Microsoft Excel CƠ SỞ DỮ LiỆU TRÊN BẢNG TÍNH EXCEL STT Bài học Số tiết 01 Các khái niệm: Database, Criteria, Extract 02 Sắp xếp dữ liệu 03 Lọc và Rút trích dữ liệu 1 03 Lọc và Rút trích dữ liệu Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel - I Khái niệm Trên một CSDL dạng bảng của Excel ta có thể: lọc (Filter), xóa (Delete), rút trích (Extract) những dòng dữ liệu thỏa mãn một tiêu chuẩn (Criteria) nào ñó. ðể thực hiện các thao tác này bạn phải tạo ra những vùng sau: 1- Vùng Database: là vùng CSDL gồm ít nhất là 2 dòng: dòng ñầu tiên chứa các tiêu ñề cột (Field name), các dòng còn lại chứa dữ liệu gọi là mẫu tin (Record). 2- Vùng Criteria: là vùng tiêu chuẩn chứa ñiều kiện ñể tìm kiếm, xóa hay rút trích. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng: dòng ñầu tiên chứa tiêu ñề, các dòng còn lại chứa 2 trích. Vùng này gồm ít nhất 2 dòng: dòng ñầu tiên chứa tiêu ñề, các dòng còn lại chứa ñiều kiện. 3- Vùng Extract: là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thỏa ñiều kiện trong vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng ñầu tiên chứa các tiêu ñề muốn rút trích. Lưu ý: chỉ sử dụng vùng này khi thực hiện thao tác rút trích Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel A B C D E F G H 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con Lương 2 1 Trần Văn Nam TP 3 240000 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 130000 Chức vụ 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 150000 TP 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 250000 6 5 Nguyễn Hải NV1 3 150000 7 3 8 9 STT Tên Số con A1:F6 Vùng Database 10 1 Nam 3 11 3 Bích 0 A9:C11 Vùng Extract 12 H3:H4 Vùng Cirteria Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel II Sắp xếp dữ liệu 1- Ý nghĩa Thao tác nhanh trên dữ liệu. Excel cho phép chúng ta sắp xếp dữ liệu tối ña trên 3 cột. 2- Thao tác: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp, thực hiện lệnh Data -> Sort A B C D E 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 4 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 2 1 Trần Văn Nam TP 3 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 6 5 Nguyễn Hải NV1 3 Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel III Thao tác Lọc, Xóa, Rút trích 1- Lọc dữ liệu (Filter): - Giới hạn vùng dữ liệu thỏa theo một ñiều kiện - (a) Chọn vùng Database, tạo vùng Criteria - (b) Thực hiện lệnh Data->Filter->Advanced Filter A B C D E 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 2 1 Trần Văn Nam TP 3 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 A B C D E 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 2 1 Trần Văn Nam TP 3 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 5 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 6 5 Nguyễn Hải NV1 3 7 8 Chức vụ 9 TP 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 7 8 Chức vụ 9 TP 10 11 12 - Bỏ lọc - Thực hiện lệnh Data->Filter->Show All Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel III Thao tác Lọc, Xóa, Rút trích 2- Xóa dữ liệu (Delete): +Xóa dữ liệu thỏa theo một ñiều kiện - (a) Chọn vùng Database, tạo vùng Criteria - (b) Thực hiện lệnh Data->Filter->Advanced Filter A B C D E 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 2 1 Trần Văn Nam TP 3 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 