ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG MÔN HỌC TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 8 Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia do Hội đồng nhà nước ban hành năm 1982 quy định: “Các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân trong quá trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ nhà nước theo quy định của Hội đồng Bộ trưởng”. Điều 21 Điều lệ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ quy định: “Các bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm các công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình làm”. CHƯƠNG I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, VỊ TRÍ, TÁC DỤNG CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 1. Khái niệm Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc trưng nhất định như: tên gọi, tác giả, vấn đề, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân. Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tùy theo số lượng văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các ĐVBQ. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà người ta có thể chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, Khái niệm lập hồ sơ: là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ cụ thể được giao, dựa vào danh mục hồ sơ của cơ quan (nếu có) hoặc dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau của tài liệu mà tập hợp tài liệu được sản sinh trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc, từng người hoặc từng tập tài liệu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về sau. 2. Tác dụng - Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả, khi cần nhanh chóng tìm được văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan công ty đối với việc lập hồ sơ - Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên. 1 - Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 3. Vị trí - Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc. - Công tác lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. 4. Yêu cầu lập hồ sơ 1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ riêng, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan gồm nhiều loại: loại do cơ quan sản sinh ra; loại do cấp trên gửi xuống, loại do cấp dưới gửi lên, loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến Mục đích các loại tài liệu cũng khác nhau: loại để chỉ đạo, loại để thi hành, giải quyết hoặc để biết, để tham khảo Vì vậy, không phải tất cả tài liệu đều lập hồ sơ mà phải lựa chọn những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình để lập hồ sơ. Có như vậy hồ sơ lập ra mới có giá trị để phục vụ cho công việc nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài. Điều 2 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị định 142 - CP ngày 28-9-1963 quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ". 2. Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ hoàn chỉnh. Muốn hồ sơ lập ra phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu, thuận tiện cho việc tra tìm thì tài liệu trong hồ sơ phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo một đặc trưng nhất định như tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, khi thu thập tài liệu cần bảo đảm đầy đủ tài liệu của một hồ sơ. 3. Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.Nội dung tài liệu có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn, loại có giá trị lâu dài (những tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học), loại có giá trị tạm thời, có loại chỉ có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải quyết xong công việc tài liệu hết giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ cần lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ, những tài liệu hết giá trị cần loại ra xét huỷ (xem bài: xác định giá trị tài liệu). 5. Trách nhiệm lập hồ sơ - Thủ trưởng cơ quan: có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ - Trưởng phòng tổ chức hành chính: giúp thủ trưởng cơ quan trực tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ; - Cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ: Giúp thủ trưởng, trưởng phòng TCHC về mặt nghiệp vụ làm danh mục hồ sơ và lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan; - Các phòng ban và cán bộ trong cơ quan: + Mỗi phòng, ban lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của mình; 2 + Cán bộ phụ trách và cán bộ phần hành được giao trách nhiệm giải quyết việc gì có trách nhiệm lập hồ sơ về những việc mình phụ trách. đây là bộ phận chủ yếu lập hồ sơ trong công ty; + Cán bộ được phân công làm thư ký các cuộc họp, các đoàn đi tiêu chuẩn, đi kiểm tra, trao đổi kinh nghiệm,… ghi chép biên bản, thu thập tài liệu, lập hồ sơ, … + Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập đầy đủ các tập lưu công văn đi, hồ sơ hội nghị cơ quan, hội nghị ngành do cơ quan tổ chức. + Thư ký riêng của các Thủ trưởng lập hồ sơ những việc do Thủ trưởng phụ trách và những hồ sơ do hoạt động của thủ trưởng mà hình thành. Điều 21 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo nghị định 142 - CP của Phủ Thủ tướng ngày 28-9-1963 đã quy định: "Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm". Có quy định trên là vì cán bộ trực tiếp giải quyết công việc là người hiểu rõ hơn ai hết về công việc mình đã làm, biết được quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của sự việc và những loại tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc nên có điều kiện để thu thập đầy đủ tài liệu đưa vào hồ sơ. Do đó, hồ sơ lập ra được hợp lý, chính xác, có chất lượng cao; đồng thời sẽ phục vụ thiết thực cho bản thân cán bộ đó trong quá trình giải quyết công việc. - Để thực hiện đúng điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, mỗi cán bộ, nhân viên cần xác định trách nhiệm phải lập hồ sơ những công việc mình làm; coi đó là một việc làm thường xuyên hàng ngày, từ đó có ý thức lưu giữ tài liệu, giải quyết xong công việc đưa ngay tài liệu vào hồ sơ. 3 . TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 8 Pháp lệnh bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia do Hội đồng nhà nước ban hành năm 1982 quy định: “Các cơ quan nhà nước, tổ. tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân trong quá trình hoạt động phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu. việc. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các ĐVBQ. Hồ sơ có nhiều loại, căn cứ vào đặc điểm và nội dung của văn bản mà người ta có thể chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