Đang tải... (xem toàn văn)
Nhập môn CNPM PTIT Hệ thống quản lý cho thuê xe ô tô là tối ưu hóa quá trình quản lý và vận hành của cửa hàng cho thuê xe. Hệ thống này sẽ giúp tự động hóa nhiều công việc, từ quản lý xe, đặt hàng, thanh toán đến bảo dưỡng và theo dõi hiệu suất kinh doanh. Mục tiêu chính là cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng trải nghiệm của khách hàng, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa nguồn lực.
Trang 1Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn Thông Khoa Công nghệ thông tin I
Pha lấy yêu cầu
Hệ thống quản lý cửa hàng cho thuê xe ô tô Môn học: Nhập môn Công nghệ phần mềm
Trang 2I Pha Yêu Cầu
Glossary List
Bảng Thuật ngữ chỉ hoạt động:
Hợp đồng Contract Thỏa thuận giữa khách hàng và dịch vụ cho việc thuê xe ô tô
Xác nhận thanh toán Payment Confirmation Quá trình xác nhận rằng thanh toán đã được thực hiện thành công
Tài sản đảm bảo Security Deposit Số tiền được đặt cọc để đảm bảo việc thuê xe
Thanh lí hợp đồng Contract Termination Quá trình chấm dứt hợp đồng thuê xe trước thời hạn
Cho thuê xe Car Rental Dịch vụ cung cấp xe ô tô cho khách hàng thuê trong một khoảng thời gian nhất định
Thanh lí hợp đồng Contract Termination Quá trình chấm dứt hợp đồng thuê xe trước thời hạn
Giao diện danh sách HĐ Contract List Interface Giao diện hiển thị danh sách các hợp đồng thuê xe chưa
Thuê nhiều xe Multiple Car Rental Quy trình cho phép khách hàng thuê nhiều xe cùng một lúc
Hóa đơn thanh toán Payment Invoice Bảng kê chi phí và thông tin thanh toán cho khách hàng
Kiểm tra tình trạng xe Vehicle Inspection Quy trình kiểm tra tình trạng và hỏng hóc của xe trước và sau khi thuê
Tổng tiền thanh toán Total Payment Amount Số tiền tổng cộng mà khách hàng phải thanh toán sau khi trả xe
Trang 3Đền bù hỏng hóc Damage Compensation Số tiền khách hàng phải thanh toán để đền bù cho các hỏng
Người thuê xe Renter Người sử dụng dịch vụ và trả tiền để thuê xe ô tô Người quản lý hợp đồng Contract Manager Nhân viên có trách nhiệm quản lý và giải quyết vấn đề
liên quan đến hợp đồng thuê xe
Nhân viên Quản lý Manager Người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của chi nhánh hoặc khu vực
Nhân viên Đặt xe và Giao
dịch Reservation and Transaction Staff
Nhân viên xử lý việc đặt xe và các giao dịch liên quan đến thuê xe
Nhân viên Quản lý Xe Vehicle Management Staff Nhân viên quản lý và theo dõi tình trạng, bảo dưỡng của các xe trong flotte
Nhân viên Hỗ trợ Khách
Nhân viên chuyên cung cấp hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho khách hàng
Khách hàng Customer Người sử dụng dịch vụ và trả tiền để thuê xe ô tô
Quản trị viên Hệ thống System Administrator Người quản lý hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của hệ thống
Nhân viên Bảo dưỡng và
Sửa chữa Maintenance and Repair Staff Nhân viên chịu trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa các xe ô tô
Trang 4Nhân viên Kế toán Accountant Nhân viên chịu trách nhiệm xử lý các giao dịch tài chính, hóa đơn và báo cáo kế toán
Bảng Thuật ngữ chỉ vật:
