Tổ chức hệ thống thông tin trong việc quản lý đào tạo từ xa

KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.1 Khảo sát hiện trạng Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, việc ứng dụng tin học vào quản lý đào tạo khá phổ biến nhất là các trường đại học và cao đẳng. Với những phần mềm như thế thì việc kết hợp quản lý đào tạo từ xa với hình thức đào tạo tập trung được thực hiện dễ dàng. Thực tế ở một số trường Đại học, chẳng hạn như : Đại học khoa học tự nhiên TPHCM, Đại học Mở Bán công, Đại học Sư phạm Hà Nội, Đại học Cần Thơ,...mô hình này đã cho hiệu quả tốt trong việc đa dạng hoá loại hình đào tạo và góp phần đáp ứng nhu cầu học tập ngày càng cao của người dân. Chúng em đã tiến hành tìm hiểu các Web site đào tạo từ xa được xây dựng cho các trường Đại học trên để rút ra kết luận về những ưu, khuyết điểm của chúng:  Ưu điểm:  Cung cấp đầy đủ giáo trình, bài giảng qua mạng giúp cho các sinh viên học từ xa qua mạng có đầy đủ kiến thức như hình thức học tập trung.  Sinh viên được xem giáo viên giảng bài qua mạng hay download giáo trình về học .  Xem điểm thi qua mạng.  Xem các thông tin về chương trình đào tạo qua mạng.  Trao đổi trên diễn đàn.  Khuyết điểm :  Không có bài tập sau mỗi bài học để giúp sinh viên có thể tự kiểm tra kiến thức của mình.  Chưa có hình thức thi trắc nghiệm.  Chưa có trao đổi trực tuyến. Trên nền tảng các Web Site đào tạo từ xa có sẵn và dựa trên những hiểu biết về việc quản lý đào tạo ở trường đại học chúng em đang học, chúng em xin đề xuất việc xây dựng một hệ thống quản lý đào tạo qua mạng. Hệ thống này sẽ phát huy những ưu điểm đã có ở các website đào tạo từ xa hiện có và thiết kế mới một số chức năng còn thiếu hoặc hạn chế ở chúng để việc quản lý đào tạo qua mạng dễ dàng và hiệu quả hơn. Về cơ bản, đây không phải là chương trình mới hoàn toàn nhưng chương trình có thêm nhiều ưu điểm hơn so với các Web Site đào tạo từ xa có sẵn. Cụ thể :  Với sinh viên : Có thể truy cập vào trang chủ của website để biết các thông báo mới nhất, văn bản, quy chế, các sự kiện trong tuần, trong tháng hoặc các tin nóng nhằm giúp sinh viên kịp thời nắm được thông tin từ đó chủ động lên kế hoạch học tập, sinh hoạt. Văn bản: o Văn bản hướng dẫn, mẫu đơn: o Đơn xin hỗ trợ học phí đối với sinh viên mồ côi cha mẹ, đơn xin hỗ trợ học phí đối với sinh viên là con cán bộ nhân viên của Trường, đơn xin hỗ trợ học phí đối với sinh viên tàn tật hoặc nhiễm chất độc màu da cam. Quy chế: o Quy trình xét bảo lưu kết quả tuyển sinh o Quy trình xét chuyển từ trường khác đến o Quy trình xét chuyển sang trường khác o Quy trình xét tạm dừng học tập o Quy trình xét tiếp tục học tập Ngoài ra, mỗi sinh viên được cấp một username và password để đăng nhập vào trang sinh viên của hệ thống. Sau khi đăng nhập thành công, sinh viên có thể:  Học trực tuyến qua mạng tức là sinh viên trao đổi trực tuyến với giáo viên về bài học, xem các bài giảng bằng video clip, tham dự các buổi học có giáo viên hướng dẫn trực tiếp trên mạng vào những thời điểm được thông báo trước– tất cả được thực hiện trực tuyến.  Download giáo trình không phải lúc nào sinh viên cũng có điều kiện truy cập mạng internet trong nhiều giờ, khi đó chức năng này giúp sinh viên có thể download giáo trình, tài liệu tham khảo và các video clip để xem trên máy tính cá nhân. Cuối mỗi chương hoặc mỗi bài đều có phần bài tập để sinh viên luyện tập. Mỗi câu trả lời đều được giải thích lí do đúng, lí do sai một cách rõ ràng. Sinh viên có thể chỉ download từng bài, từng chương hoặc download toàn bộ giáo trình của một môn học nào đó.  Đăng ký môn học – với chức năng đăng ký môn học qua mạng, sinh viên thuộc cả hai hình thức đào tạo tập trung và trực tuyến sẽ không phải mất nhiều thời gian để gặp cố vấn học tập, nhận phiếu đăng ký, điền vào phiếu, nộp cho cố vấn học tập ký duyệt, cố vấn học tập nộp lại cho phòng đào tạo, sinh viên chờ nhận lại thời khoá biểu. Chừng ấy công việc chiếm mất 1 tuần thậm chí hơn nữa rất lãng phí thời gian và công sức. Để đăng ký môn học trên mạng, sinh viên chỉ cần đăng nhập vào trang sinh viên với username và password của mình rồi vào chức năng Đăng ký môn học sẽ được hệ thống hướng dẫn từng bước. Toàn bộ quá trình đăng ký chỉ mất vài phút.  Xem thời khoá biểu – hệ thống chúng em thiết kế cho cả hai đối tưọng sinh viên học theo học chế tín chỉ và niên chế. Đối với sinh viên học theo học chế tín chỉ, sinh viên hoàn toàn chủ động trong việc đăng ký môn học cho từng học kỳ của toàn khoá học. Vì vậy mà mỗi sinh viên cũng có một thời khoá biểu riêng. Sinh viên có thể biết được thời khoá biểu cá nhân từ đầu khoá học đến thời điểm hiện tại truy cập trang web.  Thi trắc nghiệm – đây là chức năng không thể thiếu đối với một hệ thống đào tạo có quản lý đào tạo từ xa bởi vì việc tập trung sinh viên từ những nơi khác nhau trong nước, thậm chí ngoài nước là không thể. Để làm bài thi, nhà trường cần tập trung một nhóm sinh viên tại một phòng máy nối mạng Internet (phòng máy không nhất thiết phải là phòng máy của trường), có giáo viên coi thi, hướng dẫn sinh viên truy cập vào trang Thi trắc nghiệm, thực hiện theo các hướng dẫn và tiến hành làm bài. Ngay sau khi thi, người học biết ngay kết quả vì phần chấm điểm được cài đặt tự động.