đề cương ôn thi môn nghệ thuật lãnh đạo

Đặc tính nhiềuviệc và luôn trong trạng thái quá tải là một đặc tính phổ biến khi nói về côngviệc của nhà lãnh đạo.+ Do đặc tính công việc là người lãnh đạo luôn phải tìm kiếm thông tin v

ĐỀ CƯƠNG ÔN THI MÔN NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO

Lý thuyết: Câu 1 (2đ): lý thuyết chương 1,2 (học thuộc lòng trong slide)

- Đặc điểm kỹ năng quản lý thời gian là gì? Vận dụng mô hình gì trong đấy?- Làm sao để đo lường được sự hiệu quả của lãnh đạo?

- Công việc nhà lãnh đạo có bản chất, đặc điểm ra sao?.

- Khi hoạt động, việc hướng nội và hướng ngoại có ảnh hưởng đến côngtác lãnh đạo không? Vì sao?

- Nhân viên cấp dưới có ảnh hưởng đến cấp trên không? thay đổi phongcách lãnh đạo đó như thế nào (gián tiếp hay trực tiếp)

Chương 1:

1 Bản chất của người lãnh đạo?

- Công việc nặng nhọc và căng thẳng:

+ Thông thường công việc của nhà lãnh đạo cấp trung và cấp cao trungbình là 12-14 giờ/ngày, thậm chí là 16 giờ/ngày mà làm chưa hết việc

+ Trên thực tế nhiều người đem công việc về làm tiếp ở nhà Đặc tính nhiềuviệc và luôn trong trạng thái quá tải là một đặc tính phổ biến khi nói về côngviệc của nhà lãnh đạo.

+ Do đặc tính công việc là người lãnh đạo luôn phải tìm kiếm thông tin vàphân tích chúng do đó họ luôn dành thời gian suy nghĩ về công việc của mìnhliên tục ngay cả khi ở nhà hoặc trong các kỳ nghỉ.

+ Công việc của nhà lãnh đạo luôn phải đưa ra những thông tin, đưa ra đềnghị, chỉ dẫn quan hệ và làm việc với cấp trên, cấp dưới và giao tiếp vớinhững người bên ngoài tổ chức.

+ Từ những điều trên có thể thấy công việc của nhà lãnh đạo là 1 công việcluôn bận rộn và làm không hết việc

- Công việc là khác biệt, đa dạng và không liên tục:

+ Người lãnh đạo phải thực hiện nhiều hoạt động trong 1 ngày làm việc, sốlượng hoạt động tăng lên ở những cấp thấp và các hoạt động có thời gian rấtngắn

+ Trong 1 ngày làm việc cụ thể, công việc của 1 người lãnh đạo rất khácvới công việc của những người không phải lãnh đạo Các hoạt động của ngườilãnh đạo có xu hướng bị ngắt ra làm từng đoạn, không liên tục và rất khác biệt.+ Những người lãnh đạo thường phản ứng với các vấn đề mang tính cấpbách đòi hỏi hành động ngay do những phê phán, thời hạn hoặc những mongđợi của lãnh đạo cấp cao hơn hoặc khách hàng Và những người lãnh đạo có xuhướng lờ đi hay gác lại những vấn đề không có những sức ép từ bên ngoài đòihỏi phải hành động.

+ Những công việc quan trọng bị đình lại do những công việc khẩn cấp đòihỏi phải thực hiện và đòi hỏi người lãnh đạo phải thay đổi về phong cách, trạngthái tâm trạng và cách ứng xử rất khác.

- Tương tác với đồng sự và những người bên ngoài tổ chức:

+ Phần lớn nhà nghiên cứu về lãnh đạo là tập trung vào quan hệ giữangười lãnh đạo với người dưới quyền, tuy nhiên vẫn có nghiên cứu mô tả ngườilãnh đạo sử dụng rất nhiều thời gian trong quan hệ với đồng sự và những ngườibên ngoài tổ chức như khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu, hơn là chỉ đạongười dưới quyền và quan hệ với cấp trên

+ Trong những nghiên cứu về sử dụng thời gian của nhà lãnh đạo của cácnhà nghiên cứu cho rằng trong tổ chức hiện đại các nhà lãnh đạo cấp cao sửdụng hơn 50% thời gian công tác của mình để đối ngoại

- Tương tác đối mặt và giao tiếp thông qua lời nói:

+ Người lãnh đạo có nhiều cách để truyền đạt thông tin như: thông điệpviết, thông điệp qua điện thoại, những cuộc họp định kỳ, cuộc họp độtxuất, Những người lãnh đạo luôn thích sử dụng giao tiếp thông qua lời nói đểtruyền đạt thông tin như điện thoại hay họp, cụ thể là các nhà nghiên cứu chỉ rarằng những người lãnh đạo cấp thấp, cấp trung sử dụng từ 27% - 82% và lãnhđạo cấp cao sử dụng từ 65% - 75% thời gian giao tiếp thông qua lời nói (phầnlớn là thông qua cuộc họp hoặc gặp gỡ)

+ Giao tiếp thông qua lời nói là 1 phương tiện tốt của quá trình thuyếtphục, khuyên nhủ, truyền cảm hứng và còn được hỗ trợ bởi những thông tinphi ngôn ngữ như giọng, điệu bộ, cử chỉ và giúp người lãnh đạo nhận đượcnhững thông tin phản hồi ngay lập tức.

2 Vai trò của người lãnh đạo

- Vai trò quan hệ với con người:

+ Vai trò đại diện: người lãnh đạo là người đứng đầu tổ chức có nghĩa vụphải thực hiện 1 số nhiệm vụ mang tính xã hội hay pháp lý có tính chất nghi lễtrong tổ chức.

+ Vai trò lãnh đạo: phối hợp và kiểm tra công việc với nhân viên dướiquyền như: đưa ra các chỉ dẫn, động viên và tạo ra điều kiện thuận lợi để nhânviên thực hiện tốt công việc.

+ Vai trò liên lạc: thiết lập và duy trì quan hệ với người khác ở trong hayngoài tổ chức để đạt các thông tin cần thiết

- Vai trò thông tin:

+ Thu thập thông tin: xem xét, phân tích bối cảnh chung quanh tổ chức

+ Truyền đạt thông tin nội bộ: phổ biến các thông tin trong nội bộ tổ chức+ Truyền thông tin ra bên ngoài: cung cấp thông tin ra bên ngoài tổ chứcthông qua các phương tiện thông tin

- Vai trò quyết định:

+ Doanh nhân: cải tiến hoạt động tổ chức

+ Giải quyết xáo trộn: kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh+ Phân phối tài nguyên: phân bổ ngân sách, nhân lực, thời gian

+ Thương thuyết: thương lượng, đàm phán với khách hàng, với các nhàcung cấp, với các công ty tư vấn,

+ Các chỉ thị mệnh lệnh được đề ra nghiêm ngặt và bắt buộc người dướiquyền phải chấp hành và làm theo chính xác, người lãnh đạo luôn quan sát kiểmtra người dưới quyền và thông tin được truyền theo chiều từ trên xuống.

+ Ưu điểm: cho phép giải quyết nhiệm vụ 1 cách nhanh chóng

+ Nhược điểm: vì người lãnh đạo không quan tâm đến ý kiến của ngườikhác và ra quyết định dựa trên cơ sở có sẵn nên sẽ không tận dụng được sángtạo, kinh nghiệm của người dưới quyền

- Phong cách dân chủ:

+ Người lãnh đạo tập trung giải quyết những vấn đề lớn, quan trọng, nhữngvấn đề còn lại giao cho cấp dưới Công việc sẽ được phân công, giải quyết vàđánh giá trên cơ sở có sự tham gia của tập thể

+ Thông tin sẽ được truyền 2 chiều: từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên+ Ưu điểm: cho phép khai thác những sáng kiến, kinh nghiệm của nhữngngười dưới quyền, của tập thể mọi người từ đó tạo ra cảm giác mọi người đượctôn trọng, được chấp nhận và được tham gia thảo luận cùng cấp trên.

+ Nhược điểm: đây là quá trình tốn kém thời gian vì trong nhiều trườnghợp việc bàn bạc kéo dài mà không có sự thống nhất của 2 bên để đi đến quyếtđịnh cuối cùng.

- Phong cách tự do:

+ Người lãnh đạo tham gia ít nhất vào công việc của nhóm, họ giao hếtquyền hạn và trách nhiệm cho mọi người Các thành viên trong nhóm có đượctối đa thông tin và được làm việc theo suy nghĩ mà họ cho là tốt nhất và họthoải mái làm việc.

+ Thông tin được truyền chủ yếu theo chiều ngang (giữa mọi ngườitrong nhóm với nhau)

+ Ưu điểm: cho phép phát huy tối đa năng lực sáng tạo của người dướiquyền

+ Nhược điểm: dẫn đến tình trạng hỗn loạn trong tổ chức do thiếu vắng sựchỉ dẫn của người lãnh đạo

→ So sánh 3 phong cách:

+ Xét về lượng thông tin mà người dưới quyền được biết thì theo thứ tự từít đến nhiều lần lượt là: phong cách độc đoán - phong cách dân chủ - phong cáchtự do.

+ Xét về hiệu quả, thì phong cách dân chủ là phong cách mang lại hiệu

quả cao nhất và đây được xem là phong cách của người lãnh đạo thành công.Tuy nhiên cũng có 1 số ý kiến trái chiều cho rằng đây là kết luận dựa trên thựcnghiệm của môi trường giáo dục không phù hợp với môi trường kinh doanh??

Lý thuyết chuyên đề: Câu 2 (2đ): câu hỏi về 1 trong 4 chuyên đề

- Lãnh đạo trí tuệ cảm xúc

- Lãnh đạo về sự thay đổi, xung đột- Lãnh đạo đa văn hóa

- Lãnh đạo đa thế hệ→ Lưu ý:

- Chuyên đề trí tuệ cảm xúc:+ Khái niệm

+ Trí tuệ cảm xúc đóng vai trò quan trọng gì trong lãnh đạo

+ Trong trí tuệ cảm xúc có bao nhiêu thành phần hợp thành Ví dụ: tựnhận thức bản thân, tự điều chỉnh, động lực bên trong,

+ Liên hệ: khi truyền tin có sự sai lệch về giao tiếp có vấn đề có thể là dongữ nghĩa, cách sử dụng ngôn từ, do cảm xúc chi phối thì trí tuệ cảm xúc nàycó phương án gì hỗ trợ cho nhà lãnh đạo cải thiện tốt hơn?

- Chuyên đề về sự thay đổi và xung đột

+ Thay đổi là gì? xung đột là gì? 2 cái này khác nhau như thế nào?

+ Tìm hiểu lý do vì sao người ta không thích/ chống đối sự thay đổi đó?Xung đột xảy ra bởi vì những nguyên nhân gì (có thể vì lợi ích, vì tài nguyênhiếm, các cá nhân bốc đồng xung đột vì lợi ích, do cấp trên cấp dưới); nguyên

nhân không thích sự chống đối (có thể là do nó phạm phải nguồn an toàn; khôngchắc về mặt thông tin để xung đột về mặt lợi ích sau này)

+ Có những phương án gì để giảm thiểu sự chống đối của những ngườinhân viên khi gặp sự thay đổi Ví dụ:công ty chuẩn bị nhập về AI thay thế nhânviên, thì lúc này nhân viên sẽ phải chống đối Vậy thì có những phương án gì đểgiảm thiểu sự chống

đối của nhân viên? (như là giáo dục thông tin, cưỡng chế, thương lượng đàmphán, hỗ trợ điều gì)

Ví dụ về xung đột: khi 2 người cãi nhau (về tích cực, tiêu cực) Xung đột tíchcực là cãi nhau để cho ra những phương án giải quyết vấn đề, xung đột tiêu cựclà để cảm xúc cá nhân quá nhiều làm ảnh hưởng đến người xung quanh và khôngbiết dừng → Biện pháp là: có thể cạnh tranh lành mạnh với nhau; hoặc là ngó lơ(có nhược điểm sẽ bị tồn động không giải quyết được); hoặc gặp mặt từng ngườiđể giải quyết

- Chuyên đề về đa văn hóa

+ Đa văn hóa theo chiều hướng tiêu cực/ tích cực Giải thích vì sao? (câuhỏi mở) → nêu ra quan điểm và bảo vệ quan điểm

Ví dụ: nhà lãnh đạo mới được tuyển dụng khi gia nhập vào phòng ban sẽ có ánhmắt phán xét thì văn hóa phòng ban đó hơi có chút xíu tiêu cực, thế thì đối vớinhà lãnh đạo mới như mình thì hòa nhập chấp nhận luôn để hòa nhập với mọingười hay phải thay đổi? Vì sao?

- Chuyên đề về đa thế hệ

+ Có những thế hệ nào? → X,Y, Z: có thể tìm hiểu thêm ngoài 3 cái này+ Theo tụi em thế hệ genZ có ưu, nhược điểm gì đối với thế hệ khác trongmôi trường công sở?

Ví dụ: 2 người này: 1 người genZ, 1 người genY, bất đồng quan điểm thì chúngta nên theo ý của ai và giải quyết như thế nào vì sao? (chúng ta phải hỏi thămtình hình xung quanh và gọi riêng từng người ra để hiểu rõ tổng quan vấn đề vàgiải quyết)

1 Chuyên đề trí tuệ cảm xúc:

- Khái niệm: là khả năng giám sát cảm xúc của chính mình và của người

khác đây là 1 thuật ngữ chung để chỉ mức độ năng lực của chúng ta vềkỹ năng cá nhân và kỹ năng giao tiếp cho thấy được tầm quan trọng khinắm vững các kỹ năng này đối với sự thành công trong công việc.

- Trí tuệ cảm xúc đóng vai trò quan trọng gì trong lãnh đạo:

+ Trí tuệ cảm xúc rất hữu ích cho việc quản lý căng thẳng: giúp nhà quảnlý giảm bớt căng thẳng nếu không quản lý hiệu quả sẽ dễ mất kiểm soát và gâyra hậu quả không đáng có

+ Trí tuệ cảm xúc cho phép nhà quản trị hiểu người khác tốt hơn: bằngcách sử dụng trí tuệ cảm xúc nhà quản trị sẽ dễ nhận ra nhân viên đang gặp khókhăn gì và nói chuyện để giải quyết vấn đề của họ từ đó năng suất công việc sẽđược nâng cao.

+ Trí tuệ cảm xúc cải thiện sự tự nhận thức của nhà quản trị: giúp nhàquản trị nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân và điểm cần cảithiện.

+ Trí tuệ cảm xúc giúp nhà quản trị giao tiếp hiệu quả: có thể điều chỉnhphản ứng, tự điều chỉnh được cảm xúc và tự chủ tốt hơn.

- Trong trí tuệ cảm xúc có bao nhiêu thành phần hợp thành Ví dụ:

tự nhận thức bản thân, tự điều chỉnh, động lực bên trong,

+ Tự nhận thức bản thân: là việc hiểu rõ về điểm mạnh, hạn chế, cảm xúc,niềm tin, động lực và nhận biết hiểu được tính cách, cảm xúc và kỹ năng về bản

thân của mỗi người đồng thời giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp của mỗi cá nhân.+ Tự điều chỉnh bản thân: chúng ta sẽ làm làm việc hiệu quả nếu có thể tựkiểm soát tốt lời nói, hành động của bản thân Chúng ta phải luôn tỉnh táo, kháchquan, làm chủ và điều chỉnh tốt được chính mình dù trong hoàn cảnh nào, đặcbiệt là ở vai trò 1 nhà lãnh đạo chúng ta nên có cách hành xử tinh tế, tìm phảnứng phù hợp với tình

huống, không bị cuốn vào suy nghĩ tiêu cực để có thể thích nghi nhanh với môitrường cạnh tranh khốc liệt mà vẫn đủ bản lĩnh đối mặt.

+ Sự đồng cảm: là công cụ kết nối cảm xúc giữa người với người, biểuhiện cụ thể là biết sẵn sàng lắng nghe, quan tâm và chia sẻ Đức tính này sẽgiúp nhà lãnh đạo thấu hiểu nhân viên, tôn trọng ý kiến khác biệt của cấp dướivà nhận lại được sự kính nể, trung thành, tín nhiệm từ người khác.

+ Động lực: bao gồm niềm đam mê, sự kiên nhẫn, lòng tự tin, sự sángtạo và khát vọng thành công Động lực là những nguồn năng lực nội tại cósẵn trong mỗi nhà lãnh đạo và buộc họ phải hành động để đạt được mục tiêu,giúp nhà lãnh đạo tự đánh thức và quản lý cảm xúc của mình

+ Kỹ năng xã hội: là nền tảng quan trọng trong việc xây dựng trí tuệ cảmxúc trong lãnh đạo, giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, tăng lượng tươngtác xã hội gồm khả năng giao tiếp, lắng nghe, thấu hiểu người khác, xây dựngmối quan hệ tốt.

