1 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC JOB ANALYSIS Giảng viên: Ngô Quý Nhâm, MBA Khoa Quảntrị Kinh doanh, ĐạihọcNgoạiThương Email: quynham@gmail.com ĐT: 0904063835 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Nội dung: ) Tầm quan trọng của phân tích công việc ) Qui trình tiếnhànhphântíchcôngviệc ) Thực đơnphântíchcôngviệc ) Bảnmôtả công việcvàbảnTiêuchuẩn thựchiệncôngviệc ) Lựachọnphương pháp thu thập thông tin ) Kĩ năng thiếtkế và nghiệmthubảnmôtả công việccụ thể ) Những xu hướng củaPTCV trongthế giới hiện đại 2 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phân tích công việclàgì? ) Phân tích công việclàquátrìnhxác định có hệ thống những công việc chính yếu có trong tổ chứcvànhững năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩmchất cầnthiết để hoàn thành những công việc đó. ) Ngày nay, phân tích công việc được mở rộng và bao gồmviệcthuthập thông tin về chếđộđãi ngộ gắnvới công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phân biệtmộtsố thuậtngữ Nghề (Occupation) Công việc (Jobs) Vị trí (Positions) Nhiệmvụ (Tasks) Là một hoạt động riêng biệt vớimộtmục đích cụ thể mà mỗingườiphảithựchiện Tậphợp các nhiệmvụ mà mộtngười phải thựchiện Tấtcả các vị trí giống nhau về mặt nhiệmvụ chính phảithựchiện Tậphợpnhững công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau, đòi hỏingườilaođộng phảicó sự hiểubiết đồng bộ về chuyên môn nghiệpvụ, có những kỹ năng và kinh nghiệmcầnthiết để thựchiện 3 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Tạisaophảiphântíchcôngviệc? Kếtquả phân tích công việc đượcsử dụng cho: ) Lậpkế hoạch nhân lực ¾ Dự báo nhu cầu và cung về kỹ năng ) Tuyểndụng ¾ Tiêu chuẩn đánh giá và tuyểnchọn ¾ Phương pháp đánh giá và tuyểnchọn ) Đào tạovàpháttriển ¾ Xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên hiệntại ¾ Nộidung chương trình đào tạo ¾ Đánh giá hiệuquảđào tạo ) Quảnlýthànhtích ¾ Xác định tiêu chí/tiêu chuẩnsử dụng để đánh giá thành tích ¾ Thiếtkế biểumẫu đánh giá ¾ Đưarakỳ vọng về thànhtíchchonhânviên ) Xây dựng hệ thống đãi ngộ: ¾ Định giá công việc ¾ Điềuchỉnh tiềnlương NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Kếtquả Suy diễn Phân tích công việc Nhậndạng công việc Các nhiệmvụ + Bốicảnh Bảng mô tả công việc Kiếnthức Kỹ năng Khả năng Yêu cầukhác Bảng mô tả tiêu chuẩn Định hướng nhiệmvụ Định hướng KKK QUY TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 4 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Thực đơnphântíchcôngviệc Nội dung công việc (job-content) Bốicảnh thựchiện công việc (job-context) Các yêu cầu đốivới nhân viên (Worker requirements) •Các hoạt động – những gì mà nhân viên thựctế phảithựchiện •Những điềukiệntrongđó nhân viên phảithựchiệncôngviệccủa mình •Những yêu cầumàcôngviệcnày đòi hỏi đốivớingườithựchiện •Kiếnthức, kỹ năng, khả năng, các yêu cầukháccần để hoàn thành công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Các thông tin về nội dung công việc ) Cấp độ 1: Bao quát ¾ Chứcnăng hoặc nhiệmvụ chung: các mảng/phạmvi trách nhiệmchủ yếu ) Cấp độ 2: Cụ thể ¾ Nhiệmvụ (cụ thể)  Những gì nhân viên phảithựchiệnkhitriểnkhaimộtchức năng củacôngviệc  mộthọat động tạoramộtsảnphẩmhoặcdịch vụ cụ thể ¾ Hành vi làm việc: mộthoạt động quan trọng nhưng không gắnvớimộtnhiệmvụ cụ thể nào ) Cấp độ 3: Chi tiết ¾ Công đoạn: Các bướccần đượctriểnkhaiđể hoàn thành mộtnhiệmvụ cụ thể ¾ Các sự kiệnquantrọng: những hoạt động cụ thể có tạorasự khác biệtgiữacácmức thành tích khác nhau 5 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Bốicảnh thựchiệncôngviệc ) Quan hệ báo cáo ) Quan hệ giám sát ) Quyềnhạn ) Quan hệ vớingười khác ) Điềukiệnlàmviệc ) Các nhu cầuvề thể lực ) Các nhu cầu đốivới cá nhân ¾ Những khía cạnh củacôngviệccóthể gây ứcchế, ngắt