ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO NGHIÊN CỨU TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP GVHD : THS NGUYỄN VĂN NĂM SVTH : NHÓM 2 Đỗ Thế Cường Nguyễn Nho Cường Lê Hoàng Di Phạm Văn Dọi Nguyễn Khánh Dung Nguyễn Ngọc Duy Trần Nguyễn Thanh Duy Lê Đức Dũng Châu Ngọc Minh Đăng Đinh Viết Điểm Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 2 Lời mở đầu Lời đầu tiên chúng em xin gởi đến thầy THS Nguyễn Văn Năm. Người đã tận tình hướng dẫn chúng em môn học thiết thực Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Doanh Nghiệp, giúp cho chúng em có khả năng phân tích và xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý của một doanh nghiệp. Bài báo cáo môn học này là sự góp nhặt những kiến thức của chúng em tích lũy được trong trình học tập, kham khảo những bài báo cáo đã có của những khóa trước. Tuy còn sơ sài và chưa được hoàn chỉnh như mong muốn nhưng cũng đã thể hiện được phần nào cố gắng của chúng em. Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưng việc thiếu sót là điều không thể tránh khỏi. Mong thầy nương tay bỏ qua ! Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 3 MỤC LỤC Contents Lời mở đầu 2 MỤC LỤC 3 DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 2 4 BÁO CÁO TIẾN ĐỘ LÀM VIỆC CỦA NHÓM 2 5 DANH SÁCH HÌNH VẼ: 7 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 8 1. Phân tích khái quát các nhiệm vụ các phòng ban: 8 2. INTRANET – Tầm nhìn chiến lược cho Hệ Thống Thông Tin 10 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN 12 1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ IT CENTER: 14 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ TOÁN: 18 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VẬT TƯ: 26 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG: 32 5. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 37 KẾT LUẬN 42 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 4 DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 2 STT Mã SV Lớp SV Họ lót Tên Ngày sinh Chữ ký 1 33101020087 VB13QT002 Đỗ Thế Cường 23/06/1978 2 33101020960 VB13QT002 Nguyễn Nho Cường 29/10/1985 3 1078210517 VB10QT004 Lê Hoàng Di 19/02/1981 4 33101027173 VB13QT002 Phạm Văn Dọi 12/01/1979 5 33101024600 VB13QT002 Nguyễn Khánh Dung 22/09/1985 6 33101023159 VB13QT002 Nguyễn Ngọc Duy 01/08/1984 7 33101020121 VB13QT002 Trần Nguyễn Thanh Duy 11/12/1982 8 33101022817 VB13QT002 Lê Đức Dũng 17/07/1984 9 1088210169 VB11QT002 Châu Ngọc Minh Đăng 04/10/1985 10 33101024275 VB13QT002 Đinh Viết Điểm 10/06/1987 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 5 BÁO CÁO TIẾN ĐỘ LÀM VIỆC CỦA NHÓM 2 Ngày 6/8/2010 Các thành viên nhóm 2 tập họp sau giờ học. Cung cấp địa chỉ email để liên lạc. Ngày 10/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên phân công công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 0%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 0%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 0%  Ngọc Duy: quản lý dự án 0%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 0%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 0%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 0%  Thanh Duy: NT4HELP 0% Ngày 27/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên để báo cáo tiến độ công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 100%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 0%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 60%  Ngọc Duy: quản lý dự án 50%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 80%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 100%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 75%  Thanh Duy: NT4HELP 100% Ngày 30/8/2010 Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên để báo cáo tiến độ công việc:  Văn Dọi : Quản lý vật tư 100%  Viết Điểm: Quản lý sản xuất 100%  Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 100%  Ngọc Duy: quản lý dự án 100%.  Nho Cường: chăm sóc khách hàng 100%.  Minh Đăng: quản lý kế toán 100%  Khánh Dung: quản lý nhân sự 100%  Thanh Duy: NT4HELP 100% Ngày 5/9/2010 Các thành viên trong nhóm đã hoàn thành phần việc được giao đúng như kế hoạch. Thanh Duy:  Bổ sung phần Lời Mở Đầu, Kết Luận.  Tổng hợp các bài làm của các thành viên. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 6  Xây dựng lại thành một báo cáo hoàn chỉnh. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 7 DANH SÁCH HÌNH VẼ: Hinh 1: Trang web intranet để truy cập NT4HELP 14 Hinh 2: Quy trình quản lý ticket của NT4HELP 15 Hinh 3: Sơ đồ DFD của phòng NT4HELP 15 Hinh 4: Mối quan hệ giữa các thực thể. 17 Hinh 5: Mô hình chức năng – Kế toán 20 Hinh 6: Mối liên hệ giữa các thực thể - Kế toán 23 Hinh 7: Sơ đồ BFD – Vật tư 28 Hinh 8: Sơ đồ BFD – Vật tư 29 Hinh 9: Mối quan hệ của các thuộc tính – Vật tư 31 Hinh 10: Mối liên hệ của các tập thực thể - Chăm sóc khách hàng. 34 Hinh 11:Sơ đồ logic – Chăm sóc khách hàng. 34 Hinh 12: Sơ đồ BFD – Chăm sóc khách hàng. 35 Hinh 13: Mô hình DFD- Chăm sóc khách hàng. 36 Hinh 14: Sơ đồ BFD của phòng Nhân Sự 38 Hinh 15: Mối liên hệ giữa các thực thể 41 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 8 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Mục đích chính cuả đề tài này là phân tích hệ thống thông tin tại doanh nghiệp mà ở đó, công nghệ thông tin được vận dụng để hỗ trợ tất cả các công việc của các phòng ban gồm:  Phòng kế toán.  Phòng vật tư.  Phòng Chăm sóc khách hàng.  Phòng IT.  Phòng nhân sự. Mục tiêu nhằm lấy được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hệ thống của tổ chức. Chúng tôi đã phân công các thành viên trong nhóm quan sát chi tiết hệ thống thông tin của tổ chức, cơ quan nơi các bạn đang công tác. Bước đầu, chúng tôi đi vào xây dựng và phân tích Sơ Đồ Chức Năng (BFD – Bussiness Function Diagram) của từng phòng ban. Dựa trên Sơ Đồ BFD đó, chúng tôi sử dụng Sơ Đồ Dòng Dữ Liệu (DFD) để giúp cho người xem có cài nhìn chi tiết hơn trong quá trình phân tích hệ thống thông tin. Làm hiện rõ các thông tin chuyển vận từ một quá trình/ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình/ chức năng khác. Nhằm xác định thông tin cơ sở có ích cho hệ thống, chúng tôi đã tiến hành xác định và phân tích các Thực Thể. Cố gắng xác định các mối quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng. Trong phần báo cáo này, dòng thông tin giữa các phòng ban bên trong tổ chức không chồng chéo lẫn nhau mà liên hệ đến kho dữ liệu chung cho toàn bộ hệ thống. 1. Phân tích khái quát nhiệm vụ các phòng ban: Quản lý kế toán – tài chính: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng có thể biết lượng tiên thu-chi trong 1 khoảng thời gian bất kỳ, biết tiền lãi, tiền thuế trong 1 khoảng thời gian bất kỳ. Quản lý vật tư – kho hàng: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng biết được lượng hàng hóa tồn kho, tình trạng hàng hóa trong kho, lượng hàng hóa nhập kho trong thời gian nào đó… Quản lý khách hàng: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng có thể biết lượng hàng bán ra trong 1 khoảng thời gian bất kỳ, biết những khách hàng nào đã mua hàng trong khoản thười gian bất kỳ… Quản lý IT: chịu trách nhiệm tất cả các thông tin- cơ sở dữ liệu của tất cả các phòng ban, đồng thời giải quyết tất cả các hư hỏng về PC,đường truyền, máy in…. Quản lý nhân sự là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức doanh nghiệp với người lao động. Các bước tiến hành xây dựng CS DL và chương trình để đưa CNTT vào quản lý: Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 9  Xây dựng lược đồ hệ thống thông tin doanh nghiệp.  Thuê một chuyên gia am hiểu thẩm định lại lược đồ thông tin doanh nghiệp.  Mời công ty CNTT am hiểm các hệ thống quản trị doanh nghiệp thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp.  Công tác cài đặt vận hành thử và bàn giao phải đưa vấn đề huấn luyện nhân viên, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp lên hàng đầu.  Ký hợp đồng bảo trì và hậu mãi đối với hệ thống. Xu thế triển khai áp dụng công tác tin học hóa điều hành quản lý tại doanh nghiệp hiện nay là xây dựng các ứng dụng cho các bộ phận công ty. Thuận lợi:  Nhanh chóng đưa từng ứng dụng cụ thể vào áp dụng tại các phòng ban chỉ phụ thuộc vào phòng ban đang áp dụng phần mềm đó.  Việc đảm bảo thông tin cho các chương trình ứng dụng tại từng phòng ban chỉ phụ thuộc vào phòng ban đang áp dụng phần mềm đó.  Các phần ứng dụng cho từng bộ phận áp dụng một cách độc lập, tạo ra cảm giác chủ động trong việc không phụ thuộc các phòng ban khác trong công ty Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 10 2. INTRANET – Tầm nhìn chiến lược cho Hệ Thống Thông Tin Một xu hướng sử dụng các ứng dụng mạng nội bộ (Intranet) và phần mềm trong các tổ chức thuộc mọi quy mô. Ứng dụng mạng nội bộ phục vụ như là một trang web nội bộ hoặc một cổng cho các nhân viên và những người liên kết với tổ chức. Một ứng dụng mạng nội bộ hoặc một phần mềm mạng nội bộ vì nó có thể được gọi là đôi khi, về cơ bản được triển khai và truy cập thông qua mạng cục bộ. Trước khi nhìn vào các ứng dụng mạng nội bộ, chúng ta hãy cố gắng đầu tiên để hiểu những gì cơ bản là một mạng nội bộ là. Một mạng riêng của máy tính được sử dụng để chia sẻ thông tin hoặc các nguồn lực chủ yếu cấu thành một mạng nội bộ. Các ứng dụng sử dụng giao thức Internet (TCP / IP) và kết nối mạng để hoạt động. ứng dụng Intranet và phần mềm mạng nội bộ khác theo yêu cầu được cài đặt trên các máy tính trung tâm có vai trò như một máy chủ web mạng nội bộ. Các ứng dụng mạng nội bộ sau đó có thể được truy cập từ các máy tính cá nhân khác trong mạng, mà hành động như khách hàng. Tính chất rất quan trọng của Intranet là phải có kế hoạch để bảo vệ thông tin nội bộ, không cho phép những người không được phép truy nhập cơ sở dữ liệu của mình. Có nhiều cách ngǎn chặn như dùng mật khẩu, các biện pháp mã hoá hay bức tường lửa (nhưng bức tường lửa rất khó ngǎn chặn "người nhà"). Một biện pháp bảo vệ hữu hiệu truyền thống là chính sách và hệ thống quyết định cho ai được vào lĩnh vực dữ liệu nào. Lợi ích của Intranet. a/ Lợi ích công nghệ: Do sử dụng công nghệ của Internet nên Intranet kế thừa được các lợi ích sau:  Các máy tính tham gia mạng có thể chia sẻ hay gửi thông tin cho nhau.  Các máy tính tham gia mạng có thể khác kiểu, khác loại.  Các ứng dụng trên Internet như thư điện tử, Web, FTP v.v cũng như các phần mềm đã có sẵn và đã được thực tế chứng minh.  Đường nối theo kiểu siêu vǎn bản (Hypertext link) rất dễ dàng cho người sử dụng tra cứu, tìm kiếm hay lấy thông tin trên một diện rất rộng (đến phạm vi toàn cầu).  Kết nối dễ dàng với các cơ sở dữ liệu sẵn có, các vǎn bản đã được soạn thảo trên máy tính. b/ Lợi ích kinh tế:  • Intranet là cơ sở để tiến tới một mô hình cơ quan mới "Cơ quan không giấy tờ công vǎn" (paperless office), có nghĩa các thông tin trao đổi cho nhau chỉ thông qua máy tính không theo đường công vǎn. Hiện tại chúng ta đang làm việc trong môi trường mà hầu như mọi thông tin vǎn bản pháp quy đều được trao đổi bằng giấy tờ công vǎn kéo theo sự chậm trễ, sai lệch và phiền phức của nó. Mô hình cơ quan không giấy tờ công vǎn rất có thể là một cuộc cách mạng, đánh dấu một bước tiến hoá mới trong lịch sử vǎn minh nhân loại vì để thực hiện được nó không chỉ phải hoàn thiện công nghệ, giải pháp mạng, trình [...]... và thông tin cho người dùng, đặc biệt là những người không quen thuộc với kế toán và báo cáo tài chính đặc thù của mình Mục đích:  Hiều về chu kỳ phát triển hệ thống và phân tích các ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp  Nắm bắt cách thức tổ chức dữ liệu, tổ chức thu thập dữ liệu trong hệ thống kế toán máy tính  Nắm bắt quy trình tổ chức hệ thống thông. .. Phòng/ban:  Chức vụ Trang 16 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin  Số điện thoại/Email Thiết bị:  M ã số thiết bị  Tên thiết bị hư hỏng Dòng Thiết bị/Ticket:  M ã số thiết bị  M ã số ticket Hinh 4: Mối quan hệ giữa các t hực t hể Trang 17 