Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I)  Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I) Đôi khi bạn phải trình bày trước đám đông, hay hội thảo về một vấn đề gì đó, khi ấy, trong thời buổi công nghệ thông tin hiện nay – bắt buộc bạn phải có một vài slide Power Point để làm cho phần trình bày của mình thêm phong phú và hình tượng. Tuy nhiên, nếu bạn không rành việc sử dụng và thiết kế Power Point thì chắc chắn các slide trình bày của bạn sẽ rất tệ, không gây được chú ý hoặc gây phản cảm cho người xem. Vì thế, loạt bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách để tạo ra một slide trình bày thật ấn tượng. Phần I: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng media và thiết kế giao diện chuẩn. 1- Chuẩn bị: Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS Power Point, ngoài ra còn một số công cụ thay thế khác nhưng các tính năng không phong phú và mạnh mẽ như MS Power Point của Microsoft được. Trong mẫu bài viết này, chúng ta dùng MS Power Point 2003 vì nó được nhiều người dùng hơn. Tiếp theo, bạn cần thêm các hình ảnh hoặc file video minh họa cho các nội dung trình bày của mình. 2- Định hình bố cục slide nội dung: Có nhiều dạng slide khác nhau với các bố cục kích thước những khung nội dung khác nhau để bạn có thể trình bày theo ý thích của mình. Trước tiên, bạn hãy mở Power Point lên, nhấn giữ cùng lúc 2 phím Ctrl và F1 ngay lập tức một khung chữ nhật sẽ hiện ra phía bên tay phải. Trong khung này, phía trên cùng, bạn nhấn chuột lên nút rồi chọn mục Slide Layout. Khi đó, một loạt các kiểu slide khác nhau hiện ra để bạn có thể tùy chọn cho mình một cái theo từng mục đích sử dụng. Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ thị, slide có biểu tượng media dùng để chứa các đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng biểu thì để chứa các bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại slide “Title and Text” vì nó có không gian lớn nhất cho việc hiển thị nội dung. Bạn hãy đưa chuột lên phần slide giống như hình bên dưới rồi nhấn chọn nó. Khi slide hiện ra, phía khung nhỏ ở trên – bạn điền tựa đề của slide, phần khung to bên dưới – bạn điền nội dung mà mình muốn trình bày vào. Nếu các bạn có dịp xem qua các slide thuyết trình mẫu của những diễn giả hàng đầu trên thế giới, thì bạn thấy họ cùng chung một đặc điểm là các slide đó RẤT ÍT CHỮ, và nó CHỦ YẾU CHỨA HÌNH, VIDEO MINH HỌA mà thôi. Đơn giản là vì, các slide chỉ có mục đích hỗ trợ cho bạn trình bày tư tưởng cho mọi người nghe, vì thế, khi bạn làm các slide mà đưa vào đó nhiều chữ, thì thính giả bên dưới sẽ chăm chú lo đọc những gì bạn viết trên slide và không nghe bạn nói gì nữa. Do tất cả những gì bạn nói – đều nằm trên slide, và khi bạn trình bày, sẽ không còn gì mới để họ nghe nữa. Trong một vài trường hợp tệ hơn, nhiều khi bạn đang trình bày, thì thính giả sẽ yêu cầu bạn cho xin file của slide bạn đang trình bày, lúc ấy, nếu thật sự slide của bạn chỉ toàn chữ với chữ thì bạn nên hiểu ngay, họ muốn nhắc khéo là, những gì bạn nói – đều có trong slide cả và bạn…không cần trình bày thêm làm gì nữa, chỉ cần cho họ các slide ấy để họ về đọc là xong. Vì vậy, bạn hãy nhớ lấy nguyên tắc đầu tiên, ấy là HẠN CHẾ VIẾT CHỮ TRONG SLIDE. 