hàng để thuê trong một khoảng thời gian nhất định Tài sản đảm bảo Collateral Các vật phẩm hoặc tiền mặt khách hàng đặt cọc để
đảm bảo việc thuê xe
Hợp đồng thuê xe Car Rental Contract Thỏa thuận giữa khách hàng và dịch vụ cho việc
Tài sản Bảo dưỡng Maintenance Asset Các vật phẩm hoặc thiết bị cần thiết để bảo dưỡng và sửa chữa các xe ô tô
Đối tác Thanh toán Payment Partner Các tổ chức hoặc công ty cung cấp dịch vụ thanh toán cho hệ thống
Sổ bảo dưỡng Maintenance Log Bảng ghi chép các công việc bảo dưỡng và sửa chữa trên xe ô tô
Biển số xe License Plate Biển số đăng ký xe ô tô được sử dụng để nhận diện và đăng ký
Dữ liệu Tình trạng xe Vehicle Status Data Thông tin số liệu về tình trạng cụ thể của mỗi xe ô tô trong hệ thống
Phương tiện Bảo dưỡng Maintenance Equipment Các dụng cụ và thiết bị sử dụng trong quá trình bảo dưỡng và sửa chữa
Danh sách Hỏng hóc Damage List Danh sách chi tiết về các hỏng hóc hoặc tổn thất trên mỗi xe ô tô
Chính sách Bảo hiểm Insurance Policy Bảo hiểm cung cấp bảo vệ cho xe ô tô và tài sản đảm bảo khác
Trang 5Đợt Kiểm tra An toàn Safety Inspection Quy trình kiểm tra định kỳ để đảm bảo an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn
Bảo trì Định kỳ Regular Maintenance Các công việc bảo dưỡng thường xuyên để duy trì hiệu suất của xe ô tô
Bảng Thuật ngữ chỉ quy định:
Quy định thuê xe Rental Regulations Các quy tắc và điều kiện áp dụng khi khách hàng thuê xe ô tô
Chính sách Hủy đặt Cancellation Policy Quy định về việc hủy đặt xe và các chi phí liên quan
Thời hạn Hợp đồng Contract Duration Khoảng thời gian cụ thể mà hợp đồng thuê xe ô tô có hiệu
Thỏa thuận Tài sản đảm
bảo Collateral Agreement Ghi chép các điều khoản và điều kiện liên quan đến tài sản đảm bảo của khách hàng
Trang 6Điều khoản Bảo dưỡng Maintenance Terms Các quy định và điều kiện liên quan đến bảo dưỡng xe ô tô trong thời kỳ thuê
Quy tắc Hủy bỏ Termination Rules Quy tắc và hạn chế liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng thuê xe
Trang 71.Mục đích và phạm vi
a, Mục đích:
Mục đích của việc xây dựng Hệ thống quản lý cho thuê xe ô tô là tối ưu hóa quá trình quản lý và vận hành của cửa hàng cho thuê xe Hệ thống này sẽ giúp tự động hóa nhiều công việc, từ quản lý xe, đặt hàng, thanh toán đến bảo dưỡng và theo dõi hiệu suất kinh doanh Mục tiêu chính là cải thiện hiệu quả hoạt động, tăng trải nghiệm của khách hàng, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa nguồn lực
b, Phạm vi:
Hỗ trợ quản lý 1 cửa hàng cho thuê xe ô tô Hệ thống quản lý cho thuê xe ô tô sẽ hỗ trợ nhiều đối tượng khác nhau liên quan đến hoạt động của cửa hàng Dưới đây là những người sử dụng
• Nhân viên Bảo dưỡng và Sửa chữa • Đối tác Thanh toán và Tài chính
Phần mềm quản lý cho cửa hàng cho thuê xe ô tô có một phạm vi rộng lớn để hỗ trợ nhiều khía cạnh của hoạt động kinh doanh: Quản lý Khách hàng, đặt xe, giao dịch và thanh toán, báo cáo và thống kê, quản lý người dùng và phân quyền, hỗ trợ khách hàng và liên lạc, tích hợp GPS và theo dõi, quản lý bảo dưỡng và sửa chữa.
2 Ai? Làm cái gì?
Quản lý:
Nhiệm vụ: Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng Công việc chi tiết:
• Theo dõi doanh số bán hàng, lợi nhuận và hiệu suất chung • Quản lý và phân công công việc cho các nhóm nhân viên khác
Nhân viên bán hàng:
Nhiệm vụ: Xử lý đặt xe và các giao dịch với khách hàng online Công việc chi tiết:
• Nhập thông tin đặt xe từ khách hàng
• Xác nhận tính khả dụng của xe và thông báo cho khách hàng
Trang 8• Hỗ trợ cho khách hàng
Nhân viên lễ tân:
Nhiệm vụ: Xử lý đặt xe và các giao dịch với khách hàng tại quầy Công việc chi tiết:
• Nhập thông tin đặt xe từ khách hàng
• Xác nhận tính khả dụng của xe và thông báo cho khách hàng • Hỗ trợ cho khách hàng
Khách hàng:
Nhiệm vụ: Thuê xe và sử dụng dịch vụ của cửa hàng Công việc chi tiết:
• Đặt xe ô tô thông qua hệ thống
• Theo dõi lịch sử đặt xe, thanh toán và thông tin cá nhân
Quản trị viên Hệ thống:
Nhiệm vụ: Quản lý và duy trì hệ thống Công việc chi tiết:
• Xác định và quản lý vai trò, quyền hạn của người dùng • Giải quyết vấn đề và cập nhật hệ thống khi cần thiết
Nhân viên Bảo dưỡng và Sửa chữa:
Nhiệm vụ: Bảo dưỡng và sửa chữa xe trong flotte Công việc chi tiết:
• Nhận thông báo về dịch vụ bảo dưỡng và sửa chữa • Ghi nhận và thực hiện các công việc bảo dưỡng
3.Các chức năng hoạt động như thế nào?
Modun 2: Cho khách thuê xe
NV chọn chức năng Cho thuê xe ở giao diện trang chủ (bao gồm 4 chức năng: Cho khách thuê xe, Nhận trả xe từ khách, Thống kê các dòng xe theo doanh thu, Thống kê khách hàng theo doanh thu) → giao diện tìm KH hiện ra bao gồm ô nhập tên khách hàng và nút tìm → NV hỏi tên KH, KH cung cấp tên cho nhân viên → NV nhập tên KH và chọn tìm → giao diện danh sách các KH có tên chứa từ khóa vừa nhập hiện ra và ô thêm mới khách hàng (nếu KH chưa có tên trong danh sách KH thì chọn thêm mới khách hàng → giao diện thêm khách hàng bao gồm các ô nhập mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số đt khách hàng, ghi chú nếu có và nút lưu → nhân viên hỏi thông tin của KH, KH cung cấp thông tin cho nhân viên → nhân viên nhập thông tin của KH và chọn lưu → trở lại giao diện danh sách các KH) → NV click chọn tên KH tương
Trang 9ứng → giao diện tìm xe hiện ra bao gồm các ô nhập ngày bắt đầu, ngày kết thúc muốn thuê, loại xe muốn thuê → NV hỏi KH về ngày bắt đầu, ngày kết thúc muốn thuê, loại xe muốn thuê → KH cung cấp thông tin cho nhân viên → NV nhập ngày bắt đầu, ngày kết thúc muốn thuê, loại xe muốn thuê → giao diện hiện ra danh sách các xe còn rỗi theo yêu cầu và nút tìm theo (nếu không có sẵn thì tìm theo đối tác, cửa hàng sẽ liên hệ với ĐT xem có thể cho thuê trong thời gian KH yêu cầu không): tên xe, biển số, dòng xe, hãng xe, đơn giá, mô tả → NV hỏi KH về xe muốn chọn trong danh sách các xe còn rỗi, khách hàng cung cấp cho nhân viên xe muốn chọn) → NV chọn xe theo yêu cầu của KH (và lặp lại từ bước tìm xe nếu KH muốn thuê nhiều xe) → giao diện hợp đồng tạm hiện lên với thông tin KH(mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số đt khách hàng, ghi chú nếu có), thông tin các xe được chọn(ngày bắt đầu, ngày kết thúc luốn thuê, loại xe thuê), mỗi xe có bổ sung phần thông tin tình trạng xe theo thống nhất với KH và các nút thêm tài sản đảm bảo và khoản tiền đặt cọc → NV lấy thông tin xác nhận về tài sản đảm bảo và khoản tiền đặt cọc từ KH, khách hàng đồng ý và cung cấp thông tin cho nhân viên → NV click thêm tài sản đảm bảo và thêm vào cho đến khi hết các tài sản đảm bảo của KH + thêm khoản tiền đặt cọc của KH vào HĐ và click xác nhận → hệ thống lưu kết quả vào hệ thống và in HĐ ra → giao diện trở về trang chủ → KH và NV kí vào, nhận đặt cọc và tài sản đảm bảo và giao xe cho khách hàng
Modun 3: Nhận trả xe từ khách
NV chọn chức năng thanh lí hợp đồng với KH → giao diện danh sách các HĐ cho thuê xe chưa thanh lí hiện lên → NV chọn HĐ tương ứng xe KH muốn trả → giao diện hiện thông tin hóa đơn thanh toán: thông tin KH, thông tin xe (có thể nhiều xe), ngày thuê, ngày trả, đơn giá, thành tiền, tiền cọc đã nhận, số tiền còn lại phải thanh toán, danh sách các tài sản đảm bảo → Nếu có hỏng hóc, NV tìm chọn hoặc thêm lần lượt các hỏng hóc phải đền bù, tổng tiền thanh toán → NV click xác nhận → hệ thống lưu kết quả vào và in hóa đơn cho NV và KH ký, thanh toán, nhận xe, trả tài sản đảm bảo
Modun 4: Thống kê các dòng xe theo doanh thu
QL chọn chức năng thống kê các dòng xe theo doanh thu → giao diện chọn thời gian thống kê hiện ra
Giao diện thống kê gồm 5 phần chức năng:
a, Chức năng hiển thị danh sách dòng xe theo doanh thu
• Khi QL chọn vào chức năng thống kê các dòng xe theo doanh thu → giao diện chọn thời gian thống kê hiện ra
• Danh sách các dòng xe với doanh thu mặc định theo tháng được hiển thị b, Chức năng chọn thời gian thống kê:
• QL chọn khoảng thời gian cụ thể để tra cứu thông tin xe
• Giao diện sẽ cung cấp 1 bảng lịch để QL chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc • khi chọn xong, danh sách dòng xe sẽ được lọc và hiển thị lại
c, Chức năng Chọn loại thống kê theo doanh thu:
Trang 10• Nếu QL ấn chọn chức năng này, giao diện đưa ra 2 lựa chọn: “Sắp xếp theo doanh thu tăng dần” và “Sắp xếp theo doanh thu giảm dần”
• QL có thể chọn 1 trong 2 và nhấn nút “Xong” trên giao diện để hoàn thành chức năng này • Danh sách dòng xe sẽ tự cập nhật lại theo doanh thu tăng dần hoặc giảm dần tùy theo lựa
chọn của QL
d, Chức năng Xem chi tiết doanh thu của dòng xe và xe:
• Khi QL ấn vào một dòng xe bất kì trong danh sách->xuất hiện giao diện chi tiết doanh thu dòng xe đó
• Giao diện này sẽ hiển thị cho QL biết thông tin của dòng xe, danh sách các xe trong dòng xe đó, số hóa đơn, doanh thu của dòng xe, xếp hạng doanh thu của dòng xe
• Khi QL ấn vào một xe bất kì trong danh sách xe của dòng xe đó->xuất hiện giao diện chi tiết doanh thu theo xe
• Giao diện này sẽ hiển thị cho QL biết thông tin của xe, số hóa đơn, doanh thu của xe, xếp hạng doanh thu của xe
e, Chức năng Xuất báo cáo theo doanh thu
• QL chọn “Xuất báo cáo theo doanh thu”, giao diện để xuất báo cáo sẽ hiện ra
• Giao diện này gồm các trường tên file, địa chỉ lưu, loại file, tháng, chú thích và một nút “Xuất báo cáo”
• QL chọn thông tin đủ các trường và ấn “Xuất báo cáo”, Danh sách thống kê xe theo doanh
thu sẽ được lưu ra file với thông tin như QL đã chọn
Modun 5: Thống kê khách hàng theo doanh thu
QL chọn chức năng thống kê KH theo doanh thu → giao diện chọn thời gian thống kê Giao diện thống kê gồm 5 phần chức năng:
• Chức năng hiển thị danh sách khách hàng chi tiết
- Khi QL chọn vào chức năng thống kê khách hàng theo doanh thu -> giao diện chọn thời gian thống kê hiện ra
- Kết quả thống kê hiển thị danh sách các khách hàng với thông tin chi tiết bao gồm mã, tên, địa chỉ, điện thoại, tổng lượt thuê, tổng ngày thuê, và tổng doanh thu.
• Chức năng chọn thời gian thống kê
- QL chọn khoảng thời gian cụ thể để tra cứu thông tin khách hàng
- Giao diện sẽ cung cấp 1 bảng lịch để QL chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc - Sau khi chọn xong, danh sách khách hàng sẽ được lọc và hiển thị
• Chức năng xem chi tiết hóa đơn thanh toán:
- QL có thể nhấn vào 1 dòng của khách hàng để xem chi tiết các hóa đơn thanh toán trong khoảng thời gian đã chọn
- Mỗi hóa đơn được hiển thị trên một dòng với thông tin bao gồm ID, ngày thuê, ngày trả, số lượng xe, số tiền thuê xe, số tiền phạt, và tổng tiền.
- Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian thanh toán hóa đơn.
Trang 11• Chức năng lọc dữ liệu chi tiết:
- QL có thể tùy chọn lọc hoặc tìm kiếm để thu gọn danh sách chi tiết dựa trên các yếu tố như tên khách hàng hoặc số điện thoại.
• Chức năng xuất báo cáo:
- QL chọn “Xuất báo cáo theo doanh thu”, giao diện để xuất báo cáo sẽ hiện ra
- Giao diện này gồm các trường tên file, địa chỉ lưu, loại file, tháng,chú thích và một nút “Xuất báo cáo”
- QL chọn thông tin đủ các trường và ấn “Xuất báo cáo”, Danh sách thống kê xe theo doanh thu sẽ được lưu ra file với thông tin như QL đã chọn
Modun 6: Module Quản lý Xe
Nhân viên bán hàng và nhân viên lễ tân đăng nhập vào trang chủ
Chọn chức năng Vehicle Management -> giao diện hiện ra danh sách các xe và tính khả dụng (đang được thuê, đang bảo dưỡng, đang trống) đang có sẵn và nút tìm kiếm
Nhân viên có thể thay đổi thông tin của xe bằng cách chọn tìm kiếm -> giao diện hiện ra danh sách các xe có chứa từ khóa tìm kiếm (tìm kiếm theo biển số và tên xe) và nút thêm, sửa, xóa
Nhân viên thêm ô tô bằng cách chọn thêm -> giao diện hiện ra các ô để nhập (tên xe, biển số, dòng xe, hãng xe, đơn giá, mô tả, tính khả dụng (gồm 1 trong 3 trạng thái: đang thuê, trống, đang bảo dưỡng)) và nút lưu -> nhân viên nhập các thông tin của xe và chọn lưu
Nhân viên sửa thông tin ô tô bằng cách chọn vào ô tô muốn sửa thông tin và chọn sửa > -> giao diện hiện ra các ô để nhập thông tin có thể sửa (tên xe, biển số, dòng xe, hãng xe, đơn giá, mô tả, tính khả dụng) và nút lưu -> nhân viên nhập các thông tin muốn sửa của xe và chọn lưu
Module 7: Quản lý Người Dùng
- Quản lý Thông Tin Cá Nhân: Cho phép người dùng cập nhật và quản lý thông tin cá nhân như địa chỉ, số điện thoại, và hình ảnh cá nhân Hiển thị lịch sử đặt xe và giao dịch trước đó của người dùng
- Phân quyền truy cập: Xác định và quản lý vai trò của người dùng trong hệ thống (quản trị viên, nhân viên, khách hàng) Gán quyền hạn tương ứng cho từng vai trò để đảm bảo an toàn thông tin và quyền lợi
- Quản lý thông tin đăng nhập: Cho phép người dùng đổi mật khẩu và thực hiện các biện pháp bảo mật khác để bảo vệ tài khoản Cung cấp tùy chọn đăng nhập bằng các phương thức bảo mật như mã xác nhận hai yếu tố Cho phép người dùng kiểm tra lịch sử đăng nhập và các hoạt động khác liên quan đến tài khoản của họ Thực hiện các biện pháp xác thực mạnh mẽ để đảm bảo tính an toàn và bảo mật
- Phân Quyền Cho Quản Trị Viên: Cho phép quản trị viên hệ thống quản lý thông tin cá nhân của tất cả người dùng trong hệ thống Có khả năng thêm, sửa, và xóa tài khoản người dùng, bao gồm cả quản trị viên và nhân viên