Trong thương mại quốc tế có nhiều phương thức thanh toán, chủ yếu các doanh nghiệp áp dụng phương thức thanh toán L/C hoặc T/T. Đối với khách hàng truyền thống hay hàng hóa có giá trị không quá lớn mới áp dụng phương thức T/T. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho phương tiện vận tải, doanh nghiệp cần nhanh chóng lập bộ chứng từ để thực hiện thanh toán. 8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Nếu chủ hàng XK bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng ( người NK ). Chương II Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện HĐXK hàng TCMN tại Artex Hà Nội. I. Giới thiệu về công ty ARTEX Hà Nội 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ARTEX Hà Nội. Theo quyết định số 4523/QĐ/UB/TC ngày 23/10/1987 của UBND thành phố Hà Nội thành lập công ty mỹ nghệ xuất khẩu Hà Nội trên cơ sở sát nhập của 3 công ty là: công ty Mỹ nghệ xuất khẩu, công ty Thêu ren xuất khẩu,công ty Gia công dệt xuất khẩu. Ngày 16/11/1987 chính thức thực hiện sát nhập 3 công ty thành Công ty mỹ nghệ xuất khẩu Hà Nội, có tư cách pháp nhân hoạch toán kinh tế độc lập. Khi Nhà Nước ban hành quyết định 388, sắp xếp lại các doanh nghiệp, Luật công ty, Luật doanh nghiệp cùng một số luật khác, theo quyết định thành lập số 3313 /QĐ/UB/TC ngày 19/12/1992 của UBND thành phố Hà Nội công ty vẫn giữ tên cũ là Công ty Mỹ nghệ xuất khẩu Hà Nội. Đến ngày 27/9/1996 theo quyết định thành lập số 3169/QĐ/UB/TC của UBND thành phố Hà Nội, công ty chính thức mang tên: Công ty xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng và Thủ công mỹ nghệ Hà Nội. Tên giao dịch quốc tế là: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com HANOI ARTHANDICRAF COMSURMER GOODS IMPORT-EXPORT CORPORATION ( ARTEX HA NOI ) Công ty là một trong những thành viên của Liên hiệp công ty xuất nhập khẩu đầu tư Hà Nội ( UNIMEX HaNoi ) Trụ sở chính: 172 Ngọc Khánh - Ba Đình - Hà Nội. Điện thoại: (84-4)7715572. Fax: (84-4)7715578. Email: Artexhan@Netnam.vn 2.Cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng và nhiệm vụ của công ty Artex Hà Nội. 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy: Trong cơ chế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty Artex Hà Nội nói riêng đều phải thực hiện hình thức hoạch toán giá thành sản phẩm, lãi hưởng lỗ chịu. Do đó, bộ máy của công ty đã được thu gọn lại không còn cồng kềnh như trước, công ty phải từng bước giảm bớt lực lượng lao động gián tiếp ( những cán bộ viên chức không đáp ứng được yêu cầu đổi mới của hoạt động kinh doanh ) nên số lượng nhân viên giảm trong những năm gần đây còn 80 người, đồng thời các phòng ban nghiệp vụ đi vào hoạt động hiệu quả. Cơ cấu hoạt động của công ty được thể hiện ở bảng 1 sau đây: Bảng 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Artex Hà Nội. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Mô hình này phù hợp với quy mô kinh doanh nhỏ, hơn nữa các mệnh lệnh, nhiệm vụ và thông báo tổng hợp cũng được truyền từ lãnh đạo của công ty đến cấp cuối cùng một cách dễ dàng. Ban giám đốc gồm: Giám đốc, 2 Phó giám đốc: trực tiếp tổ chức, điều hành hoạt động của công ty. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: - Phòng tổng hợp thị trường: lập kế hoạch, thống kê kế hoạch, báo cáo và theo dõi điều hành tổ chức kinh doanh đồng thời cung cấp các thông tin cần thiết cho các phòng nghiệp vụ kinh doanh. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 1: Chủ yếu kinh doanh xuất nhập hàng thủ công mỹ nghệ, tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 2: Kinh doanh xuất nhập khẩu trọng tâm hàng nông lâm, hải sản. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 3: Khai thác trung tâm thương mại, kinh doanh xuất nhập khẩu hàng may mặc. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 4: Chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu hàng công nghiệp, vật liệu xây dựng và các mặt hàng khác. Bốn phòng nghiệp vụ có tổng số 40 thành viên, thực hiện chức năng tìm kiếm bạn hàng và giao dịch với các đối tác để phát triển, mở rộng thị trường.Việc phân loại hàng hóa xuất nhập khẩu cho từng phòng ban tránh sự chồng chéo, giành khách hàng của nhau đồng thời phát huy được năng lực chuyên môn hóa của cán bộ nghiệp vụ. 2.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng và Thủ công mỹ nghệ Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà Nước do nhà Nước thành lập, đầu tư vốn và trực tiếp quản lý. Hoạt động trong cơ chế thị trường với tư cách là chủ sở hữu, Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạch toán kinh tế độc lập, có tài khoản và con dấu riêng theo quy định của Nhà Nước do vậy công ty có những chức năng và nhiệm vụ nhất định. Theo quyết định số 1149/QĐ/UB của UBND thành phố Hà Nội, Công ty ARTEX Hà Nội có những chức năng sau: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Tổ chức gia công và thu mua hàng Thủ công mỹ nghệ và hàng tiêu dùng để xuất khẩu. Xuất khẩu các mặt hàng Thủ công- Mỹ nghệ, hàng công nghiệp, nông lâm sản, sản phẩm dệt may…. Nhập khẩu nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và phương tiện vật tải, hàng tiêu dùng và thiết bị văn phòng. Uỷ thác và nhận ủy thác các mặt hàng sản xuất trong và ngoài nước. Kinh doanh dịch vụ thương mại: tạm nhập, tái xuất, chuyển khẩu, kinh doanh bất động sản làm việc theo quy định của pháp luật. Như vậy ta có thể thấy công ty Artex Hà Nội có chức năng đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế, phục vụ đời sống nhân dân và tổ chức lưu thông hàng hóa. Để thực hiện tốt công tác, chức năng này công ty phải hoàn thành các nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh nhằm thực hiện tốt mục đích và chức năng của công ty. Nghiên cứu khả năng sản xuất và nhu cầu của thị trường, kiến nghị và đề xuất với UBND thành phố Hà Nội các biện pháp thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Tuân thủ luật pháp về quản lý kinh tế tài chính, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại, nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thương và các hợp đồng kinh tế có liên quan đến việc kinh doanh của công ty. Quản lý, chỉ đạo và tạo điều kiện để các đơn vị trực thuộc chủ động trong hoạt động kinh doanh theo quy chế và pháp luật hiện hành. Việc quy định rõ phạm vi, quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của công ty xuất nhập hàng tiêu dùng và thủ công mỹ nghệ Hà Nội tạo thuận lợi giúp cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty đạt hiệu quả cao. II. Khái quát hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại công ty Artex Hà Nội Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 1. Tình hình hoạt động kinh doanh chung của công ty trong những năm gần đây. Công ty xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng và thủ công mỹ nghệ Hà Nội là một công ty do nhà nước thành lập và đầu tư vốn. Lĩnh vực hoạt động rộng từ kinh doanh nội địa và xuất nhập khẩu đến kinh doanh bất động sản. Chủng loại hàng hóa đa dạng gồm nhiều loại sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của con người và các sản phẩm trong nhóm hàng TCMN. Với các phương thức kinh doanh chủ yếu sau: Mua đứt bán đoạn: Là phương thức xuất khẩu trực tiếp cho thương gia nước ngoài, tổ chức sản xuất thu mua từ người sản xuất, làng nghề thủ công…hoặc nhập khẩu trực tiếp của khách ngoại, bán trực tiếp tiêu thụ trong nước chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Phương thức này đã tập trung được thế mạnh của công ty như đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng, năng động và vị thế là một doanh nghiệp Nhà Nước có uy tín. Gia công: là phương thức kinh doanh do một bên nhận gia công, nhập khẩu nguyên liệu hoặc bán thành phẩm của một bên khác để chế biến ra thành phẩm, giao lại cho bên đặt gia công và nhận thù lao. Mặt hàng Công ty nhận gia công chủ yếu là hàng may mặc, thêu ren. Tuy nhiên phương thức này công ty không thực hiện từ năm 2003 trở lại đây do có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức và thị trường xuất nhập của công ty. Uỷ thác: Là phương thức kinh doanh mà công ty giúp các đơn vị trong nước xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài và sau đó nhận một khoản thù lao gọi là phí ủy thác. Phương thức này giúp công ty có được nhiều bạn hàng nước ngoài và dần dần tạo dựng uy tín và tích lũy kinh nghiệm cho mình trên thương trường quốc tế. Do luôn có sự nỗ lực của toàn thể CBCNV trong công ty và sự cố gắng tận dụng thế mạnh mà nhìn chung kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây đạt kết quả khá tốt. Qua bảng số liệu trên ta có nhận xét sau: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Về doanh thu: Tổng doanh thu có sự tăng trưởng mạnh qua các năm, công ty thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình, kết quả thực hiện được vượt chỉ tiêu được giao. Doanh thu năm 2003 tăng gần 37,84 tỉ VND đạt tỉ lệ 87,39 so với năm 2002, năm 2004 tăng khoảng 46,17 tỉ VND đạt tỉ lệ 56,9 So với năm 2003. Có được kết quả này phải kể đến sự nỗ lực của CBCNV và đội ngũ lãnh đạo đã phát huy tốt nội lực của công ty. Do Công ty xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng và thủ công mỹ nghệ Hà Nội là một đơn vị kinh doanh, nhưng công ty không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy, khi ký kết được các hợp đồng xuất khẩu hàng hóa công ty phải tiến hành thu mua sản phẩm từ các cơ sở sản xuất (các chân hàng ). Công ty đã thiết lập được mối quan hệ tốt với các nguồn cung cấp do đó việc thu mua được tiến hành nhanh chóng kịp thời, các sản phẩm luôn đáp ứng được các yêu cầu của công ty đưa ra về chất lượng sản phẩm, quy cách mẫu mã, chủng loại màu sắc với giá cả hợp lý, nhiều khi công ty còn được ưu đãi do mua số lượng lớn và nhận đặt hàng thường xuyên. Kết quả là công ty giảm được chi phí thu mua, vận chuyển nên đã giảm được chi phí kinh doanh, tăng lợi nhuận cho công ty. Về tổng kim ngạch xuất khẩu: Có sự tăng trưởng qua các năm, năm 2003 tăng với tỷ trọng 51,51 so với năm 2002, còn năm 2004 tăng 47,72 so với năm 2003. Trong đó: Kim ngạch xuất khẩu của công ty năm 2003 giảm hơn năm 2002 là 28,67%. Bước sang năm 2004 thị trường XK có vẻ sáng sủa hơn , các bạn hàng cũ và mới lại tìm đến với công ty. Thêm vào đó, tạo đà thúc đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu công ty đã tuyển dụng thêm một số cán bộ trẻ có nghiệp vụ và năng lực chuyên môn vững, kim ngạch xuất khẩu tăng trưởng trở lại đạt 93,02 Kim ngạch nhập khẩu năm 2003 đạt 4715 triệu USD tăng 17,93 so với năm 2002. Năm 2004 tăng 39,17 tương đương 1847 triệu USD so với năm 2003. Sự tăng trưởng Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com này xuất phát từ phía nhu cầu trong nước về các mặt hàng như máy xúc, máy ủi… tăng. Đồng thời do công ty là doanh nghiệp Nhà Nước nên việc vay vốn để kinh doanh từ các ngân hàng có sự thuận lợi hơn. Vì vậy, công ty đã tận dụng phát huy ưu thế này trong phương thức kinh doanh mua đứt bán đoạn thu khoản chênh lệnh dẫn đến kim ngạch xuất khẩu tăng, góp phần tăng doanh thu. Nhìn chung, kim ngạch nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn hơn trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu. Điều này đang được ban giám đốc và toàn bộ CBCNV toàn công ty nỗ lực, cố gắng