Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vật tư xây dựng Hà Nội .DOC

Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vật tư xây dựng Hà Nội

Lời nói đầu

Sau hơn 15 năm chuyển đổi sang nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc cùng với chính sách mở cửa thông thoáng hội nhập với các nớc trong khu vực và thế giới đã đem lại nhiều thuận lợi cũng nh không ít khó khăn và thách thức cho nền kinh tế Việt Nam.

Trong xu hớng chuẩn bị gia nhập khu vực thơng mại tự do ASEAN -(ASTA) tổ chức thơng mại thế giới (WTO) và đứng trớc sự biến động bất ổn của nền kinh tế thế giới hiện nay, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế Việt Nam đã và đang ngày phải chịu nhiều sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt từ trong nớc và bên ngoài Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp không những phải biết tận dụng nắm bắt kịp thời các cơ hội bên ngoài đem lại mà còn phải không ngừng phát huy nội lực của doanh nghiệp Với t cách là công cụ quản lý, là nhân tố nội lực của doanh nghiệp, việc phát huy hiệu quả công tác kế toán có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin hữu ích cho các quyết định quan trọng mang tính chất sống còn của doanh nghiệp.

Kế toán vốn tiền mặt là một phần hành không thể thiếu của công tác kế toán trong doanh nghiệp Trong ngắn hạn và dài hạn, việc nắm bắt và theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, sự biến động của các buồng tiền có ý nghĩa rất quan trọng cho việc đánh giá, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, từ đó đa ra các quyết định đúng đắn về kinh tế, kịp thời, góp phần tích cực vào việc tăng cờng và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế, tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh có hiệu quả, có lãi.

Trong thời gian thực tập Công ty Vật t xây dựng Hà Nội, nhận thức đợc tâm quan trọng của công tác kế toán vốn tiền mặt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cùng với kiến thức đ ợc trang bị ở trờng và dới sự hớng dẫn, giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn Đặng Văn Hùng và các cán bộ trong Công ty, tôi xin trình bày báo cáo thực tập với tên chuyên đề.

"Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vật txây dựng Hà Nội ".

Nội dung chuyên đề đợc chia làm 3 phần:

Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty Vật t xây

Với thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế cha nhiều, đặc biệt là kinh nghiệm phân tích đánh giá của em cha đợc sâu sắc Vì vậy trong báo cáo không thể chánh khỏi những sai lầm thiếu sót, kính mong các thầy cô giáo và nhà trờng góp ý sửa chữa để em hoàn thành công việc một cáhc tốt đẹp hơn.

Nhận dịp này em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Công ty Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắ tới các cô chú, các anh chị trong cửa hàng Dịch vụ Đại La đã nhiệt tình giúp đỡ về mặt thực tiễn và cung cấp cho em những tài liệu quan trọng làm cơ sở cung cấp cho em những tài liệu quan trọng làm cơ sở nghiên cứu chuyên đề, giúp em hoàn thành báo cáo này.

2

Phần I

Đặc biểm tình hình chung của đơn vị

I Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi tiến thân là Công ty ngũ Kim đợc thành lập ngày 14 tháng 2 năm 1995 trên cơ sở đầu tiên là cửa hàng Ngũ Kim ở số 5 và số 7 Tràng Tiền.

Tháng 12 năm 1957 đợc tách ra thành hai Công ty là Công ty Môtô xe máy và Công ty Kim Khí Hoá Chất.

- Tháng 3 năm 1962 hai Công ty trên đợc nhập lại và lấy tên là Công ty Kim Khí Hoá Chát Hà Nội.

- Tháng 8 năm 1988 Công ty Kim Khí Hoá Chất Hà Nội đ ợc tiếp nhận thêm hai Công ty là Công ty Kinh doanh tổng hợp và Công ty Gia Công Thu mua, lúc này đợc đổi tên là Công ty Kim Khí Điện Máy Hà Nội

-Ngày 29 tháng 4 năm 1993 UBND Thành Phố Hà Nội có quyết định số 1787 QĐ - UB đổi tên Công ty Kim Khí Điện Máy Hà Nội thành Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi, và có trụ sở chính số 12 Tràng Thi Quận Hoàn Kiếm Hà Nội.

II Đặc điểm tổ chức sản xuất và cơ sở vật chất củaCông ty

Tính đến thời điểm 31 tháng 12 năm 2002 số vốn của cửa hàng Th -ơng mại Dịch vụ Tràng Thi là:

+ Hoạt động dịch vụ sửa chữa là: 10 điểm

- Tổng số cán bộ công nhân viên đến nay là 585 ngời

- Đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi

Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi là một doanh nghiệp Nhà nớc có đủ t cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, t chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn Nhà nớc đã giao Hiện nay Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi có 11 đơn vị trực thuộc nh sau:

1 Trung tâm Thơng mại Dịch vụ số 5 + 7 Tràng Tiền 2 Trung tâm Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi

3 Cửa hàng Thơng mại Cát Linh 4 Cửa hàng Thơng mại Hàng Đào

5 Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Cửa Nam 6 Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Giảng Võ 7 Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đồng Xuân 8 Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La

9 Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ 24 Thuốc Bắc 10 Xí nghiệp sửa chữa Biện Lạnh

11 Xí nghiệp sửa chữa Mô tơ Xe Máy

- Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La là một đơn vị trợc thuộc đợc Công ty thành lập ngày 1 tháng 7 năm 1995 do việc xác nhập giữa hai đơn vị là cửa hàng kim khí điện máy Chợ Mơ và cửa hàng Kim Khí điện máy Hoà Bình, sau đó đợc đổi tên là cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La (Theo quyết định 29 (QĐ - TCHC ngày 26 tháng 6 năm 1998).

Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La có vị trí nằm trên đại bàn quận Hai Bà Trng

Địa chỉ: Số 3 + 5 Đại La - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội

4

8 Quầy 102 Nguyễn Hữu Luân

Nguồn vốn kinh doanh hiện có của cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La tính đến thời điểm 31 tháng 12 năm 2002 là: 347.324.475đ

III Đặc điểm tổ chcvs quản lý của cửa hàng

- Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của cửa hàng Th ơng mại Dịch vụ Đại La.

Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La là một đơn vị trực thuộc cửa hàng của Công ty Thơng Mại Dịch vụ Tràng Thi Cửa hàng gồm có 50 cán bộ công nhân viên và bao gồm 05 tổ công tác nh sau:

1 Tổ kế toán cửa hàng

4 Tổ Tân Mai + 301 Phố Huế 5 Tổ Bán buôn + bảo vệ

- Chức năng nhiệm vụ của cửa hàng

Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La có chức năng kinh doanh hoạt động cụ thể nh sau:

+ Bán buôn bán lẻ các hàng tiêu dùng t liệu sản xuất vật t, hoát chất, thiết bị phơng tiện đi lại….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị trờng.

+ Lâm đại lý cho các thành phần kinh tế trong và nớc ngoài để mở rộng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, cung cấp các lao vụ dịch vụ

+ Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế để mở rộng hoạt động kinh doanh của đơn vị.

+ Dịch vụ mua bán sửa chữa bảo dỡng xe mô tô, xe máy, thiết bị văn phòng.

+ Dịch vụ vận chuyển khách phục vụ thăm quan du lịch

Sau đây là mô hình tổ chức của cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La.

Chức năng của từng phòng ban:

- Đồng chí trởng cửa hàng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty Thơng mại Dịch vụ Trang Thi việc lãnh đạo toàn bộ hoạt động của cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La, trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức lao động tiền lơng của đơn vị chỉ đạo xây dựng kế hoạch lu chuyển hàng hoá, công tác khai thác bán buôn và các hoạt động liên doanh liên kết cho thuê tài sản, công tác đối ngoại và công tác thi đua khen thởng của đơn vị.

- Đồng chí phó trởng cửa hàng: Trách nhiệm của đồng chí phó tr ởng cửa hàng là tham mu giúp việc cho đồng chí trởng cửa hàng, chịu trách

nhiệm và báo cáo kế hoạch thực hiện trớc trởng đơn vị về các mặt công tác mà mình phụ trách.

- Bộ phận kế toán: Tham mu giúp việc cho ban phụ trách về công tác quản lý của đơn vị chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị lập báo cáo tài chính, báo cáo tài chính, báo cáo thống kê theo định kỳ, theo chế độ Nhà nớc quy định.

- Bộ phận bán buôn + bảo vệ

Chịu trách nhiệm trớc ban phụ trách về việc khai thác kinh doanh các mặt hàng bán buôn phụ tùng xe đạp, dụng cụ đồ dùng gia đình….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.Khai thác và quản lý doanh thu cho thuê mạng l ới tại kho 349 Minh Khai để nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị chịu trách nhiệm về mặt công tác tuần tra bảo vệ tại các điểm kinh doanh của đơn vị.

- Bộ phận bán lẻ tại các tổ (điện máy Quỳnh Mai, phụ tùng Quỳnh Mai, Tân Mai, 301 Phố Huế) chịu trách nhiệm trớc ban phụ trách về việc quản lý tài sản hàng hoá tại quầy, khai thác triệt để việc bán buôn bá lẻ các mặt hàng tiêu dùng phục vụ nhu cầu thị trờng nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành kế hoạch giao khoán của đơn vị.

IV Công tác tổ chức kế toán tại Công ty.1 Tổ chức công tác kế toán của đơn vị

Hình thức hạch toán của đơn vị theo phơng pháp nhật ký chứng từ - Các hoạt động kinh tế, tài chính đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại, hệ thống hoá để ghi vào bên có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký - chứng từ để ghi vào sổ cái của các tài khoản.

- Kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ.

+ Trình tự và phơng pháp ghi sổ.

- Hàng ngày các chứng từ gốc đợc ghi vào bảo kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.

- Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc đợc tập hợp và phân loại trong bảng phân bổ Từ bảng phân bổ lấy số liệu để ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.

- Cuối tháng (quý) khoá sổ cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên nhận ký chứng từ với sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan để ghi vào sổ cái.

- Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì ghi trực tiếp vào số thẻ có liên quan, cuối tháng căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản rồi đối chiếu với sổ cái.

- Số liệu ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán nhật ký chứng từ ở cửa hàng.

8

: Ghi cuối ngày : Quan hệ đối chiếu

2 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập chung theo hình thức này doanh nghiệp có bộ máy kế toán tập trung, các công việc kế toán của doanh nghiệp phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán.

Sau đây là bộ máy kế toán theo hình thức tập trung

Chức năng nhiệm vụ của từng đồng chí trong tổ kế toán - Đồng chí kế toán trởng:

Chịu trách nhiệm trớc trởng đơn vị phụ trách việc lập các nhật ký chứng từ, từ số 1 đến số 10 theo dõi kiểm tra và tổng hợp các báo cáo của bộ phận kế toán trực thuộc để lập báo cáo tài chính của đơn vị tham m u giúp việc cho ban phụ trách trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hàng hoá của đơn vị.

- Các kế toán quầy.

Chịu trách nhiệm theo dõi quản lý việc kinh doanh tại các quầy, lập các báo cáo chi tiết (các bảng kê chi tiết tài khoản 156, TK 511, TK 311) để nộp lên cho đồng chí kế toán trởng theo định kỳ (tháng, quý, năm)

- Đồng chí kế toán quỹ tiền mặt, lao động tiền lơng chịu trách nhiệm theo dõi kế toán quỹ tiền mặt, viết phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất kế toán lao động tiền lơng của đơn vị.

- Đồng chí thủ quỹ.

Chịu trách nhiệm quản lý tài sản bằng tiền mặt tại quỹ của đơn vị, lập các báo cáo quỹ và vào sổ quỹ hàng ngày theo các chế độ kế toán quy định.

3 Công tác KT vốn tồn tại cửa hàng

Tồn tại quỹ là một bộ phận thuộc VLĐ của cửa hàng phản ánh khả năng thanh toán tức thời của cửa hàng đối với các khoán nợ NH phải trả Hiện nay, tồn tại quỹ của cửa hàng chỉ gồm 1 loại tiền duy nhất là tiền Việt Nam đồng, do thủ quỹ bảo quản trong két và luôn đ ợc duy trì 1 lợng cần thiết để phục vụ các nhu cầu chi tiết hàng ngày cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cửa hàng.

3.1 Nhiệm vụ kế toán tiền mặt

- Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tồn Giám Đốc tình hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt th ờng xuyên đối chiếu tiền tồn quỹ thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sổ sách trong việc quản lý và use tồn

3.2 Nguyên tắc kế toán vốn tiền mặt

- Hạch toán kế toán phải use đúng đơn vị "VNĐ" để phản ánh các loại vốn = tiền.

- Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy chế, quy định các chế độ quản lý, lu thông tiền tệ của Nhà nớc

- *****thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc nếu có thể giá trị tại thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.

3.3 Sổ sách, chứng từ kế toán vốn tiền mặt use.

Hiện nay, chứng từ kế toán tiền mặt đợc use tại cửa hàng gồm: - Phiếu thu

- Phiếu chi

- Các chứng từ gốc có liên quan khác giấy đề nghị tạm ứng thanh toán tiền tạm ứng, HĐ kế toán, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr

Trên cơ sở các chứng từ trên, kế toán sẽ phản ánh vào các sổ kế toán có liên quan

- Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ theo dõi - Sổ chi tiết tiền mặt do kế toán theo dõi

- Sổ nhật ký chứng từ do kế toán tổng hợp theo dõi - Sổ cái do kế toán tổng hợp theo dõi

3.4 Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán vốn tiền mặt

Hàng ngày, từ các chứng từ gốc, chứng từ ban đầu nh hợp đồng kinh doanh, biên bản thanh lý, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề ghị thanh toán, hoá đơn VAT….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị trtuỳ theo yêu cầu khoản thu chi bằng tiền mặt, nhân viên kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra, lập phiếu thu, chi và lập định khoản trên phiếu thu, chi Sau đó, phiếu thu, phiếu chi đợc đa cho Giám Đốc, kế toán trởng hay ngời đợc uỷ quyền ký và chuyển cho thủ quỹ kiếm tra ghi sổ quỹ và chi hay thu tiền Cuối buổi, thủ quỹ tập hợp phiếu thu, phiếu chi và chứng từ gốc đính kèm chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ chi tiết tiền mặt và cuối cùng đợc chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chứng từ và chứng từ tiền mặt sau đó đợc đa vào lu trữ.

Trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt tại cửa hàng kinh doanh và chế biến thực phẩm thắng lợi hiện nay đợc minh hoạ bởi sơ đồ trang bên.

Biểu 4: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt

Chơng II

Báo cáo thực tập kế toán

Chuyên đề:

thực trạng công tác kế toán vốn tiền mặt tại Công tykinh doanh và chế biến thực phẩm thắng lợi

I Sự cần thiết phải đề cập đến Công tác kế toán vốntiền mặt tại cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La.

