Bài - Introduction about email & its context (Giới thiệu email & phạm vi email) –phần1 INTRODUCTION (GIỚI THIỆU VỀ EMAIL) Trong sống đại, e-mail, từ viết tắt electronic mail (thư điện tử) đánh giá cao, không cá nhân mà cịn cơng ty, tổ chức, đồn thể Nếu so sánh e-mail với thư truyền thống ta dễ dàng nhận thấy sử dụng e-mail rẻ đỡ tốn công sức viết thư tay Các bạn cần máy tính có nối mạng, chút thời gian để soạn email, sau ấn nút "send" thư bạn gửi đến người nhận khoảng thời gian ngắn Điều tiện lợi nhiều so với việc bạn dùng giấy bút dành nhiều thời gian cơng sức để hồn thành thư tay Khơng có vậy, sau viết xong thư bạn phải dán tem đến bưu điện để gửi thư Có nhiều trường hợp người viết sau hoàn thành thư thăm hỏi trao đổi với gia đình, bạn bè ngại mua tem gửi thư nên để quên thư khơng gửi thời gian sau gửi Nhưng với việc viết e- mail, tình trạng khơng xảy Đó trường hợp so sánh với thư tay, với phương tiện truyền thơng khác điện thoại hay FAX sao? Sau quan sát làm số điều tra nhỏ diễn đàn, kết luận đưa e-mail khó bị xâm phạm điện thoại, e-mail giúp bạn bảo mật thơng tin hiệu Bên cạnh e-mail dễ sử dụng FAX, bạn cần thực vài thao tác đơn giản gửi thư điện tử nhiều người than phiền độ phiền phức rắc rối sử dụng FAX Chính ưu điểm e-mail ngày sử dụng rộng rãi toàn giới Cụ thể, năm 1998 ước tính có khoảng 30% người trưởng thành Hoa Kỳ Canada sử dụng mạng Internet Nhưng đến năm 2007, dự án "Pew Internet and American Life" làm điều tra đưa kết 73% người trưởng thành Hoa Kỳ thường xuyên liên lạc, kết nối qua internet Hầu hết người sử dụng thư điện tử Tuy nhiên, điều đáng buồn kỷ 21, việc sử dụng e-mail trở thành thói quen khơng thể thiếu, có số lượng lớn người gặp phải điều rủi ro dùng e-mail họ không hiểu rõ cách điều chỉnh văn phong trao đổi cho phù hợp với loại phương tiện thơng tin liên lạc Chính giảng hôm giúp bạn tránh mắc phải lỗi khơng đáng có sử dụng e-mail Tuy nhiên giảng không cho bạn cách thức để gửi thư điện tử hay cách gửi kèm ảnh mà tập trung vào việc giới thiệu cho bạn nội dung thư điện tử, hướng dẫn cho bạn cách truyền đạt điều bạn muốn nói Những phần hướng dẫn được đưa ngắn gọn, rõ ràng hiệu Phần hướng dẫn lời võ đốn, giáo điều Có thể có người khơng đồng tình với số điểm mà giảng đưa Tuy nhiên lúc có đáp án việc đưa dẫn để bạn học theo có lẽ điều vô nghĩa Hy vọng rằng, phần hướng dẫn giúp bạn đánh giá lại việc sử dụng email từ phát huy tối đa tính hiệu e-mail Sau bạn quan sát thư điện tử mẫu để hình thành nhìn khái qt cấu trúc e-mail Ở phần sau giảng sâu phân tích chi tiết phần cụ thể thư điện tử Date: Sat, Apr 98 13:45 GMT THE To: htarlek@tweedledumb.com HEADER From: vbassoon@buyordye.com (Vital Bassoon) Subject: An incorrect shipment AGAIN! Cc: acarlson@tweedledumb.com Herb, Those Neanderthals in your THE BODY Shipping department have done it again! This time they sent me skids of "Wavy Locks" perm lotion instead of boxes of "Wavy Lay's" potato chips! Either you hire people with at least a double-digit IQ, or I'll find a new distributor!!! Vital Bassoon THE Buy or Dye Convenience Store SIGNATURE and Hair Salon Toad Suck, Arkansas "At Intel, quality is job 0.9999992362" Phần thích: THE HEADER: PHẦN TIÊU ĐỀ Date: Ngày, tháng bạn viết e-mail To: Những địa e-mail người nhận (Một thư điện tử gửi lúc cho nhiều người) From: Địa e-mail người gửi Subject: Phần tiêu đề Phần thường dài dịng, nói gắn gọn nội dung bạn đề cập đến thư điện tử Phần quan trọng hầu hết người bận rộn vào phần tiêu đề để định xem có đọc e-mail hay khơng Chính bạn đảm bảo phần tiêu đề e- mail hội tụ đủ thông tin cần thiết để người nhận thư không bỏ qua Cc: Đây phần thông tin báo cho người nhận thư điện tử biết địa e-mail người nhận e-mail Trong trường hợp bạn viết e-mail để yêu cầu, đề nghị, dòng chủ đề nên bắt đầu với từ REQ, phần viết tắt từ REQUEST (YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ), điều giúp hiệu cho người nhận e-mail cần phải đưa hành động sớm Ví dụ Subject: REQ: turn in thrombos Pat's call for a left-handed thromblemeister turned up 12 functional lefties that were lying around people's offices unused Please take a moment to look around your area for thromblemeisters (rightie *or* leftie) that you are no longer using, and get them back to Chris Ngoải ra, bạn đưa thông tin không khần cấp không cần người nhận e-mail phải trả lời bạn bắt đầu dịng chủ đề FYI, phần viết tắt FOR YOUR INFORMATION (THÔNG BÁO CHO BẠN) để báo cho người nhận thư điện tử không cần phải vội vàng hay tập trung Ví dụ Subject: FYI: donuts in break room The donut fairy left a dozen doughnuts in the downstairs break room First come, first served! INFORMATION, PLEASE (XIN THÔNG TIN CỦA NGƯỜI NHẬN) Để tự giúp mình, bạn lưu ý không nên dùng từ "information" (thơng tin) dịng chủ đề (và phần thân thư điện tử bạn không nên sử dụng) Bởi khái niệm chung chung gây nghi ngờ khó khăn cho người nhận thư việc cung cấp thơng tin cho bạn Các bạn quan sát ví dụ sau để hiểu rõ Một người quản lý trang web trường đại học Illinois at Urbana-Champaign nhận e-mail với dòng chủ đề nội dung sau Subject: information Please send me information about UIUC (University of Illinois at Urbana- Champaign.) Người quản lý trang web chia xẻ nhận thư ơng khơng có chút manh mối điều người gửi e-mail muốn biết: thời hạn tuyển sinh, số lượng sinh viên, hay diện tích trường học số lượng tịa nhà trường? Điều người quản lý giúp người gửi e-mail viết e-mail hỏi thông tin cụ thể mà người gửi muốn biết gì, họ muốn nhận tài liệu giấy hay qua file Việc gửi thư điện tử gây rắc rối cho người khác thân Chính bạn lưu ý để rút kinh nghiệm Bức e-mail viết lại sau hiệu hẳn Subject: UIUC history Are there any Web pages about the history of the UIUC (University of Illinois at Urbana- Champaign.) ... thư điện tử Tuy nhiên, điều đáng buồn kỷ 21 , việc sử dụng e-mail trở thành thói quen khơng thể thiếu, có số lượng lớn người gặp phải điều rủi ro dùng e-mail họ không hiểu rõ cách điều chỉnh văn... đại học Illinois at Urbana-Champaign nhận e-mail với dòng chủ đề nội dung sau Subject: information Please send me information about UIUC (University of Illinois at Urbana- Champaign.) Người quản... đại, e-mail, từ viết tắt electronic mail (thư điện tử) đánh giá cao, khơng cá nhân mà cịn cơng ty, tổ chức, đồn thể Nếu so sánh e-mail với thư truyền thống ta dễ dàng nhận thấy sử dụng e-mail