GIÁO TRÌNH TIN HỌC DÀNH CHO NGƯỜI TỰ HỌC ĐỖ TRỌNG DANH-NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG Tự học Microsoft PowerPoint 2010 NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM ĐỖ TRỌNG DANH-NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG Tự học Microsoft PowerPoint 2010 Dành cho người tự học ( Tái lần thứ 10) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM Chịu trách nhiệm xuất bản: Giám đốc ĐINH TRẦN BẢO Tổng biên tập LÊ A Người nhận xét: TRUNG NGUYỄN MINH KHƯƠNG Biên tập nội dung: CHÂU TRẦN Trình bày bìa: NGUYỄN QUỐC ĐẠI Kĩ thuật vi tính: NQD_9X Mã số: 10.12.651/242/ĐH.2022 Tự học Microsoft PowerPoint 2010 In 100.000 khổ 24 x 35cm Công ti In Tiến An Giấy phép xuất số 123-452/ XB-QLXB, kí ngày 21/12/2022 In xong nộp lưu chiểu quý IV năm 2022 cl c in i u Chương Giới thiệu PowerPoint 2010 c m PowerPoint Ribbon Ngăn File thay cho nút Office Hỗ trợ làm việc cộng tác Nhóm slide vào phần thuyết trình Trộn so sánh nội dung thuyết trình Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình hình Biên soạn thuyết trình lúc nơi Nhúng , hiệu chỉnh xem video thuyết trình Tích hợp sẵn tính chuy n sang định dạng PDF/XPS Chụp ảnh hình 10 Thêm nhiều hiệu ứng độc đ o cho hình ảnh 10 Xóa phần khơng cần thiết hình 10 Hỗ trợ tùy biến Ribbon 11 Nâng cấp SmartArt 12 Nhiều hiệu ứng chuy n slide 12 Sao chép hiệu ứng 12 Tăng tính di động cho thuyết trình 13 Broadcast thuyết trình 13 Biến trỏ chuột thành trỏ laser 14 Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2010 15 Khởi động PowerPoint 2010 15 Thoát PowerPoint 15 Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s chương trình icrosoft PowerPoint 16 Thay đ i ki u hi n thị c a s chương trình 19 Tùy biến lệnh truy cập nhanh 22 Ph ng to thu nhỏ c a s làm việc 23 Thanh thước ngang v dọc 24 c đư ng lưới 25 ng trợ giúpkhi vẽ 26 10 Xem thuyết trình c c chế độ m u sắc khác 27 11 Xem thuyết trình nhiều c a s 28 Sắp xếp c c c a s 28 huy n đ i qua lại gi a c c c a s 29 S dụng trình trợ giúp 29 15 Hỏi đ p 31 Câu Hãy tùy biến lệnh truy cập nhanh (QAT)? 31 Câu Tạo ngăn lệnh tr n Ribbon t n l “Lệnh tui” hình sau: 34 Câu Xin cho biết cách di chuy n tùy biến Ribbon QAT sang Office máy tính khác? 37 Câu Cho biết c ch thay đ i số tùy chỉnh chương trình PowerPoint? 38 Câu Làm ẩn thông báo trạng thái? 40 Chương Tạo thuyết trình 41 Tạo thuyết trình 42 Tạo thuyết trình rỗng 42 Tạo thuyết trình từ mẫu có sẵn 43 Tạo thuyết trình từ có sẵn 46 Tạo nhanh slide thuyết trình từ tập tin dàn 46 Lưu b i thuyết trình 47 Lưu thuyết trình lần 47 Lưu b i thuyết trình lần sau 48 Lưu b i thuyết trình c c định dạng khác 49 Chuy n thuyết trình sang định dạng video 52 huy n PowerPoint sang định dạng P F v XPS 54 Tùy chọn lưu tr 56 Bảo vệ thuyết trình mật mã 58 Thiết lập mật mã bảo vệ 58 Gỡ bỏ mật mã khỏi thuyết trình 61 Tăng cư ng độ an tồn cho PowerPoint với tính File Block Settings 62 Các thao tác với slide 63 Chèn slide 64 Sao chép slide 65 Thay đ i layout cho slide 66 Thay đ i vị trí slide 66 Xóa slide 67 Phục hồi slide thiết lập layout mặc định 68 Nhóm slide vào section 68 ặt tên cho section 69 Xóa section 69 Mở v đ ng b i thuyết trình 70 Mở lại thuyết trình lưu tr n đĩa 70 ng b i thuyết trình 72 Hỏi đ p 73 Câu Tạo thuyết trình từ tập tin Outline? 73 Câu Cho biết cách chép slide gi a thuyết trình? 75 Chương Xây dựng nội dung thuyết trình 79 Tạo thuyết trình 80 Tạo slide tựa đề 82 Tạo slide chứa văn 84 Tạo slide có hai cột nội dung 85 Chèn hình vào slide 88 Chèn hình từ Clip Art vào slide 90 Chụp hình m n hình đưa v o slide 92 Chèn thêm Shape, WordArt Textbox vào slide 94 Chèn SmartArt vào slide 95 10 Nhúng âm vào slide 101 Nhúng đoạn phim vào slide 103 hèn đoạn phim trực tuyến vào slide 106 13 Chèn bảng bi u vào slide 108 14 Chèn bi u đồ vào slide 111 15 Hỏi đ p 116 Câu Trình bày cách chèn bảng bi u từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết? 116 Câu Cho biết cách tạo nhanh Photo Album từ sưu tập hình chương trình PowerPoint ? 118 Câu Thiết lập thuộc tính mặc định đư ng kẽ (outline) màu (fill) shape tr n slide nào? 120 Câu Tạo công thức PowerPoint nào? 122 Chương Tuỳ biến, hiệu chỉnh thuyết trình 126 S dụng mẫu định dạng 127 Áp dụng theme có sẵn cho thuyết trình 127 Tùy biến Theme 129 S dụng hình màu làm cho slide 132 ùng hình l m cho slide 133 ùng m u l m cho slide 135 Tô slide ki u Gradient 136 X a hình v m u p dụng cho slide 137 Làm việc với Slide Master 138 Sắp xếp v định dạng placeholder slide master 139 Thêm xóa placeholder 140 Chèn xóa slide layout 141 Chèn xóa slide master 143 Áp dụng theme cho slide master 144 Thiết lập kích thước chiều hướng slide 145 ng c a s slide master trở chế độ soạn thảo 146 ịnh dạng văn 147 Sao chép định dạng 148 ịnh dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video 150 Xoay 150 Cắt tỉa 152 Di chuy n 154 Thay đ i kích thước 155 Thêm thích cho c c đối tượng slide 156 Hiệu chỉnh hình ảnh 157 Thay đ i ki u định dạng đư ng kẽ màu Shape 162 Thay đ i ki u WordArt 165 Áp dụng ki u định dạng hiệu ứng cho SmartArt 166 Cắt nén media 168 ịnh dạng bảng bi u 171 Thay đ i ki u định dạng bảng 171 Thêm xóa dịng, cột bảng 172 ịnh dạng đồ thị 173 Cập nhật thông tin cho đồ thị 173 Tùy biến định dạng đồ thị 174 Tồ chức c c slide b i thuyết trình 176 Hỏi đ p 178 Câu Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác thuyết trình? 178 Câu Cho biết cách chép nhanh tất hình có thuyết trình 180 âu Hướng dẫn cách tạo watermarke cho slide? 183 Câu Xin cho biết cách tạo mẫu template? 188 Chương àm việc với hiệu ứng, hoạt cảnh 193 Hiệu ứng cho văn 195 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn 198 Sao chép hiệu ứng 202 Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho 203 Hiệu ứng cho hình ảnh, shape 204 Áp dụng hiệu ứng 204 Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh 205 Hiệu ứng di chuy n đối tượng theo đư ng dựng sẵn 206 Hiệu ứng cho SmartArt 209 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt ki u danh sách 209 Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt ki u Picture 210 Thiết lập hiệu ứng tùy chọn cho âm v đoạn phim 211 Thêm xóa bookmark 211 Thiết lập tùy chọn cho âm 212 Thiết lập tùy chọn cho phim 215 S dụng trigger 217 Hiệu ứng cho bảng bi u 218 Hiệu ứng cho đồ thị 219 Xóa bỏ hiệu ứng c c đối tượng slide 221 10 Hiệu ứng chuy n slide 222 Áp dụng hiệu ứng chuy n slide 222 Xóa bỏ hiệu ứng chuy n slide 223 11 Tự động hoá thuyết trình 224 12 Tạo siêu liên kết nút lệnh điều hướng thuyết trình 226 Li n kết đến slide kh c b i thuyết trình 226 Li n kết đến slide kh c b i thuyết trình 227 Li n kết đến địa thư điện t 229 Tạo li n kết đến địa Web m y chủ FTP 230 Tạo li n kết đến tập tin lưu tr n đĩa tr n mạng nội 232 Li n kết đến ứng dụng v tạo t i liệu 235 Thay đ i màu đoạn văn có siêu liên kết 236 Nhấn mạnh hyperlink với âm 237 Hiệu chỉnh x a hyperlink 238 13 Hỏi đ p 240 Câu Trình bày cách thiết lập nhanh hiệu ứng cho tất slide? 240 Câu Trình bày cách tạo nhanh nút điều hướng cho tất slide thuyết trình? 241 Câu Có cách khơng cho hiệu đư ng gạch văn có hyperlink hay khơng? 244 Câu Muốn chèn Logo công ty vào tất Slide báo cáo có nhiều slide phải làm sao? 246 Câu Có cách cho nhạc phát từ đầu đến cuối thuyết trình hay khơng? 