XÂY DỰNG VÀ PHÂN TÍCH CHI PHÍ ĐỊNH MỨC ThS. LÊ CÔNG HOÀNG Bộ môn Kinh tế Vận tải Khoa Vận tải - Kinh tế Trường Đại học Giao thông Vận tải ThS. NGUYỄN QUỐC KHÁNH Công ty PetroVietnam Taxi Tóm tắt: Chi phí định mức là chi phí được tính toán từ trước trong một số điều kiện làm việc cụ thể. Sử dụng các chi phí định mức sẽ cho chúng ta biết kết quả hoạt động sẽ có thể như thế nào trong những hoàn cảnh nhất định. Từ đó, ta có thể xác định được những biến động và kiểm soát được hiệu quả hoạt động thực tế. Summary: The cost rate is calculated in advance in some working conditions specific. Use the cost rate will we know the performance will be able to do so in certain circumstances. Since then, we can determine the changes in control and performance practice. I. ĐẶT VẤN ĐỀ Chi phí định mức là chi phí được tính toán từ trước trong một số điều kiện làm việc cụ thể. Hay nói cách khác hệ thống tính giá thành theo định mức là hệ thống sử dụng các định mức cho chi phí (và có thể cả doanh thu) và hệ thống này sẽ cho phép chúng ta kiểm soát chi tiết các biến động. Sử dụng các chi phí định mức sẽ cho chúng ta biết kết quả hoạt động sẽ có thể như thế nào trong những hoàn cảnh nhất định. Từ đó, ta có thể xác định được những biến động và kiểm soát được hiệu quả hoạt động thực tế. Chúng ta biết, phân tích hoạt động kinh doanh phải cố gắng lượng hoá bằng cách dựa trên những dữ liệu được thu thập (ngành thống kê) xây dựng thành các phương trình (ngành toán học kinh tế) để kiểm chứng tính xác thực của lý thuyết và những sai biệt do các yếu tố không nhìn thấy, không thể giải thích khác (ngành kinh tế lượng) trước khi sử dụng chúng để phân tích dự báo. Mỗi nội dung phân tích đều có ý nghĩa đối với việc hình thành chiến lược kinh doanh lâu dài, ổn định hoặc xác lập các giải pháp trước mắt của doanh nghiệp. Kết quả phân tích là cơ sở cho các quyết định quản trị trong từng giai đoạn kinh doanh, hoặc trong chiến lược dài hạn. Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, việc xây dựng định mức chi phí và phân tích định mức chi phí vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Bài viết này xin đưa ra cách xây dựng định mức chi phí và phân tích các định mức đó. 1. Khái niệm về chi phí định mức Chi phí định mức là chi phí dự tính để sản xuất một sản phẩm, hàng hóa hay thực hiện một dịch vụ cho khách hàng. 2. Công dụng và lợi ích của việc thực hiện chi phí định mức a. Công dụng - Là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định mức số giờ công - Giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá - Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời - Gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm. b. Lợi ích Thực hiện chi phí định mức sẽ phân quyền “xuống cho cơ sở”, do vậy, nhiều người phải có trách nhiệm đạt định mức chuẩn trong phạm vi công việc của mình. Khi có nhiều người tham gia sẽ có thể có được những lợi ích như: - Nếu chi phí đơn vị được áp dụng rộng rãi và nhiều người cùng theo dõi thực hiện thì ta có thể xác định biến động cho nhiều khoản mục, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý. - Việc đặt ra chuẩn sẽ tạo cho mọi người một cái đích để phấn đấu và giúp họ luôn có ý thức tiết kiệm chi phí. - Khi được kiểm soát bởi nhiều người, việc tính giá thành theo định mức sẽ cung cấp cho doanh nghiệp nhiều số liệu về hiệu quả hoạt động. Từ đó tính giá thành theo định mức có thêm hai lợi thế nữa: - Giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh tế thực sự do đã suy tính từ trước các loại nguyên vật liệu hoặc phương pháp sản xuất tối ưu. - Giúp doanh nghiệp chỉ tập trung vào những các biến động nào vượt quá một phạm vi nào đó thay vì phải tập trung vào nghiên cứu tất cả các biến động, dù là nhỏ. - Có lẽ chúng ta cũng cần tổng kết lại bằng cách nhấn mạnh rằng, không cần phải thực hiện việc tính giá thành theo định mức để có thể kiểm soát thực hiện ngân sách. Tuy nhiên, nếu thực hiện tính giá thành theo định mức, việc kiểm soát sẽ đạt được hiệu quả nhiều hơn. 3. Nguyên tắc xây dựng định mức tiêu chuẩn Quá trình xây dựng định mức tiêu chuẩn ở một khía cạnh nào đó là một công việc mang tính định tính hơn là định lượng. Nó kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm. Do đó, trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp. 4. Phương pháp xác định chi phí định mức a. Phương pháp kỹ thuật Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp. b. Phương pháp phân tích số liệu lịch sử Xem lại giá thành đạt được ở những kỳ trước như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại. c. Phương pháp điều chỉnh Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp. 5. Xây dựng định mức cho các loại chi phí sản xuất a. Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Về mặt lượng nguyên vật liệu: Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường. Để sản xuất 1 sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là: + Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm. + Hao hụt cho phép + Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng Về mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là: - Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán). - Chi phí thu mua nguyên vật liệu. Như vậy ta có: Định mức về chi phí NVL = Định mức về lượng * định mức về giá b. Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp (NCTT) Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lượng căn bản mà còn gồm cả các khoản phụ cấp lương, Bảo hiểm Xã hội (BHXH), Bảo hiểm Y tế (BHYT), Kinh phí Công đoàn (KPCĐ) của lao động trực tiếp. Định mức giá 1 giờ công lao động trực tiếp ở một phân xưởng như sau: - Mức lương căn bản một giờ - BHXH Định mức về lượng thời gian cho phép để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Có thể được xác định bằng 2 cách: Cách 1: Phương pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc. Cách 2: Phương pháp bấm giờ Về lượng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm được xác định như sau: + Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm + Thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy + Thời gian tính cho sản phẩm hỏng Như vậy ta có: Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá c. Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung * Định mức biến phí sản xuất chung Cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng, ví dụ thời gian thì phản ánh số giờ của hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm Ví dụ: Phần biến phí trong đơn giá sản xuất chung phân bổ là 1200 đ và căn cứ được chọn để phân bổ là số giờ lao động trực tiếp (định mức về lượng thời gian trực tiếp sản xuất 1 sản phẩm) là 3.5 giờ/sp thì định mức phần biến phí sản xuất chung của sản phẩm là: 1200đ/ giờ x 3.5 giờ/s.p = 4200đ/s.p. * Định mức định phí sản xuất chung Được xây dựng tương tự như ở phần biến phí. Sở dĩ tách riêng là nhằm giúp cho quá trình phân tích chi phí sản xuất chung sau này. Ví dụ: Phần định phí trong đơn giá sản xuất chung phân bổ là 3200đ/giờ và căn cứ chọn phân bổ là số giờ lao động trực tiếp với 3.5 giờ/s.p, thì phần định phí sản xuất chung của 1 sản phẩm là: 3200đ/giờ x 3.5 giờ/s.p = 11200 đ/s.p. Vậy, đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung: 1200đ/s.p + 3200 đ/giờ = 4400đ Chi phí sản xuất chung để sản xuất 1 sản phẩm là: 4400 đ/giờ x 3.5 giờ/s.p = 15400 đ/s.p Từ cách xây dựng định mức trên ta đi xây dựng phương trình hồi quy dưới dạng tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên chí phí sản xuất: Y = a + a X + a X + a X o 1 1 2 2 3 3 Y: Chi phí sản xuất sản phẩm; X : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; 1 X : Chi phí nhân công trực tiếp; 2 X : Chi phí sản xuất chung. 3 Từ đó, t a đi xây dựng phương trình hồi quy tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên chi phí định mức về lượng và giá của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung như sau: - Chi phí định mức nguyên vật liệu trực tiếp Phương trình hồi quy chi phí định mức về lượng nguyên vật liệu: G = a +a g + a g + a g + e o 1 1 2 2 3 3 G là chi phí định mức về lượng nguyên vật liệu; g là lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất 1 sản phẩm; g là lượng nguyên vật liệu hao hụt cho phép; g là lượng nguyên vật liệu dùng cho sản phẩm hỏng; a là số hạng cố định; a là mức tác động tới định mức lượng nguyên vật liệu khi lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất 1 sản phẩm thay đổi 1 đơn vị; a là mức tác động tới định mức lượng nguyên vật liệu khi lượng nguyên vật liệu hao hụt cho phép thay đổi 1 đơn vị; a là mức tác động tới định mức lượng nguyên vật liệu khi lượng nguyên vật liệu dùng cho sản phẩm hỏng thay đổi 1 đơn vị; e là sai số, thể hiện sự tác động của các yếu tố khác 1 2 3 o 1 2 3 Phương trình hồi quy chi phí định mức về giá nguyên vật liệu: Z = a +a z + a z + e o 1 1 2 2 Z là chi phí định mức về giá nguyên vật liệu; z là giá mua (sau khi trừ đi các khoản giảm trừ); z là chi phí thu mua; a là số hạng cố định; a là mức tác động tới định mức giá nguyên vật liệu khi giá mua thay đổi 1 đơn vị 1 2 o 1 a là mức tác động tới định mức giá nguyên vật liệu khi chi phí thu mua thay đổi 1 đơn vị; e là sai số, thể hiện sự tác động của các yếu tố khác. 2 - Chi phí định mức nhân công trực tiếp Phương trình hồi quy chi phí định mức về lượng chi phí nhân công trực tiếp: N = a +a n + a n + a n + e o 1 1 2 2 3 3 N là chi phí định mức về lượng nhân công trực tiếp; g là lượng thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm; g là lượng thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy; g là lượng thời gian tính cho sản phẩm hỏng; a là số hạng cố định; a là mức tác động tới định mức lượng nhân công khi lượng thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm thay đổi 1 đơn vị; a là mức tác động tới định mức lượng thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy thay đổi 1 đơn vị; a là mức tác động tới định mức lượng thời gian tính cho sản phẩm hỏng thay đổi 1 đơn vị; e là sai số, thể hiện sự tác động của các yếu tố khác. 1 2 3 o 1 2 3 Phương trình hồi quy chi phí định mức về giá nhân công trực tiếp: M= a +a m + a m + a m + e o 1 1 2 2 3 3 M là chi phí định mức về giá nhân công trực tiếp; g là giá mức lương căn bản giờ công trực tiếp; g là mức BHXH, BHYT, KPCĐ tính cho 1 sản phẩm; g là phụ cấp tính cho 1 sản phẩm; a là số hạng cố định; a là mức tác động tới định mức giá nhân công khi mức lương căn bản dùng thay đổi 1 đơn vị; a là mức tác động tới định mức giá nhân công khi mức BHXH, BHYT, KPCĐ thay đổi 1 đơn vị; a là mức tác động tới định mức giá nhân công khi mức phụ cấp thay đổi 1 đơn vị; e là sai số, thể hiện sự tác động của các yếu tố khác. 1 2 3 o 1 2 3 - Chi phí định mức sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung được phân thành biến phí và định phí Phương trình hồi quy định mức chi phí sản xuất chung như sau: K = a + a k + a k o 1 1 2 2 K là định mức chi phí sản xuất chung; k là biến phí sản xuất chung cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm; k là định phí sản xuất chung cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm; a là số hạng cố định; a là mức tác động tới định mức chi phí sản xuất chung khi biến phí sản xuất chung cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm thay đổi 1 đơn vị; a là mức tác động tới định mức chi phí sản xuất chung khi định phí sản xuất chung cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm thay đổi 1 đơn vị. 1 2 o 1 2 II. KẾT LUẬN Sau khi đã xây dựng được những phương trình toán học với mô hình hồi quy bội (hay hồi quy đa biến) ta sẽ sử dụng các kỹ thuật trong môn học kinh tế lượng để giải bài toán này. Từ đó mà việc phân tích được chính xác và chi tiết, xác định được những nhân tố trực tiếp làm ảnh hưởng đến sự biến động của chi phí, giúp nhà quản lý có nguồn thông tin chắc chắn để có giải pháp kịp thời và hiệu quả. Đồng thời việc xây dựng và phân tích chi phí định mức cũng giúp các doanh nghiệp hiện nay chưa quan tâm sâu đến vấn đề này lấy đây làm cơ sở cho việc tổ chức và quản lý chi phí trong doanh nghiệp. Tài liệu tham khảo [1]. Tập thể tác giả khoa kế toán trường ĐH Kinh tế TP.HCM, Kế toán quản trị, NXB Thống kê. [2]. Nguyễn Tấn Bình, Phân tích hoạt động doanh nghiệp, NXB ĐHQG TP.HCM, 2003. [3]. Robert S.Kaplan, Anthony A.Atkinson, Advanced Management Accounting, third Edition, Prentice Hall International, Inc. [4]. www.tapchiketoan.com, Internet,…♦ . XÂY DỰNG VÀ PHÂN TÍCH CHI PHÍ ĐỊNH MỨC ThS. LÊ CÔNG HOÀNG Bộ môn Kinh tế Vận tải Khoa Vận tải - Kinh tế Trường Đại học Giao thông Vận tải ThS. NGUYỄN QUỐC KHÁNH Công ty PetroVietnam. mức chi phí vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Bài viết này xin đưa ra cách xây dựng định mức chi phí và phân tích các định mức đó. 1. Khái niệm về chi phí định mức Chi phí định mức là chi. x Định mức giá c. Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung * Định mức biến phí sản xuất chung Cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi