Hoàn thiện một bước tổ chức bộ máy văn phòng của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn.DOC

Hoàn thiện một bước tổ chức bộ máy văn phòng của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Khoáng sản Sóc Sơn

Lời nói đầu……… 1

Chơng I: Những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy văn

II Vai trò của tổ chức bộ máy văn phòng …… 6

1 Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp 6

2 Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng 7

a Yêu cầu tổ chức 7

b Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp 7

c Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng 8

Chơng II Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của công ty Cổ phần đầu t thơng mại khoáng sản Sóc Sơn …… 13

I Quá trình hình thành và phát triển 13…

1 Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty Cæ phÇn ®Çu t th¬ng m¹i

4 Xu híng ph¸t triÓn trong nh÷ng n¨m tíi cña c«ng ty 17

II Tæ chøc bé m¸y v¨n phßng t¹i c«ng ty ……… 18

Kh¸i qu¸t chung vÒ phßng Hµnh chÝnh tæ chøc 18

Chơng III: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức văn

phòng tại công ty 27

1 Bổ sung và thực hiện quy chế tập trung dân chủ 28

2 Bố trí, sắp xếp lại nhân sự phòng Hành chính tổ chức …… 30

Sắp xếp, bố trí lại vị trí các phòng ban …… 31

Tăng cờng công tác kiểm tra …… 32

Xây dựng sơ đồ phân phối công việc …… 33

Đào tạo, bồi dợng đội ngũ cán bộ văn phòng …… 35

Tăng cờng các biện pháp quản lý, quy định, quy chế hoạt động công ty 36

Đầu t trang thiết bị văn phòng và cải tiến trờng làm việc …… 36

Nâng cao vai trò trách nhiệm của phòng hành chính tổ chức………… 37

Kết luận……… 38 Tài liệu tham khảo.

Phụ lục

Lời nói đầu

Từ một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp, từng bớc chuyển dần sang kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hớng chủ nghĩa xã hội có sự quản lý của Nhà nớc( Đại hội VI tháng 12 năm 1986 ), đã mở ra một chơng mới cho sự ổn định và phát triển ở mọi lĩnh vực nh kinh tế, văn hoá, chính trị của Việt Nam Song cùng với sự cạnh tranh và bùng nổ của các thành phần kinh tế, đặt ra yêu cầu khách quan đối với các cơ quan, tổ chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng nh các hoạt động của văn phòng là điều kiện thiết yếu nhằm thực hiện thành công sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc.

Đối với một doanh nghiệp, hoạt động có hiệu quả thì việc tăng cờng xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động hành chính văn phòng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu cần đợc quan tâm đặc biệt Văn phòng đóng vai trò là “chiếc cầu nối” giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động trong doanh nghiệp thông suốt Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động văn phòng trong doanh nghiệp đối với hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, sự phát triển của nền kinh tế quốc dân nói chung, cần có sự nhận thức đầy đủ, đúng đắn tầm quan trọng về vai trò của văn phòng và tổ chức bộ máy văn phòng, với hoạt động của doanh nghiệp cũng nh trong bất kỳ tổ chức nào.

Sau khi đợc học tập và nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòng trờng Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội, và sau thời gian 02 tháng thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn, em càng thấy đợc vai trò quan trọng của hoạt động Hành chính văn phòng trong việc

tổ chức quản lý, điều hành một doanh nghiệp nh thế nào Xuất phát từ thực trạng hoạt động văn phòng của công ty em đã đi sâu vào

nghiên cứu và mạnh dạn đa ra một số giải pháp cho đề tài luận văn tốt

nghiệp của mình: Hoàn thiện một bớc tổ chức bộ máy văn phòng của công

ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn

Em chọn đề tài này không có tham vọng lý giải một cách cụ thể và chi tiết quá trình hoạt động, những thay đổi về tổ chức điều hành hoạt động mà trên cơ sở nghiên cứu những mặt mạnh, mặt yếu của văn phòng để có một số ý kiến nhỏ góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.

Với sự hớng dẫn của PGS TS Đinh Văn Tiến và sự giúp đỡ của các cán bộ văn phòng trong Công ty - Em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp này với nội dung chính gồm:

Chơng I: Những vấn đề lý luận về tổ chức bộ máy văn phòng

Chơng II: Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng của Công ty Cổ phần

Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn.

