Đang tải... (xem toàn văn)
ODC
THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO (ORGANIZATIONAL ANALYSIS) MBA 2012 Giảng viên: Trương Thị Lan Anh NỘI DUNG CHÍNH • Quy trình thu thập thơng tin phân tích chẩn đốn • Các phương pháp thu thập thơng tin • Kỹ thuật xử lý số liệu • Báo cáo chẩn đoán Data collection and report - Dr Lan Anh QUY TRÌNH thu thập thơng tin phản hồi Các hoạt động Hoạch định thu thập liệu Thu thập liệu Phân tích liệu Báo cáo phản hồi Tiếp tục theo dõi (Nguồn: Nadler, Feedback and Organization development, 1977) Data collection and report - Dr Lan Anh THU THẬP THƠNG TIN Cần xác định: • Cách tiếp cận • Mơ hình/khung hướng dẫn • Nhu cầu thơng tin • Phương pháp lấy thơng tin • Kiểm soát độ tin cậy Data collection and report - Dr Lan Anh Các phương pháp thu thập thông tin Quan sát Khảo sát câu hỏi Phỏng vấn cá nhân Phương pháp phối hợp Phỏng vấn nhóm (Focus group) Hội thảo, hội nghị (Summit, conference) Data collection and report - Dr Lan Anh Tài liệu thứ cấp Các phương pháp tương tác • Quan sát (Observation) • Bản câu hỏi (Questionnaire) • Tài liệu thứ cấp (Document) Các phương pháp tương tác cao • Phỏng vấn cá nhân (Indepth interview) • Phỏng vấn nhóm (Focus group) • Hội thảo, hội nghị chuyên đề (Summit, conferences) Data collection and report - Dr Lan Anh Thảo luận: Ưu nhược điểm phương pháp thu thập thông tin? Data collection and report - Dr Lan Anh Ví dụ: Khảo sát quan điểm nhân viên • WHAT: Employee opinions about… – Job satisfaction (i.e what are employees’ satisfiers? Working motivations?) Employee satisfaction index – Job dissatisfaction (i.e What are the employees’ dissatisfies? Reasons for their leaving? Exit interview) – Employee engagement, Employee involvement – Employees’ organizational commitment – Employee stress – Employee values and organizational culture – Leadership styles – Social responsibility – Organizational Citizenship Behavior (OCB) –… Data collection and report - Dr Lan Anh Các loại khảo sát nhân viên • Khảo sát định lượng: để đo lường vấn đề/yếu tố cụ thể – Phương pháp: questionnaires, data tracking – Phân loại: Khảo sát thái độ (Attitude survey), khảo sát liệu cứng (hard data survey) • Khảo sát định tính: để phát vấn đề/yếu tố cụ thể – Phương pháp: interviews, focus group, action research – Phân loại: có cấu trúc, bán cấu trúc, phi cấu trúc • Một dự án OD: thường phải kết hợp Data collection and report - Dr Lan Anh Data collection and report - Dr Lan Anh 10 Attitude Survey: A Commitment Company communication: Why Attitude Survey? “Our employees are our greatest asset, and their expertise, passion and enthusiasm are key to performance Attitude survey is a periodical dialogue tool helping management and employees towards a common understanding of Company's vision, mission, objectives and practices Participation from Everyone guarantees accuracy of facts and success of improvement actions Mutual Respect helps to listening each other and driving changes in our company Trust at all levels bridges gaps for better relationships” Data collection and report - Dr Lan Anh 12 Attitude Survey Process Phase 3: Analysis, Reporting, Action Planning & Follow up Phase 1: Planning & Review Phase 2: Survey Design & Administration Project Planning Survey Design 14Aug – 24 Aug Data Processing & Analysis Oct – 17 Nov Test Run 25 Aug – Sep Presentation to EXCO 15 Jan 2007 Jan 2007 Sep – Sep General Communication and Department Action Planning Action plan Follow up End Q12007&2008 Action Follow up and Update 25Jul – 25 Aug Questionnaire Finalisation Survey Administration 12 Sep – 30 Sept Communication: Internet, Newsletter, Company Briefing Data collection and report - Dr Lan Anh 13 XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊNH LƯỢNG • Thống kê mô tả: mean, frequency distributions, standard deviations, quartile, median, mod – Mô tả mẫu – Mô tả đặc điểm yếu tố đo lường • Kiểm tra độ tin cậy: reliability, validity • So sánh • Kiểm định khác biệt: compare means (ttest, ANOVA, MANOVA) • Mối quan hệ: correlation matrix, regression, SEM Data collection and report - Dr Lan Anh 14 XỬ LÝ DỮ LIỆU ĐỊNH TÍNH • Tập trung vào WHY & HOW • Các đặc tính cần tìm kiếm: – Phân loại: Chủ đề (themes), xu hướng (trends), khía cạnh (dimensions), mẫu hình (patterns)… – So sánh: khác biệt, đối chọi… – Bối cảnh • Phân tích nội dung (content analysis) • Phân tích áp lực (force field analysis) Data collection and report - Dr Lan Anh 15 BÁO CÁO PHẢN HỒI Hầu hết báo cáo ban đầu bao gồm: • Mơ tả khảo sát, mục tiêu, khía cạnh vấn đề, số lượng loại câu hỏi, số thông tin nhân đối tượng trả lời khảo sát • Các đồ thị bảng biểu khía cạnh cho tất nhân viên cho nhóm yếu tổ chức • Những nhận xét số liệu • Các đồ thị bảng biểu câu hỏi cụ thể cho kết