38 quy trình xem xét đơn hàng

Đối với quy trình sản xuất khi đã được xây dựng lên thì cần phải kiểm tra việc thực hiện của nó đến đâu để có thể đánh giá được hiệu quả thực hiện như thế nào. Xem quy trình đó có thật sự hiệu quả hay không để có những biện pháp khắc phục khác. Khi kiểm tra việc thực hiện bạn cũng sẽ biết được mục tiêu ban đầu mà mình đề ra được thực hiện khoảng bao nhiêu %. Đương nhiên quá trình kiểm tra này không chỉ được thực hiện một lần duy nhất mà nó cần được thực hiện nhiều lần, theo dõi và kiểm tra thường xuyên liên tục để thấy được hiệu quả của quy trình sản xuất với mục tiêu ban đầu là như thế nào.Đó chính là 5 bước để bạn có thể tự xây dựng được cho mình một quy trình sản xuất hiệu quả. Để hiểu rõ hơn thì bạn có thể tham khảo thêm một ví dụ bên dưới đây.Ví dụ về quy trình sản xuất nhôm tại một doanh nghiệp: Nguyên liệu của sản xuất nhôm Các công đoạn trong sản xuất nhôm bao gồm: đúc, cắt, gia nhiệt, ép thanh, gia tăng độ cứng của nhôm, xử lý bề mặt và kiểm tra chất lượng.Trong các công đoạn này thì còn được chia nhỏ như:+ Xử lý bề mặt thì trong đó có xử lý bề mặt, sơn tĩnh điện và sơn giả gỗ+ Trong công đoạn kiểm tra chất lượng thì còn có đóng gói, nhập kho và vận chuyển phân phối hàng hóa.Sau đó thì các công đoạn này được phân chia ra nhiều khâu và bộ phận khác nhau để thực hiện quy trình sản xuất của nhôm.

3.1 Nhận đơn hàng : Bộ phận kinh doanh

3.2 Đánh giá đơn hàng : Bộ phận kinh doanh Phòng kiểm tra chất lượng, Phòng sản xuất, Phòng thu mua, Tổng giám đốc.

3.3 Điều chỉnh phân phối hàng : Phòng kinh doanh 4 ĐỊNH NGHĨA

Đặt hàng : Đơn hàng trong quy trình này đề cập đến hơp đồng do khách hàng giao

Khách hàng : Trong quy trình này khách hàng đề cập đến tất cả người bán hàng với công ty 5 NỘI DUNG LÀM VIỆC

5.1 Trình tự xét duyệt : Xác nhận thông số đặt hàng, ngày giao hàng, bao bì…giữa công ty khách hàng và các đáp ứng nhu cầu do cả hai bên xác định

5.2 Khi khách hàng có yêu cầu đặt hàng, sẽ nhận được đơn hàng của khách hàng bằng văn bản gữi cho bộ phận liên quan để xem xét nội dung liên quan

5.3 Thao tác xem xét đơn hàng :

- Nhân viên bán hàng kiểm tra xem quy trình sản phẩm , yêu cầu chất lượng công việc, bao bì, vận chuyển, số lượng , giá cả , phương thức vận chuyển…Có đáp ứng hoặc đáp ứng nhu cầu hay không , liệu bộ phận sản xuất có đáp ứng được khoảng thời gian giao hàng hay không, và được ghi lại trong biểu mẫu đánh giá đơn hàng.

5.4 Khi các bộ phận liên quan xem xét đơn hàng không có vấn đề bất thường, lệnh xác nhận hợp đồng đặt hàng nội bộ được soạn thảo bởi người bán hàng sẽ được ký và xác nhận bởi người đứng đầu bộ phận kinh doanh và ban lãnh đạo cao nhất ,và được lưu lại

5.5 Trong quá trình xem xét đơn hàng, nếu có bất kỳ vấn đề gì, nhân viên bán hàng sẽ thương lượng với khách hàng bằng e-mail đề xác định các điều kiện có thể chấp nhận lẫn nhau Khi nội dung của đơn hàng được sửa đổi , đơn đặt hàng ban đầu sẽ được sữa đổi theo yêu cầu của khách hàng và được

5.6 Sau khi xác nhận đơn hàng với khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ đưa đơn sản xuất đến phòng sản xuất để sắp xếp sản xuất.

5.7 Sau khi nhận đơn hàng với khách hàng, hãy đưa ra xác nhận đơn hàng với khách hàng để ký xác nhận giữa hai bên

5.8 Xử lý các thay đổi đơn đặt hàng

- Khách hàng yêu cầu thay đổi đơn hàng , nhân viên bán hàng sẽ xem xét nội dung thay đổi và chủ quản bộ phận kinh doanh sẽ đưa ra phê duyệt thay đổi cuối cùng, và đơn đặt hàng sản xuất , sẽ được sửa đổi để thông báo cho bộ phận sản xuất và các bộ phận liên quan Nếu đơn đặt hàng ban đầu đã được đưa vào sản xuất, người bán hàng sẽ kiểm tra tiến độ sản xuất và pối hợp của khách hàng.

- Do các yếu tố như sản xuất bất thường và các nguyên liệu không đúng chỗ, không thể gaio hàng đúng hạn Trưởng bộ phận kinh doanh giải thích với khách hàng, điều chỉnh đặt đơn hàng, khách hàng đồng ý, kết quả đàm phán sẽ được người bán hàng báo cho trưởng bộ phận sản xuất để sắp xếp hoạt động 5.9 Khi khách hàng yêu cầu giao mẫu, nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho bộ phận sản xuất để chuẩn bị mẫu và gữi cho khách hàng Sau khi khách hàng được phê duyệt họ sẽ được thông báo qua e-mail và

1 PURPOSE

Confirm order specifications, delivery date, packaging, etc between the client company and the requirements to be determined by both parties.

2 SCOPE

Transactions between customers and the company 3 RIGHTS RESPONSIBILITY

3.1 Receiving orders : Sales department

3.2 Order evaluation : Sales department Quality Control Department, Production Department, Purchasing Department, General Manager.

3.3 Adjusting the distribution of goods: Sales department 4 DEFINITIONS

Ordering: The order in this process refers to the contract delivered by the customer Customer : In this process the customer refers to all the sales people to the company 5 WORKING CONTENTS

5.1 Process of approval: Confirmation of order parameters, delivery date, packaging, etc between the customer company and the requirements to be determined by both parties.

5.2 When the customer has an order request, the customer's order will be received in writing and sent to the relevant department to review the relevant content.

5.3 Order review:

- Sales staff check if the product process, work quality requirements, packaging, shipping, quantity, price, shipping method Meets or meets the demand or not, whether the set Whether the production department meets the delivery timeframe, and that is recorded in the order review form.

5.4 When the relevant departments review the order without any abnormality, the internal order confirmation order drafted by the salesperson will be signed and confirmed by the head of the sales department and the sales committee top leader ,and be saved

5.5 During the order review, if there is any problem, the salesperson will negotiate with the customer by e-mail to determine mutually acceptable terms When the content of the order is modified, the original order will be modified according to the customer's request and accepted by the sales manager.

5.6 After confirming the order with the customer, the sales department will send the production order to the production room to arrange production.

5.7 After receiving the order with the customer, give the order confirmation to the customer to sign the confirmation between the two parties

5.8 Handling order changes

- The customer requests to change the order, the sales staff will review the change and the sales manager will give the final change approval, and the production order, will be modified to Notify production department and related departments If the initial order has gone into production, the salesperson will check the customer's coordination and production progress.

- Due to factors such as production irregularities and misplaced materials, on-time delivery is not possible Sales manager explains to customers, adjusts orders, customers agree, the negotiation results will be reported by the salesperson to the head of production to arrange operations 5.9 When the customer requests to deliver the sample, the salesperson will notify the production department to prepare the sample and send it to the customer Once the client is approved they will be notified via e-mail and fax

6 RELATED DOCUMENTS 7 USING FORM

- Sample application form worth the order - Confirm internal order contract

- Production announcement - Confirm the contract