Chơng III: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy văn phòng tại

Công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại khoáng sản Sóc Sơn.

Chơng I

Những vấn đề lý luận về Tổ chức bộ máy văn phòng.

văn phòng một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Khái niệm Văn phòng.

Hiện có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, thông thờng nhìn văn phòng dới dạng tĩnh (nhìn bề ngoài), ngời ta cho rằng: văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, ở đâu có giao dịch công văn giấy tờ đó là văn phòng Đó là cách nhìn đơn thuần dới dạng các nghiệp vụ riêng lẻ nh: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển và nhận các công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, hậu cần, tiếp khách Nếu nhìn văn phòng dới dạng động, văn phòng là nơi xử lý thông tin bao gồm các công tác tổ chức và quản lý một thực thể liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin.

Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và cách tổ chức mà ngời ta có nhiều cách gọi khác nhau nh: văn phòng, phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức, hành chính tổng hợp để chỉ văn phòng nói chung.

Văn phòng là tổ chức hành chính của cơ quan, doanh nghiệp nhà nớc theo phạm trù hành chính với nghĩa rộng, tức là quản lý và điều hành.

Phòng hành chính, phòng hành chính tổ chức hay phòng hành chính tổng hợp là xác định giới hạn hoạt động hành chính của cơ quan, doanh nghiệp trong phạm vi hành chính theo nghĩa hẹp, đó là công vụ mang tính hành chính sự vụ, giấy tờ và quản trị.

Từ những quan điểm trên, theo góc độ một nhà tổ chức văn phòng có thể định nghĩa văn phòng nh sau:

Văn phòng là một bộ máy làm việc của cơ quan, doanh nghiệp, giúp giải quyết những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của cơ quan, doanh nghiệp, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Đó là nơi soạn thảo và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhận và chuyển công văn, đánh máy, in ấn tài liệu, tiếp khách, lễ tân nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả, phục vụ cho công việc quản lý.

1- Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

2.1- Chức năng.

Chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, doanh nghiệp là cơ sơ để xác định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của văn phòng cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng gồm có hai chức năng cơ bản sau :

- Tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ - Dịch vụ hỗ trợ.

Hai chức năng này đều quan trọng nh nhau, không tách rời nhau, hỗ trợ và bổ sung cho nhau, có chức năng phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp, đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật và cung cấp thông tin nhằm thúc đẩy các hoạt động quản lý và điều hành trong các cơ quan, doanh nghiệp.

a Chức năng tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ:

Sản phẩm của hoạt động hành chính văn phòng là thông tin; phần lớn các hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc tiếp nhận các dữ liệu dới dạng con số, chữ, âm thanh và hình ảnh và đ… ợc xử lý, sắp xếp thành các mẫu hình có ý nghĩa đợc lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp sử dụng để ra quyết định hoạch định và kiểm soát các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

Nhu cầu thông tin ngày một gia tăng vì trong quá trình tăng trởng kinh tế, hệ thống kinh tế nào cũng phức tạp thêm, làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêm thông tin Những yêu cầu này lại dẫn đến sự thiết lập những hệ thống

thông tin cả trong từng doanh nghiệp lẫn trong nền kinh tế Doanh nghiệp ngày một mở rộng quy mô và đa dạng hoá sản phẩm để phân tán rủi ro kinh doanh Đồng thời phải vợt lên trong môi trờng cạnh tranh, nên những nhà quản lý mong đợi đợc cung cấp thông tin giá trị hơn trong khoảng thời gian hẹp của họ Để văn phòng thực hiện đợc chức năng tham mu cần có những thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất Mặt khác, Nhà nớc cũng cần có những thông tin cơ bản nhất định của doanh nghiệp để có những thay đổi cần thiết trong chính sách nh: xây dựng cơ sở hạ tầng kinh tế quốc gia, chính sách hỗ trợ các doanh nghiệp t nhân và doanh nghiệp nhỏ, hợp tác xã Vì vậy cần phải tăng cờng chức năng tham mu tổng hợp - xử lý thông tin hành chính hỗ trợ của văn phòng.

b - Chức năng dịch vụ hỗ trợ:

Mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị muốn thực hiện có hiệu quả cần phải có những điều kiện nhất định Với chức năng dich vụ hỗ trợ, văn phòng có trách nhiệm tạo mọi dịch vụ và điều kiện thuận lợi cho các bộ phận nghiệp vụ, cá nhân hoạt động, đảm bảo sự phát triển, có tính liên kết và hỗ trợ nhau giữa các bộ phận đó Cho nên phải có kế hoạch hợp lý tổ chức hữu hiệu, tuỳ theo quy mô của từng cơ quan, doanh nghiệp, cách quản lý của những nhà lãnh đạo mà có thể lập ra nhiều bộ phận để thực hiện chức năng trên Chức năng này có ý nghĩa rất quan trọng, đa dạng và bao quát nhiều nội

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, ra quyết định quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.

- Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản - Thực hiện công tác quản lý, sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và

lu trữ.

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, là chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp và cấp dới Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt của doanh nghiệp.

- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản lý vật t, tài sản của doanh nghiệp.

- Giải quyết các nhiệm vụ đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo.

II Tổ chức bộ máy văn phòng.

1 Vị trí, vai trò văn phòng trong doanh nghiệp.

Văn phòng với vị trí là “trung tâm thần kinh" của doanh nghiệp, là nơi

thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin của doanh nghiệp, là nơi soạn thảo công văn giấy tờ, tổ chức và sử dụng hồ sơ, giao tiếp đối nội đối ngoại của doanh nghiệp và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động Vơi chức năng tham mu văn phòng có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tham mu t vấn cho cấp lãnh đạo trong quá trình hoạch định tổ chức, ra quyết định quản lý Bên cạnh đó, văn phòng còn là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong tổ chức, tạo sự thống nhất, ăn khớp trong việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Ngày nay, hoạt động hành chính đang không ngừng đợc mở rộng, các nghiệp vụ văn phòng ngày càng gia tăng và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp, khẳng định một bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp.

2 Những yêu cầu tổ chức bộ máy văn phòng.

a Yêu cầu tổ chức.

Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng nào, các nhà quản trị luôn quan tâm đến một văn phòng đợc tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằm đáp ứng yêu cầu một bộ máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tơng đối, có độ tin cậy cao, tính kinh tế, linh hoạt và đúng chức năng Ngợc lại, một bộ máy văn phòng đợc tổ chức cồng kềnh, thiếu tính linh hoạt hoặc hoạt động không đúng chức năng sẽ dẫn đến văn phòng đó không những hoạt động kém hiệu quả, lãng phí mà còn cản trở, gây ảnh hởng tới toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động của văn phòng, nhà quản trị phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về những nguyên nhân dẫn đến hoạt động của văn phòng kém hiệu quả, từ đó tìm biện pháp khắc phục kịp thời Nh vậy, vị trí, vai trò của nhà quản trị trong tổ chức bộ máy văn phòng rất quan trọng, có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng, đòi hỏi nhà quản trị phải có những phẩm chất nhất định về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, đạo đức

b Yêu cầu cơ cấu, cơ chế phù hợp.

Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: chức năng, cơ cấu và cơ chế vận hành Khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng để đạt hiệu quả, các nhà quản trị cần xác định cơ cấu tổ chức, cơ chế vận hành phải phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp Cơ cấu của tổ chức bộ máy văn phòng là kết quả tổng thành của sự bố trí các bộ phận, các cá nhân gắn bó với nhau một cách hợp lý, tạo thành một hệ thống Cơ chế là phơng thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng, cơ chế vận hành bao gồm từ trách nhiệm, quyền hạn, chế độ làm việc đến các mối quan hệ hữu cơ bên trong bộ máy văn phòng và các mối quan hệ bên ngoài Có những nguyên tắc và phơng pháp để xác lập cơ cấu, cơ chế vận hành, song cần đợc điều chỉnh qua thực tế để luôn phù hợp với từng điều kiện cụ thể

Hiệu quả hoạt động của tổ chức bộ máy văn phòng phụ thuộc cả ba yếu tố trên, nếu chức năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu chung của doanh nghiệp, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của cơ cấu Vì vậy, khi tiến hành xây dựng tổ chức văn phòng cần xác định cơ cấu, cơ chế phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp.

c Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng.

Sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự phân công, sự chuyên môn hoá các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức Khi xác lập các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng, cần xác định rõ các mối quan hệ theo sự phân công hay theo chuyên môn nh: quan hệ dọc (theo thứ bậc quản lý) hay quan hệ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu dài, thờng xuyên hay quan hệ đột xuất; quan hệ chính thức hay quan hệ không chính thức đợc khái quát qua hai loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều khiển - phục tùng và quan hệ phối hợp - công tác.

Quan hệ điều khiển - phục tùng: là quan hệ chủ yếu, bảo đảm kỷ cơng thể hiện tác động qua lại giữa cấp trên với cấp dới, giữa ngời phụ trách và ng-ời thừa hành.

Quan hệ phối hợp - cộng tác: là mối quan hệ mang tính hiệp thơng giữa các bộ phận có trách nhiệm liên đới, nó làm tăng hiệu lực quản lý, bổ trợ cho các mối quan hệ điều khiển phục tùng, tạo tính đồng bộ và toàn diện Phối hợp vừa có tính tổ chức vừa mang tính tự giác Quan hệ cộng tác là quan hệ không chính thức, dựa trên các giao tiếp ứng xử xã hội không mang tính hành chính.

3- Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng.

Bộ máy văn phòng có thể tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau Nhng qua thực tiễn, các nhà quản lý hành chính thờng áp dụng một số mô hình tổ chức cơ bản sau:

a Mô hình tập trung: Theo mô hình này chức năng xử lý thông tin

hành chính hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng Các bộ phận của văn phòng đợc phân công phụ trách từng mảng công việc theo từng loại dịch vụ hay từng nhóm dịch vụ Mô hình này thờng áp dụng ở các tổng công ty và hãng lớn Ưu điểm của mô hình này là tiết kiệm khi sử dụng thiết bị văn phòng và mặt bằng Nói một cách khác, khi áp dụng mô hình này ngời ta có thể tận dụng hết các trang thiết bị chuyên biệt và cho phép hoạch định thời gian biểu tốt cho máy móc nhằm đáp ứng cho những thời kỳ cao điểm, cũng nh sự tiết kiệm trong việc sử dụng nhân viên văn phòng Đặc biệt là tránh đợc việc trùng lặp nhân sự, chức năng rõ ràng và các nhân viên đợc chuyên môn hoá cao.

b Mô hình phân tán: Các dịch vụ có tính chuyên môn đợc tách thành

các phòng ban chức năng riêng nh: Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức các dịch vụ nh: quy trình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp do phòng Hành chính chịu trách nhiệm Mô hình này thờng đợc áp dụng trong cơ quan, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phòng ban chức năng làm tham mu cho lãnh đạo.

c Mô hình hỗn hợp: Đây là mô hình tổ chức vừa tập trung vừa phân

tán, thờng đợc áp dụng ở các cơ quan chính phủ, các doanh nghiệp lớn có quy mô tổ chức phức tạp Với mô hình này, việc tổ chức và điều hành văn phòng kết hợp đợc các u điểm của mô hình tập trung và phân tán, song vẫn có mặt hạn chế nhất định nh chồng chéo về chức năng, khó quản lý điều hành

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp tuỳ theo quy mô tổ chức, điều kiện sản xuất kinh doanh của mình mà áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng phù hợp nhất, năng động, tinh gọn, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất Có thể áp dụng nhiều mô hình tổ chức trong một cơ quan, doanh nghiệp, song tuỳ theo năng lực của nhà quản trị, sự quan tâm của lãnh đạo về công tác văn phòng và khả năng tài chính của mình mà xây dựng bộ máy văn phòng cho phù hợp.

4 Những nội dung cần thiết tổ chức bộ máy văn phòng.

Một trong những nội dung tổ chức bộ máy văn phòng là việc căn cứ vào các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà nớc, các văn bản hớng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng Đây là cơ sở quan trọng nhằm xác định các đặc trng cần có (cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt động của văn phòng theo đúng đờng lối chính sách của Đảng và Chính phủ, đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ nghĩa

Trên cơ sở các quy định của Nhà nớc, nội dung tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng gồm: xác định mục tiêu của tổ chức; xây dựng các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho từng cấp quản lý; xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp trên và với các đơn vị đối tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin.

Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ giữa các bộ phận Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyên môn hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạn cho các bộ phận (khi xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy văn phòng cần phải chú ý các yếu tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức).

Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn và quyết định số lợng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ phận Xây dựng và ban hành điều lệ, những quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trờng làm việc ( nề nếp, tác phong làm việc).

Một yếu tố không thể thiếu trong quá trình tổ chức một văn phòng là hiện đại hoá bộ máy văn phòng ở đây, hiện đại hoá phải bao quát tất cả các mặt nh: t duy, tổ chức quản lý, con ngời, trang thiết bị

5 Các yếu tố ảnh hởng tổ chức bộ máy văn phòng

Có nhiều yếu tố ảnh hởng tới việc tổ chức bộ máy văn phòng nh: thể chế, pháp luật, các chính sách, tổ chức lao động, nhân lực, tài chính, khoa học công nghệ, văn hoá công sở trong đó chủ yếu gồm hai yếu tố:

Yếu tố khách quan:

+ Các yếu tố ảnh hởng từ chế độ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp, trình độ phát triển kinh tế thấp là nhân tố cản trở sự phát triển nền hành chính của nớc ta, sự thiếu thống nhất giữa các văn bản pháp luật về tổ chức và hoạt động văn phòng và nhiều nguyên nhân khác dẫn đến việc tổ chức bộ máy và hoạt động của văn phòng kém hiệu quả.

+ Cha có nhiều bớc đột phá trong việc nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay;

+ Sự bùng nổ thông tin, xu thế toàn cầu hoá diễn ra nhanh chóng gây khó khăn trong việc xây dựng, tổ chức một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ các chức năng tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ và dịch vụ hỗ trợ.

Yêu tố chủ quan:

+ Tổ chức lao động: là sự phân công, bố trí, sử dụng lực lợng lao động với cách làm việc khoa học nhằm đạt năng suất, hiệu quả cao nhất Việc tổ chức lao động có hiệu quả phải dựa trên trình độ, kinh nghiệm của nhà quản trị và đặc biệt là nhà quản trị phải có sự hiểu biết, nắm rõ năng lực, đạo đức, trình độ chuyên môn của từng thành viên, số lợng nhân viên trong phòng, từ đó có sự phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực của từng cá nhân.

Ngoài ra, vấn đề trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị văn phòng, các nhân viên làm ảnh hởng trực tiếp đến tổ chức lao động và hiệu quả hoạt động của bộ máy văn phòng cũng nh các bộ phận khác của doanh nghiệp.

+ Tài chính: Tài chính có tác động mạnh mẽ đến việc tổ chức bộ máy văn phòng và có tính quyết định đến quy mô, sự hiện đại hoá thiết bị văn

phòng Khi thực hiện tổ chức văn phòng nhà quản trị luôn phải căn cứ trên tình hình tài chính của cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn phơng án tổ chức tối u nhất, sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực với chi phí thấp nhất.

+ Khoa học công nghệ: Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả khi văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mu tổng hợp, xử lý thông tin hành chính hỗ trợ Để thực hiện chức năng này, văn phòng phải đợc trang bị đầu t đúng mức các máy móc, thiết bị phục vụ cho việc quản lý và khai thác thông tin có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thông tin để quản lý và điều hành của doanh nghiệp Song cũng cần phải căn cứ vào tình hình tài chính của mình để lựa chọn phơng án đầu t mua thiết bị phù hợp.

+ Môi trờng văn hoá: do mỗi dân tộc có những đặc điểm về truyền thống, văn hoá, đều trải qua một quá trình phát triển lịch sử của riêng mình, với những giá trị truyền thống có tính đặc thù, có ảnh hởng đến sự phát triển nói chung Ngoài ra, trong quá trình hình thành và phát triển mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều tạo một bản sắc riêng, đặc trng riêng và chỉ tồn tại trong tổ chức, doanh nghiệp đó, nó là sợi dây vô hình kết nối mọi thành viên trong cơ quan, doanh nghiệp, đó là văn hoá doanh nghiệp Cho nên, khi tiến hành tổ chức bộ máy văn phòng cần chú ý đến yếu tố truyền thống văn hoá, dân tộc và văn hoá doanh nghiệp để tạo ra sự hợp tác trong công vụ, củng cố quyền lực trong hoạt động công vụ, tạo đợc mối liên hệ mật thiết và tinh thần đoàn kết giữa các thành viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cũng nh năng suất lao động.

Chơng II

Công ty Cổ phần đầu t thơng mại khoáng sản Sóc Sơn trớc đây là xí nghiệp Cao lanh sứ gốm Sóc Sơn, là doanh nghiệp Nhà Nớc trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn quản lý, Xí nghiệp đợc UBND thành phố Hà Nội và Bộ Công nghiệp nặng cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà Nớc theo quyết định số 44/CNN – TC ngày 09/3/1993 Đầu năm 2000, thực hiện việc đổi mới quản lý và sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà Nớc, từ doanh nghiệp Nhà Nớc, Xí nghiệp đã đợc cổ phần hoá doanh nghiệp theo quyết định số 8382/QĐ - UB ngày 31/12/2001 thành Công ty cổ phần trực thuộc sự quản lý của UBND huyện

- Trụ sở: Thị trấn Sóc Sơn – huyện Sóc Sơn – Hà Nội - Điện thoại: 04.8843473 Fax: 04.8843473.

Hiện tại, công ty có 60 cán bộ, công nhân viên, trong đó có 20 cán bộ nhân viên hành chính và 40 lao động trực tiếp khác (công nhân kỹ thuật) Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên từ trung cấp, cao đẳng, đại học và trên đại học chiếm tỷ lệ 18% Tổng giá trị tài sản cố định của công ty là hơn 02 tỷ đồng, tổng vốn cố định là 2.020.000.000 đồng, tổng vốn lu động là 676.700.000 đồng và nhiều máy móc, thiết bị hiện đại và có giá trị khác

2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty.

Công ty Cổ phần đầu t thơng mại khoáng sản Sóc Sơn có các chức năng và nhiệm vụ chính là:

- Chức năng khai thác và vận chuyển đất trắng, từ các mỏ khai thác chuyển cho các phân xởng chế biến.

- Chức năng chế biến: chế biến đất trắng thành cao lanh tinh (đa cao lanh vào máy, loại bỏ các tạp chất và cát, lấy cao lanh dẻo phơi và sấy khô, dùng máy búa đập nhỏ, đóng bao để giao cho khách hàng).

- Chức năng kinh doanh: tổ chức kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra.

Với sản phẩm Cao lanh tinh chất lợng cao, là mặt hàng có uy tín trong lĩnh vực cung ứng nguyên vật liệu cho ngành sản xuất gạch ốp lát, đồ sứ cao cấp đợc các khách hàng tin tởng và đặt hàng thờng xuyên Điều này thể hiện khả năng sản xuất, tiêu thụ và kinh doanh sản phẩm sản xuất ra có nhiều u thế trên thị trờng, đồng thời cũng đặt ra những thách thức trong việc duy trì quản lý và phát triển công ty trong thời kỳ mới.

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn.

Là công ty cổ phần quy mô nhỏ, công tác quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Bộ máy gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trởng Đứng đầu công ty là Giám đốc, giúp việc cho Giám đốc là hai Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực tài chính và kỹ thuật, các trởng, phó phòng ban tham mu, hỗ trợ cho giám đốc về các mặt:

- Công tác Hành chính.

- Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lơng - Công tác kế hoạch kinh doanh của công ty - Công tác tài chính, thống kê kế toán.

- Công tác t vấn đầu t của công ty - Các hoạt động khác của công ty.

3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn.

3.2 Giám đốc.

Giám đốc: Là ngời đại diện cho doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bảo đảm thu nhập cho ngời lao động, thu nộp ngân sách và các mặt khác của công ty.

3.3 Các Phó giám đốc.

Công ty có hai Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc về hai mảng lĩnh vực sản xuất và kinh doanh của công ty:

Giám đốc

Các phó giám đốc

− Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các mặt kỹ thuật trong lĩnh vực khai thác và chế biến cao lanh Tham mu, t vấn cho Giám đốc về đầu t kỹ thuật công nghệ.

− Một Phó giám đốc phụ trách và chỉ đạo các hoạt động tài chính và kinh doanh của công ty, tính toán, tổng hợp các số liệu về tình hình tài chính của công ty, báo cáo, tham mu và t vấn cho Giám đốc về - Soạn thảo các loại công văn giấy tờ của công ty - Điều động tuyển dụng lao động.

- Giải quyết các chế độ chính sách - Công tác hồ sơ nhân sự.

3.4.2 Phòng Kế toán.

Phòng Kế toán có chức năng quản lý và tham mu cho Giám đốc về công tác kế toán, thống kê và tài chính, cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định của Ban lãnh đạo công ty.

