1. Chữa lỗi cách trong word. Khi thao tác word sử dụng chế độ Unicode, bạn thường gặp một rắc rối là: các âm trong từ bị cách nhau, hay còn gọi là lỗi “Smart cut and past”. Bạn sẽ mất nhiều thời gian để nối lại các từ lỗi này. Khi gặp hiện tượng này, bạn nên áp dụng phương pháp sau: Trước tiên bạn vào mục Tools, chọn Options. Sau khi chọn Options sẽ hiển thị ra cửa sổ như dưới đây: Tiếp theo, bạn vào tab Edit trong cửa sổ Options và bỏ dấu tích ở trong mục “Smart cut and paste” đi. Cuối cùng, nhấn nút OK để kết thúc thao tác. 2. Copy văn bản và ảnh nhanh từ mạng vào word. Lướt Web và lấy dữ liệu từ mạng về đã trở thành công việc quen thuộc của mỗi cư dân trên mạng. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng cáp copy văn bản và hình ảnh thông thường về Word thì việc làm này tương đối mất nhiều thời gian, trong nhiều trường hợp, nếu dữ liệu lớn, máy tính của bạn có thể bị treo. Để rút ngắn thời gian, bạn nên thực hiện các bước sau: Trước hết bạn copy văn bản hoặc ảnh từ trên mạng, sau đó mở một trang Word mới. Tại trang này, vào mục Edit, chọn Past Special. Nếu dữ liệu cần copy là dạng text bạn vào mục Past Special, chọn mục “Unformatted Text” hoặc “Formatted Text” hoặc “Unformatted Unicode Text”. Ngược lại, khi dữ liệu cần copy là dạng ảnh bạn vào Paste Special, chọn mục “Device Independent Bitmap” để tăng tốc độ copy ảnh cũng như giảm dung lượng của file 3. Bảo mật thông tin trong Word. Đôi khi, bạn muốn lưu một số thông tin riêng của mình tại máy tính cơ quan mà không muốn ai đọc được. File word này của bạn có thể được bảo mật cao và không ai có truy cập vào được nếu như bạn chọn công cụ sau. Bạn nvào mục Tools Options Security. Trong mục chọn mật khẩu đở mở file “Password to Open” bạn nhận mật khẩu tuỳ chọn. Bạn có thể chọn kiểu chữ nhập vào ô “Password to Open” bằng cách nhấn chuột vào nút “Advanced” và tiến hành chọn kiểu chữ thích hợp. Sau đó, bạn chuyển đến mục mật khẩu dùng để sửa đổi văn bản “Password to modify” bạn nhập mẩu khẩu vào. Cuối cùng bạn nhấn nút OK để kết thúc thao tác. Ngoài ra để có thêm tính năng bảo mật văn bạn, bạn vào Tools Protect Document. Tại cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn. Track changes (ngăn không cho thay đổi Track Changes, mọi thay đổi sẽ được lưu lại và Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (cho phép người đọc đóng góp ý kiến nhưng không có quyền thay đổi văn bản) và Form (chỉ cho phép thay đổi những văn bản không được bảo vệ trong Form). 4. Tạo mục lục trong Word. Thông thường việc tạo mục lục cho mỗi bài viết thường mất nhiều thời gian như đối chiếu thư mục với số trang tương ứng, mỗi lần có thay đổi về nội dung đồng nghĩa bạn sẽ phải thay đổi lại mục lục. Trong word tích hợp sẵn công cụ cho phép bạn tự động tạo ra mục lục và cập nhập mục lục mỗi khi có thay đổi về nội dung văn bản. Trước tiên, bạn vào mục Insert Reference. Trong Reference chọn mục Index and Tables. Trong cửa sổ “Index and Tables” chọn tab “Table of contents”. Bạn có thể chọn độ chi tiết của mục lục văn bản tại mục “Show levels”. Word là một trong những ứng dụng Windows mà bạn sử dụng khá thường xuyên. Chính vì thế, sẽ thật phiền toái nếu như một ngày nào đó, Word "dở chứng". Bằng những bước đơn giản, bạn có thể giải quyết được các vấn đề rắc rối mà Word gặp phải như dưới đây: - Mất toolbar. - Word hay báo lỗi và tự động đóng lại khi đang làm việc - Word "đơ" ngay sau khi bạn mở - Một số "hoạt động" bất thường của Word. Nếu như bạn thấy Word có những dấu hiệu như trên thì có thể lỗi nằm trong template Normal hoặc trong add-in. Để tìm và loại bỏ những rắc rối này, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau: Xoá tất cả các file tạm thời Bất kể khi nào bạn mở một văn bản, Word cũng sẽ tạo ra một file tạm để lưu trữ tất cả các thông tin về văn bản đó. Thông thường, Word sẽ xoá các file tạm này khi bạn đóng văn bản, tuy nhiên, thỉnh thoảng, vì một lý do nào đó mà chúng vẫn lưu lại trong máy của bạn và gây ra một số rắc rối khiến cho Word hay Windows của bạn hoạt động không đúng cách. Cách tốt nhất để xoá các file tạm là từ Windows Explorer: - Đóng tất cả các ứng dụng Windows - Nhấn phím F3 để mở chức năng tìm kiếm trong Windows Explorer - Đảm bảo rằng bạn tìm kiếm trong tất cả các ổ đĩa, và cả thư mục con. - Gõ dòng chữ sau vào trong hộp tìm kiếm: *.tmp;~*.do?;~*.wbk - Kích chuột vào phím Search (tìm kiếm). - Xoá tất cả các file được tìm thấy. Có một số người (hoặc một chương trình nào đó) thường đặt tên file có thêm dấu (~), và do đó, các file này cũng sẽ hiện ra trong kết quả tìm kiếm. Trước khi bạn xoá tất cả các file, hãy chắc chắn rằng chúng thực sự là các file tạm. Nếu như bạn vẫn gặp phải các rắc rối thì có thể kiểm tra lại các template (mẫu) mà Word tải xuống khi bạn bắt đầu kích hoạt ứng dụng Office này. Mở Word "sạch" Mỗi khi bạn mở Word, các template Normal sẽ được tải xuống cùng với các add-in trong folder Startup của bạn. Bạn có thể "chỉ bảo" cho Word biết cách khởi động mà không cần phải tải bất kỳ một template nào: - Mở Word bằng cách kích chuột vào menu Start, chọn Run, sau đó gõ: winword.exe /a Tiếp theo ấn Enter. Hãy nhớ là có một dấu gạch chéo trước chữ a (/a). Điều này sẽ giúp bạn mở Word mà không tải bất kỳ add-in, template hay Normal.dot. Nếu như điều này có thể giúp bạn giải quyết vấn đề mà bạn đang gặp phải thì hãy xem tiếp bước sau, còn nếu không, bạn có thể bỏ qua mẹo này. - Đóng Word. - Sử dụng chức năng Windows Fine để xác định vị trí của Normal.dot: + Nhấn F3 để mở cửa sổ tìm kiếm + Đảm bảo rằng lệnh tìm kiếm của bạn được thực hiện ở tất cả các ổ và cả các thư mục con + Gõ chữ Normal.dot trong hộp thoại tìm kiếm và nhấn phím Search. Tuỳ thuộc vào phiên bản Windows mà Normal.dot có thể là một folder ẩn. Trong Windows Explorer, chọn Tools/Folder Options, chọn thẻ View, và kích chuột vào ô chọn "Show hidden files and folders". - Kích chuột phải vào Normal.dot trong kết quả tìm kiếm và đổi tên nó thành Normal.old. - Khởi động lại Word. Khi bạn xoá hay đổi tên file Normal.dot, Word sẽ tạo ra một file mới dựa trên những thiết lập mặc định. Nếu như bạn giải quyết được rắc rối thì có nghĩa là template Normal của bạn có vấn đề. Còn nếu không, hãy kiểm tra các template khác cũng được tải xuống khi mở Word. Loại bỏ các template khác Nếu như template Normal không có lỗi, bạn cần phải kiểm tra các template và add-in khác: - Để bắt đầu hãy xem có những template và add-in nào được kích hoạt khi khởi động Word. Muốn biết bạn hãy kiểm tra trong thư mục Startup (thông thường nó ở đường dẫn sau: C:Documents and SettingsusernameApplication DataMicrosoftWordStartup; nếu không thấy bạn có thể tìm kiếm theo các cách trên). - Di chuyển tất cả các file này ra khỏi folder Startup. - Đóng Word lại, và sau đó, đưa một add-in trở lại thư mục Startup. Mở và kiểm tra Word. Nếu thấy Word hoạt động bình thường thì đóng Word lại và tiếp tục thực hiện với các add-in tiếp theo. Khi bạn thấy Word gặp vấn đề thì có nghĩa là bạn đã tìm ra được add-in có lỗi. Hãy loại bỏ add-in này. MỘT SỐ TIỆN ÍCH TRONG WORD MÀ BẠN CÓ THỂ BẠN CHƯA BIẾT. Khi có một file Word hoặc Excel, mà trong máy bạn ko cài 2 chương trình này. Làm thế nào để có thể đọc được những file đó mà ko cần cài bộ Office? và Cách dấu một đoạn văn bản? Có rất nhiều điều cần ta khám phá phải không? 