Lập hồ sơ trường hợp khơng có danh mục hồ sơ Lập hồ sơ theo hướng dẫn danh mục hồ sơ có nhiều thuận lợi cho cán quan, thực tế, hầu hết quan Nhà nước không lập danh mục này, văn hình thành hoạt động quan không ý phân loại khoa học từ vấn đề, việc vừa giải xong Do văn thường bị phân tán, lẫn lộn vấn đề với vấn đề khác Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ trở nên khó khăn tiến hành theo trình tự sau : - Phân định hồ sơ - Sắp xếp văn hồ sơ - Đánh số tờ - Viết mục lục văn - Viết chứng từ kết thúc - Viết bìa hồ sơ Phân định hồ sơ Phân định hồ sơ vào nội dung đặc trưng khác văn (những điểm giống văn bản) để chia chúng thành hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo yêu cầu lập hồ sơ Đây khâu quan trọng có ý nghĩa định chất lượng hồ sơ lập Hồ sơ phân định hợp lý đảm bảo bốn năm yêu cầu lập hồ sơ Lập hồ sơ khái niệm phân loại nên phân định hồ sơ phải vào đặc trưng phổ biến văn bản, đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, quan giao dịch, thời gian, địa dư Trong phải lấy đặc trưng làm chủ yếu Sau cách vận dụng đặc trưng văn để lập hồ sơ a Đặc trưng vấn đề Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn đề cập làm sở để sưu tầm tập hợp văn Tất văn có nội dung liên quan với vấn đề (một việc, công việc, đối tượng) tập hợp thành hồ sơ Hồ sơ lập theo đặc trưng phù hợp với khái niệm hồ sơ đảm bảo đầy đủ yêu cầu lập hồ sơ Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn theo vấn đề, việc, đó, hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh Điều quan trọng phân định hồ sơ theo đặc trưng phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý Nói chung, văn hồ sơ phải phản ánh vấn đề cụ thể Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn Chức năng, nhiệm vụ quan quy định thành phần, nội dung khối lượng văn hình thành Đối với quan nhỏ, nhiệm vụ cụ thể phân thành hồ sơ quan lớn, vấn đề phân định thành nhiều hồ sơ Ví dụ: Ở Ủy ban nhân dân xã hàng năm hình thành hồ sơ sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, cơng tác văn hóa Đây nhiệm vụ cụ thể mà Ủy ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành TS Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 mặt công tác khơng nhiều, tài liệu phản ánh nhiệm vụ cơng tác nói xem vấn đề lập thành hồ sơ Ngược lại, quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động quyền hạn lớn, văn phản ánh nhiệm vụ công tác nhiều lập thành nhiều hồ sơ, hồ sơ việc cụ thể Ví dụ: Văn sản xuất nông nghiệp Ủy ban nhân dân tỉnh lập hồ sơ Ủy ban nhân dân xã, mà phải phân định thành hàng chục hồ sơ, gồm vấn đề cụ thể như: - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp tồn năm - Chỉ đạo sản xuất nơng nghiệp - Kết thực kế hoạch sản xuất nông nghiệp tồn năm - Kế hoạch sản xuất nơng nghiệp vụ - Phòng trừ sâu bệnh - Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp - Chăn nuôi gia cầm Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng làm đặc trưng chủ yếu, Khi văn lại văn đề cập đến nội dung khác nhau, ta vận dụng đặc trưng khác b Đặc trưng tên gọi Đối với loại văn có nội dung đề cập đến nhiều việc khác nhau, Biên họp thường kỳ lãnh đạo quan, Nghị hàng tháng Ban chấp hành đoàn thể quần chúng khó phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi hợp lý Phân định hồ sơ theo đặc trưng tức trình sưu tầm, tập hợp văn bản, tài liệu có tên gọi với Ví dụ: - Biên họp thường kỳ Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam - Tập Thơng báo Chính phủ năm 2008 Đặc trưng tên gọi thường vận dụng để lập hồ sơ số loại văn Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác, Thông báo, Báo cáo Tuy nhiên, tất loại văn nói lập hồ sơ theo đặc trưng này, mà thông thường vận dụng văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, loại có nội dung phản ánh vấn đề, việc cụ thể nên lập theo đặc trưng vấn đề c Đặc trưng tác giả Tác giả quan cá nhân lập văn Vận dụng đặc trưng ta phải lấy tên quan, cá nhân hình thành văn để phân định hồ sơ Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có tác giả với (những văn khác nội dung, thể loại) Ví dụ: - Nghị quyết, Nghị định Chính phủ năm 2008, 2009 - Quyết định, Chỉ thị UBND Quận Thanh Xuân, Hà Nội năm 2008 - 2009 Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn phản