SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH SÓC TRĂNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM SÓC TRĂNG KHOA XÃ HỘI CBHD: Bùi Thanh Phương Trân SVTH: Triệu Kim Duy MSSV: 0810160010 LỚP: Thư viện- Thông tin 14 Năm học 2009-2010 LỜI MỞ ĐẦU Thực tập phần thiếu trình học tập học sinh, sinh viên Đây phương pháp thực tế hóa kiến thức giúp cho trường vững vàng, tự tin để đáp ứng yêu cầu xã hội thực tế công việc Được đồng ý giúp đỡ Ban giám hiệu Trường CĐSP Sóc Trăng, lãnh đạo khoa Xã hội tạo điều kiện cho sinh viên lớp Cao đẳng Thư viện- Thông tin 14 thực tập hai tuần (từ ngày 5/4/2010 đến ngày 16/04/2010) hai địa điểm: -Tuần thứ nhất: Thực tập Thư viện Tỉnh Sóc Trăng -Tuần thứ nhất: Thực tập Thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng Trong khoảng thời gian thực tập, kiến thức giảng dạy nhà trường vận dụng vào thực tế công việc Tại Thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng tơi phân cơng nhập liệu phần mềm iLib Do hạn chế kinh nghiệm thời gian thực tập có hạn nên thu hoạch khơng thể tránh khỏi sai sót Rất mong đóng góp, chia sẻ tập thể cán thư viện để tơi khắc phục thiếu sót cho đợt thực tập tới Trang MỤC LỤC I GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM SÓC TRĂNG Thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng phận Trung tâm Hỗ trợ Học tập (KLF) Thư viện có phòng đọc tổng hợp bao gồm phòng mượn hoạt động theo hình thức kho mở, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc việc tra tìm tài liệu Nguồn tài liệu thư viện phong phú đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu giảng dạy giảng viên – sinh viên nhà trường Bên cạnh kho mở, tài liệu lưu trữ hình thức kho đóng nối liền với kho mở điều tạo nên thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng việc cán thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin bạn đọc Vốn tài liệu thư viện 4.567 đầu sách với 66.782 sách gồm có: giáo trình đào tạo giáo viên tiểu học trung học sở, sách giáo khoa – giáo viên – thiết kế soạn môn từ lớp đến lớp 9, sách giáo khoa ban nâng cao từ lớp 10 đến lớp 12, từ điển, sách tham khảo ngành như: Tốn, Sinh, Hóa, Lý, Kĩ thuật, Tin học, Anh văn…, ngồi cịn có tài liệu nghe nhìn, báo – tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học loại tài liệu khác… Trang Số lượng tài liệu thư viện thường xuyên bổ sung tăng thêm năm, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập nghiên cứu ngày cao đội ngũ giảng viên đông đảo sinh viên nhà trường Bên cạnh hoạt động chuyên môn, thư viện thường xuyên thực chương trình ngoại khóa giới thiệu sách, “Thư viện giao lưu bạn đọc”, “Hội nghị bạn đọc” Có thể nói chương trình khơng tạo sân chơi bổ ích cho bạn sinh viên sau học, mà giúp mối quan hệ thư viện bạn đọc trở nên thân thiện, sâu sắc Mặt khác, chương trình cịn giúp thư viện nắm bắt thông tin phản hồi từ phía bạn đọc, kịp thời sửa đổi bổ sung nhằm hồn thiện hoạt động mình, phục vụ tốt nhu cầu thông tin bạn đọc Nhằm ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực hoạt động, với phần mềm quản trị thư viện tích hợp (ILIB), thời gian qua thư viện tiến hành nhập sở liệu, quản lí tài liệu, chắn thời gian khơng xa bạn đọc tra tìm trực tuyến nguồn tài liệu thư viện thông qua mạng OPAC Thực điều thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Sóc Trăng tiến lên bước trưởng thành mới, khởi đầu q trình tự động hóa, thư viện thêm hội khả tiếp cận trao đổi thông tin với thư viện nước xa hội giao lưu, chia thông tin với thư viện giới, nhằm tạo dựng nguồn liệu phong phú đáp ứng tối đa nhu cầu học tập nghiên cứu ngày cao bạn đọc II.NỘI DUNG THỰC TẬP 1.Tìm hiểu thành phần phần mềm iLib iLib giải pháp tích hợp, gồm nhiều phân hệ thực chức đầy đủ quan thông tin - thư viện *Yêu cầu thiết bị cài đặt iLib: -u cầu máy chủ có cấu hình tối thiểu:  Processor: 800MHz  RAM: 256 MB  HDD: trống tối thiểu 2GB (tùy thuộc vào dung lượng liệu)  LAN card  Tape Backup -Yêu cầu máy trạm có cấu hình tối thiểu:  Processor: 500MHz  RAM: 128 MB  HDD: trống tối thiểu 1GB  LAN card Trang Các phân hệ iLib độc lập, có chế độ phân quyền cho người sử dụng, có khả liên kết với chức nghiệp vụ liên quan 1.1.Phân hệ Bổ sung  Thực đặt nhận tài liệu  Theo dõi trình đặt nhận  Theo dõi hồ sơ sở cung cấp tài liệu (Nhà cung cấp)  Tự động quản lý chi tiêu quỹ bổ sung  Cá biệt hoá tài liệu phân bổ phòng ban hệ thống  Lập nhiều loại báo cáo thống kê hỗ trợ cho trình quản lý định  Đảm bảo liên thơng với tồn module khác hệ thống  Quản lý đặc thù cho nguồn bổ sung: mua, trao đổi, lưu chiểu Trang 1.2 Phân hệ Biên mục Trang      Biên mục loại tài liệu theo MARC21 Biên mục đa ngôn ngữ dựa Unicode TCVN6909 Hỗ trợ nhập liệu: trợ giúp kiểm tra Quản lý quy trình cơng việc Đáp ứng tiêu chuẩn mô tả biên mục ISBD, AACR2, TCVN7434-89  Hỗ trợ đa khung phân loại DC, UDC, BBK, LC, NLM  Hỗ trợ từ khoá khơng kiểm sốt  Kiểm sốt qn (authority control) theo MARC21  Xuất nhập liệu với CDS/ISIS, MARC21, UNIMARC  In sản phẩm thư mục  Các từ điển danh mục MARC21: ngôn ngữ, mã nước, địa lý 1.3.Phân hệ Xuất phẩm nhiều kỳ  Hỗ trợ khổ mẫu lưu trữ liệu Holding data theo MARC21  Quản lý bổ sung xuất phẩm nhiều kỳ  Biên mục tổng thể biên mục số  Quản lý đóng tập cá biệt hố tập  Quản lý thay đổi  Quản lý giao nhận  Tra cứu số: In phích (đặc thù báo tạp chí), OPAC 1.4.Phân hệ Lưu thơng  Quản lý bạn đọc  Quy định áp dụng sách (chế độ) phục vụ sử dụng tài liệu  Quản lý phục vụ sử dụng tài liệu: yêu cầu, mượn/trả, gửi/trả, photo  Phân biệt rõ ràng nghiệp vụ mượn đọc  Tích hợp mã vạch tối đa hoạt động  Hệ thống báo cáo lưu thông đầy đủ  Lưu thơng đa điểm Chính sách cho điểm  Huy động nguồn tài nguyên phục vụ học tập-nghiên cứu vào phục vụ độc giả toàn trường 1.5.Quản trị liệu số  Thu thập bổ sung tư liệu cần số hố, cung cấp cơng cụ phương pháp để thu thập bổ sung dạng liệu số hoá: Text, images, Audio, Video  Hỗ trợ chuẩn mở eBook OEBPS1.0 loại file eBook phổ thông PDF, DOC, RTF, XML, XLS, Microsoft Reader,  Biên mục liệu số theo chuẩn MARC21, Dublin Core  Tổ chức thơng tin, tổ chức khai thác : tìm kiếm theo nội dung tài liệu xem trực tiếp  Tuân theo chuẩn RDF, XML 1.6.Phân hệ Xuất/Nhập liệu Trang  Xuất/nhập liệu theo ISO2709 MARC21, UNIMARC CDS/ISIS  Nhập liệu trực tiếp từ Internet theo chuẩn Z39.50  Nhập/Xuất biểu ghi theo chuẩn ISO2709  Nhập xuất với nhiều bảng mã tiếng Việt khác nhau: Unicode, TCV6909,  TCVN5712, VNI, VietRes  Hỗ trợ chuyển đổi liệu: tự động, bán tự động nhận dạng cấu trúc CSDL  Việc Nhập/Xuất hai chiều đảm bảo tính xác liệu đầy đủ nội dung trường CDS/ISIS mà thư viện nhập 1.7.Phân hệ Tra cứu (OPAC)  Mục lục tra cứu tìm tin trực tuyến  Lưu thông trực tuyến  Dịch vụ thông tin trực tuyến  Dịch vụ liên thư viện  Khai thác liệu số trực tuyến  Đa ngơn ngữ  Tích hợp Internet bảo mật cao 1.8.Mượn liên thư viện  Đáp ứng chuẩn quốc tế mượn liên thư viện ISO10160, 10161, IPIG v2.0  Thực giám sát giao dịch bạn đọc - thư viện  Thực giám sát giao dịch thư viện - thư viện  Đã thử nghiệm thành công với tổ chức chuẩn quốc tế ISO10160, 10161  Đã thử nghiệm thành công với thư viện uy tín giới  Tự động trao đổi thơng điệp qua E-mail mã hoá dạng BER-MINE 1.9 Phân hệ Quản lý kho  Xây dựng cấu trúc kho đa cấp tương ứng với kho tài liệu thư viện  Xem thơng tin chi tiết tình trạng kho tài liệu  Sắp xếp tổ chức tài liệu kho  Chuyển đổi tài liệu kho  Kiểm kê đại  Quản lý sách mang khỏi kho  Thanh lọc tài liệu cơng việc có liên quan đến tổ chức lại kho  Tích hợp mã vạch  Báo cáo thống kê Trang 1.10.Quản trị hệ thống  Phân quyền sử dụng đến nút bấm  Thực lưu, phục hồi liệu  Có biện pháp đảm bảo an toàn hệ thống  Thiết lập thơng số tồn hệ thống Thực tập với phần mềm iLib 2.1.Bổ sung tài liệu: Để bổ sung tài liệu cho thư viện, ta vào thực sau: Từ giao diện chương trình chọn “Bổ sung”, cửa sổ: Trang Để mặc định bổ sung “Sách tập” hay “Sách lẻ” worksheet ta vào modul “Worksheet” để điều chỉnh Giao diện modul “Worksheet” sau: -Loại tài liệu: Chọn Worksheet muốn làm mặc định, sau click chọn vào biểu tượng “!” để thiết lập -Thêm mới: Tạo worrksheet -Sửa: Chỉnh sửa worksheet có -Copy: Sao chép worksheet -Thốt: Thốt khỏi modul worksheet Sau thiết lập xong, ta chọn “ Xuất phẩm riêng biệt” (Đây phần hướng dẫn trực tiếp thao tác suốt thời gian thực tập) Trang 10 Tùy theo mục đích bổ sung mà chọn “Đơn đặt” hay “Đơn nhận” Chẳng hạn ta chọn “Đơn nhận” chọn “Mã đơn” 27 chẳng hạn: Lúc ta trở lại giao diện “ Xuất phẩm riêng biệt” Chọn tiếp “Thêm sách lẻ” Lúc này, giao diện “Biểu ghi bổ sung” xuất hiện: Trang 11 Giao diện biểu ghi bổ sung tài liệu * Các trường biểu ghi “Bổ sung tài liệu”: 020 SỐ SÁCH THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISBN a - Số ISBN c - Điều kiện thu thập 041 MÃ NGƠN NGỮ a - Mã ngơn ngữ văn, rãnh âm nhan đề riêng biệt 082 KÝ HIỆU PHÂN LOẠI THẬP PHÂN DEWEY (DDC) - Lần xuất a - Ký hiệu DDC b - Số thứ tự tài liệu 100 TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN CÁ NHÂN a Tên cá nhân e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan 110 TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN TẬP THỂ a Tên tập thể tên pháp quyền b Tên đơn vị trực thuộc 111 TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN HỘI NGHỊ a Tên hội nghị tên pháp quyền c Địa điểm hội nghị d Năm hội nghị n Số thứ tự phần/ loại/ kỳ họp 245 NHAN ĐỀ CHÍNH a Nhan đề (KL) b Phần cịn lại nhan đề c Thơng tin trách nhiệm n Số phần/loại tài liệu p Nhan đề phần/loại 246 DẠNG KHÁC CỦA NHAN ĐỀ a Nhan đề chính/nhan đề giản lược 250 LẦN XUẤT BẢN a - Lần xuất 260 ĐỊA CHỈ XUẤT BẢN, PHÁT HÀNH a Nơi xuất bản, phát hành b Nhà xuất bản, phát hành Trang 12 c Năm xuất bản, phát hành 300 MÔ TẢ VẬT LÝ a Khối lượng b Các đặc điểm vật lý khác c Kích thước e Tài liệu kèm theo Sau nhập đầy đủ thông tin ta tiến hành “Đánh mục”, sau chọn “Ghi/ Đặt sách” Màn hình hộp thoại: Ta chọn “ Ghi ”, trùng liệu hộp thoại thông báo Lúc này, ta tiến hành “Tra trùng” để xác định tên sách nhập trùng để tìm hướng giải Cửa sổ tra trùng liệu Trang 13 Tại đây, ta khai báo điều kiện để xác định tài liệu bị trùng, nhiều điều kiện kết tìm kiếm xác Nếu q trình ghi liệu thành cơng, ta tiến hành “Đăng kí cá biệt” cho sách Các tài liệu thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng đăng kí theo kí hiệu kho, cụ thể sau: Kho đọc: KD. Ví dụ: KD.00236 Kho mượn: KM . Ví dụ: KM.002124 Trong suốt q trình thao tác, có trục trặc có hộp thoại thông báo Bởi thế, không nên vội vàng mà phải cẩn thận, đọc kĩ thông báo để tìm cách giải 2.2.Biên mục tài liệu Sau bổ sung tài liệu, ta tiến hành biên mục hoàn chỉnh thơng tin cịn lại Để vào đươc modul ta khỏi cửa sổ đến giao diện chương trình, chọn “Thẻ MARC21” Để biên mục sách ta nhập số Đăng kí cá biệt sách ( Số Đăng kí cá biệt cấp cho sách lúc tiến hành bổ sung) Về trường cửa sổ “Biên mục” giống với trường modul “Bổ sung”, thêm trường sau: 490 THÔNG TIN TÙNG THƯ a Thông tin tùng thư v Số tập/số thứ tự Trang 14 500 PHỤ CHÚ CHUNG a Phụ chung (KL) 520 TĨM TẮT/ CHÚ GIẢI a Nội dung tóm tắt/ giải 650 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG CHỦ ĐỀ - THUẬT NGỮ CHỦ ĐỀ Nguồn đề mục thuật ngữ a Thuật ngữ chủ đề địa danh 653 THUẬT NGỮ CHỦ ĐỀ KHƠNG KIỂM SỐT a Thuật ngữ chủ đề khơng kiểm sốt 700 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG - TÊN CÁ NHÂN a Tên cá nhân e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan 710 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG - TÊN TẬP THỂ a Tên tập thể tên pháp quyền dùng làm tiêu đề b Tên đơn vị trực thuộc 773 TÀI LIỆU CHỦ a Tiêu đề d Địa xuất t Nhan đề 904 THƠNG TIN TẠP CHÍ i Người nhập Sau biên mục đầy đủ thông tin, ta tiến hành ghi lại đưa lên hệ thống tra cứu trực tuyến Trang 15 Để làm việc này, ta chọn “Duyệt” thẻ “Tình trạng” Sau “Đánh mục” “Ghi