Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 1 I. Kỹ năng nói: 1. Kỹ năng nói được sử dụng nhiều trong cuộc sống. Muốn giao tiếp có hiệu quả, các nhà quản lý phải rèn luyện cho mình một kỹ năng nói thật tốt. Nói bao gồm sự giao tiếp phi ngôn ngữ và sự giao tiếp bằng ngôn ngữ, nghĩa là cần xem xét "nói như thế nào" và "nói cái gì". a) Giao tiếp phi ngôn ngữ - Tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ là cách đi đứng, nói năng, dáng vẻ khi giao tiếp. Giao tiếp phi ngôn ngừ có tầm quan trọng của nó vì ngôn từ chỉ chiếm một phần những điều truyền đạt, và những điều không nói ra đôi khi lại quan trọng hơn những điều nói. Hầu như mọi người tin nói như thế nào nhiều hơn "nói cái gì". Ví dụ: đối với người nào đó, nếu ta nói: "vâng, anh đó giỏi lắm" với một giọng mỉa mai, người nghe có lẽ tin nơi giọng nói của ta, chứ không tin ý nghĩa lời ta nói. Giao tiếp phi ngôn ngữ tuy quan trọng nhưng không nên lạm dụngl dừng coi nó là chiếc đũa thần, là một công thức có định lượng hoàn hảo chỉ cần áp dụng là dạt được kết quả. Hiểu biết và giao tiếp phi ngôn ngữ có thể giúp ta nâng cao kỹ năng giao tiếp, giúp ta truyền đạt những biểu hiện thích hợp và nhạy cảm giúp ta tránh được những cản trở trong khi giao tiếp. Những thành phần của giao tiếp phi ngôn ngữ Có bốn thành phần của giao tiếp phi ngôn ngữ: thân thể, giọng nói, khoảng cách giao tiếp và đồ vật xung quanh. Hãy xem xét chi tiết từng thành phần. (l) Thân thể Người ta có thể phân tích thái 'độ của người khác trên cơ sổ ngôn ngữ thân thể của người đó. Những khía cạnh của ngôn ngữ thân thể là: tư thế, cử chì, vẻ mặt, ánh mắt. + Tư thế: Tư thế tạo nên ấn tượng đầu tiên có ảnh hưởng quan trọng, nó bộc lộ sự tin tường, tính cởi mở và thái độ của một người. Dù đứng hay ngồi, hãy đứng hay ngồi thoải mái theo cung cách "nhà nghề" nghĩa là đứng, ngồi thẳng lưng không gượng gạo, nhìn thẳng vào cử tọa, sức nặng cơ thể phân phối đều. Nếu ngồi thì hãy tránh tư thê quá trịnh trọng, mà cũng đừng ngồi thu hình lại, quá xuề xòa hoặc quá khép nép hay như gây hấn. Nếu đứng thì hãy tránh tư thế quá nghiêm trang hoặc quá sướng sả, quá phục tùng và quá gây hấn. + Cử chỉ: Mọi người đều dùng cử chỉ một cách vô thức để hậu thuần cho điều mình đang nói, như dùng bàn tay để miêu tả một vật hay một thao tác, để đếm hay liệt kê Cử chỉ không ngừng nhấn mạnh những điều người ta nói mà còn bộc lộ thái độ của người nói. Người ta có thể nhận biết một cử chỉ là "nồng nhiệt" hay "lạnh nhạt". Hầu hết mọi người có cử chỉ tự nhiên khi ngồi vì khi đó không cần dùng hai bàn tay, song' hãy tránh những cử chỉ nóng nảy và vẻ mặt trơ như đá. Khi đứng, đừng có cử chỉ kiểu cách hay giả tạo, cũng đừng cử động một cách nóng nảy, cũng đừng lắp đi lắp lại một cử chỉ hay vướng mắc mãi với một tư thế. + Vẻ mặt và ánh mắt Mặt và mắt là những bộ phận biểu cảm nhất của cơ thể. Với nét mặt, người ta có thể thiết lập quan hệ như: mỉm cười, gật dầu, nhướng mày hay nhăn mày và cũng có thể điều tiết chiều hướng cuộc trò chuyện. ánh mắt là cửa sổ của tâm hồn, nói lên rất nhiều thứ. Người nói chuyện giỏi tiếp xúc bằng mắt nhiều hơn người nói kém. Trong một cuộc chuyện trò, hãy duy trì sự tiếp xúc bằng mắt từ 50 đến 60% thời gian bạn nói, và từ 75 đến 85% thời gian nếu bạn nghe. Tiếp xúc tốt bằng mắt có nghĩa là tạo được sự tiếp xúc Có tính cam với những con người thực sư trọng cư tọa. 2. Giọng nói Giọng nói có thể hiện rất nhiều trạng thái cam xúc ~aa người nói mía cạnh quan trọng cua giọng nói là tính l~iéu đều thêu diệu về âm lượng. tộc đọ. sự lên xuống hám