hệ thống kiến thức quản trị dự án - Môn Quản trị dự án

- Dự án: là 1 nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra 1 sp, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất.+ Tạm thời: mọi dự án đều cần có thời gian bắt đầu và kết thúc+ Duy nhất: sp, dv hay kết quả củ

Trang 1

- Dự án: là 1 nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra 1 sp, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất.

+ Tạm thời: mọi dự án đều cần có thời gian bắt đầu và kết thúc

+ Duy nhất: sp, dv hay kết quả của các dự án là khác nhau

- Đặc điểm của mỗi dự án gồm:

+ Có mục tiêu rõ ràng: lượng hóa thành các chỉ tiêu, kết quả cụ thể

+ Có thời hạn nhất định: điểm bắt đầu và kết thúc

+ Sử dụng nguồn lực giới hạn: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách

+ Tính độc đáo/duy nhất: đặc thù ở mục tiêu, phương thức thực hiện dự án,

Ví dụ: dự án đầu tư xây dựng 1 khu căn hộ cao cấp:

1 Có mục tiêu rõ ràng: Dự án này có mục tiêu là xây dựng một khu căn hộ cao cấpvới các tiêu chí nhất định như số lượng căn hộ, diện tích sử dụng, tiện ích đi kèm,chất lượng xây dựng, và thu hút khách hàng trong đối tượng thị trường nhất định.2 Có thời hạn nhất định: Dự án này sẽ có điểm bắt đầu và kết thúc xác định Ví dụ,việc thi công có thể bắt đầu vào tháng 1 năm sau và dự kiến hoàn thành vào tháng

Trang 2

4 Tính độc đáo/duy nhất: Dự án xây dựng khu căn hộ cao cấp có đặc thù riêng,phương thức thực hiện dự án có thể khác biệt so với các dự án khác Ví dụ, dự ánnày có thể có các yêu cầu đặc biệt về thiết kế kiến trúc, sử dụng các vật liệu xâydựng cao cấp, hoặc có tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt hơn so với dự án thôngthường.

(Đọc thêm) → 1 dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau:

- Một là, Xác định dự án: thiết lập mục tiêu, yêu cầu, cơ cấu tổ chức bộ máy dự án,

Trang 3

văn kiện trình bày, mục tiêu dự án, yêu cầu, thời gian, ngân sách, rủi ro,

- Hai là, Lập kế hoạch: xây dựng khách hàng dự án, tiến độ, chi phí, huyđộng và quản lý nguồn lực, quản lý rủi ro, quản lý nhân sự,

- Ba là, Thực hiện dự án: hoạt động chính của dự án được thực hiện: chú trọngtheo dõi, giám sát tình hình thực hiện, quản lý sự thay đổi, đưa ra dự báo- Bốn là, Bàn giao & kết thúc dự án: bàn giao sản phẩm hoặc dự án cho khách

hàng, bố trí lại nguồn lực dự án

Phân tích mối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án:Chi phí, thời gian, chất lượng Lấy một ví dụ cụ thể để minh họa cho các

tình huống phân tích đánh đổi mục tiêu.

3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là: thời gian, chi phí, chất lượng

- Quản trị dự án là: sử dụng phù hợp kiến thức kỹ năng, công cụ kỹ thuật → đềxuất dự án, lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án→ đạt được yêu cầu của dự án.

- Quản trị thời gian là: việc thực hiện kế hoạch và giám sát thực hiện chi phítheo tiến độ thời gian → đảm bảo thời hạn hoàn thành Nó chỉ rõ mỗi côngviệc có điểm bắt đầu, kết thúc, kéo dài bao lâu

- Quản trị chất lượng là: triển khai giám sát và tiêu chuẩn chất lượng cho việcthực hiện dự án, đảm bảo chất lượng đáp ứng nhà đầu tư

- Quản trị chi phí: dự toán chi phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ chotừng công việc và toàn bộ dự án.

Phân tích:

Trang 4

- Chi phí dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời giankéo dài thêm và phạm vi dự án được mở rộng

- Nếu thời gian thực hiện dự án bị kéo dài gặp trường hợp giá NVL tăng cao sẽphát sinh tăng chi phí 1 số khoản mục NVL

+ Mặt khác, thời gian kéo dài dẫn đến tình trạng làm việc kém hiệu quả do côngnhân mệt mỏi, do chờ đợi và thời gian máy chết tăng theo, làm phát sinhtăng 1 số khoản mục chi phí

+ Thời gian thực hiện dự án kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, chi phí gián tiếpcho bộ phận (chi phí hoạt động của văn phòng dự án) tăng theo thời gian vànhiều trường hợp, phát sinh tăng khoản tiền phạt do không hoàn thành đúngtiến độ ghi trong hợp đồng.

- Quan hệ: 3 yếu tố chi phí, thời gian và chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau.

Trang 5

Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa cácthời kỳ đối với cùng 1 dự án, nhưng nhìn chung, đạt được kết quả tốt đối vớimục tiêu này thường phải “hy sinh” 1 hoặc 2 mục tiêu kia.

- Tính chất của mối quan hệ: trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạtđộng đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh 1 mục tiêunào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và khônggian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quátrình quản lý dự án.

Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên,kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân kháchquan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi là 1 kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra trong suốt quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dựán Ở mỗi giai đoạn của quá trình quản lý dự án, có thể 1 mục tiêu nào đó trở thành yếu tốquan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi, do đó, việcđánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác → Đánh đổimục tiêu phải luôn dựa trên các điều kiện hay các ràng buộc nhất định.

Bảng 1 trình bày các tình huống đánh đổi:

- Tình huống A và B là những tình huống đánh đổi thường gặp trong quản lý dự án.

- Tình huống A: tại 1 thời điểm chỉ có 1 trong 3 mục tiêu cố định

- Tình huống B: có 2 mục tiêu cố định còn các mục tiêu khác thay đổi

- Tình huống C là trường hợp tuyệt đối, cả 3 mục tiêu đều cố định nên khôngđánh đổi hoặc cả 3 mục tiêu cùng thay đổi nên càng không cần phải đánh đổi

Trang 6

Loại tình huống Kí hiệu Thời gian Chi phí Chất lượng

Ví dụ cụ thể: Dự án xây dựng nhà máy lego được dự toán chi phí là 1 tỷ USD trong thời gian vàchất lượng được quy định trước Trong trường hợp chi phí NVL đột ngột tăng cao, thời gian củadự án sẽ bị kéo dài nếu chờ cho giá NVL giảm lại hoặc nếu muốn giữ nguyên thời gian và chiphí như đã định thì phải hạ chất lượng NVL xuống để phù hợp với chi phí đã dự toán trước.Trường hợp nếu muốn giữ nguyên chất lượng dự án trong thời gian đã định thì bắt buộc phảinâng chi phí ngay lập tức, chấp nhận sự tăng giá NVL của thị trường.

Phân tích các chức năng quan trọng của nhà quản lý dự án

Trang 7

- Nhà qtda là người chịu trách nhiệm về quản lý dự án và có vai trò quan trọng, làngười thực hiện toàn diện các mục tiêu của dự án, vừa đảm bảo yêu cầu kháchhàng vừa chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình thực hiện, đảm bảo lợi nhuận tối đa- Nhà qtda là người được tổ chức chỉ định để lãnh đạo 1 đội, chịu trách nhiệm về

việc hoàn thành mục tiêu của dự án Nhìn chung các nhà quản lý dự án có tráchnhiệm đáp ứng các yêu cầu về công việc, nhóm, cá nhân Người quản lý dự án làngười liên kết các chiến lược dự án và nhóm dự án

- Phát triển kế hoạch quản lý dự án và chịu trách nhiệm quản lý dự án và kháchhàng bộ phận khác

- Phát hiện, theo dõi và xử lý kịp thời các rủi ro và các vấn đề phát sinh trong quátrình thực hiện

- Đảm bảo tình hình thực hiện dự án luôn trong tiến độ và ngân sách cho phép

- Lập các báo cáo định kỳ một cách chính xác và cập nhật tình hình thực hiện dự án.- Quản lý dự án điều phối, phân bổ các nguồn lực của dự án: Mọi hoạt động của

dự án đều đã được lên kế hoạch từ trước với những định mức sử dụng nguồn lựckhác nhau Nhà quản trị dự án sẽ điều phối, phân bổ… các nguồn lực của dự áncho phù hợp với yêu cầu của từng công việc, từng giai đoạn cụ thể, đảm bảo cácnguồn lực được sử dụng đúng việc, đúng mục đích và hợp lý về số lượng Khi đó,nguồn lực không bị lãng phí và dự án vẫn thu được hiệu quả như mong muốn.- Quản lý dự án thống nhất các hoạt động của dự án: Các hoạt động này không diễn

ra cùng một lúc Mặt khác, các hoạt động này được tiến hành theo tuần tự, cónhững hoạt động là tiền đề cho các hoạt động khác Quản trị dự án có nhiệm vụxây dựng lịch trình tiến hành các hoạt động của dự án một cách chính xác, khoa

Trang 8

học và hợp lý đảm bảo các hoạt động được tiến hành theo đúng tiến độ, không bịchồng chéo nhằm mang lại cho dự án hiệu quả cao nhất có thể.

