PHẦN I KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG THỰC TẬP: 1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: − Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh; − ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ; − Email: luutruquocgiaII@archier.gov.vn; − Website :archives.gov.vn. a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan: Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam”. Sở này được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trung ương Cục miền Nam. Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyết định số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Để đáp ứng các yêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên kho lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện tổ chức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành QĐ số 20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 1 b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự:  Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan:  Chức năng: Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào theo quy định của pháp luật. Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.  Nhiệm vụ: Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ và quyền hạn sau: − Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao; − Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II; − Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II; − Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu; − Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng; − Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; 2 − Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; − Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.  Cơ cấu tổ chức: Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng. Việc tổ chức, cũng như chức năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quy định. Cụ thể như sau: − Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại hình tài liệu vào bảo quản ở trong kho. − Phòng Chỉnh lý tài liệu: Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho. − Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu của Trung tâm II. − Phòng Bảo quản tài liệu: Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể cả tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài liệu phim ảnh, ghi âm) và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu. − Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu nghiệp vụ Lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm − Phòng Hành chính - Tổ chức: Thông tin, tổng hợp hoạt động của trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan. − Phòng Kế toán: 3 Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản của trung tâm. Thu chi và sử dụng kinh phí cơ quan theo quy định của nhà nước. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II Hiện nay trong biên chế cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II gồm 65 người: − Ban Gián đốc: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học và 01 Phó Giám đốc với trình độ Thạc sĩ, do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm. + Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm cá nhân trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp quản lý công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan. + Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ, kiêm phụ trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý và thu thập tài liệu. − Các phòng nghiệp vụ: + Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu trữ viên và 01 Trung cấp) + Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07 Trung cấp) + Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư tin học, 01 Lưu trữ viên, 03 nhân viên kỹ thuật). + Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03 Lưu trữ viên, 01 nhân viên phục vụ) 4 Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Tin học và Công cụ tra cứu Phòng Tin học và Công cụ tra cứu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Phòng Hành chính - Tổ chức Phòng Hành chính - Tổ chức BAN GIÁM ĐỐC BAN GIÁM ĐỐC Phòng Kế toán Phòng Kế toán + Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: 13 người (gồm 11 Lưu trữ viên, 02 biên dịch viên tiếng Pháp) + Phòng Hành chính - Tổ chức: 19 người (gồm 02 chuyên viên HC-TC, 03 Lưu trữ viên trung cấp, 01 cán sự, 09 nhân viên Bảo vệ, 01 Thủ kho, 01 Lái xe, 02 Tạp vụ) + Phòng Kế toán: 04 người (gồm 01 trình độ Đại học, 03 trung cấp)  Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng Hành chính – Tồ chức:  Chức năng : Phòng Hành chính – Tổ chức là bộ phận thông tin tổng hợp của cơ quan, tham mưu cho Giám đốc quản lý và điều hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực hiện đúng chế độ, chính sách và pháp luật hiện hành; phụ trách công tác bảo vệ thường trực; quản lý cơ sở vật chất phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan. Về tổ chức, phòng Hành chính – Tổ chức có đầy đủ các bộ phận như văn phòng nhưng không gọi là văn phòng vì không có tư cách pháp nhân, người đứng đầu phụ trách không có tư cách là chủ tài khoản chi tiêu của cơ quan.  Nhiệm vụ: − Tổ chức thông tin tổng hợp, giúp Giám đốc chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của Trung tâm được nhanh chóng, chính xác; − Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm về mọi mặt của Trung tâm; tổ chức, theo dõi, đôn đốc, làm báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch đề ra; − Xây dựng, cải tiến tổ chức bộ máy làm việc của Trung tâm II, đáp ứng yêu cầu từng thời kỳ. Xây dựng các quy chế, lề lối làm việc của Trung tâm II. − Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc diện được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phân cấp quản lý; Chăm lo sức khỏe, đề ra kế hoạch bồi dưỡng và có biện pháp góp phần giảm bớt khó khăn trong đời sống cán bộ, công chức; − Quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật; quản lý vật tư tài sản, ngân sách hành chính của Trung tâm II theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ; − Quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; − Tổ chức công tác thường trực, bảo vệ cơ quan an toàn về mọi mặt, phòng chống cháy nổ trong cơ quan; 5 − Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật trong cơ quan; Ngoài ra, Phòng Hành chính – Tổ chức còn thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc giao.  Cơ cấu tổ chức: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG HÀNH CHÍNH –TỔ CHỨC Hiện nay, do Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức mới chuyển công tác nên tạm thời Phó Giám đốc cơ quan sẽ kiêm nhiệm, phụ trách chỉ đạo công tác của Phòng. c) Các quy chế hoạt động: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có quy chế quy định: − Chế độ, nguyên tắc, lề lối làm việc; − Phạm vi trách nhiệm, quyền hạn giải quyết công việc của Ban Giám đốc, các Trưởng, Phó đơn vị và toàn thể công chức viên chức (bao gồm cả hợp đồng khoán việc, vụ việc…); − Các mối quan hệ phối hợp công tác giữa Giám đốc với Phó Giám đốc, giữa Ban Giám đốc với Chi ủy và các tổ chức, đoàn thể thuộc Trung tâm II; − Quy chế cũng quy định chế độ hội họp, giao ban; chế độ thông tin, báo cáo, lưu trữ bảo mật, trình tự thủ tục giải quyết công việc; chế độ khen thưởng, kỷ luật và các hoạt động khác cũng như các điều khoản thi hành của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II. 6 Nhà ăn Nhà ăn XDCB Điện, nước XDCB Điện, nước Tổ Bả o vệ Tổ Bả o vệ TRƯỞNG PHÒNG ( phụ trách chung) TRƯỞNG PHÒNG ( phụ trách chung) Tổng hợp Tổng hợp PHÓ TRƯỞNG PHÒNG ( Phụ trách Hành chính ) PHÓ TRƯỞNG PHÒNG ( Phụ trách Hành chính ) PHÓ TRƯỞNG PHÒNG (Phụ trách Quản trị - Bảo vệ) PHÓ TRƯỞNG PHÒNG (Phụ trách Quản trị - Bảo vệ) Văn thư lưu trữ Văn thư lưu trữ Bộ phận lái xe Bộ phận lái xe Công tác, tổ chức Công tác, tổ chức  Quy chế hoạt động của cơ quan: − Trung tâm Lưu trữ quốc gia II làm việc theo chế độ thủ trưởng, chỉ đạo điều hành công việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Mọi hoạt động của cơ quan đều phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, tuân thủ sự chỉ đạo của cấp trên và quy chế hoạt động của Trung tâm. − Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao cho một đơn vị, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về công việc được phân công. − Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan phải xử lý và giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền. Bảo đảm tuân thủ trình tự thủ tục và thời hạn giải quyết công việc. Làm việc theo đúng Chương trình, Kế hoạch, Lịch công tác của Trung tâm II đề ra. − Phát huy năng lực và sở trường của từng cán bộ; đề cao sự phối hợp trong công tác. − Bảo đảm tính dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động. Quy chế hoạt động của cơ quan luôn được xem xét, sửa đổi cho phù hợp với tình hình mới, đáp ứng yêu cầu phát triển của cơ quan.  