1 Chơng 3: MicroSoft Excel 1. Giới thiệu chung Microsoft Excel là chơng trình do hãng Microsoft thiết kế chuyên dùng cho việc lập các bảng biểu, biểu đồ phục vụ công tác kế toán, văn phòng trên môi trờng Windows. Ngoài việc sử dụng để lập các bảng biểu giống nh việc lập biểu trong Microsoft Word, Microsoft Excel còn có thể thực hiện đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Tổ chức và lu trữ thông tin dới dạng bảng. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh hoạ. Từ phiên bản Microsoft Excel 5.0 trở về trớc đợc Microsoft bố trí nh một phần mềm riêng biệt. Còn từ phiên bản Microsoft Excel 6.0 trở lại đây, Microsoft đã tổ hợp với một số chơng trình ứng dụng phổ biến khác của Microsoft nh: Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, thành một bộ phần mềm chuyên dùng phục vụ cho công tác văn phòng và lấy tên chung là: Microsoft Office với phiên bản đi kèm theo sau. Trong phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu và mô phỏng về Microsoft Excel nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office XP (hay còn gọi là Microsoft Office 2002) đợc cài đặt trên hệ điều hành Windows XP. 2. Làm quen với Excel 2.1. Khởi động Excel Để khởi động Excel, ta thực hiện qua các bớc sau: - Kích chuột vào nút Start. - Chọn mục All Programs (ở chế độ mặc định của Windows XP) hoặc chọn mục Programs (nếu Windows XP sử dụng tùy chọn Classic Start menu). - Kích chuột vào biểu tợng Microsoft Excel( ). Ngoài ra: * Ta có thể đa biểu tợng ra Desktop để thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng. Khi đó, ta có thể kích đúp chuột vào biểu tợng này để khởi động Excel. * Ta có thể kích đúp chuột vào tên tập tin WorkBook (tập tin WorkBook là tập tin có giá trị phần mở rộng ngầm định là XLS) cần mở của Excel. Khi đó, chơng trình Excel sẽ tự động chạy và mở tập tin WorkBook đó ra. 2 H×nh 3.1 : Minh häa khëi ®éng Microsoft Excel 2.3. Mµn h×nh giao diÖn cña Excel Sau khi tiÕn hµnh khëi ®éng Microsoft Excel, chóng ta sÏ nh×n thÊy mµn h×nh chÝnh cña Excel cã giao diÖn nh− h×nh 3.2: H×nh 3.2: Mµn h×nh giao diÖn cña Excel 3 Trong đó: 1. Menu điều khiển (Control menu box): Chứa các lệnh dùng để di chuyển, thay đổi kích thớc cửa sổ hoặc đóng cửa sổ. Kích hoạt menu điều khiển bằng cách kích chuột vào menu điều khiển hoặc bấm tổ hợp phím Alt + SpaceBar. 2. Thanh tiêu đề (Title bar): Hiển thị tiêu đề của cửa sổ bao gồm 2 phần: Tên chơng trình ứng dụng (Microsoft Excel) và tên tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại trong Excel. 3. Thanh menu (Menu bar): Chứa một số lệnh thờng sử dụng trong Excel. Các lệnh này đợc phân chia thành từng nhóm và bố trí vào trong các menu tơng ứng có trên thanh menu. Ví dụ : Menu File chứa một số lệnh liên quan đến tập tin WorkBook nh mở tập WorkBook tin mới, mở tập tin WorkBook đã có, cất giữ nội dung tập tin WorkBook, in nội dung tập tin WorkBook, ) Chú ý: * Để vào làm việc với một menu nào đó, ta có thể thực hiện bằng cách bấm phím F10 hoặc giữ phím Alt và bấm phím ký tự gạch chân có trong tên menu cần chọn, sau đó sử dụng các phím di chuyển con trỏ để đa hộp sáng đến chức năng cần chọn và bấm phím Enter. * Để thoát khỏi hệ thống menu bấm phím ESC. * Trong quá trình làm việc với hệ thống menu, nếu: + Các lệnh chọn mờ là không thể thực hiện đợc tại thời điểm đó. + Các mục chọn có dấu " " theo sau là mục chọn còn chứa một số lệnh chọn con khác. + Các lệnh chọn có tổ hợp phím đi bên cạnh là lệnh chọn có thể thực hiện đợc bằng cách bấm tổ hợp phím tơng ứng đó. 4. Thanh công cụ (Toolbars): Bao gồm một số biểu tợng đại diện cho một số lệnh thờng sử dụng trong Excel. Nh vậy, để thực hiện một lệnh Excel trong nhóm các lệnh thờng đợc sử dụng, có 3 cách sau thờng đợc sử dụng: Cách 1: Chọn lệnh từ menu tơng ứng. Cách2: Kích chuột vào biểu tợng lệnh tơng ứng. 4 Cách 3: Bấm phím hàm hoặc tổ hợp phím tơng ứng với lệnh cần thực hiện. Ngoài ra, còn một số cách khác nh sử dụng menu ngắn, khai báo và thực hiện Macro. 5. Nút cực tiểu (Minimize): Thu cửa sổ Excel về kích thớc cực tiểu. Khi Excel đang có kích thớc cực tiểu, ta chỉ có thể nhìn thấy biểu tợng của Excel trên thanh tác vụ của Windows. Nếu muốn quay trở lại cửa sổ Excel, ta kích chuột vào biểu tợng Excel trên thanh tác vụ. 6. Nút cực đại (Maximize): Có tác dụng đa cửa sổ Excel về kích thớc cực đại. Khi cửa sổ Excel đang có kích thớc cực đại thí nút cực đại sẽ hoán đổi sang chức năng Khôi phục về kích thớc trớc đó (Restore Down). Nh vậy, nút cực đại cho phép ngời sử dụng có thể thay đổi giữa 2 kích thớc cực đại và kích thớc không cực đại trớc đó. 7. Nút đóng cửa sổ (Close): Có tác dụng đóng cửa sổ Excel tơng đơng với việc bấm tổ hợp phím: Alt + F4. 8. Nút cực tiểu của cửa sổ hiển thị nội dung tập tin (Minimize Windows): Khi ta kích thuột vào nút này, cửa sổ hiển thị nội dung tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại sẽ đa về kích thớc cực tiểu. 9. Nút đa kích thớc cực đại của cửa sổ hiển thị nội dung tập tin về kích thớc trớc đó (Restore Windows): Khi cửa sổ hiển thị nội dung tập tin WorkBook về kích thớc tr ớc đó, chức năng của nút này lại thay đổi sang chức năng phóng cực đại(Maximize). 10. Nút đóng cửa sổ hiển thị nội dung tập tin (Close): Có tác dụng đóng cửa sổ hiển thị nội dung tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại tơng đơng với việc bấm tổ hợp phím: Ctrl + F4. 11. Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar): Cho phép xem nội dung bảng tính bị che khuất phía trên hoặc dới cửa sổ. Trên thanh cuốn dọc có 2 mũi tên chỉ lên trên, xuống dới và một hộp trợt. Để xem nội dung bị che khuất, ta chỉ việc kích chuột vào mũi tên tơng ứng hoặc thực hiện thao tác rê chuột trên hộp trợt. 12. Thanh cuộn ngang (Hozizontal scroll bar): Cho phép xem nội dung bảng tính bị che khuất phía bên trái hoặc bên phải cửa sổ. Sử dụng thanh cuộn ngang tơng tự thanh cuộn dọc. 13. Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị một số thông tin về trạng thái làm việc hiện tại nh: chế độ Num Lock, Caps Lock, đang bật hay tắt, Excel đang ở chế độ chờ chỉnh sửa hay đang chỉnh sửa nội dung, 5 14. Sheet tabs: Bao gồm tên các bảng tính đang có trong tập tin WorkBook hiện tại. Ta có thể di chuyển giữa các bảng tính này bằng cách kích chuột vào tên bảng tính tơng ứng hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+Page Up , Ctrl+Page Down. 15. Tab scrolling buttons: Cho phép xem tên các bảng tính bị che khuất bên trái hoặc bên phải của Sheet tabs. 16. Tên hàng (Row numbers): Là tên các hàng có trong bảng tính. Tên mỗi hàng đợc đánh bằng một giá trị số tự nhiên tơng ứng (xem mục Hàng trong phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm chi tiết). 17. Tên cột (Column Letters): Là tên các cột có trong bảng tính. Tên mỗi cột đợc đánh bằng 1 hoặc 2 ký tự tơng ứng (xem mục Cột trong phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm chi tiết). 18. Hộp tên (Name box): Cho biết địa chỉ ô (hoặc tên ô nếu có đặt tên) đang làm việc hiện tại hoặc cho phép chuyển nhanh đến một ô bất kỳ có trong bảng tính bằng cách gõ địa chỉ ô (hoặc gõ tên ô nếu có đặt tên) cần chuyển đến vào Hộp tên (xem mục Ô trong phần Cấu trúc bảng tính để biết thêm thông tin về Ô). 19. Thanh công thức (Formula bar): Cho phép xem hoặc chỉnh sửa công thức cho ô hiện tại trong bảng tính. Để biết giá trị trong ô có kiểu dữ liệu gì hãy nhìn vào giá trị hiển thị trong thanh công thức. 2.5. Thoát khỏi Excel Ta sử dụng một trong các thao tác đóng cửa sổ để thoát khỏi Excel. Nh chúng ta đã biết là có nhiều cách để đóng một cửa sổ trên hệ điều hành Windows. Sau đây là những cách cơ bản thờng đợc sử dụng: Cách 1 : Kích chuột vào nút Close của cửa sổ Excel. Cách 2 : Bấm tổ hợp phím Alt + F4. Cách 3 : Vào menu File, chọn lệnh Exit. ) Chú ý: Khi thực hiện thao tác thoát khỏi Excel mà nội dung một tập tin WorkBook đang mở nào đó cha đợc cất giữ thì khi đóng đến tập tin WorkBook đó sẽ xuất hiện cửa sổ hỏi cất giữ có nội dung nh sau: 6 Hình 3.3: Cửa sổ hỏi cất giữ nội dung WorkBook Khi đó, ta thực hiện bằng cách: Chọn Y es: Có cất giữ những thay đổi trong tập tin WorkBook đó. Chọn N o: Không cất giữ những thay đổi trong tập tin WorkBook đang chuẩn bị đóng. Chọn Cancel: Hủy bỏ thao tác đóng cửa sổ Excel. 3. Quản lý tập tin sổ tay (WorkBook) Tập tin thờng dùng để lu trữ nội dung các bảng tính điện tử của Excel có phần mở rộng là XLS. Tập tin dạng này đợc gọi là tập tin Sổ tay (tập tin WorkBook). Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu một số thao tác thờng sử dụng với tập tin WorkBook. Hình 3.4: Các biểu tợng thờng dùng liên quan đến quản lý WorkBook. Hình 3.5: Các lệnh thờng dùng liên quan đến quản lý WorkBook. 