CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Sau hợp đồng mua bán ngoại thương ký kết, đơn v ị kinh doanh XNK - với tư cách bên ký kết - phải tổ chức thực h ợp đồng Đây cơng việc phức tạp Nó địi hỏi phải tn th ủ luật qu ốc gia quốc tế, đồng thời bảo đảm quyền lợi quốc gia đảm b ảo uy tín kinh doanh đơn vị Về mặt kinh doanh, q trình thực khâu cơng việc để thực hợp đồng, đơn vị kinh doanh XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thơng, nâng cao tính doanh lợi hiệu tồn nghiệp vụ giao dịch Để thực hợp đ ồng xu ất kh ẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành khâu công việc sau đây: Gi ục mở L/C kiểm tra L/C (nếu hợp đồng quy định sử dụng ph ương th ức tín dụng chứng từ), xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hoá, thuê tàu lưu cước, kiểm nghiệm kiểm dịch hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục toán giải khiếu nại (nếu có) Để thực hợp đồng nhập khẩu, đơn vị kinh doanh ph ải ti ến hành khâu công việc sau đây: Xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C (nếu hợp đồng quy định toán L/C), thuê tàu ho ặc lưu cước, mua b ảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng chở từ tàu chở hàng, kiểm tra hàng hoá (kiểm dịch giám định), giao hàng cho đơn vị đặt hàng nh ập khẩu, làm thủ tục tốn, khiếu nại (nếu có) hàng hố bị thi ếu h ụt ho ặc tổ n thất Như vậy, nói chung q trình thực hợp đồng mua bán ngo ại thương, đơn vị kinh doanh XNK phải tiến hành công việc * Chuẩn bị hàng xuất Thực cam kết hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất Căn để chuẩn bị hàng xuất hợp đồng ký với nước và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định toán L/C) Công việc chuẩn bị hàng xuất bao gồm khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lơ hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì k ẻ ký mã hi ệu hàng xuất Thực cam kết hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất Căn để chuẩn bị hàng xuất hợp đồng ký với nước và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định tốn L/C) Cơng việc chuẩn bị hàng xuất bao gồm khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lơ hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì k ẻ ký mã hi ệu hàng xuất Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành sở số lượng l ớn sản xuất hàng xuất nước ta, bản, sản xuất manh mún, phân tán, vậy, nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập phải ti ến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng (cơ sở sản xuất - thu mua) C s pháp lý để làm việc ký kết hợp đồng kinh tế ch ủ hàng xu ất nh ập với chân hàng Hợp đồng kinh tế việc huy động hàng xuất hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nh ận u ỷ thác xu ất kh ẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu… Hợp đồng dù thuộc lo ại phải ký kết theo nguyên tắc, trình tự nội dung quy định “Pháp lệnh hợp đồng kinh tế” Ch ủ t ịch H ội đồng Nhà nước ban hành ngày 25/9/1989 Trong buôn bán quốc tế, không mặt hàng để trần để rời, đại phận hàng hố địi hỏi ph ải đóng gói bao bì q trình vận chuyển bảo quản Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, k ẻ mã hiệu khâu quan trọng việc chuẩn bị hàng hố Muốn làm tốt cơng việc bao bì đóng gói, mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm yêu cầu cụ thể việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp * Loại bao bì Trong bn bán quốc tế, người ta dùng nhiều loại bao bì Các lo ại thơng thường là: - Hịm (case, box): Tất hàng có giá trị tương đối cao, d ễ hỏng đóng vào hịm Người ta thường dùng loại hòm g ỗ thường (wooden case), hòm gỗ dán (plywood case), hòm kép (double case), hòm gỗ dác kim khí (Metallized case) hịm gỗ ghép (fiberboard case) - Bao (bag) : Một số sản phẩm nơng nghiệp ngun liệu hố ch ất thường đóng vào bao bì Các loại bao bì thường dùng là: bao tải (gunny bag), bao vải (Cottonbag), bao giấy (Paper bag) bao cao su (Rubber bag) - Kiện hay bì (bale): Tất loại hàng hố có th ể ép g ọn l ại mà ph ẩm chất khơng bị hỏng đóng thành kiện bì, bên ngồi th ường buộc dây thép - Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng, chất bột nhi ều lo ại hàng khác phải đóng thùng Thùng có loại gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood barrel), thùng tròn thép (steel drum), thùng trịn nhơm (aluminium drum) thùng trịn gỗ ghép (fiberboard drum) Ngồi loại bao bì thường dùng đây, cịn có sọt (crate), bó (bundle), cuộn (roll), chai lọ (bottle), bình (carboy), chum (jar)… Các loại bao bì bao bì bên ngồi (outer packing) Ngồi cịn có bao bì bên (inner packing) bao bì trực tiếp (mimediate packing) Vật liệu dùng để bao gói bên giấy bìa bồi (cardboard), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đay (gunny), giấy thiếc (foil), dầu (oil) m ỡ (grease) Trong bao gói có cịn phải lót thêm số vật liệu, thí d ụ: Phoi bào (excelsior, wood shaving), giấy phế liệu, (paper waste), nh ựa xốp (stiropore)… có vải bơng dùng để lót Trong thập kỷ gần đây, người ta dùng chất tổng hợp để chế vật liệu bao gói màng mỏng PE, PVC, PP hay PS Ngồi người ta cịn phát triển việc chuyên trở con-tê-nơ (container), cá (palette), thùng lều (thiết bị đóng gộp hàng máy bay igloo) vừa tiết kiệm bao gói, vừa thuận tiện cho việc bốc dỡ xếp đặt hàng phương tiện vận tải * Những nhân tố cần xét đến đóng gói u cầu chung bao bì đóng gói hàng hố ngoại thương “an tồn, rẻ tiền thẩm mỹ” ÿiều có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn chất lượng số lượng hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản ph ẩm nh ưng đồng th ời ph ải bảo đảm thu hút ý người tiêu thụ Khi lựa ch ọn lo ại bao bì, loại vật liệu làm bao bì phương pháp bao bì, ch ủ hàng xu ất nh ập kh ẩu phải xét đến điều thoả thuận hợp đồng, thứ đến ph ải xét đến tính chất hàng hố (như lý tính, hố tính, hình dạng bên ngồi, màu sắc, trạng thái hàng hoá) tác động môi trường điều kiện bốc xếp hàng… Ngoài ra, cần xét đến nh ững nhân tố đây: + Điều kiện vận tải: Khi lựa chọn bao bì, người ta ph ải xét đ ến đo ạn đường dài, phương pháp thời gian việc vận chuyển, khả phải chuyển tải dọc đường, chung đụng với hàng hố khác q trình chuyên chở… + Điều kiện khí hậu: ÿối với hàng hố giao cho nước có độ ẩm khơng khí cao (tới 90%) nhiệt độ trung bình tới 30-400C, hàng hố qua nước có khí hậu vậy, bao bì phải loại đặc biệt bền vững Thường thường, hịm gỗ kim khí đ ược hàn gắn kín Bên bao bì l ớp gi khơng th ấm n ước và/ho ặc màng mỏng PE Những phận chế kim loại, dễ bị han rỉ, cần bơi thêm dầu mỡ mặt ngồi + Điều kiện luật pháp thuế quan Ở số nước, luật pháp cấm nhập hàng hố có bao bì làm làm từ loại nguyên liệu định.Ví dụ: Mỹ Tân-Tây- Lan, người ta cấm dùng bao bì cỏ khơ, rơm, gianh, rạ v.v vài nước khác lại cho phép nhập loại ch ủ hàng xuất trình gi tờ chứng nhận nguyên liệu bao bì đẫ khử trùng Ngồi ra, phương pháp bao bì đóng gói vật liệu bao bì đóng gói cịn trực ti ếp ảnh hưởng tới mức thuế nhập số nước thuộc kh ối liên hiệp Anh, hải quan địi hỏi phải xuất trình chứng từ xuất xứ bao bì để áp dụng suất thuế quan ưu đãi cho hàng hoá nhập từ nước liên hiệp Anh Đối với hàng chịu thuế theo trọng lượng, có s ố nước thu thu ế theo “trọng lượng tịnh luật định” trọng lượng lại sau l trọng lượng bì hàng hố trừ trọng lượng bì h ải quan quy đ ịnh sẵn Trong trường hợp này, rõ ràng trọng lượng bao bì ảnh hưởng tới mức thuế quan nhập + Điều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường tính theo trọng lượng bì thể tích hàng hố Vì vậy, rút bớt trọng lượng bao bì thu hẹp thể tích hàng hố tiết kiệm chi phí vận chuyển Ngồi muốn giảm chi phí vận chuyển cịn ph ải đề phịng trộm cắp q trình chun chở Muốn thoả mãn điều kiện này, người ta thường dùng bao bì vừa nhẹ, vừa bền tận dụng khơng gian bao bì, thu nhỏ thân hàng hố l ại, đ ồng th ời khơng đ ể lộ dấu hiệu hàng hố gói bên bao bì… Ký mã hiệu (marking) ký hiệu chữ, số b ằng hình vẽ ghi bao bì bên ngồi nhằm thơng báo nh ững chi ti ết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ bảo quản hàng hoá Kẻ ký mã hiệu khâu cần thiết trình đóng gói bao bì nh ằm: Bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận - Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuy ển, bốc dỡ hàng hoá Ký mã hiệu cần phải bao gồm: + Những dấu hiệu cần thiết người nhận hàng như: tên người nhận tên người gửi, trọng lượng tịnh trọng lượng bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng + Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng hoá như: tên nước tên địa điểm hàng đến, tên nước tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu, số hiệu chuyến + Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ bảo quản hàng hoá đường từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, như: dễ vỡ, mở chỗ này, tránh mưa, nguy hiểm… Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt yêu cầu sau: Sáng s ủa, d ễ đọc, không phai màu, không thấm nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hố Để làm hình thành lơ hàng, ngồi cơng việc đây, đơn v ị kinh doanh xuất cịn phải kiểm tra hàng hố lấy gi ch ứng nh ận phù hợp hàng hoá với quy định hợp đồng (giấy ch ứng nh ận phẩm chất, giấy chứng nhận kiểm dịch…) Kiểm tra chất lượng Kiểm nghiệm kiểm nghiệm hàng xuất Trước giao hàng, người xuất có nghĩa vụ phải ki ểm tra hàng v ề phẩm chất, số lượng trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) n ếu hàng hoá xuất động vật, thực vật phải ki ểm tra lây lan b ệnh d ịch (tức kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật) Việc kiểm nghiệm kiểm dịch tiến hành hai cấp: sở cửa việc kiểm tra sở ) tức đơn vị sản xuất, thu mua chế biến, nh nước xí nghiệp …) có vai trị định có tác dụng triệt để nh ất Cịn việc kiểm tra hàng hố cửa có tác dụng thẩm tra lại k ết qu ả ki ểm tra sở thực thủ tục quốc tế Việc kiểm nghiệm sở tổ chức kiểm tra “ch ất lượng s ản phẩm”(KCS) tiến hành Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị người ch ịu trách nhiệm phẩm chất hàng hố Vì giấy chứng nhận phẩm chất, bên cạnh chữ ký phận KCS, phải có chữ ký thủ trưởng đơn vị Việc kiểm dịch thực vật sở phòng bảo vệ thực vật (của huyện, quận, nông trường tiến hành Việc kiểm dịch động vật s phòng (hoặc trạm) thú y (của huyện, quận nông trường) ti ến hành Cục thú y Cục bảo vệ thực vật có chi nhánh c ửa kh ẩu (nh cảng, ga quốc tế) Cơng ty giám định hàng hố xuất nhập đặt trạm chi nhánh cơng ty Do có u cầu kiểm tra hàng hoá cửa trước gửi hàng xuất khẩu, chủ cửa hàng ph ải đ ề ngh ị quan chứng nhận (về phẩm chất kiểm dịch) hàng hoá thời hạn chạm ngày trước hàng đ ược b ốc xuống tàu Kiểm tra chất lượng hàng nhập Theo tinh thần quy định Việt Nam, hàng nh ập v ề qua cửa cần kiểm tra kỹ càng, quan tuý theo chức phải tiến hành cơng việc kiểm tra Cơ quan giao thơng (ga cảng) phải kiểm tra niêm phong c ặp chì tr ước dỡ hàng khỏi phương tiện vận tải Nếu hàng có tổn th ất xếp đặt khơng theo lơ, theo vận đơn quan giao thông m ời công ty giám định lập biên giám định tàu (Survery Reports) Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mát phải có ” biên kết tốn nhận hàng với tàu” (Report on receipt of cargo) bị đõ vỡ -phải có ” biên hàng đổ vỡ hư hỏng” (Cargo outturn report) Nếu tàu chở hàng nhổ neo việc thiếu hụt bị phát hiện, ch ủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp ” giấy chứng nhận hàng thiếu” (Certificate of shortlanded cargo) Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách bên đứng tên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nghi ngờ th ực thấy hàng có tổn thất sau phải u cầu cơng ty b ảo hi ểm l ập biên b ản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy rủi ro mua bảo hiểm Trong trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá lập chứng thư giám định (Inspection certificate) Các quan kiểm dịch phải thực nhiệm vụ kiểm dịch hàng nhập động thực vật Thuê tàu lưu cước Trong trình thực hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng tiến hành dựa vào ba sau đây: Những điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán ều kiện vận tải Chẳng hạn điều kiện sở giao hàng hợp đồng xuất CIF C and F (cảng đến) hợp đồng nhập FOB ( cảng đi) chủ hàng xuất nhập phải thuê tàu biển để chở hàng Tàu tàu chuyến hàng có khối lượng lớn để trần (bulk cargo) Do có tàu chợ (liner) hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng bao ki ện (general cargo) đường hàng có chuyến tàu chợ (regular line) Việc thuê khoang tàu chợ gọi lưu cước (Booking a ship’s space) Nếu điều kiện sở giao hàng hợp đồng xuất CPT (cảng đến) CIP (cảng đến) hợp đồng nhập FCA (cảng đi), chủ hàng xuất nhập phải thuê container tàu Ro/Ro để chở hàng Trong trường hợp chuyển chở hàng container, hàng giao cho người vận tải theo hai phương thức: - Nếu hàng đủ container (Full container load - FCL), ch ủ c ửa hàng phải đăng ký thuê container, chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard Cy) sở mình, đóng hàng vào container, giao cho người vận tải - Nếu hàng không đủ container (less than container load - LCL), chủ cửa hàng phải giao hàng cho người vận tải ga container (container freight station CFS) Việc th tàu, lưu cước địi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thơng tin tình hình thị trường th tàu tinh thơng điều kiện th tàu Vì vậy, nhiều trường hợp, chủ hàng xuất nhập thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho công ty hàng hải như: công ty thuê tàu môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)… Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ hai bên uỷ thác thuê tàu v ới bên nhận uỷ thác thuê tàu hợp đồng uỷ thác Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu: H ợp đồng uỷ thác thuê tàu năm H ợp đồng uỷ thác chuyến Chủ hàng xuất nhập vào đặc điểm vận chuyển hàng hoá để l ựa chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp Mua bảo hiểm Hàng hoá chuyển chở biển thường gặp nhiều rủi ro, t ổn th ất Vì th ế bảo hiểm hàng hoá đường biển loại bảo hiểm phổ biến ngoại thương Các chủ hàng xuất nhập ta, cần mua b ảo hi ểm đ ều mua t ại công ty Việt Nam Hợp đồng bảo hiểm có th ể h ợp đ ồng b ảo hi ểm bao (open policy) hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy) Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, đến giao hàng xuống tàu xong ch ủ hàng ch ỉ gửi đến công ty bảo hiểm thông báo văn b ản g ọi là: “Gi báo bắt đầu vận chuyển” mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm văn gọi là: “Giấy yêu c ầu bảo hi ểm “ Trên s “Giấy yêu cầu…”này, chủ hàng công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia để xuất kh ẩu ho ặc nh ập phải làm thủ hải quan Việc làm thủ tục hải quan g ồm ba bước chủ yếu sau đây: Khai báo hải quan Chủ hàng khai báo chi tiết hàng hoá lên tờ khai (customs declanration) để quan hải quan kiểm tra thủ tục giấy tờ Yêu cầu việc khai trung thực xác Nội dung c t khai bao gồm mục : Loại hàng, (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất…), tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất nh ập kh ẩu v ới n ước nào… tờ khai hải quan phải xuất trình kèm theo số chứng t khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hố đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết Xuất trình hàng hố Hàng hố xuất nhập phải xắp xếp trật t ự thu ận ti ện cho vi ệc kiểm soát Chủ hàng phải chịu chi phí nhân cơng vi ệc mở, đóng kiện hàng Yêu cầu việc xuất trình hàng hoá trung thực chủ hàng Để thực thủ tục kiểm tra giám sát chủ hàng phải nộp thủ t ục phí hải quan Thực định hải quan Sau kiểm soát giấy tờ hàng hoá, hải quan quy ết định như: Cho hàng phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng qua cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì l ại…) cho hàng qua sau chủ hàng nộp thuế; lưu kho ngo ại quan (bonded warehouse) hàng không xuất (hoặc nhập) khẩu… nghĩa vụ chủ hàng phải nghiêm túc thực định Việc vi ph ạm định thuộc tội hình Giao nhận hàng với tàu Giao hàng xuất Hàng xuất ta giao, bản, đường biển đường sắt Nếu hàng giao đường biển, chủ hàng phải tiến hành việc sau: + Căn vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên ch cho người vận tải (đại diện hàng hải thuyền trưởng Công ty đại lý tàu biển) để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Stowage plan) + Trao đổi với quan điều độ cảng để nắm vững ngày làm hàng + Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu + Lấy biên lai thuyền phó (Mate,s receipt) đổi biên lai thuy ền phó l vận đơn đường biển Vận đơn đường biển phải vận đơn hoàn hảo, bốc hàng( Clean on board B/L) phải chuyển nhượng ( Negotiable) Nếu hàng hoá giao container chiếm đủ container (FCL), chủ hàng phải đăng lý thuê container, đóng hàng vào container lập bảng kê hàng container (container list) Khi hàng giao không chiếm hết container (LCL), chủ hàng phải lập “bản đăng ký hàng chuyên chở” (cargo list) Sau đăng ký chấp thuận , ch ủ hàng giao hàng đến ga container cho người vận tải Nếu hàng hoá chuyên chở đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng ký với quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hố khối lượng hàng hoá Khi dược cấp toa xe, ch ủ hàng t ổ ch ức bốc xếp hàng, niêm phong cặp chì làm chứng từ vận t ải, ch ủ yếu vận đơn đường sắt Giao nhận hàng nhập Các quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nh ận hàng hoá nh ập phương tiện vận tải từ nước ngồi vào, bảo quản hàng hố trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi giao cho đơn v ị đặt hàng theo lệnh giao hàng tổng cơng ty nhập hàng từ Do đơn vị kinh doanh nhập phải trực tiếp thông qua m ột đơn vị nhận uỷ thác giao nhận ( Vietrans chẳng hạn), tiến hành: + Ký kết hợp dồng uỷ thác cho quan vận tải (ga, cảng) việc giao nhận hàng từ tàu nước + Xác nhận với quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập năm, quý, lịch tàu, cấu mặt hàng điều kiện kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển giao nhận + Cung cấp tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng…) tàu biển khơng giao tài liệu cho quan vận tải + Thông báo cho đơn vị nước đặt mua hàng nh ập kh ẩu (n ếu hàng nhập cho đơn vị nước) dự kiến ngày hàng v ề, ngày thực tế tàu chở hàng đến cảng ngày toa xe ch hàng v ề sân ga giao nhận + Thanh toán cho quan vận tải khoản phí tổn giao nhận, bốc xếp bảo quản vận chuyển hàng nhập kh ẩu + Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc quan vận tải lập biên (nếu cần) hàng hoá giải phạm vi vấn đề xảy việc giao nhận Trong trường hợp hàng nhập xếp container có th ể m ột hai khả sau: + Nếu hàng đủ container (FCL), cảng giao container cho ch ủ hàng nhận sở hải quan kiểm hố sở + Nếu hàng không đủ container (LCL), cảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng mang sở để dỡ hàng, phân chia, v ới s ự giám sát hải quan Nếu cảng người mở container để phân chia chủ hàng làm thủ tục nhận hàng lẻ Làm thủ tục tốn Thanh tốn thư tín dụng + Thực hợp đồng xuất Nếu hợp đồng xuất quy định việc tốn thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất phải đôn đốc người mua nước ngồi mở thư tín dụng (L/C) hạn sau nhận L/C phải kiểm tra L/Cvà kh ả thuận tiện việc thu tiền hàng xuất L/C Nếu L/C khơng đáp ứng yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại ta giao hàng Khi lập chứng từ toán, điểm quan trọng cần qn triệt là: Nhanh chóng, xác, phù hợp với yêu cầu L/C nội dung lẫn hình thức + Thực hợp đồng nhập Khi hợp đồng nhập quy định tiền hàng toán b ằng L/C, m ột việc mà bên mua phải làm để th ực h ợp đ ồng vi ệc mở L/C Thời gian mở L/C, hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào th ời gian giao hàng Thơng thường L/C mở khoảng 20 - 25 ngày trước đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng Châu Âu) Căn mở L/C điều khoản hợp đồng nhập kh ẩu Khi m L/C, Tổng công ty công ty xuất nhập dựa vào để điền vào mẫu gọi ” Giấy xin mở tín dụng khoản nh ập kh ẩu” Giấy xin mở tín dụng khoản nhập kèm theo hợp đồng giấy phép nhập chuyển đến ngân hàng ngoại thương với hai uỷ nhiệm chi: uỷ nhiệm chi ký quỹ theo quy định v ề vi ệc mở L/C uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí cho ngân hàng v ề vi ệc mở L/C Khi chứng từ gốc từ nước đến ngân hàng ngoại thương đơn vị kinh doanh nhập phải kiểm tra chứng từ chứng t h ợp l ệ, trả tiền cho ngân hàng Có vậy, đơn vị kinh doanh nh ập kh ẩu nhận chứng từ để nhận hàng Thanh toán phương thức nhờ thu Nếu hợp đồng xuất quy định toán tiền hàng phương thức nhờ thu sau giao hàng, đơn vị kinh doanh xu ất kh ẩu ph ải hoàn thành việc lập chứng từ xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền Chứng từ tốn cần lập hợp lệ, xác nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn Nếu hợp đồng nhập quy định toán tiền hàng phương thức nhờ thu sau nhận hàng chứng từ ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập kiểm tra chứng từ th ời gian định, thời gian này, đơn vị kinh doanh nhập kh ẩu khơng có lý đáng từ chối tốn ngân hàng xem nh u c ầu đòi tiền hợp lệ Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra ch ứng t ừ, m ọi tranh chấp bên bán bên mua toán tiền hàng trực tiếp giải bên qua quan trọng tài Khiếu nại giải khiếu nại - Khi thực hợp đồng nhập khẩu, chủ hàng xu ất nh ập kh ẩu phát thấy hàng nhập bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mát, cần lập hồ sơ khiếu nại để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại Đối tượng khiếu nại người bán, hàng có chất lượng, số lượng khơng phù hợp với hợp đồng, có bao bì khơng thích đáng, th ời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao khơng đồng bộ, tốn nh ầm l ẫn… Đối tượng khiếu nại người vận tải hàng bị tổn th ất trình chuyên chở tổn thất lỗi cuả người vận tải gây nên Đối tượng khiếu nại công ty bảo hiẻm hàng hoá - đối tượng bảo hiểm bị tổn thất thiên tai, nạn bất ngò lỗi người thứ ba gây nên, rủi ro mua b ảo hi ểm Đơn khiếu nại phải kèm theo chứng việc tổn th ất (nh biên giám định, COR, ROROC hay CSC v.v…), hoá đơn , v ận đ ơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) v.v… Khi thực hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất kh ẩu b ị ếu n ại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng việc xem xét yêu cầu khách hàng (người nhập khẩu) Việc giải ph ải khẩn trương kịp thời có tình có lý Nếu khiếu nại khách hàng sở, chủ hàng xuất giải phương pháp như: + Giao hàng thiếu + Giao hàng tốt thay hàng chất lượng + Sữa chữa hàng hỏng; + Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá trang trải hàng hố giao vào thời gian sau - Nếu việc khiếu nại không giải thỏa đáng hai bên có th ể kiện hội đồng trọng tài (nếu thoả thuận trọng tài) Toà án Chứng từ văn chứa đựng thơng tin (về hàng hố, vận tải, bảo hiểm v.v ) dùng để chứng minh việc, làm c s cho vi ệc toán tiền hàng khiếu nại đòi bồi thường… Những chứng từ trình thực hợp đồng mua bán ngoa ị thương chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc b ảo hi ểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan Những chứng từ bao gồm nhiều loại, loại có nội dung hình thức khác Nhưng nói chung, chúng trình bày mẫu in sẵn Những chi tiết chung cho nội dung tất chứng từ là: tên tổng công ty công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại điện tín nó, tên chứng từ, ngày tháng nơi lập chứng từ, số hợp đồng ngày tháng ký kết hợp đồng, tên tàu ch hàng s ố v ận đ ơn, tên hàng mơ tả hàng hố, số lượng, (số kiện trọng lượng bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì ký mã hiệu hàng hoá Căn vào chức chúng, chứng từ chia thành loại: Chứng từ hàng hoá , chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng chứng từ hải quan Ngồi q trình thực hợp đồng, bên tiếp xúc với phương tiện tín dụng Hối Phiếu, séc v.v… Chứng từ hàng hố có tác dụng nói rõ đặc điểm giá trị, chất lượng số lượng hàng hoá Những chứng từ người xuất trình người mua trả tiền nhận chúng Những chứng từ chủ y ếu loại hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): chứng từ khâu công tác tốn Nó u cầu người bán địi h ỏi ng ười mua ph ải trả số tiền hàng ghi hố đơn Hố đ ơn nói rõ đ ặc ểm hàng hoá, đơn giá tổng trị giá hàng hoá ; điều kiện sở giao hàng; phương thức toán; phương thức chuyên chở hàng Hoá đơn thường lập làm nhiều dùng nhiều việc khác nhau: hoá đơn xuất trình cho ngân hàng đ ể địi tiền hàng mà cịn cho cơng ty bảo hiểm để tính phí b ảo hi ểm mua b ảo hiểm hàng hoá cho quan quản lý ngoại hối nước nhập để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế Theo chức nó, hố đơn phân loại thành: - Hố đơn tạm tính (Provisional invoice): hóa đơn dùng vi ệc toán sơ tiền hàng trường hợp như: Giá hàng giá tạm tính; việc nhận hàng số lượng chất lượng thực cảng đến; hàng hoá giao làm nhiều lần mà lần ch ỉ toán m ột phần bên giao hàng xong toán dứt khoát v.v… - Hoá đơn thức (Final Invoice): hố đơn để dùng toán cuối tiền hàng - Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice): tác dụng phân tích chi ti ết b ộ phận giá hàng - Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice): loại chứng từ có hình th ức hố đơn, khơng dùng để tốn khơng ph ải u c ầu đòi tiền Tuy nhiên điểm giống chức với hố đơn thơng thường là: Nó nói rõ giá đặc điểm hàng hố Vì có tác dụng đại diện cho số hàng hoá gửi triển lãm, để gửi bán có tác dụng làm đơn chào hàng để làm thủ tục xin nhập - Hoá đơn trung lập (Neutral invoice): khơng ghi rõ tên người bán - Hoá đơn xác nhận (Certified invoice): hoá đơn có chữ ký phịng thương mại cơng nghiệp, xác nhận xuất xứ hàng hoá Nhiều hoá đơn dùng chứng từ kiêm chức hoá đơn lẫn chức giấy chứng nhận xuất xứ Trong buôn bán quốc tế, người ta cịn sử dụng hai loại hố đơn, nh ưng khơng tính chúng chứng từ hàng hố mà lại coi chúng chứng từ hải quan ÿó là: Hố đơn hải quan (Custom’s Invoice) hố đơn tính tốn trị giá hàng theo giá tính thuế hải quan tính tốn kho ản l ệ phí c hải quan Hố đơn quan trọng lưu thơng - Hóa đơn lãnh (Consular invoice): hố đơn xác nh ận c lãnh s ự nước người mua làm việc nước người bán Hoá đơn lãnh có tác dụng thay cho giấy chứng nhận xuất xứ (xem mục chứng từ hải quan) Bảng kê chi tiết (Specification) Là chứng từ chi tiết hàng hố lơ hàng Nó tạo ều ki ện thu ận tiện cho việc kiểm tra hàng hố Ngồi có tác d ụng bổ sung cho hố đơn lơ hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác có ph ẩm cấp khác Phiếu đóng gói (Packing list) Là bảng kê khai tất hàng hoá đựng ki ện hàng (hịm, h ộp, container).v.v… Phiếu đóng gói đặt bao bì cho người mua dễ dàng tìm thấy, có để túi gắn bên ngồi bao bì Phiếu đóng gói ngồi dạng thơng thường, phiếu đóng gói chi ti ết (Detailed packing list) có tiêu đề nội dung tương đối chi tiết phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) n ếu nội dung khơng tên người bán Cũng có khi, người ta cịn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm kê trọng lượng (Packing and Weight list) Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of quality) Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng thực giao chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với điều khoản hợp đồng Nếu hợp đồng khơng quy định khác, giấy chứng nhận phẩm chất có th ể xưởng xí nghiệp sản xuất hàng hố, quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất cấp Trong số giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy ch ứng nhận phẩm chất thông thường giấy chứng nhận phẩm chất cuối (Final certificate) Giấy chứng nhận phẩm chất cuối có tác dụng khẳng định kết việc kiểm tra phẩm chất địa điểm hai bên thoả thuận Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity) Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hoá th ực giao Ch ứng t dùng nhiều trường hợp hàng hố mua bán hàng tính số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc đóng bao, rượu chai v.v… Giấy cơng ty giám dịnh cấp Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity) Là chứng t xác nhận số lượng hàng hoá thực giao, thường dùng mua bán hàng mà trị giá tính sở trọng lượng Chứng từ vận tải chứng từ người chuyên chở cấp xác nh ận nhận hàng để chở Các chứng từ vận tải thông dụng là: - Vận đơn đường biển ; Biên lai thuy ền phó ; biên lai c c ảng; gi g ửi hàng đường biển, v.v… - Vận đơn đường sắt, hàng chuyên chở đường sắt; - Vận đơn đường không, hàng chuyên chở máy bay ÿó chứng từ người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá ti ếp nh ận đ ể ch Vận đ ơn đường biển có ba chức bản: - Là biên lai người vận tải việc nhận hàng để ch ở; - Là chứng hợp đồng chuyên chở đường biển; Là chứng quyền sở hữu hàng hố ; Biên lai thuyền phó ( Mates receipt) Là giấy xác nhận thuyền phó phụ trách hàng hoá tàu việc nhận hàng chuyên chở Trong biên lai thuy ền phó, người ta ghi k ết qu ả việc kiểm nhận hàng hoá mà nhân viên kiểm kiện tàu (Ships tallymen) tiến hành hàng hoá bốc lên tàu Biên lai thuyền phó khơng phải chứng sở hữu hàng hố th ế người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện hợp đồng mua bán cho phép Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill) Giấy gửi hàng đường biển chứng từ thay th ế cho vận đơn đ ường bi ển Tuy nhiên giấy gửi hàng đường biển thường ký phát đích danh khơng có tác dụng chuyển nhượng (negotiable) Nó dùng trường hợp hai bên mua bán quen thuộc thường toán cách ghi sổ Phiếu gửi hàng (Shipping note) Phiếu gửi hàng chủ hàng giao cho người chuyên ch để đ ề ngh ị lưu khoang xếp hàng lên tàu cam kết gửi hàng sở để chuẩn bị lập vận đơn Bản lược khai hàng (Manifest) Bản lược khai hàng chứng từ kê khai hàng hoá tàu (canifest), cung cấp thông tin tiền cước (freight manifest) Bản lược khai th ường đại lý tàu biển soạn dùng để khai h ải quan đ ể cung c ấp thông tin cho người giao nhận cho chủ hàng Sơ đồ xếp hàng (Stowage plan Cargo plan) Sơ đồ xếp hàng vẽ vị trí đặt lơ hàng tàu N ắm đ ược sơ đồ biết thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết lơ hàng đặt cạnh lô hàng Bản kê kiện (Satement of facts) Đó kê tượng thiên nhiên xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian bốc/dỡ hàng (ví dụ mưa, nghỉ lễ khơng thể tiếp tục bốc/ dỡ hàng) Bản kê sở để tính tốn thưởng phạt bốc/ dỡ hàng) Bản tính thưởng phạt bốc dỡ (Time sheet) Đó tổng hợp thời gian tiết kiệm phải kéo dài th ời hạn bốc/dỡ hàng quy định Trên sở đó, người ta tính tốn đ ược s ố ti ền thưởng tiền phạt việc bốc/dỡ hàng Biên kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies - ROROC) Đó biên ký kết cảng (kho hàng c c ảng) với lãnh đ ạo tàu v ề tổng số kiện hàng giao nhận họ Biên hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR) Là biên ký kết cảng (kho hàng cảng v ề tình tr ạng h h ỏng, đổ vỡ, tổn thất hàng hoá dỡ từ tàu xuống cảng Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded cargo - CSC) Là chứng từ công ty ÿại lý tài biển (Vietnam Ocean shipping Agency VOSA) cấp sau kiểm tra hàng hoá dỡ từ tàu biển xuống cảng Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading) Là chứng từ vận tải việc chuyên chở hàng hoá đường sắt Vận đơn đường sắt có chức ch ứng h ợp đ ồng chuyên chở hàng hoá đường sắt biên lai quan đường sắt xác nhận nhận hàng để chở Trong vận đơn đường sắt thường có chi tiết như: Tên người gửi hàng; tên, địa người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đ ến tên ga biên giới thông qua; tên hàng, số lượng kiện, trọng lượng bì hàng hố tiền cước chuyên chở Cơ quan đường sắt thường ký kết phát vận đơn đường sắt s ố ph ụ (duplicate) Bản gửi kèm theo hàng trao cho ng ười nh ận hàng Bản phụ trao cho người gửi hàng để người dùng việc như: tốn tiền hàng thơng báo giao hàng  ... Hợp đồng kinh tế việc huy động hàng xuất hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nh ận u ỷ thác xu ất kh ẩu, hợp. .. Thuê tàu lưu cước Trong trình thực hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng tiến hành dựa vào ba sau đây: Những điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán ều kiện... chung q trình thực hợp đồng mua bán ngo ại thương, đơn vị kinh doanh XNK phải tiến hành công việc * Chuẩn bị hàng xuất Thực cam kết hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất phải tiến hành chuẩn bị hàng