3.4.3 Phòng Kế hoạch - Vật t Kỹ thuật mỏ.( phòng KH - KT)

Tham mu cho Giám đốc và xây dựng các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn, dài hạn và kế hoạch tác nghiệp về lĩnh vực kỹ thuật công nghệ.

4 Xu hớng phát triển trong những năm tới của công ty.

Xu hớng phát triển trong những năm tới của công ty là: Tiếp tục đẩy mạnh việc khai thác, chế biến và kinh doanh khoáng sản Cao lanh tinh chất

l-ợng cao, bằng nội lực kết hợp sự giúp đỡ của các cấp, các ngành để đổi mới công nghệ, đầu t chiều sâu, mở rộng sản xuất theo định hớng sản xuất hàng hoá chất lợng cao, đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng thị trờng, duy trì mức tăng trởng bình quân hàng năm từ 15 - 20%, ổn định việc làm, nâng cao đời sống ngời lao động tiến tới công nghiệp hoá hiện đại hoá.

Đẩy mạnh công tác tiếp thị, mở rộng thị trờng tiêu thụ ra các nớc trong khu vực, phát huy hết khả năng, tiềm năng sẵn có của địa phơng, ổn định tình hình sản xuất.

Đẩy mạnh hợp tác liên doanh liên kết, phát huy chất xám và mọi thành phần kinh tế để thu hút vốn đầu t mở rộng sản xuất.

Đầu t các máy móc phục vụ khai thác và chế biến khoáng sản hiện đại, nâng cao năng suất lao động Ngoài ra, công ty còn lập kế hoạch đầu t các trang thiết bị chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ cho ngời lao động, vệ sinh lao động( bảo hộ lao động), vệ sinh môi trờng.

Rà soát lại quy chế làm việc giữa Ban giám đốc với tổ chức Công đoàn và các đoàn thể khác để tạo sự nhất quán Hoàn thiện nội quy, quy chế, quy -ớc dân chủ ở công ty, tạo mọi điều kiện để mọi thành viên trong công ty thực hiện tốt quy chế dân chủ.

Đầu t nhân lực đào tạo công nhân có tay nghề, cử đi học, khuyến kích mọi ngời tham gia học tập để năng cao trình độ và chuyên môn nghiệp vụ.

II tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn.

Việc tổ chức bộ máy văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp bị chi phối bởi nhiều yếu tố khác nhau, tuỳ theo nhận thức của nhà lãnh đạo và quy

mô hoạt động của doanh nghiệp mà bộ máy văn phòng đợc tổ chức theo những cơ cấu khác nhau, cách gọi tên khác nhau Tại công ty Cổ phần đầu t thợng mại khoáng sản Sóc Sơn, văn phòng đợc tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng với tên gọi là phòng Hành chính tổ chức.

1 Khái quát chung về phòng Hành chính Tổ chức công ty.

a Chức năng phòng Hành chính tổ chức Công ty.

Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần đầu t thơng mại khoáng sản Sóc Sơn là một bộ phận chức năng trong hệ thống bộ máy quản lý điều hành của công ty Là một bộ phận tham mu và giúp việc cho Giám đốc trong công tác Hành chính và Tổ chức, có các chức năng cơ bản nh sau:

- Chức năng quản lý và điều hành công tác công văn giấy tờ - Chức năng quản lý công tác hậu cần.

- Chức năng tổ chức quản lý nhân sự.

- Quản lý tổ chức công tác đối nội, đối ngoại, lễ tân.

b Nhiệm vụ cụ thể của phòng Hành chính tổ chức công ty.

Phòng Hành chính tổ chức công ty Cổ phần Đầu t Thơng mại Khoáng sản Sóc Sơn có những nhiệm vụ cụ thể nh:

1 Nhiệm vụ truyền đạt, đôn đốc và nhắc nhở các phòng ban trong công ty thực hiện chơng trình công tác cũng nh chỉ thị, quyết định của Giám đốc, Ban giám đốc, chấp hành các kế hoạch, quyết định công việc của cấp trên cũng nh những công việc mang tính phối hợp các bộ phận.

2 Tổ chức thực hiện chặt chẽ, thống nhất các hoạt động hành chính, soạn thảo văn bản phục vụ cho điều hành của Ban giám đốc, xử lý các văn bản đi, văn bản đến một cách nhanh chóng, chính xác, bí mật đúng quy trình và thủ tục thuộc lĩnh vực đợc giao.