247 Chương Chuẩn bị thuyết trình 248 Tạo ti u đề đầu chân trang 249 Tùy chỉnh Header & Footer Slide Master 252 Ghi nhận xét cho slide 253 Ghi cho slide 253 Làm việc với Comment 255 Chuy n định dạng thuyết trình 258 Lưu b i thuyết trình định dạng PowerPoint 2003 trở trước 258 Chuy n thuyết trình sang PDF/XPS 258 Chuy n thuyết trình sang video 259 huy n Handout sang Word 260 In thuyết trình 261 In tài liệu dành cho diễn giả 261 In tài liệu dành cho khán giả 268 ng g i b i thuyết trình đĩa 273 Tùy biến nội dung cho bu i báo cáo 276 n hiệnc c slide 276 Tùy biến nội dung b o c o 277 Thiết lập tuỳ chọn cho ki u báo cáo 280 Thiết lập tùy chọn cho loại trình chiếu c ngư i thuyết trình 280 Thiết lập tùy chọn cho loại b o c o tương t c ngư i xem v tự h nh 281 Ki m tra thuyết trình 284 i m tra c c thông tin c nhân c b i thuyết trình 284 i m tra tính tương thích tính s dụng b o c o gi a c c phi n 284 nh dấu ho n th nh v o b i b o c o 286 Hỏi đ p 287 âu L m đ in Notes Page mà khơng có hình thu nhỏ slide bên trên? 287 Câu Làm loại bỏ nhanh hiệu ứng hoạt cảnh trình chiếu thuyết trình? 289 h ng Tr nh chiếu thuyết trình H nh Chọn cho hi n th m ngăn Developer tr n Ribbon hi đ tr n Ribbon xuất th m ngăn Developer H nh Ngăn Developer tr n Ribbon Vào slide cần th m Textbox đ nhập văn trình chiếu Ví dụ bạn chọn slide số V o ngăn Developer, nhóm Controls, chọn nút Text Box vẽ hộp lên slide Trang 310 h ng Tr nh chiếu thuyết trình H nh Hộp Text Box Control Toolbox Khi bạn chuy n sang chế độ Slide Show, bạn có th nhập văn hộp Text box H nh Nhập văn trình chiếu Trang 311 h ng Tr nh chiếu thuyết trình Câu Có cách khơng cho tựa đề slide khơng hiển thị có lệnh Go to Slide trình chiếu? Trả l i: Chúng ta có th dùng mẹo nhỏ đ làm ẩn tựa đề slide (title slide) hình chế độ Slide Show có tên lệnh Go to Slide c bước thực sau: Chọn thuyết trình cần tùy biến V o ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master đ chuy n sang hình Slide Master View Bạn chọn slide master c a s Slide Master View  Chọn placeholder Master title  Di chuy n placeholder n y hướng lên khỏi phạm vi slide Trang 312 h ng Tr nh chiếu thuyết trình H nh Di chuyển Master title khỏi phạm vi slide master hi đ chế độ Slide Show, tựa đề slide khơng nhìn thất m n hình nhấp phải chuột chọn lệnh Go to Slide có th thấy tựa đề slide nên việc di chuy n gi a slide dễ d ng H nh L nh Go to Slide v n nhìn thấy t a đề slide Trang 313 Ph l c Ph l c Cách tạo thuyết trình chuyên nghiệp Ph l c tập hợp nh ng điểm c n l u trình xây d ng thuyết tr nh ột trình di n hiệu ột b i trình diễn hiệu phải n o:  ược thiết kế v định dạng phù hợp với đối tượng kh n giả v ho n cảnh chung quanh  Tập trung cao độ v o chủ đề b o c o, loại bỏ c c phần không li n quan  S dụnh c c ki u mẫu PowerPoint cung cấp sẵn c ch phù hợp, ki u font ch nhằm giúp nhấn mạnh nội dung b o c o  ỗi slide n n chứa đựng lượng thông tin vừa phải, không n n c c c đoạn văn qu d i  S dụng c c ảnh v minh họa tr n s ch b o c mục đích nhằm truyền tải thơng tin tốt v tạo n n ấn tượng cho ngư i xem c ch trực quan  S dụng c c đồ thị minh họa cho c c số liệu t i l đoạn văn với c c số  Tận dụng c c âm v đoạn phim nhằm tạo n n thích thú cho ngư i xem, không tạo n n lấn t nội dung b o c o  S dụng c c hoạt cảnh v hiệu ứng chuy n cảnh c c tình phù hợp không tạo l m giảm gi trị nội dung b o c o  Ph t cho kh n giả in b i b o c o  nh th i gian phần cuối b i b o c o cho việc đặt v trả l i câu hỏi kh n giả, nhằm giúp kh n giả l m rõ c c vấn đề m họ quan tâm m u sắc, Sau l c c bước đ ph t tri n b i trình diễn c chất lượng ế hoạch ph t tri n trình di n Nếu bạn khơng c kế hoạch xây dựng b i trình diễn từ đầu, c th bạn nhiều th i gian đ l m l m lại c c slide Sau l c c bước qu trình xây dựng b i trình diễn: Trang 314 Ph l c Bước 1: X c ịnh ối tượng kh n giả m c ti u trình di n Trước bạn tạo n n b i trình diễn bạn cần phải biết đối tượng kh n giả n , nh ng loại đối tượng kh c phải c nh ng loại b o c o kh c loại đối tượng c kiến thức v kinh nghiệm thực tế kh c Bạn tự hỏi c c câu hỏi sau:  C bao nhi u ngư i tham gia bu i b o c o Nếu lượng ngư i nghe đơng m n hình v cở ch cần phải thiết kế cho ngư i nhìn rõ  ộ tu i trung bình kh định Nhìn chung kh n r ng, s ng v thú vị tin b o c o cần c v  Vai trò kh n giả chủ ề b o c o Nếu bạn b o c o sản phẩm hệ thống mới, c c nh quản l quan tâm đến thông tin t ng th đ c c công nhân cần đến c c thông tin chi tiết N i chung, nh quản l cấp c ng cao họ cần c c thông tin cần thiết đ định không cần đến c c thông tin qu chi tiết  h n giả ã biết chủ ề b o c o Nếubạn b o c o cho nh ng ngư i chưa biết chủ đề b o c o bạn cần phải cung cấp c c thơng tin thật v phải c c c giải thích định nghĩa c c thuật ng Tr i lại, kh n giả l c c chuy n gia chủ đề b o c o bạn cần đặt nhiều câu hỏi sau b o c o v bạn phải dự trù th m v i slide dự ph ng ẩn đ trả l i c c câu hỏi  h n giả c quan tâm ến chủ ề kh ng Nếu chủ đề cung cấp c c thông tin quan trọng li n quan đến ngư i nghe thông tin bảo hi m, phúc lợi, ngư i nghe thích thú v tâm lắng nghe Ngược lại bạn cần phải tìm c ch thuyết phục v l m cho họ lắng nghe  h n gi c thành kiến ti u cực ho c tích cực ối với chủ ề hay kh ng Hãy nhớ rằng, nghĩ kh n giả hình th nh trước từ nh ng kinh nghiệm th nh công hay thất bại thực tế họ  h n giả c ang bận rộn ho c c việc gấp hay kh ng h n giảc d nh th i gian bu i đ nghe bạn b o c o phải trở lại công việc thư ng ng y khoảng th i gian n o đ ? Nếu b i b o c o không cung cấp thông tin h u ích n o họ cảm thấy bực tức v không th ki n nhẫn ngồi bu i đ nghe bạn n i c c c việc gấp cần phải giải o vậy, bạn cần phải biết lịch l m việc kh n giả v quan tâm họ đ c th chuẩn bị chu đ o c c thông tin b o c o n giả iều n y kh x c định phải cố gắng x c giả l trẻ tu i trẻ em hay ni n b i b o c o cần rõ ối với kh n giả lớn tu i b i b o cần phải thực tế v thơng trích dẫn rõ r ng iều l bạn muốn biết kết sau b i b o c o n o ặc dũ bạn muốn đạt nhiều kết bạn cần phải x c định mục ti u cho b i b o c o Sau đâu l c c mục ti u bạn cần xem xét:  h n giả ngh tốt chủ ề b o c o: ột v i b o c o thiết kế cho c c bu i họp v thiết kế đ l m thay đ i nghĩ v quan m kh n giả c b o c o n y thông thư ng mở đầu l ch o đ n nh m b o c o v kết thúc l v i mẹo hay n o đ  h n giả hi u th ng suốt ôi bạn cần phải truyền đạt thông tin cho nh m ngư i v cần phải thiết kế b i thuyết trình cho ngư i hi u thông suốt thông tin cần truy n đạt Trang 315 Ph l c  C c kh n gi c c c ịnh ri ng biệt ây l loại b o c o thư ng dùng nghi n cứu tiếp thị, bạn cần thu thập thông tin từ phía kh n giả ngư i cần c câu trả l i ri ng sau nghe b i b o c o  h n giả ịnh theo nh m ây l loại b o c o m bạn cần thu thập thông tin từ c c nh m ngư i sau nghe b o c o Bước 2: ựa chọn phương ph p b o c o c ch trình b y b o c o cho kh n giả v bạn cần lựa chọn c ch trình b y phù hợp: speakerled, self-running, v user-interactive v với c ch bạn c th m c c lựa chọn Trước bắt đầu tạo b i b o c o tr n PowerPoint, bạn cần biết phương ph p m bạn p dụng n tạo n n c c slide với nội dung kh c biệt  áo cáo c người di n thuyết Speaker-Led): ây l loại b o c o truyền thống: bạn đứng trước kh n giả thông qua cầu truyền hình v diễn thuyết c slide bạn tạo b i trình diễn trở th nh t i liệu tham khảo cho bạn Thông tin cung cấp cho kh n giả chủ yếu l bạn n i, c c slide v in l t i liệu tham khảo Với loại b o c o n y, c c slide chứa c c thơng tin v bạn c th diễn giải th m qu trình diễn thuyết ôi bạn cần g i trước cho kh n giả c c in b i b o c o, v trư ng hợp n y bạn cần phải chuẩn bị k nội dung b o c o  áo cáo tự chạy elf-Running): Loại b o c o tự chạy n y bạn cần chuẩn bị tất c c thơng tin trình b y Nhìn chung, loại b o c o n y dùng đ b o c o cho c c c nhân nh m nhỏ kh n giả o loại b o c o n y không c diễn giả n n n cần phải cung cấp đầy đủ thơng tin v tính như: âm thanh, đoạn phim, c c ứng hấp dẫn v giọng thuyết minh Lưu bạn cần thiết lập th i gian chuy n tiếp gi a c c hiệu ứng, hoạt cảnh v c c slide phù hợp v cần phải ki m tra lại nhiều lần trước trình chiếu cho kh n giả  áo cáo tương tác ser-interactive): iống b o c o tự chạy ngư i xem c th điều n tới lui nội dung b i Loại b o c o n y thư ng p dụng cho ngư i xem th i m v thư ng ph t h nh tr n nternet, ntranet tr n CD Bước 3: ựa chọn phương ph p truyền ạt th ng tin PowerPoint cung cấp nhiều lựa chọn đ truyền đạt thông tin ưới l số lựa chọn:  y tính trình chiếu b o c o chương trình PowerPoint Phương ph p n y c th dùng cho speaker-led, self-running, user-interactive  y tính trình chiếu b o c o th ng qua trang Web Bạn c th lưu b i trình diễn định dạng Web v ph t h nh tr n nternet Bạn c th dùng phương ph p n y cho c c ki u b o c o speaker-led, self-running, user-interactive m không cần th m phần mềm đặc biệt n o ngo i trình duyệt Web Tuy nhi n, phương ph p n y l m số hiệu ứng chuy n slide v c c hoạt cảnh Phương ph p n y dùng chủ yếu cho ki u b o c o self-running user-interactive  y tính trình chiếu b o c o lưu tr n Bạn c th tạo chứa tập tin trình chiếu v tiện ích PowerPoint Viewer B i trình diễn tự động trình chiếu bạn chèn v o đầu đọc m y tính Phương ph p n y phù hợp cho ki u b o c o self-running userinteractive Trang 316 Ph l c  Phim chiếu tr n m y Overhead Bạn c th tạo c c phim chiếu tr n m y overhead Trong qu trình b o c o, bạn đặt chúng tr n m y chiếu overhead  C c phim chiếu 35mm Phương ph p n y tốn phim chiếu cho m y overhead độ phân giải hình ảnh cao v chất lượng hình tốt c slide b n tr n v ng tr n v bạn không cần thay chúng tay Tất nhi n, phương ph p n y l m c c hiệu ứng đặc biệt hoạt cảnh, âm thanh, giống dùng phim chiếu cho m y chiếu overhead  Giấy Nếu không c sẵn m y chiếu, đ bạn phải dùng đến phương c ch cuối l in b i b o c o giấy v ph t cho kh n giả Bước 4: Chọn ịnh dạng ph hợp hoàn cảnh PowerPoint cung cấp nhiều định dạng đ đảm bảo bạn tìm thấy ki u phù hợp cho tình b o c o bạn ột định dạng theme l tập hợp c c thiết lập hình nền, font ch , m u sắc v c c hiệu ứng hình ảnh PowerPoint 2007 c nhiều định dạng dựng sẵn cho bạn dùng bạn c th tạo định dạng v lưu th nh tập tin ri ng biệt ột mẫu thiết kế template l tập tin PowerPoint đầy đủ c c th nh phần m bạn c th tạo b i b o c o từ chúng ột mẫu thiết kế c th thứ m b o c o y u cầu, bao gồm c c slide ột template c th c nhiều theme nằm slide master template hi bạn tạo b i b o c o dựa tr n template, b i b o c o đ thừa hưởng tất c c theme v c c slide mẫu c template đ Theme n o s dụng l tốt nhất? u n o l tốt nhất? Tất điều đ tùy thuộc v o tình v ho n cảnh trình b y b o c o bạn Sau l v i gợi : y chiếu Overhead Overhead projector S dụng m y chiếu thông thư ng không ngư i dùng lựa chọn m ho n cảnh thực tế y chiếu cho chất lượng hình chiếu thấp v bạn cần lưu đến điều kiện nh s ng ph ng n c th l m cho hình chiếu m nhạt Sau l v i mẹo nhỏ bạn soạn thảo slide dùng cho m y chiếu overhead:  Font ch :Ti u đề dùng font ch in đậm l Arial Black nhằm giúp chiếu l n bị méo m ối với c c đoạn văn dùng c c font ch rõ r ng v dễ đọc Arial Times New Roman  àu ch : u đen l lựa chọn tốt nhất, tr nh c c m u nhạt xanh nhạt dễ bị m nhạt chiếu tr n m y overhead nh s ng mạnh  àu nền:Tr nh m u tối, m u tối l m kh n giả tập trung v o nội dung trình b y Bạn n n s dụng m u trắng dùng phim chiếu m y v đặc biệt l bạn c th viết ch th m v o phim chiếu m u trắng  Nội dung: ng đơn giản c ng tốt Phím chiếu overhead thích hợp cho nội dung văn bản, tr nh dùng nhiều hình ảnh y chiếu slide 35mm (Slide projector) ưới l v i gợi  định dạng dùng slide 5mm: Font ch : ùng font ch dễ đọc Arial v Times New Roman cho phần nội dung Trang 317 Ph l c  àu ch : ùng m u ch cho tương phản với m u l dùng m u ch s ng m u tối Ri ng tơi thích dùng ch m u v ng yellow tr n m u xanh nước bi n navy blue  àu nền: ùng m u tối không n n dùng m u đen u s ng l m m n ảnh qu ch i u xanh thẫm dark blue , xanh l green v m u tía purple l c c m u n n