1. Đọc các tập tin Word, Excel mà không cần có chương trình Word, Excel: Bạn có một tập tin Word hay Excel nào đó cần xem và in gấp, nhưng khi bắt đầu mở nó ra thì đột nhiên gặp thông báo nói rằng chương trình bị lỗi nên không thể chạy và mở tập tin đó được. Hay khi bạn đem tập tin đó đến một máy khác để in thì máy đó lại không có chương trình để chạy hoặc mở được nhưng bị thông báo là tập tin được tạo từ Word (hoặc Excel) mới hơn nên sau khi mở sẽ không hiển thị đầy đủ dạng của tập tin Thật khó chịu khi gặp những trường hợp như thế! Nhưng giờ đây bạn sẽ không còn phải lo lắng gì nữa với hai chương trình nhỏ miễn phí của Microsoft là Microsoft Office Word Viewer 2003 (tải tại đây , dung lượng 12MB) và Microsoft Office Excel Viewer 2003 (tải tại đây, dung lượng 10MB), tương thích từ Windows 2000 trở lên. Đây là hai bản rút gọn từ Microsoft Word và Microsoft Excel, cho phép bạn có thể mở xem hoặc in nhanh (nhưng không cho tạo mới hay sửa đổi gì cả) các tập tin của tất cả các phiên bản từ Word hay Excel 97 cho đến 2003. * Microsoft Office Word Viewer 2003: Trong bản này thể hiện một số chức năng như thiết lập in ấn, các kiểu xem cửa sổ, hai tuỳ chọn View và Print chủ yếu cho việc xem và in tài liệu. * Microsoft Office Excel Viewer 2003: Bản này thể hiện các chức năng như cho phép thiết lập trang giấy, vùng in, các tuỳ chọn để in, các kiểu xem cửa sổ và chế độ lọc tự động dữ liệu trong bảng tính. * Lưu ý: Tuy hai chương trình cho phép bạn có thể sửa đổi một số thiết lập, nhưng chúng chỉ có tác dụng trong phiên làm việc hiện tại của bạn mà thôi, các thiết lập sẽ không được lưu lại trong cấu hình của Word (Excel) cũng như trong chính tập tin tài liệu hay bảng tính. Nếu muốn lưu lại các thiết lập thì bắt buộc bạn phải dùng các chương trình chính thức Word và Excel mà thôi. Bạn có thể chép dự phòng hai bản này trên đĩa USB để có thể dùng dễ dàng ở bất cứ nơi đâu. 2. Giấu một đoạn văn bản Trong một văn bản, nếu bạn muốn che giấu một đoạn nào đấy vì lý do bảo mật thì bạn hãy tô chọn đoạn văn bản đó rồi truy xuất đến menu Format chọn Font. Tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Font rồi bấm vào tuỳ chọn Hidden trong vùng Effects rồi bấm Ok đế thấy được kết quả. Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn hãy truy xuất vào menu Tool > Options, bấm vào thẻ View rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text trong vùng Formatting marks. Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu. 3. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo Nếu bạn làm việc trong môi trường không an toàn vì điện áp thì hiện tượng treo máy hoặc tự khởi động lại đột ngột là điều khó có thể tránh khỏi, để an toàn hơn cho công việc soạn thảo văn bản của mình bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” dữ liệu với cách thực hiện như sau: Bạn hãy nhấn vào menu Tool > Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặc định là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này. 4. Tự động chèn ngày, giờ vào văn bản Trong văn bản của mình nếu bạn muốn thể hiện chi tiết ngày giờ hiện hành vào tài liệu văn bản thì hãy nhấn con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau đó truy xuất vào menu Insert > Date and Time. Tại đây bạn hãy chọn một kiểu chèn trong vùng Available Formats sau đó nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn đã chọn. MỘT SỐ THỦ THUẬT TRONG WORD XP Bạn đã biết sử dụng word nhưng cũng có thể chưa biết một số thủ thuật rất hữu dụng có thể giúp bạn thao tác nhanh chóng. Zensoft giới thiệu bạn một số thủ thuật như: chọn nhiều nội dung cần sao chép cùng lúc, tắt mở chức năng kéo thả nội dung, tắt và mở nút lệnh Paste Options, thay đổi khoảng cách giữa các dòng Chọn nhiều nội dung cần sao chép cùng lúc Bạn muốn sao chép một số nội dung nằm trên nhiều tài liệu và rải rác ở nhiều nơi. Có thể chọn một lần rồi sau đó paste vào một tài liệu mới của mình. Bạn chỉ cần chọn menu Edit/Office Clipboard, sau đó bạn chọn nội dung cần sao chép rồi nhấn nút copy trên thanh công cụ một cách bình thường. Khi chọn xong những nội dung bạn chọn vị trí mới cần Paste rồi bạn bấm vào từng nội dung vừa mới chọn nằm trong thanh Task Pane. Nếu muốn paste tất cả vào tài liệu thì bấm nút Paste All. Lưu ý là tối đa chỉ được 24 nội dung một lúc mà thôi. Tắt mở chức năng kéo và thả nội dung Khi bạn soạn thảo, bạn muốn di chuyển một đoạn nội dung nào đó đến vị trí khác thì bạn tô đen chọn vùng nội dung cần di chuyển rồi bấm chuột kéo đến vị trí mới. Chức năng này Word cho phép cho chúng ta tắt hoặc mở. Để tắt hoặc mở chức năng này bạn chọn menu Tools – Options và chọn tab Edit. Đánh dấu chọn mục Drag-and-drop text editing để mở chức năng này và bỏ chọn để tắt đi. Tắt và mở nút lệnh Paste Options Khi bạn Paste nội dung từ Clipboard vào tài liệu thường sẽ xuất hiện nút Paste Options để bạn chọn một số chức năng. Nếu bạn không muốn nút lệnh này xuất hiện nữa thì bạn có thể tắt nó bằng cách chọn menu Tools/ Options chọn tab Edit rồi bỏ dấu chọn mục Show Paste Options buttons để tắt đi và chọn lại nếu muốn xuất hiện trở lại. Sử dụng chức năng Paste Options. Khi bạn dán một nội dung vừa sao chép vào tài liệu, bên dưới nội dung vừa dán vào sẽ xuất hiện nút Paste Options. Bạn bấm vào nút này sẽ được một menu có những chức năng tương ứng cho từng loại nội dung bạn dán vào để có thể định dạng lại một cách dễ dàng. Thay đổi khoảng cách giữa các dòng Khi bạn muốn thay đổi khoảng cách giữa dòng trên và dòng dưới thì chỉ cần để con trỏ ngay đoạn Paragraph cần thay đổi rồi bấm chuột vào nút Line Spacing rồi chọn kích thước thích hợp, nếu kích thước trong menu không có kích thước thích hợp thì bạn chọn mục More để nhập vào hộp thoại và nhấn OK. Thay đổi khoảng cách khi nhấn Tab Thông thường giá trị mặc định khi bạn nhấn nút Tab sẽ là 0.5 inch (1,25 cm). Bạn có thể thay đổi khoảng cách này bằng cách chọn menu Format – Tabs rồi ấn định khoảng cách mới vào mục Default tabs stop và nhấn OK. Sử dụng thanh công cụ Word Count Word cung cấp cho bạn thanh công cụ Word Count, để thị bạn bấm chuột phải lên bất kỳ thanh công cụ nào trên cửa sổ rồi chọn mục Word Count. Khi thanh công cụ xuất hiện bạn bấm nút Recount, thanh công cụ sẽ hiển thị lại số từ, số ký tự, số dòng trong tài liệu của bạn bằng một danh sách liệt kê. Chèn hình chìm (Watermark) cho tài liệu. Khi bạn muốn tài liệu của bạn có một hình chìm bên dưới hay là một dòng chữ chìm bên dưới thì bạn có thể sử dụng chức năng Watermark bằng cách chọn menu Format/ Background/Printed Watermark. Để chèn hình làm Watermark thì bạn chọn mục Picture watermark sau đó bấm nút Select Picture, bạn chọn hình cần sử dụng rồi nhấn nút Insert. Nếu bạn muốn sử dụng những dòng chữ nằm bên dưới thì chọn mục Text watermark rồi nhập nội dung vào mục Text hoặc chọn một số nội dung có sẵn trong danh sách này, tiếp theo bạn chọn font và màu cho chữ. Bạn muốn hiển thị đường chéo thì chọn mục Diagonal còn nếu hiển thị đường ngang thì chọn mục Horizontal, bạn chọn mục Semitransparent nếu muốn hiển thị theo dạng nửa trong suốt. Cuối cùng bấm nút Apply và nhấn Close để đóng hộp thoại. 4 THỦ THUẬT CHO NGƯỜI MỚI LÀM QUEN VỚI WORD Bạn là người vừa mới làm quen với MS Word, bạn sẽ thấy lúng túng khi không biết làm cách nào để thao tác các bước ban đầu cơ bản nhất. Zensoft sẽ giới thiệu với các bạn 4 thủ thuật cơ bản sau: 1. Làm con trỏ chuột quay về vị trí cũ Những ai đã từng phải thao tác với file văn bản có hàng chục trang hẳn đã thấm thía “nỗi đau” khi phải dò tìm sửa chữa ở những trang khác nhau. Ví dụ: Bạn đang sửa chữa một câu ở trang 17 thì đột nhiên muốn xem lại vài dòng ở trang 1. Quay lại trang 1 chỉ là chuyện nhỏ, nhưng sau đó để tiếp tục công việc ở trang 17 thì phải làm sao đây? Thật ra, bạn chỉ cần nhấn Shift + F5 là con trỏ chuột sẽ tự động nhảy về đúng vị trí cũ mà bạn đang thao tác lúc nãy. Đặc biệt, sau khi lưu và đóng file thì ở lần mở sau, con trỏ chuột sẽ vẫn nằm ở trang đầu. 2. Loại bỏ chức năng Drawing Canvas Hình 1 Nếu đang sử dụng những phiên bản Word mới, hẳn bạn đã từng nếm trải sự bực bội khi cần chèn hình vẽ vì chức năng Drawing Canvas mặc định. Bạn phải vẽ hình, rồi kéo nó ra khỏi canvas để bước tiếp theo có thể xóa canvas đi mà không ảnh hưởng đến hình vẽ. Thật phí thời gian! Thủ thuật sau sẽ giúp bạn loại bỏ sự phiền phức này. Bạn hãy vào Tools > Options > General, xóa dấu kiểm trước tùy chọn Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes rồi nhấn OK (hình 1). 3. Di chuyển text Ngoài việc giúp bạn đổi tên file, phím F2 còn có một công dụng khác mà ít ai ngờ tới là giúp bạn di chuyển nhanh text trong Word. Bạn hãy chọn đoạn text cần di chuyển, nhấn F2, dùng phím mũi tên để di chuyển đến vị trí mới rồi nhấn Enter. A lê hấp, đoạn văn đó đã “đi đến nơi về đến chốn” rồi! Để thoát khỏi chức năng này, bạn chỉ cần nhấn Esc. 4. Tìm và thay thế những ký tự đặc biệt [...]...Hình 2 Chức năng Find and Replace của MS Word đã quá quen thuộc rồi nhưng chắc hẳn bạn chỉ mới tận dụng nó để tìm kiếm chữ thông thường Vẫn còn một khả năng còn ẩn giấu, đó là tìm kiếm những ký tự không hiển thị khi in như khoảng cách giữa các chữ hay các đoạn Bạn hãy mở cửa sổ Find and Replace bằng cách vào Edit > Find hoặc Replace Sau đó nhấp chuột vào nút More > Special . 1. Chữa lỗi cách trong word. Khi thao tác word sử dụng chế độ Unicode, bạn thường gặp một rắc rối là: các âm trong từ bị cách nhau, hay còn gọi là lỗi “Smart cut and past” việc - Word "đơ" ngay sau khi bạn mở - Một số "hoạt động" bất thường của Word. Nếu như bạn thấy Word có những dấu hiệu như trên thì có thể lỗi nằm trong template Normal hoặc trong. khoảng cách này bằng cách chọn menu Format – Tabs rồi ấn định khoảng cách mới vào mục Default tabs stop và nhấn OK. Sử dụng thanh công cụ Word Count Word cung cấp cho bạn thanh công cụ Word Count,