ánh vấn đề, việc bị xé lẻ, không giữ mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho việc tra tìm sử dụng tài liệu Do vậy, thực tế đặc trưng vận dụng làm đặc trưng để lập hồ sơ d Đặc trưng thời gian Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức vào thời gian lập văn để phân định hồ sơ Các văn lập thời gian nội dung, tên gọi, tác giả chúng có khác lập thành hồ sơ, Ví dụ: Các Nghị quyết, Chỉ thị Thành ủy Đà Nẵng ban hành năm 2003 lập thành hồ sơ có tiêu đề: Nghị quyết, Chỉ thị Thành ủy Đà Nẵng năm 2009 Thông thường người ta vào năm ban hành văn để phân định hồ sơ Nếu dựa vào thời gian ban hành văn để lập hồ sơ làm cho tài liệu phản ánh hoạt động quan xé lẻ, gây khó khăn cho việc tra tìm nghiên cứu Do đó, đặc trưng vận dụng phổ biến thường đặc trưng phụ, kết hợp với đặc trưng khác đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi Ví dụ: Ở Văn phịng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Nghị quyết, Quyết định, Thơng tư Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn ban hành năm 2004 công tác thủy nông phân định thành hồ sơ có tiêu đề: Nghị quyết, Quyết định, Thơng tư, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ NN & PTNT công tác thủy nông năm 2007 Hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời gian Trên thực tế phân định hồ sơ, ta thường kết hợp đặc trưng Tác giả, Tên gọi Thời gian với Ví dụ: - Tập Nghị Chính phủ năm 2009 - Tập Quyết định Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng năm 2009 e Đặc trưng quan giao dịch Cơ quan giao dịch tức quan có cơng văn, giấy tờ trao đổi q trình giải cơng việc cụ thể có liên quan Nếu vấn dụng đặctrưng văn trao đổi hai quan lập hồ sơ cho dù nội dung chúng đề cập đến vấn đề khác Tuy nhiên lập không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu Do đặc trưng thường vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề xem đặc trưng phụ Ví dụ: Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm trao đổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, việc vấn đề đào tạo Đại học chức Luật, vấn đề thực quy chế giảng dạy học tập, vấn đề hợp đồng giáo viên Nếu tất công văn lập thành hồ sơ theo đặc trưng quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN Đơng Á), khơng hợp lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề làm đặc trưng kết hợp với đặc trưng quan giao dịch: - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục Đào tạo vấn đề tuyển sinh Đại học chức Luật - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục Đào tạo vấn đề Hợp đồng giáo viên giảng dạy - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục Đào tạo vấn đề thực quy chế giảng dạy học tập f Đặc trưng địa dư Trong lập hồ sơ, có người ta cịn đem văn tác giả khu vực văn có nội dung liên quan đến khu vực lập thành hồ sơ Tuy nhiên đặc trưng địa dư thường đặc trưng phụ Ví dụ: - Báo cáo Sở Nông nghiệp vùng đồng sơng Cửu Long tình hình sản xuất nơng nghiệp năm 2008 - Báo cáo tình hình cơng tác phịng chống cháy rừng sở Lâm nghiệp tỉnh Miền Trung, Tây nguyên năm 2009 Hai hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng địa dư Chỉ trường hợp văn khơng nhiều, nội dung lại tản mạn chọn đặc trưng địa dư phân định hồ sơ Tóm lại, phân định hồ sơ khâu quan trọng lập hồ sơ Việc phân định hồ sơ phải dựa sở đặc trưng văn (còn gọi đặc trưng lập hồ sơ), đặc trưng vấn đề đặc trưng chủ yếu, vận dụng nhiều Còn đặc trưng khác thường vận dụng kết hợp Sắp xếp văn hồ sơ Các văn hồ sơ cần xếp theo trình tự hợp lý để tra tìm nghiên cứu văn nhanh chóng thuận lợi Tuỳ theo nội dung đặc điểm khác văn hồ sơ để chọn cách xếp đây: a Sắp xếp theo trình tự thời gian Bằng cách xếp này, văn có ngày tháng ban hành sớm xếp lên trên, văn có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới.Cách xếp thường áp dụng hồ sơ phản ánh việc, vấn đề theo trình tự thời gian hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả Lưu ý: - Đối với loại kế hoạch nhiều năm, ta phải xếp vào năm đầu kế hoạch - Đối với loại báo cáo nhiều năm, ta phải xếp vào năm cuối báo cáo b Sắp xếp theo số thứ tự văn kết hợp với thời gian Bằng cách xếp này, văn có số nhỏ xếp trên, văn có số lớn xếp Cách xếp thường áp dụng hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả Khi