Quy chế hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức: − Phòng Hành chính – Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng. Tập thể cán bộ của Phòng tuyệt đối chấp hành tốt nội quy của cơ quan và các quy định của Pháp Lệnh cán bộ, công chức. − Cán bộ của Phòng thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của của Trưởng - Phó phòng. Có nghĩa vụ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tuân thủ quy trình xử lý công việc. Chịu trách nhiệm trước đơn vị mình khi thi hành công vụ. − Kịp thời báo cáo với Trưởng - Phó phòng những khó khăn vướng mắc trong khi thực hiện công việc. Trường hợp cần thiết công chức, viên chức có quyền đề nghị Trưởng phòng phân công thêm người để phối hợp thực hiện nhiệm vụ. Cán bộ của Phòng có quyền giữ ý kiến riêng và thể hiện ý kiến đó trong phiếu trình để Trưởng phòng xem xét quyết định. 7 − Trường hợp lãnh đạo Trung tâm yêu cầu làm việc trực tiếp với cán bộ của Phòng thì cán bộ đó phải có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu để làm việc. Sau khi làm việc, công chức, viên chức phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng biết. − Nêu cao tinh thần đoàn kết nội bộ, sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau trong công tác. Chủ động phối hợp, trao đổi ý kiến về các vấn đề có liên quan. − Khi đi công tác hoặc đi ra ngoài cơ quan nói chung, công chức, viên chức phải nói rõ về nội dung, thời gian đi và phải được Trưởng – Phó phòng trực tiếp đồng ý. d) Phân công nhiệm vụ giữa lãnh đạo và Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức: − Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo về toàn bộ hoạt động của đơn vị mình.Quản lý đội ngũ lao động trong đơn vị, thực hiện nghiêm túc quy chế và kỷ luật lao động; − Xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, quý, năm của đơn vị; tổ chức triển khai, đôn đốc và kiểm tra cán bộ trong đơn vị thực hiện kế hoạch công tác đó; Chuẩn bị các báo cáo công tác tháng, quý, năm của Trung tâm. Thông báo nội dung cuộc họp giao ban, định kỳ v.v…; − Tổng hợp trình Ban Lãnh đạo thông qua các chương trình công tác của Trung tâm II. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Trung tâm II thực hiện chương trình công tác đó; − Giúp lãnh đạo Trung tâm II phối hợp công tác với các tổ chức Đảng và đoàn thể. Đón tiếp khách đến tham quan và liên hệ công tác; − Tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, lưu trữ; − Giúp Ban Giám đốc quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của Trung tâm II theo quy định của pháp luật và của cấp trên giao; − Giúp Ban Lãnh đạo thực hiện việc cải cách hành chính trong lĩnh vực hoạt động của Trung tâm II như: Quy chế dân chủ, Quy chế thi đua khen thưởng, Quy chế quản lý thời giờ làm việc v.v…; − Thay mặt Ban Lãnh đạo cơ quan quản lý công chức, viên chức; đề xuất các chế độ, chính sách đối với cán bộ cơ quan; ký giấy nghỉ phép năm, bảng chấm công, giấy nghỉ hưởng BHXH đi khám bệnh; tổ chức sơ kết công tác của phòng, nhận xét đánh 8 giá công chức, viên chức. Tham mưu cho Hội đồng Thi đua khen thưởng của Trung tâm II về công tác thi đua khen thưởng; − Điều động xe ô tô đưa rước cán bộ của Cục nói riêng và của cơ quan nói chung đi công tác theo kế hoạch đã được Ban Gám đốc phê duyệt. 2. Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của cơ quan: a) Phân công nhiệm vụ giữa Lãnh đạo với các Trưởng phòng, với từng nhân viên:  Phân công nhiệm vụ trong Ban Giám đốc: Quan hệ giữa Giám đốc và Phó Giám đốc là quan hệ theo chế độ thủ trưởng. Giám đốc, Phó Giám đốc xem xét, giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ đề xuất, trình ký của các đơn vị gửi lên. Phó Giám đốc phụ trách phòng, đơn vị nào có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của phòng, đơn vị đó trước Giám đốc. Khi Giám đốc vắng mặt, có trách nhiệm ủy quyền cho Phó Giám đốc chịu trách nhiệm thay Giám đốc giải quyết các công việc chung của Trung tâm II.  