- Quản lý dự án đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ: Yếu tố thời gian là vôcùng cần thiết đối với dự án Trong nhiều trường hợp, nếu không đảm bảo yếu tốvề thời gian, dự án có thể sẽ thất bại mặc dù sản phẩm của nó không hề tồi Đó làyếu tố về thời điểm thích hợp trong kinh doanh Hiện nay, rất nhiều dự án trongnước sai tiến độ với thời gian khá lớn gây ra rất nhiều tổn thất về tiền bạc, côngsức…, do vậy, nhà quản trị dự án cần điều phối dự án, phân bổ nguồn lực, côngviệc một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo tiến độ của dự án theo đúng kế hoạch.Vai

trò của nhà quản lý dự án:

- Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong tổ chức dự án- Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: quản lý; kỹ thuật của dự án- Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án

- Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự án

Trang 9

Vì sao nhà quản lý dự án lại cần người giỏi kỹ năng tổng hợp hơn kỹnăng phân tích? (Câu 4 + 5 phần tham khảo) → Nhà quản lý dự án cần người giỏi kỹ năng tổng hợp hơn kỹ năng phân tích.

(đọc thêm) Lựa chọn nhà quản lý dự án: Yêu cầu:

- Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu- Có sự cam kết với mục tiêu của dự án

- Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với những ràng buộc mâuthuẫn với nhau

Hướng dẫn chung:

- Biết tổng quát > chuyên sâu

- Đầu óc tổng hợp > đầu óc phân tích

- Người làm cho mọi việc dễ dàng > giám sát→ Thay đổi tùy theo quy mô của dự án

Được gia đình cho vay 500 triệu đồng để làm vốn với lãi suất vaybằng lãi suất ngân hàng Bạn hãy lập một dự án kinh doanh cụ thể màtheo bạn dự án sẽ mang lại hiệu quả với số vốn trên.

Trình bày khái quát các nội dung chính, bao gồm: (1) tên dự án; (2) cơhội của dự án; (2) thị trường mục tiêu; (4) giá bán dự kiến của sảnphẩm/dịch vụ; (5) ước tính doanh thu, chi phí, lợi nhuận dự kiến củadự án trong 5 năm

Tên dự án: Thương hiệu nến thơm "Aroma Candles", SLOGAN: “Light up your

Trang 10

spirit - Boost your vitality”: Với ý nghĩa: “Thắp sáng tinh thần - Tăng cường sức

1 Cơ hội của dự án:

- Thị trường nến thơm đang phát triển nhanh chóng do nhu cầu tăng cao của ngườitiêu dùng về sản phẩm tạo không gian thư giãn và tạo hương thơm trong nhà.

- Nến thơm có thể được sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau như tạo khônggian thư giãn, phòng ngủ, spa, quán cà phê, và quà tặng.

-Nến thơm là một sản phẩm phổ biến và có nhu cầu sử dụng cao trong việc tạo không gian thưgiãn, tạo hương thơm dễ chịu và trang trí nội thất Dự án nhằm mở một cửa hàng bán nếnthơm đa dạng về mẫu mã, hương thơm và chất lượng, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2 Thị trường mục tiêu:

- Người tiêu dùng yêu thích không gian sống đẹp và thoải mái.

- Quán cà phê, nhà hàng, spa và các cửa hàng quà tặng đang tìm kiếm sản phẩm nếnthơm để tăng cường trải nghiệm của khách hàng.

-Các khách hàng có quan tâm đến trang trí nội thất, tạo không gian thư giãn và thích

Trang 11

thưởng thức hương thơm Đối tượng khách hàng có thể là các cá nhân, gia đình, và cả cácdoanh nghiệp trong ngành spa, khách sạn, và nhà hàng.

3 Giá bán dự kiến của sản phẩm:

- Giá bán dự kiến của các nến thơm sẽ phụ thuộc vào kích thước, chất liệu, thươnghiệu và hương thơm Trung bình cho một cây nến thơm có giá là 150.000 đồng.4 Ước tính doanh thu, chi phí và lợi nhuận dự kiến trong 5 năm:

- Doanh thu dự kiến trong 5 năm: Với mức tăng trưởng khoảng 20% mỗi năm,doanh thu dự án có thể tính như sau:

Doanh thu 108.000.000 129.600.000 155.520.000 186.624.000 223.948.800Chi phí 35% 37800000 45360000 54432000 65318400 78382080Chi phí vay 136.333.333 128.333.333 120.333.333 112.333.333 104.333.333LN trước

+ Năm 1: 600 cây nến * 150.000 đồng/cây = 90.000.000 đồng

- Chi phí dự kiến: (bao gồm mua hàng, thuê mặt bằng, quảng cáo, vận chuyển)

Trang 12

+ Mua nguyên liệu và vật liệu: 50% tổng doanh thu (theo kinh nghiệm ngành)

+ Chi phí sản xuất, đóng gói và quảng cáo: 10% tổng doanh thu

+ Chi phí chung (mặt bằng, nhân công, điện nước): 20% tổng doanh thu

- Chi phí lãi vay: Giả sử lãi suất là 8% mỗi năm và trả gốc và lãi hàng năm Vốn vayban đầu là 500 triệu đồng:

Năm Số lãi phải trả Số tiền còn lại

Tổng lãi phải trả sau 5 năm: 101.666.667 đồng.