chọn cách xếp phải ý kết hợp với cách xếp theo trình tự thời gian ban hành c Sắp xếp theo trình tự giải công việc Cách xếp theo trình tự mà văn hình thành trình giải cơng việc Theo cách xếp này, văn xếp theo trình tự sau: - Văn khởi đầu công việc, - Văn giải công việc, - Văn bản kết thúc công việc Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết có văn sau: - Báo cáo tổng kết - Kế hoạch hoạt động năm - Kế hoạch tổ chức Hội nghị - Diễn văn khai mạc - Bài phát biểu lãnh đạo quan - Bài phát biểu lánh đạo cấp - Biên Hội nghị … Theo cách xếp văn hồ sơ nêu xếp sau: - Kế hoạch tổ chức Hội nghị - Diễn văn khai mạc - Báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch - Bài phát biểu lãnh đạo quan - Bài phát biểu cấp - Biên Hội nghị … d Sắp xếp theo giá trị pháp lý văn Theo cách xếp này, văn có giá trị pháp lý cao hơn, văn xếp trên, văn có giá trị pháp lý thấp xếp Ví dụ: Trong hồ sơ có văn sau: - Quyết định - Thông tư - Chỉ thị - Nghị … Theo cách xếp văn hồ sơ xếp sau: - Nghị - Quyết định - Chỉ thị - Thơng tư e Sắp xếp theo vị trí quan ban hành Theo cách xếp này, văn quan có vị trí cao ban hành xếp Văn có quan có vị trí thấp ban hành xếp Ví dụ: Trong hồ sơ có văn quan sau: - Sở Giáo dục - Đào tạo - Hội đồng Nhân dân thành phố - Bộ Giáo dục - Đào tạo - Ủy ban Nhân dân thành phố … Theo cách xếp này, văn hồ sơ xếp sau: - Bộ Giáo dục đào tạo - Hội đồng Nhân dân thành phố - Ủy ban Nhân dân thành phố - Sở Giáo dục Đào tạo thành phố f Sắp xếp theo vần chữ Thường dùng xếp hồ sơ nhân sự, Quyết định có liên quan đến nhân như: Quyết định nâng lương, Quyết định bổ nhiệm cán bộ… Ví dụ: Trong hồ sơ: “Quyết định nâng bậc lương cho cán bộ, viên chức năm 2004 Trường THCN CKN Đông Á”, văn xếp theo thứ tự từ xuống sau: - Quyết định nâng bậc lương cho ông Lê Văn An - Quyết định nâng bậc lương cho ông Hà Trọng Ân - Quyết định nâng bậc lương cho bà Hoàng Thu Ba - Quyết định nâng bậc lương cho ông Nguyễn Thiện Bàn - Quyết định nâng bậc lương cho bà Phan Ngọc Châu Đánh số tờ Theo quy định chung, tờ văn hồ sơ đánh số theo thứ tự từ xuống để cố định vị trí xếp tra tìm văn nhanh chóng Vị trí đánh số góc phải phía tờ văn Đánh số bút chì khơng đánh vào tờ giấy trắng Khi đánh số tờ cần ý số điểm sau đây: - Nếu đánh sót số phải thêm ký hiệu a, b, c … vào sau số sót - Nếu đánh nhảy số, phải ghi vào chứng từ kết thúc - Nếu văn có ảnh kèm để minh hoạ cho nội dung tài liệu, ta phải cho ảnh vào phong bì đính kèm với văn - Nếu văn có khổ giấy lớn khổ A4 đánh số tờ ta phải gấp văn khổ giấy A4 đánh số thứ tự Viết mục lục văn Mục lục văn thống kê tất tài liệu hồ sơ Mục lục văn hồ sơ có tác dụng giới thiệu cách có hệ thống thành phần, nội dung văn vị trí xếp chúng hồ sơ để tra cứu thuận lợi Ngồi cịn nhằm mục đích thống kê cố định thứ tự xếp văn hồ sơ nhằm bảo quản tốt Mục lục văn hồ sơ in sẵn trang trang bìa hồ sơ viết thành tờ riêng xếp trước văn hồ sơ Thơng thường, hồ sơ có giá trị hồ sơ có từ ba văn trở lên cần lập mục lục Mục lục văn hồ sơ có cấu tạo sau MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số: ……… TT Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tác giả văn Tên loại trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi Hướng dẫn cách ghi cột: Cột số 1: Ghi số thư tự văn đăng ký vào Mục lục Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 3: Ghi ngày tháng văn Cột số 4: Ghi tên quan cá nhân ban hành văn Cột số 5: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột số 6: Ghi tờ số văn (Mỗi tờ văn đánh số thứ tự riêng, Cần ghi rõ văn đăng ký vào Mục lục có số tờ từ số đến số mấy?) Cột số 7: Ghi thông tin cần thiết khác (bản sao, văn Mật …) Lưu ý: Nếu Mục lục văn có nhiều trang phải đánh số trang cho mục lục nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi, quản lý Khi viết mục lục văn hồ sơ, yếu tố thông tin phải thể xác, theo văn bản, không tuỳ tiện thêm bớt sửa đổi Những yếu tố thơng tin mà văn khơng có để trống, yếu tố thơng tin văn khơng có, người biên mục xác minh ghi vào phải thích Ví dụ: Trong văn khơng đề ngày tháng ban hành người biên mục xác minh ngày tháng ban hành văn ghi vào cột 3, phải thích rõ ngày tháng xác minh cột Viết chứng từ kết thúc Chứng từ kết thúc ghi chép thông tin cần thiết hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ Các thơng tin cần đưa vào chứng từ kết thúc gồm: số lượng tờ văn hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái văn hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ (xem mẫu) CHỨNG TỪ KẾT THÚC Hồ sơ số:…… (Đơn vị bảo quản số: ……….) (1) Hồ sơ có: ……… tờ (2) (Viết chữ: …………………… ) tờ đánh số từ… đến… Có trang trùng số…, khuyết số… Mục lục văn có: ………… tờ (3) (Viết chữ: ……………………………………… tờ) Tình trang tài liệu: …………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… (4) …, ngày … tháng … năm … NGƯỜI LẬP HỒ SƠ Hướng dẫn cách ghi: (1): Ghi số hồ sơ đơn vị bảo quản (2): Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ (3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn có hồ sơ (4): Ghi số đặc điểm tình hình tài liệu như: Ngôn ngữ, Vật liệu cấu thành, mức độ hư hại Ví dụ: Tờ số 135 rách góc phải; Tờ số 157 - tiếng Anh có dịch Chứng từ kết thúc viết tờ giấy riêng xếp sau văn hồ sơ, viết lên trang tờ bìa hồ sơ Viết bìa hồ sơ Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ thông tin cần thiết hồ sơ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm Viết bìa hồ sơ việc làm thường xuyên văn thư quan lưu trữ quan Việc làm có ý nghĩa quan trọng việc quản lý tra tìm hồ sơ Bìa hồ sơ cấu thành thành phần sau đây: - Tên quan, - Tên đơn vị tổ chức, - Tiêu đề hồ sơ, - Thời gian bắt đầu kết thúc, - Số lượng tờ, - Thời hạn bảo quản, - Số lưu trữ Mẫu trang đầu bìa hồ sơ sau: - Thơng số kích thước: 560mm x 330mm Khi viết bìa hồ sơ, khơng phải thể xác thơng tin bìa hồ sơ nói mà cịn phải ý kỹ thuật trình bày, cho rõ ràng, sáng sủa làm bật yếu tố thông tin chủ yếu Dưới trình bày cách thể thành phần nói a Tên quan Tên quan tên đơn vị hình thành phơng hình thành hồ sơ (khơng phải tên quan chủ quản) Do tên quan tên phơng mà hồ sơ lệ thuộc Cần viết tên gọi thức quan phải biết hoàn chỉnh, viết tắt tên quan dùng phổ biến Trong trường hợp cần thiết, tên gọi tắt viết ngoặc đơn, sau nêu tên thức quan Ví dụ: UBND QUẬN THANH XUÂN HỒ SƠ ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… ………………………………………………………… Từ ngày: …………… đến ngày: ……………… Gồm: … tờ Phông số: ………… THỜI HẠN BẢO QUẢN Mục lục số: ……… Hồ sơ số: ………… Ví dụ: Cơng ty xuất nhập Chợ Lớn (CHOLIMEX) Nếu trình hình thành văn hồ sơ mà tên quan có thay đổi, bìa hồ sơ viết tên gọi cuối quan Chẳng hạn, trước tháng năm 1976, quan quản lý hành cấp mang tên gọi Ủy ban hành chính, sau kỳ họp thứ Quốc hội khóa VI, đổi thành Ủy ban nhân dân Như vậy, tên quan viết bìa hồ sơ hình thành năm 1976 quan quản lý hành cấp (gồm văn hình thành trước sau tháng 7/1976) Ủy ban nhân dân, Ủy ban hành Đối với hồ sơ khởi đầu quan này, lại kết thúc quan khác ngồi bìa ghi tên quan cuối Vì tên phơng mà hồ sơ đưa vào b Tên đơn vị tổ chức Tên đơn vị tổ chức tên đơn vị trực thuộc quan trực tiếp hình thành hồ sơ Đơn vị tổ chức vụ, ban, quan cấp Bộ Vụ Kế hoạch, Vụ Tài vụ, Ban Thanh tra, Văn phòng phòng quan cấp Cục, Sở, Tổng cơng ty, Phịng Tổng hợp, Phòng Kế hoạch, Phòng Tổ chức cán Tên đơn vị tổ chức viết tên quan, nhằm mục đích phân loại hồ sơ nhanh chóng xác Trường hợp tên đơn vị tổ chức thay đổi xử lý trường hợp thay đổi tên quan Ví dụ: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP c Tiêu đề hồ sơ c.1 Khái niệm Tiêu đề hồ sơ câu ngắn gọn khái quát toàn nội dung hồ sơ c.2 Cụm từ dùng để viết tiêu đề hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ, ta thường sử dụng cụm từ sau để bắt đầu cho tiêu đề - “V/v” (Về việc): Cụm từ thường dùng để viết tiêu đề cho hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề - “Tập”: Cụm từ thường dùng để viết tiêu đề cho hồ sơ lập theo đặc trưng: Tên gọi, Tác giả, Thời gian, Địa dư Ví dụ: Tập Quyết định … - “Công văn trao đổi”: Cụm từ thường dùng để viết tiêu đề cho hồ sơ lập theo đặc trưng quan giao dịch Ví dụ: Cơng văn trao đổi … Đối với hồ sơ cơng trình, hồ sơ vụ án, hồ sơ cán bộ, ta thường sử dụng cụm từ sau để viết tiêu đề hồ sơ: Ví dụ: Hồ sơ Cơng trình … Hồ sơ Vụ án ……… Hồ sơ ông (bà) ……………… công tác tại: …………… c.3 Yêu cầu viết tiêu đề hồ sơ Viết tiêu đề hồ sơ tức giới thiệu khái quát thành phần, nội dung văn hồ sơ lên bìa hồ sơ Đây phần việc quan trọng khó biên mục hồ sơ Vì viết tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo yêu cầu sau: - Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn, khái quát nội dung bên với ngôn ngữ đại bảo đảm quan điểm trị đắn Ngắn gọn yêu cầu nghiêm khắc đặt viết tiêu đề Một mặt khn khổ bìa hồ sơ có hạn, khơng cho phép viết dài Mặt khác, viết theo lối liệt kê tài liệu, khơng tóm lược nội dung hồ sơ, không giúp ích nhiều việc tra tìm tài liệu Bất tài liệu hình thành thời đại nào, viết tiêu đề hồ sơ phải trình bày ngôn ngữ đại, viết ngữ pháp, lời văn sáng, dễ hiểu, không chép cách máy móc từ cổ xưa, câu văn tối nghĩa phản ánh tài liệu hồ sơ Tuy nhiên, từ ngữ phản ánh đặc điểm thời kỳ lịch sử tên người, tên quan, tên địa điểm, dân cư, tên gọi chức vụ, thuật ngữ luật pháp v.v cần phản ánh trung thực, không thay ngơn từ đại làm tính lịch sử tài liệu 10 Ví dụ: Khi biên mục hồ sơ thời phong kiến, không thay đổi tên gọi loại văn sắc, chiếu định, thị Cũng gọi thành phố Sài Gịn thành phố Hồ Chí Minh, hay trưởng Sài Gịn chủ tịch thành phố Sài Gòn biên mục hồ sơ tài liệu ngụy quyền Sài Gòn, tay sai đế quốc Mỹ trước - Phải làm cho kiện, tượng phản ánh hồ sơ thể đắn đánh giá theo quan điểm Đảng Không dùng từ ngữ mà bọn đế quốc, thực dân bè lũ tay sai chúng sử dụng để xuyên tạc thật, vu khống, nói xấu Cách mạng nhân dân ta, gọi đấu tranh nhân dân ta bạo loạn, loạn, gọi chiến sĩ cách mạng giặc, quân phiến loạn Ví dụ: Đối với tài liệu khởi nghĩa chống thực dân Pháp cuối kỷ XIX, đầu kỷ XX Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám, biên mục theo quan điểm Thực dân viết: - Tài liệu loạn phiến quân Hoàng Hoa Thám Nhưng đứng quan điểm Đảng cộng sản Việt Nam, tiêu đề hồ sơ phải thể sau: - Tài liệu khởi nghĩa chống Thực dân Pháp Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám Vấn đề cần đặc biệt ý biên mục phông Ngụy quyền Sài Gòn, quan Thực dân Pháp Đế quốc Mỹ - Tiêu đề hồ sơ cần phải phản ánh đặc trưng chọn để lập hồ sơ Việc phản ánh đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề điều kiện quan trọng để thể xác thành phần nội dung văn hồ sơ Nếu tiêu đề hồ sơ lập văn thư viết chưa đạt yêu cầu, biên mục hồ sơ lưu trữ cần sửa lại cho xác hồn chỉnh c.4 Các yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ thường gồm yếu tố thông tin sau đây: Tên loại văn bản, tác giả văn bản, quan giao dịch, nội dung văn bản, thời gian, địa điểm Cách thể yếu tố sau: Tên loại văn bản: Tên loại văn nêu tiêu đề nhằm giới thịêu hồ sơ có loại văn - Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư hay Báo cáo, Thông báo Trên chừng mực định, loại văn nêu tiêu đề cịn có tác dụng phản ánh tính chất mức độ quan trọng hồ sơ Do đó, tên loại văn yếu tố thơng tin cần thể xác tiêu đề không tuỳ tiện thay đổi tên gọi chúng + Nếu trường hợp hồ sơ gồm nhiều loại văn đề cập đến vấn đề, không liên quan chặt chẽ trình tự giải văn thư, tiêu đề hồ sơ cần phải nêu tên loại văn Ví dụ: Tập Nghị quyết, Quyềt định, Thơng tư, Chỉ thị, Kế hoạch Chính phủ, Bộ Lao động Thương binh - xã hội, Bộ Tài vấn đề trợ cấp khó khăn cho cán bộ, viên chức 11 Trong trường hợp kê hết loại văn làm cho tiêu đề dài dòng nêu tên vài loại văn chủ yếu, loại văn cịn lại thay thuật ngữ “tài liệu” Ví dụ: Tiêu đề hồ sơ viết sau: Tập Nghị quyết, Quyết định tài liệu khác Chính phủ, Bộ Lao động Thương binh xã hội, Bộ Tài vấn đề trợ cấp khó khăn cho cán bộ, công nhân viên + Nếu tất văn hồ sơ có tên gọi thi tiêu đề cần nêu tên gọi chung tất văn Ví dụ: Tập Quyết định Sở Công nghiệp tỉnh Quảng Nam năm 2009 Trong viết tiêu đề hồ sơ, có dùng cụm từ “Hồ sơ” để thay cho loại văn cụ thể Đó trường hợp loại văn hồ sơ có liên quan chặt chẽ với trình tự giải văn thư Ví dụ: Hồ sơ cơng tác tuyển qn đợt I năm 2009 UBND Quận Hải Châu Cụm từ “Hồ sơ” dùng để viết tiêu đề hồ sơ vụ án hồ sơ nhân Ví dụ: - Hồ sơ xét xử vụ Nguyễn Văn T, can tội trấn lột tài sản công dân… Cụm từ “Công văn trao đổi” “Công văn giấy tờ trao đổi” dùng viết tiêu đề hồ sơ gồm văn trao đổi vấn đề đơn vị hình thành phơng với quan cá nhân khác Ví dụ: Cơng văn trao đổi Bộ Giáo dục Đào tạo với số quan việc mở lớp đại học chức Tác giả văn bản: Tác giả văn nêu tiêu đề nhằm giúp cho người đọc biết văn hồ sơ quan cá nhân lập ra, đồng thời qua nắm hiểu phần mực độ quan trọng hoàn chỉnh hồ sơ Do tiêu đề hồ sơ, tác