ĐỀ TÀI: Quản lý trung tâm ngoại ngữ đại học Sư Phạm I Tổng quan Khảo sát hệ thống Trung tâm ngoại ngữ đại học Sư Phạm TP HCM thường xuyên mở lớp luyện thi, tổ chức thi cấp chứng ngoại ngữ cho hàng chục ngàn học viên năm Các ngôn ngữ đào tạo trung tâm đa dạng, bao gồm Anh, Pháp, Nhật…, ngơn ngữ có trình độ riêng khác Số lượng nhân viên giảng viên làm việc chi nhánh trung tâm nhiều Do vậy, cần xây dựng hệ thống tin học để quản lý trung tâm hiệu Hoạt động trung tâm bao gồm việc tổ chức đợt thi, tạo điều kiện cho học viên lấy chứng ngoại ngữ có giá trị Mỗi đợt thi tổ chức để cấp loại chứng cho ngôn ngữ cụ thể Thí sinh phải trải qua nhiều nội dung thi khác nhau, nội dung thi tổ chức thi sở khác Các thông báo đợt thi niêm yết chi nhánh trung tâm Trước đợt thi, trung tâm mở lớp luyện thi để giúp cho người học đạt kết tốt kì thi Các lớp có ngơn ngữ trình độ khác giảng dạy giảng viên có học vị tương ứng thích hợp Các thí sinh dự thi khơng bắt buộc phải học lớp trung tâm tổ chức Và cuối cùng, sau có kết thi, trung tâm thực việc cấp cho thí sinh có kết đạt Các phận quản lý trung tâm ngoại ngữ đại học Sư Phạm bao gồm: -Ban giám hiệu trường đại học Sư Phạm: quản lý chi nhánh trung tâm, định cấp văn ngoại ngữ cho học viên -Ban điều hành chi nhánh: giải vấn đề xếp lịch thi, thời khố biểu, phân cơng giảng viên -Bộ phận kế tốn: đảm nhiệm việc tính tốn số liệu, kiểm tra sổ sách -Thủ quỹ: quản lý quỹ chi nhánh -Bộ phận thu ngân: thông báo chi tiết học tập, thu tiền lệ phí ghi biên lai cho học viên -Giảng viên trưởng : giảng viên chịu trách nhiệm quản lý giảng viên khác -Bộ phận phụ trách hợp tác quốc tế: đảm nhiệm việc thiết lập đảm bảo mối quan hệ với tổ chức ngoại ngữ quốc tế -Bộ phận phụ trách trang thiết bị: chịu trách nhiệm thiết bị vật dụng phục vụ cho việc giảng dạy trung tâm Phân tích trạng Các cơng việc: a Tổ chức đợt thi Mỗi năm, trung tâm tổ chức kỳ thi cấp chứng cho học viên tất ngôn ngữ, kỳ thi cách tháng Một kỳ thi gồm nhiều đợt thi dành riêng cho trình độ ngơn ngữ cụ thể Mỗi đợt thi chia làm nhiều nội dung thi, bao gồm sơ khởi, tự luận, vấn đáp…Các nội dung thi tổ chức thời gian địa điểm khác nhau, kết nội dung thi nhiều giáo viên chấm Lịch thi ban điều hành xếp phổ biến phòng ghi danh trung tâm Chi tiết lịch thi bao gồm loại trình độ ngơn ngữ đợt thi, nội dung thi, thời gian địa điểm thi lệ phí thi Học viên đăng kí dự thi đóng tiền lệ phí thi cho nhân viên thu ngân phòng ghi danh trung tâm Nhân viên thu ngân lập biên lai thành hai bản, học viên giữ bản, trung tâm giữ bản, để tiện cho việc đối chiếu sau Các giảng viên tham gia chấm thi nhận tiền bồi dưỡng trung tâm Trường ĐH Sư Phạm TP HCM Trung tâm ngoại