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ TOÁN: Tổng quan Ngày nay công nghệ thông tin có tác động... Số lượng  Khách hàng  Nhà cung cấp  Số tiền  Ngày t hu Trang 24 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Phiếu chi  Tên hàng hóa  Số lượng  Khách hàng  Nhà cung cấp  Số tiền  Ngày chi Trang 25 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VẬT TƯ: TỔNG Q UAN VỀ HỆ THỐN G Hệ thống quản lý vật t ư là 1 tập hợp các chương trình p hần mềm cung cấp... cáo phục vụ cho công tác quản lý , gồm:  Báo cáo chi tiết và tổng kết các số liệu về xuất nhập hàng, tính đơn giá hàng tồn kho Trang 27 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Hinh 7: Sơ đồ BFD – Vật t ư Trang 28 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Hinh 8: Sơ đồ BFD – Vật t ư Trang 29 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin 3/ Giải thích sơ đồ dòng dữ l iệu (DFD) 3.1 Cập nhật phiếu... dùng Do trong công ty TM A có nhiều nhóm và trong mỗi nhóm có nhiều vị trí công việc khác nhau nên hỗ trợ nhiều loại người dùng khác nhau  Ghi nhận truy cập: hệ thống intranet ghi nhớ các thao tác trên hệ thống trong phiên làm việc của mình Trang 12 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Pic1: Cấu trúc Home Page Intranet của công ty TMA Trang 13 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin 1... mục HH Cập nhật DS khách hàng Cập nhật hợp đồng Cập nhật bảng lương Cập nhật phiếu tạm ứng Báo cáo hàng hóa (Tổng hợp và chi tiết) Báo cáo doanh thu, công nợ (Tổng hợp và chi tiết) Báo cáo thanh toán (Tổng hợp và chi tiết) Báo cáo tiền lương (Tổng hợp và chi tiết) Trang 20 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin 1- Cập nhật phiếu nhập – xuất  A1 Nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàng ... Web ngoài trên Internet để sử dụng những thông tin chung Trang 11 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Do hệ thống intranet được xây dựng để sử dụng trong nội bộ công ty TM A nên công ty đã đặt ra các yêu cầu trong quá trình phát triển như sau:  Cần phải sử dụng các công cụ mã nguồn mở và miễn phí để phát triển hệ thống  Cần phải sử dụng các công cụ nền... các tổ chức và xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo ra lợi thế cạnh tranh và làm thay đổi cách thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Dùng CNTT sẽ giảm đáng kể chi phí trong các quy trình tác nghiệp. Do đó mối quan hệ giữa các nhà cung cấp, khách hàng, các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống các hồ sơ một doanh nghiệp giữ để duy trì hệ thống. .. cập nhật và quản lý nội dung: Để cập nhật thông tin cho các trang web trong doanh nghiệp, người ta cần phải thu thập các thông tin tự nhiều nguồn khác nhau Các thông tin này sau đó sẽ được cập nhật lên website Với hệ thống thông tin tiến bộ, các thông tin này sẽ được cập nhập trực tiếp lên hệ thống dữ liệu một cách tự động Ngoài ra, thời gian cập nhật thông tin cũng được giảm đi một cách đáng kể Bảo... xuất Bộ phận Số lượng Báo cáo. :    Mã hàng tồn kho Số lượng Đơn giá tồn kho Trang 31 Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin 4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG: Mục tiêu  Đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin p hản hồi cũng như các khiếu nại của khách hàng  Giúp các phòng ban nắm rõ hơn về các khiếu kiện cũng như thắc mắc của khách hàng  Đưa ra những báo cáo và t hống kê 1 . nghệ thông tin đến hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp  Nắm bắt cách thức tổ chức dữ liệu, tổ chức thu thập dữ liệu trong hệ thống kế toán máy tính.  Nắm bắt quy trình tổ chức hệ. Mối quan hệ giữa các thực thể. Báo cáo kết quả nghiên cứu Hệ Thống Thông Tin Trang 18 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ TOÁN: Tổng quan Ngày nay công nghệ thông tin có tác. TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VẬT TƯ: 26 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG: 32 5. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 37 KẾT LUẬN 42 Báo cáo