cịn lại dùng để ghi vào sổ quỹ lưu theo số thứ tự KT phải thu nhận giấy báo trả tiền KT toán chuyển đến lưu lại theo hồ sơ KH Sau nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau nhập vào phần mềm kế tốn PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn cịn chưa trả Nếu đúng, PM cho phép ghi nhận nghiệp vụ toán làm giảm nợ phải thu KH theo hóa đơn Định kì, PM in sổ TK tiền, phải thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp toán chuyển cho KT tổng hợp 23 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM DFD mơ tả hình ảnh thành phần; dòng lưu chuyển liệu thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến nơi lưu trữ liệu hệ thống thơng tin DFD có nhiều cấp DFD khái quát (cấp 0) DFD cấp DFD cấp … 24 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Điểm đầu Cấp Phân cấp DFD 1.0 D I 3.2 B 2.0 C A H B Lưu trữ Điểm cuối 3.0 B Cấp – Có kí hiệu biễu diễn Hệ thống Lưu trữ 3.1 Các kí hiệu: A Điểm đầu D SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Hoạt động xử lý Điểm cuối Dòng liệu Đối tượng bên hệ thống (điểm đầu, kết thúc) Cấp Lưu trữ liệu 25 DFD cấp (khái quát) 26 DFD cấp (khái quát) Là sơ đồ cấp cao mô tả cách khái quát nội dung hệ thống hình trịn, biểu diễn dòng liệu vào (inflow) (outflow) hệ thống đối tượng bên hệ thống Khách hàng Đối tượng: Người vật (máy tính) thực điều khiển hoạt động Thanh toán Hệ thống thu tiền bán chịu DFD khái quát cho biết: Đối tượng bên hệ thống: cho nhận liệu hệ thống (ko xử lý liệu) Có vai trị điểm đầu, điểm cuối hệ thống Tổng hợp toán Kế toán tổng hợp – Chức hệ thống – Phạm vi hệ thống 27 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM 28 DFD cấp 1, cấp DFD cấp Biểu diễn hệ thống hình vẽ cấp hoạt động xử lý, dòng liệu vào, cấp hoạt động xử lý Khách hàng Ghi nhận thơng tin 1.0 Thơng tin tốn Mơ tả chức hoạt động xử lý Ghi nhận toán 3.0 Nội dung dịng liệu Khơng quan tâm đến đối tượng, BP thực hiện, hình thức mang liệu Thông tin tổng hợp 29 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp Tiền thu Số tiền xác nhận Sổ quỹ Phiếu thu xác nhận Xác nhận toán 2.0 Kế toán tổng hợp 30 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp Bước 1: Mô tả hệ thống hành đoạn văn mô tả Bước 3: Đánh dấu hoạt động xử lý liệu hoạt động bảng mô tả bước Bước 2: Lập bảng đối tượng hoạt động liên quan đến đối tượng Đối tượng Hoạt động Khách hàng Chuyển TB trả tiền Kế toán toán Lập phiếu thu Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào TB trả tiền …… …… … Thơng tin tốn Hoạt động xử lý liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa Các hoạt động nhập liệu, xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp… Các hoạt động chuyển nhận liệu đối tượng hoạt xử lý liệu 31 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM 32 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp Bước 4: Nhận diện đối tượng bên hệ thống – Là đối tượng không thực hoạt động xử lý liệu hệ thống Bước 7: Nhóm hoạt động xử lý liệu theo cách sau: Bước 5: – Nhóm hoạt động xảy nơi thời điểm – Vẽ hình chữ nhật biểu diễn đối tượng bên ngồi – Vẽ vịng trịn biểu diễn nội dung hoạt động xử lý hệ thống hành – Vẽ dòng liệu nối vòng tròn đối tượng bên hệ thống – Đặt tên cho dòng liệu theo động từ hành động nhận gửi liệu Bước 6: liệt kê hoạt động xử lý liệu theo trình tự diễn hoạt động – Nhóm hoạt động xảy thời điểm khác nơi xảy Để cho DFD dễ đọc, nên sử dụng từ đến hình trịn sơ đồ, cấp Bước 8: Vẽ hình trịn đặt tên chung cho nhóm hoạt động theo động từ nêu bật nội dung hoạt động nhóm 33 VẼ SƠ ĐỒ DỊNG DỮ LIỆU cấp 34 LƯU ĐỒ (Flowchart) Bước 9:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống nối hình trịn với theo mối liên hệ hợp lý Bước 10: Bổ sung nơi lưu trữ liệu thấy hợp lý Lưu đồ mơ tả hệ thống hình vẽ q trình xử lý liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) Đồng thời mô tả Phân cấp DFD – Phương thức truyền liệu Bước 11: Tiếp tục nhóm nhỏ hoạt nhóm bước Mỗi nhóm nhỏ nhóm lớn hình trịn xử lý cấp cho hình trịn lớn – Các đối tượng, BP liên quan Thực bước 8,9,10 – Phương thức tính chất lưu trữ – Phương thức xử lý 35 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM 36 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart) LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG Kế toán tiền Lưu đồ chứng từ mơ tả trình tự ln chuyển chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong xử lý thủ công A KH Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ hoạt động xử lý máy tính Phiếu thu 37 Tập tin KH Nhập vào PM A Nhập hóa đơn khách hàng Ghi nhật kí Phiếu thu N NK Thu tiền Phiếu thu Quá trình thu tiền Hóa đơn BH Hiện thị nhập Nhập liệu Hoá đơn N Xác nhận ghi sổ Sổ quỹ Kế tốn cơng nợ KH 38 Kí hiệu đầu vào Phiếu thu Cập nhật hóa đơn Tập tin bán hàng Phiếu thu KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart) Tập tin HTKho Phiếu thu Lập phiếu thu Kết hợp lưu đồ chứng từ lưu đồ hệ thống mô tả hệ thống thấy hoạt động xử lý hữu hình vơ hình hệ thống Hố đơn BH Thủ quỹ Thẻ lưu trữ 39 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) giấy Nhập chứng từ vào máy tính (nhập tay) Đưa liệu vào hệ thống thẻ lưu trữ 40 10 KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ Kí hiệu xử lý Tính giá HTK Lập phiếu thu Kí hiệu lưu trữ Lưu trữ thủ cơng N: Lưu trữ theo số thứ tự Xử lý thủ công A: Lưu trữ theo Alphabet Kí hiệu đầu N D: Lưu trữ theo ngày Hiển thị hình Kí hiệu kết nối A Bắt đầu Sổ, báo cáo Tập tin hàng tồn kho Lưu trữ máy tính Xử lý máy tính Dữ liệu đầu vào/ra 41 VẼ LƯU ĐỒ Bắt đầu/kết thúc Điểm nối Điểm nối sang trang trang (A, B, C…) sau (Số trang: 1,2,3…) 42 VẼ LƯU ĐỒ Bước 1: Xác định đối tượng bên bên hệ thống (xem lại phần DFD) Bước 4: Hoàn thành lưu đồ: – Nối kí hiệu thành phần dịng thơng tin Bước 2: Chia lưu đồ thành cột – Sử dụng dấu nối dịng thơng tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều đường kẻ ngang/dọc – Mỗi đối tượng bên cột lưu đồ – Các cột xếp cho dòng lưu chuyển hoạt động từ trái sang phải – Các hoạt động xử lý liên tiếp gộp chung thành hoạt động xử lý (nếu cần) Bước 3: Xác định thành phần cột – Chứng từ vào phải hoạt động xử lý – Mô tả hoạt động xử lý – Các chứng từ điểm bắt đầu điểm kết thúc – Dòng liệu vào, hoạt động Ngun tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý bị kẹp kí hiệu đầu vào đầu 43 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM – Cách để có lấy liệu lưu trữ liệu thiết bị máy tính thơng qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) 44 11 Ý NGHĨA Vận dụng sơ đồ lưu đồ Đánh giá hoạt động hệ thống hành Mô tả hệ thống DFD giúp: – Xác định nội dung, chức năng, trình tự hoạt động xử lý hệ thống – Đánh giá dòng liệu vào hoạt động -> Đánh giá sở thực hoạt động – Nhận biết nội dung dòng liệu cần thiết cho hoạt động xử lý – Đánh giá dòng liệu -> Đánh giá việc thực chức hoạt động Tổ chức thực hoạt động cho hệ thống Mô tả hệ thống lưu đồ giúp: – Nhận biết phân tích hoạt động xử lý theo đối tượng, phận liên quan – Phác thảo quy trình xử lý hoạt động cấp chi tiết sơ đồ – Phương thức thực hoạt động xử lý – Xác định phận phương thức xử lý – Phương thức chuyển liệu 45 Ví dụ vận dụng 1: Căn vào thông báo gửi hàng qua điện thoại từ P.Kdoanh, phận gửi hàng chuẩn bị việc giao hàng Một giấy báo gởi hàng gồm liên lập Liên với hàng hoá gởi đến KH Liên chuyển đến phận lập hoá đơn Bộ phận sử dụng thơng tin giấy báo để lập hố đơn gồm liên Liên hoá đơn bán hàng gởi đến KH, liên chuyển cho kế tốn Ngồi ra, liên hoá đơn bán hàng lưu phận lập hố đơn Khi kế tốn nhận hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết phải thu, nhật kí bán hàng lưu hóa đơn bán hàng theo tên khách hàng a Vẽ sơ đồ lưu đồ mơ tả cho q trình B Chỉ rủi ro trình Nêu thay đổi, bổ sung vào trình để hạn chế rủi ro 47 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM – Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống 46 Ví dụ vận dụng 2: Thiết kế quy trình bán hàng xử lý nghiệp vụ phòng kế toán doanh nghiệp với đặc điểm: – Bán cửa hàng – Các phận liên quan: Cửa hàng, kho, kế toán – Phương thức xử lý cửa hàng, kho thủ cơng – Phịng kế tốn sử dụng phần mềm 48 12 ... bên hệ thống: cho nhận liệu hệ thống (ko xử lý liệu) Có vai trị điểm đầu, điểm cuối hệ thống Tổng hợp toán Kế toán tổng hợp – Chức hệ thống – Phạm vi hệ thống 27 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán. .. triển HTTT kế tốn Việc tổ chức HTTT kế toán phải thực Vận hành hệ thống Phân tích hệ thống sở mục tiêu đề Việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn khơng phải cơng việc nội phận kế liên quan ảnh hưởng... nghiệp Phân tích thơng tin 19 Bùi Quang Hùng - Khoa Kế toán - Kiểm toán, ĐH Kinh Tế TP.HCM Thiết kế hệ thống Thực hệ thống 20 Vấn đề đặt AIS Các công cụ mô tả AIS Phạm vi hệ thống Mơ hình, q trình