3- Chỉnh kích thước slide: Đôi khi, bạn gặp phải trường hợp, các slide của bạn có kích thước quá to hoặc quá nhỏ khiến cho việc thao tác trên slide đó trở nên khó khăn hơn. Nếu kích thước slide quá nhỏ thì bạn phải căng mắt ra để nhìn các chữ, còn slide quá lớn thì lại không thể nhìn thấy toàn bộ bố cục trong slide. Cho nên, vào những lúc ấy, bạn hãy bấm chọn slide rồi nhấn cùng lúc hai phím Ctrl + A sau đó vào View > Zoom, rồi chọn mục Fit. Nhấn OK để xác nhận, và bây giờ, slide sẽ được đưa về kích thước giúp bạn dễ thao tác hơn. 4- Bổ sung hình minh họa: Khi bạn làm Power Point thì chắc chắn bạn phải đưa hình vào trong đó, trước nhất là để minh họa các ý tưởng, thứ nữa là làm cho các slide trông bắt mắt hơn. Muốn đưa hình vào các slide, bạn chỉ đơn giản tìm đến tấm hình đó, nhấn chuột vào nó rồi nhấn Ctr + C, sau đó, quay lại slide mà bạn muốn đặt hình trong đó và bấm Ctrl + V. Ngay lập tức tấm hình sẽ được đưa vào. Để điều chỉnh kích thước hình, bạn chỉ việc đưa chuột lên các chấm trắng tròn quanh hình, nhấn chuột lên nó rồi kéo đi để làm thay đổi kích thước hình sao cho phù hợp. Nếu muốn phục hồi lại kích thước của tấm hình, bạn chỉ việc nhấn chuột kép lên tấm hình, trong cửa sổ mở ra, thẻ Size, bạn nhấn chọn nút Reset > OK là được. 5- Bổ sung “cây liên hệ”: Khi cần trình bày về các hệ thống cơ quan trong một công ty, các thành viên trong một gia đình, hay đơn giản là các thủ tục khi giải quyết một vấn đề, hoặc các yêu cầu cho một mục tiêu,…thay vì bạn làm công việc liệt kê thì bạn nên sử dụng “cây liên hệ” để cho việc trình bày được trong sáng và rõ ràng. Muốn thế, bạn hãy tạo ra một slide mới, sau đó vào Insert > Diagram. Trong này hiện ra một nhóm các loại “cây liên hệ” để bạn chọn lựa. Bạn hãy chọn cho mình một kiểu thích hợp rồi nhấn OK. Sau đó, trong các ô “click to add text” – bạn chỉ việc nhấn chuột lên đọ rồi điền các ghi chú vào. Để tạo dựng các “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn hãy vào Insert > Picture > Organization Chart. Bây giờ, bạn có một “cây liên hệ” với 1 “gốc cha” và 3 “nhánh con”. Muốn thêm các nhánh khác, bạn bấm chọn lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan, rồi trong thanh công cụ Organization Chart ở bên cạnh, bạn vào Insert Shape, sau đó đánh chọn mục Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh “con”, và Assistant để thêm nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày, bạn có thể chọn bao nhiêu nhánh cũng được. Để thay đổi cách hiển thị các nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” rồi vào Layout và chọn Both Hanging để hiển thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua, Right Hanging hiển thị theo hướng từ trái qua, Standard để quay về cách hiển thị mặc định ban đầu, còn AutoLayout để chuyển cách hiển thị đang dùng thành cách hiển thị mặc định cho các “cây liên hệ” khác. 6- Sử dụng âm thanh, video hiệu quả: Việc đưa âm thanh hay video vào trong Power Point nói chung cũng tương đối đơn giản nếu các định dạng file được Power Point hỗ trợ. Còn ngược lại, bạn phải mất công cài đặt thêm các công cụ hỗ trợ khác cho Power Point như hỗ trợ chạy flash, chạy flv,…và bây giờ - Power Point của bạn sẽ cồng kềnh thêm và trong trường hợp hội thảo khoa học, bạn phải dùng máy của người khác để chiếu Power Point của mình mà máy đó không cài đặt các chương trình hỗ trợ kia thì bạn chỉ có nước mếu vì những file âm thanh, video mà bạn kì công chuẩn bị nay không thể mở được. Cho nên, theo kinh nghiệm của nhiều người, bạn hãy chuyển các file âm thanh, video về chuẩn hỗ trợ có thể chạy trong Power Point là tốt nhất. Công cụ giúp bạn chuyển đổi về dạng chuẩn có thể sử dụng là chương trình FLV to AVI MPEG WMV 3GP MP4 iPod Converter, tải tại http://tinyurl.com/5kq8ko. Sau khi tải về và cài đặt, bạn hãy mở chương trình lên, mục Output Folder bạn nhấn nút Change rồi chọn thư mục Desktop > OK. Tiếp theo, bạn kéo thả file âm thanh – video vào trong cửa sổ làm việc của chương trình, rồi trong mục Profiles, bạn tìm đến định dạng WMV - Window Media Video (*.wmv) cho các file video, còn chọn MP3 - MPEG Layer-3 Audio (*.mp3) cho các file âm thanh. Sau đó, bạn nhấn nút Convert để chuyển đổi định dạng cho các file. Với file video, bạn nên dùng thủ thuật cao cấp sau, ấy là đưa nguyên chương trình Windows Media Player vào trong Power Point để có thể tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu chậm, tạm dừng hoặc chọn đúng đoạn cần chiếu một cách nhanh chóng (nếu chiếu bằng flash hay flv,…thì bạn chỉ có thể mở video lên rồi chờ cho chiếu hết chứ không can thiệp giữa chừng được). Muốn thế, bạn vào Insert > Object, trong cửa sổ hiện ra, khung Object type - bạn tìm mục Windows Media Player rồi nhấn chuột lên nó và bấm OK. Ngay lập tức, bạn sẽ đưa được chương trình chiếu phim vào ngay trong Power Point. Bạn nhấn chuột phải lên cửa sổ chương trình Media này rồi chọn Properties, bấm chọn mục Custom rồi nhấn nút > Browse và tìm đến file video kia, bấm Open > OK > để đưa nó vào trong Power Point của bạn. Với file âm thanh, bạn cũng làm tương tự như trên. Một trục trặc mà hầu hết mọi người đều gặp khi phải chuyển file Power Point có lồng âm thanh, video sang sử dụng ở máy khác là nó…không chạy được các nội dung âm thanh, video này mặc dù định dạng của chúng đã đúng chuẩn Power Point. Nguyên nhân, là do do khi đem file Power Point sang máy khác, bạn quên đem theo các file âm thanh – video. Do đó, để tránh các trục trặc này, mỗi khi bạn thiết kế một file Power Point và phải đem sang máy khác, trước tiên, bạn nhấn chuột phải lên desktop rồi chọn New > Folder để tạo một thư mục. Bây giờ, bạn đưa các file âm thanh, video vào trong thư mục này và lập lại các bước như trên, trong đó đến phần “…nhấn nút > Browse và tìm đến file video…” thì bạn sẽ tìm địa đến file video, âm thanh mà bạn đã đặt sẵn trong thư mục trên Desktop. Sau đó, bạn chỉ việc copy toàn bộ thư mục đó cùng với file Power Point là sẽ không bị các rắc rối như trên nữa. [...]... slide mà file Power Point của bạn có (nó nằm ở góc dưới, bên trái của chương trình Power Point) rồi nhấn OK để xác nhận chọn lựa Bây giờ, bạn đã có một âm thanh nền thật hay cho Power Point của mình rồi đó Nguyễn Tử Vương Thủ thuật PowerPoint: Tạo bài đối thoại có tiếng nói Cập nhật ngày: 26/03/2009, 20:15 GMT+7 Thủ thuật nêu trong bài viết sẽ giúp các giáo viên ngoại ngữ tạo một file trình chiếu minh... 1 Convert PowerPoint của hãng Softinterface (http://www.softinterface.com) Convert PowerPoint (Convert PPT) là một phần mềm tương đối dễ sử dụng xét trên khía cạnh giao diện người dùng lẫn cách sử dụng Phần mềm có thể chuyến đổi rất nhiều tệp tin PowerPoint cùng một lúc Hơn thế chương trình còn cho phép người sử dụng có thể lập lịch chuyển đổi các tệp tin theo thời gian nhất định Convert PPT có thể... thể chuyển đổi định dang tệp tin PowerPoint sang rất nhiều định dang tệp tin khác nhau (PDF, HTML, RTF, DOC, ) Chương trình cugnx hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ khác nhau, hỗ trợ chạy tệp tin tự động batch Đặc điểm nổi bật của ABC Amber PowerPoint Converter bao gồm - Có thể đọc và chuyển đổi định dạng các tệp tin PowerPoint sang định dạng PDF (không cần phải cài đặt chương trình Adobe Acrobat), định dạng... chương trình bình thường hoặc chạy theo lệnh của người sử dụng hoặc có thể gọi trực tiếp từ một ứng dụng khác Tính năng nổi bật của Convert PPT bao gồm - Có thể chuyển đổi định dạng tệp tin PowerPoint sang định dạng DOC, RTF, TXT, HTM, JPG, GIF, BMP, TIF, PNG, EMF, and WMF - Có thể chạy chương trình theo cách bình thường với giao diện đồ hoạ đơn giản hoặc chạy theo kiểu dùng lệnh gọi chương trình -... nhau Convert PowerPoint là một phần mềm hoàn toàn miễn phí Có thể tải phần mềm tại đây với điều kiện cung cấp cho Softinterface địa chỉ email của bạn Có thể tìm hiểu kĩ hơn về cách sử dụng phần mềm này tại đây Không tin tưởng vào phần mềm miễn phí và yêu cầu khả năng chuyên nghiệp hơn, người sử dụng có thể thử dùng 2 Amber PowerPoint Converter của Ozgrid (http://www.ozgrid.com) ABC Amber PowerPoint Converter... Custom Animation bên phải, bạn chọn tất cả các hiệu ứng (trừ hiệu ứng đầu tiên) chọn After Previous tại mục Start Làm như vậy để các nhân vật tự động “nói” với nhau, bạn không cần phải điều khiển gì cả - Cuối cùng sắp xếp các hiệu ứng sao cho sau khi xuất hiện mỗi lời thoại là tiếng nói tương ứng cũng được đọc luôn 3 Trình chiếu Bạn cần lưu ý là PowerPoint chỉ cho phép nhúng các file âm thanh có dung... (IBM's RFT-DCA), Clipboard - Có thể lấy thông tin chung về các tệp tin PowerPoint (tiêu đề, chủ đề, tác giả, từ khoá chính, các lời bình luận thêm vào) - Hỗ trợ tệp tin tự động batch - Dễ sử dụng, dễ cài đặt - Hỗ trợ chạy chương trình bằng lệnh DOS truyền thống - Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau Trái với Convert PPT, ABC Amber PowerPoint Converter không phải là một phần mềm miễn phí Đây là một phần mềm... trong PowerPoint, bạn có thể truy cập nhanh đến menu Edit > Find chỉ với tổ hợp phím Ctrl + F Cách dùng phím tắt để truy cập thì thật là nhanh chóng Tuy nhiên, nếu bạn ít dùng thì bạn cũng khó mà nhớ hết được, bạn có thể nhớ một số ít phím tắt thường dùng để quá trình làm việc của mình được nhanh chóng hơn Kỳ này, xin giới thiệu với bạn những tổ hợp phím nóng thông dụng và hữu ích trong PowerPoint... FamilyID=55D24B47-C828-4141-A8DE9A459C63DB1A&displaylang=en Để tạo một bản trình diễn (slide) hấp dẫn, ngoài việc phải trình bày sao cho đẹp mắt, bạn cần phải kết hợp thêm các yếu tố khác không thể thiếu như âm thanh (audio) và video Hướng tích hợp video số vào Slide Power Point (PP) sẽ giúp bạn tạo ra một bài trình diễn trực quan và sinh động hơn Khi video số lần đầu tiên xuất hiện, độ phân giải trung bình của màn... kèm, giúp người trình bày có thể tiếp cận với các phím chức năng phát lại của nhiều giao diện khác nhau cuasocongnghe.com Các tổ hợp phím hữu dụng trong PowerPoint Cập nhật ngày: 09/07/2008, 20:27 GMT+7 Hầu hết các chương trình, phần mềm hay tiện ích đều hỗ trợ tác vụ phím tắt để giúp bạn có thể truy cập nhanh hơn ngoài việc dùng chuột thông thường Đó là lý do tại sao mà trong các chương trình hay phần . Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I)  Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I) Đôi khi bạn phải trình bày trước đám đông, hay hội. vài slide Power Point để làm cho phần trình bày của mình thêm phong phú và hình tượng. Tuy nhiên, nếu bạn không rành việc sử dụng và thiết kế Power Point thì chắc chắn các slide trình bày. một slide trình bày thật ấn tượng. Phần I: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng media và thiết kế giao diện chuẩn. 1- Chuẩn bị: Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS Power Point, ngoài