- Liên hệ: khi truyền tin có sự sai lệch về giao tiếp có vấn đề có thể là do

ngữ nghĩa, cách sử dụng ngôn từ, do cảm xúc chi phối thì trí tuệ cảmxúc này có phương án gì hỗ trợ cho nhà lãnh đạo cải thiện tốt hơn?+ B1: nhận thức và phát triển điểm mạnh, yếu: nên tự nhận biết và đánhgiá điểm mạnh, yếu của bản thân, khả năng kiểm soát cảm xúc, xử lý xungđột, sẽ giúp nhà lãnh đạo hiểu rõ bản thân hơn và có phương hướng phát triển.+ B2: tham gia vào các khóa học và tập trung và phát triển EQ: nhữngkhóa học giúp nhà lãnh đạo nắm vững kiến thức từ cơ bản đến nâng cao và pháttriển kỹ năng liên quan đến EQ từ đó tạo ra môi trường làm việc tích cực cho

nhân viên

+ B3: học hỏi kinh nghiệm từ người khác và ứng dụng vào thực tế: lắng nghetìm hiểu học hỏi từ những người có EQ cao và thực hành nguyên tắc, kỹ năngđã học để áp dụng vào thực tế

+ B4: thực hành kỹ năng kiểm soát cảm xúc trong các tình huống khókhăn: để thực hành được đòi hỏi người lãnh đạo phải áp dụng những kỹ năng đãhọc và thực tế và không để cảm xúc chi phối quyết định của mình.

+ B5: xây dựng thói quen tạo môi trường làm việc tích cực: để xây dựngmôi trường làm việc tích cực thì nhà lãnh đạo cần thực hiện những hành độngsau: lắng nghe và thấu hiểu người khác; thể hiện lòng biết ơn; tạo không gian antoàn

+ B6: vận dụng mô hình EI vào công việc: ví dụ là sử dụng MSCEITtrong huấn luyện điều hành

2 Chuyên đề về sự thay đổi và xung đột

- Thay đổi là gì? xung đột là gì? 2 cái này khác nhau như thế nào?

+ Thay đổi là: quá trình mà tổ chức hoặc cá nhân phải trải qua để thíchnghi với môi trường, yêu cầu hoặc 1 thời đại mới bao gồm thay đổi trong môitrường kinh doanh, công nghệ, chính sách, mục tiêu của tổ chức

+ Xung đột là: tranh chấp giữa các quan điểm hoặc quyền lợi của các cánhân hoặc nhóm trong tổ chức bao gồm sự không thống nhất quan điểm, sựcạnh tranh về tài nguyên, sự không hiểu biết hay khả năng giao tiếp kém.

+ Sự khác nhau:

- Tìm hiểu lý do vì sao người ta không thích/ chống đối sự thay đổi đó?

Xung đột xảy ra bởi vì những nguyên nhân gì (có thể vì lợi ích, vì tàinguyên hiếm, các cá nhân bốc đồng xung đột vì lợi ích, do cấp trên cấpdưới); nguyên nhân không thích sự chống đối (có thể là do nó phạm phảinguồn an toàn; không chắc về mặt thông tin để xung đột về mặt lợi íchsau này)

+

+ Xung đột là do: Không hòa hợp về mục tiêu; những tài nguyên hiếm; nhữngsai lệch thông tin; sự phụ thuộc lẫn nhau trong công việc; căng thẳng/áp lực từnhiều người; giao tiếp không rõ ràng.

Sự xung đột xuất hiện khi: có sự ganh đua, bất động về ý kiến giữa các thành viêntrong tập thể hoặc sự đối lập nhau về lợi ích, mục tiêu dự án,

Ví dụ xung đột bất lợi: chỉ có 1 phòng ban được tăng lương Xung đột có lợi:công ty đặt ra chỉ tiêu và tất cả phòng ban đều được tăng lương

- Có những phương án gì để giảm thiểu sự chống đối của nhữngngười nhân viên khi gặp sự thay đổi.

Ví dụ: công ty chuẩn bị nhập về AI thay thế nhân viên, thì lúc này nhân viên sẽphải chống đối Vậy thì có những phương án gì để giảm thiểu sự chống đối củanhân viên? (như là giáo dục thông tin, cưỡng chế, thương lượng đàm phán, hỗtrợ điều gì)

Ví dụ về xung đột: khi 2 người cãi nhau (về tích cực, tiêu cực) Xung đột tíchcực là cãi nhau để cho ra những phương án giải quyết vấn đề, xung đột tiêu cựclà để cảm xúc cá nhân quá nhiều làm ảnh hưởng đến người xung quanh vàkhông biết dừng → Biện pháp là: có thể cạnh tranh lành mạnh với nhau; hoặc làngó lơ (có nhược điểm sẽ bị tồn động không giải quyết được); hoặc gặp mặttừng người để giải quyết