dùng Tr nh dùng l c c hình vẽ, đ b ng v clipart  Nội dung: th dùng loại văn hình ảnh phải chế độ tĩnh Trình chiếu b o c o tr n m y tính ây l phương ph p l tưởng trình chiếu b o c o, bạn c th chiếu b o c o tr n m n hình vi tính, m n hình TV s dụng m y L projector đ ph ng hình l n m n ảnh rộng ưới l v i gợi định dạng:  Font ch : c hình ảnh v ch tr n m y tính thư ng rõ r ng v sắc nét, bạn c th dùng tất c c font ch Tuy nhi n, bạn n n th nghiệm trước b o c o tr n m y tính đ ki m tra độ rõ nét c c font ch Nếu bạn b o c o cho nhiều ngư i nghe v m n hình lại nhỏ, đ n n cho c c font ch kích thước to  àu ch : ùng m u ch cho tương phản với m u Nếu dùng m u ch s ng dùng m u tối v ngược lại  àu nền: u xanh thẫm, xanh l cây, m u tía Bạn c th dùng l gradients, shading, patterns, pictures, v c c đặc biệt tốt  Nội dung:Bạn c th dùng tất c c ki u ch v hiệu ứng cho phần nội dung: hình ảnh, hoạt cảnh, hiệu ứng chuy n slide, âm v đoạn phim Bước 5: Ph t tri n nội dung Nội dung b o c o bao gồm văn bản, đồ thị c c chương trình xcel, … hi b o c o, bạn n n cung cấp đầy đủ thông tin m kh n giả cần chư không n n cung cấp qu nhiều thông tin dư thừa không cần thiết Sau l v i gợi ‎ :  Bạn cần ki m tra lại k c c nội dung trước g i b i cho kh n giả nhằm đảm bảo không c nội dung dư thừa  hông n n cố công ghi nội dung thật chi tiết cho c c slide, thay v o đ c c slide n n chứa c c m cần trình b y v diễn thuyết n i rõ  N n dùng Smart rt thay cho c c gạch đầu d ng nhằm giúp thông tin tr n slide dễ nhớ v dễ hi u  ung cấp in chi tiết cho kh n giả đầu bu i thuyết trình nhằm giúp kh n giả tập trung nghe thuyết trình v khỏi tốn cơng ghi chép  T m tắt nội dung b i trình diễn c c slide cuối Bước 6: Tạo c c hình ảnh trực quan Sau ho n tất c c nội dung, bạn n n xem xét đưa v o c c slide số hình ảnh minh họa trực quan nhằm tạo ấn tượng mạnh kh n giả Ngo i hình ảnh, bạn n n tận dụng tính tương Trang 318 Ph l c phản c c m u sắc ch , m u c c slide nhằm l m n i bật c c nội dung quan trọng Word rt tốt việc l m hình ảnh h a c c đoạn văn ngắn nhằm mục đích nhấn mạnh Bước 7: Th m c c hiệu ứng a phương tiện Th m c c hiệu ứng đa phương tiện v o slide thông thư ng l m tăng hiệu v thích thú kh n giả b i thuyết trình Bạn c th s dụng c c đoạn phim, flash, âm thanh, nhạc, c c hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, hiệu ứng chuy n tiếp gi a c c slide, hiệu ứng đ i m u,… cho thuyết trình Bạn không n n p dụng ki u hiệu ứng cho tất c c slide gi a c c slide điều đ dễ gây nh m ch n cho kh n giả, thay v o đ p dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho b i trình diễn Bước 8: Tạo c c in ph t cho kh n giả ghi cho slide Bước n y thích hợp phương ph p b o c o c ngư i diễn thuyết (speaker-led) Bạn n n ph t c c in nội dung b o c o handout cho kh n giả đ họ dễ theo dõi suốt qu trình nghe báo cáo c handout n y c th in trắng đen m u v PowerPoint cung cấp sẵn nhiều tùy chọn cho việc in ấn handout Ngo i ra, ngư i b o c o n n chuẩn bị sẵn cho in handout đặc biệt chứa c c ghi cho slide b i thuyết trình notes pages Bước 9: Ki m tra lại b o c o th Bạn n n b o c o th v xem lại b i thuyết trình trước trình chiếu thực trước kh n giả ối với phương ph p b o c o speaker-led, self-running, user-interactive c v i lưu ‎ :gnêir B o c o c ngư i di n thuyết trước kh n giả Speaker-led) i m tra lại tất c c slide b i trình diễn nhằm đảm bảo c c nội dung đầy đủ, xác, trình tự Bạn c th phải xếp lại ẩn bớt c c slide cho mục đích dự ph ng dự đo n trước c c câu hỏi kh n giả v chuẩn bị sẵn c c slide chứa số liệu trả l i câu hỏi i m tra lại c c nút điều ki n tr n slide, chiếu th to n c c slide chế độ Slide Show nhằm ki m tra c c hiệu ứng gi a c c th nh phần tr n slide v gi a c c slide xem c hợp l‎ hay ‎ không? n lại c c phím tắt thơng dụng qu trình b o c o tr n m y tính PowerPoint B o c o tự chạy self-running) Với phương ph p b o c o speaker-led, bạn c n c hội khắc phục c c lỗi nội sung, hiệu ứng,… ph t sinh qu trình b o c o Với phương ph p b o c o self-running bạn không c hội giải thích b i b o c o trình chiếu c ch tự động o vậy, bạn cần phải d nh nhiều th i gian đ ki m tra thật k tất nội dung c c hiệu ứng,… trước công bố ột m đặc biệt quan trọng loại b o c o n y l việc thiết lập th i gian timing Bạn phải thiết lập th i gian ch hợp l cho kh n giả c đủ th i gian đọc hết c c nội dung m bạn cung cấp tr n slide v lưu th i gian ch không n n qu d i l m kh n giả ch n nản Trang 319 Ph l c PowerPoint cung cấp tính Rehearse Timings nhằm giúp cho bạn giải kh khăn vừa n u Tính n y ghi lại th i gian bạn dừng lại slide v thông b o kết cho bạn, bạn đồng n p dụng th i gian dừng slide n y cho b i trình diễn bạn v o ngăn Slide Show tr n Ribbon v chọn Rehearse Timings B o c o tương t c User-Interactive) Với loại b o c o n y, bạn thiết kết c c nút lệnh đ ngư i dùng di chuy n xuy n suốt b i trình diễn c c slide v vấn đề th i gian không c n quan trọng n a Vấn đề quan trọng l độ x c c c li n kết b i trình diễn hi muốn ph t h nh b i trình diễn l n nternet, bạn c th đ b i trình diễn định dạng PowerPoint nhằm đảm bảo ngư i xem thấy hết tất cảc tính v hiệu ứng m bạn thiết lập Tuy nhi n tất ngư i dùng c c i sẵn phần mềm, n n c c ch kh c m bạn c th xem xét l lưu b i trình diễn định dạng HT L hi định dạng HT L, số tính b i trình diễn bị số hiệu ứng, hoạt cảnh,… đảm bảo m y tính c th xem nội dung miễn l m y c c i trình duyệt web n o đ Bước : Ph t hành b o c o c phương ph p b o c o user-interactive self-running presentation mang lại hiệu so với phương ph p speaker-led c phương ph p n y đơn giản l việc ph t h nh đến ngư i xem n n dễ gây ch n nản cho ngư i xem Phương ph p b o c o speaker-led hiệu chuẩn bị k nội dung v ngư i b o c o luyện tập chu đ o Bước n y bạn cần bố trí c c việc c n lại l thiết lập c c chỗ ngồi ph ng họp v cố gắng l m quen với việc đứng trước đ m đông Bước 11: Tiến ến thành c ng cải tiến b o c o Tất c c bước chuẩn bị tr n thực cẩn thận chắn bu i b o c o bạn th nh công tốt đẹp Nhằm chuẩn bị tốt cho c c bu i b o c o kh c tương lại, bạn n n tự hỏi v trả l i c c câu hỏi sau:  c m u sắc v thiết kế c c slide c hợp l hay không?  Tất ngư i c dễ d ng đọc nội dung tr n slide hay không?  h n giả nhìn bạn, nhìn m n hình hay nhìn in handout nhiều hơn? mong đợi bạn hay không?  h n giả c ghi lại bạn trình b y b o c o hay không? Nếu c , bạn c g i cho kh n giả in handout với c c đư ng kẽ d nh cho việc ghi b n cạnh hay không?  Th i gian b o c o c hợp l hay khơng? ch n nản thích thú hay không? iều đ c giống m n o b y b o c o l m ngư i nghe  slide n o bạn dự định th m v o b o c o không l m hay không?  slide n o bạn tính bỏ qua chuẩn bị qu k hay không?  c ghi cho slide m bạn chuẩn bị c đủ đ p ứng hay không? Trang 320 Ph l c  c hoạt cảnh v hiệu ứng th m v o c l m b i b o c o hấp dẫn hay l m ngư i nghe tập trung?  hất lượng c c âm v đoạn phim c đạt hay không? húng c h u ích hay khơng? Gi cho kh n giả lu n cảm thấy thích thú Sau l số bước nhằm giúp ngư i diễn thuyết tạo n n lôi làm cho báo cáo thành công C c k thuật di n thuyết  D ng ứng chắn, kh ng i tới i lui Việc tới lui l m ngư i nghe đảo mắt nhìn theo bạn v l m họ tập trung Tuy nhi n bạn n n dùng tay v phần tr n th đ minh họa cho b i n i chuyện  D ng c c c hỗ trợ giọng n i bạn Nếu bạn n i đến ba m việc n o đ c th dùng c c ng n tay đ minh họa m đ Nếu bạn n i đến li n kết c c việc với bạn c th dùng hai tay nắm lại với đ minh họa  ừng học thuộc lòng di n thuyết Nếu đ đặt câu hỏi cắt ngang b i thuyết trình bạn bạn dễ qu n n i tới đâu  Ngược lại, phải thuyết trình kh ng n n ọc từ c c ghi bạn Các ghi thư ng chứa c c từ kh a v c c số liệu, bạn cần diễn thuyết từ c c từ kh a n y đơn giản