ACCESS 3 Yêu cầu : Tự thiết kế được các Report lập nhóm thông dụng. Sử dụng Macro để liên kết các đối tượng. Sử dụng ngôn ngữ Access Basic cơ bản để lập trình cho các sự kiện trên đối tượng. Access 3 Trang 1 Mục lục BÀI 1 THIẾT KẾ REPORT I- Tổng quan ▬ Report Wizard hỗ trợ người sử dụng tạo nhanh các Report theo các kiểu chuẩn. Nhưng đôi khi, ta muốn thay đổi nội dung báo cáo hoặc chỉnh sửa theo nhu cầu riêng thì Report Wizard lại không thực hiện được. ▬ Nghiên cứu cách thiết kế Report cho phép ta tạo ra các Report theo đúng ý thích và thẩm mỹ của cá nhân. Vì vậy ta cần phải nắm được các nguyên tắc để thiết kế sao cho khi in ấn sẽ đạt được kết quả theo mong muốn. ▬ Các điều khiển sử dụng để thiết kế Report thông dụng nhất là Textbox và Label. ▬ Cần chú ý là để thiết kế được Report thì máy tính phải có khai báo một máy in. ▬ Có hai chế độ: • Chế độ thiết kế: Menu View  Design View • Chế độ xem: Menu View  Print Preview II- Chuẩn bị 1- Chuẩn bị trang giấy ▬ Menu File  Page Setup  Xuất hiện hộp thoại Page Setup. Access 3 Trang 2 • Thẻ Margin: Canh lề giấy (left, right, top, bottom). • Thẻ Page: Chọn khổ giấy (size), hướng giấy (orientation) • Thẻ Column: Chọn số cột trên trang giấy (number of column) 2- Giới thiệu cửa sổ thiết kế ▬ Report Header|Footer: Nội dung trong các vùng này xuất hiện một lần duy nhất ở đầu và cuối Report. Thường dùng để tạo các tiêu đề cho Report, logo công ty hoặc tạo các thống kê cho toàn bộ Report. ▬ Page Header|Footer: Nội dung trong các vùng này xuất hiện ở đầu và cuối mỗi trang Report. Thường dùng để tạo các tiêu đề cột, đánh số trang. ▬ Detail: Chứa nội dung của các cột dữ liệu. Chú ý: Tùy theo nhu cầu thiết kế mà ta có thể thêm hoặc bớt các vùng Header|Footer. Lệnh: Menu View  Report Header|Footer (Page Header| Footer). 3- Một số thuộc tính thường dùng của Report ▬ Caption: Tiêu đề của Report (nằm trên thanh tiêu đề). ▬ Auto Resize: Tự động điều chỉnh kích thước vừa khít với nội dung thiết kế khi xem ở chế độ Print Preview. ▬ Auto Center: Tự động canh giữa màn hình Report khi xem ở chế độ Print Preview. ▬ Record Source: Nguồn của Report. III- Thiết kế Report 1- Các bước tổng quát Access 3 Trang 3 ▬ Bước 1: Tạo nguồn cho Report (Có thể tạo nguồn cho Report bằng cách khai báo nguồn thông qua thuộc tính Record Source). ▬ Bước 2: Cửa sổ “Database”  Thẻ Report  New  Xuất hiện cửa sổ New Report. ▬ Bước 3: Chọn Design View và chọn nguồn cho Report (nếu đã có nguồn) trong mục “Choose the table or query …”  OK  Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report. ▬ Bước 4: Sử dụng thanh công cụ để thiết0 kế Report (có thể chọn menu View  Field List để mở bảng nguồn của Report và kéo thả khi thiết kế). ▬ Bước 5: Kiểm tra kết quả: menu View  Print Preview ▬ Bước 6: Lưu 2- Tạo nguồn cho Report bằng thuộc tính Record Source ▬ Mở bảng thuộc tính của Report ▬ Nhấp vào nút ba chấm của thuộc tính Record Source  Xuất hiện của sổ Design Query ▬ Tạo Query nguồn ▬ Thực hiện một trong hai thao tác: • Nếu muốn Query nguồn tồn tại trong cửa sổ Database thì chọn lệnh Save để lưu  Đóng cửa sổ Design Query  Chọn Yes • Nếu không muốn Query nguồn tồn tại trong của sổ Database  Đóng cửa sổ Design Query  Chọn Yes (Lưu ý : trong trường hợp này tại thuộc tính Record Source xuất hiện một chuỗi lệnh được gọi là chuỗi lệnh SQL) 3- Các thuộc tính bổ sung cho Textbox ▬ Hide Duplicates: Ẩn hoặc không ẩn các giá trị trùng trong Field nguồn của Textbox (yes|no). ▬ Running Sum: Tạo dãy số thứ tự cho các Record trong nhóm hoặc cả Report (No, OverGroup, OverAll) ▬ Can Grow: Cho phép hoặc không nội dung trong Textbox tự động xuống hàng khi kích thước của chiều ngang không đủ lớn. 4- Sắp xếp và lập nhóm cho dữ liệu ▬ Đây là một trong những chức năng quan trọng trong Report nhằm tạo cho dữ liệu trong Report có cái nhìn khách quan và chính xác hơn. Đồng thời cho phép xuất hiện các vùng thống kê dữ liệu theo từng nhóm sao cho phù hợp tối đa tới nhiều nhu cầu của người dùng. ▬ Khi thiết kế Report người thiết kế phải quan sát mẫu hoặc phải hình dung Field có dữ liệu lập nhóm (thường là Field bên “một”). Sau khi khai báo Field lập nhóm thì trong cửa sổ sẽ xuất hiện thêm các vùng Group Header hoặc Group Footer tùy theo khai báo. ▬ Để tạo Field sắp xếp và lập nhóm ta làm theo các bước sau: • Bước 1: Menu View  Sorting and Grouping  Xuất hiện cửa sổ “Sorting and Grouping”. Access 3 Trang 4 • Bước 2: Chọn Field sắp xếp và lập nhóm trong cột Field/Expression (Có thể chọn nhiều hàng ứng với nhiều Field để tạo nhiều cấp sắp xếp và lập nhóm). • Bước 3: Xác lập cách sắp xếp trong cột Sort Order. • Bước 4: (Chỉ thực hiện khi có lập nhóm) Khai báo Group Header và Group Footer để cho xuất hiện hoặc không các vùng tương ứng trên Report. Trong đó:  Group Header: Thường dùng để chứa Field nhóm và các nhãn cho dữ liệu trong nhóm.  Group Footer: Thường dùng để tạo các Textbox chứa các giá trị thống kê dữ liệu cho nhóm. • Bước 5: Ba thuộc tính còn lại: Group On, Group Interval và Keep Together có liên quan đến nội dung của dữ liệu lập nhóm (tham khảo ở phần dưới). 5- Các chức năng khác 5.1- Chèn hình trang trí cho Report ▬ Bước 1: Sử dụng công cụ Image. ▬ Bước 2: Kéo mouse trên vùng thiết kế để định vị trí và kích thước của hình ảnh. Thả mouse xuất hiện hộp thoại: ▬ Bước 3: Chọn hình ảnh trang trí  OK  Thay đổi thuộc tính cho điều khiển Image (Chủ yếu là chọn Stretch cho thuộc tính Size Mode) 5.2- Đánh số trang ▬ Bước 1: Menu Insert  Page Numbers  Xuất hiện hộp thoại Page Number. ▬ Bước 2: Khai báo: • Page N: Chỉ xuất hiện số trang hiện hành. • Page N of M: Xuất hiện số trang hiện hành trên tổng số trang. • Top of Page [Header]: Số trang xuất hiện trên vùng Page Header. • Bottom of Page [Footer]: Số trang xuất hiện trên vùng Page Footer. • Alignment: Chọn vị trí canh lề cho số trang (left, center, right).  