ngữ Trường ĐH Sư Phạm TP HCM Số:……… LỊCH TỔ CHỨC THI Trung thi:…… ngữ tâm ngoại Bắt đầu BIÊN LAI THU LỆ PHÍ THI Kỳ thi Tiếng Trình độ Nội dung Ngày Địa điểm Ngày……tháng……năm…… Họ tên người nộp:…………………………………………………………… Kỳ thi:………………….Trình độ:……………… Mơn thi:…………………… TP HCM, ngày… tháng … năm… Ngày thi:………………………………………………………………………… BAN ĐIỀU HÀNH Số tiền thu:……………………………………………………………………… Viết chữ:…………………………………………………………………… Người nộp tiền Người thu tiền b Mở lớp luyện thi Trước kỳ thi tháng, trung tâm mở lớp luyện thi dành riêng cho loại trính độ ngơn ngữ, tạo điều kiện cho học viên đạt thành tích thi tốt Thông tin chi tiết lớp học đăng thời khố biểu, bao gồm loại trình độ ngơn ngữ, giáo trình, thời gian, địa điểm, giảng viên tham gia giảng dạy Ban điều hành có nhiệm vụ xếp thời gian địa điểm học, phân công giảng viên phụ trách lớp Các giảng viên có nhiều học vị cho ngơn ngữ, dạy nhiều ngơn ngữ Điều kiện phân công giảng viên phải dạy ngôn ngữ lớp, học vị giảng viên phải phù hợp với trình độ lớp Các học viên tham gia lớp học không bắt buộc phải tham dư thi, thí sinh tham gia thi khơng bắt buộc phải học lớp luyện thi trung tâm Sau chọn lớp học, học viên đóng tiền học phịng ghi danh, nhận biên lai từ nhân viên thu ngân Các giảng viên tham gia giảng dạy trả lương theo lớp Trường ĐH Sư Phạm TP HCM Trung tâm ngoại ngữ THỜI KHOÁ BIỂU Trường ĐH Sư Phạm Kỳ Thi: …………… TP HCM Trung tâm ngoại ngữ Khai giảng: ……… BIÊN LAI THU HỌC PHÍ Ngơn ngữ Số:……… Trình độ Ngày học Ca Địa điểm Sách Giáo viên Ngày……tháng……năm…… Họ tên người nộp:…………………………………………………………… Lớp:………………….Trình độ:……………… Mơn hoc:…………………… Ngày học:………………………………………………………………………… TP HCM, Số tiền thu:……………………………………………………………………… ngày……tháng……năm Viết chữ:…………………………………………………………………… BAN ĐIỀU HÀNH Người nộp tiền Người thu tiền c Cấp chứng ngoại ngữ Sau đợt thi khoảng tuần, kết thi thí sinh niêm yết chi nhánh trung tâm Thi sinh xét kết đạt có điểm số nội dung thi lớn điểm trung bình Các thí sinh thi đậu kỳ thi cấp chứng ngoại ngữ xác nhận ban giám hiệu trường đại học Sư Phạm Trường ĐH Sư Phạm TP HCM Số:………… Trung tâm ngoại ngữ CHỨNG CHỈ NGOẠI NGỮ Trình độ:… …………………………………………………………………………………… Cấp cho:…………………………………………………………………………… Sinh ngày:……… Tại:……………………………………………………… Đã tốt nhiệp kỳ thi:………………………………………………………………… Tiếng:…………………………… Đạt loại:……………………………………… Ngày….tháng… năm… HIỆU TRƯỞNG Nhu cầu tin học hoá Hằng năm, số lượng học viên đăng ký học thi trung tâm lớn, lên đến hàng chục ngàn Các thông tin điểm số, số báo danh phải lưu trữ cách xác, tránh gây sai sót, ảnh hưởng đến kết học thi học viên Ngoài ra, cần phải lưu trữ lại toàn hồ sơ học viên cấp chứng ngoại ngữ trung tâm Tóm lại, số lượng thơng tin mà trung tâm phải xử lý lớn, nhu cầu tin học hố tồn trung tâm cần thiết, để lưu trữ liệu cách tập trung, mà cịn để dễ dàng thao tác, cập nhật II Phân tích yêu cầu 1.Yêu cầu chức +Quản lý nhân viên -Nhập nhân viên -Lập danh sách nhân viên +Quản lý học viên đăng kí học -Nhập học viên theo biên lai đăng kí học -Lập danh sách học viên kỳ thi +Quản lý học viên đăng kí thi -Nhập thí sinh theo biên lai lệ phí thi -Lập danh sách thí sinh kỳ thi +Quản lý học viên cấp chứng -Lưu trữ học viên lấy chứng từ trung tâm -Lập danh sách học viên lấy chứng +Quản lý giảng viên -Nhập giảng viên dựa theo hợp đồng -Lập danh sách giảng viên +Quản lý lớp luyện thi -Nhập lớp học dựa theo thời khóa biểu -Lập danh sách theo kỳ thi +Quản lý đợt thi -Nhập đợt thi dựa theo lịch thi -Lập danh sách đợt thi theo theo kỳ thi +Quản lý chứng ngoại ngữ -Nhập thêm thông tin chứng cấp -Tổng kết chứng cấp khoá học +Quản lý loại trình độ ngơn ngữ -Cập nhật loại ngơn ngữ -Cập nhật loại trình độ ngơn ngữ -Lập danh sách loại trình độ ngơn ngữ giảng dạy trung tâm +Quản lý tài liệu giảng dạy -Cập nhật tài liệu giảng dạy -Lập danh sách tài liệu giảng dạy theo theo tác giả, trình độ +Quản lý thu chi -Lập biên lai thu học phí -Lập biên lai thu lệ phí thi -Thanh tốn lương bổng tiền bồi dưỡng cho giảng viên -Báo cáo doanh thu chi nhánh +Quản lý hệ thống liệu -Lưu trữ, phục vụ liệu -Kết thúc chương trình 2.Yêu cầu phi chức -Phân quyền người sử dụng hệ thống, để dễ quản lý hệ thống -Cho phép người dùng thay đổi password III Phân tích hệ thống 1.Mơ hình thực thể ERD a.Xác định thực thể Thực thể 1: KYTHI Mỗi năm trung tâm tổ chức kỳ thi, cấp chứng cho tất trình độ ngơn ngữ trung tâm Các thuộc tính: -MAKT ( Mã kì thi): thuộc tính khố -TGBD (Thời gian bắt đầu): ngày bắt đầu kỳ thi -TGKG (Thời gian khai giảng): ngày khai giảng lớp luyện thi Ràng buộc: TGKG phải xảy trước TGBD Thực thể 2: DOTTHI Trong kỳ thi có nhiều đợt thi dành riêng cho trình độ ngơn ngữ Các thuộc tính: -MADT (Mã đợt thi) : thuộc tính khố, phân biệt đợt thi Thực thể 3: TRINHDO Tất trình độ có loại ngơn ngữ Các thuộc tínnh: -MATD (Mã trình độ): thuộc tính khố -TENTD (Tên loại trình độ) Thực thể 4: NGONNGU Thực thể đại diện cho ngôn ngữ giảng dạy trung tâm Các thuộc tính: -MANN (Mã ngơn ngữ) : thuộc tính khố -TENNN (Tên loại ngôn ngữ) Thực thể 5: GIANGVIEN Giảng viên trung tâm Các thuộc tính: -MAGV (Mã giảng viên): Thuộc tính khoá -TENGV (Tên giảng viên) -DCGV (Đia giảng viên) -DTGV (Điện thoại giảng viên) -NSGV (Ngày sinh) -GT (Giới tính) Thực thể 6: HOCVI Học vị giảng viên ngơn ngữ Các thuộc tính: -MAHV (Mã học vị): Thuộc tính khố -TENHV (Tên học vị) -THUTU (Thứ tự): Loại học vị cao có số thứ tự cao Thực thể 7: LOPHOC Các lớp luyện thi dành cho đợt thi Các thuộc tính: -MAL (Mã lớp học): thuộc tính khố -SISO (Sỉ số) Thực thể 8: HOCVIEN Bao gồm tất học viên đăng ký học thi trung tâm Các thuộc tính: -MAHV (Mã học viên): thuộc tính khố -TENHV (Tên học viên) -GT (Giới tính) -DCHV (Địa học viên) -DTHV (Điện thoại học viên) Tên xử lý: DangKyThi From: Quản lý học viên thi Input: Mã học viên, mã đợt thi, nhân viên thu, lệ phí Output: Thông báo kết đăng ký Table liên quan: BIENLAITHI, DKTHI Giải Thuật: Mã học viên:hv Mã đợt thi: dt Nhân viên: nv Lệ phí: lp S Kiểm tra ràng buộc Mở Table: BIENLAITHI, DKTHI Đ Thêm dòng x vào BIENLAITHI: x.MABLT: tự động x.NLBLT:ngày x.TIENTHI:lp x.MAHV:hv x.MADT:dt x.MANV:nv Thêm dòng y vào DKTHI: y.MAHV:hv y.MADT:dt y.MABLT:x.MABLT y.SBD:tự động Đóng Table: BIENLAITHI, DKTHI 123 Tên xử lý: ThemHocVienThi From: Quản lý học viên thi Input: Tên, ngày sinh, giới tính, điện thoại, địa chỉ, mã đợt thi, phí, nhân viên thu Output: Thông báo kết thêm Table liên quan: HOCVIEN, DKTHI, BIENLAITHI Giải Thuật: Tên: t Ngày sinh: ns Giới tính: gt Điện thoại:dt Địa chỉ: dc Mã đợt thi: dt Lệ phí: lp Nhân viên: nv S Kiểm tra ràng buộc Đ a=ThemHocvien(t, ns, gt, dt, dc) DangKyThi(a,dt,nv,lp) 124 Ô xử lý cho form Điểm Thi Tên xử lý: CapNhatDiemThi From: Điểm thi Input: Mã học viên, mã đợt thi, nội dung thi, điểm thi Output: Thông báo kết cập nhật Table liên quan:THI Giải Thuật: Mã học viên:hv Mã đợt thi: dt Nội dung: nd Điểm : d Mở Table: THI S THI liệu Đ x.MAHV=hv x.MADT=dt x.MANDT=nd Đọc dòng x S Đóng Table: BIENLAITHI, DKTHI 125 Đ Sửa dịng x x.DIEM=d Tên xử lý: TimDiem From: Điểm thi Input: Mã học viên, Mã đợ thi Output: Xuất điểm thi học viên Table liên quan: THI Giải Thuật: Mã học viên:hv Mã đợt thi: dt Mở Table: THI THI cịn liệu x.MAHV:hv x.MADT:dt Đọc dịng x Đóng Table: THI Ô xử lý cho form chứng 126 x.MANDT x.DIEM Tên xử lý: ThemChungChi From: Chứng Input: Mã học viên, mã đợt thi, mã nhân viên, ngày cấp Output: Thông báo kết thêm Table liên quan: CHUNGCHI, THI, DKTHI Giải Thuật: Mã học viên:hv Mã đợt thi:dt Mã nhân viên:nv Ngày cấp:nc Mở bảng CHUNGCHI, DKTHI S S DKTHI liệu Sửa dòng x DKTHI: x.MACC:y.MACC Đóng bảng CHUNGCHI, DKTHI Đ Đọc dịng x Thêm dòng y vào CHUNGCHI: y.MACC:tự động y.NCCC:nc y.LOAI:a y.MAHV:hv y.MADT:dt y.MANV:nv 127 x.MAHV=hv x.MADT=dt x.KG=’DAU’ Đ a: XepLoai(hv, dt) Tên xử lý: XepLoai From: Chứng Input: Mã học viên, mã đợt thi Output: Xếp loại tốt nghiệp Table liên quan: THI Giải Thuật: Mã học viên:hv Mã đợt thi: dt s=0, n=0 Mở Table: THI S THI liệu Đ x.MAHV=hv x.MADT=dt Đọc dòng x Đ a[i]=x.DIEM S i>=0 s=s+a[i] n=n+1 Đ S >=5 & =9 & =7 &