Việc theo dõi vốn bằng tiền mặt tại cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La là rất quan trọng trong công tác kế toán cũng nh công tác quản lý cửa hàng trớc hết, vốn tiền mặt là một bộ phận thuộc tài sản lu động của cửa hàng đợc biểu hiện dới hình thức tiền tệ đồng Việt Nam Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền mặt vừa đợc sử dụng để thanh toán các khoản chi tiêu hàng ngày, các khoản mua sắm vật t hàng hoá phục vụ kinh doanh và khoản nợ đến hạn trả của cửa hàng vừa là kết quả của việc bán hàng và thu hồi các khoản nợ Do đó, vốn tiền mặt là loại vốn có tính thanh khoản và luôn chuyển cao phản ánh khả năng thanh toán tức thời của cửa hàng đồng thời là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp vì vậy trong việc sử dụng vốn tiền mặt cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nớc, đòi hỏi các nhà quản lý của cửa hàng phải có biện pháp quản lý và sử dụng nh thế nào để có hiệu quả nhất nh làm sao để kiểm soát, tính toán đợc lợng tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đáp ứng đợc các nhu cầu chi tiêu trong ngày, cũng nh thông qua phân tích tình hình thu

chi trong ngày, cũng nh thông qua phân tích tình hình thu chi các khoản mục để thấy rõ đợc sự biế động của luồng tiền và việc chi tiêu đã hợp lý hay cha Điều này phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và sử dụng chúng.

Chính vì vậy, việc theo dõi, tổ chức công tác hạch toán vốn tiền mặt kinh doanh tại cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La là rất cần thiết, có vai trò quan trọng phát huy hiệu quả của công tác kế toán tài chính và giúp nhà quản lý có thể nắm bắt đợc các thông tin kinh tế đầy đủ, đúng đắn, chính xác và kịp thời về thực trạng và cơ cấu vốn tiền mặt, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinh doanh để đa ra các quyết định đầu t và kinh doanh có hiệu quả nhất.

II Thực trạng công tác kế toán vốn tiền mặt tạicửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La.

1 Công tác quản lý vốn tiền mặt tại cửa hàng Thơng mại Dịch vụ ĐạiLa

Hiện tại, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La chỉ bao gồm một loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng không sử dụng tín phiếu, vàng bạc, đá quý, ngoại tệ do đó để theo dõi quản lý chặt chẽ hiệu quả quá trình hình thành chi tiền mặt của cửa hàng công tác quản lý vốn tiền mặt tuân thủ nguyên tắc sau:

- Tiền mặt tại quỹ của cửa hàng đợc bảo quản trong kép sắt đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, chống cháy nổ.

- Mọi nghiệp vụ thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ thực hiện và chịu trách nhiệm trớc cửa hàng.

- Các khoản thu chi đều phải có chứng từ hợp lệ

- Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán tiền mặt và thủ quỹ đều phải đối chiếu số d thực tế tồn quỹ với sổ chi tồn quỹ trên sổ kế toán xem có khớp đúng hay không, nếu có chênh lệch phải tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh.

- Cuối tháng, quý, năm phải tiến hành lập biên bản kiểm kê quỹ với sự có mặt của kế toán trởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ.

14

- Hàng tháng, phải lập kế hoạch tiền mặt gửi cho ngân hàng và thoả thuận để lại một lợng nhất định chi tiêu của cửa hàng.

2 Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn tiền mặt

Các chứng từ kế toán đợc sử dụng để hạch toán tiền mặt tại cửa hàng gồm có:

- Phiếu thu - Phiếu chi

- Các chứng từ gốc đi kèm phiếu thu chi giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr

2.1 Phiếu thu

- Phiếu thu là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ các tài khoản thu có liên quan.

Phiếu thu phải đợc đóng thành quyển và khi ghi sổ phải có đầy đủ các tiêu đề chủ yếu sau:

- Ngày tháng năm lập phiếu thu - Họ và tên ngời nộp tiền

- Số phiếu, lý do nộp

- Số tiền là bao nhiêu đợc ghi bằng chữ và số - Có đầy đủ chữ ký của ngời liên quan

Trên cơ sở chứng từ gốc nh hoá đơn bán hàng, giấy rút tiền gửi ngân hàng, biên lai thu tiền….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr kế toán tiền mặt lập phiếu thu gồm 03 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, và đ ợc chuyển đến cho kế toán trởng duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ, thủ quỹ đếm kiểm tiền trớc khi ký thủ quỹ gửi lại 01 liên để ghi sổ, 01 liên giao cho ngời nộp tiền, 01 liên lu lại nơi lập phiếu, và cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ kế toán.

VÝ dô minh ho¹: Trang bªn

Ngµy 31/3/2004 QuÇy v¨n phßng phÈm nép tiÒn b¸n hµng trong ngµy trÞ gi¸ 16.838.150 c¨n cø vµo HDDHKT lËp phiÕu thu.

16

Đơn vị….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị trĐịa chỉ:….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr Telefax:….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.

Họ và tên ngời nộp tiền: Trần Thị Kim Xuân Địa chỉ: Chợ Mơ - Hai Bà Trng - Hà Nội

Lý do nộp: Thu tiền bán hàng xà phòng các loại

Số tiền: 16.838.150 (Viết băng chữ) Mời sáu triệu tám trăm ba mơi

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy)….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr + Số tiền quy đổi….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.

2.2 Phiếu thu

Phiếu chi là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ ghi sổ kế toán các tài khoản có liên quan

Phiếu chi đợc đóng thành quyển, ghi sổ từng quyển trong cả năm giống nh phiếu thu, phải ghi đầy đủ các nội dung lên phiếu chi khi chi tiền.

- Ngày tháng năm lập phiếu - Số phiếu, lý do nộp

- Số tiền là bao nhiêu đợc ghi thành chữ - Có đầy đủ chữ ký của ngời có liên quan

Phiếu chi đợc lập thành 02 liên (đặt giấy than viết 01 lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký ngời lập phiếu, kế toán trởng và giám đốc cửa hàng, thủ quỹ mới đợc xuất quỹ sau khi nhận đủ số tiền ngời nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào phiếu

Liên 01 lu lại nơi lập phiếu, Liên 02 đợc thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc vào sổ kế toán.

Các chứng từ gốc dính kèm theo phiếu chi tại cửa hàng bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ kế toán dùng làm căn cứ đề đ ợc xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng, tại cửa hàng, hình thức tạm ứng chủ yếu đợc áp dụng cán bộ công nhân viên ở phòng kế hoạch vật t khi đo mua nguyên vật liệu, vật t phục vụ sản xuất Giấy đề nghị tạm ứg phải do ngời xin tạm ứng viết 01 liên, trong đó ghi rõ họ tên, số tiền xin tạm ứng, lý do xin tạm ứng đợc chuyển cho trởng phòng hoặc cán bộ phụ trách ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán trởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc duyệt chi căn cứ vào quyết định của Giám đốc hoặc kế toán trởng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.

18

Ví dụ minh hoạ

Đơn vị: TMDV Tràng Thi

Địa chỉ: 12 Tràng thi Giấy đề nghị thanh toán

Ngày 31 tháng 3 năm 2004

Số:….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr Nợ: ….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.Có: ….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr ….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.

Tên tôi là: Vũ Thị Thanh Hoa

Đơn vị:Tràng ThiĐịa chỉ:….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr Telefax:….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.

Họ và tên ngời nhận tiền: Vũ Thị Thanh

Lý do chi: Chi trả tiền đồ điện các loại

Số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Mai trăm mời tắm nghìn bốn trăm

Kèm theo: Giấy ĐNT….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr Chứng từ gốc: HĐ 006 1197.

& PNK 6/3 Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy)….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr + Số tiền quy đổi….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr.

20

3 Hạch toán vốn tiền mặt tại KD &CBTP Thắng lợi

Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ ở là TK 111”tiền mặt” hiện nay, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng chỉ bao gồm một loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng đợc theo dõi bằng tiểu khoản TK111 – Tiền mặt tại quỹ Kết cấu và nội dung phản ánh của TK này bao gồm:

- Bên nợ:

Khoản tiền mặt thực nhập quỹ Số thừa phát hiện khi kiểm kê - Bên có:

Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ

Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê - D bên nợ: Các khoản tiền hiện còn tồn quỹ

Cửa hàng thơng mại dịch vụ Đại La là doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, hàng ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc thu, chi tiền mặt tại cửa hàng phát sinh đòi hỏi công tác kế toán tiền mặt phải hạch toán ghi chép phản ánh vào sổ sách kịp thời chính xác Hiện nay, các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại chủ yếu gồm:

3.1 Hạch toán các nghiệp vụ tăng tiền mặt tại quỹ.

Nợ TK111 (111.1): Số tiền nhập quỹ

Có TK 511: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Có TK112: Rút tiền từ ngân hàng

Có TK 131, 136, 141: Thu hồi các khoản nợ phải thu Có TK 515: Thu tiền từ hoạt động tài chính

Có TK 711: Thu tiền từ hoạt động khác

Có TK 121, 128, 138, 144, 244 thu hồi các khoản

Vốn đầu t ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cợc, ký quỹ bằng tiền

3.2 Hạch toán các nghiệp vụ giảm tiền mặt tại quỹ

Nợ TK112 gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng Nợ TK 141 tạm ứng cho CNV

Nợ TK 152, 153, 156 mua hàng hoá, vật t nhập kho Nợ TK 211, 213 mua TSCĐ đa vào sử dụng

Nợi TK 241 xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm

Nợ TK 121, 221 Mua chứng khoán ngắn và dài hạn

Nợ TK 144, 244 thế chấp, ký cợc, ký quỹ ngắn và dài hạn

Nợ TK 331, 333, 334 thanh toán với nhà cung cấp, nộp thuế và khoản khác cho ngân sách, thanh toán lơng và các khoản cho CNV

Nợ TK 641, 642, 627 thanh toán các chi phí bằng tiền cho văn phòng, các phân xởng và bộ phận bán hàng

Nợ TK133 thuế GTGT đợc khấu trừ

….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr….Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr

Có TK 111 số tiền thực xuất quỹ

3 Sổ sách kế toán tiền mặt và trình tự ghi sổ, theo dõi, tổng hợp

Cửa hàng đã áp dụng hình thức sổ NKCT nên các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt đợc theo dõi, phản ánh vào các sổ kế toán sau:

- Sổ quỹ tiền mặt - Sổ chi tiết tiền mặt - Sổ cái tiền mặt

4.1 Sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt cho thủ quỹ lập dùng để theo dõi, ghi chép các khoản thu, chi tồn quỹ tiền mặt phát sinh hàng ngày tại cửa hàng Ngoài ra nó còn có tác dụng nh một báo cáo quỹ, nhờ đó mà ta biết đợc lý do thu, chi lơng tiền tồn quỹ cuối ngày của một cách nhanh nhất

22

Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc đính kèm.

Sổ quỹ tiền mặt của cửa hàng hiện nay đợc mở nh sau:

- Cột : “Ngày tháng ghi sổ” ghi chép ngày tháng ghi sổ của phiếu thu, phiếu chi

- Cột “chứng từ (thu – chi) : Ghi số liệu phiếu thu, phiếu chi

- Cột “Diễn giải” ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát

Cuối trang sổ, ghi số chi tồn quỹ chuyển sang - H Cột “chi” ghi số tiền chi ra khỏi quỹ

àng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập Thủy quỹ tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt Cuối buổi, thủ quỹ tập hợp toàn bộ phiếu thu, chi phát sinh trong ngày chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ

Trích mẫu sổ quỹ tiền mặt của cửa hàng trong thắng 03 năm 2003