ĐỀ TÀI: MỘT SỐ NHẬN ĐỊNH VỀ HỒ SƠ TRƯỜNG I ĐẶT VẤN ĐỀ: Công tác thống kê giáo dục và đào tạo là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thống kê Nhà nước, nhằm giúp cho việc đánh giá hiện trạng giáo dục trên phạm vi toàn quốc, từng vùng lãnh thổ cũng như từng địa phương. Công tác thống kê giáo dục và đào tạo ngày càng được cấp quản lý giáo dục quan tâm, coi đó là một trong những công cụ đắc lực để phân tích, đánh giá, quản lý và chỉ đạo phát triển sự nghiệp giáo dục và đào tạo trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Bên cạnh đó vẫn còn một số mặt hạn chế là hiệu quả hoạt động có đôi lúc chưa cao; chức năng và nhiệm vụ của cán bộ phụ trách công tác thống kê còn chưa được xác định rõ ràng, đa số chưa có cán bộ thống kê chuyên trách, thường xuyên thay đổi cán bộ làm ảnh hưởng đến số liệu thống kê. Qua đó, việc nâng cao chất lượng thống kệ trong quản lý giáo dục là vấn đề cấp bách đang đặt ra, để giải quyết được vấn đề trên đòi hỏi người làm công tác thống kê phải nắm vững mục đích, yêu cầu, thời điểm báo cáo, cần thông suốt các Chỉ thị 17/CT của Bộ Giáo dục ban hành năm 1977 và Luật Thống kê số 13/2003/L/CTN cũng đã ra đời ngày 26 tháng 06 năm 2003… Từ những khó khăn trờn ỏp ng c cụng tỏc lónh o, ch o mt cỏch sõu sỏt s liu thng kờ giỏo dc l mt trong nhng cụng vic quan trng, cn thit khụng th thiu ca ngi qun lý giỏo dc, ũi hi ngi ch o phi cú k hach, phng phỏp. Xut phỏt t nhng lý do trờn, tụi chn ti Nõng cao cht lng thng kờ trong qun lý giỏo dc lm tiu hc tt nghip. * Mc ớch ca ti: Mc ớch nghiờn cu ti l nhm nõng cao cht lng thng kờ núi chung, hot ng nõng cao cht lng Thng kờ trong qun lý giỏo dc núi riờng thc hin ỳng chc nng, nhim v c giao. II Nội dụng đề tài sáng kiến kinh nghiệm: Hồ sơ trờng là tập Hệ thống các thông tin quản lý giáo dục. Nó đợc thiết kế trên môi trờng Excel nhằm giúp các đơn vị thuận lợi trong việc nhập thông tin và kiểm tra tính logic, mặc khác bằng chơng trình có thể chuyển trực tiếp thông tin từ Hồ sơ trờng vào chơng trình quản lý EMIS mà không cần phải nhập dữ liệu trực tiếp từ chơng trình. Hồ sơ trờng đợc chia thành các cấp học: Nhà trẻ, mẫu giáo, mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, nhiều cấp,. Mỗi cấp học tiếp tục chia thành các kỳ báo cáo: Kỳ đầu năm học (tháng 9), kỳ giữa năm học (tháng 12) và kỳ cuối năm học (tháng 5). Tơng ứng mỗi kỳ báo cáo của một cấp học đợc thiết kế trên 01 file Excel, trong mỗi file Excel thông tin đợc chia thành các lớp tơng ứng với từng sheet, cụ thể: Trờng: Các thông tin cơ bản về trờng/trung tâm LớpHọc: Các thông tin về lớp. Học sinh : Các thông tin về học sinh. Nhân sự: Các thông tin về nhân sự CơSởVC: Các thông tin về cơ sở vật chất. Điểm trờng: Các thông tin cơ bản về điểm trờng phụ. Quá trình thực hiện. Hồ sơ trờng nói riêng, công tác thống kê giáo dục và đào tạo nói chung nó đều là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thống kê Nhà nớc, nhằm giúp cho việc đánh giá hiện trạng giáo dục trên phạm vi cả nớc, từng vùng lãnh thổ cũng nh từng địa phơng. Để nâng cao hiệu quả công tác thống kê, đảm bảo thông tin thống kế trung thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời. Để đạt đợc điều đó, ngời thực hiện, chỉ đạo các đơn vị cơ sở về công tác thống kê phải luôn năng động, sáng tạo trong việc hớng dẫn những tiêu chí cần thiết thuận lợi cho việc tổng hợp. Từ nhận định trên mà hồ sơ trờng đã và đang đợc thực hiện nhằm góp phần làm cho công tác thống kê giáo dục và đào tạo ngày một tốt hơn. 1 Biện pháp thực hiện: * Thuận lợi: - Đuợc sự đầu t mạnh của Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục - Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Đợc sự quan tâm của lãnh đạo Sở. - Bản thân có quá trình phụ trách công việc liên tục nhiều năm. - Nhờ sự hợp tác của các đơn vị huyện, thị xã, thành phố. - Nhờ có địa chỉ email phủ kín ở các đơn vị. * Khó khăn: - Còn một số đơn vị hay thay đổi cán bộ thống kê. - ở cấp Tiểu học có quá nhiều điểm trờng, địa bàn đi lại khó khăn nên ảnh hởng đến công việc tổng hợp. - Chơng trình cha đợc hoàn thiện ổn định. Vì vậy đòi hỏi ngời làm công tác này phải có trách nhiệm, phải nắm vững mục đích, yêu cầu, thời điểm báo cáo. Từ những khó khăn trên để đáp ứng đợc công tác lãnh đạo, chỉ đạo một cách sâu sát thì số liệu thống kê giáo dục cũng nh hồ sơ trờng là một trong những công việc quan trọng, cần thiết không thể thiếu của ngời quản lý giáo dục. - Muốn làm tốt đợc điều này khâu quan trọng là nhập dữ liệu là một trong những khâu quan trọng trong quá trình thu thập và xử lý thông tin của Hệ thống EMIS, quá trình này chiếm nhiều thời gian và góp phần kiểm tra độ chính xác về logic của thông tin. Việc nhập dữ liệu đợc triển khai trên phạm vi rộng (đến tận từng trờng), vì vậy cần phải chọn một công cụ nhập liệu đơn giản, phổ thông và đạt hiệu quả. Trớc yêu cầu đặt ra, việc chọn Excel làm công cụ để thiết kế các biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu cho Hồ sơ trờng đã ứng. Qúa trình thu thập và nhập dữ liệu hồ sơ trờng vào hệ thống Emis về cơ bản là nh sau: + Sở Giáo dục và Đào tạo triển khai hồ sơ trờng trên Excel đợc thiết kế sẵn theo mẫu hồ sơ trờng đến các đơn vị trực thuộc (trờng và trung tâm) và Phòng Giáo dục & Đào tạo. Phòng Giáo dục và Đào tạo tiếp tục triển khai hồ sơ trờng đến các đơn vị trực thuộc phòng. Các đơn vị tiến hành thu thập thông tin và nhập dữ liệu vào hồ sơ trờng trên Excel. + Sau khi nhập dữ liệu và kiểm tra chính xác, các đơn vị gửi báo cáo và dữ liệu trên đơn vị chủ quản. + Đơn vị chủ quản trực tiếp sẽ nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu (bằng cách đọc dữ liệu) của chơng trình Emis cài tại đơn vị chủ quản đó. + Dữ liệu Emis đã nhập sẽ đợc kết xuất và truyền lên đơn vị chủ quản cấp trên. + Nếu có một số trờng hợp đặc biệt nh đơn vị không có máy vi tính thì số liệu của đơn vị sẽ đợc điền trên giấy và đơn vị chủ quản sẽ phải nhập số liệu vào file Excel rồi đọc dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Emis. - Triển khai dữ liệu Excel hồ sơ trờng + Khi gửi file hồ sơ trờng cho các đơn vị thì cần xem rõ loại hình trờng để gửi file hồ sơ trờng cho hợp lý (ví dụ: Trờng Tiểu học có lớp 6 hoặc THCS có lớp 5 thì dùng mẫu Phổ thông cơ sở; một trờng hợp khác Trờng trung học cơ sở có lớp 10 hoặc Trung học phổ thông có lớp 9 thì dùng biểu Phổ thông trung học; thêm một trờng hợp là trờng trung học cơ sở có cả lớp 5 và lớp 10 (còn gọi là trờng nhiều cấp) thì dùng mẫu phổ thông 1+2+3. + Còn đối với các trờng Tiểu học có cơ sở mầm non, hoặc các trờng mầm non có lớp tiểu học: Do đây là 2 ngành học khác biệt nên cần tách tiêng. Nh vậy, ta phải khai báo trên 2 hồ sơ trờng, cơ sở nào không phải là cơ sở chính thì phải khai báo thêm thông tin Mã trực thuộc:, tại đây ta ghi vào mã đơn vị của cơ sở chính. - Tùy theo trờng tơng ứng Sở Giáo dục sẽ gửi dữ liệu cho các đơn vị trực thuộc. - Sở Giáo dục phải gửi danh sách mã đơn vị cho các đơn vị trực thuộc. Cách đánh mã đơn vị do Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định. Tham khảo thêm về cách đánh mã trờng trong tài liệu hớng dẫn sử dụng Emis. - Khi nhận dữ liệu đã thu thập từ các trờng trực thuộc, nhiệm vụ của Phòng/Sở Giáo dục nên tổ chức lu trữ các tệp *.xls một cách hợp lý, khoa học để tiện cho việc đa dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hay tra cứu khi cần thiết. Có thể tham khảo các cách tổ chức th mục lu trữ. Tùy theo cách lu trữ, có thể dùng tên trờng làm tên tệp để dễ tìm: ví dụ: D:\Muoi\Hosotruong\Nam2010-2011\KyT12\THPT\THPT_DantocNoitruTinh_T12.xls. - Cách lu trữ hồ sơ đối với cấp trờng: Sau khi nhập dữ liệu cho một kỳ, ngời nhập dữ liệu cần tổ chức lu trữ các tệp *.xls một cách hợp lý, khoa học để tiện cho việc sửa đổi hay tra cứu khi cần thiết. Đối với cấp trờng có thể dùng tên trờng làm file để không lẫn khi gửi về Phòng/Sở Giáo dục (ví dụ: D:\Hosotruong\Nam 2011- 2012\THPT_NguyenTrungTruc_T5xls. - Cách nhập dữ liệu: Những nét cơ bản trớc khi nhập dữ liệu: - Khi Sở/Phòng chuyển giao các tệp Excel hồ sơ trờng dới dạng *.xlt, đây là file mẫu (templates), sau khi nhập dữ liệu vào file mẫu xong, khi lu (save) thì mặc định Excel sẽ yêu cầu ngời dùng ghi lại dới dạng *.xls (có tên là Microsoft Excel Work Book). - Các dữ liệu đợc nhập trong các trang (sheet), mỗi trang đợc dùng cho một lớp thông tin tơng ứng. Thông tin tại các trang là thông tin chung toàn trờng kể cả điểm trờng phụ. - Riêng đối với những trờng có nhiều điểm trờng phụ thì phải chép Sheet DiemTruong thành nhiều Sheet với số lợng tơng ứng, dữ liệu đợc thu thập là dữ liệu của chính điểm trờng đó. - Các nhóm dữ liệu đợc chia thành các trang với các tên tơng ứng. Để nhập dữ liệu cho nhóm nào, nhắp chuột lên trang muốn chọn. - Các ô màu xanh nhạt là các ô nhập dữ liệu; các ô màu xanh đậm là phần tự động tính toán và đợc khóa đối với việc nhập dữ liệu. - Sau khi nhập xong số liệu cho mỗi bảng, cần theo dõi phần thông báo lỗi trên các ô lới bên phải các bảng dữ liệu. Nếu dữ liệu nhập sai, các ô lới báo lỗi t- ơng ứng với ô nhập liệu (theo thứ tự hàng ngang và hàng dọc) sẽ có ký tự L màu đỏ. Do đó cần kiểm tra lại các ô dữ liệu tơng ứng với ô báo lỗi để nhập lại cho đúng. - Các đơn vị Phòng Giáo dục thờng thì cơ bản đã có cán bộ thống kê phụ trách riêng nên rất dễ trong việc nhập hồ sơ trờng; nhng ở các trờng Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông và cấp 2+3 đa số là không có ngời phụ trách công tác thống kê, thờng là giao cho Phó hiệu trởng hoặc công đoàn, nh thế rất khó trong quá trình thu thập số liệu dễ bị nhầm vì một ngời đi tiếp thu trực tiếp còn ngời khác thực hiện. Chính từ những thuận lợi và khó khăn nêu trên mà tôi thờng gặp phải, từ đó tôi có kế hoạch thực hiện nh sau: 2 Những giải pháp khắc phục khó khăn: - Do tình hình phục vụ kinh tế - xã hội nên cần có sự quan tâm chung của Lãnh đạo Sở và sự kết hợp của các đơn vị huyện, thị, thành để có thể hoàn thành cơ sở dữ liệu một cách hoàn chỉnh. - Thực tế cho thấy cán bộ làm công tác thống kê hiện nay đã rất nhiều việc nhng phải kiêm nhiệm thêm phần khai thông tin nhà trờng vào hồ sơ trờng nữa thì rất cực nhng phần hồ sơ trờng cũng là một phần của thống kê số liệu nên cán bộ làm công tác này phải phân tích cho chính xác chỉ tiêu của từng biểu mẫu, nắm vững nội dung và định kỳ báo cáo. - Từ những khó khăn trên tôi nhận thấy cần phải có một hớng dẫn sơ bộ về cách thức nhập liệu để các đơn vị hiểu đúng hơn không bị nhầm khi khai thông tin vào hồ sơ trờng nh sau: Nhập tên trờng: Thông thờng tên đầy đủ của một trờng bao gồm cả tên cấp học đặt ở trớc, ví dụ: Trờng Tiểu học Hồng Bàng. Trong hồ sơ trờng Emis, các thuộc tính về cấp học của trờng đã đợc xác định rõ ràng và riêng biệt, vì vậy để tiết kiệm thời gian nhập liệu và cũng dễ dàng sắp xếp/tìm kiếm theo tên trờng thì khi nhập nên quy ớc chỉ cần nhập phần tên của trờng, ví dụ: Hồng Bàng. Mã đơn vị: Mỗi đơn vị huyện, thị xã, thành phố đợc Sở gắn cho một mã số dài 8 ký tự. Mã số này có cấu trúc HHHTTT. Trong đó: - HHH là mã huyện, cũng là mã địa giới hành chính của tỉnh do Tổng cục thống kê quy định. - TTT là số thứ tự trờng do cơ quan quản lý quy định. - Còn 2 mã số đầu là mã tỉnh. Lu ý thêm: Trong một huyện có thể các trờng trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thì Phòng Giáo dục và Đào tạo cấp mã, các trờng trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo thì Sở Giáo dục và Đào tạo cấp mã do đó có thể cấp mã trùng, vì vậy mỗi Sở cần qui định vùng cấp mã. Sở Giáo dục và Đào tạo quản lý các trờng THPT và Cấp 2+3, có thể qui định tài nguyên của Sở từ số thứ tự 000 đến 200; Phòng Giáo dục và Đào tạo đóng trên địa bàn đợc qui định vùng tài nguyên từ 200 đến 999. Khi trờng mới thành lập thì phòng hoặc sở là đơn vị cấp phát mã, trờng không thể tự động làm việc này. Nếu phòng là đơn vị cấp mã thì khi chuyển dữ liệu lên cấp sở đồng thời chuyển danh mục mã các trờng mới thành lập đi kèm. Năm báo cáo: Ô nhập liệu Năm báo cáo là một check box, vì vậy ngời sử dụng không nhập dữ liệu trực tiếp mà chỉ việc kích chuột vào nút chọn, một hộp danh sách thả xuống và chọn năm lập biểu từ danh sách có sẵn. Số điểm trờng: Bộ hồ sơ trờng Excel ban đầu gồm 1 trang điểm trờng. Trang này chỉ cho phép nhập thông tin cho 1 điểm trờng. Trong trờng hợp ngời dùng đã nhập số điểm trờng lớn hơn 1 thì cần phải thực hiện thao tác sao chép trang này theo số lợng điểm trờng đã nhập ở trang định dạng hồ sơ trờng. Các bớc sao chép trang thông tin điểm trờng nh sau: [...]... nhiỊu ®iỊu bỉ Ých vµ rÊt tiƯn lỵi khi mét sè ®¬n vÞ cÇn cung cÊp nhiỊu sè liƯu cïng mét lóc còng ®ỵc cung cÊp rÊt nhanh Rạch Giá, ngày 16 tháng 05 năm 2012 Thủ trưởng đơn vò Người viết thành tích xác nhận thành tích Lưu Thò Muỗi . ĐỀ TÀI: MỘT SỐ NHẬN ĐỊNH VỀ HỒ SƠ TRƯỜNG I ĐẶT VẤN ĐỀ: Công tác thống kê giáo dục và đào tạo là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thống kê Nhà. tộc. Thông tin về nhân sự: Bảng tổng số nhân sự, số đảng viên và thông tin về giáo viên: Bảng này gồm: - Dòng tổng số cán bộ tất cả các loại trong trờng. Tổng số cán bộ = Tổng số GV + Tổng số cán bộ. dung và định kỳ báo cáo. - Từ những khó khăn trên tôi nhận thấy cần phải có một hớng dẫn sơ bộ về cách thức nhập liệu để các đơn vị hiểu đúng hơn không bị nhầm khi khai thông tin vào hồ sơ trờng