chuyển hướng thúc đẩy xuất khẩu mạnh hơn nữa trong những năm tới nhằm đưa xuất khẩu trở thành hoạt động chính của công ty. 2.Tình hình XK và thị trường XK hàng TCMN của công ty. Hoạt động kinh doanh XNK của nước ta trở nên sôi động, ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia trực tiếp vào lĩnh vực này. Sự mở rộng về quy mô, thay đổi phương thức buôn bán của các doanh nghiệp đã dẫn đến tình trạng cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực XK. Trong bối cảnh đó, Công ty đã cố gắng tăng cường sức cạnh tranh về giá cả, chất lượng và luôn bám sát thị trường thực hiện nhiều phương thức kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm và đảm bảo uy tín với khách hàng. Sự phát triển của công ty còn thể hiện rõ ở hoạt động xuất hàng TCMN, cơ cấu xuất khẩu và thị trường tiêu thụ nhóm hàng này. 2.1. Tình hình xuất khẩu các mặt hàng TCMN Trong số các mặt hàng mà công ty xuất khẩu như tư liệu sản xuất , may mặc hàng tiêu dùng , vật liệu xây dựng … thì thủ công - mỹ nghệ là mặt hàng xuất khẩu chính luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu của công ty. Nhóm hàng này khá phong phú và đa dạng gồm các mặt hàng như: gỗ mỹ nghệ, tơ tằm, sơn mài, mây tre…Xuất khẩu hàng TCMN vừa giúp duy trì các làng nghề truyền thống, vừa tạo việc Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com làm cho người lao động, hơn nữa lại giúp công ty tăng doanh số, thu nhiều lợi nhuận. Do vậy, mặt hàng này luôn được ban lãnh đạo quan tâm, tạo mọi điều kiện nhằm khuyến khích cán bộ nghiệp vụ đẩy mạnh kim ngạch xuất khẩu và mở rộng thị trường. Theo số liệu ta thấy kim ngạch xuất khẩu của hàng TCMN năm 2003 giảm 3,3 so với năm 2002. Bởi lẽ trong xuất khẩu mặt hàng này, công ty phải đương đầu với nhiều đối thủ cạnh tranh cả trong nước lẫn ngoài nước. Để thích ứng với môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, CBCNV của công ty đã phải nỗ lực, cố gắng đi tìm thị trường xuất khẩu, khai thác các cơ sở sản xuất, hạn chế tối đa chi phí, hao hụt, từng bước đưa kim ngạch xuất khẩu năm 2004 tăng lên 75,21 . Nghiên cứu cụ thể, xuất phát từ nhu cầu của các thị trường xuất khẩu không ngừng tăng lên và bản thân công ty cũng thiết lập được mối quan hệ bền vững, ổn định với các cơ sở chân hàng và các đối tác nước ngoài nên sản phẩm mây tre, tơ tằm và hàng thêu là những mặt hàng chủ lực của công ty với kim ngạch xuất khẩu không ngừng tăng lên trong các năm ( mặc dù tơ tằm có sự giảm nhẹ ở năm 2003 khoảng 0,01 so với năm 2002 ). Đặc biệt năm 2004 mây tre có sự tăng trưởng đột biến đạt 159,16 ( tương đương 557.796,5 USD ), chính sự tinh xảo, đa dạng phong phú của mặt hàng này cùng với sự năng động tìm kiếm đối tác của CNV đã thu hút được các khách hàng khó tính người Singapoer, Nhật Bản, EU. Tuy nhiên, gỗ mỹ nghệ, gốm sứ, sơn mài lại có kim ngạch xuất khẩu giảm dần, thậm chí năm 2004 gỗ mỹ nghệ không xuất khẩu được . Nguyên nhân cơ bản là khách hàng của công ty đối với mặt hàng này bị giảm do đối tác chưa ổn định và so với sản phẩm cùng loại của Trung Quốc thì cùng một chất lượng như nhau nhưng họ cạnh tranh hơn chúng ta về giá cả và trình độ nghệ thuật. 2.2. Thị trường xuất khẩu hàng TCMN của công ty. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Hiện nay, sản phẩm của công ty đã có mặt ở nhiều quốc gia trên thế giới. Mọi sự biến động trong môi trường kinh doanh quốc tế như: sự biến động về pháp luật, kinh tế, chính trị, văn hóa,…đều ảnh hưởng đến khả năng sản xuất mặt hàng TCMN của công ty. Tuy nhiên, với nhiều năm kinh nghiệm trong hoạt động xuất khẩu giúp công ty thích ứng và đứng vững được trên một số thị trường lớn. Hiện nay, sản phẩm của công ty đã có mặt ở nhiều quốc gia trên thế giới. Những cơ hội triển vọng hay khó khăn trong kinh doanh có sự khác nhau giữa từng thị trường. Thị trường châu á: đây thị trường lớn nhất của công ty. Các bạn hàng của công ty là các nước : Nhật Bản, Đài Loan, Hồng Kông, Hàn Quốc, các nước trong ASEAN…Những ảnh hưởng bất lợi từ sự sụt giảm của một số nền kinh tế như: Nhật Bản, … nên kim ngạch xuất khẩu năm 2003 giảm 8,77 so với năm 2002. Sang năm 2004, việc thực hiện cắt giảm hàng rào thuế quan xuống 0 – 5% của các nước thành viên ASEAN giúp cho công ty mở rộng thị trường xuất khẩu, hoạt động tham gia các cuộc triển lãm quốc tế nhiều hơn. Do vậy tốc độ tăng trưởng đạt ở mức cao là 85,33%. Thị trường Châu Âu: đây là khu vực thị trường rộng lớn, kim ngạch xuất khẩu hàng TCMN trong những năm gần đây tăng đều. Sản phẩm hàng thêu, gốm sứ và mây tre đang được rất ưa chuộng tại khu vực này nên năm 2003 vẫn tăng 6,83% so với năm 2002 ( trong khi các thị trường khác giảm ) và năm 2004 tăng lên 68,59% so với năm 2003. Mối quan hệ giữa Việt Nam – EU ngày càng tốt đẹp hơn sẽ là môi trường thuận lợi giúp công ty mở rộng thị trường trong tương lai. Tuy nhiên, đòi hỏi cao về chất lượng của người tiêu dùng Pháp, ý, Đức…chính là thách thức mà công ty cần vượt qua. Thị trường Châu Mỹ: gồm các nước như Mỹ, Canada, Brazil,…đây là khu vực thị trường mới và có nhiều tiềm năng mà công ty mới bắt đầu xâm nhập 2002, có sự suy Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com giảm khoảng 2,58% vào năm 2003 và tăng trưởng trở lại vào năm 2004 là 34,17%. Tuy nhiên, hàng hóa xuất khẩu sang thị trường này phải chịu cước vận chuyển cao nên gây không ít bất lợi cho công ty trong việc cạnh tranh về giá cả, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Nhìn chung, tỉ trọng xuất khẩu hàng hóa của công ty sang thị trường này còn thấp nhưng tiềm năng ở thị trường này là rất lớn. III. Một số nghiệp vụ trong quá trình thực hiện HĐXK hàng TCMN tại công ty Artex Hà Nội. Công ty có 2 phương phức ký kết hợp đồng với khách hàng: Thu thập, phân tích thông tin và tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng trực tiếp với khách hàng. Công ty thông qua trang Web của mình giới thiệu ra thị trường bằng hình ảnh màu cuả mình. Khách hàng quan tâm và muốn mua sản phẩm sẽ tìm hiểu, trao đổi thông tin qua điện tử ( Email ), sau đó tiến hành giao dịch, ký kết hợp đồng và chọn sản phẩm làm hàng mẫu. Sau khi công ty và đối tác ký kết hợp đồng, việc tổ chức thực hiện hợp đồng này có ý nghĩa rất quan trọng. Bởi vì thực hiện tốt mỗi nghĩa vụ trong hợp đồng mới tạo điều kiện thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, tạo đều kiện tốt cho phía đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Trong hầu hết các hợp đồng đã ký kết, công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB và CIF, thanh toán cả bằng 2 phương thức L/C ( Letter of credit ) và TT( Telegraphic Transfer ). Hàng thủ công mỹ nghệ là loại hàng hóa mà Nhà Nước khuyến khích xuất khẩu, vì thế công ty không phải xin giấy phép xuất khẩu. Thực hiện HĐXK là một quá trình phức tạp, do vậy quy trình XK gồm các bước: 1. Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . năm 20 03 tăng với tỷ trọng 51,51 so với năm 20 02, còn năm 20 04 tăng 47, 72 so với năm 20 03. Trong đó: Kim ngạch xuất khẩu của công ty năm 20 03 giảm hơn năm 20 02 là 28 ,67%. Bước sang năm 20 04. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 1: Chủ yếu kinh doanh xuất nhập hàng thủ công mỹ nghệ, tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh 2: Kinh doanh xuất nhập khẩu trọng tâm hàng. dùng và thủ công mỹ nghệ Hà Nội tạo thuận lợi giúp cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty đạt hiệu quả cao. II. Khái quát hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại công ty Artex Hà Nội Simpo