Giữa Ban Giám đốc và Trưởng, Phó các đơn vị thuộc Trung tâm II: Trưởng các đơn vị truộc Trung tâm II có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về mọi hoạt động của Phòng mình phụ trách.  Giữa các đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II: Quan hệ giữa các đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II là quan hệ phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm trong công việc. Khi một bên có nhu cầu hỗ trợ thì bên được yêu cầu phải đáp ứng trong khả năng, nhiệm vụ của mình. Đối với những công việc vượt quá khả năng, thẩm quyền giải quyết của đơn vị mình thì Trưởng đơn vị chuyển hồ sơ, tài liệu cho đơn vị liên quan tham gia ý kiến, sau đó trình Ban Giám đốc xem xét, quyết định.  Giữa công chức, viên chức trong Trung tâm II: Là quan hệ đồng nghiệp công tác. Đoàn kết, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình thực hiện các quy định, nội quy của cơ quan, đơn vị để cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm được giao. Bên cạnh đó, được phép dân chủ công khai đóng góp ý kiến cho việc từng bước hoàn thiện lề lối làm việc của cơ quan. 9  Quan hệ giữa Ban Giám đốc với BCH Công đoàn, Đoàn Thanh niên…: Ban chấp hành Công đoàn, Ban chấp hành Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh có trách nhiệm, tổ chức, động viên Đoàn viên trong cơ quan hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ công tác chính trị được giao; giáo dục vận động công chức trong cơ quan đoàn kết, yên tâm công tác; chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho công chức, viên chức và bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của công chức, viên chức. Do đó, những việc sau đây nhất thiết phải bàn bạc thống nhất giữa Ban Giám đốc, đại diện Đoàn Thanh niên, đại diện Công đoàn …: − Chủ trương biện pháp kiện toàn tổ chức sắp xếp bộ máy, tinh giản biên chế cơ quan; − Bàn giải pháp để lãnh đạo tư tưởng công chức, viên chức nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ đã được đề ra; − Công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, việc xét đề nghị, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, cho nghỉ việc, nghỉ hưu… đối với cán bộ trong cơ quan. b) Việc phân công, tổ chức lao động khoa học trong Phòng Hành chính – Tổ chức:  Trưởng phòng: − Chịu trách nhiệm phân công bố trí cán bộ nhân viên của Phòng mình thực hiện những công việc cấp trên giao phó. Kịp thời uốn nắn những sai sót, tổng kết đúc rút kinh nghiệm và báo cáo lên cấp trên. Trưởng phòng thông qua Phó phòng, bộ phận giúp việc, các tổ trưởng để triển khai công việc. − Phối hợp, tham gia ý kiến với trưởng các đơn vị khác của Trung tâm để xử lý những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình;  Về nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trưởng phòng:  Phó Trưởng phòng Phụ trách Hành chính – Tổ chức: Phụ trách văn thư và tổng hợp, chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu nộp lưu của cơ quan.  Phó Trưởng phòng Phụ trách Quản trị - Bảo vệ: − Giúp Trưởng phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc công việc của tổ, đề xuất những việc liên quan về mua sắm, sửa chữa nhỏ, điện nước,…cấp phát xăng dầu, văn phòng phẩm…để đáp ứng yêu cầu của cơ quan. 10 [...]... ở văn thư để tra tìm, ph c vụ khi cần thiết Bản lưu ph i là bản chính Bản giữ l i này được đục lỗ và kẹp vào file lưu văn bản i theo thứ tự th i gian và số đăng ký nhằm ph c vụ cho việc tra cứu trong quá trình xử lý công việc hiện t i Cu i năm, sau khi kết thúc công việc của một năm thì ph i ph n lo i văn bản và lưu vào hồ sơ theo vấn đề và th i gian r i nộp lưu để ph c vụ cho việc tra cứu lâu d i. .. cao nghiệp vụ hơn nữa cho các cán cán bộ khác trong Ph ng Hành chính – Tổ chức để có thể kiêm nhiệm luôn công tác văn thư lưu trữ khi cần thiết PH N II TRỰC TIẾP THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC VÀ BÁO