bông khiến cho có vé diễn cảm hơn Số chuyên biến khéo sự làm tăng sự lãnh hội của cử tọa. Phải làm gì để phát triển một giọng nói có hiệu quả? Một là. hãy nói với độ cao nghe rô. hãy nói diễn cảm và hửng khơi thay vì giọng nói đều đều mệt mỏi. Hãy nói với giọng ấm áp. vui vẻ thay vì giọng lơ đãng (the thé, khàn khàn, rêu n). Hãy nói cho rõ ràng, tránh khuynh hướng hạ thấp ở cuối câu. Hai là. hãy nói với tốc độ thích hợp và phát âm đúng. Nói chậm đủ để người nghe hiểu được, nhưng vẫn mau vừa đủ đề giữ sự năng động. Hãy thay đối tốc độ để tránh giọng đều đều. Hãy ngừng đúng lúc: trước hay sau một tự chủ yếu, ngăn cách các mục khác nhau, cho rõ sự chuyển biến tư tưởng. Ba là, hãy tránh lạm dụng vì lơ đãng những từ lấp lỗ trống như "à", "ờ", nghĩa là những từ không có ý nghĩa gì Giao tiếp bằng ngôn ngữ. Tầm quan trọng của giao tiếp bằng ngôn ngừ. Giao tiếp bằng ngôn ngữ có vai trò quan trọng trong quán lý. Những cuộc đàm thoại, các cuộc nói chuyện qua điện thoại nói chung thuộc vào loại giao tiếp thông thường, không nghi thức. Các buổi nói chuyện, các buổi diễn thuyết, báo cáo bằng miệng thuộc vào loại giao tiếp chính thức. trịnh trọng (nói gọn jại là các buổi nói chuyện với một nhóm người }. Các buổi nói chuyện với một nhóm người thường diễn ra khi có một trong ba tình huống: - Khi điên giá vừa có nhiều diều cho người ta kết vừa có nhiều điều phai tìm hiểu có tính chất trao đổi thông tin; khi phai trả lời những câu hỏi. Khi cư tọa nói nhiều nhất khi cần giai quy ốt thột vấn đề với tư cách tập thể. Tất nhiên còn có những ngoại lệ. Trong chương này chỉ chú ý đến những tình huống phát biểu và diễn giả nói nhiều nhất. Những bài nói chuyện được phân thành hai loại dựa trên mục đích của chúng: trình bày hay thuyết phục. Loại bài nói chuyện mang tính chất trình bày được dùng để miêu tả một tình huống, kể lại một câu chuyện, cung cấp thông tin xác thực, hoặc giải thích các lý do cho một hành động đã xảy ra. Trong loại bài nói chuyện mang tính thuyết phục thì những lời lẽ thuyết phục chiếm vị trí quan trọng. Trong đó phái đưa ra các lý lẽ khêu gợi các cảm xúc như sự kiêu hãnh, lòng tự hào, tự trọng, sự sợ hãi, tĩnh yên, tính hiệu quả, phẩm chất thông qua đó thuyết phục người nghe hành động hoặc chấp nhận ý kiến người nói. Ai cũng muốn nói hay viết hay. Nói hay cũng như viết hay phải căn cứ theo chiến lược giao tiếp: xác định mục tiêu, phân tích cử tọa và kiến trúc thông điệp. Để phác thảo chiến lược cho mình, chúng ta hãy xác định mục đích của buổi nói chuyện và kiểm tra xem đà biết rõ người nghe như thế nào? Khi phân tích đối tượng người nghe hãy chú ý tới một số điểm sau đây: (l) Quy mô đối tượng người nghe? (2) Mức độ tinh tế của người nghe: vốn kiến thức của họ, mức quan tâm của họ về vấn đề sẽ trình bày. (3) Tám trạng, thái độ tiếp thu của người nghe sẽ như thế nào? Chú ý không gian và thời gian cho buổi nói chuyện. Kết hợp các đặc điểm này với mục tiêu của chúng ta, có thể xây dựng một chiến lược nói chuyện một cách hợp lý nhất. - Xây dựng nội dung bài nói chuyện. Việc soạn thảo bài thuyết trình gồm ba giai đoạn: - Giới hạn những điểm chính. - Làm nổi bật những ý tưởng quan trọng nhất. - Mở đầưvà kết thúc có hiệu quả. (1) Giới hạn những điểm chính: Luôn luôn nhớ rằng nói không giống như viết. Đơn giản là nói không thể chi tiết như viết, đừng bắt người nghe chịu đựng quá nhiều thông tin. Chỉ nên tập trung nhiều ý tưởng của chúng ta vào ba tới năm phạm trù chính vì thường cử tọa không thể nhớ nhiều hơn chừng đó điểm. Nhiệm vụ của người nói là làm nổi bật những điểm quan trọng, giới hạn những điểm quan trọng sẽ có cơ hội tốt để đạt mục tiêu. Cần chú ý là: đơn giản vấn đề nhưng không giống như sơ sài. người nghe sẽ nhớ những điểm chính dễ dàng và dùng những điềm chính đó để nhớ một số hay tất cả những mềm quan trọng hơn, nếu bắt nhớ nhiều quá họ sẽ rối loạn. (2) Làm nổi bật những ý tưởng quan trọng nhất. Khi đã giới hạn con số những điềm chính, phải làm cho mỗi điểm đó nổi bật lên. Phải dự kiến một chương trình làm việc, một phác họa đại cương, một ý tướng là chúng ta sẽ đi tới đâu với bài thuyết trình của mình. Tiếp đó tạo ra một sự chuyển tiếp rõ ràng. Khi nói nên dùng một câu chuyển tiếp minh bạch, không nên dùng một từ chuyển tiếp ngắn gọn như khi viết. Ví dụ: khi viết dùng từ "một là", "hai là", khi nói cần dùng câu chuyển tiếp rõ ràng "khuyến nghị thứ hai là". Sau cùng, có thể dùng phương pháp "tổng kết nửa chừng" để làm nổi bật những điểm quan trọng, hãy tóm tắt giữa những điểm chính hay những điểm phụ . Đừng ngượng ngùng vì cứ lặp di lặp lại thường xuyên khi thuyết trình. (3) Mở đầu và kết thúc hiệu quả. Khi viết mở đầu và kết thúc nhanh, điều này lại trở thành đột ngột trong khi nói. Mở Đầu Có nhiều cách mở đầu: nói chuyện vui, đề cập tới cái bất thường hoặc đề cập tới cái quen thuộc. Không phải đi cung có tài nói đua Nếu ta có khả nang này thì đó là xuất lợi thê; tuy nhiên chỉ nên sứ dụng nó nếu đâu đó mang lại hiệu quá tốt cho đề tài cua chúng Hãy nhớ bốn quy tắc này khi chọn cáu chuyện vui để kích thích cử tọa. Thứ nhất, chuyện vui không bao giờ được cỏ tính cách công kích bất cứ người nào trong cư tọa. Thứ hai, đừng hạ mình Thứ ba, sử dụng chuyện vui có chừng xược. Thứ tư, chuyện vui phải liên quan tới chủ đề hay hoàn cảnh. Lời mở đầu bằng cách đề cập cái bất thường sẽ gây được sự chú ý của người nghe bằng cách cho người ta biết điều gì đó mà họ chưa biết, để gây sự diệu kỳ. Ví dụ: đưa ra những câu hỏi cường điệu (nghĩa là một câu hỏi cố ý cho cử tọa không trả lời được), một hình ảnh sinh động, một câu chuyện làm sửng sốt, hoặc một con số thống kê quan trọng. Đề cập cái quen thuộc gây được sự chú ý của người nghe bằng cách liên kết với một điều gì đó mà người nghe đã biết rồi. Ơ đây. cần đến sự hiểu biết của cử tọa hơn là cần đến sự hiếu kỳ của họ. Lối mở đầu này bao gồm: những lời đề cập đến chính người nghe. hoàn cảnh, sự liên quan giữa diễn giả và người nghe, giữa người nghe và chủ đề giữa diễn giả và chủ đề hoặc một người nào đó hay sự việc gì quen thuộc với người nghe. Hãy nhớ rằng: đoạn mở đầu hãy ngắn gọn: nếu quá dài sẽ gây hoang mang cho người nghe. [...]... s áp ng ó Trong cách vi t, hãy có m t câu tr l i c th ho c m t l i c m ơn, hãy cho ngư i ta bi t mình ánh giá cao thì gi và n l c c a h K năng và t m quan tr ng trong giao ti p ph n 6 K năng và t m quan tr ng trong giao ti p Giao ti p là i u có tính s ng còn i v i b t kì s quan h nào c a nhân lo i Và k năng giao ti p là phương ti n tiên quy t cho s thành b i trong giao ti p M c ích c a giao ti p là... thông tin thi t y u K năng và t m quan tr ng trong giao ti p ph n 3 III K năng nghe Nghe là m t trong nh ng k năng quan tr ng cua quá trình giao ti p Nó giúp các thu trư ng xác v n , tâm tr ng ho c m c nh ư c nh ng nhu c u, nh ng quan tâxn c a nhân viên Quá trình giao ti p tr liên t t hơn n u như các bên tham gia vào giao ti p bi t l ng nghe m t cách có hi u qu L ng nghe là m t trong nh ng chìa khóa... ng ng i ngùng vì c K năng nghe Nghe là m t trong nh ng k năng quan tr ng c a quá trình vi t Nó giúp xác ho c m c nh ư c nh ng nhu c u, nh ng v n , tâm tr ng quan tâm c a ngư i nói Quá trình giao ti p tr nên t t hơn, n u như các bên tham gia vào giao ti p bi t l ng nghe m t cách có hi u qu Hãy có m t dáng i u l ng nghe tích c c, c i thi n cách suy nghĩ và bi t mình ph i nói gì trong lúc l ng nghe y... quy t v n Nhu c u v không khí tâm lý nh hư ng n giao ti p trong m i lĩnh v c c a cu c s ng Nghe th u c m cũng là m o hi m Ph i hy sinh nhi u an toàn nghe th t sâu s c, b i v y ph i h t s c c i m ngư i khác c a ngư i khác ch u tác ng c a phát húy nh hư ng c a mình ph i ch u nh hư ng K năng và t m quan tr ng trong giao ti p ph n 4 IV K năng c: c là m t k năng áp ng em l i nhi u l i ích như: Có thông tin,... u qu Khi không thành công, nh ng suy nghĩ, ý tư ng c a b n s không ph n ánh ư c nh ng cái ó c a chính b n, gây nên s s p trong giao ti p và nh ng dào c n trên con ư ng m c tiêu c a b n - c trong tt i i tư và trong s nghi p K năng nói K năng nói không còn ch là m t “ i m c ng” trong gi i kinh doanh – nó ã tr thành m t yêu c u thi t y u Hãy gi i h n nh ng i m chính Luôn luôn nh r ng nói không gi ng... c cơ b n: c lư t qua, c bình thư ng và ck K năng và t m quan tr ng trong giao ti p ph n 5 V K năng ph n h i: Ph n h i là m t hình th c áp ng Khi ta ích là c hay l ng nghe, m c hi u nh ng gì ngư i khác vi t hay nói Khi ta th c hi n ph n h i, m c ích là làm thay i hay tác ng vào nh ng gì ngư i khác làm K thu t ph n h i có hi u qu có tính thi t yêu cho s thành công trong b t c công vi c hay t ch c nào...K năng và t m quan tr ng trong giao ti p ph n 2 II K năng vi t: Cũng như nói vi t có hi u qua ph i thi t l p ư c chi n lư c giao t.lép: xác nh m c tiêu rõ ràng, phân tích c t a và b c c có hi u qu Sau ó, m i xem xét n k thu t vi t Nên nh r ng: vi t là m t quá trình ph c t p bao g m nhi u... ràng khúc chi t - M i tương quan gi a các ý ch t ch , giúp cho ngư i c d hi u, d nh Ngư i b i trình c có ý ph n ng tích c c hơn và ch u nh ~ hư ng m nh s p x p các ý tư ng b) Các nguyên t c áp d ng cho tài li u Có b n nguyên t c áp d ng cho tài li u: (l) s th ng nh t và t m quan tr ng, (2) b c c và cách làm n i b t, (3) s m ch l c và (4) dài v a ph i Tính th ng nh t và t m quan tr ng Th ng nh t có... có tính ch t' ng nh t; nó k t h p xung quanh m t ý tư ng tr ng tâm, t t c nh m vào m t ch T m quan tr ng ư c hi u là nh ng ý tư ng chính ư c làm n i b t, ư c nh n m nh cho ngư i c nh n ra th c hi n nguyên t c này c n chú ý nh ng i m - V t b m i thông tin không liên h , làm cho tài li u th ng nh t quanh m c tiêu giao ti p và nhi m v c th - Chú ý ph n gi i thi u và phàn k t lu n là nh ng phân c t y u... nhai Trong llhâìl gi i thi u hãy ki n t o s quan tâm và thái ti p thu cua ngư i c Trong ph n k t lu n, có thê phát bi u l i \ chính }lay không tùy theo tài li u dài hay ng n: phát bi u ký lu n hay hành ng tránh ưa vào m t ch ngh c a b n, phát bi u trư c m i ho c bi n giát hay châm chư c cho lu n c c a b n B c c và cách làm n i b t B c c là phân chia nh ng ý tư ng c a b n cho có h th ng: th b c và s . thông tin thiết yếu. Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 3 III. Kỹ năng nghe. Nghe là một trong những kỹ năng quan trọng cua quá trình giao tiếp. Nó giúp các thu trướng. Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp phần 1 I. Kỹ năng nói: 1. Kỹ năng nói được sử dụng nhiều trong cuộc sống. Muốn giao tiếp có hiệu quả, các nhà quản. Giao tiếp phi ngôn ngữ - Tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ là cách đi đứng, nói năng, dáng vẻ khi giao tiếp. Giao tiếp phi ngôn ngừ có tầm quan trọng của nó vì ngôn