bài tập nhóm đề tài thử nghiệm và đánh giá phần mềm kế toán ttsoft 1a

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

BÀI TẬP NHÓM

ĐỀ TÀI: THỬ NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀMKẾ TOÁN TTSOFT 1A

GVHD: ThS Nguyễn Hữu Bình Nhóm thực hiện 5:

Trần Thị Thanh HằngTô Thị Thùy Linh

Dương Nguyễn Diệu NhiPhạm Nguyễn Ngân Sang

ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ THAM GIA CÔNG VIỆC NHÓMCỦA TỪNG THÀNH VIÊN

STTMSSVHọ và TênTỷ lệ tham gia (%)

1.2 Đánh giá hệ thống tài khoản kế toán 12

1.2.1 Ưu và nhược điểm của hệ thống tài khoản kế toán trên phần mềm kế toánTTsoft 1A 12

2 ĐÁNH GIÁ TÍNH KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM 16

2.1 Kiểm soát xác thực và phân quyền trong doanh nghiệp 16

2.1.1 Kiểm soát xác thực trong doanh nghiệp 16

2.1.2 Kiểm soát phân quyền trong doanh nghiệp 19

2.2 Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống 21

2.3 Kiểm soát quá trình nhập liệu 24

2.3.1 Kiểm tra tính đầy đủ: 24

2.3.2 Kiểm tra dấu: 25

2.3.3 Kiểm tra giới hạn: 27

2.3.4 Kiểm tra hợp lệ: 28

2.3.5 Kiểm tra kiểu dữ liệu: 29

3 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO PHẦN MỀM 30

3.1 Đánh giá Sổ nhật ký bán hàng 31

3.2 Đánh giá Sổ nhật ký chung 33

3.3 Đánh giá Bảng tổng hợp phát sinh công nợ theo đối tượng 34

4 ĐỀ XUẤT NHỮNG THAY ĐỔI PHẦN MỀM TTSoft 1A 35

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, phần mềm kếtoán đã được đưa vào sử dụng rộng rãi như một công cụ đắc lực cho người hành nghề kế toán.Phần mềm kế toán không chỉ hỗ trợ thu thập, ghi nhận và xử lý các thông tin kế toán từ đơngiản đến phức tạp, mà nó còn giúp cho cung cấp nhưng thông tin báo cáo hữu ích cho ngườiquản lý Nhờ ứng dụng linh hoạt phần mềm mà khối lượng công việc được giảm tải, quá trìnhxử lý dữ liệu diễn ra nhanh chóng và kịp thời, nâng cao hiệu quả quản lý Tuy nhiên, để lựachọn được phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, ta cần phải đánh giá trênnhiều khía cạnh và tiêu chuẩn khác nhau

Trong đề tài này, nhóm thực hiện cùng “Thử nghiệm và đánh giá phần mềm kế toánTTsoft 1A” với bốn nội dung chính: Đánh giá sự phù hợp của phần mềm với quy định củapháp luật về phần mềm kế toán; đánh giá tính kiểm soát trên phần mềm; đánh giá hệ thốngbáo cáo trên phần mềm; đề xuất những thay đổi phần mềm TTSoft 1A Quá trình thực hiện đềtài không tránh khỏi những thiếu sót, nhóm rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quýbáu của Thầy!

1 ĐÁNH GIÁ VỀ SỰ PHÙ HỢP CỦA PHẦN MỀM TTSOFT 1A VỚI QUYĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ KẾ TOÁN

1.1 Đánh giá hệ thống báo cáo tài chính – Bảng Cân đối Kế toán

1.1.1 Tổng quan

Bảng Cân đối Kế toán là một tài liệu vô cùng quan trọng nằm trong bộ Báo cáo tàichính của doanh nghiệp, nó phản ánh một cách tổng quát về tình hình tài chính và sự cân đốigiữa hai thành phần “Tài sản” và “Nguồn vốn” của mỗi doanh nghiệp.

Sử dụng dữ liệu minh họa ứng dụng phần mềm kế toán Ttsoft 1A, thiết lập theo “Thông tư số 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa” Nhìn chung các biểu mẫu báo cáo là đầy đủ theo quy định của pháp luật về kế toán như:Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, Thuyết minh báo cáo tài chính, Tờ khai thuế giá trị gia tăng,… (Hình 1.1.1a)

Hình 1.1.1a

Biểu mẫu Bảng Cân đối Kế toán trên phần mềm sẽ gồm hai mẫu B01a-DNN và DNN Theo thông tư 133 tại điều số 71 có quy định: “Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêucầu quản lý doanh nghiệp có thể lựa chọn lập Báo cáo tình hình tài chính theo Mẫu số B01b-DNN hoặc B01a-DNN” Theo mẫu số B01a thì tài sản và nợ phải trả được trình bày theo tínhthanh khoản giảm dần (Hình 1.1.1b), mẫu B01b tài sản và nợ phải trả sẽ được trình bày theongắn hạn và dài hạn (Hình 1.1.1c).

B01b-Hình 1.1.1b: Bảng Báo cáo tình hình tài chính mẫu số B01a-DNN

Hình 1.1.1c: Bảng Báo cáo tình hình tài chính mẫu số B01b-DNN

1.1.2 Đánh giá ưu điểm phần mềm kế toán TTsoft 1A - Bảng báo cáo tình hình tàichính

 Cột “Chỉ tiêu” trên báo cáo thể hiện đầy đủ các mục và được sắp xếp phù hợp theoquy định của pháp luật.

 Cột “Mã số” đối ứng với từng mục bên cột “Chỉ tiêu” là các mã số hoàn toàn chínhxác khi đối chiếu với mẫu Báo cáo do Bộ tài chính ban hành.

 Cách lập Báo cáo tình hình tài chính trên phần mềm Ttsoft 1A được thiết lập các biểuthức đi kèm với từng chỉ tiêu (Hình 1.1.2a):

Hình 1.1.2a

 Nhóm tiến hành kiểm tra tính phù hợp của từng biểu thức so với hướng dẫn của Bộ tàichính Đa số nội dung và cách lập của các biểu thức trong Báo cáo tình hình tài chínhB01b đã được thiết lập chính xác và phù hợp với quy định luật pháp và các hướng dẫnkế toán hiện hành Đây là một cơ sở quan trọng giúp thông tin phản ánh trong bảng báocáo tình hình tài chính đảm bảo được tính chính xác và độ tin cậy cao (Hình 1.1.2b).

 Khi lập bảng Báo cáo tình hình tài chính tại một thời điểm bất kỳ (Hình 1.1.2c):

- Dễ dàng in ấn, kết xuất báo cáo nhanh chóng tiện lợi đảm bảo độ chính xác cao, phầnmềm cũng hỗ trợ xuất ra nhiều dạng file khác nhau Excel, PDF,…

Hình 1.1.2e

Hình 1.1.2f

- Khi lập bảng báo cáo tình hình tài chính, phần mềm TT Soft 1A tự động tính toán cácchỉ tiêu cần thiết.

- Từ những dữ liệu phát sinh được nhập vào, phần mềm tự động tính tổng giá trị: tài sản,nợ phải trả, vốn chủ sở hữu

- Phần mềm có tính năng tự động lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu liên quan đến bảngbáo cáo tình hình tài chính Từ đó người dùng có thể dễ dàng truy cập, tìm kiếm và kết xuấtbáo cáo khi cần thiết, đáp ứng yêu cầu an toàn và bảo mật thông tin của doanh nghiệp.

 Phần mềm kế toán TT Soft 1A cho phép người dùng dễ dàng sửa đổi nội dung biểumẫu báo cáo:

- Thêm hoặc xóa các chỉ tiêu trong báo cáo phù hợp với tình hình của doanhnghiệp (Hình 1.1.2g).

- Thiết lập các biểu thức tính toán của từng chỉ tiêu (Hình 1.1.2h).

Hình 1.1.2g

 Mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b – DNN theo thông tư 133, hướng dẫncách lập và phương pháp lập chỉ tiêu “Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạnngắn hạn” mã số 123 như sau: bao gồm số dư bên nợ chi tiết tài khoản 1281và 1288, kỳ hạn còn lại không quá 12 tháng hoặc trong một chu kỳ sản xuấtkinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo, ngoại trừ khoản đã đượctrình bày trong chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền” và “Phải thungắn hạn khác”.

 Mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b – DNN theo thông tư 133, hướng dẫncách lập và phương pháp lập chỉ tiêu “Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn dàihạn” mã số 253 như sau: bao gồm số dư bên nợ chi tiết tài khoản 1281 và1288, kỳ hạn còn lại trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanhthông thường tại thời điểm báo cáo, ngoại trừ khoản đã được trình bày trongchỉ tiêu “Phải thu dài hạn khác”.

Hình 1.1.3a

Hình 1.1.3b

 Phần mềm cũng hỗ trợ xuất ra nhiều dạng file khác nhau Excel, PDF,… nhưng chưahỗ trợ liên kết với Word và Access (Hình 1.1.3c).

Hình 1.1.3c

 Khi thực hiện in mẫu báo cáo tình hình tài chính B01b-DNN, phần mềm nên có sựnhất quán tên tiêu đề “Số đầu năm” và “Số cuối năm” Phải có ký hiệu rõ ràng Mẫusố B01b- DNN trên báo cáo, thể hiện rõ ràng ngày tháng năm tại thời điểm báo cáo(Hình 1.1.3d).

Hình 1.1.3d

 Mẫu báo cáo tình hình tài chính trong phần mềm có một số hạn chế nhỏ và phầnmềm kế toán TT Soft 1A thì giới hạn khả năng tùy chỉnh hình thức mẫu biểu củangười dùng, chỉ chỉnh sửa được một số mục như hình minh họa phía dưới Vì vậy nếucó những chỉnh sửa về hình thức báo cáo thì sẽ gặp khó khăn (Hình 1.1.3e).

Hình 1.1.3e

1.2 Đánh giá hệ thống tài khoản kế toán

1.2.1 Ưu và nhược điểm của hệ thống tài khoản kế toán trên phần mềm kế toán TTsoft 1A

Ưu điểm:

 Đối chiếu với Danh mục tài khoản kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC,hệ thống tài khoản kế toán trên phần mềm là đầy đủ, gồm 8 loại tài khoản:Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí sản xuất kinh doanh,thu nhập khác, chi phí khác, xác định kết quả kinh doanh (.Hình 1.2.1a vàHình 1.2.1b)

Hình 1.2.1a

Hình 1.2.1b

 Bên cạnh đó hệ thống tài khoản trên phần mềm còn có loại tài khoản ngoàibảng, các tài khoản cấp 0 này sẽ giúp cho doanh nghiệp phản ánh những tàisản hiện có nhưng không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, phản ánhmột số chỉ tiêu kinh tế đã trình bày trong tài khoản thuộc báo cáo tình hìnhtài chính nhưng vẫn cần theo dõi phục vụ cho mục đích quản lý.

 Các tài khoản được phân cấp 1 và chi tiết thêm ở cấp 2 Bên “Thông tin tài

tính của tài khoản cũng được thể hiện rõ ràng và chi tiết: Có theo dõi số dưhay không, phân loại ngắn hạn/dài hạn,… (Hình 1.2.1c)

Hình 1.2.1c

 Dễ dàng thêm mới các tài khoản cấp con phù hợp với yêu cầu quản lý và mục đíchsử dụng của doanh nghiệp Thông tin sẽ được theo dõi một cách khoa học và dễdàng khi sử dụng tính năng này (Hình 1.2.1d).

Hình 1.2.1d

 Khi thay đổi thuộc tính bất kỳ của tài khoản trong mục “Thông tin tài khoản” thìhệ thống sẽ có cảnh báo cho người dùng Tính năng này giúp người sử dụng có thểkiểm tra lại khi thực hiện công việc, tránh trường hợp sai sót do thao tác nhầm(Hình 1.2.1c).

Hình 1.2.1e

 Phần mềm còn có tính năng thêm tiểu khoản cho tài khoản hiện có Đưa con trỏchuột lên tài khoản cần thêm tiểu khoản, bấm “Sao chép”, thay đổi các thông tinthuộc tính tài khoản, sau đó “Kéo thả” vào vị trí mong muốn (Hình 1.2.1f).

Hình 1.2.1f

 Nhược điểm:

 Trong phần “Thông tin tài khoản” khi thiết lập sai các mục thì phần mềm vẫn chophép lưu mà không có bất kỳ cảnh báo nào cho người sử dụng Dẫn đến nhưng saisót và sự bất hợp lý trong quản lý hệ thống tài khoản Ví dụ trong Hình 1.2.1g, tàikhoản “Tiền Việt Nam” phần “Chi tiết phát sinh theo đối tượng” được đổi thành“Vật tư – Hàng hóa” và theo dõi số dư được đổi thành “Dư hai bên”, phần mềmvẫn cho phép lưu và không đưa ra cảnh báo thiết lập không phù hợp.

