Bài giảng: Quản trị học CHNG 3 CHC NNG T CHC Mc ớch : Chng 3 trỡnh by ni dung ca chc nng t chc, nhng c s trong vic phõn chia v thit lp mi liờn h gia cỏc b phn ca t chc v cỏch thc hỡnh thnh c cu t chc qun tr trong doanh nghip. 3.1. Khỏi nim, mc tiờu v nguyờn tc ca cụng tỏc t chc 3.1.1. Khỏi nim v tm quan trng ca cụng tỏc t chc T chc l mt thut ng c s dng rt linh hot. Th nht, t chc l mt h thng gm nhiu ngi cựng hot ng vỡ mc ớch chung. Th hai, t chc l quỏ trỡnh trin khai k hoch. Nh chỳng ta vn thng núi: t chc thc hin k hoch, t chc trin khai chớnh sỏch hay t chc thc thi chớnh sỏch. Khi ú t chc bao gm ba chc nng ca quỏ trỡnh qun tr: xõy dng c cu khuụn kh cho vic trin khai k hoch, ch o thc hin k hoch v kim tra i vi k hoch. Th ba, t chc l mt chc nng ca quỏ trỡnh qun tr, bao gm vic m bo c cu t chc v nhõn s cho hot ng ca t chc. õy chớnh l ni dung c nghiờn cu trong mụn hc ny. Cụng tỏc t chc l vic xỏc nh nhng chc nng nhim v v quyn hn ca mi ngi, mi b phn v mi quan h gia h trong quỏ trỡnh lao ng vi nhau sao cho cỏc cỏ nhõn v b phn cú th phi hp vi nhau mt cỏch tt nht thc hin mc tiờu chin lc ca t chc. Mi quyt nh, mi k hoch, mi quỏ trỡnh lónh o v kim tra s khụng tr thnh hin thc hoc khụng cú hiu qu nu khụng bit cỏch t chc khoa hc vic thc hin nú. T chc khoa hc trong vic xõy dng gung mỏy s bo m n np, quy c, k cng, tớnh t chc, tớnh k lut, tớnh khoa hc, tỏc phong cụng tỏc, s on kt nht trớ, phỏt huy c ht nng lc s trng ca mi cỏ nhõn v mi b phn trong n v. Ngc li khi b mỏy t chc khụng khoa hc, khụng mang tớnh h thng, khụng nng lc chuyờn mụn cú th lm cho cỏc hot ng qun tr kộm hiu qu, bt nht, ựn y trỏch nhim, tranh cụng li, thiu bn lnh, khụng quyt oỏn, khụng tn dng c c hi v thi c khi nú xut hin v lỳng tỳng b ng khi phi i phú vi cỏc nguy c. Khụng bit cỏch t chc cỏc cụng vic mt cỏch khoa hc cú th lm hng cụng vic, lóng phớ cỏc ngun ti nguyờn, ỏnh mt c hi, lm cho t chc b suy yu.Vi chc nng to khuụn kh c cu v nhõn lc cho quỏ trỡnh trin khai cỏc k hoch, cụng tỏc t chc cú ý ngha c bit quan trng, quyt nh phn ln s thnh bi ca t chc. Mt t chc lm tt chc nng ny s hot ng cú hiu qu trong mi tớnh hung phc tp. Cụng tỏc t chc gm nhng ni dung ch yu l: - Xõy dng v hon thin gung mỏy cựng c cu qun tr bao gm vic phõn chia doanh nghip thnh cỏc b phn khỏc nhau v xỏc nh nhim v cho tng b phn. 59 Bài giảng: Quản trị học - Liờn kt hot ng ca cỏc cỏ nhõn, b phn v lnh vc hot ng thnh mt th thng nht hnh ng t mc tiờu qun tr ó c ra. - Thit k quỏ trỡnh thc hin cụng vic, lm cho c cu qun lý c xõy dng cú th vn hnh c trong thc t thụng qua vic xõy dng ni quy, quy ch trong hp tỏc ni b. - Xõy dng mt i ng cỏn b qun tr gii v chuyờn mụn, nhit tỡnh v trỏch nhim trong cụng tỏc, on kt gn bú v giỳp nhau cựng hon thnh nhim v c giao. cụng tỏc t chc thc hin tt vai trũ ca mỡnh thỡ t chc phi c thit lp m bo cỏc yờu cu ú l: Khoa hc, hiu qu, c th, sỏng to, kt hp li ớch trc mt v lõu di, kt hp quyn li, li ớch v quyn hn cựng trỏch nhim 3.1.2. Mc tiờu ca cụng tỏc t chc Khi chỳng ta thnh lp mt doanh nghip, thỡ mt trong nhng cụng vic phi lm l xỏc nh c cu t chc, phõn chia trỏch nhim v quyn hn cho cỏc cỏ nhõn v b phn trong t chc ú. Khi chỳng ta mun thit k mt sn phm mi, chỳng ta cng phi bit cỏch t chc gii quyt cụng vic ny. Nh vy, mc tiờu ca cụng tỏc t chc trong cỏc trng hp trờn l gii quyt nhng nhim v c th nh thnh lp doanh nghip v a nú vo hot ng mt cỏch cú t chc, hay l thit k mt sn phm mi. Mc tiờu ca chc nng t chc l to nờn mt mụi trng ni b thun li cho mi cỏ nhõn, mi b phn phỏt huy c nng lc v nhit tỡnh ca mỡnh, úng gúp tt nht vo vic hon thnh mc tiờu chung ca t chc. Nhng mc tiờu c th v mt t chc thng l : - Xõy dng mt b mỏy qun tr gn nh v cú hiu lc - Xõy dng n np vn hoỏ ca t chc lnh mnh - T chc cụng vic khoa hc - Phỏt hin, un nn v iu chnh kp thi mi hot ng yu kộm trong t chc - Phỏt huy ht sc mnh ca cỏc ngun ti nguyờn vn cú - To th v lc cho t chc thớch ng vi mi hon cnh thun li cng nh khú khn bờn trong v bờn ngoi n v Cng nh cỏc loi mc tiờu qun tr khỏc, mc tiờu ca cụng tỏc t chc phi khoa hc, kh thi, phi phự hp vi hon cnh thc tin. Khỏc vi yờu cu v cỏc loi mc tiờu qun tr khỏc, yờu cu i vi mc tiờu t chc l phi tuõn th nhng quy lut khỏch quan c thự ca cụng tỏc t chc. Vớ d nh quy lut v tm qun tr, quy lut v cu trỳc gung mỏy, quy lut v phõn chia quyn hn, b nhim, c, bt, thng chc 3.1.3. Cỏc nguyờn tc t chc qun tr Nhng nguyờn tc t chc qun tr ch yu ú l: - Nguyờn tc mt th trng hay cũn gi l nguyờn tc thng nht ch huy. Theo nguyờn tc ny, mi ngi thc hin ch nhn mnh lnh t mt ngi lónh o. iu ny giỳp cho ngi nhõn viờn thc thi cụng vic mt cỏch thun li, trỏnh tỡnh trng trng ỏnh xuụi kốn thi ngc 60 Bài giảng: Quản trị học - Nguyờn tc gn vi mc tiờu: B mỏy ca doanh nghip phi phự hp vi mc tiờu. Mc tiờu l c s xõy dng b mỏy t chc ca doanh nghip. - Nguyờn tc cõn i: Cõn i gia quyn hnh v trỏch nhim, cõn i v cụng vic gia cỏc n v vi nhau. S cõn i s to s n nh trong doanh nghip v phi cú s cõn i trong mụ hỡnh t chc doanh nghip núi chung. - Nguyờn tc hiu qu: B mỏy t chc phi xõy dng trờn nguyờn tc gim chi phớ. - Nguyờn tc linh hot: B mỏy qun tr phi linh hot cú th i phú kp thi vi s thay i ca mụi trng bờn ngoi v nh qun tr phi linh hot trong hot ng cú nhng quyt nh ỏp ng vi s thay i ca t chc. 3.2. Mt s c s trong cụng tỏc t chc 3.2.1. Tm hn qun tr Tm hn qun tr, hay cũn gi l tm hn kim soỏt, l khỏi nim dựng ch s lng nhõn viờn cp di m mt nh qun tr cú th iu khin mt cỏch tt p nht. Khi núi iu khin mt cỏch tt p nht chỳng ta mun núi n vic qun tr, giao vic, kim tra, hng dn lónh o nhõn viờn di quyn mt cỏch tho ỏng, cú kt qu. Theo kinh nghim qun tr, tm qun tr tt nht cho mt nh qun tr bỡnh thng l khong 4 - 8 nhõn viờn thuc cp. Tuy nhiờn, con s ny cú th tng n 12 hay 15 trong trng hp nhõn viờn di quyn ch lm nhng hot ng n gin, v rỳt xung cũn 2 - 3 ngi khi cụng vic m cp di trc tip ca nh qun tr phi thc hin l phc tp. V mt t chc, tm hn qun tr cú liờn quan mt thit n s lng cỏc tng nc trung gian trong mt n v. Vớ d: nu t chc cú 20 nhõn viờn v tm hn qun tr l 20 thỡ t chc ú ch cú 2 cp l: lónh o cao nht v nhõn viờn. Ngc li nu tm hn qun tr trong t chc l 3 thỡ t chc s cú 4 cp. B mỏy t chc ớt tng nc trung gian c gi l b mỏy t chc thp. B mỏy cú nhiu tng nc l b mỏy t chc cao. Nh vy, qua vớ d trờn chỳng ta nhn thy rng vi cựng mt s lng cỏn b cụng nhõn viờn, nu tm hn qun tr rng thỡ s cú ớt tng lp trung gian, ngc li nu tm hn qun tr hp thỡ s cú nhiu cp trung gian v b mỏy ca t chc s cú dng cao Thụng thng chỳng ta khụng thớch nhng b mỏy t chc cú nhiu tng nc trung gian vỡ nh vy d lm chm tr v sai lch s truyn t cng nh tin trỡnh gii quyt cụng vic trong t chc. Ai cng mun b bt cỏc tng nc trung gian cú c nhng b mỏy t chc gn nh. Mun gii quyt vn cỏc tng nc trung gian trong mt b mỏy t chc cn phi xỏc nh tm hn qun tr rng hay hp. Tuy nhiờn, tm qun tr li liờn quan cht ch ti nng lc ca ngi qun tr, ti tm ca nh lónh o. Tm hn qun tr rng khi nh qun tr cú tm cao, cú y nng lc, ng thi cp di cú trỡnh lm vic khỏ, cụng vic n nh, cú k hoch, ớt thay i, v cp di ó c ngi qun tr cp trờn u quyn khỏ nhiu. Trỏi li nng lc ca nh qun tr hn ch, trỡnh ca cp di cng khụng cao, hoc khi cụng vic ca cp di thng xuyờn thay i, cụng vic khụng cú k hoch thỡ tm qun tr phi hp mi thớch hp. 61 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc Tóm lại, tầm quản trị tuỳ thuộc vào trình độ của nhà quản lý, tính phức tạp của hoạt động quản trị, trình độ và ý thức tôn trọng mệnh lệnh của cấp dưới, sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và năng lực của hệ thống thông tin. 3.2.2. Quyền hạn trong quản trị  Khái niệm và bản chất của quyền hạn Hiệu quả của quá trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định trong quản trị phụ thuộc rất nhiều vào việc phân quyền, uỷ quyền, cùng việc xác định quyền hạn và quyền lực cho mỗi cá nhân, bộ phận trong một tổ chức. Để hiểu được các cách uỷ quyền trong tổ chức cần phải hiểu bản chất các mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức. Khái niệm: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định. Quyền hạn gắn liền với một vị trí (hay chức vụ ) quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn của một vị trí quản trị sẽ được giao phó cho người nào nắm giữ vị trí đó và như vậy nó không liên quan đến những phẩm chất cá nhân của người cán bộ quản trị. Bản chất của quyền hạn trong các quyết định về quản trị là ai, được (hay có) quyền gì đối với ai, ở đâu, cũng như vào lúc nào và nó cũng có nghĩa là ai phải phục tùng quản lý và điều hành của ai. Quyền hạn thể hiện khả năng trong việc ra quyết định và điều khiển hoạt động của người khác. Quyền hạn là chất kết dích trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản trị và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng cấp dần. Nó chính là công cụ để nhà quản trị có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người. Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức: Trong tổ chức quyền hạn được chia làm 3 loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn chức năng và quyền hạn tham mưu, được phân biệt chủ yếu bằng mối quan hệ với quá trình ra quyết định.  Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết địn cho cấp dưới trực tiếp và nhận báo cáo từ họ.  Quyền hạn tham mưu: bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn. Chức năng của các tham mưu là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản trị trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là lời khuyên chứ không phải là quyết định cuối cùng. Do tính chất phức tạp của các hoạt động và của môi trường nên các nhà quản trị khi ra quyết định luôn cần những kiến thức của các chuyên gia trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ Mặt khác các nhà quản trị trực tuyến do quá bận rộn với công việc quản trị họ không thể có thời gian để tiến hành thu thập dữ liệu, phân tích và đưa ra các phương án quyết định, đặc biệt là các nhà quản trị cấp cao nhất. Vì vậy quan hệ tham mưu luôn cần thiết đối với các tổ chức và có thể giúp tổ chức thành công hơn rất nhiều. Tuy nhiên trong thực hành quyền 62 Bài giảng: Quản trị học hn tham mu cú th dn n mt s vn nh nguy c lm xúi mũn quyn hn trc tuyn v s thiu trỏch nhim ca cỏc tham mu. mi quan h trc tuyn- tham mu cú hiu qu cn cú nhn thc ỳng n v mi quan h quyn hn ny, cn lm cho trc tuyn lng nghe tham mu ng thi m bo cho tham mu cú thụng tin a ra c li khuyờn chớnh xỏc, tham mu ton din trờn c s cõn nhc xem xột y cỏc vn giỳp nh qun tr ra quyt nh khụng mt nhiu cụng nghiờn cu, khụng phi hi hp nhiu. Quyn hn chc nng l quyn trao cho mt cỏ nhõn ra quyt nh v kim soỏt nhng hot ng nht nh ca cỏc b phn khỏc. Do hn ch v kin thc chuyờn mụn, thiu kh nng giỏm sỏt quỏ trỡnh, nhng ngi ph trỏch trc tuyn cú th giao mt phn quyn hn cho cỏn b tham mu hoc qun tr ca mt b phn no khỏc. Phm vi quyn hn chc nng cn c hn ch duy trỡ tớnh ton vn ca cng v qun tr. Quyn hn chc nng ch nờn gii hn trong phm vi cõu hi nh th no, v ụi khi cõu hi khi no- gn lin vi qua strỡnh qun tr chớnh sỏch, nhng him khi bao hm ngha " õu", "Cỏi gỡ", hay "ai"- gn lin vi quỏ trỡnh qun tr tỏc nghip. Lý do ca s hn ch ny l duy trỡ c tớnh nht quỏn trong mnh lnh cua rcỏc u viờn qun tr trc tuyn. thu c kt qu tt trong vic giao phúi quyn hn chc nng ngi lónh o t chc cn m bo phm vi quyn hn c ch rừ cho ngi c u quyn v c nhng ngi chu s tỏc ng ca quyn hn ny. 3.2.3. Phõn cp qun tr Nh ó phõn tớch mc 3.2.1, nguyờn nhõn cú cỏc cp qun tr trong t chc l bi gii hn ca tm hn qun tr (tm kim soỏt)- l s ngi hay b phn m nh qun tr cú th kim soỏt hiu qu. Quyn hn trong t chc chng qua l mc c lp dnh cho mi ngi thụng qua vic trao cho h quyn ra cỏc quyt nh. Cú s phõn cp qun tr thỡ phi tin hnh u quyn cho cỏc cp qun tr thp hn trong t chc. Vy nờn u quyn mc no? Núi cỏch khỏc quyn hn nờn c tp trung hay phõn tỏn trong mt t chc mc no? Trc ht ta cn lm rừ cỏc khỏi nim tp trung quyn lc, phõn quyn v u quyn. - Tp trung quyn lc l tỡnh trng m quyn lc c tp trung vo ngi ng u t chc hay b phn. Vi mụ hỡnh tp trung quyn lc thỡ khụng cú nhiu cp qun tr, do ú cú ớt ngi qun tr. Tp trung quyn lc cao thỡ ngi qun tr cú th giỏm sỏt v kim soỏt cht ch cp di, cỏc quyt nh c a ra v t chc thc hin nhanh chúng. Tuy nhiờn, cp trờn d can thip quỏ sõu vo cụng vic ca cp di lm gim s quan tõm, tớnh tớch cc v kh nng sỏng to ca h. Mt khỏc do qun tr cao cp quỏ xa ly trong cỏc quyt nh tỏc nghip nờn cht lng ca cỏc quyt nh mang tớnh chin lc s gim sỳt. - Phõn quyn l xu hng phõn tỏn quyn quyt nh cho nhng cp qun tr thp hn trong h thng th bc. Phõn tỏn quyn lc ũi hi cỏc nh qun tr phi quyt nh khi no v quyn gỡ s c u quyn cho cp di, la chn v hun luyn ngi c u quyn, thit lp quy ch kim tra thớch hp. - U quyn l quỏ trỡnh ngi qun tr cp trờn trao quyn ra quyt nh v iu hnh hot ng cho cp di trong mt phm vi no ú. 63 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm cho một người hay một cấp quản trị không thể đảm đương được mọi công việc quản trị. Những nguy cơ tiềm ẩn của phân quyền là sự thiếu nhất quán trong chính sách, tình trạng mất khả năng kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới, tình trạng cát cứ của các nhà quản trị bộ phận. Phân quyền ở mức độ cao, những nhà quản trị trở thành những người điều hành độc lập trong các bộ phận, dẫn đến tình trạng trùng lắp chức năng, gây thiệt hại về tài chính cho tổ chức. Quá trình uỷ quyền cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: + Thiết lập hệ thống kiểm soát hợp lý + Chỉ uỷ quyền cho cấp dưới trực tiếp + Việc uỷ quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được uỷ quyền + Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người uỷ quyền và người được uỷ quyền phải đảm bảo và gắn bó với nhau. Nguyên tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm + Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được uỷ quyền phải xác định rõ ràng + Uỷ quyền phải tự giác, không áp đặt + Người được uỷ quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc + Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự uỷ quyền Việc uỷ quyền cần phải được tiến hành theo những bước cơ bản sau: + Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền và kết quả cần đạt được. Việc giao quyền nhằm làm cho người khác có khả năng thực hiện được công việc. Do đó, cần phải uỷ quyền tương xứng với công việc và tạo điều kiện cho họ thực hiện công tác được giao + Chọn người và giao nhiệm vụ + Giao quyền hạn để thực hiện các nhiệm vụ đó + Yêu cầu người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm Mức độ phân quyền trong tổ chức: Việc xác định cần tập trung hay phân tán quyền lực chịu ảnh hưởng của những nhân tố chủ yếu sau: + Chi phí của các quyết định. Nếu quyết định càng tạo ra nhiều chi phí cho tổ chức thì càng được tập trung vào các quản trị gia cấp cao và ngược lại. Do vậy, đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xác định mức độ tập trung. + Sự thống nhất về chính trị, chính sách. Các chính sách thống nhất cho phép so sánh tính hiệu quả của từng bộ phận của tổ chức và đó là cơ sở để quyết định uỷ quyền hay tập trung + Nền văn hoá của công ty. Yếu tố này có vai trò rất quan trọng đối với việc có nên tập trung quyền lực hay không. Trong những tổ chức có bầu không khí cởi mở, nhân viên được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định có ảnh hưởng tới họ. 64 Bài giảng: Quản trị học + S sn sng ca cỏc nh qun tr. i vi nhng t chc coi kinh nghim thc t l cỏch hun luyn tt nht phỏt huy tim nng qun tr thỡ h cú th sn sng chp nhn nhng li lm ca cỏc nh qun tr. Do ú, cp trờn cú th sn sng u quyn v giao nhim v cho cp di + C ch kim soỏt. Ch cú nhng doanh nghip cú c ch kim soỏt hu hiu mi cú th ỏp dng chớnh sỏch u quyn rng rói v ngc li + nh hng ca mụi trng. Cỏc yu t bờn trong v bờn ngoi u cú th tỏc ng n mc tp trung ca doanh nghip 3.3. C cu t chc qun tr 3.3.1. Khỏi nim: qun tr - iu hnh mi hot ng trong mt t chc, cn cú mt b mỏy gm cỏc cp, cỏc khõu, cỏc b phn liờn kt v ph thuc vi nhau theo quan h dc v ngang; cú nhng chc nng, quyn hn v trỏch nhim xỏc nh. C cu t chc b mỏy doanh nghip l tng hp cỏc b phn (n v v cỏ nhõn) khỏc nhau cú mi liờn h v quan h ph thuc ln nhau, c chuyờn mụn hoỏ v cú nhng trỏch nhim quyn hn nht nh, c b trớ theo nhng cp, nhng khõu khỏc nhau nhm m bo thc hin cỏc chc nng qun tr v phc v mc ớch chung ó xỏc nh ca doanh nghip. Cỏc thuc tớnh ca mt c cu t chc gm: +Chuyờn mụn hoỏ trong cụng vic. Vic phõn chia nhim v chung thnh nhng nhim v v cụng vic nh hn ph thuc trc ht vo li th v k thut v kinh t ca vic chuyờn mụn hoỏ lao ng. Li th c bn ca chuyờn mụn hoỏ lao ng l ch thụng qua vic phõn chia cụng vic phc tp thnh nhng hot ng n gin, d o to, mang tớnh c lp tng i giao cho tng ngi tng nng sut lao ng ca c nhúm s tng lờn gp bi. Tuy nhiờn cỏc nhim v b chia ct quỏ nh s lm cho ngi thc hin cụng vic nhanh chúng cm thy nhm chỏn, tỡnh trng xa l i ch gia nhng ngi lao ng cú th s gia tng. khc phc hn ch ca chuyờn mụn húa ngi ta thng s dng cỏc k thut a dng hoỏ v phong phỳ cụng vic. +Hỡnh thnh cỏc b phn : vic hỡnh thnh cỏc b phn ca c cu phn ỏnh quỏ trỡnh chuyờn mụn hoỏ v hp nhúm cỏc cụng vic, nhim v v chc nng hot ng ca t chc theo chiu ngang giao cho nhng nh qun tr ph trỏch. Hp nhúm cỏc hot ng v con ngi to nờn cỏc b phn to iu kin m rng t chc n mc khụng hn ch. Cỏc b phn c hỡnh thnh da trờn nhng c s khỏc nhau to ra nhiu mụ hỡnh t chc khỏc nhau nh: Mụ hỡnh t chc n gin, Mụ hỡnh t chc theo chc nng; Mụ hỡnh t chc theo sn phm/khỏch hng/a d/ n v chin lc, v mụ hỡnh t chc ma trn. Mi c s u cú nhng u im v nhc im cn c ỏnh giỏ theo tớnh hiu qu chung ton cc. +Quyn hn v trỏch nhim: Vic trao quyn hnh hay u quyn cựng vi chuyờn mụn hoỏ lao ng cú nh hng nhiu nht n vic thit k cỏc cụng vic v quyn hn ca cỏ nhõn trong t chc. Tu theo bn cht ca cỏc mi quan h quyn hn v trỏch nhim cú 65 Bài giảng: Quản trị học cỏc kiu c cu t chc khỏc nhau, c th l: c cu trc tuyn, c cu trc tuyn tham mu, c cu trc tuyn chc nng. +Cp bc v phm vi qun tr. Vn v tm hn qun tr luụn gn lin vi vn t chc. Tm qun tr rng s cn ớt cp qun tr hn v ngc li. Cn c vo s cp bc qun tr tn ti 3 mụ hỡnh c cu t chc l c cu nm ngang (phng), c cu hỡnh thỏp v c cu mng li. +Tp trung v phõn tỏn quyn trong qun tr : phõn quyn giỳp m rng quy mụ t chc m vn m bo kim soỏt hiu qu. Ct lừi ca s phõn quyn hiu qu l m bo s cõn bng thớch ỏng gia tp trung v phõn quyn. Mt t chc gi c cõn bng tt nu cú kh nng tp trung cp cao quyn ra quyt nh chin lc v chớnh sỏch nhm to khuụn kh thng nht cho hot ng ca ton t chc, cũn cỏc quyt nh tỏc nghip c u quyn cho cỏc b phn. +S phi hp gia cỏc b phn, phõn h ca c cu. Phi hp l quỏ trỡnh liờn kt hot ng ca nhng con ngi, b phn, phõn h v h thng riờng r nhm thc hin cú kt qu v hiu qu cỏc mc tiờu chung ca t chc. Mc tiờu ca phi hp l t s thng nht hot ng ca cỏc b phn bờn trong v c bờn ngoi t chc. Mc phi hp cao s cú li i vi nhng cụng vic khụng thng nht v d gp phi cỏc tỡnh hung khú d oỏn, phi thc hin trong mụi trng luụn thay i v nhng cụng vic ph thuc ln nhau. Nhng t chc t ra cho mỡnh nhng mc tiờu cng ln, cng ũi hi mc phi hp cao. 3.3.2. Nhng yờu cu i vi c cu t chc b mỏy doanh nghip. Mt c cu t chc b mỏy cn t c cỏc tiờu chớ sau: - Phi m bo tớnh ti u: S lng cỏc cp, cỏc khõu c xỏc nh va , phự hp vi cỏc chc nng qun tr v cỏc cụng on trong chu trỡnh kinh doanh. Nhiu cp quỏ s gõy s cỏch bit, kộm nhanh nhy trong iu hnh v cng knh, lóng phớ. Quỏ ớt cp s khin cho vic iu hnh kộm c th, sõu sỏt, d s h sai sút. Nhiu khõu (b phn chc nng) quỏ s d chng chộo chc nng, gõy vng mc trong quan h v trỏch nhim thiu rừ rng; to ra nhiu u mi ch o v tng biờn ch giỏn tip chi phớ qun lý ln. Ngc li, quỏ ớt khõu s khụng quỏn xuyn c ht cỏc chc nng cn thit; hoc thiu chuyờn sõu tng chc nng. Nguyờn tc ti u l: Bo m quỏn xuyn ht khi lng cụng vic v cú th qun lý, kim tra c, tu iu kin c th m vn dng trờn tinh thn va . Bờn cnh ú, tớnh ti u cng cũn th hin s cõn i, hp lý, phự hp vi hon cnh thc tin ca t chc - Phi quỏn trit nguyờn tc mm do (linh hot): Hot ng kinh doanh khụng phi bao gi cng din ra bỡnh thng ỳng nh d kin. Nú ph thuc cỏc din bin ca th trng luụn thay i cựng vi cỏc yu t chớnh tr, xó hi phc tp, ũi hi tớnh nng ng cao trong qun tr. Mi doanh nghip luụn ng trc nhng c may cn kp thi nm bt cng nh nhng nguy c cn kp thi ng phú. - Tớnh n nh tng i: Yờu cu ny dng nh mõu thun vi tớnh linh hot, song khụng th xem nh, bi l s vng bn ca c cu t chc bo m cho hiu lc qun lý - 66 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc điều hành trong tình huống bình thường. Sự thay đổi tuỳ tiện diễn ra nhiều lần (“tách ra nhập vào”) sẽ gây hậu quả tiêu cực, cả về nền nếp hoạt động cũng như về tâm lý những người trong bộ máy; làm giảm hiệu lực, kỷ cương của bộ máy. Mỗi lần thay đổi cơ cấu tổ chức là một lần xáo trộn, không dễ lấy lại sự ổn định trong thời gian ngắn. - Độ tin cậy cao: Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp đòi hỏi thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm được tính tin cậy cao của các thông tin đó. Tính tin cậy còn thể hiện ở chỗ mọi bộ phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình (không sót, không trùng nhau), sử dụng đúng quyền hạn và có khả năng chịu trách nhiệm. Muốn vậy, cơ cấu tổ chức quản lý phải xác định rõ vị trí từng bộ phận cấu thành trong cả hệ thống với các mối quan hệ dọc - ngang để không gây vướng mắc, chồng chéo, cản trở lẫn nhau; tạo được mối liên kết gắn bó của tổ chức. - Tính kinh tế: Có bộ máy là phải có chi phí để “nuôi” nó. Chi phí quản lý cao sẽ đội giá thành lên khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sút. Tính kinh tế của cơ cấu tổ chức quản lý thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy quản lý (theo nguyên tắc “vừa đủ”) và hiệu suất làm việc của nó (không chỉ phụ thuộc vào chất lượng cán bộ mà còn do sự hợp lý của cơ cấu tổ chức). Tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua tương quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về, mặc dù khó đánh giá bằng số liệu. 3.3.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị: Các kiểu cơ cấu được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau.  Theo phương thức hình thành các bộ phận (nhờ chuyên môn hoá và hợp nhóm các công việc, nhiệm vụ, chức năng để tạo nên các bộ phận) có các kiểu cơ cấu sau:  Cơ cấu đơn giản: Là phương thức tổ chức đơn giản nhất. Trong tổ chức không hình thành nên các bộ phận. Người lãnh đạo trực tiếp quản trị tất cả các thành viên trong tổ chức. Người lao động được tuyển để thực hiện những nhiệm vụ cụ thể. Các tổ chức nhỏ như hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc loại này.  Kiểu cơ cấu quản lý chức năng Là cơ cấu được tổ chức dựa trên chuyên môn hoá theo chức năng công việc. Những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt, từ đó mà hình thành những người lãnh đạo đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Trong kiểu cơ cấu này, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình Hình 3.1: Cơ cấu quản lý chức năng của một doanh nghiệp 67 Giám đốc Phó GĐ marketing Phó GĐ sản xuất Phó GĐ T i chínhà Phó GĐ nhân sự Bài giảng: Quản trị học Trong c cu ny, nhng ngi tha hnh nhim v cp di chng nhng nhn mnh lnh t ngi lónh o doanh nghip, m c t ngi lónh o cỏc chc nng khỏc nhau. Bi vy, vai trũ ca ngi lónh o doanh nghip l phi phi hp cho c s n khp gia nhng ngi lónh o chc nng, m bo s thng nht trong ch o, trỏnh tỡnh trng mõu thun, trỏi ngc nhau. - u im ca c cu chc nng: Phn ỏnh lụgic cỏc chc nng; Tuõn theo nguyờn tc chuyờn mụn hoỏ ngnh ngh; Phỏt huy c sc mnh v kh nng ca i ng cỏn b theo tng chc nng; Gim chi phớ v rỳt ngn thi gian o to; Khụng ũi hi ngi qun tr phi cú kin thc ton din; D o to v d tỡm nh qun tr;To ra cỏc bin phỏp kim tra cht ch ca cp cao nht. - Nhc im ca c cu qun lý theo chc nng: D xy ra tỡnh trng chng chộo v chc nng, nhim v gia cỏc cỏ nhõn v b phn vi nhau; Cỏc quyt nh c a ra ụi khi b chm; S phi hp gia lónh o v cỏc phũng ban chc nng gp nhiu khú khn; Khú xỏc nh trỏch nhim v hay trỏch nhim cho nhau; Cú th d dn ti tỡnh trng nhm chỏn, ngi thc hin nhn nhiu mnh lnh khỏc nhau. C cu t chc phõn chia theo a d Mc ớch ca phõn chia theo a d l nhm khuyn khớch s tham gia ca a phng, nhng u th trong cỏc hot ng a phng. õy l phng phỏp khỏ ph bin cỏc doanh nghip hot ng trờn mt phm vi a lý rng. Cỏc b phn ca t chc c hỡnh thnh nh hp nhúm theo tng khu vc v giao cho mt ngi qun lý lónh o khu vc ú. Hỡnh 3.2: C cu t chc theo a d 68 Phũng K hoch Phũng Vt t Phũng Cụng ngh Phũng Nng lng Giỏm c Phũng Marketing Phũng nhõn s Phũng Kinh doanh Phũng t i chớnh Min bc Min trung Min nam K thut Sn xut Nhõn s K toỏn [...]... chin lc - Xõy dng c s h tng - Qun tr ngun nhõn lc - Phỏt trin cụng ngh - Dch v phỏp lý - Dch v i ngoi - Nghiờn cu mụi trng Cỏc hot ng h tr Cỏc hot ng chớnh Thit k Cung ng u vo Sn xut 77 Phõn phi sn phm Dch v hu mói Bài giảng: Quản trị học Tỡm kim ý tng Phõn tớch mu Th nghim ý tng Cỏc cụng vic Sn xut th Phõn phi th Sn xut i tr - Nghiờn cu c bn - Hon thin, ci tin i mi - Nghiờn cu cỏc i th cnh tranh - Sỏng... cú kt qu nh sau: Chin lc C cu t chc - Kinh doanh n ngnh ngh - Chc nng - a dng hot ng dc theo dõy chuyn sn - Chc nng vi b phn ph tr vn hnh nh xut nhng n v li ớch - a dng hoỏ cỏc ngnh ngh cú mi quan h - n v chin lc rt cht ch - a dng hoỏ cỏc ngnh ngh cú mi quan h - C cu hn hp vi nhiu phng thc t chc khụng cht ch ỏp dng c th cho tng b phn - a dng hoỏ cỏc hot ng c lp - Cụng ty m nm gi c phn + Quy mụ v mc... chớnh - k toỏn, qun lý k thut - cụng ngh sn xut Phú G Phú G Phú G Phú G Hỡnhmarketing cu qunxuttheo kiuTtrc tuyn - chc nng 3. 8 C i chớnh sn lý nhõn s Phũng K hoch Qun c v b phn Phũng Vt t Phũng Cụng ngh Phũng Vt t Qun c v b phn c cụng Qun c v b phn c cụng Phũng Nng lng Qun c v b phn c cụng 73 T sn xut T sn xut T sn xut Phũng Nng lng Qun c v b phn Bài giảng: Quản trị học Theo s cp bc qun tr cú 3 mụ... vic, cỏc b phn - ỏp ng nhanh chúng nhu cu ca khỏch hng v nhng bin i ca mụi trng - Liờn kt vi khỏch hng, nh cung cp i th cnh tranh - Qun tr theo phng thc tp th (hi ng cỏc giỏm c, quyt nh tp th) - Trng tõm l cỏc nhúm, vi cỏc thnh viờn cú th vt ra khi biờn gii t chc - Chia s nhiu c im ca c cu nm ngang - Nhiu cp bc qun tr - Qun tr theo phng thc hnh chớnh "trờn di", hay " ra lnh-kim tra" - Chuyờn mụn hoỏ... chc nng 72 Bài giảng: Quản trị học - u im ca c cu trc tuyn: Cỏc quyt nh c a ra v t chc thc hin nhanh chúng, kp thi; Thc hin tt ch qun lý mt th trng; C cu t chc n gin gn nh, d linh hot - Hn ch ca c cu trc tuyn: D dn n tỡnh trng c oỏn, quan liờu; Cụng vic d b ựn tc; ũi hi ngi qun lý phi cú kh nng ton din v mi mt; Khụng nhn c nhng ý kin úng gúp tớch cc ca cỏc b phn trung gian Hỡnh 3. 7: C cu qun lý trc... trc v ch rừ mc trỏch nhim chớnh v li nhun ca ngi qun lý mi b phn ny Hỡnh 3. 3: C cu t chc theo sn phm Giỏm c Phũng Marketing Phũng Kinh doanh Phũng nhõn s Phũng ti chớnh Khu vc kinh doanh tng hp Khu vc hng hoỏ tr em Khu vc dng c cụng Khu vc hng in t K thut K toỏn K thut K toỏn Bỏn hng Sn xut Bỏn hng Sn xut 69 Bài giảng: Quản trị học - u im: Hng s chỳ ý v n lc vo tuyn sn phm; t trỏch nhim v li nhun cho... Disney Land Paris 3 C cu hỡnh thỏp: C cu t chc mt B B trng Cỏc th trng Cỏc tng cc trng Cỏc cc trng Trng cỏc chi cc Cỏc i trng - Ch cú mt vi cp qun tr - Qun tr theo phng thc phi tp trung Mi nhõn viờn trong t chc u c khuyn khớch tham gia vo quỏ trỡnh ra quyt nh -Tng kh nng phi hp nh ỏp dng phng thc lm vic theo nhúm - Cụng vic c xỏc nh khỏi quỏt, cú th di chuyn nhõn lc theo chiu ngang - Gii hn linh hot...Bài giảng: Quản trị học - u im: Giao trỏch nhim cho cp thp hn; Chỳ ý cỏc th trng v nhng vn a phng; Tng cng s kt hp theo vựng; Tn dng c tớnh hiu qu ca cỏc hot ng ti a phng; Cung cp c s o to cú giỏ tr cho cp tng qun lý; Cú s thụng tin trc tip tt hn vi nhng i din cho li ớch a phng; - Nhc im: Cn nhiu ngi cú th lm cụng vic tng qun lý; Cú khuynh hng... ra quyt nh cú tớnh tp trung ln; Mc phi hp hn ch 74 Bài giảng: Quản trị học C cu hu c linh hot mang nhng c im: Mc chuyờn mụn hoỏ thp, tớnh linh hot cao; ớt cú s chia ct theo chc nng; Cú ớt cp qun tr; Qun tr phi tp trung; S chớnh thc hoỏ thp, cỏc kờnh truyn t phn nhiu mang tớnh khụng chớnh thc; mc phi hp ln c theo chiu dc v chiu ngang 3. 3.4 Nhng nhõn t nh hng n c cu t chc qun tr Khi xõy dng c cu t... cao nht ca t chc 70 Bài giảng: Quản trị học C cu tp on nh General Electric, General Foods v Armco Steel l mt dng ca mụ hỡnh t chc theo n v chin lc, vi hỡnh thc c bit nht l cỏc cụng ty m nm gi c phn, quy t nhng hot ng khụng liờn kt Hỡnh 3. 5: C cu t chc theo n v chin lc Tng giỏm c Ngõn hng cho vay bt ng sn v tha k Ngõn hng phỏt trin ụ th Ngõn hng hp tỏc xó Ngõn hng s nghip - u im ca mụ hỡnh t chc b phn . trÞ häc  Theo số cấp bậc quản trị có 3 mô hình cơ cấu tổ chức: Kiểu cơ cấu Đặc điểm 1. Cơ cấu nằm ngang: Một văn phòng luật: - Chỉ có một vài cấp quản trị - Quản trị theo phương thức phi tập. cấu nằm ngang 3. Cơ cấu hình tháp: Cơ cấu tổ chức một Bộ - Nhiều cấp bậc quản trị - Quản trị theo phương thức hành chính "trên –dưới", hay " ra lệnh-kiểm tra" - Chuyên môn. của hãng, người quản lý sản xuất, quản lý bán hàng và dịch vụ, uỷ viên quản trị kỹ thuật phải tính đến các vấn đề về quy mô. Công việc quản lý ngày càng trở nên phức tạp và tầm quản lý đã hạn