Tổng tiền gốc và lãi phải trả sau 5 năm: 601.666.667 đồng.

Bảng trả nợ ngân hàng (vốn gốc cộng lãi vay)

Nợ gốc thực

tế đầu kỳLãi vay

Nợ gốc trảhàng kỳ

thanh toánhàng kỳ

1 500.000.000 36.333.333 100.000.000 136.333.333

Trang 13

2 400.000.000 28.333.333 100.000.000 128.333.3333 300.000.000 20.333.333 100.000.000 120.333.3334 200.000.000 12.333.333 100.000.000 112.333.3335 100.000.000 4.333.333 100.000.000 104.333.333

- Chi phí lãi vay: 136.333.333 đồng

- LN trước thuế = -118.333.333 đồng = LN sauthuế Năm 2:

- Doanh thu: 108.000.000 đồng

- Chi phí mua nguyên liệu và vật liệu: 50% * 108.000.000 đồng = 54.000.000 đồng

- Chi phí: 10% * 108.000.000 đồng = 10.800.000 đồng

Trang 14

-Chi phí chung: 20% * 108.000.0000 đồng = 21.600.000 đồng

- LN = -106.733.333 đồng

Trang 16

- LN = -66.983.333 đồng

Tóm lại, dự án "ScentedCandles" nhằm mở một cửa hàng bán nến thơm với đa dạng mẫu mã,hương thơm và chất lượng Với số vốn 500 triệu đồng, dự án có tiềm năng mang lại doanh thuvà lợi nhuận đáng kể trong 5 năm, dựa trên ước tính số lượng nến bán được và giá bán trungbình Để đạt được kết quả này, cần chú trọng vào việc chọn lựa và tạo ra các sản phẩm nếnthơm hấp dẫn, xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng, cũng như quảng cáo và tiếp thịhiệu quả.

Trang 17

Khấu hao

Dòng tiềnròng (cóchiết

Bài 2: Dòng ngân lưu của dự án X có số liệu như bảng sau Tổng vốn đầu tư của

dự án là 1000 USD Suất chiết khấu là 10%/năm Hãy xác định thời gian hoànvốn có chiết khấu của dự án.

Trang 18

Lũy kế

4+ (245,2/310,46) = 4,8 năm

Trang 19

Bài 3: Tính NPV, IRR, thời gian hoàn vốn có chiết khấu của một dự án với số

liệu như trong bảng dưới đây Suất chiết khấu 12%/năm Thời hạn đầu tư 10năm Vốn đầu tư ban đầu là 400.000 USD

Trang 20

-Bài 4: Một dự án trong năm sản xuất được 500 tấn sản phẩm Giá bán 0,4 triệu đồng 1 tấn.

Tổng định phí bằng 40 triệu đồng Tổng biến phí bằng 60 triệu đồng Hãy xác định:- Sản lượng hoà vốn

- Doanh thu hoà vốn

- Lời (lỗ) trong cả năm

Tóm đề:

(g) giá bán: 0,4 triệu

(b) Định phí: 40 triệu

Biến phí: 60 triệu; (Q) Sp bán được 500 tấn

→ (a) biến phí đơn vị = 60 triệu/500 tấn = 0,12tr/tấn Sảnlượng hòa vốn : 𝑃 = 𝑔 × 𝑄 − 𝑎 × 𝑄 − 𝑏

Trang 21

trong cả năm:

Doanh thu = 0,4 triệu/tấn x 500 tấn = 200 triệu

Tổng chi phí = 100 triệu (biến phí 40tr; định phí 60tr)→ Lợi nhuận = 200 triệu - 100 triệu = 100 triệu

Bài 5: Một dự án cần 3 tỷ đồng để đầu tư mua thiết bị nhằm đưa ra thị trường

một sản phẩm mới Dự án ước tính sản phẩm này có tuổi thọ 5 năm Doanh thudự tính trong năm đầu là 1 tỷ đồng và năm sau tăng hơn năm trước 10% cho đếnhết năm thứ 5 Sau đó sản phẩm sẽ bị thay thế Dự án dự trù biến phí để làm rasản phẩm bằng 50% doanh thu hằng năm, định phí hằng năm bằng 300 triệu Dựán sẽ tính khấu hao theo đường thẳng Thuế suất thuế TNDN là 20% Cuối nămthứ 5, dự án còn thu hồi được 200 triệu vốn lưu động Hỏi:

a Nếu suất chiết khấu là 12% thì có nên đầu tư hay không?

b Nếu suất chiết khấu tăng gấp đôi thì có nên đầu tư nữa hay không?