Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1.DOC

Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Lời mở đầu

Hợp đồng xuất nhập khẩu là vấn đề tuy “ cũ “ song vẫn còn là một vấn đề nóng hổi Cũ vì ai cũng hiểu biết về tầm quan trọng, vai trò và vị trí của nó trong hoạt động xuất nhập khẩu Mới vì nội dung của nó rất đa dạng, diễn tiến, và những kinh nghiệm đợc rút ra từ việc ký kết và thực hiện hợp đồng là rất phong phú.

Một hợp đồng có thể coi là khởi đầu của một phi vụ kinh doanh và nó cũng là yếu tố quyết định đến các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau này Sở dĩ nh vậy là vì trong hợp đồng thể hiện sự cam kết ràng buộc rất chặt chẽ về đối tợng hợp đồng, quyền và nghĩa vụ mỗi bên Trong một thời điểm doianh nghiệp thờng phải ký kết và thực hiện nhiều hợp đồng, do đó vấn đề nội dung thoả thuận trong hợp đồng và vấn đề thực hiện những nội dung đó đòi hỏi phải có sự sắp xếp và quản lý một cách có hiệu quả.

Vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng tởng chừng nh đơn giản song trong thực tế do quy mô của tngf công ty, các tiềm lực của công ty, vấn đề thị tr-ờng, mùa vụ đều ảnh hởng rất lớn đến tiến trình thực hiện hợp đồng Vởy làm sao để có thể ký kết đợc nhiều hợp đồng, thực hiện có hiệu quả các hợp đồng đó, kiểm soát đợc tiến trình thực hiện từng hợp đồng là vấn đề lớn vẫn còn bỏ ngỏ.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của ký kết và thực hiện hợp đồng trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nghành dợc nói riêng, trên cơ sở những hoạt động thực tế trong thời gian thực tập tại công ty dợc phẩm trung ơng 1(Central Pharmaceutical Company No 1-CPC.1), cùng với sự hớng dẫn tận tình của thầy giáo, Thạc sỹ Trần Van Hoè, cùng các cô, các chú, các anh chị cán bộ công nhân viên ở công ty, tôi đã chọn đề tài “Hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp.

Mục đích chính của báo cáo này là:

 Tập trung nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề về hợp đồng và thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

 Tìm hiểu thực trạng quản lý về ký kết vàthực hiện hợp đồngnhập khẩu tại công ty CPC.1.

 Đề xuất một số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty.

Để nghiên cứu tôi có sử dụng phơng pháp duy vật biện chứng của chủ nghĩa Mác-Lênin, t tởng Hồ Chí Minh, và một số phơng pháp khác nh phân tích, tổng hợp, diễn giải, quy nạp, so sánh

Sau đây là kết cấu báo cáo thực tập tốt nghiệp:

chơng1: Hợp đồng nhập khẩu và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chơng 2: thực trạng vấn đề ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CPC.1

chơng 3: một số giải pháp tăng hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Mặc dù có nhiều cố gắng song do năng lực, thời gian và thông tin có hạnnên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định Do vậy tôi

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

mong các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị ở công ty CPC1 cùng các độc giả lợng thứ và có ý kiến đóng góp để bài viết đợc hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Hợp đồng mua bán ngoại thơng ra đời cùng với sự hình thành và phát triển của thơng mại quốc tế Bản chất cuả nó là hợp đồng mua bán nói chung, nh-ng đợc diễn ra trên một phạm vi địa lý rộnh-ng lớn thốnh-ng nhất về ý trí giữa các bên trong quan hệ mua bán hàng hoá.

Theo công ớc Viên 1980 thì hợp đồng mua bán ngoại thơng còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán quốc tế là sự thoả thuận giữa các đ-ơng sự có trụ sở kinh doanh ở các nớc khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu ( bên bán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhập khẩu ( bên mua ) Một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.

Điều cốt lõi của hợp đồng nhập khẩu là sự thoả thuận giữa các bên ký kết Nếu không có sự “ thuận mua vừa bán” thì không có mua bán, không có hợp đồng Hình thức của sự thoả thuận cũnglà hình thức của hợp đồng Thoả thuận viết làm nên hợp đồng văn bản ở nớc ta hình thức duy nhất hợp pháp đối với hợp đồng nhập khẩu là văn bản Hợp đồng văn bản la bản hợp đồng có chữ ký của hai bên mua bán, th từ, hoặc điện tín, điện chữ(fax) trao đổi giữa các bên nh bản chào hàng, chấp nhận chào hàng và xác nhận đơn đặt hàng.

b Các thành phần trong hợp đồng nhập khẩu

- Chủ thể tham gia ký kết hợp đồng nhập khẩu (thơng nhân): là các bên có trụ sở thơng mại ở các nớc khác nhau Các bên tham gia ký kết phải là những thực thể có đủ t cách pháp lý Dù là pháp nhân hay tự nhiên nhân, họ đều phải đợc phép trực tiệp xuất nhập khẩu.

Theo quan điểm của Việt nam, điều 80 luật thơng mại “ hợp đồng mua bán hàng hoá với thơng nhân nớc ngoài là hợp đồng mua bán đợc ký kết giữa một bên là thơng nhân Việt Nam và một bên là thơng nhân nớc ngoài “ Tại điều 5 khoản 6 cũng quy định : “ thơng nhân đợc hiểu là các cá nhân, pháp nhân, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh hoạt động thơng mại một cách độc lập và thờng xuyên “

Vấn đề đặt ra là phải xác định thơng nhân nớc ngoài nh thế nào ? theo điều 81 khoản 1 (luật thơng mại ):chủ thể nớc ngoài là thơng nhân và có t cách pháp lý đợc xác định theo căn cứ pháp luật mà thơng nhân đó mang quốc tịch.

- Đối tợng của hợp đồng: là hàng hoá- phải đợc phép mua bán theo quy định của pháp luật

- Khách thể của hợp đồng: là hành vi di chuyển quyền sở hữu về hàng hoá từ bên xuất khẩu sang bên nhập khẩu.

- Nguồn luật điều chỉnh hợp đồng NK: do các bên ký kết thoả thuận chỉ định để bổ xung cho những điều cha đợc quy định chi tiết trong hợp đồng.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Nguồn luật đó có thể là: Luật quốc gia bên ký kết ( nh luật nớc ngời bán, luật nớc ngời mua, luật nơi ký kết hợp đồng ); Luật quốc tế ( nh Incoterm 1990, Incoterm 2000, Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng

* Loại hợp đồng này có thể là hợp đồng một chiều hoặc hai chiều

Hợp đồng một chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thơng chỉ có mua và trả tiền.

Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiêp ngoại thơng và mua, vừa kèm theo bán hàng, hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng.

* Phânloại:

- Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp doanh nghiệp ngoại thơng sẽ trực kết ký kết hợp đồng với đối tác nớc ngoài, tự tổ chức thu gom nguồn hàng để xuất khẩu chịu mọi chi phí và với danh nghĩa của chính mình.

- Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu : theo hợp đồng này các đơn vị uỷ thác cho đơn vị ngoại thơng xuất khẩu hàng hoá nhất định, với danh nghĩa của doanh nghiệp ngoại thơng nhng chi phí là của nhà sản xuất

- Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu : doanh nghiệp ngoại thơng giao nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cho các đơn vị nhận gia công nớc ngoài, và thoả thuận với họ về sản xuất gia công chế biến thành phẩm theo những yêu cầu nh: kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lợng đợc quy định trớc Sau khi doanh nghiệp ngoại thơng nhận hàng để xuất khẩu thì phải trả tiền cho đơn vị nhận gia công nớc ngoài

- Hợp đồng liên kết xuất khẩu: Doanh nghiệp ngoại thơng và một doanh nghiệp nớc ngoài cùng bỏ vốn cùng các nguồn lực khác, cùng chịu những phí tổn và rủi ro để sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu

c.2 Hợp đồng nhập khẩu Đợc phân làm hai loại sau:

- Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp : theo hợp đồng này doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đứng ra ký kết hợp đồng nhập khẩu một loại hàng hoá nhất định nào đó, để đáp ứng nhu cầu kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp đó Mọi chi phí do doanh nghiệp chịu

- Hợp đồng nhập khâủ uỷ thác doanh nghiệp ngoại thơng dới danh nghĩa của mình ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nớc ngoài mua một hoặc một số hàng hoá nhất định những hàng hoá này không phải nhập về để sản xuất kinh doanh cho công ty, mà là cho một đơn vị đặt hàng nào khác nhờ nhập khẩu hộ chi phí cho quá trình nhập khẩu này sẽ do bên đặt uỷ thác chịu, đơn vị nhập khẩu chỉ nhận đợc thù lao gọi là hoa hồng do bên đặt uỷ thác trả.

d Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu.

Tuỳ thuộc vào tính chất, đặc điểm của hàng hoá, Hoặc tùy thuộc vào tập quán buôn bán giữa các bên, mà nội dung của hợp đồng có thể khác nhau Có những hợp đồng đa ra rất nhiều những điều khoản, điều kiện hết sức chặt

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

chẽ và chi tiết, nhng có những hợp đồng lại chỉ đa ra những điều khoản cơ bản nhất và hết sức đơn giản Nhng thông thờng một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thờng gồm hai phần là: những điều trình bầy (representations) và các điều khoản, điều kiện (terms and conditions)

 Trong những phần trình bầy ngời ta ghi:

Ví dụ: buyer agrees to buy and the seller agrees to sell the following commodity under the term and conditions stipulated below :

 Trong phần các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bao gồm ba loại điều khoản: điều khoản thờng lệ, điều khoản chủ yếu và điều khoản tuỳ nghi.

- Điều khoản thờng lệ : là những điều khoản mà nội dung của nó đã đợc ghi trong luật, các bên có thể đa vào trong hợp đồng hay không nhng mặc nhiên phải chấp nhận

- Điều khoản tuỳ nghi là những điều khoản mà các bên đa vào hợp đồng, có căn cứ vào sự thoả thuận giữa các bên và trên cở sở khả năng nhu câù của mỗi

Tên hàng là điều khoản quan trọng của mọi đơn chào hàng, th hỏi hàng, hợp đồng và nghị định th Nó xác định chính xác đối tợng mua bán, trao đổi Vì vậy các bên luôn tìm cách diễn đạt chính xác tên hàng Sau đây là một số cách thông dụng để biểu đạt tên hàng: ghi tên thơng mại, tên khoa học, và tên thông dụng của hàng hoá sản xuất, kèm theo địa phơng sản xuất, tên hãng sản xuất hoặc kèm theo công dụng của chúng

b.Điều khoản về phẩm chất

Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của đối tợng-hàng hoá mua bán điều kiên phẩm chất thể hiện những yêu cầu về mặt chất của hàng hoá nh tính năng ( lý tính, hoá tính, tính chất cơ lý ) quy cách, kích thớc, tác dụng của hàng hoá đó Các bên quan hệ của hợp đồng có thể thoả thuận lựa chọn việc xác định quy cách phẩm chất của hàng hoá theo một trong các cách thức sau đây :

- Mua bán hàng hoá theo phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn: phơng pháp này xác định phẩm chất hàng hoá dựa vào tiêu chuẩn chất lợng, tiêu chuẩn phơng

pháp sản xuất, chế biến, đóng gói, kiểm tra hàng hoá ví dụ iso 9000

TCVN là cơ sở để xác định hàng hoá chất lợng

- Mua bán hàng hoá theo mẫu: phơng pháp này xác định chất lợng hàng hóa trên căn cứ một số ít hàng hoá mà bên bán đa làm mẫu hàng Ngời bán phải có nghĩa vụ giao hàng cho ngời mua theo đúng mẫu Mẫu hàng hoá sẽ là cơ

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

sở để làm đối chứng với hàng hoá đợc giao, nếu các bên thoả thuận áp dụng cách thức này thì mẫu sẽ phải bảo quản lu giữ theo nguyên tắc chọn 3 mẫu nh nhau cho bên bán, bên mua và bên thứ 3 cất giữ, tất cả các mẫu hàng đó đều phải có xác nhận của các bên, đợc niêm phong và bảo quản đúng yêu câù kỹ thuật đối với mẫu.

- Một số phơng pháp khác: hàng hoá mua bán có thể đợc xác định phẩm chất qua quy cách hàng hoá(Specification), hay chỉ tiêu đại khái quen dùng, hay hàm lợng chất chủ yếu trong hàng hoá

c Điêù khoản về số lợng:

Điều khoản về số lợng cần ghi chính xác số lợng hàng hoá, hoặc có thể ghi số lợng hàng hoá kèm dung sai Do tính chất phức tạp của hệ thống đo l-ờng đợc áp dụng trong thơng mại quốc tế, các bên ký kết cần phải thoả thuận chọn và áp dụng tên những đơn vị phổ biến và dễ hiểu để tránh những hiểu lầm đáng tiếc xẩy ra trong giao dịch của mình

Đối với đơn vị dùng tính số lợng thì tuỳ vào từng loại sản phẩm và tuỳ thuộc vào tập quán khác nhau, ví dụ đối với sản phẩm đơn vị dùng để tính là viên, vỉ, lọ hộp, chai, mét tấn

Phơng pháp quy định trọng lợng gồm: trọng lợng cả bì, trọng lợng tịnh, trọng lợng thơng mại và trọng lợng lý thuyết

Số lợng có thể đợc ấn định là một con số cụ thể, song cũng có thể là con số phỏng chừng Tức trong giao dịch có thể giao nhận theo một số lợng cao hơn hoặc thấp hơn số lợng quy định trong hợp đồng Khoản chênh lệch là khoản dung sai về số lợng Khoảng này thờng đợc quy định trong các hợp đồng qua các cách ghi nh: about( khoảng chừng), approximately( xấp xỉ), hoặc moreless( hơn kém), hay +, -(cộng trừ) Nếu khoảng dung sai này không đợc ghi rõ ràng trong hợp đồng thì nó đợc hiểu theo tập quán buôn bán hiện hành đối với mặt hàng có liên quan.

d Điều khoản về bao bì, kí mã hiệu:

Trong điều khoản này, các bên thờng thoả thuận với nhau về yêu cầu chất lợng và giá cả của bao bì nh: Chất lợng bao bì, phơng pháp cung cấp bao bì và giá cả bao bì nhằm bảo đảm cho lộ trình vận chuyển và bảo quản hàng, đồng thời nâng cao tính hấp dẫn cho sản phẩm.

Chất luợng bao bì có qui định chung nh phải phù hợp với phơng thức vận tải, với từng phơng thức vận tải khác nhau thì có yêu cầu khác nhau về chất l-ợng bao bì Trong thực tế đã hình thành tập quán quốc tế về chất ll-ợng bao bì trong từng phơng thức vận chuyển

Chất lợng của bao bì cũng có thể đợc quy định cụ thể về vật liệu làm bao bì, về hình thức bao bì, về kích cỡ, số lớp và cách thức cấu tạo số lớp bao bì đó.

Phơng thức cung cấp bao bì có thể là: Bên bán cung cấp bao bì cùng với việc giao hàng cho bên mua, hoặc bên bán ứng trớc bao bì để đóng gói hàng hoá, sau khi nhận hàng bên mua phải trả lại bao bì (áp dụng với bao bì hàng hoá có gía trị ) hay bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua, hay bên bán yêu cầu bên mua phải gửi bao bì đến trớc để đóng gói sau đó mới nhận hàng.

Giá cả của bao bì có thể đợc xác định bằng cách tính luôn vào giá cả hàng hoá hay bên mua trả riêng hoặc tính nh giá cả của hàng hoá.

Quy định về ký mã hiệu hàng hoá đây là điều khoản nhằm tạo điều kiện cho việc giao nhận hàng hoá, bốc dỡ hàng hoá đợc thuận tiện.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

e.Điều khoản giá cả

Các bên có thể xác định cụ thể trong hợp đồng giá cả của hàng hoá hoặc quy định cách xác định giá cả Giá cả trong hợp đồng phải đợc biểu thị rõ về đơn giá, tổng giá, đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán, điều khoản bảo lu về giá cả đề phòng rủi ro tăng gía kể từ khi hợp đồng đợc xác lập cho đến khi các bên thực hiện hợp đồng

+ Về đồng tiền tính giá : giá cả trong buôn bán quốc tế có thể đợc thể hiện bằng đồng tiền của bên xuất khẩu, nớc nhập khẩu hoặc nớc thứ 3 thờng thì các bên lợa chọn đồng tiền có tinhs quốc tế nh USD

+ Mức giá giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thơng là giá quốc tế việc xuất khẩu thấp hơn giá quốc tế và nhập khẩu cao hơn giá quốc tế làm tổn hại đến doanh nghiệp và lơi ích quốc gia Vì vậy trớc khi ký kết hợp đồng các bên phải xác định theo các nguyên tắc định giá quốc tế.

Có 4 phơng pháp quy định giá nh sau:

(1) giá cố định( fixed price): giá cả đợc ký kết vào lúc ký kết hợp đồng và không đợc sửa đổi nếu không có sự thoả thuận khác

(2) giá quy định sau: giá cả không đợc quy định ngay sau khi ký kết hợp đồng mua bán mà đợc xác định trong quá trình thực hiện hợp đồng

(3) giá cả đợc xét lại ( revisabale price): giá đã đợc xác định trong lúc ký kết hợp đồng, nhng có thể đợc xem xét lại nếu sau này vào lúc giao hàng giá cả của hàng hoá đó giao động tới một mức nhất định thì hai bên có thể thoả thuận lại về điều kiện về giá hàng hoá.

(4) Giá di động ( sliding scale prices ) ; là giá cả đợc tính toán dứt khoát vào lúc thực hiện hợp đồng trên cơ sở giá cả quy định ban đầu có đề cập đến những biến động về chi phí sản xuất trong thời kỳ thực hiện hợp đồng.

+Việc xác định giá cả hàng hoá luôn định rõ điệu kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng đó Để quy đổi giữa giá FOB và giá CIF đợc tính theo công thức

+ Để khuyến khích, hỗ trợ, thởng ngời mua bên bán thờng dùng phơng pháp giảm giá nh: giảm giá do trả tiền sớm, do thời vụ, do mua khối lợng lớn

f Điều khoản về giao hàng

Nội dung của điều khoản này bao gồm: thời hạn giao hàng, địa điểm phơng thức và những quy định giao hàng.

+ Thời hạn giao hàng là thời hạn mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho bên mua Nếu các bên không có thoả thuận gì thì thời hạn này cũng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất ( nếu có) của hàng hoá từ ngời bán sang ngời mua.Thời hạn này có thể là giao hàng có định kỳ( một ngày cố định

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

hoặc là ngày cuố cùng của thời hạn giao hàng hoặc là một khoảng thời gian xác định.) hay là giao hàng ngay hoặc là giao hàng không định kỳ( sau khi nhận LC một số ngày hay khi nào xin đợc giấy phép xuất khẩu.

+ Địa điểm giao hàng: Địa điểm này luôn gắn chặt với phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giao hàng ( đợc qui định trong Intercoms 90) Thông thờng thì điều kiện này đã đợc xác định rõ trong điều kiện cơ sở giao hàng, ví dụ: Trong hợp đồng qui định CIF Hải Phòng, điều này cũng đồng nghĩa với việc giao nhận hàng sẽ diễn ra tại cửa khẩu cảng biển Hải Phòng.

+ Phơng thức giao hàng: gồm các bớc sau:

Giao hàng sơ bộ: Là bớc đầu xem xét, xác định ngay tại địa điểm sản xuất hoặc nơi gửi hàng, sự phù hợp về chất lợng, số lợng hàng hoá so với hợp đồng.

Giao nhận về số lợng, chất lợng: kiểm tra chính xác tính phù hợp của hợp đồngtrtên phơng diện số lợng và chất lợng hàng đợc giao.

Giao nhận cuối cùng: Là sự xác nhận rằng ngời bán đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.

+ Có những qui định thờng không đợc đa vào nội dung của hợp đồng nhng nó đã trở thành điều khoản thông lệ, buộc các bên phải thực hiện nh: Việc thông báo giao hàng, trớc khi giao hàng, ngời bán thông báo là hàng đã sẵn sàng để giao hoặc đã đem ra cảng để giao Ngời mua thông báo cho ngời bán những điều cần thiết để gửi hàng hoặc chi tiết của tàu đến nhận hàng Sau khi giao hàng, ngời bán vẫn phảỉ tiếp tục thông báo về tình hình hàng đã giao.

+ Một số quy định khác về việc giao hàng nh có thể giao hàng từng đợt hoặc phải giao một lần, cho phép chuyển tải hay chấp nhận vận đơn đến chậm

g Điều khoản về thanh toán

Đây là điều khoản cơ bản mà bất kỳ hợp đồng mua bán nào cũng đều phải có, nó thờng tiêu tốn mất nhiều thời gian công sức của các nhà thơng lợng đàm phán và thờng gây ra những vấn đề về tranh chấp giữa các bên.

Trong điều khoản này cần phải nêu đợc 3 nội dung sau:

+ Đồng tiền thanh toán: có thể là của bên xuất khẩu, bên nhập khẩu, hoặc nớc thứ 3 Đồng tiền thanh toán có thể không trùng với đồng tiền tính giá và lúc đó phải quy định mức tỷ giá thay đổi ví dụ trong hợp đồng xuất khẩu gaọ cho Nhật Bản giá ghi trong hợp đồng là 2000 yên/ tấn, nhng trong điều khoản thanh toán hợp đồng lại quy định trả tiền bằng USD, tỷ giá theo quy định của ngân hàng nhà nớc Việt nam vào thời điểm giao hàng

+ Thời hạn thanh toán; là thời hạn thoả thuận để trả tiền trớc, ngay hoặc sau khi giao hàng.

Trả tiền ngay theo tập quán quốc tế thì đây là việc thanh toán trớc lúc hoặc trong lúc ngời xuất khẩu đặt chứng từ hàng hoá hoặc đặt bản thân hàng hoá d-ới quyền định đoạt của ngời mua Thờng thì trong hợp đồng nêu rõ khi nào trả tiền ngay.

Trả tiền trớc là việc ngời mua giao cho ngời bán toàn bộ hoặcmột phần tiền hàng trớc khi ngơì bán đặt hàng hoá dới quyền định đoạt của ngợi mua Khoản ứng trớcthờng mang tính tín dụngmà ngời mau cấp cho ngời bán.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Trả tiền sau: Sau khi giao hàng một thời gian nhất định, ngời nhập khẩu mới trả tiền cho ngời xuất khẩu Theca chất đây là khoản tín dụng ngời bán câp cho ngời mua.

+ Phơng thức trả tiền : xuất phát từ việc bảo vệ quyền lợi của mình, các bên có thể sử dụng một trong các phơng thức sau:

Phơng thức trả tiền mặt (cash payment )

Phơng thức chuyển tiền: chuyển tiền bằng th(MT-Mail Transfer), chuyển tiền bằng phiếu (DT-Draft Transfer), chuyển tiền bằng điện (TT-Telegraphic Transfer).

Phơng thức thanh toán nhờ thu: là phơng thức thanh toán trong đó ngời bán, sau khi giao hàng hoá hoặc dịch vụ, uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền hàng hoá hoặc dịch vụ đó Gồm có hai phơng thức nhờ thu:

+ Nhờ thu phiếu trơn (Clear collection)

+ Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection).

Phơng thức tín dụng chứng từ: đây là một sự thoả thuận, trong đó một ngân hàng (gọi là ngân hàng mở th tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (ngời xin mở th tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho ngời khác (ngời h-ởng lợi số tiền của th tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do ngời này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi ngời này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong th tín dụng.

Th tín dụng có thể trả tiền ngay hoặc trả tiền sau hoặc có thể chuyển nhợng cho ngời th ba.

Điều kiện bảo đảm hối đoái: do sự biến động giá cả các đồng tiền nên để tránh rủi do có thể ra, các bên thờng thoả thuận những điều kiện đảm bảo hối đoái Có thể điều kiện bằng vàng hoặc là điều kiện bảo đảm ngoại hối.

Điều khoản về xử lý tranh chấp: phần này quy định rõ trong hợp đồng (sau khi có sự đồng ý của hai bên ký kết) rằng tranh chấp xử lý ở đâu, theo nguồn luật hay tập quán nào, do trọng tài kinh tế quốc tế nào xử, cách giám định địa điểm giám định và cơ quan giám định, bồi thờng nh thế nào.

h điều kiện cơ sở giao hàng.

Điều kiện cơ sở giao hàng quy định những cơ sở có tính nguyên tắc của việc giao nhận hàng hoá giữa bên bán với bên mua Những cơ sở đó là:

- Sự phân chia các trách nhiệm tiến hành việc giao nhận hàng giữa bên bán và bên mua nh: Thuê mớn phơng tiện vận tải, lu cớc, bốc hàng, dỡ hàng, mua bảo hiểm, khai hải quan, nộp thuế xuất nhập khẩu

- Phân chia các chi phí về giao hàng nh: các chi phí về chuyên chở hàng, chi phí bốc hàng, chi phí dỡ hàng, chi phí lu kho, chi phí mua bảo hiểm, tiền thuế

- Phân định sự di chuyển những rủi ro, và tổn thất của hàng hoá từ bên bán sang bên mua Hiện nay còn tồn tại một số tập quán buôn bán quy định về điều kiện cơ sở giao hàng khác nhau Song thông dụng nhất vẫn là Incoterms 1990 (hiện nay là Incoterms 2000 song cha sử dụng phổ biến).

Trong Incotermas 1990 có một số nhóm điều kiện giao hàng sau:

Incoterms 1990

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Tiềnvận tải cha trả

FCA Giao cho ngời chuyên chở FAS Giao dọc mạn tàu

FOB Giao trên tàu

DES Giao tại tàu DEQ Giao tại cầu cảng DDU Giao hàng thuế cha trả DDP Giao hàng thuế đã trả

Do điều kiện khách quan nên các doanh nghiệp nhập khẩu Việt Nam thờng sử dụng điều kiện CIF cảng đến trong mỗi hợp đồng nhập khẩu Do vậy trong phần này tôi xin chỉ đề cập tới điều kiện CIF cảng đến.

Với điều kiện CIF ngời bán phải:

- Ký kết hợp đồng chuyên chở đờng biển để chở hàng đến cảng đích.

- Lấy giấy phép nhập khẩu, nộp thuế, và giấy lệ phí xuất khẩu (nếu cần) - Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá trị CIF + 10%.

- Cung cấp cho ngời mua hoá đơn, vận đơn hoàn hảo và giấy chứng nhận bảo hiểm.

- Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu.

- Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này đã nằm trong tiền cớc (tàu chở là tàu chợ).

Còn ngời mua phải (bên NK):

- Nhận hàng theo từng chuyến giao hàng khi hoá đơn, giấy chứng bảo hiểm và vận đơn đợc giao cho mình.

- Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này cha nằm trong tiền cớc.

- Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng.

i Các điều khoản khác

Tuỳ vào tập quán, mối quan hệ và đối tợng mua bán mà các bên có thể thoả thuận đa thêm vào hợp đồng những điều khoản cần thiết Đó là những điều khoản có tính chất thành”luật” và các bên có thể tự ngầm định với nhau hay cũng có thể là các điều khoản hoàn toàn dựa trên sự tự nguyện của các bên đa vào.

Các điều khoản đó có thể là:

- Điều khoản về bảo hành ( việc đa các điều khoản này vào thờng là trong các hợp đồng mua bán máy móc, thiết bị kỹ thuật )

- Điều khoản về trách nhiệm do vi phạm hợp đồng

- Điều khoản về khiếu nại và trọng tài do vi phạm hợp đồng - Điều khoản về trờng hợp miễn trách

- Điều kiện có hiệu lực và thời hạn có hiệu lực của hợp đồng

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

II Các buớc tiến hành kí kết hợp đồng nhập khâủ

Nghiên cứu tiếp cận thị trờng Lập phơng án kinh doanh

Thơng lợng, đàm phán các điều khoản giao dịch

Kí kết hợp đồng

1.Nghiên cứu tiếp cận thị trờng

Ngoài việc nắm chắc tình hình môi trờng vĩ mô trong nớc ( nh chính trị, kinh tế, pháp luật…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đợc hai nguồn tin chính sau:

a) Nhu cầu của khách hàng: Doanh nghiệp cần xác định xem khách hàng của mình cần loại hàng gì, công dụng của chúng là gì, giá cả ở mức nào, số lợng là bao nhiêu, các yêu cầu về nhãn mác, xuất xứ hàng hoá…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

b) Nguồn cung ứng mặt hàng đó trên thị trờng:

 Về phía đối thủ: Các đối thủ sẽ cạnh tranh và chiếm lĩnh bao nhiêu % thị trờng.

 Về phía nhà cung cấp: họ có thể đáp ứng đợc bao nhiêu % nhu cầu những mặt hàng đó, doanh nghiệp sẽ mua từ đâu, từ nhà cung cấp nào Để cạnh tranh doanh nghiệp cần thực hiện những biện pháp gì.

Qua sự phân tích môi trờng vĩ mô và vi mô doanh nghiệp lập ra những ph-ơng án kinh doanh.

2.Lập phơng án kinh doanh

Trên cơ sở có sự lựa chọn sơ bộ về mặt hàng kinh doanh, nhà cung cấp, doanh nghiệp cần lập từng phơng án kinh doanh với từng mặt hàng, đồng thời phân tích lựa chọn những mặt hàng thích hợp với doanh nghiệp Các căn cứ lựa chọn là:

 Đánh giá tổng quát về thị trờng, xu hớng biến động mặt hàng đó, mức độ, quy mô cạnh tranh …) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

 Đánh giá khả năng cung ứng của công ty : + Nguồn cung cấp

+ Giá thành và giá cả hàng hoá

+ Vấn đề nguồn vốn, vấn đề nhân lực

 Tìm ra những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp

 Lựa chọn mặt hàng: Dự tính một số chỉ tiêu có thể đạt đợc của mặt hàng đó nh tỉ suất ngoại tệ, tỉ suất doanh lợi, điểm hoà vốn…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ.

 Lập kế hoạch kinh doanh: Lập các chơng trình, các bớc kinh doanh với từng mặt hàng

3.Tổ chức giao dịch và ký kết hợp đồng

Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp tổ chức thơng lợng đàm phán các điều khoản giao dịch để tiến tới ký kết hợp đồng Việc thơng lợng, đàm phán các điều khoản này có thể đợc thực hiện qua nhiều biện pháp nh quảng cáo, điện thoại, fax…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đQuá trình này bao gồm các bớc cơ bản sau:

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

*Hỏi giá ( Inquiry)

Ngời nhập khẩu sẽ tiến hành lập một th hỏi giá với nội dung nh: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, só lợng, thời gian giao hàng mong muốn và gửi tới ngời xuất khẩu đề nghị ngời xuất khẩu báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.

Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của nguời hỏi giá Ngời hỏi giá thờng hỏi nhiều nơi nhằm nhận đợc bản chào giá tốt nhất Đây là bớc đi có tính chủ động của đơn vị nhập khẩu để đi tới kí kết hợp đồng.

*Phát giá chào hàng(OFFER).

Chào hàng là thông điệp mà ngời xuất khẩu muốn gửi tới nhà xuất khẩu để thể hiện ý chí muốn bán hàng của mình Chào hàng này cũng có thể là th hỏi giá của nhà nhập khẩu, cũng có thể là ngời xuất khẩu chủ động chào hàng cho một hoặc một số nhà nhập khẩu nào đó, nội dung của chào hàng nêu rõ: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lợng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì ký mã hiệu

Chào hàng có hai loại: loại có ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu (gọi là chào hàng cố định), và loại không ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu (gọi là chào hàng tự do )

* Đặt hàng (order ).

Bớc này diễn ra nếu nhà nhập khẩu đồng ý chấp nhận chào hàng của nhà xuất khẩu, ngời nhập khẩu sẽ đa ra một đặt hàng Đặt hàng chính là đa ra lời đề nghị ký kết hợp đồng Trong đặt hàng, ngời nhập khẩu sẽ nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.

* Hoàn giá (courter offer)

Trong trờng hợp ngời nhập khẩu không chấp nhận hoàn toàn chào hàng của nhà xuất khẩu, mà đa ra một lời đề nghị mới thì đề nghị mới này là trả giá, khi có sự trả giá, chào hàng trớc coi nh bị huỷ

* Chấp nhận (acceptance)

Đây là sự chấp nhận hoàn toàn tất cả mọi điều kiện của chào hàng mà ngời xuất khẩu đa ra, khi đó hợp đồng coi nh đợc thành lập

4.Kí kết hợp đồng

Hai bên mua và bán, sau khi đã thống nhất thoả thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi ghi lại cẩn thận mọi điều đã thoả thuận gửi cho đối phơng Đó là văn kiện xác nhận, văn kiện do bên xuất khẩu gửi thờng gọi là giấy xác nhận bán hàng, do bên nhập khẩu gửi là giấy xác nhận mua hàng Xác nhận thờng đợc lập thành hai bản, bên lập xác nhận kí trớc rồi gửi cho bên kia, bên kia kí xong giữ lại một bản gửi trả lại một bản Việc xác nhận cũng có thể là một văn bản có xác nhận của hai bên và đợc gọi là bản hợp đồng

Iii tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thơng đợc ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là một công việc phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổ các nguồn lực của đơn vị kinh doanh một cách hợp lý, hơn nữa là đảm bảo đợc quyền lợi quốc gia và uy tín kinh doanh của công ty Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc của việc thực hiện hợp đồng,

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả, lợi nhuận của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.

Với một đơn vị chuyên doanh nhập khẩu để thực hiện hợp đồng, đơn vị đó phải tiến hành các khâu sau:

1 Xin giấy phép nhập khẩu 2 Mở L/C (nếu cần).

3 Thuê tàu hoặc lu cớc phí 4 Mua bảo hiểm.

5 Làm thủ tục hải quan.

6 Nhận hàng tại tàu chở hàng 7 Kiểm tra hàng hoá.

8 Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu 9 Làm thủ tục thanh toán.

10 Khiếu nại (nếu có).

1-Xin giấy phép nhập khẩu.

Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nớc quản lý nhập khẩu Vì thế sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó Hồ sơ thờng bao gồm: Đơn xin nhập khẩu, bản sao hợp đồng đã ký với nớc ngoài, phiếu hạn ngạch, VISA, giấy báo trúng thuần Việc cấp giấy phép xuất nhập khẩu do Bộ Thơng Mại cấp Trong giấy phép nhập khẩu có quy định, ngời làm nhập khẩu hoặc hàng nhập khẩu với một nớc nhất định nào đó, chuyên cjở bằng một phơng thức vận tải và giao nhập tại một cửa khẩu nhất định.

2-Mở L/C (Letter of Credit- Th tín dụng).

Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiềm năng thanh toán bằng L/C, một trong các công việc đầu tiên mà bên nhập khẩu phải làm để thực hiện hợp đồng là mở L/C.

Về thời gian mở L/C: nếu hợp đồng không quy định gì thì phụ thuộc vào thời gian giao hàng, thông thờng L/C đợc mở khoảng 20-25 ngày trớc khi đến giao hàng.

Căn cứ để mở L/C: là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Khi mở L/C, công ty dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là ”Giấy xin mở tín dụng nhập khẩu” Mẫu đó cùng với bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu đợc chuyển đến ngân hàng ngoại thơng cùng với hai uỷ nhiệm chi một uỷ nhiệm chi để lấy quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.

Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài về đến ngân hàng ngoại thơng, đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng Sau đó ngân hàng mới chuyển chứng từ cho bên nhập khẩu đi nhận hàng.

3+4 Nghiệp vụ thuế tàu, lu cớc phí, mua bảo hiểm.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thơng, việc thuê tàu chở hàng đợc tiến hành dựa vào ba căn cứ sau:

+ Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thơng + Đặc điểm mua bán.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

+ Điều kiện vận tải.

Việc thuê tàu hay lu cớc phí đòi hỏi phải có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trờng thuê tàu, tinh thông các điều kiện thuê tàu hơn nữa các doang nghiệp nhập khẩu thờng sử dụng điều kiện CIF làm cơ sở giao hàng nên viẹc thuê tàu hay lu cớc phí thờng do bên xuất khẩu hay một công ty vận tỉa làm còn công ty chỉ làm thủ tục đến nhận hàng.

Trong quá trình vận chuyển hàng hoá thờng gặp nhiều rủi ro, tổn thất Để an toàn các chủ hàng thờng ký hợp đồng bảo hiểm với một công ty bảo hiểm nào đó Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký kết hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” Khi mau bảo hiểm chuyến, chủ hàng gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “Giấy yêu cầu bảo hiểm” Trên cơ sở giấy đó chủ hàng và công ty bảo hiểm ký hợp đồng bảo hiểm.

5- Làm thủ tục hải quan

Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quócc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan Việc làm thủ tục hải quan bao gồm có ba bớc chủ yếu sau:

- Khai báo hải quan: Chức năng khai báo các chi tiết về hàng hoá trên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tucj giấy tờ Yêu cầu của việ kiểm tra là phải trung thực và chính xác Nội dung của tờ khai báo gồm những mục nh: loại hàng, ten hàng, số-khối lợng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, nhập khẩu với nớc nào Tờ khai hải quan phải đợc xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết, chứng từ xuất xứ (CO).

- Xuất trình hàng hoá: hàng hoá nhập khẩu phải đợc sắp xếp theo trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát Chủ hàng phải chụi chi phí về nhân công về mở đóng các kiện hàng.

- Thực hiện các quyết định của hải quan sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra các quyết định nh:

+ Cho phép hàng đợc qua biên giới (Thông quan).

+ Cho hàng đi qua kèm theo điều kiện nh phải sửa chữa, phải bao bì lại

Đơn vị kinh doanh phải trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận tiến hành:

- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (Ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu.

- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàngnhập khẩu hàng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ,

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

nhập khẩu cho một đơn vị trong nớc) và dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc toa xe chở hàng đa hàng về sân giao nhận.

- Thanh toán cho cơ quan vận tải các phí tổn về giao nhận, bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu.

- Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập các biên bản về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi quyền hạn của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.

7 kiểm tra hàng hoá nhập khẩu.

Sau bớc nhận hàng, là bớc kiểm tra hàng hoá nhập xem có đúng với hợp đồng hay không.

Theo tinh thần nghị định 200/CP ngày 31/12/1973 và thông t liên bộ giao thông vận tải-ngoại thơng số 52/TTLB ngày 25/1/1975 thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu phải đợc kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình tiến hành công việc đó.

Cơ quan ga, cảng phải kiểm tra liêm phong kẹp chì trớc khi dỡ hàng ra khỏi phơg tiện vận chuyển Nếu hàng có tổn thất hoặc xếp không theo lô, vận đơn thì cơ quan giao thông mời bên giám định lập biên bản giám định dới tàu Nếu hàng chuyên chở mà bị thiếu hụt, mất mát thì phải có biên bản kết toán nhận hàng với tàu.

Doanh nghiệp nhập khẩu với t cách là một bên đứng tên trên vận đơn phải lập th dự kháng nếu nghi ngờ hoặc nhận thấy hàng thực sự có tổn thất phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra thuộc những rủi ro đã mua bảo hiểm.

8 Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu.

Khi doanh nghiệp nhập khẩu theo phơng thức nhận uỷ thác thì doanh nghiệp sẽ giao số hàng đó cho bên đặt hàng nhập khẩu.

9.Làm thủ tục thanh toán.

Nếu phơng thức thanh toán là L/C thì bên nhập khẩu phải mở L/C theo quy định Sau khi nhận hàng và kiểm tra hàng hoá, các giấy tờ chứng từ, nếu hợp lệ thì doanh nghiệp nhập khẩu thanh toán cho ngân hàng.

Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng phơng pháp nhờ thu (thờng là ph-ơng thức nhờ thu kèm chứng từ) thì bên nhập khẩu đợc kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định Sau thời gian này nếu bên mua không có lý do từ chối thanh toán thì ngân hàng xem nh yêu cầu đoì hàng là hợp lệ.

10-Khiếu nại về hàng hoá và giải quyết khiếu nại.

Khi thực hiện hợp đồng về nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, thiếu hụt thì bên nhập khẩu cần phải lập ngay hồ sơ khiếu nại để không bỏ lỡ thì hạn khiếu nại.

Cần phải căn cứ vào trách nhiệm nghĩa vụ của các bên để lựa chọn đối tợng khiếu nại cho phù hợp: đối tợng đó có thể là ngời xuất khẩu hay ngời vận tải hay bên bảo hiểm.

Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất nh: biên bản giám định, hoá đơn, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm Việc khiếu nại sẽ đợc giải quyết giữa hai bên Nếu hai bên không tự giải quyết đợchoặc không thoả đáng thì ngời nhập khẩu có thể kiện bên đối tác ra Hội Đồng

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Trọng Tài Quốc Tế hoặc ra Toà án.

 Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Giám sát là hoạt động nhằm theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ của các bên tham ra hợp đồng mua bán ngoại thơng thi hành theo đúng cam kết trong hơp đồng mỗi bên đợc thực hiện đúng, thì điều hành hợp đồng lại là công việc hoàn toàn khác, hoạt đông này diễn ra khi thực tế có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà những vấn đề này không đợc tính trớc vào lúc xây dựng hợp đồng, và lúc này nó đòi hỏi cần phải có sự thay đổi các quy định và các điều khoản của hợp đồng

Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà ngời mua phải thực hiện để đảm bảo rằng anh ta có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ liệu ngời xuất khẩu có đang thực hiện nghĩa vụ của mình nh đã quy định hay ngầm định trong hợp đồng hay không Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên này còn phải đợc nhà nhập khẩu và nhà cung cấp thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong giai đoạn thực thi hợp đồng Nếu nhà nhập khẩu không thiết lập một hệ thống nhắc nhở anh ta về các nghĩa vụ của hợp đồng tại thời điểm thích hợp, thì có thể xẩy ra chyện anh ta hoặc là sẽ quên hay thực hiện chậm các nghĩa vụ đó Đối với ngời nhập khẩu một điều cũng không kém phần quan trọng là anh ta phải đợc thông tin đầy đủ chính xác về việc nhà cung cấp thi hành những nghĩa vụ của họ đến đâu từ đó xác định đợc nhiệm vụ của mình tiếp theo.

Vậy, giám sát hợp đồng nh là một hệ thống các công việc nhằm theo dõi tiến trình hợp đồng, xác định nhiệm vụ tiếp theo của mỗi bên để đảm bảo cả hai bên tránh đợc chậm chễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.

* Các phơng pháp giám sát

+Các phơng pháp thủ công: không hề có một phơng pháp thủ công cụ thể nào đợc thiết lập riêng biệt cho việc giám sát hợp đồng những phơng pháp đã dùng trong việc quản lý hồ sơ hoặc các hoạt động lập sơ đồ và kế hoạch trong quản lí kinh doanh đợc cải biên để sử dụng trong lĩnh vực này Các phơng pháp này nói chung đều liên quan đến thiết lập thời gian biểu của các sự kiên và công việc rôì sau đó mới là sử dụng các thẻ ghi hoặc là dấu hiệu nhằm báo hiệu khi nào thì có một công việc cần làm.

Ba biến thái chủ yếu của các hệ thống này là - Hồ sơ theo dõi hợp đồng

- Phiếu theo dõi hợp đồng - Phiếu ghi chỉ số hợp đồng

+ Các phơng pháp sử dụng máy điện toán

Cách tiếp cận cơ sở để quan sát hợp đồng bằng hệ thống có máy vi tính về căn bản là giống nh cách tiếp cận đã mô tả đối với các phơng pháp thủ công, u điểm chính của hệ thống dùng máy tính là sự dễ dàng trong tổ chức và truy nhập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong việc điều hành các công việc giám sát, cũng nh việc liên hệ với các bộ phận khác trong cơ quan nhập khẩu, vớ các nhà cung cấp, các đại lý vận tải, công ty bảo hiểm, ngời chuyển tiếp hàng hoá

iv những chứng từ và phơng tiện tín dụng cơ bản trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

1.Chứng từ hàng hoá.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lợng và số lợng của hàng hoá Những chứng từ này ngời mua sẽ nhận đợc từ ngời bán Ngời mua cần kiểm tra bộ chứng từ này trớc khi thanh toán cho bên bán Bộ chứng từ này gồm:

- Hoá đơn thơng mại (Commercial invoice): Đây là một háo đơn có tứac dụng đòi tiền ngời mua số tiền đã đợc ghi trên hoá đơn Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng giá trị hàng hoá, điều kiện cơ sở giao hàng, phơng thức thanh toán, phơng thức chuyên chở hàng.

- Hoá đơn này đợc lập nhiều bản và đợc dùng trong nhiều việc khác nhau nh xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, xin cơ quan quản lý ngoại hối cấp ngoại tệ, tính tiền thuế ở hải quan.

- Bản kê chi tiết (Specification): Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hoá, Hơn nữa nó còn có tác dụng bổ sung cho háo đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi, phẩm cấp khác nhau.

- Phiếu đóng gói (Packing Tist): Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container, .), thờng đính trên bao bì hàng hóa

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận số lợng (Certificate of Quanlity), giấy chứng nhận trọng lợng (Certificate of Weight): Là chứng từ xác nhận chất lợng, số lợng, trọng lợng hàng thực giao và chứng minh các chỉ tiêu đó phù hợp với hợp đồng Các chứng nhận đó có thể do cơ quan giám định cấp.

2.Chứng từ vận tải:

Đây là chứng từ do ngời chuyên chở cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở Chứng từ vận tải thờng dùng trong nhập khẩu là: Vận đơn đờng biển và vận đơn đờng không.

- Vận đơn đờng biển: có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đờng biển, là chứng chỉ quyền sở hữu hàng hoá và là chứng từ xác nhận ngời vận chuyển đã nhận hàng để vận chuyển Qua vận đơn, tình trạng hàng hoá khi bốc lên tàu và tình hình đặc biệt của việc xếp hàng lên tàu đợc ghi rõ ràng.

Nội dung của vận đơn: ở mặt trớc ngời ta ghi rõ tên ngời gửi hàng, tên tàu, số hiệu của chuyến đi, tên hàng, ký mã hiệu, số lợng kiện, trọng lợng cả bì, tên ngời nhận hàng tình hình trả cớc, tình hình bản gốc, số bản gốc đã đợc lập, ngày tháng cấp vận đơn ở mặt sau ngời ta ghi sẵn các điều khoản đợc áp dụng vào vận đơn, thông thờng ngời ta dùng vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh hoặc vận đơn vô danh Khi cấp vận đơn, vận đơn đó có thể là vận đơn sạch hay vận đơn không sạch (Trong thực tế còn tồn tại nhiều loại vận đơn khác nhau, độc giả có nhu cầu xin xem thêm tài liệu khác).

Vận đơn đờng biển đợc vận hành một số bản gốc (thành một bộ vận đơn) ở bản sao do thuyền trởng ký phát (copy) thì không có giá trị pháp lý mà dùng cho thông báo giao hàng kiểm tra hàng hoá, thống kê hải quan.

- Biên lai thuyền phó (Master receipt): Do thuyền phó phụ trách về hàng hoá xác nhận về việc đã nhận hàng để chở ở biên lai này có ghi kết quả của việc nhận hàng, kiểm hàng khi hàng đợc bốc lên tàu: Biên lai này không có

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

tác dụng là chứng chỉ sở hữu hàng hoá trừ phi hợp đồng có quy định khác - Phiếu gửi hàng: do chủ hàng đề nghị ngời chuyên chở cho lu khoang xếp hàng lên tàu.

- Bản lợc khai hàng hoá: là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu, thông tin về tiền cớc.

- Sơ đồ xếp hàng trên tàu.

- Các giấy tờ về giao nhận hàng khác - Vận đơn đờng hàng không (Air way bill )

Đây là chứng từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho ngời gửi hàng để xác nhận đã nhận hàng để chở Nội dung của vận đơn này cũng nh vận đơn ờng biển Vận đơn hàng không do ngợi gửi hàng điền vào ba bản chính rồi đ-ợc giao cho ngời chuyên chở cungf với hàng hoá Bản thứ nhất có đóng dấu “để cho ngời chuyên chở” do ngời gửi hàng ký tên Bản thứ hai có đóng dấu “để cho ngời nhận hàng” thì do ngời chuyên chở và ngời nhận hàng cùng ký tên Bản thứ ba do chữ ký của ngời chuuyên chở trả lại cho ngời gửi hàng sau khi ngời chuyên chở đã nhận hàng.

3.Chứng từ bảo hiểm:

Đây là chứng từ do bên bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm và đợc điều tiết mối quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với ngời đợc bảo hiểm Chứng từ này gồm:

- Đơn bảo hiểm: do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm.

-Giấy chứng nhận bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm xác nhận một lô hàng nào đó đã đợc bảo hiểm theo một điều kiện của hợp đồng bảo hiểm dài hạn Nội dung của nó bao gồm các điều khoản về đối tợng bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho tính toán bảo hiểm và các điều kiện bảo hiểm đã thoả thuận.

4-Chứng từ hải quan

Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan, ngời chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hoá ngang qua biên giới quốc gia Bộ chứng từ này gồm một số chứng từ sau:

- Tờ khai hải quan (Entry Customs Declaration) là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá Theo điều lệ của hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải đợc nộp cho cơ quan hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu, tờ hải quan phải đợc trình ùng với tờ giấy phép nhập khẩu, bảng kê chi tiết hàng hoá, vận đơn (bản sao) (Theo nghị định 171/HĐBT ngày 27/5/1991).

- Giấy phép nhập khẩu: là chứng từ do Bộ thơng mại cấp, cho phép chủ hàng đợc nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định, có cùng tên hàng, từ một nớc nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định.

Nội dung của giấy phép nhập khẩu bao gồm: tên và địa chỉ của ngời mua, tên và địa chỉ của ngời xin nhập khẩu, số hiệu và ngày tháng của hợp đồng, tên của cửa khẩu giao nhận, phơng tiện vận tải, tên hàng, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, số lợng hoặc trọng lợng, giá đơn vị và tổng trị giá, thời hạn hiệu lực của giấy phép.

- Giấy chứng nhận xuất xứ (CO-Certificate of Origin) là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng hoá.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan theo chính sách của nhà nớc vận dụng các chế độ u đãi khi thính thuế và nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn nghạch.

Nội dung của chứng từ này bao gồm: tên và địa chỉ của ngời mua, tên và địa chỉ của ngời bán, tên hàng, số lợng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng và chứng nhận của tổ chức có thẩm quyền về nơi sản xuất ra hàng.

- Giấy chứng nhận về vệ sinh, kiểm dịch: do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nớc cấp cho chủ hàng với nội dung về kiểm tra phẩm chất của hàng hoá.

5-Chứng từ kho hàng

Do xí nghiệp kho hàng cấp cho ngời chủ hàng nhằm xác nhận đã nhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng háo đó, gồm biên lai kho hàng và chứng chỉ lu kho Biên lai kho hàng do bên kho hàng cấp có biên nhận đã lu kho một số hàng hoá nhất định, trong thời hạn nhất định Biên lai này có thể chuyển nhợng bằng cách ký hậu.

6 Phơng tiện tín dụng

Phơng tiện tín dụng là văn bản xác nhận một khoản nợ, một trái quyền, dùng để mua bán, chuyển nhợng trái quyền đó.

- Hồi phiếu (Bill of exchange Draft): là một tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của một ngời ký phát cho ngời khác, yêu cầu khi ngời đó nhìn thấy hồi phiếu, hoặc đến một ngày cụ thể nhất định hoặc đến một ngày có thể xác định trong tơng lai phải trả một số tiền nhất định cho một ngời nào đó hoặc theo lệnh của ngời này trả cho một ngơì khác hoặc trả cho ngời cầm phiếu.

Thờng trong hoạt động nhập khẩu thì bên ký phát là ngời xuất khẩu còn bên trả tiền là ngời nhập khẩu hoặc ngân hàng mở L/C hay ngân hàng xác nhận.

- Séc (Cheque) là tờ lệnh trả tiền vô điều kiện của chủ tài khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng ký phát cho ngân hàng yêu cầu ngân hàng này chi trả số tiền ghi trên séc cho ngời hởng.

- Th tín dụng (L/C): là một văn th của một ngân hàng căn cứ theo yêu cầu của ngời nhập khẩu (ngời yêu cầu mở L/C) gửi cho ngân hàng khác (ngân hàng thông báo) cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu với điều kiện ngời xuất khẩu phải trình những chứng từ thoả mãn các yêu cầu đề ra trong th tín dụng.

Phần 2: Thực trạng việc kí kết và thựchiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty Dợcphẩm Trung ơng I

I: Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty dợc phẩm trung ơng I (tên giao dịch cpcI) km số 6- đờng Giải phóng- Thanh xuân- Hà nội

1 Lịch sử hình thành, phát triển và chức năng nhiệm vụ củaCông ty:

Ngay sau khi hoà bình lập lại ở miền Bắc năm 1954, cùng với các ngành nghề kinh tế khác, để phục vụ cho sự nghiệp hàn gắn vết thơng chiến tranh, bảo vệ và xây dựng miền Bắc XHCN làm hậu thuẫn đắc lực chi viện cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nớc ở miền Nam Ngành kinh tế Dợc cũng đợc hình thành và phát triển từ năm 1954 đến nay, tiền thân của Công ty Dợc phẩm TWI trực thuộc Bộ Nội thơng, cho tới năm 1971 mới chính thức

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

thành lập với tên Công ty Dợc phẩm TW trực thuộc Bộ Y tế Sau năm 1975 do nhu cầu thuốc chữa bệnh cho nhân dân phát triển và mở rộng, nhất là ở các tỉnh miền Nam vừa giải phóng Tổng Công ty Dợc Việt nam trực thuộc Bộ Y tế đã đợc thành lập, để phân biệt trụ sở chính của các Công ty và Xí nghiệp thành viên Theo sự chỉ đạo của Nhà nớc các đơn vị trực thuộc ở phía Bắc đều thêm số 1 vào sau tên đơn vị, các đơn vị ở Thành phố Hồ Chí Minh thêm số 2 và một số đơn vị trực thuộc ở miền Trung( Đà nẵng) thêm số 3 Từ đó Công ty Dợc phẩm TWI đợc hình thành và tiếp tục các chức năng nhiệm vụ đã đợc giao Cho đến ngày 22/4/1993 Bộ Y tế có quyết định số 408/BYT-QQĐ theo Nghị định 388HĐBT ngày 9/4/1993 của Văn phòng Chính phủ về việc đồng ý cho phép thành lập lại các doanh nghiệp Nhà nớc thuộc Bộ Y tế Công ty D-ợc phẩm TWI chính thức đD-ợc tái lập cho đến ngày hôm nay.

Quá trình phát triển của Công ty đợc tóm tắt nh sau:

Tiền thân của nó là một kho thuốc của Nhà nớc do Bộ Y tế quản lý nhằm dự trữ, bảo quản, cấp phát, phân phối theo lệnh của Cơ quan chủ quản Nguồn thuốc ban đầu chủ yếu bằng nguồn viện trợ từ các nớc Liên xô và Đông âu cũ hàng năm tổng trị giá tơng đơng từ 1 đến 3 triệu USD mỗi năm Thuốc sản xuất trong nớc chủ yếu là đông y và cao đơn hoàn tán, thuốc tân dợc có làm nhng cũng rất ít vì nớc ta không có ngành sản xuất nguyên liệu làm thuốc nh các nớc tiên tiến trên thế giới Tuy nhiên do nhu cầu xã hội ngày càng phát triển, do nhu cầu phục vụ cho cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nớc ở cả hai miền Nam bắc, đặc biệt là chi viện cho miền Nam, Công ty Dợc phẩm TWI đã có một bớc phát triển nhanh hơn vì trong giai đoạn này cả miền Bắc chỉ tập trung vào một Tổng Kho của Trung ơng là Công ty Dợc phẩm TWI Từ đây thuốc đợc phân phối cho các tỉnh thành, các Bệnh viện đa khoa đầu ngành, hỗ trợ cho Quân y, chi viện cho chiến trờng miền Nam, Lào và Campuchia Tất cả đều theo mệnh lệnh và kế hoạch của Bộ Y tế từ số lợng, chủng loại thuốc, giá cả và phơng thức giao nhận, vận chuyển Nói tóm lại đặc trng cơ bản cho thời kỳ này là phục vụ không mang tính kinh doanh Chuyển sang giai đoạn kinh tế thị trờng từ khi có quyết định thành lập lại doanh nghiệp và đợc Nhà nớc cấp giấy phép cho xuất nhập khẩu trực tiếp ngày 5/11/1993 số 1.19.1.013/GP, Công ty Dợc phẩm TWI mới thực sự chuyển sang hạch toán kinh doanh độc lập theo đúng nghĩa của nó, tức là tự chịu trách nhiệm bảo toàn vốn, kinh doanh có lãi, nộp đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc và đảm bảo thu nhập thực tế cho ngời lao động theo các chế độ chính sách hiện hành kết hợp phục vụ cho sự nghiệp chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân theo định h-ớng của Bộ Y tế trực tiếp chỉ đạo Nói chung mức tăng trởng hàng năm tơng đối đều đặn từ 5 đến 20% trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật nh doanh số bán ra, nộp Ngân sách, lãi thực hiện và thu nhập của ngời lao động

Về chức năng nhiệm vụ chủ yếu từ trớc đến nay của Công ty vẫn là lu thông phân phối và kinh doanh thuốc và các loại nguyên liệu làm thuốc, gần đây nhất đợc bổ xung thêm chức năng kinh doanh: Hoá chất xét nghiệm, dụng cụ y tế và vệ sinh cũng nh các loại Mỹ phẩm theo các quy chế, chế độ hiện hành đã đợc Nhà nớc và Bộ Y tế ban hành.

Ngoài các chức năng mang tính kinh doanh cho đến nay Công ty Dợc phẩm TWI vẫn đợc Nhà nớc giao thêm nhiệm vụ dự trữ thuốc quốc gia, thuốc phòng chống dịch bệnh, bão lụt, thuốc cho các chơng trình kế hoạch hoá gia đình

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Thực tế trong các năm qua Công ty Dợc phẩm TWI vẫn làm tốt chức năng cung ứng thuốc cho 31 tỉnh thành từ Trị thiên Huế trở ra đặc biệt là các tỉnh miền núi Tây bắc, Việt bắc Hợp đồng cung ứng thờng xuyên với 32 bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của TW, Hà nội và một số tỉnh xung quanh Hà nội Và cung ứng nguyên liệu cho các xí nghiệp sản xuất trong nớc chủ yếu ở phía Bắc và một phần ở thành phố Hồ Chí Minh Theo số liệu tổng quát hàng năm Công ty cung ứng 70% doanh số bán ra của Công ty cho các doanh nghiệp quốc doanh và 30% cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thuốc thuộc các thành phần kinh tế khác Công ty thờng xuyên quan hệ với nhiều Công ty của 20 nớc trên thế giới đợc Bộ Y tế cho phép bán thuốc vào Việt nam với tổng kim ngạnh trung bình từ 15 đến 20 triệu USD hàng năm với gần 1000 loại hàng hoá nằm trong danh mục thuốc thiết yếu cho nhu cầu điều trị bệnh của nhân dân đã đợc Bộ Y tế đa ra theo quy chuẩn hớng dẫn chung của tổ chức Y tế thế giới.

2 Cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý của Công ty:

Công ty Dợc phẩm TWI (CPC1) là doanh nghiệp loại 1 đợc thành lập theo NĐ388 của Chính phủ và QĐ408/BYTQĐ của Bộ Y tế, mô hình quản lý theo hình thức hạch toán độc lập đồng thời là thành viên của Tổng công ty Dợc Việt nam( Tổng Công ty 90) Toàn bộ hoạt động của Công ty đợc quản lý thống nhất tập trung, hạch toán kế toán, hạch toán kinh doanh xuất nhập khẩu, mua bán nội địa đợc quản lý thông qua các hợp đồng kinh tế theo đúng chế độ hiện hành dới sự kiểm tra, giám sát của các ngành chức năng của Nhà nớc và trực tiếp là Bộ Y tế Đặc trng về cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công ty nhằm đáp ứng các mục tiêu chủ yếu sau đây:

- Tập trung làm tốt khâu nhập khẩu hàng hoá kết hợp nguồn nhập từ nội địa tạo quỹ hàng hoá để thoả mãn từng bớc nhu cầu thuốc chữa bệnh của nhân dân.

- Tổ chức tốt màng lới bán ra thông qua các hệ thống cửa hàng, chi nhánh, phòng Kế hoạch nghiệp vụ bằng các biện pháp tăng cờng tiếp thị phân tích nhu cầu, thị trờng, mô hình bệnh tật từng khu vực, từng địa phơng, từng mùa khác nhau để kịp thời nắm bắt thị trờng đảm bảo kinh doanh có lãi hợp lý.

- Tổ chức tốt việc tồn trữ, bảo quản thuốc trong kho để đảm bảo chất lợng thuốc thật tốt, cung ứng thuốc kịp thời, đúng chủng loại, an toàn, hợp lý cho ngời bệnh.

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc

- Chăm sóc ngày càng tốt hơn nữa đời sống cho ngời lao động trên cơ sở năng suất, chất lợng và hiệu quả của từng khâu công việc.

Tất cả những nội dung cụ thể trên đây đợc thể hiện một phần trên sơ đồ bộ máy tổ chức và mô hình quản lý hiện nay của Công ty:( Sơ đồ trang bên)

Nhìn chung cơ cấu tổ chức và mô hình quản lý hiện tại của Công ty cha thật tinh gọn, còn nhiều đầu mối do vậy hiệu quả sẽ cha thể đạt đợc theo ý muốn, nhất là trong cơ chế thị trờng Tuy nhiên do năng lực cán bộ và tính đặc thù công việc mang tính chuyên sâu do vậy việc khắc phục tình trạng này cần phải có thời gian thử nghiệm, đây gần nh là mô hình phổ biến của các Công ty Dợc phẩm hiện nay ở Việt nam chúng ta

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

II Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty:

A/ KháI quát về tình hình kinh doanh nhập khẩu của công ty CPC.1

1 Tình hình thị trờng mặt hàng dợc phẩm

Hiện nay trên thị trờng thuốc hợp pháp lu hành 3 nguồn:

- Thuốc nhập khẩu chính thức qua các công ty xuất nhập khẩu y tế và thuốc đợc sản xuất trong nớc.

- Thuốc đợc đa vào theo đờng phi mậu dịch - Thuốc viện trợ.

Theo quyết định số 111/TTg và thông t số 14/thị trờng-BYT nguồn thuốc phi mậu dịch đợc hạn chế tối đa thông t số13/1998/TT-BYT ngày 15/10/1998 quy định thuốc viện trợ đợc quản lý và sử dụng theo chơng trình, không đợc phép bán ra thị trờng Nh vậy về cơ bản thuốc trên thị trờng chủ yếu là nguồn nhập khẩu chính thức và thuốc sản xuất trong nớc Ngoài ra cũng còn từ nguồn nhập lậu, tiểu nghạch Theo thống kê thì giá trị thuốc nhập khẩu không ngừng gia tăng Năm 1997 là 387, 1 triệu USD, năm 1998 là 416 triệu USD, và năm 1999 là 450 triệu USD Với khoảng 8000 mặt hàng thuốc lu hành chính thức trên thị trờng trong đó nhập khẩu khoảng 4500 mặt hàng Các mặt hàng thuốc có thể đợc phân loại nh sau:

- Thuốc tim mạch.

- Thuốc tác dụng trên hệ thần kinh trung ơng - Thuốc chống nhiễm khuẩn.

- Thuốc vè bộ máy tiêu hoá - Thuốc tác dụng trên hệ hô hấp.

- Thuốc trợ lực:vitamin, dịch truyền…) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

Theo công ty CPC.1 thì mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh, các thuốc độc AB (thuốc tác động vào tim mạch và hệ thần kinh trung ơng).

Trên thị trờng thuốc hiện nay, ngời dân có thể mua thuốc ở mọi nơi Với sự đa dạng và phong phú về chủng loại thuốc, ngời thầy thuốc đợc lựa chọn thuốc, ngời dân cũng có thể mua thuốc để tự điều trị cho mình.

Với mô hình bệnh tật ở vùng nhiệt đới, bệnh nhiễm khuẩn luôn giữ vị trí hàng đầu, hàng năm tỉ lệ thuốc kháng sinh chiếm khoảng 30% đến 40% giá trị nhập khẩu.

Theo nghiên cứu cho thấy nhu cầu thuốc tăng trung bình hằng năm trên 10% Với lý do chính là sự già hoá dân chúng và ngân sách dành cho bảo vệ sức khoẻ tăng lên Tiền thuốc bình quân trên đầu ngời năm 1992 là 1,5USD/ngời, 1993 là 2,5 USD, năm 1994 là 3,2 USD

Về tình hình nhà cung cấp: cho đến cuối năm 1999 có khoảng 200 công ty nớc ngoài của trên 20 nớc chính thức đợc Bộ Y tế cấp giấy phép bán dợc phẩm vào Việt Nam đây là một thực tế rất thuận lợi cho việc lựa chọn nhà cung cấp, mặt hàng nhập khẩu.thợc tế cho thấy giá trị trung bình một hợp đồng thờng không lớn mà lý do chính là bên nhập thờng thiếu vốn, thị trờng nhỏ lẻ và tình hình thị trờng bất ổn định.

2 Tình hình kinh doanh của công ty một số năm gần đây.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Theo báo cáo tình hình hằng năm, do ảnh hởng ngày càng nặng của cuộc khủng hoảng tài chính châu á làm tỉ giá ngoại tệ tăng dẫn đến chênh lệch giá trên 3 tỷ đồng Hàng nhập về sau 3 tháng mới thực hiện thực hiện xong một chu kỳ kinh doanh do đó gặp phải nhiều rủi ro Mặt khác thị trờng trong nớc đang bị thu hẹp do sức mua của dân c về thuốc tăng không nhiều trong khi các nhà sản xuất trong nớc tự bán, tự khai thác thị trờng ngày càng nhiều, các hãng dợc phẩm ngày càng tỏ ra thông thạo và thâm nhập vào thị trờng rộng khắp từ đồng bằng đến cả vùng sâu vùng xa, họ có biện pháp cạnh tranh rất quyết liệt, rất linh hoạt Năm 1997 kim nghạch nhập khẩu chiếm khoảng 64, 8% tổng giá trị mua vào con số đó cho năm 1998 là 64, 6%, 1999 là 60% Những con sồ trên cho thấy nhập khẩu là hoạt động mua chủ yếu của công ty Tỉ trọng nhập khẩu năm 1999 có giảm song xét về số tuyệt đói thì lợng giảm này không lớn :từ 209 tỷ đồng còn 198 tỷ đồng tức giảm 11 tỷ đồng ( Xin xem số liệu bảng sau).

Bảng 1: Thống kê một số chỉ tiêu kinh doanh trong 3 năm qua.

Trong năm 1999, có sự cạnh tranh gay gắt lại chịu những khó khăn nh lãi suất vay ngân hàng tăng, tỉ suất ngoại tệ tăng, giá các hàng hoá dịch vụ khác tăng trong khi giá thuốc giảm, các nhóm thuốc chủ lực bị cạnh tranh gay gắt và thị trờng quốc tế biến động nhanh làm cho tình hình tieeu thụ đã chậm lại càng khó khăn hơn tuy vậy doanh số bán của công ty vẫn tăng ( từ 335 tỷ năm 1998 lên 367 tỷ năm 1999 ).

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

 Về tình hình nhập khẩu từng loại mặt hàng thuốc:

- Nhập khẩu nguyên liệu thuốc liên tục tăng Cụ thể là năm 1997 đạt 4, 8 triệu USD, 8, 0 triệu USD (1998), 7, 4 triệu USD năm 1999 Tổng giá trị nguyên liệu mua vào năm 1999 giảm không đáng kể so với năm 1998 song kim nghạch nhập khẩu giảm phần chính là do sự biến động của tỉ giá làm tỉ suất hàng nhập khẩu giảm do đó hạn chế nguồn nhập từ bên ngoài - Về thành phẩm, tổng giá trị mua liên tục giảm những năm gần đây Năm 1997 là 8,7 triệu USD, năm 1998 là 7,5 triệu USD, năm 1999 là 6,7 triệu

Lý do giảm nhập thì có nhiều song phần chính là do:

1 Các mặt hàng nội địa đã phát triển và dần chiếm thị trờng nội địa

2 Do sự đa dạng trong sản phẩm dợc nên có nhiều sản phẩm thay thế, do đó các thuốc có cùng tác dụng cũng dẽ dàng chen chân vào các mặt hàng công ty kinh doanh.

3 Do sự cạnh tranh của các nhà sản xuất, các hãng trong và ngoài nớc làm co hẹp thị phần của công ty.

4 Mặt khác do sự biến động của thị trờng thế giới và sự biến động của tỉ giá làm giảm lợng nhập của công ty.

Qua bảng tổng kết ta có thể thấy tỉ trọng của nguyên liệu trong kim nghạch nhập khẩu ngày càng tăng Đây cũng là xu hớng phù hợp với mục tiêu của công ty.

 Về nguồn nhập:

Công ty có nguồn nhập từ trên 20 nớc khác nhau Với những mặt hàng có chất lợng cao công ty thờng nhập từ các nớc châu âu nh Đức, Hungary, Pháp Với những mặt hàng có chất lợng “ bình dân” công ty thờng nhập từ các nớc châu á nh ấn Độ, Trung Quốc, Hàn Quốc Dới đây là số liệu một số nguồn nhập chủ yếu của công ty:

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK này thể hiện sự tăng hiệu quả trong hoạt động của công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng Trong bối cảnh từ năm 1996, hầu hết các doanh nghiệp Việt nam thờng bị chững lại thậm chí bị thua lỗ mà công ty đạt đợc kết quả ngày càng cao hơn đã thể hiện sự vững mạnh của công ty

Biểu đồ 2: Lợi nhuận thực hiện.

Để tiến tới kí kết hợp đồng, một nội dung không thể bỏ qua là xác điịnh đ-ợc đối tợng và nội dung nhập Công ty CPC.1 xác định việc đó căn cứ vào một trong hai hớng sau:

*Hớng đi chủ động:

Theo hớng này, công ty chủ động tìm kiếm thị trờng tiêu thụ mặt hàng kinh doanh, thị trờng nhà cung cấp Các bớc cụ thể trong hớng đi này là:

- Nghiên cứu thị trờng để xác định mặt hàng nhập khẩu:

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Thuốc chữa bệnh cho dù là một loại hàng hoá đặc biệt, nhng nó cũng phải tuân theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị trờng nói chung Nói một cách tổng quát muốn kinh doanh có lãi phải nghiên cứu kĩ những đặc điểm cơ bản của tình hình thị trờng Công ty dợc phẩm trung ơng I có truyền thống hình thành và phát triển khá lâu so với các doanh nghiệp khác cùng ngành Tuy có nhiều kinh nghiệm có sự hiểu biết về thị trờng tiêu dùng thuốc, nhng cũng chỉ dùng ở mức phân phối, cấp phát theo lệnh là chính, chuyển sang cơ chế thị trờng thì cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh đã thay đổi rất nhanh do tác động của nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan.

- Tổng quan thị trờng thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm qua của công ty đợc phân tích tóm tắt nh sau: thị phần dợc phẩm tính bình quân đầu ngời hàng năm ở Việt Nam có tăng trởng khá nhanh từ 3 USD/ Đầu ngời năm 1995 đã tăng lên 5, 5 USD/ đầu ngời năm 1999 Tuy nhiên so với mức khuyến cáo tối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải có 10 USD/ ngời/ năm mới đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân Tổng kim ngạch nhập toàn ngànhtheo cục quản lý Dợc thông báo năm 1999là khoảng 450 triệu USD Vấn đề đặt ra ở đây là nhập mặt hàng nào, nhập về bán cho ai, tỉ lệ kết cấu nh thế nào là hợp lý để vừa bảo hộ đợc thuốc sản xuất trong nớc, vừa thực hiện đợc chính sách quốc gia về thuốc của nhà nớc ban hành, chi phí phải hợp lý, bảo toàn vốn và có lãi Đây là bài toán rất khó cho doanh nghiệp kinh doanhthuốc chữa bệnh trong nớc hiện nay Qua kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế năm công ty dợc phẩm trung ơng I đã đa ra định hớng chiến lợc tổng quát nh sau:

Quyết tâm duy trì giữ vững và phát triển thị trờng truỳên thống của công ty đó là: các công ty thực phẩm tuýên tỉnh, các xí nghiệp sản xuất trong nớc (bán nguyên liệu cho họ ) và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của trung ơng, Hà Nội và các tỉnh xung quanh Thực tế công ty đã có mối quan hệ truyền thống gắn bó với 32 tỉnh từ Thừa thiên -Huế trở ra, cộng với 32 bệnh viện lớn và hơn 10 xí nghiệp sản xuất trong nớc Tổng kết hàng năm doanh số bán ra cho 3 đối tợng khách hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc doanh, một số đồng vốn phải dùng kinh phí từ nguồn vốn ngân sách cấp là chủ yếu ( nhất là 9 tỉnh miền núi Tây Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khác có sử dụng thêm nguồn kinh phí bảo hiểm y tế, nói chung họ đợc chính quyền địa phơng giúp đỡ và bảo hộ bằng những cơ chế riêng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể của từng tỉnh Do vậy ít rủi ro, tuy nhiên do thiếu vốn nên công nợ thờng kéo dài cũng là nhân tố làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty Ngoài ra công ty cũng rất chú ý đến thị trờng bán cho các đối tợng khác thuộc thành phần kinh tế khác, tuy chỉ chiếm 30% tỉ trọng nhng là nơi rất năng động linh hoạt do vậy khi tiếp xúc với họ công ty học đợc nhiều kinh nghiệm và nâng cao năng lực cho cán bộ nghiệp vụ kinh doanh, đồng thời nắm bắt thị trờng nhanh chóng hơn.

Từ những thực tế kinh nghiệm công ty đã xác địmh đợc bốn nhóm mặt hàng chủ lực để nhập khẩu là:

- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh - Thuốc và nguyên liệu làmg thuốc Vitamine - Thuốc hớng thần

- Thuốc bổ, dịch truyền

Trong các nhóm hàng công ty phân ra những mặt hàng chủ lực cụ thể chiếm số lợng lớn, tỷ trọng cao, thống kê kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cần

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

nhập Bởi vì, Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, gió mùa, nóng ẩm, đất nớc trải dài ba miền có nhiều đặc trng khác nhau và thay đổi thờng xuyên Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốc cũng rất khác nhau Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải đợc xem xét để đi trớc và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc hớng thần), vì đây là nhóm thờng chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nớc ta hiện nay Tuy nhiên, công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dợc khác, thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu tơng đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác định đợc là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng nh nhà phân phối các loại thuốc cần dùng Đồng thời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có đợc về nhu cầu, về số lợng, chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với ngời tiêu dùng trong nớc Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá Tất nhiên, mọi điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất lợng “ thuốc phải là hàng đầu Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩm tơng tự với các Giáo s, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho ngời bệnh, tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân.

Tóm lại, để xác định đợc những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã đồng thời tiến hành các bớc nghiên cứu thị trờng trong nớc và ngoài nớc, trên cơ sở đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả Tuy nhiên, do lợng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốn của công ty mới cung ứng đợc cho thị trờng thuốc nói chung một lợng cha lớn lắm, còn cần phải đầu t nhiều hơn nữa.

- Lập phơng án kinh doanh nhập khẩu

Muốn có phơng án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty Dợc phẩm trung ơng I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thể cả về chủng loại, giá cả, số lợng và chất lợng Mặt khác, phải có thông tin dự báo từ nhu cầu thị trờng trong nớc và thế giới, phải có kiến thức cơ bản về mô hình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dợc thì mới có phơng án phù hợp, sát thực tế, phục vụ đợc ngời bệnh Thứ tự quy trình lập phơng án kinh doanh nhập khẩu của công ty đợc thực hiện qua các bớc sau:

+ Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trớc để xác định rõ nhu cầu cho từng đối tợng và chủng loại một cách chi tiết.

+ Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông thờng là 10% so với cùng kì năm trớc

+ Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở số liệu lịch sử cộng dự báo tăng trởng do các nhân tố chủ quan và khách quan mang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hoặc nhập ít đi, có loại tăng lên.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

+ Các kế hoạch năm, tháng, quý đều đợc cụ thể hoá bằng các chi tiết để ký các hợp đồng kinh tế Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra u khuyết trong quá trình thực hiện

+ Trong phơng án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trờng truyền thống đồng thời thờng xuyên tìm cách mở rộng thị trờng

+ Chú ý thị trờng và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút khách hàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi

+ Trong phơng án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra

Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác Công ty cũng xác định cho dù phơng án có khả thi đến đâu đi chăng nữa, đó cũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có đ-ợc hiệu quả Muốn đạt đđ-ợc kết quả mong muốn, phơng án kinh doanh nhập khẩu phải đợc sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng, ban, kho xởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiều tiến bộ đạt kết quả khá nhng cha cao, cha tơng xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến phơng thức lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt đợc nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay.

- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng

Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi th hỏi giá đến các nhà cung cấp này Mục đích của gửi th hỏi giá là tìm kiếm đợc nhà cung cấp tốt nhất Trong hỏi giá, công ty đa ra các điều khoản nh : tên hàng, phẩm chất, số lợng, nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng …) doanh nghiệp kinh doanh cần nắm chắc đ

Đáp lại lời hỏi giá của công ty, ngời xuất khẩu sẽ đa ra một thông báo giá (quotation ) Trong đó nêu rõ các nội dung nh: tên hàng, phẩm chất, số l-ợng, giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanh toán.

Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà ngời xuất khẩu đa ra trong báo giá, công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách :

+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà cung cấp Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (Sale Confirmation), thông báo này đợc coi nh hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá.

+ Yêu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với các điều khoản cơ bản nh đã đợc thoả thuận trớc đó, và có thể đa thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng thơng vụ làm ăn Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu đợc thực hiện qua th tín, fax Rất hiếm khi ngời xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu.

Nếu công ty vẫn cha thoả mãn với thông báo giá của ngời xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác Nhung trong hầu hết các trờng hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, mà chủ yếu là nhũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanh toán.

Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK

Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều đợc lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng Anh và phải có chữ kí của hai bên Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiết của một hợp đồng Trong chấp nhận bán thì ngời ta thờng loại bỏ các điều kiện về miễn trách, trọng tài khiếu nại, bồi thờng, phạt.

- Do tác động của nhà cung cấp:

Theo hớng này, các nhà cung cấp nớc ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trực tiếp tới chào hàng tại công ty Hớng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nội dung nh sau:

Nhận đợc chào hàng từ phía nhà cung cấp nớc ngoài : việc tiếp nhận các chào hàng này thông thờng là qua đờng th tín, fax, chiếm khoảng 80% các chào hàng nhận đợc Số còn lại là các công ty, các nhà cung cấp nớc ngoài trực tiếp đến chào hàng, chủ yếu là các đối tác mới

- Ngiên cứu thị trờng : Có đợc các thông tin về nguồn hàng, mặt hàng và các điều kiện giao dịch Lúc này công ty mới tiến hành nghiên cứu thị trờng, mà chủ yếu là thị trờng trong nớc : đánh giá thăm dò thị trờng trong nớc : đánh giá thăm dò thị trờng trong nớc bằng cách gửi các bản chào hàng tới các khách hàng trong nớc

- Lập phơng án kinh doanh : Trên cơ sở những nội dung chào hàng của nhà cung cấp, kết hợp giá cả có thể chấp nhận đợc của khách hàng và nhu cầu của thị trờng Tính toán các chi phí có thể có để từ đó công ty đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trên các điều khoản đã nêu hay không

Hớng đi này làm cho công ty luôn bị động về thi trờng, mặt hàng và cả vấn đề đàm phán ki kết hợp đồng, gây bất lợi cho công ty Thế nhng, đây lại là phơng hớng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu đợc kí kết hàng năm.

- Do tác động của bên uỷ thác mua:

theo hớng này công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bên uỷ thác để lựa chọn nhà cung cấp, sau đó tiến hành đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng Với hợp đồng này trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty chỉ đóng vai trò là ngời trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mình nh-ng bằnh-ng chi phí của bên uỷ thác sau khi hành-ng về cônh-ng ty giao hành-ng luôn cho bên đặt hàng và nhận hoa hồng.

Qua phân tích thống kê cho thấy phần lớn những hợp đồng đợc ký kết theo hớng thụ động là những hợp đồng thành phẩm, còn ở hợp đồng nguyên liệu số hợp đồng uỷ thác hằng năm rất ít ( khoảng 10 hợp đồng ).

Số hợp đồng ký theo hớng thụ động giảm nhiều phản ánh sự cố gắng rất nhiều của công ty trong việc tìm hiểu thị trờng, đặt mối quan hệ với các bạn hàng ( ngời mua ) Tỉ trọng loại hợp đồng này giảm từ 45% năm 1997 còn 38% năm 1998, và 28% năm 1999.