CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TỪNG PHÒNG BAN 1. Phòng Tổ chức Hành chính: - Triển khai thực hiện các nhiệm vụ về cải cách hành chính. - Tổ chức tiếp nhận công văn, giấy tờ và phát hành công văn đi, đến, quản lý con dấu, lưu trữ công văn và hồ sơ công chức viên chức, tổ chức phục vụ khai thác tài liệu và lưu trữ theo chế độ quy định của Nhà nước. - Quản lý tài sản, tổ chức, kế toán, quản lý kho, thủ quỹ , đánh máy cơ quan, sắp xếp phương tiện nơi làm việc và tổ chức hội họp của công ty. - Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty về công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức viên chức của Công ty. - Quản lý và xây dựng kế hoạch biên chế, quỹ tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo công nhân viên chức hàng năm của Công ty. - Phối hợp và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân kỹ thuật nghiệp vụ phù hợp với quy hoạch và phát triển. - Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ cơ quan, công tác an ninh quốc phòng, phòng cháy chữa cháy của Công ty, giúp lãnh đạo theo dõi công tác thi đua khen thưởng. - Quản lý sử dụng các phương tiện làm việc đi lại của cơ quan phục vụ cho lãnh đạo Công ty đi công tác. - Thực hiện công tác báo cáo thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất về công tác của phòng. - Tổng hợp tình hình và lập kế họach của ngành. Tổng hợp kế hoạch báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, 1 năm và đột xuất tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực được phân công cho lãnh đạo công ty. - Tổng hợp nghiên cứu, dự thảo và hướng dẫn các phòng ban và cá nhân thực hiện các chủ trương, chính sách của ngành trên địa bàn tỉnh. - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ, bảo vệ môi trường; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ tư liệu về các lĩnh vực quản lý của tổ chức theo quy định của pháp luật. - Thực hiện công tác báo cáo thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất về công tác của phòng. - Thực hiện 1 số công tác khác trong chức năng của Công ty khi Lãnh đạo công ty giao. 1.1 Trưởng phòng hành chính 1.1.1 Trách nhiệm: -Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. -Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. -Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ. 1 -Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành chính -Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chính của công ty. -Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính. - Theo dõi việc trả lương và thực hiện các chế độ quy định, báo cáo tăng giảm lao động, thu nhập của CBCNV. 1.1.2 Quyền hạn: -Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HC -Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viên trong phòng. -Giám sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc. - Quản lý và xây dựng kế hoạch biên chế, quỹ tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo công nhân viên chức hàng năm của Công ty - Giám sát kiểm tra việc thực thi hệ thống lương thưởng cho cán bộ công nhân viên. -Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trong phòng. -Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành. -Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty. -Thừa uỷ nhiệm của BGĐ truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu và thực hiện. -Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao. -Ap dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chận ngay các vụ việc có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc của người lao động. -Ký, sao y một số giấy tờ hành chính được BGĐ uỷ quyền. -Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HC. -Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phận thực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị BGĐ. 1.1.3 Báo cáo và uỷ quyền: -Báo cáo cho Ban Giám đốc về công tác hành chính theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao. -Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện. 2 1.2 Nhân viên văn thư: Các nhiệm vụ cụ thể: Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, lễ tân: - Soạn thảo văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Giám đốc và Trưởng phòng. - Nhận và chuyển công văn tài liệu nội bộ giữa Giám đốc và các Phòng ban, giữa Công ty và các cơ quan, đối tác bên ngoài. Trực tiếp theo dõi vào sổ công văn, phô tô tài liệu, gửi thư tín hoặc fax. - Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các văn bản nội bộ, công văn đi công văn đến bằng bản mềm và tại các file lưu đảm bảo thuận tiện, khoa học. - Quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của công ty và quy định của nhà nước. Trực tiếp kiểm tra và đóng dấu các tài liệu gửi nội bộ và bên ngoài. - Trực và trả lời điện thoại văn phòng. Đón tiếp khách tới giao dịch, làm việc tại Công ty, hướng dẫn và thông báo đến người thích hợp. Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo kế hoạch - Theo dõi, tổng hợp sử dụng văn phòng phẩm và thực hiện mua sắm, cấp phát văn phòng phòng phẩm cho các phòng ban. - Đặt mua báo, tạp chí chuyên ngành theo phê duyệt của Giám đốc cho các đơn vị/phòng ban . - Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và lập đề xuất thay thế, sửa chữa, thanh lý, mua sắm kịp thời. - Theo dõi, báo cáo tình trạng sử dụng điện, nước, điện thoại. Đề xuất các biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí. 1.3 Nhân viên tổ chức lao động: Các nhiệm vụ cụ thể: Tham gia thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương và công tác BHXH, BHYT theo phân công của Trưởng phòng - Thực hiện các thủ tục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách và dự kiến kế hoạch thi tuyển, phỏng vấn trình Trưởng phòng. - Quản lý hồ sơ nhân sự và cập nhật thông tin kịp thời . - Thực hiện các thủ tục về Hợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế theo quy định của Công ty và Nhà nước. - Theo dõi chấp hành nội quy, quy chế của Công ty tại các Phòng ban và báo cáo Trưởng phòng các trường hợp vi phạm. - Đôn đốc các phòng ban áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá hoàn thành công việc và xếp loại lao động đúng thời hạn và yêu cầu của Giám đốc. - Theo dõi và quản lý việc chấm công hàng ngày của CBCNV, tổng hợp và tính toán lương thưởng hàng tháng của toàn Cty 3 Giao dịch cơ quan nhà nước và thực hiện công việc hành chính văn phòng - Làm việc với các cơ quan BHXH, BHYT và cơ quan lao động thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ cho người lao động theo yêu cầu của Trưởng phòng. - Tham gia công tác chuẩn bị và phục vụ các hội nghị, hội thảo, tham quan nghỉ mát theo định kỳ của Công ty. Chuẩn bị hậu cần, phục vụ tiếp khách của Ban giám đốc. - Thực hiện, theo dõi và đôn đốc vệ sinh nơi làm việc hàng tuần của các đơn vị. Phối hợp và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng - Tham gia hướng dẫn, phổ biến cho nhân viên mới về các quy định, nội quy, quy chế của Công ty. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng và yêu cầu của Trưởng phòng. 1.4 Nhân viên lái xe văn phòng - Lái xe đưa, đón cán bộ nhân viên phục vụ công việc kịp thời và đảm bảo an toàn. - Bảo quản giữ, gìn xe, đảm bảo xe luôn sẵn sàng thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. - Tuân thủ theo đúng nội quy, quy định của Công ty về quản lý và sử dụng xe. - Theo dõi và đề xuất các phương án bảo dưỡng và sửa chữa xe. 2. Phòng kế toán: + Chức năng : Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng qui chế, chế độ theo quy định hiện hành. + Các nhiệm vụ cụ thể : - Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị. - Đề xuất phương hướng, biện pháp cải tiến quản lý tài chính hàng năm. - Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn thiện chế độ tiêu chuẩn, định mức thu, chi. - Đề xuất dự toán chi thường xuyên hàng năm trên cơ sở nhiệm vụ cấp trên giao. - Đề xuất phân bổ tài chính thường xuyên hàng năm. - Hướng dẫn các phòng ban trực thuộc lập dự toán chi hàng năm. - Tham mưu xét duyệt các dự toán thu, chi hàng năm của đơn vị được Giám đốc phân công. - Trình báo cáo Bộ chủ quản dự toán thu, chi tài chính của Công ty hàng quý, năm và các báo cáo cần thiết khác cho Kho bạc nhà nước nơi giao dịch. - Tổ chức thực hiện dự toán thu nhận hàng năm đã duyệt và các khoản thu nhận khác theo chỉ đạo, phê duyệt của Giám đốc công ty . 4 - Thực hiện chi xuất tài chính cho các khoản chi theo chế độ qui định, các khoản chi theo dự toán, chi công việc được duyệt và các khoản chi ngoài dự toán chi được Giám đốc phê duyệt. - Trình Giám đốc phê duyệt các hồ sơ thanh quyết toán của các cá nhân và các phòng ban trực thuộc. - Thực hiện việc thu nộp thuế thu nhập cá nhân có thu nhập cao theo quy định. - Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các qui định quản lý tài chính và chế độ tài chính. Thực hiện dự toán thu, chi hàng năm, chế độ chi trả cho người lao động, chế độ quản lý tài sản, các qui định về công nợ, xử lý mất mát, hư hỏng, thiếu hụt tài sản. - Thu nhận, xuất cấp bảo quản tiền mặt và các chứng chỉ, hiện vật có giá trị như tiền. - Thực hiện các thủ tục giao dịch ngân sách theo qui định với Kho bạc nhà nước Bắc Ninh. - Thực hiện các thủ tục giao dịch tài chính với các Ngân hàng thương mại có mở tài khoản. - Phát hành và luân chuyển các chứng từ kế toán theo qui định. - Thực hiện đầy đủ công tác kế toán tài chính theo qui định của Nhà nước . - Lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán theo qui định của Nhà nước. - Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định hiện hành của nhà nước phục vụ cho việc quản lý, điều hành của Giám đốc , của cấp trên. - Thực hiện tự kiểm tra tài chính và công khai tài chính theo chế độ quy định. 2.1 KẾ TOÁN TRƯỞNG : Nhiệm vụ: - Tổ chức, quản lý phòng kế toán. - Kiểm tra hồ sơ khai thuế tháng, báo cáo tài chính tháng, hồ sơ quyết toán thuế năm tài chính, báo cáo tài chính năm. - Lập báo cáo trình Ban Giám đốc Công ty, Ban kiểm soát của HĐQT. - Phân loại và cung cấp thông tin quản lý. - Đào tạo nhân sự kế toán về kỹ năng chuyên môn. Công việc đầu tháng: - Kiểm tra hồ sơ khai thuế tháng. - Kiểm tra báo cáo tài chính tháng. - Tóm tắt tình hình thực hiện tháng trước (những vấn đề đã thực hiện và còn tồn tại) - Chuẩn bị và phổ biến kế hoạch thực hiện trong tháng. Công việc hàng ngày: - Kiểm tra, ký tên bảng kê số dư tài khoản tiền gửi và ghi nhận trên sổ nhật ký. 5 - Tập hợp các khoản chi, kiểm tra các khoản chi, đối chiếu tổng cộng số dư tiền mặt, tiền gửi, cân đối và giải quyết các khoản thu,chi. - Kiểm tra các khoản công nợ phải thu, dự thu, phân công liên hệ khách hàng để đối chiếu công nợ phải thu hoặc đòi nợ. - Ghi nhận các thông tin, số liệu phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát trên sổ nhật ký hoạt động hàng ngày. Công việc hàng tuần: - Căn cứ các tài liệu liên quan như nêu trên lập báo cáo tuần và dự họp giao ban sáng thứ bảy hàng tuần. - Tuần cuối hàng tháng lưu ý kế toán thuế kiểm tra lại chứng từ khai thuế VAT cho tháng đang hoạt động để chuẩn bị lập hồ sơ khai thuế tháng. - Tuần cuối hàng tháng lưu ý kế Toán Tổng Hợp kiểm tra lại phần hành kế toán của các Kế Toán Viên để chuẩn bị lập báo cáo tài chính tháng. - Căn cứ các thông tin, số liệu phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát trên sổ nhật ký hoạt động hàng ngày để cập nhật trên sổ tay theo dõi giải quyết và phân tích các nội dung lưu ý trình Ban Giám Đốc có ý kiến chỉ đạo giải quyết. Công việc khác: - Hướng dẫn kỹ năng, nghiệp vụ kế toán, kỹ năng tổ chức quản lý công việc cho người thừa hành. - Thường xuyên kiểm tra phần hành kế toán để kịp thời hoàn thiện cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty (mẫu biểu áp dụng, cách thức kiểm soát, quy định hiện hành của nhà nước ). Tài liệu và sổ sách: - Lưu trữ các tài liệu liên quan pháp lý của Công ty. - Quản lý sổ nhật ký hoạt động của phòng kế toán. - Quản lý sổ theo dõi hợp đồng đã ký đã thực hiện, đang thực hiện, chưa thực hiện. - Kiểm tra và phân công hồ sơ khai thuế VAT, tài liệu về thuế (bảng khai hàng tháng, quyết toán thuế, số dư thuế của phòng máy ) - Quản lý sổ theo dõi doanh thu, giá vốn, tình hình thu - chi, công nợ phải thu, phải trả, bảng kê danh mục và tính trích khấu hao tài sản cố định, báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa, bảng kê chi tiết tạm ứng theo đối tượng, bảng kê chi tiết tập họp chi phí, kinh doanh theo đối tượng, bảng kê chi phí chờ phân bổ, chi phí trả trước (nếu có); bảng kê chi tiết ký quỹ, ký cược ngắn hạn, dài hạn; bảng kê chi tiết vay ngắn hạn, dài hạn theo đối tượng; bảng kê chi tiết chi phí phải trả, - Quản lý sổ thống kê và phân tích tình hình thực hiện hoạt động của Công ty 2.2 Nhân viên Kế toán tổng hợp 2.2.1 Trách nhiệm : - Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. - Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh. - Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp - Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và Khớp đúng với các báo cáo chi tiết. - Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao,TSCĐ,công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng CT, lập quyết toán văn phòng cty. - Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty. 6 - Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty. - In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp công ty theo qui định. - Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết. - Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán. - Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở. - Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo. - Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu. - Cung cấp số liệu Cho Ban Giám Đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu. - Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách phòng KT-TV. - Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến - Lưu trữ dữ liệu kế toán theo qui định. 2.2.2 Quyền hạn : - Trực tiếp yêu cầu các kế toán điều chỉnh nghiệp vụ khi phát hiện sai - Yêu cầu các kế toán viên cung cấp báo cáo kịp thời và đầy đủ theo qui định. 2.2.3 Quan hệ : - Nhận sự chỉ đạo và báo cáo phụ trách phòng Kế toán-tài vụ - Nhận thông tin và thông tin trực tiếp các kế toán viên. - Đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin kinh tế – tài chính. - Liên hệ các bộ phân khác thông qua phụ trách phòng KT-TV hoặc theo qui định. 2.3 Nhân viên kế toán công nợ. 2.3.1 Trách nhiệm: Kiểm tra các chứng từ trước khi lập thủ tục thu chi theo qui định Nhà nước ban hành. - Lập chứng từ ban đầu (phiếu thu ,chi theo biểu mẫu số 01-TT ,02-TT ban hành theo QĐ số 186 TC / CĐKT ngày 14/3/1995 của Bộ Tài Chính ) để làm căn cứ cho thủ quỹ thu chi tiền theo đúng qui định và đảm bảo kịp thời chính xác. - Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Chuyển giao các chứng từ ban đầu cho bộ phận liên quan ( các bộ phận trực thuộc Cty ) hằng tháng vào ngày 01 đến ngày 05. - Theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ. - In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt. - Đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày với thủ quỹ. - Đối chiếu tồn quỹ tiền mặt giữa báo cáo quỹ với kế toán tổng hợp Cty. - Lập tờ khai hàng hoá mua vào thuế GTGT theo biểu mẫu. - Lập phiếu nộp ngân sách – ngân hàng theo yêu cầu. - Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh , số thứ tự ,thời gian. Lưu trữ , bảo quản. - Yêu cầu chấp hành nguyên tắc bảo mật. - Lập hợp đồng huy động vốn . - Báo số dư huy động vốn theo định kỳ (hằng tháng ) hoặc đột xuất theo yêu cầu của phòng , BGĐ . - Tính lãi vay huy động vốn theo từng quý ,từng đối tượng và thông báo điều chỉnh lãi suất huy động vốn khi có phát sinh. 7 - Nhận chứng từ cở sở chuyển (bản sao hóa đơn ,phiếu nhập kho ,phiếu xuất kho,…) để thanh toán . - Hằng tháng đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ nội bộ ,công nợ khách hàng. - Lập lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng . - Tính toán số công nợ phát sinh hằng tháng lập giấy thông báo thanh toán công nợ (nội bộ và khách hàng) hằng tháng từ ngày 05 đến ngày 15 ( có cập nhập tình hình phát sinh tăng, giảm trong kỳ ). - Theo dõi , lập báo cáo tình hình số dư công nợ của nội bộ theo từng đối tượng đột xuất hoặc định kỳ (tháng quý năm ) theo yêu cầu Ban Giám Đốc, Kế Toán Trưởng (có đối chiếu với KTCS số dư công nợ) - Lập hóa đơn theo yêu cầu cơ sở căn cứ vào hợp đồng kinh tế và đơn đặt hàng đã ký . - Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn (mở sổ giao và ký nhận ) . - Mở sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế dài hạn. - Lập ,theo dõi thu hồi các biên bản chỉnh sửa ,thanh huỷ hóa đơn kịp thời . - Giao hóa đơn chưa sử dụng cho các cơ sở do Cty qui định tự lập hóa đơn giao khách hàng , kiểm tra hóa đơn cơ sở trả lại, lập phiếu theo dõi. - Hằng tháng , quý , năm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuế trong kỳ (theo mẫu) - Nhập dữ liệu xuất hóa đơn vào máy hằng tháng báo cáo tình hình xuất hóa đơn (doanh thu ) theo từng đơn vị cơ sở . - Sắp xếp lưu trữ hóa đơn (TGGT ,VCNB) đã sử dụng theo thời gian ,thứ tự số quyển, thứ tự số hóa đơn. - Đóng dấu , phát ấn chỉ ,lập phiếu xuất ấn chỉ ,báo cáo tình hình xuất nhập tồn ấn chỉ - Nhập liệu (nhập vào phần mềm kế toán) các dữ liệu kế toán căn cứ theo hóa đơn chứng từ do các kế toán cung cấp. - Kiểm tra và củng cố hóa đơn chứng từ đầu vào, đầu ra phù hợp với quy định của Pháp luật và chế độ kế toán thống kê. - Thực hiện công tác kế toán thu chi tiền mặt, tạm ứng bằng tiền mặt (chỉ đối với các khoản tạm ứng không nằm trong các công trình do kế toán công trình theo dõi), định kỳ hàng tuần đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ. - Khai báo thuế, quyết toán thuế với Cơ quan thuế theo luật định. - Theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình thay đổi chính sách về thuế. - Chịu trách nhiệm liên lạc trực tiếp với Cục Thuế, Sở, Ban ngành liên quan. - Thực hiện chức năng của kiểm soát viên nội bộ: kiểm tra độ tin cậy, tính trung thực, khách quan và chính xác của các khoản chi phí, các báo cáo tài chính, dự án… 2.3.2 Quyền hạn: - Khi chứng từ thanh toán chưa hoàn chỉnh chủ động trao đổi với khách hàng ,KTCS để hoàn thành nghiệp vụ thu ,chi. - Đề xuất Phụ trách Phòng các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc. - Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu - Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ . - Đề xuất Trưởng Phòng mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng - Đề xuất hướng xử lý khi phiếu yêu cầu xuất hóa đơn chưa phù hợp . - Đề xuất khi có điều chỉnh ,sửa đổi , thanh huỷ hóa đơn . - Lập nhu cầu và đề xuất đặt in ấn phẩm theo tình hình sử dụng . 2.4 Nhân viên Thủ Quỹ 2.4.1 Yêu cầu : - Cập nhật đầy đủ , chính xác , kịp thời Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ Quỹ - báo cáo khi cần cho BGĐ , KTT - Thực hiện đúng quy định về trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt đã nêu trên 8 2.4.2 Trách nhiệm : 2.4.2.1 Những quy định về quản lý tiền mặt A) Nghiệp vụ Thu – Chi Tiền Mặt : - Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện trong quy định công ty, quỹ tiềm mặt và có chứng từ . - Khi nhận được Phiếu Thu , Phiếu Chi ( do Kế Toán lập ) kèm theo chứng từ gốc , Thủ Qũy phải : • Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu , Phiếu Chi với chứng từ gốc • Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Thu , Phiếu Chi có phù hợp với chứng từ gốc • Kiểm tra ngày , tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của người có thẩm quyền. • Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt. • Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu Thu hoặc Chi . • Thủ quỹ ký vào Phiếu Thu hoặc Chi và giao cho khách hàng 1 liên • Sau đó Thủ Quỹ căn cứ vào Phiếu Thu hoặc Chi ghi vào Sổ Quỹ ( viết tay ) • Cuối cùng , Thủ Quỹ chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu hoặc Chi cho Kế Toán - Khi chi tạm ứng , trường hợp này do Thủ quỹ theo dõi và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và viết tay. • Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập và phụ trách cơ sở duyệt • Lưu giữ Phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở , người nhận tạm ứng và Thủ Quỹ . Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng. • Khi người nhận tạm ứng thanh toán, cũng cho ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ dư nợ còn lại . Thủ quỹ thu tiền tạm ứng vào Sổ quỹ tiền mặt viết tay. • Khi phần tạm ứng được thanh toán đợt cuối , lúc đó Kế toán mới lập Phiếu chi chính thức để vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và Thủ Quỹ tính toán số chênh lệch để thu thêm hoặc chi ra. • Đối tượng xin tạm ứng phải là CNV tại cơ sở và thời gian thanh toán tạm ứng tối đa 1 tuần B) Quản lý Quỹ tiền mặt : • Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két , không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ sở . Không được để tiền của cá nhân vào trong két. • Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp theo loại giấy bạc và được kiểm lại cuối ngày. • Cuối ngày in Sổ quỹ trên máy và lấy đầy đủ chữ ký. • Hằng ngày , Kế Toán