7 3.1. Mở tập tin WorkBook mới Hình 3.6: Khung tác vụ của Task Pane. Cách 1: 3 Vào menu File, chọn lệnh New. 3 Chọn mục Blank Work Book từ khung tác vụ (Task pane) vừa xuất hiện. ) Chú ý: Khung tác vụ (task pane) thờng nằm bên phải màn hình. Khung tác vụ có 4 tính năng chính: * Hiển thị danh sách các tập tin WorkBook làm việc lần cuối ở phần đầu task pane và cho phép mở nhanh lại các tập tin đó cũng nh cho phép mở các tập tin Workbook khác có trên máy tính bằng cách kích chuột vào nút More workbook để chọn tập tin. * Mở tập tin bảng tính mới bằng cách kích chuột vào mục Bank WorkBook. * Mở một bảng tính đã có trên máy tính và cho cất giữ vào tập tin khác bằng cách kích chuột vào mục Choose WorkBook và chọn tập tin * Mở các mẫu bảng tính đợc xây dựng sẵn trong Excel bằng cách kích chuột vào mục General templates và chọn mẫu. Cách 2: Kích chuột vào biểu tợng New trên thanh công cụ. 8 Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N. 3.2. Mở tập tin WorkBook đ có Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Open. Cách 2: Kích chuột vào biểu tợng Open trên thanh công cụ. Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + O. Sau khi thực hiện bằng một trong các cách trên, Excel sẽ xuất hiện cửa sổ Open có nội dung nh sau: Hình 3.7: Cửa sổ Open cho phép chọn tập tin WorkBook cần mở Từ cửa sổ này, ta thực hiện các bớc tiếp theo nh sau: 3 Mở th mục chứa tập tin WorkBook cần mở (ta có thể kích chuột vào hộp Look i n hoặc kích chuột vào biểu tợng phù hợp để mở th mục cần làm việc). 3 Kích chuột vào tên tập tin WorkBook cần mở. 3 Kích chuột vào nút Open hoặc bấm phím Enter. 3.3. Cất giữ nội dung tập tin WorkBook Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Save. Cách 2: Kích chuột vào biểu tợng Save trên thanh công cụ. Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + S. ) Chú ý: 9 * Nếu tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại có tên là: Book X (Tên ngầm định cho các WorkBook cha đợc đặt tên. X là một số tự nhiên) thì khi thực hiện thao tác cất giữ, Excel sẽ xuất hiện cửa sổ Save as. Khi đó, ta thực hiện tiếp các bớc sau để đặt tên mới cho tập tin WorkBook: 3 Nhập tên mới cho tập tin WorkBook hiện tại. Tên mới không đợc trùng với tên tập tin đã có trong th mục này. Nếu trùng, nội dung tập tin cũ có thể sẽ bị mất thay bởi nội dung mới. 3 Kích chuột vào nút Save hoặc bấm phím Enter. * Khi đặt tên mới cho tập tin WorkBook, ta không cần nhập phần mở rộng. Khi đó, Excel sẽ tự động đặt phần mở rộng là XLS. * Excel có chế độ cho phép cất giữ tự động nội dung các WorkBook đã đặt tên sau một thời gian nhất định (ngầm định là 10 phút). Vì vậy, mỗi khi tạo một WorkBook mới, ta nên đặt tên ngay từ đầu để Excel giúp ta tự động cất giữ nội dung WorkBook trong quá trình làm việc. Hình 3.8: Cửa sổ Save as cho phép đặt tên mới cho WorkBook hiện tại 3.4. Di chuyển giữa các tập tin WorkBook đang mở Nh chúng ta đã biết, Excel cho phép mở đồng thời nhiều WorkBook tại cùng một thời điểm và tại mỗi thời điểm chỉ có thể làm việc duy nhất với một WorkBook. Vì vậy, thao tác di chuyển giữa các WorkBook đang mở sẽ thờng xuyên đợc sử dụng. Ta có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: 10 Cách 1: Vào menu Windows, bấm phím số tơng ứng với WorkBook cần chuyển đến. Nếu không thấy tên WorkBook cần chuyển mặc dù đã mở thì chọn lệnh More Windows và chọn tên WorkBook từ cửa sổ Activate vừa xuất hiện. Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + F6 để di chuyển tuần tự qua các WorkBook đang mở. Hình 3.9: Minh họa di chuyển đến WorkBook đang mở bằng menu 3.5. Đóng tập tin WorkBook đang làm việc hiện tại Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Close. Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + F4 hoặc Ctrl + W. 4. Cấu trúc của tập tin sổ tay (WorkBook) Chúng ta đã biết, tập tin WorkBook trong Excel có phần mở rộng ngầm định là XLS. Trong tập tin WorkBook có thể có 1 hoặc nhiều bảng tính (sheets). Mỗi bảng tính bao gồm nhiều hàng (Rows) và nhiều cột (Columns). Mỗi hàng và mỗi cột gồm nhiều ô (cells). Các hàng, cột, ô trong bảng tính đều đợc đặt tên để thuận tiện cho quá trình làm việc. Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu cụ thể từng thành phần có trong WorkBook: [...]... liệu sẽ có kiểu ngày giờ Ví dụ: Giá trị nhập vào ô Giá trị hiển thị trong ô 12/ 23 2 3- Dec Giá trị hiển thị trên thanh công thức 12/ 23/ 2005 12/2005 Dec-05 12/1/2005 8/9/99 8/9/99 8/9/1999 9 :3 9: 03 9: 03: 00 AM 21:15:20 21:15:20 9:15:20 PM 1/4 9 :3 PM 1/4/05 21: 03 1/4/2005 9: 03: 00 PM 9 :3 1/4 1/4/05 9: 03 1/4/2005 9: 03: 00 AM 5 .3 Kiểu chuỗi ký tự Dữ liệu nhập vào bằt đầu là chữ cái từ A đến Z (chữ hoa) hoặc... thức trong ô B2 là: =C$2+D$2 Khi sao chép đến ô B3 sẽ là: =C$2+D$2 Khi sao chép đến ô A2 sẽ là: =B$2+C$2 Khi sao chép đến ô A3 sẽ là: =B$2+C$2 Ví dụ 2: Công thức trong ô B2 là: =$C2+$D2 Khi sao chép đến ô B3 sẽ là: =$C3+$D3 Khi sao chép đến ô A2 sẽ là: =$C2+$D2 Khi sao chép đến ô A3 sẽ là: =$C3+$D3 c Địa chỉ tuyệt đối Cách viết: Tác dụng: Toạ độ ô ghi trong công thức đợc cố định... tự cột> Ví dụ: R5C1 chỉ ô ở hàng 5 cột 1 (tơng đơng với ô A5) R10C3 chỉ ô ở hàng 10 cột 3 (tơng đơng với ô C10) Trong giáo trình này, chúng ta sẽ đi sâu vào khai thác các ứng dụng với địa chỉ ô đánh theo cách 1 11 Chú ý: * Các cách viết địa chỉ ô khi sử dụng trong cùng một bảng tính a Địa chỉ tơng đối: Cách viết: Tác dụng: Tọa độ ghi trong công thức sẽ thay đổi mỗi khi sao chép đến... đến ô B3 sẽ là: =$C$2+$D$2 12 Khi sao chép đến ô A2 sẽ là: =$C$2+$D$2 Khi sao chép đến ô A3 sẽ là: =$C$2+$D$2 * Cách viết địa chỉ ô khi muốn sử dụng giá trị của các ô ở trong các bảng tính khác nhau: Về nguyên tắc chung, ta vẫn sử dụng một trong các cách viết địa chỉ ô trên và kèm theo đằng trớc nó là tên tập tin WorkBook, tên bảng tính (Sheet) chứa ô đó theo qui định sau: Cách viết: [] . 12/ 23 2 3- Dec 12/ 23/ 2005 12/2005 Dec-05 12/1/2005 8/9/99 8/9/99 8/9/1999 9 :3 9: 03 9: 03: 00 AM 21:15:20 21:15:20 9:15:20 PM 1/4 9 :3 PM 1/4/05 21: 03 1/4/2005 9: 03: 00 PM 9 :3 1/4 1/4/05 9: 03. sử dụng, có 3 cách sau thờng đợc sử dụng: Cách 1: Chọn lệnh từ menu tơng ứng. Cách2: Kích chuột vào biểu tợng lệnh tơng ứng. 4 Cách 3: Bấm phím hàm hoặc tổ hợp phím tơng ứng với lệnh. mở rộng là XLS. Tập tin dạng này đợc gọi là tập tin Sổ tay (tập tin WorkBook). Sau đây, chúng ta sẽ tìm hiểu một số thao tác thờng sử dụng với tập tin WorkBook. Hình 3. 4: Các biểu tợng