CÁO KẾT QUẢ ĐƯỢC CƠ QUAN PH N CÔNG Photo văn bản: Quy trình thực hiện: − Đây là công việc mà ngư i cán bộ văn thư thường xuyên ph i thực hiện để nhân bản văn bản − Trước khi photo cần kiểm tra thùng giấy xem... cơ quan, của Ph ng là văn bản có sẵn những i u khoản thi hành Các i u khoản đó luôn được sửa đổ, bổ xung sao cho khoa học và ph hợp v i tình hình m i Khi bắt đầu làm việc cho cơ quan thì việc đọc và tìm hiểu quy chế của cơ quan và của Ph ng làm việc là cần thiết Quy chế quy định quyền và nghĩa vụ của những ngư i giữ chức vụ ph i làm, quan hệ làm việc trong cơ quan khi gi i quyết một công việc, tiêu... liệu: công tác chỉnh lý t i liệu 2.Th i gian của t i liệu: Năm 2007 3.Thành ph n và số lượng t i liệu: 3.1T i liệu hành chính: -Tổng số cặp: - Tổng số hồ s : 7 (bảy hồ sơ) - Quy ra mét gi : 3.2 T i liệu khác: 4 .Công cụ tra cứu và t i liệu liên quan kèm theo: - Mục lục hồ sơ nộp lưu năm của Ph ng Chỉnh lý năm 2007 Biên bản này được lập thành hai bản; m i bên giữ một bản./ Đ I DIỆN BÊN GIAO Đ I DIỆN BÊN... i u hành công việc hàng ngày theo các chế độ hiện hành của nhà nước và sự ph n cấp của cục lưu trữ - Kho lưu trữ TW II được mở t i khoản, quản lý kinh ph theo chế độ kế toán cấp 2 và được sử dụng con dấu để giao dịch - Tổ chức bộ máy của kho lưu trữ TW II gồm: 1 Tổ ph trách kh i t i liệu lưu trữ th i kỳ phong kiến và ph p thuộc 2 Tổ ph trách kh i t i liệu lưu trữ th i kỳ Mỹ - Ngụy 3 Tổ tư liệu và. .. khi trình Giám đốc ph duyệt − Quản lý công văn i, đến; trình văn bản đơn từ của các đơn vị lên Ban Giám đốc, cấp giấy gi i thiệu, giấy i đường… − Bảo quản và lưu trữ t i liệu, hồ sơ của ph ng và của cơ quan − Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đóng dấu các giấy tờ khi đã được cấp có thẩm quyền ký ph duyệt − Cán bộ tổng hợp ghi biên bản các cuộc họp của cơ quan, tập hợp số liệu và viết báo cáo. .. nên công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm đúng mực b/ Hạn ch : 20 Hiện nay, công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm II chỉ có một nhân viên ph trách nên công việc tương đ i nhiều dẫn đến khó hoàn thành tốt nhiệm vụ và gi i quyết hết công việc trong một ngày và nếu trường hợp nhân viên văn thư có việc bận xin nghỉ thì công việc sẽ bị tồn đọng c/ Gi i ph p khắc ph c: Cơ quan nên bố trí thêm và xây... đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng tất cả được tiếp nhận t i bộ ph n văn thư cơ quan Văn bản đến được g i bằng đường bưu i n, bằng Fax Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng, hoặc do yêu cầu của n i g i văn bản có kèm Phiếu g i thì sau khi nhận đủ t i liệu, ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu g i r i trả l i phiếu đó cho cơ quan g i văn bản Văn thư tiến hành kiểm... trong và ngo i cơ quan bằng máy i n tho i bàn − Việc giao tiếp qua i n tho i ph n nào thể hiện văn hóa hành chính công sở, văn hoá cơ quan nên rất quan trọng − Không nên để chuông i n tho i rung nên nhấc máy ngay − Khi giao tiếp giọng n i cần rõ ràng, dễ nghe, và lịch sự Luôn xưng danh trước nếu thực hiện cuộc g i i 23 − Cần chuẩn bị sẵn giấy và bút để ghi l i những i u cần thiết Kết quả thực hiện:... cứ Công văn số 111/TTII ngày 24 tháng 4 năm 2009 của Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia II, về việc giao nộp t i liệu hiện hành năm 2007 BÊN GIAO: - B : Nguyễn Thị Dung Chức vụ công tác/ chức danh: Trưởng Ph ng Chỉnh lý t i liệu BÊN NHẬN: - Bà Nguyễn Thị Thanh Thủy Chức vụ công tác/ chức danh: Lưu trữ Thống nhất lập Biên bản giao nhận t i liệu v i những n i dung c thể như sau: 1.Tên ph ng (hoặc kh i) t i liệu: . PH N I KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PH NG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PH NG THỰC TẬP: 1.Gi i thiệu v i nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: −. ph i hợp, trao đ i ý kiến về các vấn đề có liên quan. − Khi i công tác hoặc i ra ngo i cơ quan n i chung, công chức, viên chức ph i n i rõ về n i dung, th i gian i và ph i được Trưởng – Ph . C i thiện mạng Internet để sử dụng tốt hơn. II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN 1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan: − Ph ng Hành chính