cùng kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách , ký vào sổ Quỹ ( viết tay và bản in ). • Khóa Sổ và niêm két trước khi ra về. 2.4.2.2 Phương pháp lập sổ quỹ tiền mặt: A) Mở Sổ : • Sổ viết tay (của Cục Thống Kê ) ghi đầy đủ nội dung ở trang đầu , đánh số trang do Thủ Quỹ thực hiện • Sổ in trên máy thì in ra từ phần nhập liệu của kế toán B) Ghi chép ( đối với Sổ viết tay ) : • Không được sử dụng bút mực đỏ để ghi chép trong Sổ Quỹ • Nếu ghi chép sai , dùng thước kẻ gạch bỏ phần sai và ghi lại vào dòng kế tiếp 9 • Không ghi chồng lên phần gạch bỏ • Căn cứ vào Phiếu Thu – Chi , Phiếu tạm ứng để ghi vào các cột tương ứng trong Sổ Quỹ • Phiếu Thu – Chi , Phiếu Tạm ứng phải theo đúng thứ tự số phiếu phát sinh • Cuối trang cộng trang ở cột thu và chi nơi dòng quy định • Cuối ngày , khóa sổ và cộng ngày ở cột Thu – Chi và Tồn quỹ • Ghi thành tiền bằng chữ và Kế toán cùng Thủ Quỹ ký tên. C) Lưu giữ và luân chuyển : • Đối với Sổ quỹ tiền mặt viết tay :Thủ Quỹ thực hiện và lưu giữ để quản lý tiền mặt thực tế phát sinh tăng giảm và thực tồn • Đối với Sổ quỹ tiền mặt in từ máy: • Do Kế toán thực hiện trên máy khi lập Phiếu Thu- Chi và in ra cuối ngày theo tờ rời ( 2 liên ) • Thủ Quỹ cập nhật và đóng lại thành Sổ theo tháng ( liên phụ ) • Liên chính chuyển nộp về Công ty cùng Phiếu Thu – Chi và chứng từ gốc đi kèm • Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt : Kế toán lưu và Thủ Quỹ lưu ( đóng sổ ) 2.4.3 Quyền hạn : - Có quyền yêu cầu KTCS đối chiếu kịp thời số liệu trên Sổ quỹ tiền mặt và Sổ sách Kế toán , cũng như kiểm kê đột xuất khi cần - Được phụ trách cơ sở và các bộ phận có liên quan tại Cơ sở - Khi phát hiện vụ việc có ảnh hưởng thiệt hại đến Tiền mặt có quyền báo cáo trực tiếp với phụ trách cơ sở. 2.4.4 Báo cáo và ủy quyền: - Báo cáo mọi tình hình công việc được giao cho kê toán trưởng và phó kế toán trưởng, các vấn đề liên quan khác chỉ báo cáo với Ban lãnh đạo công ty hoặc các bộ phận khác khi có lệnh của Ban Giám đốc thông qua Kế toán trưởng về nội dung) - Trừ khi có yêu cầu của Tổng Giám đốc, thủ quỹ không được uỷ quyền cho người nào khác thực hiện công việc của mình. 2.5 Nhân viên kế toán kho Nhiệm vụ cụ thể: • Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra. • Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ. • Theo dõi công nợ, lập biên bản xác minh công nợ theo định kỳ (hoăc khi có yêu cầu), nộp về PKT-TV • Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan. • Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn 10 [...]... xuất của Công ty • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Công ty 5.1 Trưởng phòng Quản lý chất lượng Nhiệm vụ: - Xây dựng tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 : 2008 - Duy trì việc thực hiện hiệu quả các văn bản, thủ tục quản lý và hỗ trợ của toàn bộ hệ thống - Đảm bảo nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng và vai trò của từng khối chức năng - Tham mưu cho QMR những... thực hiện quản lý chất lượng theo các chương trình, các bộ tiêu chuẩn của Công ty quy định, đáp ứng theo yêu cầu ngày càng cao của khách hàng a) Chức năng: Tham mưu cho lãnh đạo Công ty thực hiện chức năng quản lý về sản phẩm; quản lý chất lượng sản phẩm xốp nhựa b) Nhiệm vụ: • • Tham mưu cho lãnh đạo Công ty chỉ đạo thực hiện chức năng quản lý sản phẩm: công tác quy hoạch, kế hoạch, chính sách, kỹ thuật,... của Trưởng/Phó phòng - Thực hiện các công việc khác có liên quan quy định của công ty và theo yêu cầu của Trưởng/Phó phòng 3.2 Nhân viên Xuất Nhập Khẩu 3.2.1 Chức năng : Quản lý hoạt động XNK của công ty 3.2.2 Nhiệm vụ : - Lập chứng từ theo các hợp đồng do trưởng bộ phận phân công Soạn thảo hợp đồng ngoại thương theo sự phân công của trưởng bộ phận Lập hồ sơ thanh lý hợp đồng theo sự phân công Liên hệ... dựng kế hoạch vật tư, bao bì, nguyên liệu và tổ chức thực hiện kế hoạch cung ứng kịp thời phục vụ sản xuất; - Quản lý kho thành phẩm, vật tư, bao bì sản xuất; - Tham mưu cho Ban Giám đốc về giá và chiến lược xuất khẩu; - Tham gia các kỳ hội chợ trong - ngoài nước và các hoạt động xúc tiến thương mại 3.1 Nhân viên kinh doanh/ dịch vụ khách hàng 3.1.1 Nhiệm vụ - Theo dõi, thống kê, phân tích thường xuyên... những cải tiến cho hệ thống - Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban trong toàn công ty để triển khai thực hiện các công việc có liên quan - Tiếp nhận thông tin, phân tích thông tin từ khách hàng, thông báo và chỉ đạo các biện pháp phòng ngừa các sản phẩm không phù hợp - Liên tục đưa ra các phương pháp cải tiến kiện toàn hệ thống 5.2 Nhân viên QC Tổng hợp 14 Nhiệm vụ : - Kiểm tra nguyên liệu đầu vào... và sổ sách theo dõi sản phẩm cho bộ phận sản xuất Làm các việc theo sự phân công của trưởng bộ phận 5.2 Nhân viên QC theo ca Nhiệm vụ: • Phụ trách theo dõi sản phẩm nhựa: - Lấy phiếu đề nghị của ca trước => nhập kho - Kiểm tra hàng sản xuất tại tất cả các máy và làm phiếu kiểm tra hàng ngày ( kiểm tra theo quy trình của phòng Quản lý chất lượng) - Dán và pass vào những sản phẩm đạt tiêu chuẩn - Kiểm... thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán • Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền • Hàng tháng làm báo cáo khấu hao định kì chuyển lên Ban Giám... thực hiện giao hàng 5 Phòng quản lý chất lượng: • Thực hiện kiểm soát các hoạt động liên quan đến chất lượng sản phẩm như đảm bảo thu mua nguyên liệu đủ chất lượng, không để sản xuất bị ách tắc; • Sắp xếp, bố trí và phân công công nhân viên thuộc phòng; \ • Yêu cầu các phòng ban, bộ phận khác tuân thủ những vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm thuộc phần mình quản lý; 13 • Tổ chức và kiểm tra việc... giảm thiểu thắc mắc, khiếu nại, nâng cao sự hài lòng các yêu cầu của khách hàng - Theo dõi, phân tích các yêu cầu của khách hàng, phản hồi của nhân viên và xây dựng tiêu chí, cơ chế đo lường hiệu quả hoạt động và thực hiện giám sát - Thực hiện các báo cáo định kỳ về tình hình giải quyết thắc mắc, khiếu nại của khách hàng cho Trưởng bộ phận, Ban Tổng giám đốc và các đơn vị có liên quan 11 - Phối hợp với... về sản phẩm, dịch vụ, quy trình và hướng dẫn đào tạo cho nhân viên - Nghiên cứu thị trường và lên phương án kinh doanh phù hợp đối với tình hình sản xuất của công ty - Tìm kiếm các nguồn lực, cơ hội, thị trường mới trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất cho công ty - Phát triển cơ sở khách hàng và quản lý danh mục khách hàng - Lập báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Trưởng/Phó phòng - Thực hiện . CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TỪNG PHÒNG BAN 1. Phòng Tổ chức Hành chính: - Triển khai thực hiện các nhiệm vụ về cải cách hành chính. - Tổ chức tiếp nhận công văn, giấy. Lãnh đạo công ty giao. 1.1 Trưởng phòng hành chính 1.1.1 Trách nhiệm: -Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. -Xây dựng các quy định,. quản lý của tổ chức theo quy định của pháp luật. - Thực hiện công tác báo cáo thường xuyên theo định kỳ hoặc đột xuất về công tác của phòng. - Thực hiện 1 số công tác khác trong chức năng của Công