khác biệt đáng kể so với khảo sát trước đó, kết từ trung bình đến tiêu cực (chỉ cần tích lũy phần > 20% đáng để xem xét rồi) Data collection and report - Dr Lan Anh 16 BÁO CÁO PHẢN HỒI • Nhận xét kết theo câu hỏi • So sánh với kết từ khảo sát loại khác (trong tổ chức) • Trình bày mối quan hệ khía cạnh mức độ hài lịng khía cạnh mức độ quan trọng yếu tố đánh giá • Trình bày kế hoạch truyền thông kết đến nhân viên • Các số liệu báo cáo phải có phần viết nhận xét kèm theo Data collection and report - Dr Lan Anh 17 Đặc điểm báo cáo phản hồi Thích đáng (relevant) Dễ hiểu (understandable) Cảm quan (descriptive) Đánh giá tính xác độ tin cậy (verifiable) Kịp thời (timely) Có chừng mực (limited) Có ý nghĩa với người (significant) So sánh, đối chiếu (comparative) Kết phản hồi khởi đầu kết luận (unfinalized) (Nguồn: Waddell et al., 2007) Data collection and report - Dr Lan Anh 18 Case study: An Employee attitude survey Company reputation Job security Work place Remuneration Work allowances Prompt rewards Employee care Satisfaction Commitment Supervisor relation Peer relation Communication-Information Feedback opportunities Training-Advancement Data collection and report - Dr Lan Anh 19 Survey profile in 2006 • Notes • Scale used in survey questionnaire ranges from for “totally unsatisfied to for “totally satisfied” • The score range for the categories was then defined for interpretation and analysis Survey: in Vietnamese and English, hardcopy and online • Informants: 871/986 employees (response rate: 88.3%) • Data collection: both hardcopy and online response • Data processing: in scores (quantitative assessment) and text (qualitative assessment) • Data analysis: Generally company-wide, by locations, functions • Interpretation of score range: Score range Category 1.00 – 1.80 Very bad / very low 1.81 – 2.60 Bad / low 2.61 – 3.40 Average / Medium 3.41 – 4.20 Good / high 4.21 – 5.00 Very good / very high Data collection and report - Dr Lan Anh 20 Overall assessment of Satisfaction and Commitment Notes • Employees’ Survey 2006: a generally good picture of employees’ satisfaction The satisfaction picture • Over 50% of participants score favorably (satisfied and totally satisfied) 1% 15% 36% 5% 43% Data collection and report - Dr Lan Anh Totally unsatisfied Unsatistied So-so Satisfied Totally satisfied 21 Overall assessment of Satisfaction and Commitment Notes: Good level of overall satisfaction scores (3.6), leading to a very high score for commitment (4.03) Company sample of 871 respondents 4.03 4.1 4.0 3.9 3.8 3.7 3.59 3.62 3.6 3.5 3.4 3.3 Overall satisfaction Job retention Data collection and report - Dr Lan Anh Commitment 22 Areas of most and least satisfaction Notes: • Company reputation, Job security, Workplace conditions and Peer relations are the most satisfied factors • Remuneration, Work allowances, Prompt rewards, and Employee care are the least satisfied factors Score Dimensions Company reputation 3.94 Job security 3.53 Workplace conditions 3.74 Peer relations 3.65 Remuneration 3.07 Work allowances 3.06 Prompt rewards 2.69 Employee care 2.94 Data collection and report - Dr Lan Anh Screening for significant satisfaction: > 3.6 23 STRUCTURE OF INFLUENCERS – OVERALL Company X 40 WORKPLACE REPUTATION 28 33 55 RELATIONS & RECOGNITION 74 COMMUNICATION 59 INCOME 16 SATISFACTION 88 43 TRAINING & ADVANCEMENT Data collection and report - Dr Lan Anh 24 Chia sẻ kinh nghiệm làm khảo sát Ít trình phải gồm bước: Đánh giá nhu cầu lấy ý kiến nhân viên Giao tiếp: consultant – top management – HR coordinator – employees Thiết kế lấy mẫu thử nghiệm Tiến hành khảo sát: phải giải thích câu hỏi phổ biến tiến trình thu BCH (lấy liệu) Xử lý phân tích liệu Báo cáo: Những phát hàm ý Đề xuất: thường chiến lược, kế hoạch hành động để cải tiến Data collection and report - Dr Lan Anh 25 Kế hoạch (Follow-up) Nhà tư vấn OD quản lý phận cần có buổi thảo luận mở với nhân viên về: • Tổng quan kết khảo sát • Thảo luận kết quả, phần áp dụng cho phận • Nhận dạng “vùng” cần cải tiến cấp phận • Xây dựng mục tiêu cải tiến dựa kết • Phân cơng nhiệm vụ thực mục tiêu Data collection and report - Dr Lan Anh 26 ... Dr Lan Anh THU THẬP THÔNG TIN Cần xác định: • Cách tiếp cận • Mơ hình/khung hướng dẫn • Nhu cầu thơng tin • Phương pháp lấy thơng tin • Kiểm sốt độ tin cậy Data collection and report - Dr Lan Anh. .. report - Dr Lan Anh 12 Attitude Survey Process Phase 3: Analysis, Reporting, Action Planning & Follow up Phase 1: Planning & Review Phase 2: Survey Design & Administration Project Planning Survey... conferences) Data collection and report - Dr Lan Anh Thảo luận: Ưu nhược điểm phương pháp thu thập thông tin? Data collection and report - Dr Lan Anh Ví dụ: Khảo sát quan điểm nhân viên • WHAT: