ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ GIẤY TỜ CÔNG TY MÁY TÍNH HOÀNG CƯỜNG 2 Các mẫu biểu được sử dụng trong quá trình khảo sát : 1>Mẫu kế hoạch phỏng vấn Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi : Kiên Cường Người phỏng vấn : Nguyễn Đình Thái Địa chỉ : 75 Lương khánh Thiện- Hải Phòng Nhân viên phòng Kinh Doanh Thời gian hẹn : 30 phút Thời điểm bắt đầu : 7h Thời gian kểt thúc:7h29 -Đối tượng : Bộ phận kinh doanh -Thu thập dữ liệu về quá trình mua hàng từ nhà cung cấp và bán hàng cho khách của công ty Các yêu cầu đòi hỏi: Người hỏi phải đang làm công việc thuộc về chức năng c ủa mình và cũng phải có kinh nghiệm trong công việc của mình ! Chương trình : Ước lượng thời gian : - Giới thiệu: Chào anh Cường ! Em là Thái, là bên đang thiết kế hệ -1phút 3 thống quản lý công ty của các anh ! - Tổng quan về dự án : Dự án này là quản lý hệ thống hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá của công ty - 2 phút -Tổng quan về phỏng vấn : Em muốn hỏi anh về hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá của công ty , cụ thể là khi công ty nhập hàng của NCC và bán hàng cho khách thì hoạt động diễn ra như thế nào ? -1 phút - Xin phép được ghi âm : Để đảm bảo chất lượng cuộc phỏng vấn em xin phép được ghi âm có được không ạ ? 7 phút Chủ đề 1 : Khi mà hàng trong kho hết thì các anh phải làm gì để thực hiện việc nhập thêm hàng hoá ? Trả lời : Khi ấy bộ phận thủ kho phải viết phiếu kê khai những hàng hoá cần nhập và gửi cho bộ phận kế toán của công ty để tìm NCC thích hợp rồi 10 phút 4 mua hàng . Chủ đề 2 : Khi khách hàng mua hàng của công ty thì chế độ bảo hành như thế nào ? Trả lời : Khi khách mua hàng của công ty thì thời gian bảo hành tuỳ thuộc vào hàng hoá mua và tất nhiên phải theo quy định trên phiếu BH ! -2 phút Tổng hợp nội dung : -5 phút Các nội dung anh đã trình bày để em đọc lại cho anh xem Kết thúc : Xin anh xác nhận vào đây ạ ! -1 phút Thời gian tổng cộng là : 29 phút 2>Mẫu phiếu khảo sát 5 PHIẾU PHỎNG VẤN Dự án : Quản lý hoạt động của công ty Tiểu dự án : Quản lý mua bán hàng Người được hỏi : Kiên Cường Ngày : 14/03/2006 Người hỏi : N.D.Thái Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Anh có sử dụng doanh số bán hàng mà hệ thống tổng hợp không ? Có nhưng mà điều này không cần vì máy tính có thể trả lời bất kỳ khi nào ta cần rồi ? Quan sát : Hình như anh này cũng có kiến thức sâu trong máy tính đây ? Câu 2 : Anh quan tâm đến cái gì trong hệ thống quản lý nhà hàng Cái mà tôi quan tâm là hệ thống này có thể liên lạc với hệ thống ngân hàng không Quan sát : Hình như anh ta không biết rằng hầu như các hệ thống quản lý kinh doanh đều có thể liên kết với ngân hàng Đánh giá chung : Họ còn hỏi về hoạt động hệ thống có cần phải đào tạo nguồn nhân lực mới không ? 6 Nhưng thời gian đã hết nên hẹn vào cuộc phỏng vấn lần sau ! 