A B C D E 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 2 1 Trần Văn Nam TP 3 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 6 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 6 5 Nguyễn Hải NV1 3 7 8 Chức vụ 9 TP 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 7 8 Chức vụ 9 TP 10 11 12 - (d) Bỏ lọc - (e) Thực hiện lệnh Data->Filter->Show All Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel III Thao tác Lọc, Xóa, Rút trích 3- Rút trích : +Trích dữ liệu thỏa theo một ñiều kiện - (a) Chọn vùng Database, tạo vùng Criteria, tạo vùng Extract A B C D E 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 2 1 Trần Văn Nam TP 3 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 Chọn… 7 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 6 5 Nguyễn Hải NV1 3 7 8 Chức vụ 9 TP 10 11 Họ Tên Số con - (b) Thực hiện lệnh Data->Filter->Advanced Filter Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel IV Các dạng vùng tiêu chuẩn (Criteria) 1- Tiêu chuẩn số +Ô ñiều kiện có kiểu số: có thể dùng các toán tử so sánh: > lớn hơn < nhỏ hơn >= lớn hơn hay bằng <= nhỏ hơn hay bằng = bằng <> khác Ví dụ: Số con lớn hay bằng 2 8 Ví dụ: Số con lớn hay bằng 2 2- Tiêu chuẩn chuỗi +Ô ñiều kiện có kiểu chuỗi: có thể dùng các ký tự thay thế: * thể hiện cho một nhóm ký tự bất kỳ ? thể hiện cho một ký tự bất kỳ Ví dụ: Chức vụ là Nhân viên 3- Liên kết tiêu chuẩn +Có thể tạo ra vùng tiêu chuẩn thỏa nhiều ñiều kiện giao (AND) hay hội (OR) Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel IV Các vùng tiêu chuẩn A B C D E 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 2 1 Trần Văn Nam TP 3 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 (a) Sao chép dòng tiêu ñề 9 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 6 5 Nguyễn Hải NV1 3 7 8 Chức vụ Số con 9 NV? >=2 (b) Dán dòng tiêu ñề (c)Nhập giá trị Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel IV Các vùng tiêu chuẩn A B C D E 1 STT Họ Tên Chức vụ Số con 2 1 Trần Văn Nam TP 3 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 4 3 Phạm Thị Bích TP 0 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 6 5 Nguyễn Hải NV1 3 10 7 8 Chức vụ Số con Chức vụ Số con 9 NV1 2 2 10 TP >2 TP (Chức vụ bằng NV1 và Số con bằng 2) Hay (Chức vụ bằng TP và Số con lớn hơn 2) (Số con bằng 2) Hay (Chức vụ bằng TP) [...]... tính Excel 2 3 4 5 3 4 5 6 9 8 Nguy n ð Hòang Ph m Th Lê Quí Bài T p False =LEFT(D2,2)=“NV” XYZ 1 2 7 H STT 1 Tr n V n B A H i Nam Bích Hi n Nam Tên C NV1 NV2 TP NV1 TP Ch c v D True =E2>=3 ABC 3 1 0 2 3 S con E F 11 4- Tiêu chu n công th c + Tiêu ñ c a v ng công th c ph i khác v i tiêu ñ trong CSDL + Ô ñi u ki n ph i là ô công th c v ph i l y giá tr c a ô ñ u tiên V d : Ch c v là NV IV Các v ng . TP 0 5 4 ðổ Hòang Nam NV2 1 6 5 Nguyễn Hải NV1 3 10 7 8 Chức v Số con Chức v Số con 9 NV1 2 2 10 TP >2 TP (Chức v bằng NV1 v Số con bằng 2) Hay (Chức v bằng TP v Số con lớn hơn 2) (Số. là ô công thức v phải lấy giá trị của ô ñầu tiên V dụ: Chức v là NV A B C D E F 1 STT Họ Tên Chức v Số con 2 1 Trần V n Nam TP 3 11 2 1 Trần V n Nam TP 3 3 2 Lê Quí Hiển NV1 2 4 3 Phạm Thị. tự bất kỳ V dụ: Chức v là Nhân viên 3- Liên kết tiêu chuẩn +Có thể tạo ra v ng tiêu chuẩn thỏa nhiều ñiều kiện giao (AND) hay hội (OR) Thao tác dữ liệu trong bảng tính Excel IV Các v ng tiêu