Số trang sẽ xuất hiện trong cửa sổ thiết kế dưới dạng một Textbox lập công thức. Ví dụ như: =Page & “/” & Pages 5.3- Lập nhóm theo nội dung dữ liệu ▬ Việc chỉ định phạm vi dữ liệu để lập nhóm có liên quan đế hai thuộc tính Group On và Group Interval trong hộp thoại “Sorting and Grouping”. Hãy quan sát bảng sau: Field có dữ liệu kiểu Text Access 3 Trang 5 Group on Group interval Ý nghĩa Each value 1 Nhóm các Record có giá trị bằng nhau. Prefix character n Nhóm các Record có n ký tự bên trái bằng nhau. Field có dữ liệu kiểu Date/Time Group on Group interval Ý nghĩa Each value 1 Nhóm các Record có giá trị bằng nhau. Year Khai báo khoảng giá trị. Nhóm các Record có giá trị theo năm. Qtr Khai báo khoảng giá trị. Nhóm các Record có giá trị theo quý. … … … Field có dữ liệu kiểu Number Group on Group interval Ý nghĩa Each value 1 Nhóm các Record có giá trị bằng nhau. Interval Khai báo khoảng giá trị. Nhóm các Record theo khoảng giá trị đã khai báo. 5.4- Thống kê dữ liệu trên Report ▬ Sử dụng các phương thức thống kê: Sum, Avg, Min, Max, Count, … trong các Textbox. ▬ Thống kê dữ liệu cho nhóm thường đặt tại vùng Group Footer. ▬ Thống kê dữ liệu cho Report thường đặt tại vùng Report Footer. Ví dụ: Muốn tính tổng thành tiền cho nhóm theo Tenkh, ta tạo một Textbox tại Tenkh Footer có dạng: =Sum(Thanhtien). Còn nếu muốn tính tổng thành tiền cho toàn bộ Report, ta tạo một Textbox tại vùng Report Footer có dạng: =Sum(Thanhtien). Ví dụ: Các mẫu Report: Mẫu Report không lập nhóm: Access 3 Trang 6 Mẫu Report lập nhóm theo Tenkh: Mẫu Report lập nhóm theo Tenkh, Nam, Thang: Access 3 Trang 7 Access 3 Trang 8 BÀI 2 MACRO I- Tổng quan ▬ Macro là đối tượng bao gồm một hoặc nhiều hành động, mỗi hành động dùng để thực hiện một công việc nào đó. Những hành động này đã được cài sẵn trong Access dưới dạng một danh sách nhằm tự động hóa quá trình xử lý công việc. ▬ Một Macro sau khi tạo sẽ được gán vào một sự kiện trên đối tượng và khi sự kiện xảy ra thì Macro sẽ thực thi. Các sự kiện của đối tượng nằm trong thẻ Event của hộp Properties. Ví dụ: Một Macro được gán vào sự kiện OnClick của một nút lệnh thì khi nhấp mouse vào nút lệnh thì Macro sẽ thi hành. ▬ Các công việc có thể sử dụng Macro: • Liên kết công việc giữa Form và Report. • Tìm kiếm hoặc lọc ra những thông tin cần tham khảo một cách tự động. • Cài đặt các thuộc tính cho Form, Report hoặc các điều khiển. Cũng như cài đặt một giá trị của điều khiển trong Form vào kết quả của phép tính toán hoặc vào giá trị của một bảng dữ liệu khác. • Tự động hóa việc nhập|xuất dữ liệu vào các Table. • Tạo ra một môi trường làm việc theo ý riêng. Chẳng hạn như điều chỉnh thanh thực đơn cho Form, nhóm các Query… II- Tạo Macro 1- Tạo Macro thông qua sự kiện ▬ Mở hộp Properties của đối tượng  Chọn sự kiện  Nhấp vào nút ba chấm ▬ Chọn Macro Builder ▬ Đặt tên cho Macro  Xuất hiện cửa sổ Design Macro Access 3 Trang 9 ▬ Các thành phần của cửa sổ Design: • Macro Name: Lệnh mở|đóng: Menu View  Macro Name. Được sử dụng trong việc tạo ra nhóm Macro. • Condition: Lệnh mở|đóng: Menu View  Condition. Được sử dụng cho các Macro có điều kiện. • Action: Thành phần cố định. Chứa các hành động cho Macro. • Comment: Nơi diễn giải nội dung cho hành động. • Action Argument: Các tham số cho hành động. ▬ Thực thi sự kiện trên đối tượng để chạy Macro. 2- Tạo Macro và gán vào sự kiện trên đối tượng ▬ Cửa sổ “Database”  Thẻ Macro  New  Xuất hiện cửa sổ Design Macro như trên. ▬ Khai báo các hàng động trong Macro. ▬ Lưu Macro. ▬ Mở hộp Properties của đối tượng  Chọn sự kiện  Nhấp vào nút tam giác  Chọn tên Macro. ▬ Thực thi sự kiện để chạy Macro. 3- Ví dụ: Xét mẫu sau: Yêu cầu: ▬ Thiết kế Form “Tìm khách hàng” sao cho khi nhập tên khách hàng hoặc tên đại diện cho khách hàng trong Textbox, sau đó nhấp nút “Tìm” sẽ mở Form “Thông tin khách hàng” để biết được các thông tin về khách đó. Thiết kế: ▬ Tạo một Macro gán vào sự kiện OnClick của nút “Tìm” với hành động OpenForm để mở Form “Thông tin khách hàng” theo điều kiện nhận được từ Textbox của Form “Tìm khách hàng”. Action Argument OpenForm Form Name: “ F_Thongtinkhachhang View: Form Where Conditon: Tenkh=Forms!F_Timkhachhang!txtTenkh 4- Các sự kiện và biến cố thường dùng 4.1- Các sự kiện trên đối tượng Biến cố Ý nghĩa Access 3 Trang 10 [...]... dung của thông báo cần hiển thị đến người dùng Beep: Có phát ra tiềng "bíp" hay không Type: Loại hộp thông báo Title: Tiêu đề của hộp thông báo OpenForm Mở một Form Form Name: Tên Form cần mở View: Dạng trình bày Form Filter Name: Tên của Query dùng để sàng lọc dữ liệu hiển thị trong Form Where Condition: Điều kiện dùng để sàng lọc dữ liệu hiển thị trong Form OpenReport Mở một Report Report Name: Tên... Macro được lưu với tên Autoexec, nó sẽ tự động chạy khi file mdb được mở ra Ta có thể sử dụng Macro với các hành động để khởi tạo môi trường làm việc cho ứng dụng Ví dụ như mở các Form giới thiệu chương trình, tắt các thanh công cụ, … ▬ Nếu không muốn chạy Macro Autoexec thì khi mở mdb ta giữ thêm phím Shift ▬ Ví dụ: Tạo macro AutoExec như sau: Action Arguments Maximize OpenForm FormName:”GiaoDienChuongTrinh”... tại • ▬ Đối tượng ở trạng thái không chấp nhận lệnh … Tùy tình huống mà ta dùng các lệnh nhảy sau đây để điều khiển việc thực thi các dòng lệnh trong thủ tục: On Error Goto Nhảy đến đoạn chương trình có khi có lỗi xảy ra đặt tại dòng nơi cần nhảy tới theo sau là dấu hai chấm On Error Resume Next Thực hiện dòng lệnh đứng liền tiếp theo dòng lệnh sinh lỗi Lệnh này thường được đặt... khách hàng  Mở Report R_2 (Access3) Thực đơn “Xử lý” gồm các lệnh: ▬ • Báo cáo  Mở Form F_mau8 • Thiệp mời  Mở Form F_mau9 Thực đơn “Tiện ích” gồm các lệnh: ▬ • Tam giác  Mở Form F_code1 • Giải phương trình  Mở Form F_code2 • Đổi số ra chữ  Mở Form F_code3 Thực đơn “Hệ thống” gồm lệnh: ▬ • Access 3 Thoát  Mở một Macro với phương thức Quit Trang 31 -Chúc các bạn học viên thành công - Access 3 Trang . thông dụng. Sử dụng Macro để liên kết các đối tượng. Sử dụng ngôn ngữ Access Basic cơ bản để lập trình cho các sự kiện trên đối tượng. Access 3 Trang 1 Mục lục BÀI 1 THIẾT KẾ REPORT I- Tổng quan ▬. đó. Những hành động này đã được cài sẵn trong Access dưới dạng một danh sách nhằm tự động hóa quá trình xử lý công việc. ▬ Một Macro sau khi tạo sẽ được gán vào một sự kiện trên đối tượng và khi. báo. Title: Tiêu đề của hộp thông báo. OpenForm Mở một Form. Form Name: Tên Form cần mở. View: Dạng trình bày Form. Filter Name: Tên của Query dùng để sàng lọc dữ liệu hiển thị trong Form. Where Condition: