Kỳ cách áp dụng iso vào quản lý dự án phần   LÙI OF  TIẾP THEO * Áp dụng iso trung ương vào doanh nghiệp bạn nào? Yếu tố định iso trung ương - Tiếp nối ví dụ phần ta biết việc đặt người làm trọng tâm người Phương Đông quan trọng công tác quản lý Nhưng quan điểm hoàn toàn khác người Phương Tây đặc biệt Tây Âu yếu tố sản phẩm đặt lên hàng đầu Lúc yếu tố người yếu tố ngang Một điển hình yếu tố sản phẩm đặt lên hàng đầu mà tơi lấy làm ví dụ sản phẩm vẽ thiết kế xây dựng nước châu âu Ngược lại với vẽ Trung Quốc, vẽ người thợ chuyên nghiệp biết đọc ký hiệu vẽ họ thi cơng Lúc kỹ sư kỹ thuật công trường hay giám sát cịn việc giám sát, kiểm tra cơng nhân họ làm có đảm bảo chất lượng khơng thơi, sử lý điểm thiết kế bất hợp lý việc sử dụng sản phẩm Nói sản phẩm Châu Âu hay Mỹ phải nói tuyệt vời Vì sản phẩm họ lại tuyệt vời đến vậy? Vì họ đặt mục tiêu sản phẩm lên hàng đầu Một minh chứng dễ thấy Ô tơ Đức, Máy móc Ý, điện thoại Mỹ Mà sau người nhật bắt trước được, tạo sản phẩm tiết kiệm lượng Toyota, Hon da Và cung cách quản lý Châu Âu Sản phẩm phải đặt lên hàng đầu Những năm thập niên 70 kỷ 19 iso hình thành Châu Âu tất nội dung iso hướng hai thứ “sản phẩm” “sự hài lịng khách hàng” - Vậy áp dụng iso trung ương áp dụng iso cách đầy đủ Có nghĩa thực đầy đủ nguyên tắc iso (8 nguyên tắc nêu kỳ 1) Và đối tượng tham gia hoạt động tổ chức có iso bao gồm: Con người, máy móc, cơng cụ, hệ thống quản lý, nhà xưởng, hàng hóa đầu vào đầu có giá trị ngang + Nếu người đòi hỏi phải tôn trọng, phải nghỉ ngơi trả lương đầy đủ, kỳ máy móc phải bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ, phải có khoản chi riêng nhằm tái đầu tư cho thiết bị máy móc + Nếu nhân viên làm nơi quy định, làm quy định trưởng phịng phải làm việc bút phải để chỗ Ngay giám đốc ký hợp đồng loại bút, màu mực + Và tất lập quy trình khép kín, đầy đủ, ăn khớp Nhưng câu hỏi đặt Lấy đâu quy trình tốt đến vậy, liệu có đảm bảo quy trình ăn khớp mãi Và làm để người tuân thủ cách nghiêm túc Câu trả lời là: Các quy trình tổ chức cấp chứng iso cho doanh nghiệp giúp bạn Bạn phải thuê họ để họ lên kế hoạch lập quy trình huấn luyện nhân viên bạn, kiểm tra định kỳ hàng năm để người cập nhật hiểu iso Chi phí cho cơng việc th tổ chức không nhỏ từ vài chục nghìn USD đến vài trăm nghìn USD lớn tùy theo thỏa thuận (các tổ chứng nêu kỳ 1) Và cách sử dụng công cụ hệ thống quản lý đại người chấm điểm giám sát cách xác Tơi ví dụ như, làm phải ấn vân tay để kiểm tra làm thời gian làm việc Ngồi văn phòng hay làm nhà sưởng phải có camera theo dõi để đánh giá lực cơng việc người Lưu hồ sơ phải nơi quy định để tính sản lượng cơng việc cho người Và bạn đừng nên nghĩ làm máy phục vụ cho máy máy phục vụ Điều hồn tồn sai lầm Vì với iso trung ương (iso thống) tất vật thể, kể người đánh giá ngang Mục đích để phụ vụ hai yếu tố định “sản phẩm” “sự hài lòng khách hàng” Nếu người chấp nhận vào tổ chức bạn, tức phải tuân thủ đầy đủ nguyên tắc Và họ chắn phải hưởng tồn cơng sức bỏ Cách đưa hệ thống quản lý theo iso vào quản lý doanh nghiệp - Bạn đủ tiền, đủ người để áp dụng iso trung ương vào quản lý doanh nghiệp bạn? Nếu bạn khẳng định đủ điều kiện, khơng cần trần chừ áp dụng bạn thấy hiệu tăng 5% – 15% rõ rệt - Điều đặc biệt thuận lợi mà iso đem lại khó khăn khơng tránh khỏi, tư tưởng sợ đổi tư cục đa số hầu hết doanh nghiệp Việt Nam không đạt điều Trong khảo sát cho thấy 97% doanh nghiệp nhà nước không thực được, lẽ đa số nhà lãnh đạo cán khung cốt cán doanh nghiệp 45 tuồi nên hay có tư ngại đổi Ngay việc nhà nước sách bắt doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa mà đến năm 2009 chưa xong Tâm lý chung doanh nghiệp kiểu “thơi tuổi cao cịn năm hưu, bày trò đổi hệ thống quản lý để dây truyền vào hoạt động hồn hảo lúc hưu cịn Đổi thuận lợi chẳng sao, khơng thuận lợi đầu phải tai, rước vạ vào thân sao” Và khối doanh nghiệp quốc doanh tình trạng tương tự khoảng 89% triển khai Một doanh nghiệp áp dụng iso trung ương doanh nghiệp thay đổi cách tư “tư đổi mới” thay đổi cách tư từ lãnh đạo nhân viên Trong số doanh nghiệp Việt Nam doanh nghiệp có tính “gia đình trị” lại có khả thực kiểu iso trung ương cao - Iso trung ương không đặt người trọng yếu, quản lý lúc hệ thống quản lý tự động, đánh giá cách khách quan không phụ thuộc vào người Bởi lấy người làm quản lý ln có phương diện tình cảm để đánh giá người khác, điều không phản ánh thực chất chất lượng làm việc cá nhân tham gia Tất máy móc, thiết bị kiểm sốt tình hình - Cách đưa hệ thống vào quản lý sau: + Tập hợp công cụ theo dõi kiểm sốt: Kiểm sốt nhân lực: Có máy quét thẻ, máy nhận vân tay, máy camera, hệ thống phần mềm sử lý thơng tin kiểm tra tình hình lao động thời gian làm việc, chất lượng làm việc, tình hình sức khỏe Kiểm sốt máy móc: Có bảng liệt kê thiết bị tuổi thọ theo bảng khấu hao quy định, kiểm tra bảo dưỡng định kỳ máy móc Kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu vào: Bảng thống kê, số lượng, chất lượng, chủng loại Thời gian nhập, thời gian lưu kho Kiểm soát sản phẩm đầu ra: Đảm bảo tiêu kỹ thuật đề Kiểm sốt viêc đóng gói, gắn mã số hàng, số lượng hàng, thời gian suất hàng Và cuối đáp ứng đầy đủ mức hài lịng khách hàng Kiểm sốt trình lưu chuyển tiền tệ: Bảng tổng hợp cân đối thu chi, thời gian xoay vòng vốn thực, lãi dòng thu chu kỳ vốn năm tài chính, phân bổ kinh phí cho mảng đề Trong mục tơi nhớ có lần thời gian học đại học Thầy giáo đặt câu hỏi với sinh viên bảo vệ đồ án mình, đồ án kỹ thuật thi cơng cơng trình + Thầy hỏi: Trong cơng tác kiểm sốt chất lượng cơng trình, làm để kiểm soát lỗi kỹ thuật xây dựng, ví dụ cột thép bị lệch tâm, lỗ bu lông lệch không lắp vào chẳng hạn Và làm để khắc phục chúng + Cậu sinh viên nhanh nhảu trả lời: Để kiểm sốt lỗi cần có cơng cụ kiểm tra chúng, ví dụ vừa thầy, cần có máy trắc đạc để biết độ lệch tâm cột, ví dụ khác để kiểm tra chiều dày sơn có máy đo chiều dày sơn chẳng hạn Còn để khắc phục lỗi kỹ thuật cột lệch chèn thêm mã chân cột hợp lý, bu lơng bị lệch khỏi mã phải thay mã cho phù hợp + Thầy giáo cười nhận sét: Em trả lời đúng, cho thời kỳ quản lý chất lượng nước ta chưa phát triển, thời kỳ mà người ta lập đội KCS kiểm tra tồn lỗi có biện pháp sửa chữa chúng Ngày lỗi khơng cịn áp dụng đầy đủ iso 9000 vào sản xuất Vậy câu trả lời hay phải là: Trong công tác kiểm sốt chất lượng cơng trình khơng cịn lỗi sản phẩm nêu Hoặc giả sảy tượng việc áp dụng quy trình quản lý chất lượng chưa đúng, cần xem sét lại điều chỉnh lại quy trình quản lý mà thơi Cách lập quy trình iso 9000 vào quản lý doanh nghiệp - Như ví dụ ta thấy, áp dụng iso vào sản xuất khơng có sản phẩm lỗi mà có quy trình sai thực sai quy trình quản lý chất lượng - Và tất quy trình lập tn thủ vịng quy trình khép kín hình vẽ quy trình chung “quy trình sản phẩm” - Lập lưu đồ cho quy trình riêng: Như lưu đồ quy trình tốn hóa đơn, lưu đồ cung cấp vật liệu đầu vào, lưu đồ kiểm soát sản phẩm đầu Các dạng lưu đồ khác nhau, khơng thiết phải giống kiểu lưu đồ biểu diễn lưu đồ lập trình Hình vẽ mơ tả dạng lưu đồ tương hỗ doanh nghiệp thành phần tham gia - Lập danh mục công việc, chi tiết tốt thể mối liên hệ chúng qua lưu đồ + Ví dụ : Quy trình tốn hóa đơn cho người công tác: Thành phần công việc gồm: Lập đề cương cơng tác, lập phiếu dự trù kinh phí, phiếu tạn ứng trước, lập bảng báo cáo q trình cơng tác có đầy đủ q trình cơng việc phát sinh chi phí khác, tập hợp hóa đơn kèm theo, Lập bảng tổng hợp chi phí thực q trình cơng tác, phiếu đề nghị tốn Quy trình: xem hình minh họa Trong quy định 1: bao gồm yêu cầu cho việc công tác, chi phí cách tính loại chi phí cơng tác, giải trình hóa đơn cần thiết trước cơng tác xe phải có vé, lưu trú phải có dấu quan nhận cơng tác, mua thiết bị phải có hóa đơn Và bảng biểu mẫu giấy đề nghị tạm ứng, mẫu đề cương .đi kèm Quy định 2: bao gồm giải trình cần thiết cho q trình cơng tác Các quy định báo cáo kết công tác, tờ trình phát sinh, giấy đề nghị tốn Thực bảo dưỡng quy trình - Mỗi cá nhân tham gia vào quy trình (trong ví dụ là: Người cơng tác, trưởng phịng, phịng tài vụ, giám đốc) q trình hoạt động thấy có nhiều trở ngại cần đề xuất thay đổi hướng dẫn cho phù hợp thuận tiện cho bên, ln phải tn thủ quy trình chung quy trình sản phẩm Nó thuộc ngun tắc cải tiến liên tục iso - Mục tiêu iso quản lý chất lượng cho sản phẩm bán vượt mức mong đợi khác hàng Bằng mức mong đợi khách hàng là: Chất lượng đảm bảo, giá hợp lý, số lượng thủ tục giao hàng nhanh gọn, tận tình, chu đáo Sản phẩm mang tính tiện lợi nhu cầu Vượt mức mong đợi khách hàng: Đó sản phẩm khơng bị lỗi thời sau 10 năm Cơng tác bảo hành bảo trì, phục vụ sau bán hàng đảm bảo, tư vấn tận tình sản phẩm hữu dụng nhất, sản phẩm thị trường đáp ứng với tầng lớp người Kết: Bài viết hướng dẫn sơ lược việc áp dụng iso vào doanh nghiệp Để bạn nắm rõ hơn, hiểu iso, làm để có iso địa phương iso trung ương Nếu bạn cần tài liệu hồ sơ quản lý chất lượng hoàn chỉnh xin gửi thư vanthucxd@gmail.com để cung cấp miễn phí (bộ đầy đủ khoảng 350 trang) Chúc bạn may mắn thành công! ... việc áp dụng quy trình quản lý chất lượng chưa đúng, cần xem sét lại điều chỉnh lại quy trình quản lý mà thơi Cách lập quy trình iso 9000 vào quản lý doanh nghiệp - Như ví dụ ta thấy, áp dụng iso. .. Và họ chắn phải hưởng tồn cơng sức bỏ Cách đưa hệ thống quản lý theo iso vào quản lý doanh nghiệp - Bạn đủ tiền, đủ người để áp dụng iso trung ương vào quản lý doanh nghiệp bạn? Nếu bạn khẳng định... thực kiểu iso trung ương cao - Iso trung ương không đặt người trọng yếu, quản lý lúc hệ thống quản lý tự động, đánh giá cách khách quan không phụ thuộc vào người Bởi lấy người làm quản lý ln có