Hình 1.2.1g

2 ĐÁNH GIÁ TÍNH KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM

2.1 Kiểm soát xác thực và phân quyền trong doanh nghiệp

2.1.1 Kiểm soát xác thực trong doanh nghiệp

- Xác thực là xác nhận danh tính của người dùng để cấp quyền truy cập vào hệ thống

phần mềm, thường yêu cầu tên người dùng và mật khẩu Và tương tự như những phần mềmkế toán khác, trong phần mềm Kế toán TTSOFT 1A, để truy cập được vào hệ thống thì bướcđầu tiên là điền tên đăng nhập và mật khẩu, chỉ khi thông tin được xác thực thì ta mới có thểđăng nhập vào hệ thống phần mềm.

Hình 2.1.1a – Giao diện đăng nhập vào phần mềm)

(Hình 2.1.1b – Giao diện hiển thị sau khi đăng nhập thành công)

- Ưu điểm:

 Có yêu cầu tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.

- Nhược điểm:

 Phần mềm cho phép người dùng sử dụng mà không cần đặt mật khẩu, việc nàydẫn đến tính bảo mật yếu kém, dễ bị đánh mất, rò rỉ, lộ thông tin tài chính củacông ty.

 Phần mềm vẫn cho phép người dùng đặt mật khẩu chưa đủ mạnh mà không

kiểm soát, quy định người dùng phải đặt mật khẩu đủ mạnh (ví dụ như bao

gồm chữ viết hoa và chữ viết thường, các ký tự đặc biệt, chữ số và mật khẩuphải chứa 8 ký tự trở lên), (như trường hợp ở Hình 2.1.1c và 2.1.1d, ban đầu

tiến hành đặt mật khẩu gồm 4 ký tự thì phần mềm vẫn cho phép và báo “Thực

hiện thành công”, sau đó đổi mật khẩu thành 2 ký tự thì phần mềm vẫn cho

phép), thêm việc chỉ có 1 lớp bảo mật là mật khẩu, điều này dẫn đến dễ bị kẻ

xấu tấn công, đánh cắp dữ liệu.

2.1.2 Kiểm soát phân quyền trong doanh nghiệp

- Phân quyền là xác định xem user có được phép truy cập tài nguyên hay không Nó

xác định những gì người dùng có thể và không thể truy cập

- Phần mềm Kế toán TTSOFT 1A thiết lập phần “Quản trị người dùng” để người

quản lý có thể phân quyền cho nhân viên, làm cho việc quản lý, theo dõi và kiểm soát nhânviên dễ dàng và hiệu quả hơn Để có thể thực hiện việc phân quyền, người phân quyền nhấn

chọn Hệ thống/Quản trị người dùng (như minh họa ở Hình 2.1.2a), sau đó nhấn chọn vàoMục Thêm (như minh họa ở Hình 2.1.2b) để tiến hành phân quyền cho nhân viên Với chức

năng phân quyền này, mỗi nhân viên sẽ được thao tác trên những nghiệp vụ và chức năngnhất định tùy theo đặc thù công việc của mỗi người.

(Hình 2.1.2a)

(Giao diện sau khi bấm chọn Quản trị người dùng - Hình 2.1.2b)

(Giả sử đang tiến hành phân quyền – Hình 2.1.2c)

- Ở thẻ Chức năng: cho phép người dùng phân quyền các chức năng Xem, Thêm, Sửa,

Xóa, Tất cả cho nhân viên (Hình 2.1.2c)

(Hình 2.1.2d)

- Ở thẻ Chứng từ: cho phép người dùng phân quyền các chức năng Xem, Thêm, Sửa,

Xóa, Ghi sổ, Mở khóa, Tất cả cho nhân viên (Hình 2.1.2d)

(Hình 2.1.2e)

- Ở thẻ Báo cáo: cho phép người dùng phân quyền chức năng Xem các loại báo cáo

cho nhân viên (Hình 2.1.2e)

- Ưu điểm:

 Có trang bị tính năng quản lý người dùng và phân quyền cho các nhân viên.

 Cấp trên sẽ phân quyền cho nhân viên cấp dưới của mình, để họ có thể truy cậpvà thao tác các nghiệp vụ nhất định liên quan đến công việc, nhiệm vụ đượcphân công.

 Vì được cấp trên phân quyền, nhân viên chỉ được truy cập và thao tác một sốnghiệp vụ nhất định liên quan đến công việc, nhiệm vụ của mỗi người nên cóthể giảm thiểu các sự cố nhầm lẫn, ghi chép sai phần công việc không thuộcphạm vi nhiệm vụ mà mỗi nhân viên được phân công.

 Việc phân quyền này có thể thực hiện theo từng bộ phận, phòng ban.

- Nhược điểm:

 Việc phân quyền làm cho việc cập nhật thông tin dữ liệu giữa các phòng ban

chậm hơn, khi cần thiết thì phải chờ phản hồi từ các bộ phận có liên quan (Ví

dụ như Kế toán tiền lương cần có các chứng từ chi tiền nộp BHXH, BHYT, …thì cần đợi phản hồi của kế toán thanh toán)

2.2 Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống

- Khả năng theo dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống là cho phép

xem lại lịch sử truy cập và các thao tác (Xem, Thêm, Sửa, Xóa) của người dùng.

- Ở phần mềm Kế toán TTSOFT 1A, ta có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa hay còn gọi lànhật ký dữ liệu chung cho tất cả dữ liệu hoặc riêng từng phiếu.

Để xem nhật ký dữ liệu chung cho tất cả các phiếu, ta thực hiện:

B1: Chọn Hệ thống/Nhật ký dữ liệu (Hình 2.2.1)

(Hình 2.2.1)

B2: Sau đó, tiến hành chọn các trường “Tháng”, “Năm”, “Chọn loại phiếu” Sau đó

bấm vào “Đọc dữ liệu” (Hình 2.2.2)

(Hình 2.2.2)

B3: Phần mềm sẽ hiển thị chi tiết các nội dung như “Ghi chú” (bao gồm thao tác và

số phiếu), “Số phiếu”, “Loại chứng từ”, “Người dùng” (là user thực hiện thao tác), “Mã nhân

viên” và “Nhân viên” (là thông tin của user thực hiện thao tác), “Thời gian ghi nhận” (là thời

gian thực hiện thao tác) và “file HTML” (Hình 2.2.3) Ta có thể nhấn vào xem file HTML

nếu cần.

(Hình 2.2.3)

Để xem nhật ký dữ liệu riêng cho từng phiếu, ta thực hiện:

B1: Mở phiếu cần xem nhật ký dữ liệu (ở Hình 2.2.4 là trường hợp hóa đơn bán

hàng) và nhấn chọn nút “Nhật ký chỉnh sửa”.

File HTML

(Hình 2.2.4)

B2: Sau đó màn hình sẽ hiển thị chi tiết các nội dung như “Ghi chú” (bao gồm thao

tác và số phiếu), “Người dùng” (là user thực hiện thao tác), “Mã nhân viên” và “Nhân viên”(là thông tin của user thực hiện thao tác), “Thời gian ghi nhận” (là thời gian thực hiện thaotác) và “file HTML” (Hình 2.2.5)

(Hình 2.2.5)

Qua đây, có thể thấy phần mềm Kế toán TTSOFT 1A thiết lập phần Khả năng theo

dõi và ghi nhận hành vi truy cập và sử dụng vào hệ thống khá chi tiết, thủ tục kiểm soát

chặt chẽ, hệ thống phần mềm cho ta biết được thông tin của người thực hiện chỉnh sửa, ngày,giờ cụ thể, và thao tác thực hiện chính xác là thao tác nào.

2.3 Kiểm soát quá trình nhập liệu

2.3.1 Kiểm tra tính đầy đủ: được hiểu là kiểm tra xem liệu không nhập thông tin vào

các trường dữ liệu bắt buộc có được hay không.

Ở hình 2.3.1, giả định trường hợp không nhập trường thông tin là “Ngày hóa đơn” mànhập thông tin của của một trường dữ liệu khác, thì ngay lập tức hệ thống báo “Nhập thiếuthông tin hóa đơn” và bắt buộc mình phải nhập đầy đủ thông tin ở những trường dữ liệu bắtbuộc ở phía trước thì mới có thể nhập tiếp thông tin ở những trường dữ liệu tiếp theo.