3>Lưu đồ công việc ( ghi khi phỏng vấn ) Dự án Tiểu dự án :Quản lý kho hàng Trang: T1 Loại : Lưu đồ Nhiệm vụ: Lập phiếu xuất Ngày: 25/03/2006 Thủ kho Người quản lý Bên ngoài Lập và chuyển đơn đặt hàng (T1) Tiếp nhận hàng (T2) (D3)Phiếu giao hàng Nhà cung cấp (D2)Đơn đặt hàng (D1)Sổ đặt hàng 7 4>Bảng mô tả chi tiết công việc Dự án Tiểu dự án Trang : 1 Loại : Phân tích hiện trạng Mô tả công việc Số tt:1 Ngày :30/03/2006 Công việc:Lập đơn 8 nhậphàng Điều kiện bắt đầu : Khi thấy hàng trong kho đã sắp hết thì bộ phận thủ kho lập phiếu kê khai các mặt hàng cần mua sau đó gửi chobộ phận kế toán để nhập hàng Thông tin đầu vào : Phiếu yêu cầu từ bộ phận thủ kho Kết quả đầu ra Đơn đặt hàng được gửi đi Tần suất: Hàng tháng Thời lượng ½ ngày Quy tắc Tất cả mọi đơn nhập hàng đều phải thông qua ban lãnh đạo cấp trên Lời bình : Đôi khi có những đơn đặt hàng được đặt do tình huống đột xuất do bộ phận 9 kế hoạch thấy thị trường có khả năng biến đổi giá cả các mặt hàng 5>Bảng mô tả chi tiết hồ sơ tài liệu Dự án Tiểu dự án :Lập đơn hàng Trang 1 Số tt:1 Ngày:31/03/2006 Loại : Phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Định nghĩa Tên dữ liệu : Nhà cung cấp Dùng để chỉ những người Cung cấp hàng thường xuyên Cấu trúc và khuôn dạng Kiểu ký tự gồm 30 đến 40 ký tự , một số chữ đầu hay viết tắt viết hoa Loại hình Hồ sơ gốc ( sơ cấp ) 10 Số lượng 30 nhà cung cấp tối đa Ví dụ Công ty TNHH KIMME, viết tắt TNHH KIMME Lời bình Tên nhà cấp thường có tên đầy đủ và tên viết tắt , đôi khi còn có tên viết tắt bằng tiềng anh , bên cạnh đó còn có các thông tin như : Điện thoại , website, fax… 6>Bảng tổng hợp công việc STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ vào Hồ sơ ra T1 Lập đơn nhập hàng:Xuất phát từ yêu cầu nhập thêm hàng hoá , bộ phận thủ kho kê khai các mặt hàng cần nhập , rồi chuyển cho bộ phận kế toán xe, xét xét , sau đó chuyển đến NCC thích hợp , hình thức đặt này có thể thông qua mạng , qua Quản lý kho hàng 1đơn /ngày, 15 dòng trên 1 D1 D5 D6 D2 [...]... 25 Kế toán 2 Số hoá đơn Kiếu 8 Kế toán Phải là các số số 3 Ngày hoá đơn ngày 8 dd-mm- Kế toán yy … … … … … … … 13 Phiếu bảo hành 14 Báo giá chi tiết 15 Phiếu xuất kho 16 I-Các hoạt động nghiệp vụ trong hoạt động kinh doanh của công ty : Công ty máy tính Hoàng Cường là một doanh nghiệp kinh doanh máy tính có thương hiệu nổi tiếng tại Hải Phòng , hiện nay trụ sở công ty đặt tại 75Lương Khánh Thiện -Hải... này - BAN LÃNH ĐẠO : Ban lãnh đạo công ty khi có yêu cầu cần báo cáo về tình hình kinh doanh của công ty thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo 2. 2- Sơ đồ phân rã chức năng gộp : 20 Các chức năng hoạt động của hệ thống kinh doanh của công ty được mô tả như sau : HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 1 Mua hàng 2 Bán hàng 3 Thanh toán tiền 4 Bảo hành 5 Báo cáo Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng gộp của hệ thống. .. nhập kho Tra cứu BÁO CÁO BAN LÃNH ĐẠO Gửi kết quả D8 Sổ xuật kho 32 2. 6- Ma trận thực thể chức năng : 2.7 -Thiết kế giao diện chương trình : 33 2.7. 1- Giao diện khởi động hệ thống : Công ty máy tính Hoàng Cường Biểu Tượng công ty Đăng nhập hệ thống Tên truy cập Mật khẩu Uỷ quyền Mật khẩu Đăng nhập Trợ giúp Huỷ bỏ Trợ giúp H×nh 2.7.1: Form khëi ®éng hÖ thèng 2.7. 2- Danh mục hàng hoá: Thông tin về danh mục... của công ty II - Thiết kế hệ thống : 2. 1- Biểu đồ ngữ cảnh : a) Sơ đồ : BAN LÃNH ĐẠO CTY Yêu cầu báo cáo Gửi báo cáo HD thanh toán Y/c mua hàng 0 Báo giá cty KHÁCH HÀNG 2 T hàng Thanh toán Báo giá NCC NHÀ CUNG CẤP TT hàng gửi , Phiếu giao hàng HD thanh toán Y/c đặt hàng Y/c bảo hành Thông báo KQ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TT tiền Y/c 18 b) Mô tả tương tác : - NHÀ CUNG CẤP: Sau khi công ty tham khảo giá của các... chuyển phiếu xuất cho bộ phận kế toán công ty sau đó bộ phận này viết phiếu thanh toán và chuyển cho khách hàng hoá đơn thanh toán Đồng thời khi khách mua hàng thì cũng được viết phiếu bảo hành cho hàng đó -NGÂN HÀNG : Khi khách có nhu cầu thanh toán với công ty bằng hình thức chuyển khoản thì công ty phải nhờ ngân hàng để thực hiện giao dịch này Đồng thời khi công ty thanh toán tiền với nhà cung cấp... Sơ đồ phân rã Báo cáo b) Mô tả chi tiết các chức năng  Thống kê hàng tồn: Bộ phận thủ kho kiểm tra xem trong kho còn những loại hàng nào còn tồn kho Sau đó báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty  Thống kê hàng bán chạy: Bộ phận kinh doanh lập báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty về các chủng loại hàng bán chạy  Thông kê doanh thu: Bộ phận kế toán báo cáo tình hình thu chi của Công ty cho ban lãnh đạo  Thống. .. xem và đồng ý mua hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận thủ kho xuất hàng  Lập hoá đơn thanh toán: Bộ phận thủ kho chuyển phiếu xuất hàng cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng 2.3.3 Thanh toán tiền a) Sơ đồ 23 3 Thanh toán tiền 3.1 Cập nhật HĐ thanh toán 3.2 Xem dư nợ khách hàng 3.3 Xem dư nợ nhà cung cấp 3.4 Lập phiếu thu chi Hình 2.3.3: Sơ đồ phân. .. năng Thanh toán tiền b) Mô tả chi tiết chức năng  Cập nhật HĐ thanh toán: Sau khi bộ phận thanh toán lập ra hoá đơn thanh toán, đồng thời tiến hành cập nhật đơn thanh toán cho khách hàng  Xem dư nợ khách hàng: Bộ phận kế toán kiểm tra xem khách hàng ( Khách hàng quen hoặc lâu năm) còn dư tiền hay thiếu nợ đối với Công ty để yêu cầu thanh toán  Xem dư nợ nhà cung cấp: Bộ phận kế toán kiểm tra xem... tại 75Lương Khánh Thiện -Hải Phòng Hiện nay công ty đang quản lý việc kinh doanh các loại máy tính bộ và linh kiện máy tính ,cùng các thiết bị điện tử khác , cụ thể là quá trình hoạt động như sau : Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường và xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập báo cáo gửi lên ban lãnh đạo công ty để nhập lô hàng mới ( hàng có thể được nhập... thông tin hàng hoá và phiếu giao hàng cho công ty Khi công ty thanh toán tiền thì nhà cung cấp gửi cho hoá đơn thanh toán và công ty gửi tiền cho nhà cung cấp ( Hình thức thanh toán tiền ở đây có thể bằng tiền mặt hay thanh toán bằng chuyển khoản thông qua ngân hàng ) 19 - KHÁCH HÀNG : Khi khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp nhận khách hàng đồng thời cho khách hàng biết thông tin về . thời gian : - Giới thiệu: Chào anh Cường ! Em là Thái, là bên đang thiết kế hệ -1 phút 3 thống quản lý công ty của các anh ! - Tổng quan về dự án : Dự án này là quản lý hệ thống hoạt. lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo về tình kinh doanh của công ty . II - Thiết kế hệ thống : 2. 1- Biểu đồ ngữ cảnh : a) Sơ đồ : 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ Yêu. Phòng , hiện nay trụ sở công ty đặt tại 7 5- Lương Khánh Thiện -Hải Phòng. Hiện nay công ty đang quản lý việc kinh doanh các loại máy tính bộ và linh kiện máy tính ,cùng các thiết bị điện tử khác