KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ MỤC TIÊU Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn: • Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế hoạch • Phân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việc • Thực hành lập kế hoạch triển khai một công việc KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC … CHỦ ĐỘNG THÀNH CÔNG THẤT BẠIRỐI LOẠN Thấp Thấp Cao Cao KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH MỨC ĐỘ PHỨC TẠP CỦA CÔNG VIỆC Đi hướng nào hả sếp! LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH … Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả … 1. KH chứng tỏ sự cân nhắc, suy tính và tầm nhìn của bạn 2. KH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng 3. KH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiện 4. KH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện 5. KH nêu rõ cách thức, nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn thành công việc 6. KH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự liên quan DATA KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Kế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết … 1. Nhân sự thực hiện 2. Công việc phải làm 3. Cách thức xử lý công việc 4. Thời hạn và tiến độ xử lý công việc 5. Nguồn lực được phép sử dụng HIỆN TẠI TƯƠNG LAI MỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH … Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau: QUẢN LÝ CẤP CAO QUẢN LÝ CẤP TRUNG QUẢN LÝ CẤP THẤP NHÂN VIÊN Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến thuật Kế hoạch hành động Thực hiện kế hoạch QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH … 1. Phân chia nhỏ công việc (WBS) 2. Xác định mục đích và mục tiêu thực hiện 3. Hoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệm 4. Hoạch định thời gian và tiến độ công việc 5. Phân bổ nguồn lực và ước tính chi phí 6. Phân tích rủi ro và giải pháp 7. Giám sát và phản hồi kết quả công việc PHÂN CHIA CÔNG VIỆC … Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi tiết và cụ thể hơn.  Dễ dàng quản lý và thực hiện  Cơ sở để ước tính các nguồn lực: thời gian, chi phí, nhân sự,…  Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý Tiệc sinh nhật Hoạch định Bố trí Thức ăn Dọn dẹp Tiếp khách Phòng tiệc Giải trí Đón tại cổng Nhận quà Sắp chổ ngồi Bàn ghế Trang trí Sân khấu Trò chơi Karaoke MỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ … MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọng MỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả [...]... rủi ro GIÁM SÁT VÀ PHẢN HỒI KẾT QUẢ Bạn cần làm gì? • Xác định tiêu chuẩn đánh giá • Đo lường kết quả thực hiện thực tế • So sánh với kết quả để phát hiện sai lệch • Phát triển giải pháp điều chỉnh Thực tế Kế hoạch PHẢN HỒI KẾT QUẢ Mục tiêu và tiêu chuẩn Thảo luận kết quả công việc Quy trình đánh giá và phản hồi kết quả công việc Theo dõi và hỗ trợ thực hiện Đánh giá kết quả thực hiện Khiển trách Khen... chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức,… hay sự hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hay sự kiện Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết quả mong muốn Không có thông tin Một số thông tin Thông tin đầy đủ Rủi ro có thể dự đoán Rủi ro không thể dự đoán Rủi ro có thể xác định CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI RO Bạn phải làm gì để hạn chế rủi ro … 1 Nhận biết rủi ro 2 Phân... đổi Cấu trúc công việc – WBS Hoạt động A Hoạt động B Hoạt động C Hoạt động D … FC VC Ước tính các chi phí FC, VC và TC TC Điều chỉnh PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh Hoạt động A Hoạt động B Hoạt động C Hoạt động D … Cấu trúc công việc – WBS T1 Hoạt động C Hoạt động D … T3 5 triệu T4 T5 15 triệu 5 triệu Hoạt động A Hoạt động B T2 20 triệu 25 triệu 32 triệu... động D Tuần 4 – Tuần 5 … Ước tính thời gian bắt đầu và kết thức Điều chỉnh NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNH Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5 Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4 Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3 Hoạt động D Điều chỉnh Tuần 4 – Tuần 5 … Cấu trúc công việc – WBS Hoạt động A Hoạt động B Hoạt động C Hoạt động D … T1 T2 T3 T4 T5 HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ Phân tích cấu trúc công việc Xác...CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH … Mục đích Mục tiêu … Tiêu thức đánh giá … Chỉ tiêu kế hoạch … MT 1 01 Công việc A 02 Công việc B 03 Công việc C … … TT 2 CT 2 MT3 CÔNG VIỆC CT 1 MT 2 STT TT 1 TT3 CT3 MỤC TIÊU TIÊU THỨC… CHỈ TIÊU… ĐIỀU CHỈNH HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ Để hoàn thành một công việc, nhà quản trị cần xem xét: 1 Kiến thức và kỹ năng 2 Động cơ và thái độ 3 Cơ hội thực hiện 4 Sự hỗ trợ và nguồn lực thực hiện Phân... vực Rủi ro Xác định Phân tích 4 Dự kiến hậu quả 5 Giải pháp dự kiến 6 Tài liệu xử lý tình huống Lượng hóa Giải pháp Tài liệu (5) (6) (1) (2) Xác suất (3) Hậu quả (4) XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH RỦI RO Cơ sở để phân tích và xác định rủi ro: • Cấu trúc công việc • Biểu đồ hoạch định thời gian và tiến độ • Ma trận trách nhiệm • Kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự đã thực hiện • Môi trường làm việc và kinh doanh... Lan Hoạt động D 3 1 KTT 5 5 6 6 1 2 PGĐ 4 5 Hoạt động B Chủ thể khác 4 3 2 … 1 Thực hiện chính 5 Phải được thông báo 2 Hỗ trợ 3 Tư vấn 5 Phải được chấp nhận … 4 Giám sát HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ Phân tích cấu trúc công việc Quan hệ giữa các công việc và các yêu cầu Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5 Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4 Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3 Hoạt động D... 02 Động cơ và thái độ 03 Kinh nghiệm 04 Quan hệ đồng nghiệp 1: Kém ; Yêu cầu 2: Cần cố gắng ; 1 2 3 4 3: Trung bình ; 5 Trao đổi / Hỗ trợ 4: Khá ; 5: Tốt MA TRẬN TRÁCH NHIỆM Ma trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix) mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những người thực hiện Cấu trúc công việc - WBS Nhân sự thực hiện Hùng Linh Hà Hoạt động A 1 2 2 1 2 Hoạt động. .. suất: Hậu quả: Lĩnh vực 1 – Thấp 1 – Thấp Mô tả rủi ro 2 – Trung bình 2 – Trung bình 3 – Cao 3 – Cao Xác suất Hậu quả Xếp hạng Quy mô … 2 1 2 Thời gian … 2 2 4 Chi phí … 3 3 9 Nhân sự … 3 2 6 … … … … Thấp (1,2,3) Cao (6) Trung bình (4) Rất cao (9) Thấp (1,2,3) Trung bình (4) Cao (6) Rất cao (9) Hậu quả - Nếu sự kiện xảy ra LƯỢNG HÓA RỦI RO 3 3 6 9 2 2 4 6 1 1 2 3 1 2 3 Xác suất – Sự kiện xảy ra HOẠCH ĐỊNH . KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ MỤC TIÊU Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn: • Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế hoạch • Phân tích quy trình lập kế. NƠI ĐẾN KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH … Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau: QUẢN LÝ CẤP CAO QUẢN LÝ CẤP TRUNG QUẢN LÝ. TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH … Mục đích Mục tiêu … Tiêu thức đánh giá … Chỉ tiêu kế hoạch … MT