giả văn cần giới thiệu đầy đủ xác Tên tác giả phải viết đầy đủ, khơng viết tắt viết theo tên gọi tắt, cách viết tắt tên gọi tắt chưa thức thừa nhận Nếu tác giả cá nhân, phải nêu đầy đủ họ, tên, cấp bậc, chức vụ, nghề nghiệp để người đọc có khái niệm đầy đủ xác người Ví dụ: - Thư Chủ tịch nước Trần Đức Lương gửi cháu thiếu nhi nhi đồng nhân ngày Thiếu nhi quốc tế (1 tháng năm 2004) Trong trường hợp sau khơng nêu khơng cần nêu đầy đủ tên tác giả văn hồ sơ * Trường hợp hồ sơ bao gồm văn nhiều tác giả không quan, giới thiệu đầy đủ tiêu đề dài Trong trường hợp này, cần nêu tác giả số văn chủ yếu, tác giả khác khơng nêu lên nêu dạng khái quát “Các quan khác”, “Một số quan” Ví dụ: 12 - Tập Báo cáo Sở Công nghiệp, Sở Xây dựng thành phố Thái Nguyên số quan tình hình quản lý vật tư năm 2009 - Tập Báo cáo thống kê Sở Văn hóa Thơng tin thành phố Đà Nẵng quan trực thuộc tình hình thiệt hại bão số * Trường hợp hồ sơ gồm văn nhiều tác giả loại quan, hồ sơ hoàn chỉnh tương đối hồn chỉnh tiêu đề cần nêu tên chung quan Ví dụ: - Tập Báo cáo tổng kết năm học 2008 - 2009 trường Trung học Chuyên nghiệp thành phố Thái Nguyên Cơ quan giao dịch: Cơ quan giao dịch tức quan (hoặc cá nhân) có cơng văn giấy tờ trao đổi Đối với hồ sơ lập theo đặc trưng quan giao dịch, tên quan cá nhân có cơng văn trao đổi với phải nêu tiêu đề Nó cho ta biết quan cá nhân có liên quan đến hoạt động đơn vị thành phơng Ví dụ: Tập Cơng văn trao đổi Đại học Khoa học Huế Trường THCN CKN Đông Á việc Tuyển sinh Đại học chức Luật năm 2009 Trong trường hợp viết ngắn gọn cách không nêu tên tác giả đơn vị hình thành phơng Chẳng hạn, tiêu đề hồ sơ viết: Tập cơng văn trao đổi với Trường Đại học Khoa học Huế thực quy chế giảng dạy học tập lớp đại học chức Luật Nội dung văn Yếu tố thông tin cung cấp cho người đọc thông tin khái quát kiện, tượng phản ánh văn hồ sơ Đây thành phần quan trọng tiêu đề hồ sơ, đối tượng tra tìm chủ yếu người nghiên cứu sử dụng tài liệu Vì vậy, yêu cầu viết tiêu đề hồ sơ phải khái quát nội dung văn hồ sơ cách xác Mức độ khái quát cách thể yếu tố thông tin tiêu đề phụ thuộc nội dung văn hồ sơ Ví dụ: Trong tiêu đề hồ sơ “Quyết định, thông tư tài liệu khác Bộ Y tế trồng dược liệu, kinh doanh phân phối dược phẩm”, “Trồng dược liệu” khái quát nội dung nhóm tài liệu đề cập đến việc trồng thuốc; “Kinh doanh phân phối dược phẩm” tổng hợp nội dung nhóm tài liệu nói kinh doanh phân phối loại thuốc Cịn hồ sơ có tiêu đề: “Quyết định, thị, thơng tư Chính phủ, Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn cơng tác lương thực” “công tác lương thực” khái quát nội dung tất văn hồ sơ, gồm vấn đề thu mua, điều phối, chế biến bảo quản lương thực Cần tránh khái quát nội dung văn hồ sơ cách tuỳ tiện, không phản ánh đắn thực chất hồ sơ Chẳng hạn, số hồ sơ gồm Nghị quyết, Chỉ thị, Thơng tư Chính phủ, Bộ Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn đề cập đến vấn đề đắp đê, xây kè cống mà tiêu đề hồ sơ viết: 13 Nghị quyết, thị, thông tư Chính phủ, Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn cơng tác thỦy lợi, khơng hợp lý Bởi cơng tác đắp đê, xây kè, cống chống lụt phận công tác thỦy lợi Cơng tác thỦy lợi cịn bao gồm nhiều mặt xây dựng cơng trình tưới tiêu để chống úng, chống hạn, xả lũ Tuy nội dung văn yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ, số trường hợp sau khơng cần phải thể hiện: - Trường hợp giới thiệu loại hồ sơ, đồng thời cho khái niệm nội dung hồ sơ Ví dụ: “Sổ cái”, “Thẻ kho” - Trường hợp hồ sơ gồm văn loại (Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Báo cáo, ) nội dung đề cập đến nhiều vấn đề khác Ví dụ: Tập Thơng báo Chính phủ Tập Biên họp Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Địa điểm: Yếu tố thông tin địa điểm nêu tiêu đề nơi xảy kiện, tượng mà văn hồ sơ đề cập đến Ví dụ: Tập Báo cáo, thơng báo Tổng cục Khí tượng Thủy văn tình hình lũ lụt đồng sơng Hồng năm 2004 Có trường hợp, địa điểm nêu tiêu đề cho ta biết rõ nơi cư trú, phạm vi hoạt động tác giả hồ sơ Ví dụ: - Đơn ngoại kiều Đà Nẵng xin cấp giấy xuất cảnh - Thư tâm đơn vị đội Đảo Trường Sa gửi Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam Ngồi ra, yếu tố địa điểm có lúc cho ta biết địa người nhận trao đổi cơng văn Ví dụ: Thư thành ủy Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội gửi đồng bào Thủ đô xây dựng Khu kinh tế Lâm Đồng Trong tiêu đề, địa danh cần viết theo tên nêu văn hồ sơ Trường hợp ghi theo địa danh không cung cấp khái niệm đầy đủ địa điểm đó, cần ghi thêm đơn vị hành mà trực thuộc Ví dụ: Hồ sơ cải tạo đất bạc màu xã Hồ Tiến, huyện Hịa Vang, thành phố Đà Nẵng Năm 2007 – 2009 Đối với hồ sơ mà nội dung văn đề cập đến nhiều địa điểm thuộc khu vực đơn vị hành chính, tiêu đề hồ sơ, thành phần nêu khái quát theo tên khu vực, đơn vị hành 14 Ví dụ: Báo cáo cơng tác Phịng chống cháy rừng mùa khô năm 2008 – 2009 tỉnh Miền Trung Tây Nguyên Thời gian: Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phân biệt hai loại thời gian liên quan đến hồ sơ: thời gian giới hạn năm tháng kiện, tượng đề cập văn hồ sơ thời gian ban hành văn Loại thời gian đầu liên quan chặt chẽ với nội dung văn bản, thiếu nội dung văn khơng làm sáng tỏ Bởi vậy, loại thời gian cần thể lên tiêu đề hồ sơ Ví dụ: Báo cáo tổng kết tình hình xây dựng Sở Xây dựng thành phố Hồ Chí Minh năm 2008 Thời gian ban hành văn có tất loại văn phận cấu thành văn quan nhà nước ban hành Khi biên mục hồ sơ, loại thời gian thể thành phần “Thời gian bắt đầu kết thúc”, giới thiệu tiêu đề hồ sơ trường hợp sau đây: - Trường hợp hồ sơ có văn văn quan trọng Ví dụ: Thơng tư liên tịch số: 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP, ngày 06 tháng năm 2002 Liên tịch Bộ Công an Ban Tổ chức Cán Chính phủ hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu - Trường hợp hồ sơ lập theo đặc trưng chủ yếu thời gian Ví dụ: Tập Nghị quyết, Chỉ thị Ban Chấp hành Đảng thành phố Thái Nguyên năm 2009 c.5 Thứ tự yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ, cần phải ý đến kết cấu nó, tức phải xếp yếu tố thông tin tiêu đề theo trình tự định Thứ tự xếp hợp lý góp phần thể xác thành phần nội dung văn hồ sơ Nhìn cách tổng quát, yếu tố thông tin tiêu đề hồ sơ thường xếp theo trình tự: tên loại văn - tác giả văn – quan giao dịch - nội dung văn - địa điểm thời gian mà nội dung văn đề cập đến Tuy nhiên, trật tự xếp thay đổi tuỳ theo đặc điểm hồ sơ cụ thể Mặt khác, khơng phải hồ sơ có đầy đủ yếu tố thơng tin Nếu hồ sơ gồm văn có liên quan với q trình giải văn thư tiêu đề, yếu tố thông tin “hồ sơ” tiếp đến nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có) Ví dụ: - Hồ sơ Hội nghị tổng kết cơng tác xuất toàn quốc năm 2008 Đối với hồ sơ mà văn bên khơng có q trình giải văn thư liên tục, yếu tố thơng tin tiêu đề hồ sơ theo trình tự: Tên loại văn - Tác giả - Nội dung - Địa điểm - Thời gian (nếu có) 15 Ví dụ: Tập Báo cáo Sở Cơng an thành phố Hồ Chí Minh tình hình trật tự trị an quận nội thành năm 2009 Trường hợp hồ sơ gồm công văn trao đổi sau tên loại văn (tức cơng văn trao đổi) quan giao dịch - nội dung - địa điểm - thời gian (nếu có) Đối với hồ sơ lập thành loại văn Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo sơ kết, Báo cáo tổng kết tác giả đặt vị trí cuối tiêu đề Ví dụ: Chương trình công tác năm 2008 Sở Nội vụ thành phố Thái Nguyên Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực kế hoạch năm 2002 Tổng công ty xây dựng cơng trình giao thơng V Trong trường hợp trên, đặt tác giả cuối tiêu đề phù hợp với cách nói viết tiếng Việt đặt vị trí thứ hai, sau tên loại văn c.6 Tiêu đề mẫu Trong phông lưu trữ, thường gặp hồ sơ lập theo số đặc trưng giống Để tiêu chuẩn hóa cách biên mục loại hồ sơ, người ta nghiên cứu đặt tiêu đề mẫu cho loại hồ sơ Khi nghiên cứu để xây dựng tiêu đề mẫu, cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ quan (đơn vị hình thành phơng), tính chất đặc điểm văn quan Trên sở xác định loại hồ sơ hình thành đặt tiêu đề mẫu cho chúng Chẳng hạn, quan Bộ Công nghiệp hình thành loại hồ sơ kế hoạch toàn ngành, kế hoạch nhà máy, báo cáo tổng kết toàn ngành, báo cáo tổng kết nhà máy, định tiếp nhận, điều động thuyên chuyển cán bộ, định cho hưu, nghỉ sức Ở tiêu đề mẫu, cần nêu đầy đủ yếu tố thơng tin có nhóm hồ sơ loại, cho gần sát với tình hình thực tế Các yếu tố thơng tin loại văn với tác giả Ví dụ: Tập Thơng báo Bộ Cơng nghiệp Cũng gồm yếu tố thông tin: tên loại văn bản, tác giả nội dung hồ sơ Ví dụ: Tập Nghị quyết, thị Chính phủ cơng tác quản lý thị trường Trong tiêu đề mẫu có trường hợp cần nêu địa điểm thời gian Ví dụ: Tập Chương trình, kế hoạch thực tập khảo sát nước ASEAN năm 2003 Bộ Thương mại Tập Báo cáo tổng kết tình hình thực kế hoạch năm 2008 Sở Văn hóa - Thơng tin Tuy vậy, cần phải thấy rằng, áp dụng vào thực tế tiêu đề hồ sơ phải theo tiêu đề mẫu thuộc nhóm hồ sơ đó, mà bên cạnh phần mẫu cần phải đưa vào yếu tố có hồ sơ Ví dụ: Tiêu đề mẫu 16 “chương trình kế hoạch thực tập khảo sát nước ASEAN năm 1994 Bộ Thương mại” nêu trên, biên mục hồ sơ cụ thể là: Tập Chương trình, kế hoạch thực tập khảo sát Thái Lan, Philipin năm 2008 Bộ Thương mại Việc áp dụng tiêu đề mẫu nhóm hồ sơ loại đảm bảo cho tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, xác thống nhất, đồng thời nâng cao hiệu suất công tác biên mục Đây phương pháp biên mục cần ý vận dụng c.7 Giới thiệu chính, sao, mức độ hoàn chỉnh đặc điểm bề hồ sơ Khi viết tiêu đề hồ sơ có giá trị, cần phải rõ mức độ xác (bản chính, sao), mức độ hồn chỉnh đặc điểm bề hồ sơ Việc thể tiêu đề thông tin làm tăng thêm độ tin cậy hiệu lực pháp lý văn hồ sơ Nếu văn hồ sơ (hoặc sao) việc dẫn ghi sau dấu chấm hết tiêu đề Ví dụ: Chỉ thị, thơng tư Thủ tướng Chính phủ Ban Tổ chức – Cán Chính phủ cơng tác cán (Bản chính) Nếu hồ sơ vừa có sao, việc dẫn ghi ngoặc đơn đặt sau tên loại sau nội dung văn đó, tuỳ thuộc vào cách diễn đạt tiêu đề Ví dụ: Nghị (bản chính), Thơng tư Chính phủ, Bộ Lao động Thương binh xã hội vấn đề Bảo hiểm xã hội Khi hồ sơ có văn có giá trị khơng trọn vẹn tình trạng cần rõ cuối tiêu đề đặt ngoặc đơn với từ ngữ “khơng có dấu, chữ ký, khơng có kết thúc” v.v Đối với hồ sơ có giá trị cần rõ tiêu đề phương pháp làm văn có giá trị đặc biệt hồ sơ (chép tay, thảo, đánh máy ) Gặp trường hợp hồ sơ có đặc điểm bề khác với phần lớn hồ sơ khác cần tiêu đề Những đặc điểm bề văn thường thể giấy viết (da, lụa) phương pháp viết in văn (viết tay, in thạch ) ngôn ngữ văn (Hán văn, Pháp văn ) Việc dẫn đặc điểm bề ngồi hồ sơ để cuối tiêu đề đặt dấu ngoặc đơn d Ngày tháng bắt đầu kết thúc hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ để tra tìm văn nhanh, hệ thống hóa tài liệu thuận lợi Ngày tháng bắt đầu ngày tháng văn lập sớm nhất, ngày tháng kết thúc ngày tháng văn ban hành muộn hồ sơ Thơng thường giới hạn thời gian hình thành kết thúc trình giải vấn đề, việc phản ánh hồ sơ Ngày tháng bắt đầu kết thúc phải ghi xác, ghi sai gây nên hậu phân loại thiếu xác làm ảnh hưởng đến việc tra tìm sử dụng tài liệu 17 Việc ghi ngày tháng bắt đầu kết thúc phụ thuộc vào tính chất đặc điểm hồ sơ Đối với hồ sơ mà văn bên có trình giải văn thư liên tục cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm bắt đầu kết thúc hồ sơ Cịn loại hồ sơ khác cần ghi năm đủ Trong trường hợp hồ sơ gồm nhiều tập, tập phải ghi rõ ngày tháng bắt đầu kết thúc băn tập Đối với hồ sơ gồm văn kế hoạch, báo cáo, thống kê nêu năm tháng tiêu đề khơng cần thiết phải ghi thêm mục Khi xác định xác ngày tháng, ngày tháng xác định cần đặt ngoặc đơn Ví dụ: (khơng sớm năm 1970), (không muộn năm 1974) Nếu xác định xác năm, cịn ngày tháng xác định gần năm đề ngồi dấu ngoặc, ngày tháng đưa vào ngoặc đơn Ví dụ: Năm 1986 (khơng muộn ngày 27 tháng 6) Trong trường hợp xác định ngày tháng ghi (khơng có ngày tháng) e Số tờ Số tờ tức số lượng tờ văn hồ sơ, viết góc trái phía bìa hồ sơ Ghi số tờ bìa hồ sơ chủ yếu để kiểm tra bảo quản văn hồ sơ thuận lợi Căn vào chứng từ kết thúc hồ sơ để ghi số tờ bìa hồ sơ f Thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản hồ sơ ghi góc phải phía hồ sơ nhằm phục vụ cho việc thống kê bảo quản hồ sơ Thời hạn bảo quản hồ sơ có 03 loại: Vĩnh viễn; Lâu dài Tạm thời 18 ... văn hồ sơ nhằm bảo quản tốt Mục lục văn hồ sơ in sẵn trang trang bìa hồ sơ viết thành tờ riêng xếp trước văn hồ sơ Thông thường, hồ sơ có giá trị hồ sơ có từ ba văn trở lên cần lập mục lục Mục. .. để lập hồ sơ d Đặc trưng thời gian Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức vào thời gian lập văn để phân định hồ sơ Các văn lập thời gian nội dung, tên gọi, tác giả chúng có khác lập thành hồ sơ, ... tin tiêu đề hồ sơ, số trường hợp sau khơng cần phải thể hiện: - Trường hợp giới thiệu loại hồ sơ, đồng thời cho khái niệm nội dung hồ sơ Ví dụ: “Sổ cái”, “Thẻ kho” - Trường hợp hồ sơ gồm văn loại