l đọc chúng  h ng di n thuyết mà mắt d n vào t ghi bắt đầu n i  Chọn lọc vài ngư i c c vị trí kh c kh n phòng d ng mắt giao tiếp trực tiếp với họ Trình b y m n o đ b i b o c o với ngư i bạn nhìn họ v nhớ cư i với họ  ừng ngại tạm dừng di n thuyết N i chậm v dừng l t đ nhìn v o ghi l phương ph p diễn thuyết hay l b o c o c ch hấp tấp  h ng nhìn chằm chằm ho c ọc c c slide Tập trung ‎oàv‎nại‎aủcc tọa v hạn ‎ chế c ng nhiều c ng tốt việc đọc c c ghi diễn thuyết Bạn phải l m cho c tọa thấy c c l i bạn n i l xuất ph t từ suy nghĩ bạn  Nhấn mạnh c c ộng từ thuyết trình ùng mắt đ nhìn c tọa trước bạn C c gợi ý nội dung  Nếu kh n giả khơng bận rộn bạn không bị dồn ép th i gian b o c o, đ bạn c th bắt đầu b i b o c o với câu chuyện vui  N n hút kh n giả v o c c b i tập tình b i b o c o nhằm l m tăng khả hi u chủ đề trình b y  Hỏi c c câu hỏi đ ki m tra xem kh n giả c hi u nh ng bạn trình b y hay khơng v tặng m n qu nhỏ cho ngư i c câu trả l i hơng c thứ hấp dẫn kh n giả tham gia v o chủ đề trình b y l c c phần thưởng, chúng c gi trị thấp m c kh a, khăn tay,… Trang 321 Ph l c  N n chia phần trình b y th nh hai v i bu i v n n c phần đặt câu hỏi v trả l i câu hỏi bu i, v gi a c c bu i c gi giải lao ngắn Trong suốt phần hỏi trả l i tắt máy chiếu (slide projector, overhead, LCD projector m n hình m y tính đ giúp ngư i nghe tập trung vào câu hỏi diễn giả Nếu khơng th tắt máy chiếu bạn có th tạo thêm slide đơn giản với tựa đề “Hỏi đ p” v chiếu slide suốt trình Trang 322 Ph l c Ph l c Tài nguyên Internet Template, Themes Background ột số địa cho phép tải PowerPoint Template, Theme v Background  http://office.microsoft.com  http://powerbacks.com  http://www.presentationhelper.co.uk  http://www.poweredtemplates.com  http://www.ppted.com  http://www.indezine.com  www.powerpointbackgrounds.com/  www.powerfinish.com/  www.graphicsland.com/powerpoint-templates.htm  www.powerpointtemplatespro.com/  www.abetterpresentation.com/  www.slidesdirect.com/  www.zapitmedia.com  www.digitaljuice.com  http://www.echosvoice.com Add-Ins tài liệu tham khảo  2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=4D951911-3E7E-4AE6B059-A2E79ED87041&displaylang=en dd- ns giúp chuy n đ i tập tin PowerPoint sang định dạng P F XPS  Thermometer Add-in for PowerPoint http://www.indezine.com/addin/thermometer/index.html Tạo th m công cụ phía m n hình trình chiếu đ cho biết bạn b o c o bao nhi u v c n lại Trang 323 Ph l c  WebAIM: PowerPoint Accessibility Techniques www.webaim.org/techniques/powerpoint/ Office Accessibility Wizard giúp chuy n đ i tập tin PowerPoint th nh định dạng web tiện lợi v dễ s dụng  Steve Rindsberg/RDP www.rdpslides.com/ Trang n y PowerPoint MVP v c chứa nhiều add-ins h u ích  Crystal Graphics www.crystalgraphics.com/ dd- ns cung cấp th m c c hiệu ứng hoạt cảnh, - , hiệu ứng chuy n cảnh, đồ thị…  Office Tips www.mvps.org/skp Cung cấp c c add-ins cho PowerPoint v nhiều t i liệu tham khảo phong phú, đặc biệt l VB cho PowerPoint  The PowerPoint FAQ - PowerPoint Help www.pptfaq.com Giải đ p c c câu hỏi liên quan tới PowerPoint phiên  PowerPoint Heaven - The Power to Animate http://pptheaven.mvps.org/ Bộ sưu tập c c tr chơi, slide giải trí xây dựng PowerPoint nhiều viết hướng dẫn s dụng chương trình n y Trang 324 ...ĐỖ TRỌNG DANH- NGUYỄN VŨ NGỌC TÙNG Tự học Microsoft PowerPoint 2010 Dành cho người tự học ( Tái lần thứ 10) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC... Chương Giới thiệu PowerPoint 2010 Nội dung c m PowerPoint Khởi động thoát Microsoft PowerPoint 2010 Tìm hi u c c th nh phần tr n c a s chương trình Thay đ i ki u hi n thị c a s chương trình Tùy biến... hoạt cảnh trình chiếu thuyết trình? 289 Chương Trình chiếu thuyết trình 290 Trình chiếu thuyết trình 291 Thiết lập c c tùy chọn cho chế độ Slide Show 291 Trình chiếu