quãng công việc ¾ Khách hàng khó tính, nhàm chán, xung độthoặc không rõ ràng về trách nhiệm ¾ Đòi hỏiphảilàmngoàigiờ NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Yêu cầu đốivớingườithựchiện Các yêu cầukhác (Others) …Yêucầuvề thân nhân hoặcpháplý …Yêucầuvề tính cách …Yêucầuvề sự sẵnsàngbắt đầulàmviệc Năng lựcthựchiện các cá nhiệmvụ phi thao tác. Gồm: trí lực, thể lực, năng lựctư duy, năng lựctâmlý… Những năng lựcthựchiệnmột nhiệmvụ cụ thể. (có thể quan sát được,mang tính thao tác, và có thể học) Hệ thống những hi ểubiếthoặc thông tin có thể áp dụng cho việcthựchiện nhiệmvụ Khả năng/năng lực (Ability) Kỹ năng (Skills) Kiếnthức (Knowledge) 6 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Ví dụ về mộtsố yêu cầukhác: ) Yêu cầuvề mặtpháplý ¾ Chứng chỉ hành nghề ¾ Bằng lái xe ¾ Hộ khẩu ¾ Tiềnán, tiềnsự ) Yêu cầuvề tính cách ¾ Tinh thầnlàmviệc ¾ Đạo đứcnghề nghiệp ¾ Sự chu đáo ¾ Nỗ lực ¾ Trung thựcvàtin cậy ) Yêu cầuvề sự sẵnsàng ¾ Ngày có thể bắt đầulàmviệc ¾ Giờ và ngày làm việctrongtuần ¾ Đilại… NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Mô hình năng lực ) Năng lựclàbấtkỳ thái độ, kỹ năng, hành vi, động cơ hoặc các đặc điểm cá nhân khác cần để thựchiệnmộtcôngviệc, hoặc quan trọng hơn, có thể phân biệtgiữanhững ngườicóthànhtíchvượttrộivớingười có thành tích trung bình ) Mô hình do Hay Group phát triển ) Mô hình năng lựcgồm: ¾ Năng lựccốt lõi (Core competencies) ¾ Năng lựccụ thể theo vai trò (Role specific competencies) 7 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Năng lựccốtlõi 54321Hiệptácvàlàmviệcnhóm 54321Tậptrungvàokếtquả 54321Năng lựcphánđoán và giải quyếtvấn đề 54321Hiểubiếtvề tổ chức 54321Kỹ năng giao tiếp 54321Định hướng khách hàng 54321Năng lựcthíchứng Mức độTiêu chí đánh giá Nguồn: Hay Group NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Năng lựccụ thể theo vai trò/vị trí 54321Giảiquyếtvấn đề 54321Tự quảnlý 54321Quảnlýnguồnlực 54321Năng lựcxâydựng quan hệ 54321Năng lựclãnhđạo 54321Khả năng thuyếtphụcvàảnh hưởng đếnngườikhác 54321Đổimới 54321Huấnluyệnvàpháttri ểnngườikhác Mức độ Tiêu chí đánh giá Nguồn: Hay Group 8 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA NĂNG LỰC VÀ KỸ NĂNG CỦA NHÂN VIÊN BÁN HÀNG ) Sáng tạo ) Nhiệttình ) Chu đáo, quan tâm ) Khả năng làm việc nhóm ) Cụ thể, sẵnsànghọchỏi ) Định hướng kếtquả ) Khả năng đổimới, cống hiến và nhiệt tình NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Bảnmôtả công việc ) BảnMôtả công việc (Job Description ) …mô tả những nhiệmvụ ngườinắmcôngviệc phảithựchiện, thựchiệnnhư thế nào, trong điềukiệnnhư thế nào và tạisao. ) Thông thường, BảnMTCV gồm: ¾ Phòng ban/nhóm công việc ¾ Chứcdanh ¾ Tóm tắtvề công việc ¾ Các nhiệmvụ và mảng nhiệmvụ ¾ Bốicảnh thựchiệncôngviệc ¾ Ngày phân tích công việc 9 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA BảnTiêuchuẩncôngviệc ) BảnTiêuchuẩncôngviệc …chỉ ra những yêu cầu đốivớingườithựchiện công việcphảicóđể hoàn thành tốtcôngviệc đó, …xác định những kiếnthức, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm, chứng nhậnnghề nghiệpvànhững khả năng cần để hoàn thành công việchiệuquả. ) Bản TCCV gồmcácthôngtin: ¾ Phòng ban/nhóm công việc ¾ Chứcdanh ¾ Tóm tắtvề công việc ¾ Các kiếnthức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác (viết thành mụcriêng) ) Thông thường, Bản MTCV và TCCV đượcviết trên cùng mộtvănbản NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Trình bày bản MTCV và TCCV MÔ TẢ CÔNG VIỆC: Tên công việc: Tóm tắtcôngviệc: Báo cáo cho: Các nhiệmvụ (%): 1. 2. LƯU ĐỒ CÔNG VIỆC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC: Trình độ họcvấn: Kiếnthức/kỹ năng: Kinh nghiệm: TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH 1. 2. Ngày: Ngườiphêduyệt: 10 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Yêu cầu đốivớiBảnmôtả công việc ) Hướng dẫnchongườithựchiệnbiết được phảilàmgìvà làm như thế nào ) Cung cấpnhững thông tin có thểđượcsử dụng trong quá trình tuyểndụng ¾ không chỉ những yêu cầuvề kỹ năng mà còn những thông tin về “bảnchất”củangườicóthể phù hợp nhất vớicôngviệc ) Đưaracơ sởđểtrả lời “Ai là ai” và thư mụckỹ năng nhờđó các thành viên trong tổ chứcbiết ai làm gì và ai biếtgì. NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Các phương pháp thu thập thông tin Phương pháp thu thậpthông tin Phỏng vấncá nhân Quan sát Bảng hỏi Thông tin có sẵn Phỏng vấn nhóm [...]... DUNG CÔNG VIỆC Chức năng Nhiệm vụ Hành vi làm việc Các bước thực hiện công việc Các hoạt động quan trọng * BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Quan hệ báo cáo Giám sát Ra quyết định Quyền hạn Điều kiện làm việc Yêu cầu về thể lực Các yêu cầu cá nhân * * * * * * * * * YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC Kiến thức Kỹ năng Khả năng Các đặc điểm cá nhân Bằng cấp * * * * * * * * * * Ma trận phân tích công việc Chức danh công việc: ... Người thực hiện công việc lấy thông tin từ đâu? Quy trình nào (phân tích, ra quyết định, lập kế hoạch) cần được sử dụng để thực hiện công việc? Các hoạt động thể chất và công cụ nào được sử dụng để tiến hành công việc? Mối quan hệ gì với người khác/bộ phận khác cần phải thiết lập để hoàn thành công việc? Bối cảnh vật chất và xã hội trong đó công việc được thực hiện Các hoạt động, điều kiện hoặc đặc điểm... tích công việc Chức danh công việc: Tóm tắt công việc: Nội dung công việc Các nhiệm vụ Yêu cầu đối với nhân viên Chức năng (mảng nhiệm vụ) Tầm quan trọng (% thời lượng) KSAOs 1 2 3 A A % % % 1 2 3 4 5 6 B B B % % % Tầm quan trọng (1-5) 4 5 6 Bối cảnh thực hiện công việc: NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Form JA01 12 Đánh giá tầm quan trọng của KKKK A Tầm quan trọng đối với việc đạt được kết quả vượt trội/chấp nhận... phương pháp thực hiện công việc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phương pháp Bảng hỏi (Position Analysis Questionnaire) 1 Thông tin đầu vào (Information inputs) 2 Các quy trình tư duy (Mental processes) 3 Các nhiệm vụ, hoạt động (Work output) 4 Quan hệ với người khác (Relationship with others) 5 Bối cảnh giao tiếp (Job context) Các đặc điểm khác (Other job characteristics) Người thực hiện công việc lấy thông tin từ... phỏng vấn phân tích công việc: 1 Nêu mục đích của cuộc phỏng vấn 2 Cấu trúc cuộc phỏng vấn Mô tả các chức năng chính các nhiệm vụ trong mỗi chức năng các bước thực hiện; hoặc Mô tả các hoạt động theo khu vực; hoặc Mô tả chức năng theo khoảng thời gian/mùa vụ; hoặc Nêu danh mục các dự án các hoạt động của từng DA 3 Kiểm soát cuộc phỏng vấn 4 5 Ghi lại cuộc phỏng vấn Kết thúc cuộc phỏng vấn bằng việc tổng... tối thiểu hơi quan trọng quan trọng khá quan trọng rất quan trọng B KKKK này có cần được đánh giá khi tuyển dụng không? Có Không C KKKK phải là yêu cầu bắt buộc hoặc ưu tiên hoặc không cần thiết đối với việc tuyển dụng hay không? Yêu cầu bắt buộc Ưu tiên Không bắt buộc NGÔ QUÝ NHÂM, MBA 13 . MBA Nội dung: ) Tầm quan trọng của phân tích công việc ) Qui trình tiếnhànhphântíchcôngviệc ) Thực đơnphântíchcôngviệc ) Bảnmôtả công việcvàbảnTiêuchuẩn thựchiệncôngviệc ) Lựachọnphương pháp thu thập. ban/nhóm công việc ¾ Chứcdanh ¾ Tóm tắtvề công việc ¾ Các nhiệmvụ và mảng nhiệmvụ ¾ Bốicảnh thựchiệncôngviệc ¾ Ngày phân tích công việc 9 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA BảnTiêuchuẩncôngviệc ) BảnTiêuchuẩncôngviệc …chỉ. nghiệmthubảnmôtả công việccụ thể ) Những xu hướng củaPTCV trongthế giới hiện đại 2 NGÔ QUÝ NHÂM, MBA Phân tích công việclàgì? ) Phân tích công việclàquátrìnhxác định có hệ thống những công việc chính