lại” *Chú ý: Bất thay đổi phải ghi lại, không muốn ghi lại chọn “Khơng ghi” theo hộp thoại đây: *Những yêu cầu thao tác với phần mềm iLib Qua công tác thực tế, thân rút số yêu cầu cán thư viện thao tác với phần mềm iLib: - Người làm cơng tác nhập liệu phải có kiến thức tin học đánh văn bản, cách sử dụng phần mềm để hỗ trợ cho iLib (Vietkey) - Phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ cơng tác thư viện biên mục, tóm tắt tài liệu,… - Phải có tính cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm, … - Phải cầu tiến, có tìm tịi cơng tác để tự trau dồi chun mơn nghiệp vụ - Phải có khả làm việc độc lập, có thân thiện quan hệ với đồng nghiệp Trang 16 III KẾT LUẬN- ĐÁNH GIÁ Đánh giá thân Qua tuần thực tập thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Sóc Trăng, thân quan sát học tập nhiều kinh nghiệm, đặc biệt công tác nhập liệu với phần mềm quản lí thư viện iLib Sau tuần thực tập, thân nhận thấy cơng tác thư viện khơng phải dễ dàng, địi hỏi người làm cơng tác phải có kiến thức, lực chun mơn hồn thành tốt cơng việc từ thân tơi nhận thấy nhiều khuyết điểm cần phải khắc phục, phát huy mặt mạnh, cụ thể là: 1.1 Khuyết điểm: - Bản thân thiếu kinh nghiệm nên lúng túng công việc, cụ thể việc nhập liệu cho trường 100, 110, 520, 700 - Chưa nắm vững số kiến thức nên gây khó khăn thao tác với cơng việc… 1.2.Ưu điểm: - Có kiến thức tin học nên dễ dàng thao tác với phần mềm iLib - Có tinh thần trách nhiệm cơng việc - Có tìm tịi cơng việc, ln lắng nghe ý kiến cán hướng dẫn bạn nhóm Trang 17 Đề xuất- Kiến nghị Trong suốt suốt đợt gian thực tập, thân thành viên nhóm ln quan tâm, giúp đỡ trực tiếp cô Trân cách sử dụng phần mềm, giải đáp thắc mắc nhóm thực tập Tôi xin cám ơn cô tập thể cán Trung tâm KLF giúp tơi hồn thành đợt thực tập Cũng qua thực tế công việc, tơi xin có ý kiến sau: - Hệ thống máy tính dành cho việc nhập liệu khơng đáp ứng thực tế cơng việc: Tốc độ xử lí cơng việc máy q chậm làm lãng phí thời gian, cơng sức người thao tác Đôi gây ức chế cho người thao tác - Chỉ có 2/3 máy sử dụng được, buộc thành viên nhóm phải luân phiên thao tác nên hiệu chưa cao - Phòng làm việc chật hẹp chứa nhiều tài liệu Từ ý kiến trên, mong tiếp thu khắc phục lãnh đạo nhà trường, Trung tâm KLF để giúp chúng tơi có mơi trường thực tập tốt thời gian tới Trang 18 ... Cao đẳng Thư viện- Thông tin 14 thực tập hai tuần (từ ngày 5/4/2010 đến ngày 16/04/2010) hai địa điểm: -Tuần thứ nhất: Thực tập Thư viện Tỉnh Sóc Trăng -Tuần thứ nhất: Thực tập Thư viện Trường... 1.8.Mượn liên thư viện  Đáp ứng chuẩn quốc tế mượn liên thư viện ISO10160, 10161, IPIG v2.0  Thực giám sát giao dịch bạn đọc - thư viện  Thực giám sát giao dịch thư viện - thư viện  Đã thử... tập có hạn nên thu hoạch khơng thể tránh khỏi sai sót Rất mong đóng góp, chia sẻ tập thể cán thư viện để khắc phục thiếu sót cho đợt thực tập tới Trang MỤC LỤC I GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO